「報・連・相」の方法

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報 連 相 の 方 法 はじめに 本 資 料 は ビジネスパーソンがあいまいに 使 用 している 報 連 相 の 定 義 と 方 法 を 詳 細 に 紹 介 す るものです 報 連 相 の 理 解 ( 担 当 者 編 ) 報 告 定 義 上 司 や 指 示 者 に 対 して 状 況 を 伝 え 意 見 や 評 価 をもらい 今 後 の 作 業 や 解 決 策 等 の 指 示 をもらうことである 目 的 相 手 自 分 の 現 在 の 状 況 を 客 観 的 に 伝 える 自 分 の 抱 える 問 題 を 解 決 するための 指 示 をもらう 仕 事 が 終 了 した 時 点 での 報 告 を 行 う 直 属 の 上 司 所 属 長 仕 事 の 指 示 者 連 絡 定 義 自 分 の 得 た 情 報 を 正 確 に 伝 えたり 自 分 や 組 織 がしてほしいことを 依 頼 することである 目 的 他 の 人 の 役 に 立 つ 情 報 を 伝 え 組 織 のレベル 向 上 を 図 る 自 分 や 組 織 のやってほしいことを 依 頼 し 確 実 に 実 行 してもらう 相 手 上 司 同 僚 部 下 関 係 者 相 談 定 義 疑 問 点 問 題 点 を 自 分 で 解 決 するために 相 手 の 知 恵 や 労 力 を 借 りるこ とである 目 的 相 手 自 分 が 抱 える 疑 問 問 題 課 題 を 解 決 する 相 手 にとって 有 益 な 話 を 持 ち 込 む 上 司 同 僚 後 輩 関 係 者 共 通 使 い 分 け 今 回 の 案 件 を 達 成 するためには どの 手 段 が 最 適 かを 判 断 し 選 択 するこ とである 組 み 合 わせ 今 回 の 案 件 を 達 成 するために 複 数 の 手 段 を 順 番 を 考 えて 組 み 合 わせる ことである 例 1. 連 絡 し 問 題 があれば 報 告 し 詰 める 必 要 があれば 相 談 する 例 2. 上 司 に 報 告 し 指 示 を 受 けて 他 部 門 のキーマンに 相 談 (ネゴ)し 了 解 を 得 てから 全 関 連 部 門 に 連 絡 する 心 構 え 育 成 指 導 評 価 担 当 者 が 報 連 相 をや りやすい 環 境 を 作 る 報 連 相 を 確 実 にでき るように 育 成 や 指 導 を 行 う 報 連 相 の 成 果 やプロ セスを 評 価 する 報 連 相 の 理 解 ( 管 理 者 編 ) 担 当 者 が 報 連 相 をやりやすいように いつでも 前 向 きに 対 応 する 忙 しくても 先 ず 話 を 聞 くようにする 重 要 度 緊 急 度 に 応 じた 適 切 かつ 迅 速 な 対 応 を 行 う ( 即 座 別 途 等 ) 担 当 者 が 目 的 応 じた 報 連 相 を 行 えるように 育 成 する 必 要 に 応 じて 指 導 支 援 する 部 門 レベルの 総 合 力 を 実 現 する 部 門 として また 担 当 者 として 報 連 相 の 成 果 が 上 がるプロセスを 行 っているかを 評 価 し 問 題 があれば 改 善 する 報 連 相 のためのスキルが 十 分 かを 評 価 し 必 要 なら 育 成 指 導 を 行 う 3 All Rights Reserved Copyright 資 産 工 学 研 究 所 LIMITED 2012

報 連 相 の 方 法 (2) : 報 告 報 告 の 方 法 報 告 前 上 司 のタイプや 関 心 事 を 把 握 しておく 報 告 テーマと 時 間 を 明 確 にする タイミングを 決 める 報 告 の 方 法 を 決 める 上 司 の 予 定 を 把 握 し 報 告 日 時 や 方 法 を 決 める 内 容 を 的 確 に 整 理 する 事 前 に 上 司 の 特 性 や 状 況 を 把 握 しておく 上 司 のクセ( 結 果 重 視 型 か プロセス 重 視 型 か)を 見 抜 く 相 手 の 関 心 事 や 欲 する 情 報 を 把 握 する 上 司 が 自 分 の 上 司 を 意 識 しているテーマや 立 場 かどうか 見 分 ける 報 告 が 必 要 なテーマや 状 況 を 把 握 し 内 容 ポイント 等 を 明 確 にする 報 告 に 必 要 な 時 間 を 見 積 もる 報 告 のタイミングを 決 める 例. 悪 い 報 告 は 早 く 良 い 報 告 は 遅 く 報 告 の 方 法 を 決 める 面 談 で 口 頭 報 告 する 面 談 で 資 料 報 告 する 電 話 で 報 告 する メールで 報 告 する メールと 面 談 を 組 み 合 わせる 上 司 の 予 定 を 把 握 する 自 分 の 考 えたタイミングと 方 法 を 総 合 して 日 時 や 方 法 を 決 める スケジュール 上 ベストな 日 時 や 方 法 が 無 理 な 場 合 には 代 替 方 法 で 行 う 例. 面 談 時 間 がなければメールで 代 替 する 緊 急 案 件 の 場 合 は 割 り 込 み 上 司 の 判 断 を 仰 ぐ 間 違 いなく 効 率 よく 効 果 的 に 報 告 の 目 的 が 達 成 できるように 十 分 に 準 備 する 経 過 等 を 間 違 いなく 簡 潔 にまとめる 要 点 の 本 質 を 誤 らないで 整 理 する 自 分 の 意 見 見 解 を 明 らかにする 指 示 依 頼 内 容 を 明 確 にする 報 告 中 要 領 よく 報 告 する 最 初 に 報 告 のテーマ 目 的 要 点 を 簡 潔 に 話 し 結 論 に 至 るまでの 時 間 をかけない 上 司 の 特 性 に 合 わせて 報 告 する 例. 結 論 から 先 に 結 論 までの 道 筋 を 立 てる 事 実 と 意 見 を 区 別 する 客 観 的 事 実 に 基 づいて 正 確 に 説 明 する それに 対 する 自 分 の 考 え 意 見 等 は 事 実 と 区 別 して 話 す 相 手 の 反 応 を 確 認 しな がら 話 す 上 司 の 顔 色 を 伺 いながら 話 す 報 告 内 容 が 正 しく 伝 わっているか 確 認 する 相 手 の 状 況 に 応 じて 工 夫 する 上 司 の 指 示 を 確 認 する 相 手 の 反 応 に 応 じて 伝 えるべき 事 項 を 追 加 又 は 省 略 する 途 中 で 機 嫌 が 悪 くなっても 必 要 な 情 報 は 入 れておく 文 句 を 言 われても 耐 えることも 必 要 である(ケースバイケース) 報 告 後 の 上 司 の 指 示 内 容 を 確 実 に 理 解 確 認 する 必 要 に 応 じて 上 司 の 支 援 を 受 ける 報 告 後 指 示 内 容 を 実 行 する 指 示 内 容 を 実 行 する 指 示 された 以 外 の 工 夫 も 加 える 結 果 を 再 度 報 告 する 指 示 内 容 の 実 行 結 果 を 再 度 報 告 する 報 告 に 基 づく 新 たな 指 示 があれば 受 け 解 決 するまで 繰 り 返 す 評 価 し 改 善 する 今 回 の 案 件 の 報 告 対 応 等 のやり 方 がよかったかどうか 評 価 する 自 分 の 反 省 点 があれば 次 回 に 改 善 する 上 司 の 対 応 方 法 についても 評 価 し 問 題 があれば 改 善 提 案 する 4 All Rights Reserved Copyright 資 産 工 学 研 究 所 LIMITED 2012

報 連 相 の 方 法 (3) : 連 絡 連 絡 の 方 法 連 絡 前 テーマを 決 める 連 絡 が 必 要 なテーマを 決 める 自 分 で 決 めたテーマ 依 頼 されたテーマ 連 絡 事 項 を 明 確 にする 連 絡 事 項 を 明 確 にするために5W3Hをおさえる 5W:Why What Who When Where 3W:How How Many How Much 連 絡 相 手 を 確 認 する 必 要 な 連 絡 相 手 を 把 握 する 直 接 の 連 絡 相 手 関 係 の 連 絡 相 手 (CC 等 ) 連 絡 相 手 に 漏 れがないかチェックする タイミングを 決 める 連 絡 のタイミングを 決 める 時 期 が 決 まっているもの 時 期 に 関 係 なく 連 絡 すべきもの 連 絡 の 方 法 を 決 める 連 絡 の 方 法 を 決 める 必 要 に 応 じて 組 み 合 わせる 面 談 により 口 頭 で 連 絡 する 面 談 により 資 料 で 連 絡 する 電 話 で 連 絡 する メールで 連 絡 する 文 書 で 連 絡 する 説 明 会 会 議 等 で 連 絡 する 自 分 が 連 絡 できない 場 合 代 理 を 立 てる 連 絡 内 容 を 作 成 する 連 絡 事 項 を 分 りやすくするために5W3Hを 記 述 する 相 手 にとって 分 かりやすい 表 現 をする 相 手 がこちらの 望 む 対 応 をしたくなるような 内 容 にする 相 手 のメリットを 明 確 にする やらないことのリスクを 明 確 にする 連 絡 中 連 絡 する 連 絡 内 容 を 適 切 な 連 絡 手 段 で 連 絡 する 面 談 電 話 メール 文 書 説 明 会 会 議 等 必 要 に 応 じて 複 数 の 手 段 を 組 み 合 わせる 重 要 な 連 絡 は 何 度 も 連 絡 する 重 要 な 内 容 は 何 度 も 連 絡 する 別 の 方 法 も 組 み 合 わせる 連 絡 後 相 手 が 受 け 取 ったかを 確 認 する 反 応 がない 場 合 の 対 応 をする 相 手 の 対 応 状 況 を 確 認 する 徹 底 していない 場 合 の 対 策 を 練 る 連 絡 の 完 了 をする 相 手 が 連 絡 内 容 を 受 け 取 ったことを 確 認 する メールで 返 事 をもらう 文 書 で 返 事 をもらう 等 意 見 が 無 くても 意 見 なしの 回 答 をもらう 反 応 がない 場 合 には 直 接 相 手 に 面 談 電 話 メール 等 で 連 絡 する 必 ず 返 事 をもらう 相 手 が 連 絡 内 容 を 実 行 してくれているか 確 認 する 実 行 状 況 の 連 絡 をもらったり 直 接 確 かめに 行 く 相 手 が 連 絡 内 容 を 実 行 してくれていない 場 合 には 再 度 連 絡 したり 警 告 を 出 したりする 連 絡 した 相 手 がこちらの 期 待 する 対 応 をしてくれていれば 連 絡 の 完 了 と する 5 All Rights Reserved Copyright 資 産 工 学 研 究 所 LIMITED 2012

報 連 相 の 方 法 (4) : 相 談 相 談 の 方 法 相 談 前 相 談 相 手 のタイプや 能 力 を 把 握 しておく 相 談 相 手 になりうる 候 補 者 をふだんから 確 保 しておく 相 談 相 手 候 補 者 の 特 性 や 能 力 状 況 を 把 握 しておく 相 談 すべきことを 明 確 に する テーマを 決 める 問 題 点 と 相 談 内 容 を 明 確 にする 相 談 内 容 と 時 間 を 明 確 にする 相 談 が 必 要 な 案 件 の 内 容 ポイント 等 を 明 確 にする 相 談 に 必 要 な 時 間 を 見 積 もる タイミングを 決 める 相 談 のタイミングを 決 める 早 く 相 談 したほうが 良 いもの 相 談 結 果 を 重 視 するもの 相 手 を 決 める 相 手 に 当 事 者 として 相 談 に 乗 ってもらう 案 件 の 内 容 に 応 じて 第 三 者 として 相 談 する 相 手 を 選 ぶ 1 人 に 相 談 すれば 良 いもの 複 数 人 に 相 談 したほうが 良 いもの( 観 点 を 変 える) 相 手 の 予 定 を 把 握 し 相 談 日 や 方 法 を 決 める 相 手 の 予 定 を 把 握 する 自 分 の 考 えたタイミングと 方 法 を 総 合 して 日 時 や 方 法 を 決 める スケジュール 上 ベストな 日 時 や 方 法 が 無 理 な 場 合 には 代 替 方 法 で 行 う 例. 面 談 時 間 がなければメールで 代 替 する 時 間 は 多 少 余 裕 を 持 っておいてもらう ( 相 談 が 長 引 いた 時 のため) 内 容 を 明 確 に 整 理 する 効 率 よく 効 果 的 に 相 談 の 目 的 が 達 成 できるように 十 分 に 準 備 する 経 過 等 を 簡 潔 にまとめる 要 点 を 本 質 をつかんで 整 理 する 解 決 案 を 整 理 する 相 手 の 判 断 材 料 となるポイントをきちんと 明 らかにしておく 複 数 の 選 択 肢 を 用 意 する 自 分 のやりたい 事 を 明 確 にしておく 解 決 案 を 複 数 用 意 するが 自 分 が 第 一 とする 案 を 決 めておく 自 分 の 考 えを 述 べる ( 案 を 考 えておく) 適 切 な 資 料 を 用 意 する 相 談 に 必 要 な 資 料 を 用 意 する 説 明 用 資 料 補 足 資 料 相 談 中 相 談 しやすい 場 作 りを 工 夫 する 相 談 しやすい 様 な 場 所 を 選 ぶ 相 談 しやすい 雰 囲 気 を 出 す 説 明 の 手 順 を 工 夫 する 説 明 の 手 順 を 考 える 相 談 希 望 内 容 は 最 初 に 伝 える ポイントを 明 確 に 伝 える 問 題 視 しているポイントを 明 確 に 伝 える あいまいな 表 現 は 避 ける 本 音 で 話 しあう 本 音 で 打 ち 明 ける 相 手 の 本 音 を 引 き 出 す 相 手 のアドバイスをもら う 相 手 からの 案 やアドバイスをもらう 複 数 案 の 場 合 は 相 手 の 考 える 優 先 度 を 聞 く 自 分 の 意 見 を 言 う 自 分 としてはどうしたいのかも 伝 える 今 後 の 予 想 を 伝 える また 相 談 に 乗 ってもらえるのかを 確 認 する 終 わり 方 を 工 夫 する 落 ちがついたところで 切 り 上 げる こじれそうなときにも 早 めに 切 り 上 げる 相 談 後 フォロー 状 況 を 報 告 する 結 論 に 至 る 前 に 途 中 経 過 を 報 告 する 相 談 し 実 行 した 結 果 を 報 告 する 感 謝 してお 礼 をする 結 果 に 関 わらず 感 謝 してお 礼 する 6 All Rights Reserved Copyright 資 産 工 学 研 究 所 LIMITED 2012