V-CUBE ミーティング4ご利用マニュアル

V-CUBE ミーティング 4 ご利用マニュアル 3. 会議の開催と会議記録 ブイキューブ Web からのお問い合わせ

更新履歴 更新日 内容 2017/02/17 画像修正 2016/05/20 ECO メーター機能の提供を終了 2015/06/12 V-CUBE ミーティングから V-CUBE ミーティング 4 にタイトル等修正 2014/08/29 アクティブスピーカー機能の追加 2014/05/09 画像修正 2013/10/04 管理者ページの会議室設定へのオーディエンスのチャット利用機能追加に伴い 注意文を追記 2013/09/10 会議記録にクイックアンケート項目の追加 画像修正 2013/07/26 メインページに表示される予約会議について 会議主催者の表示を追加 2013/05/08 インターフェース変更 変更に伴う画像修正 文言修正 2012/12/27 メインページに言語選択欄追加 画像修正 文言修正 2012/11/01 共有メモ帳機能の追加に伴い 会議記録管理へ共有メモ帳追加 画像修正 2012/05/16 画像修正 文言修正 2011/12/22 画像修正 文言修正 Flash Player による会議室内エコーキャンセラーについて Flash Player11.0 以 上でご利用いただく場合 デフォルトで ON になる機能の追加 2011/10/7 利用者アンケートの追加 2011/09/15 画像修正 2011/08/01 文言修正 2010/08/31 画面レイアウト修正 ワイド(16:9) 画面表示機能追加 2010/05/17 サービス名変更に伴い nice to meet you ミーティング を V-CUBE ミーテ ィング に変更 2009/12/07 画面レイアウト修正 会議室入室手順変更 2009/7/24 画面レイアウト修正 会議記録検索機能追加 ECO メーター内容修正 2008/12/12 新規作成

内容 8 会議を開始する前に... 1 8.1 映像 音声の事前確認を行う (Checker2)... 1 9 会議へ参加するには... 5 9.1.1 通常のユーザーとして会議室に入室するには... 5 9.1.2 オーディエンス ( 傍聴席 )/ 資料共有ユーザーとして入室するには... 13 9.1.3 低速回線モードで入室するには... 14 9.1.4 標準 (4:3) 画面またはワイド (16:9) 画面で入室するには... 14 9.1.5 予約した会議に参加するには... 15 9.1.6 会議を終了するには... 16 9.1.7 利用者アンケートについて... 17 10 会議の記録について ( メインメニュー )... 18 10.1 会議の記録を見るには... 18 10.1.1 会議の記録を見るには... 18 10.1.2 映像を見るには ( 録画機能を利用した場合 )... 20 10.1.3 映像を削除するには... 22 10.1.4 議事録を見るには... 23 10.1.5 議事録を印刷するには... 24 10.1.6 議事録を削除するには... 26 10.1.7 共有メモ帳を見るには... 27 10.1.8 アンケートの結果を確認するには... 28 10.1.9 会議中に再生した動画を確認するには ( 録画機能を利用した場合 )... 29

8 会議を開始する前に 8.1 映像 音声の事前確認を行う (Checker2) ミーティングを円滑に行うために 環境測定ツール Checker2 を利用し 会議に利用するパソコンとネットワーク環境を確認してください 動作環境の確認を行うと パソコン OS のマイクの ミュート が外れ 発話できるようになります また スピーカからの出力が 8 割程度に調整され 他の参加者の音声を聞き取りやすくなります 動作環境の確認は 毎回ミーティングの前に行うことをお勧めいたします 手順 1. その他 の中の ツール をクリックします または 画面右下にある ツール をクリックします 手順 2. Checker2 の インストールする をクリックします 手順 3. 保存 をクリックします 注意 1. 実行 でもかまいませんが 何度も使用する場合はお使いのパソコンに 保存 することをお勧めします 1

手順 4. パソコン内で保存場所を選択し 保存 をクリックします 手順 5. カメラとヘッドセット ( マイクスピーカー ) をパソコンに接続します 手順 6. 保存した Checker2 をダブルクリックし 起動します 手順 7. ファイルの 実行 をクリックします 手順 8. Flash Player 設定の 許可 をクリックします 注意 2. カメラからの映像取得 マイクからの音声取得の許可です 拒否を選択すると 映像 音声が利用できません 以上で チェッカーが起動します 手順 9. チェッカーで カメラ マイクが取得できているか確認します 2

手順 10. 接続するデータセンターを選択しますリストからミーティングを利用する場所から一番近いセンターを選択します サーバーの名前が書いてある項目をクリックすると 一覧がプルダウンで表示されます 日本で利用する場合は 東京第 1 東京第 2 のどちらを選択して頂いても問題ありません 注意 3. 注意 4. 注意 5. 起動時は 東京第 2- 日本 に選択されています China FastLine オプション利用時は 日本からご利用の場合は赤い点線内の 日中拠点 (CFL) を 中国からご 利用の場合は 中国拠点 (CFL) を選択します Global Link オプション利用時は 青い点線内から選択します 手順 11. チェック開始 ボタンをクリックします 診断を開始します プロトコル 応答速度 回線速度 の順に チェックが終わった項目が青く変化していきますので 最後の項目のチェックが終わるまでそのままお待ちください 3

手順 12. 結果を表示する をクリックします 結果が表示されます 総合評価 メーラーが起動し 計測結果を送信します 送信先 : ブイキューブカスタマーサポートセンター 詳細情報 計測に戻る クリップボードにコピーします ランクについての説明 以上で 動作環境の確認は完了です 4

9 会議へ参加するには 注意 1. 文字入力欄に半角円記号 を入力すると 半角バックスラッシュが表示されます ご注意ください 9.1.1 通常のユーザーとして会議室に入室するには 手順 1. 会議室に入室 をクリックします 手順 2. 任意の名前を入力し 決定 ボタンをクリックします 注意 1. 個人設定 で事前に登録してある場合 入力の必要はありません 手順 3. 次へ ボタンをクリックします注意 2. 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いたユーザー ID をご利用の場合のみ 本案内画面 ( ご利用ガイダンス画面 ) が表示されます 注意 3. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ マイク設定画面を省略した場合 ご利用ガイダンスは省略されます 5

手順 4. 映像 音声の通信を許可します注意 4. 拒否 を選択すると 映像 音声の通信ができなくなるのでご注意ください 手順 5. ご利用になるカメラを選択します右図赤丸の部分で 会議で利用したいカメラデバイスを選択できます カメラが認識されない場合は 正しく接続されているか確認の上 下図の 再読み込み ボタンをクリックしてください 接続方法が分からない場合は Web カメラが認識されない場合 をクリックしてください 注意 5. ります 再読み込み ボタンをクリック後は 名前入力画面に戻 手順 6. 次へ ボタンをクリックします 6

手順 7. ご利用になるマイクを選択します右図の赤丸の部分で 会議で利用したいマイクデバイスを選択できます マイク選択後 音声を確認 ボタンをクリックすると 実際に入力されている ( 相手の拠点に聞こえる ) 音声が確認できます 確認中は下図のようなボタンに変化します マイクが認識されない場合は 正しく接続されているか確認の上 下図の 再読み込み ボタンをクリックしてください 接続方法が分からない場合は ヘッドセットが認識されない場合 をクリックしてください 注意 6. 再読み込み ボタンをクリック後は 名前入力画面に戻ります 注意 7. エコーキャンセラーを利用する のチェックボックスは Flash Player が 10.3 以上の場合で かつ PC 内蔵の音声デバイスをご利用の場合や Web カメラ内蔵マイクをご利用の場合に機能します エコーキャンセラー付きのマイクスピーカーや 一部のマイクデバイスでは機能しないことがありますので ご注意ください 詳しいご利用方法は ツールページにてご確認ください 注意 8. 2011 年 12 月 22 日以降で新たに Flash Player11.0 以上でミーティングをご利用いただく場合は エコーキャンセラー機能はデフォルトで ON になります ( エコーキャンセラーを利用するにチェックが入ります ) ただし それ以前に Flash Player11.0 以上を使用しており 既に会議室に入室した事のある PC や Web ブラウザについては 上記デフォルト設定は反映されず 入室時に設定した内容が優先されます 7

手順 8. 次へ ボタンをクリックします 手順 9. 事前ミュート設定をします マイクをミュートにして入室する にチェックを入れることで 会議室入室時のマイクの音声を 自動的に音声消音 ( マイクミュート ) に設定する事ができます また カメラをミュートして入室する にチェックを入れることで 会議室入室時のカメラの映像を 自動的に映像の配信を停止 ( カメラミュート ) に設定する事ができます 次回からこの案内を表示しない にチェックを入れると 次回より簡易版の設定案内画面が表示されます 注意 9. 管理者専用メニューの会議室設定にて 入室時マイクミュート 入室時マイクミュート を 強制ミュート に 設定している場合は チェックを外すことはできません 会議室入室後に解除してください 手順 10. 入室 ボタンをクリックします 以上で 会議室の画面が開きます 8

注意 10. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降 会議室は新機能追加のため Flash Player9.0.124 以上で動作します それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は 会議室に入室 から入室した場合でも自動的に旧バージョンで会議が開始されます 現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です 注意 11. 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いたユーザー ID をご利用の場合は 旧バージョンをご提供しておりません Flash Player11.2 以上で動作します 注意 12. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合 会議室入室時には設定した画面が表示されます 9

手順 10 の事前ミュート設定画面にて 次回からこの案内を表示しない にチェックを入れた場合 もしくは 2012 年 5 月 16 日のアップデートより前にご契約頂いた ID をご利用の場合 手順 1. 会議室に入室 をクリックします 手順 2. 任意の名前を入力し 決定 ボタンをクリックします注意 1. 個人設定 で事前に登録してある場合 入力の必要はありません 手順 3. 映像 音声の通信を許可します 注意 2. 拒否 を選択すると 映像 音声の通信ができなくなるのでご注意ください 手順 4. ご利用になるカメラを選択します右図の赤丸部分で 会議で利用したいカメラデバイスを選択できます 入室後カメラをミュート にチェックを入れることで 会議室入室時のカメラの映像を 自動的に映像の配信を停止 ( カメラミュート ) に設定する事ができます 注意 3. 注意 4. 管理者専用メニューの会議室設定にて 入室時カメラミュート を 強制ミュート に設定している場合は チェ ックを外すことはできません 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いた ID を ご利用の場合 ご利用いただけます 10

手順 5. ご利用になるマイクを選択します右図の赤丸の部分で 会議で利用したいマイクデバイスを選択できます 右図の 入室後マイクをミュート チェックボックスにチェックを入れることで 会議室入室時のマイクの音声を 自動的に音声消音 ( マイクミュート ) に設定する事ができます 注意 5. 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いた ID をご利 用の場合 ご利用いただけます エコーキャンセラーを利用する チェックボックスにチェックを入れることで 会議中の音響エコーなどを制御 除去することができます マイク選択後 音声を確認する チェックボックスにチェックを入れると 実際に入力されている ( 相手の拠点に聞こえる ) 音声が確認できます また ボリュームバーで音量の調整が可能です 注意 6. エコーキャンセラーを利用する のチェックボックスは Flash Player が 10.3 以上の場合で かつ PC 内蔵の音声デバイスをご利用の場合や Web カメラ内蔵マイクをご利用の場合に機能します エコーキャンセラー付きのマイクスピーカーや 一部のマイクデバイスでは機能しないことがありますので ご注意ください 詳しいご利用方法は ツールページにてご確認ください 注意 7. 2011 年 12 月 22 日以降で新たに Flash Player11.0 以上でミーティングをご利用いただく場合は エコーキャンセラー機能はデフォルトで ON になります ( エコーキャンセラーを利用するにチェックが入ります ) ただし それ以前に Flash Player11.0 以上を使用しており 既に会議室に入室した事のある PC や Web ブラウザについては 上記デフォルト設定は反映されず 入室時に設定した内容が優先されます 手順 6. 接続の方法 ( 会議で利用するプロトコル / ポート ) を選択して 決定 をクリックします注意 8. 初期設定では 自動選択 に設定されています プロトコル ポートを変更する必要がない場合には 設定は不要です 11

以上で 会議室の画面が開きます 注意 9. 2009 年 12 月 12 日のアップデート以降 会議室は新機能追加のため Flash Player9.0.124 以上で動作します それ以前の Flash Player のバージョンがインストールされている場合は 会議室に入室 から入室した場合でも自動的に旧バージョンで会議が開始されます 現バージョンと旧バージョンが混在する会議も可能です 注意 10. 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いたユーザー ID をご利用の場合は 旧バージョンをご提供しておりません Flash Player11.2 以上で動作します 注意 11. 接続するプロトコル ポートを設定した場合でも ご利用の環境によっては 実際の接続に利用するプロトコル ポートが変更になる可能性があります 注意 12. 管理者専用メニューの会議室設定にてプロトコル ポート制限設定を行った場合 無効にしたプロトコル ポートは表示および接続はされません 注意 13. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ マイク設定画面を省略した場合 使用するカメラとマイクの選択と 接続方法 ( プロトコル ポート ) の選択画面を省略して入室します 注意 14. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合 設定した画面が表示されます 以上で 入室は完了です 12

9.1.2 オーディエンス ( 傍聴席 )/ 資料共有ユーザーとして入室するには 注意 1. オーディエンス ( 傍聴席 ) オプション もしくは Premium20 以上のプランをご契約いただいていない場合 本機能はご利用いただけませんのでご注意ください 注意 2. 資料共有を開始 は 2012 年 5 月 16 日のアップデート以降にご契約頂いたユーザー ID で ペーパーレス連携オプション もしくはスタンダードプラン以上のご契約をいただいていない場合 本機能はご利用いただけませんのでご注意ください 手順 1. オーディエンスとして入室 または 資料共有を開始 ボタンをクリックします( 以降の手順は 9.1.1 参加者として会議に参加する と同様です ) 以上で 会議室の画面が開きます オーディエンス ペーパーレス会議室 ( 資料共有 ) オーディエンス ( 傍聴席 ) として入室すると 発言希望 の文字がついた画面が表示されます 会議の様子は他の参加者と同様に見ることができます 注意 3. オーディエンス ( 傍聴席 ) の制限は以下の通りです 基本的に 会議の機能をご利用いただけません ( 資料のダウンロードは自由に行えま す 基本的に発言できません ( 発言には 会議参加者の許可が必要です ) 基本的に会議の機能を使用できません ( 発言中は ホワイトボード テキストチャ ットの書き込み 資料ファイルのアップロードが可能です テキストチャットに関して は 管理者ページの会議室設定でオーディエンスのチャット利用を 許可 している場合は常に書き込みが可能となりま す ) 13

9.1.3 低速回線モードで入室するには 低速回線モードとは 無線を利用している場合や回線環境が必須動作環境に満たない場合など 回線環境の不安定な場合に利用します 低速回線モードにチェックを入れて入室すると 画像取得サイズとフレームレートが自動で設定され 映像部分にかかる帯域の負荷を減少させます 画像取得サイズとフレームレートは手動で変更できないようになります 手順 1. 低速回線モード にチェックを入れ 会議室に入室 ボタンをクリックします ( 以降の手順は 9.1.1 参加者として会議に参加する と同様です ) 9.1.4 標準 (4:3) 画面またはワイド (16:9) 画面で入室するには ご利用の目的や機器に応じて 会議室の画面表示を 標準 (4:3) もしくは ワイド (16:9) のどちらかを選択することができます 注意 1. す 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合 入室時には設定した画面が表示されま 手順 1. 4:3 画面にするにはチェックボックスにチェックを入れ 16:9 画面にするにはチェックボックスのチェックを外し 会議室に入室 ボタンをクリックします ( 以降の手順は 9.1.1 参加者として会議に参加する と同様です ) 14

9.1.5 予約した会議に参加するには 事前に予約した会議がある場合 開催時間になるとメインページの会議室の部分に 開催中の会議名が表示されます 招待メール設定で主催者を設定している場合は 会議名の右に主催者情報が表示されます 招待メールから入室することもできます 予約した会議の開催時間まで 10 分以内になると もうすぐ開催 と表示されます 予約した会議の開催時間になっても それ以前の予約会議が続いて延長している場合は その会議は 延長中 と表示されます 延長中の会議がある場合は 予約した会議は延長中の会議が終了するまで 開催待ち と表示されます 手順 1. 現在開催中の会議名を確認し 会議室に入室 ボタンをクリックします 手順 2. 以降の手順は 9.1.1 参加者として会議に参加する と同様です 15

招待する会議室にパスワードを設定している場合があります その場合 会議室への入室時にパスワードを入力する必要があります パスワードは招待メールに記載されています 9.1.6 会議を終了するには 会議を終了するには 会議室内右上にある 退室 ボタンをクリックし 確認ウインドウの はい をクリックします 以上で 会議室を退室できます 引き続きご利用になる場合は メインページに戻る ボタンをクリックします 16

9.1.7 利用者アンケートについて 会議室入室後のウェブページには アンケートが表示されます サービスの品質向上や今後の製品開発の参考とさせていただきたく 利用者アンケートを実施しております ご利用いただいた会議について その他 V-CUBE ミーティング 4 に関するご意見やご要望などを忌憚なくお聞かせください 注意 1. 注意 2. アンケートは未回答でも 会議の開始や終了 その他サービスの利用には影響ありません 2011 年 10 月 7 日 ( 金 )10:00 よりアンケートを実施しております アンケートは任意です 手順 1. アンケートにご回答いただき アンケートを送信する をクリックします 引き続きご利用になる場合は メインページに戻る をクリックします 17

10 会議の記録について ( メインメニュー ) 注意 1. 文字入力欄に半角円記号 を入力すると 半角バックスラッシュが表示されます ご注意ください 10.1 会議の記録を見るには 会議記録は 予約なしの会議の場合 会議室から全員退室した後に会議記録が生成されます 予約した会議の場合 会議室から全員退室し 会議予約時に設定した終了時間が過ぎた後に会議記録が生成されます 10.1.1 会議の記録を見るには 手順 1. メインメニューにある 会議記録 をクリックします 手順 2. 会議室を選択します 注意 1. 会議室が一つしかない場合 選択する必要はありません 手順 3. 会議記録の一覧が表示されます 18

手順 4. 詳細 をクリックします 手順 5. 会議記録詳細画面から 閲覧したい会議記録を確認します 注意 2. 会議記録が複数ある場合 会議記録閲覧画面で 会議記録の検索が可能です 検索窓に検索条件を入力し および 検索したい記録内容にチェックを入れ 検索 ボタンをクリックすると検索が行えます 注意 3. オーディエンスユーザーが入室した場合は 参加者欄に オーディエンス という項目が追加されます 注意 4. 会議記録は 予約なしの会議の場合 会議室から全員退室した後に会議記録が生成されます 予約した会議の場合 会議室から全員退室し 会議予約時に設定した終了時間が過ぎた後に会議記録が生成されます 注意 5. プランによっては 一部の会議室で開催された会議記録のみ閲覧ができます 19

10.1.2 映像を見るには ( 録画機能を利用した場合 ) 注意 1. アクティブスピーカーモードで会議を録画した場合は 自映像を含めて発言順に映像が表示されます ( 自映像は固定表示されません ) また 映像枠を他の枠にドラッグして移動することはできません 手順 1. 会議記録 をクリックし 会議記録の一欄を表示します 手順 2. 映像を見たい会議記録の 詳細 をクリックします 手順 3. 会議記録詳細画面内の 映像 をクリックします 下図のように 録画映像が表示されます 20

手順 4. シーンから 確認したいシーンを選択しますシーンは 録画を 開始 停止 するごとに作成されます 手順 5. 再生 をクリックします再生中は 再生の表示が変化します 録画時に動画を再生した場合は 録画映像の中のホワイトボード部分に動画が記録されています 以上で 録画映像を閲覧できます 21

10.1.3 映像を削除するには 注意 1. 注意 2. 録画データを削除すると 全てのシーンが削除されます シーンは個別に削除することはできません 削除した録画データは 元に戻すことはできません 手順 1. 録画映像の画面で この録画データを削除する をクリックします 手順 2. 削除の確認画面で YES をクリックします 以上で 映像の削除は完了です 22

10.1.4 議事録を見るには 手順 1. 会議記録 をクリックし 会議記録の一欄を表示します 手順 2. 議事録を見たい会議の 詳細 をクリックします 手順 3. 会議記録詳細画面内の 議事録 をクリックします 下図のように 議事録が表示されます 23

10.1.5 議事録を印刷するには 手順 1. 議事録画面より 印刷 をクリックします 手順 2. 印刷したい資料にチェックを入れ 選択したページを印刷する をクリックします 24

手順 3. パソコンに設定されているプリンターを利用し 議事録を印刷します 以上で 議事録の印刷は完了です 25

10.1.6 議事録を削除するには 注意 1. 削除した議事録は 元に戻すことはできません 手順 1. 議事録から この議事録を削除する をクリックします 手順 2. 確認画面の YES を選択します 以上で 議事録が削除されます 26

10.1.7 共有メモ帳を見るには 手順 1. 会議記録 をクリックし 会議記録の一欄を表示します 手順 2. 共有メモ帳を見たい会議の 詳細 をクリックします 手順 3. 会議記録詳細画面内の 共有メモ帳 をクリックします 手順 4. ファイルを開くか または保存するか確認画面が表示されます 開く を選択すると テキストファイル形式.txt でファイルを開くことができます 保存する を選択すると テキストファイル形式.txt でファイルをパソコンに保存することができます 注意 1. 共有メモ帳を削除したい場合は 管理者ページの会議記録管理画面から削除をすることができます 27

10.1.8 アンケートの結果を確認するには 手順 1. 会議記録 をクリックし 会議記録の一欄を表示します 手順 2. アンケート結果を確認したい会議の 詳細 をクリックします 手順 3. 会議記録詳細画面内のアンケート欄の 結果 CSV ファイルをダウンロード をクリックします 手順 4. ファイルを開くか または保存するか確認画面が表示されます 開く を選択すると CSV テキストファイル形式.csv でファイルを開くことができます 保存する を選択すると CSV ファイル形式.csv でファイルをパソコンに保存することができます アンケートの結果は 下図のように表示されます 例えば青枠内は 2 回目のアンケートの結果について 回答 2 に 5 人が回答 回答 3 に 1 人が回答しています 28

10.1.9 会議中に再生した動画を確認するには ( 録画機能を利用した場合 ) 手順 1. 会議記録 をクリックし 会議記録の一欄を表示します 手順 2. 映像を見たい会議記録の 詳細 をクリックします 手順 3. 会議記録詳細画面内の 映像 をクリックします 録画映像が表示され 録画映像の中のホワイトボード部分に動画が記録されています 上図の青の四角部分の動画欄には 会議予約時に選択した動画が表示されます クリックすると再生ができます 会議の開催と会議記録についての操作は以上です 29