2008.2.1 yano PC 活 用 TIPS PC を 活 用 して 資 料 作 成 する 上 で 便 利 な 機 能 を TIPS(ティップス:ヒントやコツ) としてまとめました PC は 単 なる 原 稿 の 清 書 マシーンではないことを 先 ずは 直 前 の 操 作 を 繰 返 す:F4 から 体 感 していただければ 幸 いです PC 活 用 TIPS 目 次 86 項 目 1 章 共 通 操 作 P 1 18 項 目 2 章 文 字 P 3 28 項 目 3 章 図 P 6 8 項 目 4 章 表 P 7 16 項 目 5 章 画 像 P 9 8 項 目 6 章 プレゼン P 10 3 項 目 7 章 エトセトラ P 10 5 項 目 1 章 共 通 操 作 1 2 3 4 5 6 7 8 直 前 の 操 作 を 繰 り 返 すのは F4 元 ( 操 作 一 つ 前 ) に 戻 すのは Ctrl + Z すべてを 選 択 は Ctrl + A キーワード 検 索 は Ctrl + F エクスプローラーの 簡 単 起 動 全 ウィンドウの 簡 単 最 小 化 ウィンドウ 最 大 化 の 簡 単 切 替 え IEで 飛 び 先 (URL)を 別 ウィンドウで 開 く 直 前 の 操 作 を 繰 り 返 す のは F4 操 作 例 ) 1Word: 太 文 字 の 指 定 後 違 う 文 字 を 選 択 して F4 2Excel: 行 を 挿 入 をし 違 う 行 で F4 3PowerPoint: 図 形 の 色 を 変 えた 後 他 の 図 形 を 選 択 して F4 色 々な 操 作 に 応 用 できますので 作 業 手 順 を 工 夫 してみて 下 さい 資 料 作 成 効 率 を 大 幅 にアップできます 元 に( 操 作 一 つ 前 の 状 態 ) 戻 す のは Ctrl + Z 編 集 - 元 に 戻 す でも 同 じですが 操 作 効 率 のために できれば 片 手 で 2 つのキーを 押 すようにしま す レポートやプレゼン 資 料 作 成 など 試 行 錯 誤 しながら 効 率 良 く 見 栄 え 良 くしていくためには この 操 作 が 必 須 です コピーの Ctrl + C 貼 付 けの Ctrl + V も 同 様 に 片 手 で すべてを 選 択 する のは Ctrl + A Word ですべての 文 字 を 選 択 して 文 字 フォントを 変 更 する PowerPoint でページ 内 すべての 図 をコピーし て 違 う 所 に 貼 り 付 ける エクルプローラーでフォルダ 内 すべてのファイルを 選 択 するなど 色 々な 場 面 で 使 えます 作 業 効 率 のために Ctrl + A は 片 手 で キーワード 検 索 するには Ctrl + F インターネットエクスプローラー Word Excel PowerPoint で エクスプローラーを 簡 単 に 起 動 するには Windouws マークキー + E Windows デスクトップ 画 面 左 下 の スタート を 右 クリック- エクスプローラー を 左 クリック と 同 様 です デスクトップのフォルダアイコンを Shift + Enter で 開 くと エクスプローラで 立 ち 上 がります 全 ての( 複 数 )ウィンドウを 簡 単 に 最 小 化 するには Windouws マークキー + D デスクトップバー( 画 面 下 のバー)の 余 白 を 右 クリック- デスクトップを 表 示 も 同 様 です ウィンドウ 最 大 化 の 簡 単 切 替 え は ウィンドウのタイトルバー(ウィンドウ 上 部 青 い 所 )を ダブルクリック インターネットエクスプローラーで 飛 び 先 (URL)を 別 ウィンドウで 開 く には Shift を 押 しながら 飛 び 先 ( 通 常 は 青 いアンダーラインの 文 字 )をクリックします 9 IEで スクロール インターネットエクスプローラーでのスクロール 下 へは スペース 上 へは Shift + スペース 10 IEで 前 のページに 戻 る インターネットエクスプローラーで 前 のページに 戻 る には Alt + 進 むのは Alt + ところで Alt の 読 み は Alternate の オルトキー または オルターネートキー です 1/10
11 12 13 14 15 16 17 18 Word などの 画 面 を 簡 単 拡 大 縮 小 Word Excel で 同 じファイルを 2 箇 所 で 見 ながら 作 業 エクスプローラーで ファイル 名 や 日 付 で 整 列 エクスプローラーで ファイル 名 の 拡 張 子 を 表 示 提 出 前 に プロパティを 確 認 Word Excel PowerPoint で ファイルに パスワードをかける ツールバーにない ツールアイコン を 追 加 アイコン(のマーク) を 変 える Word などの 画 面 を 簡 単 に 拡 大 縮 小 する には Ctrl + マウスホイールをクルクル Word Excel PowerPoint インターネットエクスプローラーで 試 してみて 下 さい( 文 字 サイズ 固 定 設 定 がし てあるページは 動 きません) メモ 帳 では 速 いスクロールとなります Word と Excel 同 じファイルを 2 箇 所 で 見 ながら 作 業 するには 画 面 右 上 スクロールバーの 上 の のす ぐ 上 の 小 さい 横 長 の 長 方 形 をダブルクリック します ドラッグして 位 置 を 調 節 することもできます ダブルクリックで 元 に( 一 画 面 )に 戻 ります Excel には 画 面 右 下 にもあります 離 れた 場 所 の 内 容 を 確 認 する 時 (1 頁 目 の 目 次 と 各 項 目 名 など) 表 の 離 れたデータを 確 認 する 時 など とても 便 利 です エクスプローラーで ファイル 名 や 日 付 で 整 列 するには 上 部 項 目 名 ( 名 前,サイズ, 種 類, 更 新 日 付 )を クリックします このためには 先 にエクスプローラーで 表 示 - 詳 細 としておきます また 項 目 名 の 間 の 罫 線 をダブ ルクリックすると 横 幅 が 自 動 調 整 されます 自 分 の 見 やすい 幅 にスライドして 調 節 します エクスプローラーで ファイル 名 の 拡 張 子 を 表 示 される 設 定 にしておくことをおすすめします ツール - フォルダオプション - 表 示 タブ - 登 録 されている 拡 張 子 は 表 示 しない チェックをはずす 提 出 前 にプロパティを 確 認 するようにします ファイル - プロパティ で タイトルや 会 社 名 作 者 名 などを 記 入 できる 機 能 ですが 他 人 のファイルを 上 書 きする 形 で 作 成 した 場 合 は 引 き 継 がれますので 注 意 が 必 要 です(Word Excel PowerPoint など) エクスプローラーでファイル 名 をオンマウス(マウスの 矢 印 をファイル 名 の 上 におくと)すると 作 成 者 名 と タイトルが 表 示 されますし 外 部 に 提 出 する 資 料 に 関 しては 特 に 注 意 が 必 要 です ファイルにパスワードをかける には ツール - オプション - セキュリティ タブ または Word PowerPoint2003: 名 前 をつけて 保 存 - ツール - セキュリティオプション Excel2003: 名 前 をつけて 保 存 - ツール - 全 般 オプション ツールバーにない 便 利 なツールアイコンを 追 加 する 操 作 例 として PowerPoint で 文 字 フォントサイズを 拡 大 するアイコン を 追 加 する 方 法 を 紹 介 します 1 ツール - ユーザ 設 定 2 コマンド タブ- 書 式 フォントサイズの 拡 大 アイコンをマウ スドラッグにより PowerPoint 上 部 のツールバーのどこかに 持 っ ていく( 元 のアイコンはなくなりませんので 安 心 して) 同 様 に 縮 小 アイコンも 追 加 しておきます ツールバーにこのアイコンがあれば 文 字 のオブジェクトの 枠 をク リックしてから(または 文 字 をマウスで 対 象 にしてから)このアイコ ンをクリックすることで 違 うサイズの 変 更 も 手 間 が 省 けます アイコン(のマーク)を 変 える には アイコンを 右 クリック- プロパティ -ウェブドキュメントまたはショート カットタブまたはカスタマイズタブの アイコンの 変 更 とします デスクトップ 上 でよく 使 うファイルやフォルダ のアイコンを 目 立 つアイコンに 変 更 しておくと 便 利 です 尚 よく 使 う Web ページは 1インターネットエクスプローラーの URL 枠 の 左 端 のアイコンを デスクトップ にドラッグ( 左 マウスでつかんだまま 移 動 )して ショートカットが 作 れます その 後 2アイコンを 変 更 してお くと インターネットエクスプローラーを 開 いて お 気 に 入 り から 選 んで というステップを 省 略 できます 1 2 2/10
2 章 文 字 19 全 角 文 字 入 力 中 半 角 スペース 入 力 全 角 文 字 入 力 中 に 半 角 スペース を 入 力 するには Shift + スペース 文 字 変 換 機 能 を 切 り 替 えないですむので 便 利 です 20 の 入 力 の 入 力 は ひだりや うえや したや みぎや 21 の 入 力 の 入 力 は げた 作 業 途 中 のファイル 名 の 先 頭 などに 目 立 つように 使 うと 便 利 です 22 々 の 入 力 々の 入 力 は おなじ 23 ぁぃぅぇぉゃゅょゎっ ァィゥェォャュョヮッヶ の 入 力 ぁぃぅぇぉゃゅょゎっァィゥェォャュョヮッヶの 入 力 は ぁ XA または LA _ アンダーバー ~ チルダ の 入 力 は _ Shift + ろ キー ~ Shift + へ キー 24 _ アンダーバー ~ チルダ の 入 力 ~~~~~~~~~~~~~~~~(チルダ) ===============(イコール) --------------(ハイフン) (アンダーバー) 25 26 27 28 文 字 書 式 ( 赤 色 太 文 字 など) のコピー 文 字 コピーを したいけれど 文 字 フォントは コピーしたくない 全 角 文 字 を 半 角 にする ふりがな をふる メールなどの 線 引 きにも 応 用 できます 赤 色 太 文 字 アンダーラインなどの 文 字 書 式 のコピー は 文 字 コピーと 似 た 操 作 です 文 字 コピーと 同 様 に 一 度 コピーしたら 何 度 も 貼 り 付 けることができます Word/PowerPoint で 使 えます 文 字 書 式 のコピー 文 字 を 選 択 - Ctrl+Shift+C - 書 式 コピーしたい 文 字 を 選 択 - Ctrl+Shift+V 文 字 のコピー 文 字 を 選 択 - Ctrl+C -コピーしたい 場 所 - Ctrl+V 文 字 コピーをしたいけれど 文 字 フォントはコピーしたくない 時 は 編 集 - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け - テキスト とします(Word Excel) PowerPoint は 書 式 なしテキスト を 選 択 します 尚 違 う 資 料 からの 文 章 コピー また 特 に(そのままのコピーですと html の 情 報 も 一 緒 になってしまう) ホームページからのコピーに 役 立 ちます ただし コピーする 場 合 には 著 作 権 を 侵 害 しないこと また 引 用 するときは 出 展 を 明 記 するなど 十 分 に 留 意 して 下 さい Word で 全 角 文 字 を 半 角 にする には 文 字 の 選 択 (マウスドラッグ)- 書 式 - 文 字 種 の 変 換 - 半 角 広 い 文 字 範 囲 を 選 択 して アルファベット 数 字 空 白 カッコなどを 半 角 にできます 1 つ 前 の 操 作 を 繰 り 返 す F4 で 一 度 半 角 に 変 更 する 操 作 をしたあと 次 々に 違 う 場 所 ( 文 字 )で 同 じ 変 換 操 作 を 行 うことを おすすめします 全 角 / 半 角 だけでなく ひら がな/カタカナなどもあるので とても 便 利 です Word で 文 字 に ふりがな をふる には 文 字 をマウス 選 択 してから 書 式 - 拡 張 書 式 - ルビ - 読 む 人 に わかりやすい 資 料 作 りを 目 指 すことが 大 切 です 指 数 の 文 字 を 入 力 する には フォントの 指 定 で 上 付 き とします 29 指 数 の 文 字 入 力 例 ) 1234 12 34 の 操 作 : 34 をマウスで 選 択 - 書 式 - フォント - 上 付 き 字 数 限 定 ( 文 字 以 上 以 内 ) などの 資 料 作 成 時 便 利 な 文 字 数 の 数 え 方 操 作 は 30 文 字 数 の 数 え 方 対 象 範 囲 をマウスで 選 択 - ツール - 文 字 カウント 31 32 日 付 を 入 れる Excel で 日 付 を 入 れる Word 以 外 のソフトで 書 いている 場 合 は 一 旦 Word にコピーして 数 えると 便 利 です Word で 日 付 を 入 れる には 挿 入 - 日 付 と 時 刻 - カレンダーの 種 類 ( 西 暦 の 方 が 種 類 が 多 い) 自 動 的 に 更 新 する にすると Word を 開 くたびに 日 付 が 新 しくなります PowerPoint も 同 様 です Excel で 日 付 を 入 れる には Ctrl + ; (セミコロン) 時 間 は Ctrl + : (コロン) 3/10
33 34 35 36 37 38 39 40 行 の 間 隔 をつめる 頁 数 を 入 れる 頁 数 ( 形 式 :1/n)を 入 れる 白 抜 き 文 字 の タイトルバー 問 題 文 など 数 行 を 囲 む ファイル 名 を 挿 入 Excel で ファイル 名 を 挿 入 ルーラーを 扱 う Word で 行 の 間 隔 をつめる には (1 つまたは 複 数 ) 行 をマウスで 選 択 - 書 式 - 段 落 - インデントと 行 間 隔 タブ - 行 間 を 固 定 値 にする - 間 隔 の 数 字 を 設 定 (デフォルト: 一 行 ) 行 単 位 の 設 定 ですので ( 文 脈 として) 行 の 途 中 であっても 必 要 があれば 改 行 ( 行 末 で Enter )して 行 間 を 設 定 します 尚 文 字 フォントが 固 定 値 よりも 大 きい 場 合 は 添 付 の 図 のように 上 部 が 表 示 されな いので 数 字 を 調 整 します また 画 像 が 貼 り 付 けて ある 行 が 固 定 値 だと 画 像 の 一 部 しか 表 示 されな いので 一 行 の 設 定 としておきます Word 文 書 に 頁 数 を 入 れる には 挿 入 - ページ 番 号 - 位 置 :ページの 下 配 置 : 中 央 この 設 定 時 に 書 式 をクリックして 各 種 指 定 が 可 能 で 開 始 番 号 0 とすることもできます 頁 数 が 入 ったら その 数 字 をダブルクリックしてみて 下 さい 文 字 フォントの 変 更 も 可 能 です 文 字 の 色 を いき グレーにすると 少 し 粋 な 感 じになります Word 文 書 に 頁 数 ( 形 式 :1/n)を 入 れる には 挿 入 - ページ 番 号 - 位 置 :ページの 下 配 置 : 中 央 で 挿 入 した 頁 数 をダブルクリックし ヘッダーとフッター ツールバーの 表 示 を 確 認 してから 1 頁 数 をクリックして 頁 数 を 囲 む 枠 を 表 示 2 その 枠 をクリック 3 枠 上 に 表 示 された 小 さい 四 角 を 横 に 引 き 4 数 字 のすぐ 右 に / を 入 力 枠 を 横 に(1cm 程 度 ) 広 げる 5 / のすぐ 右 に ヘッダーとフッター ツールバーの ページ 数 の 挿 入 6 フッター 以 外 のところをクリックして 元 の 状 態 に 戻 る をクリック 例 えば 3 頁 の 資 料 は 1/3 2/3 3/3 となります 私 は 資 料 のほとんどに( 資 料 を 作 り 始 める 一 番 初 めに) この 形 式 のページ 設 定 をしています Word 資 料 で 白 抜 き 文 字 のタイトルバー にするには ( 文 字 の 色 設 定 はしないままで) タイトル 文 字 入 力 - 行 上 にカーソルがあることを 確 認 - 罫 線 - 線 種 とページ 罫 線 と 網 かけの 設 定 - 網 かけ タブ - 色 を 選 択 ( 文 字 が 白 く 反 転 するような 濃 い 色 ) - 設 定 対 象 : 段 落 改 行 (Enter 入 力 )までが 段 落 必 要 に 応 じて 太 字 に 行 の 幅 調 節 は 書 式 - 段 落 - インデントと 行 間 隔 タブ - 行 間 : 固 定 値 - 間 隔 の 数 値 設 定 Word 問 題 文 など 数 行 を 囲 む には 問 題 文 数 行 をマウスで 選 択 - 罫 線 - 線 種 とページ 罫 線 と 網 かけの 設 定 - 罫 線 タブ - 設 定 対 象 : 段 落 - 囲 む Word 文 書 にファイル 名 を 挿 入 するには 挿 入 - 定 型 句 - 定 型 句 - 定 型 句 タブ - ファイル 名 を 選 択 して 挿 入 Excel 文 書 にファイル 名 を 挿 入 するには 表 示 - ヘッダーとフッター - フッターの 編 集 - ファイル 名 やシート 名 などのボタンをクリック シート 名 と 日 付 を 入 れておくと わかりやすいですね ルーラーを 扱 えるように します 表 示 - ルーラー 記 述 範 囲 を 示 すルーラーですが 必 要 でない 時 は 非 表 示 にすると 画 面 がすっきりします ルーラー 使 い 方 : 範 囲 をマウスで 動 かします 試 しに 3 行 ほど 長 い 文 章 を 作 って( 注 : 途 中 で 改 行 しない) ルーラー 上 部 左 端 の と をそれぞれ 移 動 して 確 かめてみて 下 さい 4/10
41 42 43 44 45 46 簡 単 目 次 の 作 り 方 pdf ファイルから 文 字 コピー 必 要 がないのに 連 番 がつく 必 要 がないのに url にリンクが 設 定 される 文 字 にキラキラ 注 :Word2007 はなし 自 分 の 資 料 は 使 う 文 字 フォント を 決 めておく Word 簡 単 な 目 次 の 作 り 方 の 簡 単 な 例 題 を 示 しますので トライしてみて 下 さい 1 書 式 - タブとリーダー - 練 習 :タブ 位 置 を 30 右 揃 (5)の 線 の 指 定 2 あいう と 入 力 Tab キー 1 と 入 力 Enter キー 3 かきくけこ と 入 力 Tab キー 15 と 入 力 Enter キー 4 さし と 入 力 Tab キー 20 と 入 力 Enter キー pdf ファイルから 文 字 コピー することができます 選 択 とズームツールバー の 選 択 ツール を 選 択 してから 文 字 を 選 択 (マウスでドラッグ)し あとは 普 通 のコピー 操 作 (Ctrl+C) 貼 り 付 け 操 作 (Word などで Ctrl+V)を 行 います ツールバーが 表 示 されていない 時 は ツールバーの( 余 白 の) 領 域 を 右 クリックして 該 当 ツールバーを 表 示 してください pdf ファイル 作 成 時 は コピー 操 作 禁 止 の 設 定 が 可 能 ですので その 場 合 はコピーできません また pdf 資 料 で 情 報 公 開 した 時 点 で コピーさせないという 意 思 表 示 をした と 作 成 者 が 思 っている 事 が 多 いの で ( 全 ての 転 記 に 言 えることですが) 活 用 する 場 合 には 出 典 の 明 記 著 作 者 に 許 諾 を 得 るなど 十 分 に 留 意 することが 必 要 です Word で 必 要 がないのに 連 番 がついて 困 る と 思 ったら 解 除 することができます ツール - オートコレクトのオプション - 入 力 オートフォーマット タブ - 入 力 中 に 自 動 で 書 式 設 定 す る 項 目 の 箇 条 書 き( 行 頭 文 字 )と 箇 条 書 き( 段 落 番 号 )のチェックをはずす (Word2003 にて) Word で 必 要 がないのに url にリンクが 設 定 されて 困 る と 思 ったら 解 除 することができます (url を 資 料 にコピーして Enter で 改 行 すると 自 動 的 にアンダーラインの 青 い 線 になる 機 能 の 解 除 ) ツール - オートコレクトのオプション - 入 力 オートフォーマット タブ - 入 力 中 に 自 動 で 書 式 設 定 す る 項 目 の インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンク のチェックをはずす (Word2003 にて) 文 字 にキラキラをつける には 注 :Word2007 に 本 機 能 はありません ( 複 数 ) 文 字 をマウスで 選 択 - 書 式 - フォント - アニメーション タブ - 紙 ふぶき 自 分 の 資 料 は 使 う 文 字 フォントを 決 めておくと 良 いと 思 います 自 分 の 資 料 として 統 一 感 を 持 たせ ケースバイケースで 自 分 のパターンを 使 いこなすことが 大 切 だと 考 え ます 私 の 例 ですと 原 則 として MS 明 朝 MS P 明 朝 MS ゴシック MS P ゴシック MS UI Gothic の フォントを 使 い 分 けています P は Proportional フォントの 略 で 文 字 間 隔 が( 詰 まった 感 じに) 自 動 調 整 されるものです 公 的 な 提 出 書 類 は P でない 等 倍 フォント 沢 山 情 報 を 詰 め 込 みたい 資 料 には MS P 明 朝 を プレゼン 資 料 は MS UI Gothic を 使 うなど 自 分 なりのルールにしています また プレゼンす る 相 手 や 自 分 の 部 署 名 氏 名 は かしこまった 感 じを 演 出 するために MS 明 朝 MS P 明 朝 としていま す 以 上 あくまで 例 として ご 参 考 になさって 下 さい 5/10
3 章 図 47 48 49 50 51 52 53 54 PowerPoint で 図 形 の 属 性 ( 文 字 フォントと 図 形 の 色 ) のコピー PowerPoint で 図 中 に 文 字 Word Excel を 収 める PowerPoint で 図 の 微 調 整 図 形 を 縦 横 比 / 中 心 を 保 ってサイズ 変 更 既 に 作 成 してある 図 の 形 を 変 更 図 にも 使 える 矢 印 線 資 料 に 挿 入 する 図 のお 勧 め 操 作 写 真 を おもしろい 形 で 切 り 出 す PowerPoint の 図 形 の 属 性 ( 文 字 フォントと 図 形 の 色 )のコピー は 図 形 の 枠 をクリック( 枠 が 少 し 太 くなる) - Ctrl+Shift+C そして 属 性 を 貼 付 けたい 図 形 をクリック- Ctrl+Shift+V 新 しく 図 形 の 属 性 をコピーするまで 繰 り 返 しコピーできます プレゼン 資 料 は ある 程 度 詳 細 まで 練 れた 時 点 で 図 形 の 雰 囲 気 を 決 めて( 統 一 感 ) この 操 作 のよう に すばやく 作 業 します 作 業 をしながら 平 行 して 作 業 手 順 を 考 えます どれだけ 一 つの 作 業 をまとめら れるか( 同 時 に 複 数 回 行 えるか)が 作 業 効 率 上 の 勝 負 です PowerPoint の 図 中 に 文 字 を 収 める には 文 字 フォント サイズ 行 間 枠 までの 空 間 の 調 節 をします 文 字 フォント :おすすめは MS P ゴシック MS UI Gothic 見 やすければ 太 字 の 指 定 を 行 間 : 行 をマウスで 選 択 してから 書 式 - 行 間 で 行 間 の 調 節 文 字 と 枠 の 間 : 図 形 を 右 リック - オートシェイプの 書 式 設 定 - テキストボックス タブ - 内 部 の 余 白 その 他 を 調 節 以 上 Ctrl + Z ( 元 に 戻 る 操 作 )を 使 って 試 行 錯 誤 しながら 見 栄 えの 良 い 状 態 に 近 づけていきます Word や Excel や PowerPoint で 図 の 微 調 整 するには 微 調 整 の 操 作 時 に Alt or Ctrl を 一 緒 に 押 し ます 図 形 を で 移 動 する 時 枠 をマウスで 掴 んで 図 の 大 きさを 変 更 する 時 です どうして Alt or Ctrl というように 曖 昧 な 書 き 方 をするかというと 1 つ 1 つ 暗 記 するほどのことでもないか らです どちらかで 微 調 整 できることを 覚 えておくだけで 大 丈 夫 です 図 形 の 移 動 とサイズ 変 更 が 微 調 整 できるか 試 してみて 下 さい 図 形 を 縦 横 比 / 中 心 を 保 ってサイズ 変 更 するには Shift ( 縦 横 比 ) Ctrl ( 中 心 ) Shift + Ctrl ( 中 心 と 縦 横 比 )を 押 しながら 図 形 の 枠 の 点 をマウスでドラッグします 既 に 作 成 してある 図 の 形 を 変 更 するには 図 形 描 画 ツールバーが 表 示 されていることを 確 認 してから 図 をクリック - 図 形 の 調 整 - オートシェイプの 変 更 - 変 更 したい 図 の 形 を 選 択 他 の 図 も 同 じ 形 にしたい 場 合 は 上 記 操 作 に 直 後 に 図 をクリック - F4 で ( 複 数 あれば) 繰 り 返 す) 図 にも 使 える 矢 印 線 は 描 いた 直 線 をダブルクリック - 色 と 線 タブ - 矢 印 の 始 点 ( 終 点 )のスタイ ル を 変 更 - ( 適 当 に)やってみましょう: 太 さを 20point に 色 をブルーグレーに 矢 印 の 線 を 超 太 くすることで 図 形 の 矢 印 のように 使 えます 資 料 に 挿 入 する 図 のお 勧 め 操 作 は 1 PowerPoint で 図 を 作 成 - 複 数 の 図 を 選 択 (マウスで 囲 む or Shift キー+クリックで 選 択 する)- グループ 化 ( 右 クリックメニューから) - コピー(Ctrl+C) 2 Word に 貼 付 け( ツール - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け ) 3 貼 り 付 けた 図 をダブルクリック - レイアウト タブ - 前 面 ( 必 要 に 応 じて) 写 真 をおもしろい 形 で 切 り 出 す には 1 図 形 描 画 のツールバー 表 示 確 認 - オートシェイプ( 何 か 選 択 ) - 図 形 を 描 く 2 図 形 をダブルクリック - 色 と 線 タブ - 色 : 塗 りつぶし 効 果 - 図 タブ - 図 の 選 択 - 図 の 縦 横 比 を 固 定 する をチェック 形 の 変 更 は 図 をクリックしてから 図 形 の 調 整 - オーシェイプの 変 更 6/10
4 章 表 55 Word の 表 は 文 字 位 置 を 欄 の 縦 中 央 に Word の 表 は 文 字 位 置 を 欄 の 縦 中 央 にしておく ときれいです 表 全 体 (または 一 部 )を 選 択 - 罫 線 ツールバーで 縦 中 央 をクリック 表 を 作 ったら 文 字 を 書 き 込 む 前 に この 操 作 をしておくと 便 利 です 罫 線 ツールバーが 表 示 されていない 場 合 は ツールバーの 領 域 のグレーの 余 白 部 分 を 右 クリック し て 罫 線 を 選 びます 使 わなくなったツールバーは 消 しておくと 操 作 画 面 がすっきりします 表 全 体 を 選 択 したいときは 表 のどこかをクリックすると 表 の 左 上 に 出 てくる 小 さい 田 マークをクリック 56 57 58 59 60 61 62 Word の 長 い 表 各 頁 にタイトル 行 を 表 示 したい Excel の 長 い 表 の 印 刷 各 頁 に タイトル 行 を 表 示 Excel のデータ 行 と 列 を 入 れ 替 え る Excel で 連 続 データ 入 力 Excel シートの 簡 単 なコピー (ファイル 内 ) Excel シートの 簡 単 なコピー (ファイル 間 ) Word の 表 で アイディアを 練 る Word の 長 い 表 各 頁 にタイトル 行 を 表 示 したい ときは 表 の 一 行 目 (タイトル 行 )をクリック- 罫 線 - タイトル 行 の 繰 り 返 し 解 除 も 同 じ 操 作 です Excel の 長 い 表 の 印 刷 各 頁 にタイトル 行 を 表 示 したい ときは ファイル - ページ 設 定 - シートタ ブ - 印 刷 タイトル で 行 の 位 置 の 指 定 印 刷 プレビューで 確 認 してみて 下 さい Excel のデータ 行 と 列 を 入 れ 替 える には 対 象 範 囲 をマウスで 選 択 してコピー - 貼 り 付 けたい 位 置 (その 左 上 カド)のセルをクリック - 編 集 - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け - 行 と 列 を 入 れ 替 える にチェック- OK データ 分 析 などの 途 中 でよく 使 う 操 作 です Excel の 連 続 データ を 使 うと 入 力 が 簡 単 です 隣 接 した 2 つのセルに 1 2 と 入 力 後 2 つのセルを 選 択 してから 右 下 のゴマのように 小 さな (フィル ハンドル)をドラッグすると 3 4 5 6 と 続 きます 1 10 とすると( 左 マウスでドラッグ) 1 10 19 28 37 ( 等 差 数 列 ) 1 10 を(セルを 左 マウスで 選 択 してから) 右 マウスでドラッグして 連 続 データ( 乗 算 ) とすると 1 10 100 1000 10000 ( 等 比 数 列 ) となります 月 を 左 ドラッグで 月 火 水 月 水 とすると 月 水 金 1 月 月 曜 日 東 睦 月 子 それぞれでスタートすると? ツール - オプション - ユーザ 設 定 リスト で からくり がわかります Excel シートの 簡 単 なコピー(ファイル 内 ) は Ctrl を 押 しながら シートタブ( 画 面 下 部 )をマウスで(ホン の 少 しだけ) 横 にドラッグします データ 分 析 やグラフの 作 成 などは 計 算 式 を 入 れたり 試 行 錯 誤 する 作 業 が 多 いので バックアップとし て 事 前 にシートのコピーをしておくと 安 心 です Excel シートの 簡 単 なコピー(ファイル 間 ) は 複 数 ウィンドウ 表 示 して シートをコピーします 1 2 つ( 複 数 )ファイルを それぞれダブルクリックして 起 動 2 1 つの Excel にて ウィンドウ - 上 下 (or 左 右 )に 並 べて 表 示 3 Ctrl を 押 しながら シートタブをマウスで 隣 の Excel ファイルにドラッグ 注 コピー 操 作 でないと 元 ファイルのシートが 移 動 してしまうので(なくなる) Ctrl を 押 し 忘 れないよう Word の 表 でアイディアを 練 る ことができます KJ 法 のように 適 当 な 表 を 作 成 して(とりあえず 3 列 15 行 くらい) 思 いついたキーワードをどんどん 書 いていきます あとは キーワードをマウスでドラッグして( 試 行 錯 誤 しながら)グルーピングしていきます 色 々な 場 面 で 作 業 用 に 使 えます 資 料 が 完 成 したら 作 業 用 の 表 は 削 除 します 7/10
63 64 65 66 67 68 69 70 Excel のセル 内 に 余 白 を 入 れる 表 の 罫 線 の 色 や 太 さを 変 える Word の 表 を 削 除 するには Backspace キー Word の 表 に 項 番 を 入 れる Excel で $A$1 A$1 $A1 A1 の 切 り 替 えは F4 Excel セル 内 の 文 字 改 行 Excel 計 算 式 シート 全 体 の 確 認 Excel の シートタブに 色 Excel のセル 内 に 余 白 を 入 れる には 対 象 のセルをマウスで 選 択 - 書 式 - セル - 配 置 タブ - インデントを 1 以 上 に Word の 表 の 罫 線 の 色 や 太 さを 変 える には 表 を 右 クリック - 表 のプロパティ - 表 タブ - 線 種 / 網 かけの 変 更 - 罫 線 タブ - 罫 線 の 色 や 太 さを 変 更 する ケースバイケースですが 見 栄 えを 重 視 する 資 料 作 成 の 場 合 表 中 の 文 字 が 浮 き 立 つ 感 じにするた め 罫 線 の 線 は 細 く 色 はグレーに 変 更 することもある Word の 表 を 削 除 するには Backspace キー を 使 います 表 を 選 択 ( 表 のどこかをクリックして 左 上 の 田 のマークをクリック)してから ( Delete キーではなく) Backspace キーを 押 します また 削 除 したいセルをドラッグして 複 数 セルを 選 択 し Backspace キーを 押 すと 行 / 列 の 削 除 選 択 メニューが 出 て 便 利 です Word の 表 に 項 番 を 入 れる には 項 番 を 入 れたいセル( 縦 長 にずっと)をマウスで 選 択 - 書 式 - 箇 条 書 きと 段 落 番 号 - 段 落 番 号 タブ - 数 字 の 所 を 選 ぶ ( 形 式 を 変 更 したい 場 合 は[ 変 更 ]を) Excel $A$1 A$1 $A1 A1 の 切 り 替 え は F4 計 算 式 内 に 記 述 するセルの 指 定 で $をつけると 固 定 されますが( 利 率 のセルの 入 った 計 算 式 などに 良 く 使 います ドラッグしてコピーしても 数 式 内 のセルが 変 わりません) $A$1 を 絶 対 参 照 A1 を 相 対 参 照 と 呼 び ます 計 算 式 内 で F4 を 押 すと これが 順 次 切 り 替 わるということです Excel セル 内 の 文 字 改 行 は Alt + Enter Excel 計 算 式 シート 全 体 の 確 認 は 資 料 完 成 に 近 づいた 時 点 で 要 チェックです Ctrl+Shift+@ で 計 算 式 表 示 (シート 全 体 )の On/Off 切 替 え Excel のシートタブに 色 をつけるのは シートのタブを 右 クリックして シート 見 出 しの 色 8/10
5 章 画 像 71 72 73 74 75 76 77 78 Excel で 作 った 表 やグラフを きれいにコピーして 他 に 貼 付 ける コピーした 画 像 を きれいに 貼 付 ける Excel を 図 として 切 取 る 時 は (グレー の) 罫 線 を 消 して Excel Word などに 図 をきれいに 貼 付 ける 操 作 のまとめ 画 面 ショット ( 画 面 のコピー) の 取 り 方 pdf ファイルから 画 像 ( 切 取 り)コピー 図 を jpg で 取 り 出 す 貼 り 付 けた 図 ( 画 像 ) の 明 暗 調 整 Excel で 作 った 表 やグラフをきれいにコピーして 他 に 貼 付 ける 操 作 (Excel 側 )は 対 象 範 囲 をマウスで 選 択 - Shift を 押 しながら 編 集 (Excel 上 部 メニュー) - 図 のコピー - OK - 他 のファイルに 貼 付 け Shif を 押 すことにより メニュー 編 集 のプルダウンメニューの 中 身 が 変 わります コピーした 画 像 をきれいに 貼 付 ける には 普 通 の 貼 付 け 操 作 (Ctrl+V)ではなく ツール - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け とします (Word,Excel,PowerPoint の 2000/2003) Excel を 図 として 切 取 る 時 は (グレーの) 罫 線 を 消 してから 操 作 します ツール - オプション - 表 示 タブ - [ 枠 線 ]のチェックをはずす これでグレーの 線 が 消 えて コピーしたグラフだけ きれいにコピーできます ( Shift+ 編 集 - 図 のコピー ) Excel でデータ 加 工 した 表 やグラフを Word などに きれいに 貼 付 ける 操 作 のまとめ です 1 Excel のグレーの 線 を 消 す ( ツール - オプション - 表 示 タブ[ 枠 線 ]のチェックをはずす) 2 マウスで 範 囲 選 択 3 Shift+ 編 集 - 図 のコピー 4 Word で 編 集 - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け 画 面 ショット( 画 面 のコピー)の 取 り 方 は 全 画 面 の 場 合 は PrtSc (プリントスクリーン)キーを 押 します 手 前 にあるウインドウ(アクティブウィンドウ)だけをコピーするには Alt + PrtSc を 押 します 1 必 要 なウィンドウ( 枠 )を 適 度 な 大 きさになるよう マウスで 調 整 する 2 Alt + PrtSc (これで 画 面 がコピー(PC に 記 憶 )される) 3 Word などに 貼 付 ける( 編 集 - 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け または Ctrl + V ) プリントスクリーンキーは キーボードによって 表 示 が 様 々で 位 置 も 若 干 違 いますので(テンキー( 数 字 のキー)の 上 にある 場 合 が 多 い) ご 確 認 下 さい pdf ファイルから 画 像 ( 切 取 り)コピー することができます 選 択 とズームツールバー ( 添 付 図 左 )の スナップショットツール ( 添 付 図 右 ) を 選 択 してから 切 り 取 りたい 画 像 部 分 をマウスで 選 択 し あとは 普 通 のコピー 操 作 (Ctrl+C) 貼 り 付 け 操 作 (Word などで Ctrl+V)を 行 います 上 記 ツールバーが 表 示 されていない 時 は ツールバーの( 余 白 の) 領 域 を 右 クリックして 該 当 ツールバ ーを 表 示 してください pdf ファイル 作 成 時 コピー 操 作 禁 止 の 設 定 が 可 能 ですので その 場 合 はコピーできません 注 pdf 資 料 で 情 報 公 開 した 時 点 で コピーさせないという 意 思 表 示 をした と 作 成 者 が 思 っている 事 が 多 いので ( 全 ての 転 記 に 言 えることですが) 活 用 する 場 合 には 出 典 の 明 記 著 作 者 に 許 諾 を 得 る など 留 意 することが 必 要 です Word の 図 を jpg で 取 り 出 す ことができます 画 面 ショットなど 図 や 画 像 のある Word ファイルを html とし て 保 存 すると Jpg データが 生 成 され それを 活 用 することができます 絵 のデータが 重 すぎて Word のファ イルサイズ 自 体 が 大 きくなって 困 るとき(しかも 時 間 のないとき) この 操 作 で 軽 くなった 画 像 データを 張 り 替 えて Word のファイルサイズを 小 さくすることができます(もちろん 画 像 の 解 像 度 は 落 ちます) 1 元 の Word ファイルの 形 式 が 変 換 されてしまうので 原 本 のファイルをコピーしておく 2 名 前 をつけて 保 存 - ファイルの 種 類 :WEB ページ(*.htm;*.html) Excel,PowerPoint も 同 様 です 試 してみましたら Word Excel は jpg PowerPoint は gif でした 貼 り 付 けた 図 ( 画 像 )の 明 暗 調 整 は 図 のツールバーを 表 示 (ツールバーの 領 域 の 空 き 地 を 右 クリックし てから) - 図 をクリックして 選 択 - 図 ツールバーの 明 るさ/コントラスト のボタンを 調 整 します 明 るくしたり( 明 るさの 調 節 ) ぼかしたり(コントラストの 調 節 ) 少 し 暗 い 写 真 を 明 るい 雰 囲 気 にすることが できます 本 格 的 な 修 正 は 画 像 処 理 ソフトが 必 要 ですが 若 干 の 調 整 なら 図 のツールバーで 9/10
6 章 プ レ ゼ ン 79 Word 資 料 で プレゼンする Word 資 料 でプレゼンする ことができます 配 布 資 料 を 元 に 説 明 する 場 合 など PowerPoint でなくても また 資 料 そのものを 掲 示 した 方 がわかりやすい( 説 明 しやすい)ことがあります 1 全 画 面 表 示 前 に 文 書 表 示 サイズ(ズーム: 普 通 は 100%や 75%)を ページ 幅 を 基 準 に にしておく 2 表 示 + 全 画 面 表 示 3 Esc (エスケープ)キーで 終 了 80 81 プレゼン 時 画 面 切 替 は なるべくキー 操 作 (マウスを 使 わない) プレゼン 資 料 は 画 面 上 で 縮 小 して レイアウト 確 認 プレゼン 時 の 画 面 切 替 えはなるべくマウスを 使 わない 方 がスマートです プレゼン 前 に できる 限 りの ( 起 動 や 表 示 )の 準 備 をしておくことが 大 切 ですが プレゼンが 始 まったら 手 元 も 姿 勢 も 表 情 もスマートに PowerPoint は F5 でスライドショー Word の 全 画 面 表 示 は Alt を 押 したまま V - U ( 表 示 - 全 画 面 表 示 ) 起 動 してある 複 数 のウィンドウ 切 替 えは Alt + Tab プレゼン 資 料 は 画 面 上 で 縮 小 してレイアウト 確 認 をします 絵 描 きさんが 時 々 描 きかけのキャンパスか ら 遠 ざかって 出 来 具 合 を 確 かめる 動 作 のマネです PowerPoint で 25% 表 示 にして 見 ると レイアウトが 強 調 されることがわかります 遠 くの 席 から 見 たらどの ように 見 えるか 色 は フォントは 強 調 したいところが 目 立 つように 余 白 を 活 用 できているか 大 切 な 資 料 を 作 るときは 仕 上 げの 段 階 で 小 さく 画 面 表 示 し 表 やグラフ 余 白 のバランスを 確 認 し 完 成 します 7 章 エ ト セ ト ラ 82 83 84 Word2000 2003 を 使 用 している 方 へ 望 ましい カテゴリの 数 は7 画 面 デザインは ワインラベル で 勉 強 Word2000 および 2003 を 使 用 されている 方 へ メール 添 付 で.docx という 拡 張 子 のファイルが 届 くことがあります Word2007 で 作 成 されたファイル で そのままでは 開 くことはできませんが 以 下 のアドインソフトを PC にダウンロード インストールすると 開 くことができるようになります Excel(.xlsx)/PowerPoint(.pptx)も 同 様 です Word/Excel/PowerPoint2007 ファイル 形 式 用 Microsoft Office 互 換 機 能 パック http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=ja 尚 上 記 の 方 法 で 開 くことができても 使 えない 機 能 もあることに 注 意 して 下 さい ケースバイケースですが ある 程 度 分 量 のある 資 料 を 作 成 する 場 合 は 望 ましいカテゴリの 数 は7 を 基 準 に 構 成 を 考 えることにしています 本 資 料 も その 観 点 で 項 目 を 分 類 してみました 2 章 では 少 ない 感 じがしますし 例 えば 18 章 では 記 憶 に 残 りづらいものだと 思 います 経 験 的 に 使 われ ている 7 という 数 字 一 週 間 は 7 日 白 雪 姫 の 7 人 の 小 人 七 人 の 侍 脳 の 構 造 から 一 度 に 把 握 し やすい 数 の 上 限 として 立 証 できた という 研 究 成 果 を 以 前 ニュースで 見 たことがあります 資 料 や 画 面 デザインのワインラベルで 勉 強 参 考 になると 思 います( 本 内 容 は 個 人 的 な 意 見 です) テキストデータと 画 像 データが 混 在 し 限 られた 範 囲 での 表 現 が 凝 縮 されています ワインラベルだけ 集 めた 本 もあります 新 聞 雑 誌 の 広 告 や 電 車 の 吊 り 広 告 も 同 様 に 日 常 気 のつくことが 多 いものです 左 マウス をおすすめします( 笑 ) マウスを 持 ちかえることなく( 右 手 で) 書 けるので 仕 事 の 効 率 が 良 くな ります 慣 れるのには 3 日 位 でしょうか また 慣 れなければ 慣 れないなりに 左 マウスにすると 目 が 覚 める 85 左 マウス のすすめ ので(?) 良 いかと 思 います( 笑 ) 私 のきっかけは 仕 事 で(e-Learning コンテンツ 開 発 プロデュースなど) 右 86 リストバンド のすすめ の 肩 こりがひどかったこと コンテンツデザイナー クリエーターに 左 マウスの 人 が 多 かったことです 設 定 でクリックボタンの 左 右 を 変 更 できますが 変 更 せずに 少 し 傾 けて 持 ちます(どこでもできるように) リストバンド をおすすめします 手 首 用 の 小 さなクッショングッズと 同 じ 効 果 です 左 マウスのとき 腕 時 計 にキズもつきません これも 左 マウス 同 様 に コンテンツクリエーターさんに 教 えてもらったことです 蛍 光 灯 画 面 うつり 込 み 防 止 に( 眼 が 疲 れない) 野 球 帽 も 教 えてもらいましたが 職 場 ではできず( 笑 ) 10/10