プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 業 務 基 本 規 程 改 廃 履 歴 版 数 制 定 改 定 日 改 訂 箇 所 改 訂 理 由 備 考 1.0 2009 年 8 月 26 日 初 版 制 定 2.0 2011 年 7 月 1 日 JIPDEC プライバシーマーク 制 度 基 本

プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 業 務 基 本 規 程 (V2.0) 制 定 日 :2009 年 8 月 26 日 改 訂 日 :2013 年 4 月 1 日 一 般 社 団 法 人 日 本 印 刷 産 業 連 合 会 プライバシーマーク 審 査 センター

プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 業 務 基 本 規 程 改 廃 履 歴 版 数 制 定 改 定 日 改 訂 箇 所 改 訂 理 由 備 考 1.0 2009 年 8 月 26 日 初 版 制 定 2.0 2011 年 7 月 1 日 JIPDEC プライバシーマーク 制 度 基 本 綱 領 の 制 定 に 伴 い JIPDEC 関 連 規 定 との 整 合 を 図 るため 全 面 的 に 見 直 し 改 定 3.0 2013 年 4 月 1 日 法 人 格 の 変 更 に 伴 う 見 直 し 改 定

プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 業 務 基 本 規 程 目 次 1 適 用 範 囲... 1 2 用 語 及 び 定 義...1 2.1 付 与 適 格 性 審 査... 1 2.2 申 請 者... 1 2.3 付 与 適 格 決 定...1 2.4 付 与 適 格 事 業 者... 1 2.5 付 与 事 業 者... 1 2.6 プライバシーマーク 審 査 センター... 1 2.7 会 長... 1 2.8 専 務 理 事... 1 2.9 常 務 理 事... 1 2.10 審 査 業 務 管 理 者... 1 2.11 審 査 管 理 部... 1 2.12 要 員... 2 3 引 用 基 準...2 4 一 般 要 求 事 項... 2 4.1 組 織... 2 4.1.1 審 査 業 務 の 独 立 性...2 4.1.2 差 別 的 な 業 務 遂 行 の 禁 止... 2 4.1.3 公 平 性 の 確 保... 2 4.1.4 責 任... 2 4.1.5 個 人 情 報 保 護 マネジマントシステム... 2 4.1.6 審 査 業 務 の 継 続 的 改 善... 2 4.2 審 査 業 務 方 針... 2 4.3 審 査 基 準... 3 4.4 審 査 事 項 の 限 定... 3 5 審 査 業 務 の 実 施 体 制 に 対 する 要 求 事 項... 3 5.1 資 源 役 割 責 任 及 び 権 限... 3 5.2 委 員 会 の 設 置 及 び 運 営... 3 5.2.1 委 員 会 の 設 置... 3 5.2.2 委 員 会 の 構 成... 4 5.2.3 委 員 会 の 開 催... 4 5.2.4 委 員 会 での 採 決... 4 5.3 審 査 部 門... 4

5.4 要 員 の 確 保... 4 5.5 経 理 的 な 基 礎... 4 5.6 内 部 規 程... 4 6 審 査 業 務 の 実 施 に 関 する 要 求 事 項... 5 6.1 審 査 業 務 に 関 する 事 項 の 公 開... 5 6.2 申 請 の 受 付... 5 6.3 秘 密 情 報 の 取 扱 い... 5 6.3.1 取 扱 いの 原 則... 5 6.3.2 適 正 な 取 得... 5 6.3.3 目 的 外 利 用 の 禁 止... 5 6.3.4 第 三 者 提 供... 6 6.4 付 与 適 格 性 審 査 及 び 付 与 適 格 性 の 認 否 の 決 定... 6 6.5 適 正 管 理... 6 6.5.1 正 確 性 の 確 保... 6 6.5.2 安 全 管 理 措 置... 6 6.5.3 要 員 の 監 督... 6 6.5.4 外 部 委 託... 6 6.5.4.1 外 部 委 託 の 制 限... 6 6.5.4.2 委 託 先 の 監 督... 6 6.6 教 育... 6 6.7 文 書 の 管 理... 7 6.8 注 意 勧 告 フ ライハ シーマーク 付 与 の 一 時 停 止 及 びフ ライハ シーマーク 付 与 の 取 消 し... 7 6.9 異 議 の 申 出... 7 6.10 苦 情 及 び 相 談... 7 6.11 監 査 改 善 及 び 見 直 し... 7 7 規 程 の 改 訂... 7 7.1 改 訂 の 手 続 き... 7

1. 適 用 範 囲 この 規 程 は 一 般 社 団 法 人 日 本 印 刷 産 業 連 合 会 ( 以 下 日 印 産 連 という )が 一 般 財 団 法 人 日 本 情 報 経 済 社 会 推 進 協 会 ( 以 下 JIPDEC という )の 定 める プライバシーマーク 指 定 審 査 機 関 指 定 基 準 に 準 じて 遵 守 すべき 事 項 を 定 める 2. 用 語 及 び 定 義 この 基 準 で 用 いる 主 な 用 語 の 定 義 は 次 に 定 めるものを 除 き JIPDECが 定 める プライバシ ーマーク 制 度 基 本 綱 領 ( 以 下 基 本 綱 領 という ) 及 び 日 本 工 業 規 格 JIS Q 15001 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステム 要 求 事 項 ( 以 下 JIS という )において 使 用 する 用 語 に 従 う 2.1 付 与 適 格 性 審 査 プライバシーマーク 付 与 の 適 格 性 についての 審 査 2.2 申 請 者 日 印 産 連 に 付 与 適 格 性 審 査 の 申 請 をした 事 業 者 2.3 付 与 適 格 決 定 プライバシーマーク 付 与 の 適 格 性 を 有 する 旨 の 決 定 2.4 付 与 適 格 事 業 者 日 印 産 連 から 付 与 適 格 決 定 を 受 けた 申 請 者 2.5 付 与 事 業 者 プライバシーマーク 付 与 を 受 けている 事 業 者 2.6 プライバシーマーク 審 査 センター 日 印 産 連 内 の 組 織 であり JIPDECからプライバシーマークの 指 定 審 査 機 関 としてプライバ シーマーク 付 与 の 適 格 性 について 事 業 者 の 審 査 をする 部 署 2.7 会 長 日 印 産 連 を 代 表 し プライバシーマーク 指 定 審 査 機 関 を 統 括 する 2.8 専 務 理 事 会 長 からプライバシーマーク 指 定 審 査 機 関 を 統 括 する 権 限 を 委 任 される 2.9 常 務 理 事 プライバシーマーク 審 査 センターの 審 査 業 務 を 統 括 する 2.10 審 査 業 務 管 理 者 日 印 産 連 の 専 務 理 事 によって 日 印 産 連 の 内 部 の 者 から 指 名 された 者 であって 審 査 業 務 の 実 施 及 び 運 用 に 関 する 責 任 及 び 権 限 をもつ 者 2.11 審 査 管 理 部 1

事 業 者 から 付 与 適 格 性 審 査 の 申 請 を 受 け 付 け 申 請 者 の 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステ ムについて JIS 法 令 国 が 定 める 指 針 その 他 の 規 範 及 び 印 刷 産 業 における 個 人 情 報 保 護 ガ イドラインを 審 査 基 準 として 付 与 適 格 性 審 査 を 行 う 2.12 要 員 日 印 産 連 内 において 審 査 業 務 に 従 事 する 従 業 者 3 引 用 基 準 次 に 掲 げる 基 準 は この 基 準 に 引 用 される 限 りにおいて この 基 準 の 一 部 となる -プライバシーマーク 制 度 基 本 網 領 (JIPDEC) -プライバシーマーク 指 定 審 査 機 関 指 定 基 準 (JIPDEC) -プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 の 実 施 基 準 (JIPDEC) -プライバシーマーク 制 度 における 欠 格 事 項 及 び 判 断 基 準 (JIPDEC) 4. 一 般 要 求 事 項 4.1 組 織 4.1.1 審 査 業 務 の 独 立 性 日 印 産 連 は 役 員 の 構 成 並 びに 審 査 業 務 以 外 の 業 務 が 審 査 業 務 の 公 正 な 実 施 及 び 信 頼 性 の 保 持 に 支 障 を 及 ぼすことのないように 審 査 業 務 を 行 う 4.1.2 差 別 的 な 業 務 遂 行 の 禁 止 日 印 産 連 がその 審 査 業 務 を 遂 行 するための 業 務 方 針 及 び 審 査 手 順 は 差 別 的 ではなく 公 平 性 を 確 保 する またそれらの 運 用 も 差 別 的 に 行 なわない 4.1.3 公 平 性 の 確 保 日 印 産 連 は 審 査 業 務 を 実 施 するにあたって 公 平 性 を 損 なうようなことは 行 なわない 4.1.4 責 任 日 印 産 連 は 自 らの 責 任 において 審 査 業 務 を 実 施 する 日 印 産 連 は 審 査 の 結 果 に 基 づいて 十 分 な 証 拠 がある 場 合 は 付 与 適 格 決 定 をし 十 分 な 証 拠 がない 場 合 はプライバシーマーク 付 与 の 適 格 性 を 否 認 する 決 定 を 行 なう 4.1.5 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステム 日 印 産 連 は JISに 準 拠 した 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステムを 運 用 する 4.1.6 審 査 業 務 の 継 続 的 改 善 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 運 営 を 明 確 にするため 審 査 業 務 の 継 続 的 改 善 に 関 する 基 本 規 程 を 運 用 する 4.2 審 査 業 務 方 針 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は 審 査 業 務 の 実 施 に 関 わる 決 意 表 明 及 びa)~d)の 事 項 を 含 む 審 査 業 務 方 針 を 定 め 総 務 委 員 会 の 承 認 を 得 るとともに これを 実 行 し かつ 維 持 する 専 務 理 事 は この 方 針 を 文 書 化 し 審 査 業 務 を 実 施 する 内 部 の 組 織 の 全 ての 階 層 にこの 方 針 を 周 知 させる a) 公 平 性 に 関 する 事 項 2

b) 秘 密 情 報 の 適 正 な 管 理 に 関 する 事 項 c) 苦 情 及 び 相 談 への 適 切 な 対 応 に 関 する 事 項 d) 審 査 業 務 の 継 続 的 改 善 に 関 する 事 項 4.3 審 査 基 準 付 与 適 格 性 審 査 を 受 けようとする 申 請 者 の 個 人 情 報 保 護 に 関 するマネジメントシステム( 以 下 PMS という )を 審 査 するための 基 準 は JIS 法 令 国 が 定 める 指 針 その 他 の 規 範 及 び 印 刷 産 業 における 個 人 情 報 保 護 ガイドライン (JIS Q 15001:2006 準 拠 )に 示 されているものとす る 日 印 産 連 は 審 査 基 準 とする 印 刷 産 業 における 個 人 情 報 保 護 ガイドライン (JIS Q 15001:2006 準 拠 )をホームページに 公 表 する 4.4 審 査 事 項 の 限 定 日 印 産 連 は 当 該 審 査 業 務 において 付 与 適 格 性 審 査 に 関 わりのない 事 柄 について 申 請 者 を 審 査 しない また 申 請 者 への 要 求 事 項 審 査 及 び 決 定 は 当 該 審 査 業 務 の 範 囲 に 関 係 する 事 項 に 限 定 する 5 審 査 業 務 の 実 施 体 制 に 対 する 要 求 事 項 5.1 資 源 役 割 責 任 及 び 権 限 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は 次 に 示 すa)~f)の 事 項 を 確 実 に 実 施 するために 不 可 欠 な 資 源 を 用 意 し 必 要 な 体 制 を 整 備 する a) プライバシーマーク 委 員 会 ( 以 下 委 員 会 という )の 設 置 及 び 運 営 b) 審 査 部 門 の 独 立 性 の 確 保 c) 要 員 の 確 保 d) 秘 密 情 報 の 適 正 管 理 e) 苦 情 及 び 相 談 への 適 切 な 対 応 f) 経 理 的 な 基 礎 の 確 保 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は 審 査 業 務 を 効 果 的 に 実 施 するために 役 割 責 任 及 び 権 限 を 組 織 規 程 に 定 め 要 員 に 周 知 する 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は こ の 規 程 の 内 容 を 理 解 し 実 践 する 能 力 のある 審 査 業 務 管 理 者 を 日 印 産 連 の 内 部 の 者 から 指 名 し 委 員 会 の 定 めた 方 針 に 基 づいた 審 査 業 務 の 実 施 及 び 運 用 に 関 する 責 任 及 び 権 限 を 他 の 責 任 にかかわりなく 与 え 審 査 業 務 の 統 括 管 理 を 行 なわせる また 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は 審 査 業 務 の 改 善 及 び 見 直 しのインプット 情 報 として 審 査 業 務 の 実 施 状 況 を 審 査 業 務 管 理 者 から 報 告 を 得 る 5.2 委 員 会 の 設 置 及 び 運 営 5.2.1 委 員 会 の 設 置 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 実 施 の 公 平 性 を 確 保 するため 以 下 の 事 項 を 審 議 する 委 員 会 を 設 置 し 業 務 を 行 う 日 印 産 連 は 委 員 会 の 審 議 結 果 を 最 大 限 尊 重 する a) 審 査 業 務 の 運 営 に 関 する 方 針 b) 審 査 業 務 に 関 する 規 定 及 び 手 順 等 の 制 定 改 廃 c) 付 与 適 格 決 定 の 可 否 d) 審 査 業 務 の 見 直 し e) 付 与 事 業 者 の 監 督 f) 審 査 業 務 の 企 画 運 営 に 関 わる 事 項 で 日 印 産 連 が 必 要 と 認 める 事 項 g) その 他 委 員 会 が 必 要 と 認 める 事 項 3

なお 委 員 会 の 定 めるところにより 審 査 業 務 管 理 者 にその 業 務 の 一 部 を 委 託 することができ る 審 査 業 務 管 理 者 は 審 査 業 務 の 実 施 状 況 について 定 期 的 ( 毎 月 1 回 )に 委 員 会 に 報 告 する 5.2.2 委 員 会 の 構 成 日 印 産 連 は 委 員 会 がその 業 務 の 実 施 において 営 業 上 財 政 上 及 びその 他 の 圧 力 に 影 響 されな いようにする 日 印 産 連 は 委 員 会 の 委 員 の 過 半 数 を 個 人 情 報 の 取 扱 い 及 び 保 護 について 知 見 を 有 する 外 部 の 者 ( 以 下 外 部 有 識 者 という )から 選 任 する 委 員 会 の 委 員 長 は 外 部 有 識 者 の 中 から 委 員 の 互 選 により 選 任 する 委 員 会 の 委 員 の 任 期 は1 年 とし 再 任 を 妨 げない 5.2.3 委 員 会 の 開 催 日 印 産 連 は 定 期 的 ( 毎 月 1 回 )に 委 員 会 を 開 催 する 委 員 会 は 外 部 有 識 者 である 委 員 を 含 む 過 半 数 の 委 員 の 出 席 がなければ 成 立 しない 5.2.4 委 員 会 での 採 決 委 員 会 における 裁 決 は 多 数 決 によりこれを 行 う 可 否 同 数 の 場 合 は 委 員 長 が 決 する 議 案 の 内 容 に 直 接 の 利 害 関 係 を 持 つ 委 員 は 委 員 会 の 採 決 に 加 わってはならない 5.3 審 査 部 門 日 印 産 連 は 付 与 適 格 性 審 査 を 行 う 日 印 産 連 プライバシーマーク 審 査 センター( 以 下 Pマ ーク 審 査 センター という )の 独 立 性 を 確 保 する 日 印 産 連 は 審 査 業 務 以 外 の 業 務 が 審 査 業 務 の 公 正 な 実 施 及 び 信 頼 性 の 保 持 に 支 障 を 及 ぼさ ないよう 業 務 範 囲 を 組 織 規 程 に 定 める 5.4 要 員 の 確 保 日 印 産 連 は その 対 象 とする 事 業 者 数 に 応 じるに 十 分 な 要 員 を 確 保 する 5.5 経 理 的 な 基 礎 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 公 平 性 及 び 継 続 性 を 確 実 にするに 足 りる 経 理 的 な 基 礎 を 明 確 にする 5.6 内 部 規 程 日 印 産 連 は 次 の 事 項 を 含 む 内 部 規 程 を 文 書 化 し かつ 維 持 する 内 部 規 程 は 基 本 綱 領 との 整 合 性 を 確 保 し 文 書 化 し 必 要 に 応 じて 改 定 する a) 審 査 業 務 を 実 施 するための 権 限 及 び 責 任 に 関 する 事 項 を 組 織 規 程 に 定 める b) 委 員 会 の 設 置 及 び 運 営 に 関 する 事 項 を 組 織 規 程 に 定 める c) 以 下 の 事 項 を 含 む 審 査 業 務 の 実 施 に 関 する 事 項 を 運 営 規 程 及 び 下 記 の 規 程 に 定 める ⅰ) 申 請 者 の 付 与 適 格 性 審 査 及 び 付 与 適 格 性 の 認 否 の 決 定 の 事 項 を 手 続 規 程 に 定 め る ⅱ) 注 意 勧 告 プライバシーマーク 付 与 の 一 時 停 止 及 びプライバシーマーク 付 与 の 取 消 しに 関 する 事 項 を 運 営 規 程 に 定 める ⅲ)プライバシーマーク 付 与 の 更 新 の 手 順 に 関 する 事 項 を 手 続 規 程 に 定 める ⅳ) 現 地 審 査 の 費 用 に 関 する 事 項 を 旅 費 規 程 に 定 める d) 秘 密 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 項 を 付 与 適 格 性 審 査 に 関 する 約 款 に 定 める e) 秘 密 情 報 の 適 正 管 理 に 関 する 事 項 を 申 請 書 類 等 の 取 扱 い 手 続 に 定 める 4

f) 審 査 業 務 の 要 員 の 教 育 及 び 監 督 に 関 する 規 程 を 教 育 及 び 監 督 規 程 に 定 める g) 外 部 委 託 に 関 する 事 項 を 委 託 管 理 規 程 に 定 める h) 文 書 管 理 に 関 する 事 項 を 文 書 管 理 規 程 に 定 める i) 異 議 申 出 の 取 扱 いに 関 する 事 項 を 本 基 本 規 程 6.9( 異 議 の 申 出 )に 定 める j) 苦 情 及 び 相 談 への 対 応 に 関 する 事 項 を 苦 情 相 談 窓 口 運 用 手 続 に 定 める k) 監 査 改 善 及 び 見 直 しに 関 する 事 項 を 内 部 監 査 及 び 点 検 規 程 是 正 及 び 予 防 処 置 規 程 マネジメントレビュ 規 程 に 定 める 6 審 査 業 務 の 実 施 に 関 する 要 求 事 項 6.1 審 査 業 務 に 関 する 事 項 の 公 開 日 印 産 連 は 以 下 の 事 項 をPマーク 審 査 センターホームページにより 公 開 する また ホーム ページは 常 に 最 新 の 状 態 を 維 持 する a) 審 査 業 務 に 関 する 説 明 b) 日 印 産 連 が 審 査 業 務 を 実 施 する 拠 り 所 となる 権 限 についての 情 報 c) 付 与 適 格 性 審 査 及 び 付 与 適 格 性 の 認 否 の 決 定 の 手 順 についての 情 報 d) 申 請 者 が 支 払 うべき 費 用 に 関 する 情 報 e) 申 請 者 の 権 利 及 び 義 務 の 記 述 これにはプライバシーマークのロゴの 使 用 方 法 及 び 付 与 適 格 決 定 についての 言 及 方 法 に 関 する 要 求 事 項 又 は 制 約 事 項 を 含 める f) 注 意 勧 告 プライバシーマーク 付 与 の 一 時 停 止 及 びプライバシーマーク 付 与 の 取 消 し についての 規 則 及 び 手 順 に 関 する 情 報 g) 苦 情 及 び 相 談 並 びに 異 議 申 出 の 処 理 手 順 に 関 する 情 報 h) 日 印 産 連 が 付 与 適 格 決 定 を 行 った 付 与 事 業 者 の 名 簿 ( 所 在 地 を 含 む) 6.2 申 請 の 受 付 日 印 産 連 は 申 請 者 から 申 請 を 受 けて 審 査 を 実 施 する 日 印 産 連 は 付 与 適 格 性 審 査 の 申 請 を 受 けるときに 付 与 適 格 性 審 査 を 受 けるために 必 要 な 情 報 はすべて 開 示 すること 及 び 開 示 する 情 報 の 一 切 が 事 実 であることを 申 請 者 から 誓 約 を プラ イバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 申 請 書 により 得 る 6.3 秘 密 情 報 の 取 扱 い 6.3.1 取 扱 いの 原 則 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 実 施 に 当 たって 取 得 する 申 請 者 ( 付 与 事 業 者 になった 場 合 も 含 む ) についての 情 報 ( 以 下 秘 密 情 報 という )の 取 扱 いに 関 する 手 順 を プライバシーマーク 指 定 審 査 機 関 申 請 書 類 等 の 取 扱 い 手 続 に 定 め 運 用 維 持 する ただし 日 印 産 連 が 保 有 す る 情 報 が 次 のいずれかに 該 当 する 場 合 は 秘 密 情 報 には 含 まれない a) 秘 密 保 持 義 務 を 負 うことなくすでに 保 有 している 情 報 b) 秘 密 保 持 義 務 を 負 うことなく 第 三 者 から 正 当 に 入 手 した 情 報 c) 申 請 者 から 提 供 を 受 けた 情 報 に 関 係 なく 独 自 に 収 集 した 情 報 d) 開 示 を 受 けたとき 公 知 であった 情 報 e) 開 示 を 受 けた 後 自 己 の 責 めに 帰 し 得 ない 事 由 により 公 知 となった 情 報 6.3.2 適 正 な 取 得 日 印 産 連 は 適 法 かつ 公 正 な 手 段 によって 秘 密 情 報 を 取 得 する 6.3.3 目 的 外 利 用 の 禁 止 5

日 印 産 連 は 秘 密 情 報 を 審 査 業 務 を 実 施 するために 必 要 な 範 囲 でのみ 利 用 する 6.3.4 第 三 者 提 供 日 印 産 連 は 秘 密 情 報 を 申 請 者 による 書 面 の 同 意 がない 限 り 第 三 者 に 提 供 しない ただし 次 に 示 すいずれかに 該 当 する 場 合 はこの 限 りではない a) 法 令 に 基 づく 場 合 b) 基 本 綱 領 に 基 づき 秘 密 情 報 の 一 部 を 付 与 機 関 又 は 他 の 審 査 機 関 と 共 同 利 用 する 場 合 c) 秘 密 情 報 の 取 扱 いの 一 部 を 外 部 の 機 関 に 委 託 する 場 合 日 印 産 連 は ただし 書 きa)に 基 づき 秘 密 情 報 を 第 三 者 に 提 供 する 場 合 申 請 者 等 に 事 前 に 通 知 する ただし 法 令 により 申 請 者 等 への 通 知 が 制 限 される 場 合 はこの 限 りではない 6.4 付 与 適 格 性 審 査 及 び 付 与 適 格 性 の 認 否 の 決 定 日 印 産 連 は プライバシーマーク 付 与 適 格 性 審 査 の 実 施 基 準 に 基 づき 付 与 適 格 性 審 査 及 び 付 与 適 格 性 の 認 否 の 決 定 に 関 する 手 順 を 審 査 業 務 手 続 に 定 め 運 用 維 持 する 日 印 産 連 は 申 請 者 と 直 接 の 利 害 関 係 のある 者 を 当 該 申 請 者 の 審 査 又 は 付 与 適 格 性 審 査 の 手 続 きに 関 与 させない 手 順 を 審 査 業 務 手 続 に 定 める 日 印 産 連 は 付 与 適 格 決 定 付 与 適 格 性 を 否 認 する 決 定 又 は 審 査 の 打 切 りを 行 った 事 業 者 につ いて 付 与 機 関 に 通 知 する 6.5 適 正 管 理 6.5.1 正 確 性 の 確 保 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 実 施 に 必 要 な 範 囲 内 において 秘 密 情 報 を 正 確 かつ 最 新 の 状 態 で 管 理 する 6.5.2 安 全 管 理 措 置 日 印 産 連 は 秘 密 情 報 の 安 全 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 措 置 を 講 じる 6.5.3 要 員 の 監 督 日 印 産 連 は 要 員 に 秘 密 情 報 を 取 り 扱 わせるにあたっては 当 該 秘 密 情 報 の 安 全 管 理 が 図 られ るよう 要 員 に 対 し 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う 6.5.4 外 部 委 託 6.5.4.1 外 部 委 託 の 制 限 日 印 産 連 は 審 査 業 務 を 外 部 の 機 関 に 委 託 しない ただし 審 査 業 務 を 実 施 するにあたっての 公 平 性 に 反 しない 場 合 に 限 り 外 部 の 機 関 に 審 査 業 務 の 一 部 を 委 託 することができる 6.5.4.2 委 託 先 の 監 督 日 印 産 連 は 審 査 業 務 の 一 部 を 外 部 の 機 関 に 委 託 する 場 合 は 十 分 な 秘 密 情 報 の 保 護 水 準 を 満 たし かつ 審 査 業 務 の 公 平 性 を 損 なわない 委 託 先 を 選 定 し 業 務 を 委 託 する 日 印 産 連 が 外 部 委 託 を 行 なう 場 合 は 委 託 先 と 契 約 を 締 結 し 委 託 を 受 けた 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 をおこなう 手 順 を 委 託 管 理 規 程 に 定 め かつ 維 持 する 6.6 教 育 日 印 産 連 は 外 部 有 識 者 たる 委 員 を 除 く 要 員 に 対 し 適 切 な 教 育 を 実 施 する 日 印 産 連 は そ 6

れら 要 員 に 審 査 業 務 の 実 施 に 必 要 な 事 項 を 理 解 させる 手 順 を 教 育 及 び 監 督 規 程 に 定 め か つ 維 持 する 6.7 文 書 の 管 理 日 印 産 連 は 審 査 業 務 に 関 する 全 ての 文 書 を 管 理 する 手 順 を 文 書 管 理 規 程 に 定 め かつ 維 持 する 6.8 注 意 勧 告 プライバシーマーク 付 与 の 一 時 停 止 及 びプライバシーマーク 付 与 の 取 消 し 日 印 産 連 は JIPDECが 定 める プライバシーマーク 付 与 に 関 する 規 約 及 び プライバシーマ ーク 制 度 における 欠 格 事 項 及 び 判 断 基 準 に 準 拠 して 注 意 勧 告 プライバシーマーク 付 与 の 一 時 停 止 及 びプライバシーマーク 付 与 の 取 消 しに 関 する 条 件 を 定 めるとともにその 運 用 手 順 を 運 営 規 程 に 定 め 運 用 維 持 する 6.9 異 議 の 申 出 日 印 産 連 は 申 請 者 及 び 付 与 事 業 者 からの 異 議 の 申 出 に 関 しては JIPDECの 定 める プライバ シーマーク 付 与 機 関 への 異 議 の 申 出 に 関 する 手 順 の 様 式 プライバシーマーク 制 度 に 係 る 異 議 申 出 書 にて 申 出 ることを 申 請 者 及 び 付 与 事 業 者 に 通 知 する 6.10 苦 情 及 び 相 談 日 印 産 連 は 申 請 者 付 与 事 業 者 本 人 又 は 消 費 者 からの 苦 情 及 び 相 談 を 常 時 受 け 付 けて 適 切 かつ 迅 速 な 対 応 を 行 う 体 制 及 び 手 順 を 苦 情 相 談 窓 口 運 用 手 続 に 定 め かつ 維 持 す る 6.11 監 査 改 善 及 び 見 直 し 日 印 産 連 は 自 らの 審 査 業 務 が 適 正 に 実 施 されていることを 確 認 するために 定 期 的 に 点 検 監 査 し 是 正 処 置 及 び 予 防 処 置 を 実 施 する 手 順 を 是 正 及 び 予 防 処 置 規 程 に 定 め 運 用 維 持 する 日 印 産 連 の 専 務 理 事 は 審 査 業 務 の 適 切 な 実 施 を 維 持 するために 定 期 的 に 審 査 業 務 の 見 直 し を 実 施 する 手 順 を マネジメントレビュ 規 程 に 定 め 運 用 維 持 する 7. 規 程 の 改 訂 7.1 改 訂 の 手 続 き 本 規 程 の 改 訂 は 日 印 産 連 の 委 員 会 で 審 議 し 総 務 委 員 会 の 承 認 を 得 る 7