254 中 村 健 壽 福 岡 欣 治 社, 銀 行 と 小 売 業 各 76 社, 化 学 67 社 等 )であった. 2. 2. 調 査 内 容 調 査 内 容 は, 秘 書 部 門 の 有 無 とその 概 要 のほか, 秘 書 の 業 務 内 容, 自 律 性 や 多 様 性 など 職 務 の

川 崎 医 療 福 祉 学 会 誌 Vol. 20 No. 1 2010 253 258 短 報 電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 及 ぼす 影 響 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 による 分 析 中 村 健 壽 * 1 福 岡 欣 治 * 1 1. 研 究 の 背 景 と 目 的 香 西 1) が 指 摘 しているように,パーソナルコン ピュータ(パソコン)に 代 表 されるオフィスにおけ る 情 報 機 器 の 利 用 は,この30 年 間 の 間 に 大 きく 進 展 し, 業 務 の 具 体 的 な 内 容 は 大 きく 変 化 した.そし て,とりわけ1990 年 代 からのインターネットの 普 及 は, 個 々のオフィス 内 での 業 務 にとどまらず, 職 場 組 織 の 内 外 におけるコミュニケーションおよび 情 報 収 集 の 様 相 を 大 きく 変 化 させた. 中 でも 電 子 メール は, 個 人 間 のコミュニケーション ツールとして 広 く 普 及 しており, 現 在 では 非 常 に 多 くの 人 々が 仕 事 上 の 連 絡 に 電 子 メールを 利 用 する 状 況 となってい る. 電 子 メールの 職 場 でのコミュニケーションへの 影 響 に 関 しては,ちょうどその 黎 明 期 から 普 及 期 にか けて, 橋 元 他 2), 北 垣 3), 井 上 三 浦 橋 本 4) ら の 研 究 が 報 告 されてきた.そして,2000 年 代 に 入 る と, 秘 書 業 務 あるいはビジネス 実 務 の 観 点 からの 分 析 も 報 告 されてきている 5,6).たとえば 大 島 他 5) は 1999 年 に 電 子 メールの 定 着 した44 社 46オフィスに 調 査 票 を 配 布 し, 男 女 の 勤 労 者 における 電 子 メール の 利 用 が 仕 事 のスタイルに 及 ぼす 影 響 を 報 告 して いる. 電 子 メールはメモや 電 話 FAXなどの 減 少 によって 仕 事 の 効 率 化 に 貢 献 し, 連 絡 相 手 や 収 集 す る 情 報 の 範 囲 の 拡 大 が 生 じていることを 指 摘 してい る.また 北 垣 6) は, 日 系 および 外 資 系 企 業 計 32 社 39 名 へのヒアリング 調 査 を 通 じて, 秘 書 の 情 報 伝 達 機 能 に 対 する 電 子 メールの 影 響 を 考 察 し, 上 司 とのス ムーズな 情 報 交 換 や 海 外 との 時 差 を 気 にしないやり とりに 電 子 メールが 活 用 されていること 等 を 報 告 し ている. ただし, 大 島 他 5) の 調 査 は 秘 書 ではなくオフィ スワーカー 一 般 に 焦 点 を 当 てたものであり,また 北 垣 6) も 含 めて, 秘 書 業 務 を 組 織 として 担 当 する 部 署,あるいはその 責 任 者 にまで 対 象 を 広 げて 研 究 し たものは 報 告 されていないようである. 秘 書 自 身 の 業 務 における 電 子 メールの 影 響 を 量 的 に 把 握 したも のは 報 告 されていない.また, 日 本 企 業 の 秘 書 は 多 くの 場 合 秘 書 室 秘 書 課 等 の 秘 書 業 務 担 当 部 門 に 所 属 しているため,その 部 門 を 統 括 する 責 任 者 から 業 務 全 体 を 俯 瞰 した 情 報 を 得 ることも 有 意 義 であると 考 えられる. 本 研 究 では, 企 業 における 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 とそこで 働 く 秘 書 ( 以 下 それぞれ 責 任 者 秘 書 課 員 と 表 記 )を 対 象 とした 全 国 規 模 の 調 査 7) から, 電 子 メールの 利 用 状 況 ならびに 電 子 メールの 利 用 による 秘 書 業 務 への 影 響 に 関 する, 秘 書 課 員 および 責 任 者 の 回 答 を 分 析 する. 企 業 の 秘 書 業 務 担 当 部 門 における 電 子 メール 利 用 の 実 態 と, 秘 書 課 員 および 直 属 上 司 にあたる 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 が 電 子 メール 利 用 に 対 してどのような 認 識 を 持 っているのか,そして 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 認 識 は どのように 対 応 あるいはズレを 生 じているのか,を 検 討 する. 2. 調 査 方 法 調 査 全 体 の 枠 組 み 等 は 福 岡 中 村 7) において 報 告 済 みのため,ここでは 本 研 究 での 分 析 に 直 接 関 係 す る 事 柄 について 記 述 する. 2. 1. 調 査 対 象 会 社 四 季 報 2004 年 3 集 ( 夏 号,CD-ROM)よ り, 企 業 の 経 営 規 模 を 勘 案 して 合 計 1000 社 ( 資 本 金 100 億 円 以 上 かつ 従 業 員 数 300 名 以 上 825 社,その 他 企 業 175 社 )を 抽 出 し,これらの 企 業 における 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 とそのもとで 勤 務 する 秘 書 を 調 査 対 象 者 とした. 調 査 票 の 不 着 分 を 除 き, 実 際 に 調 査 が 可 能 であったのは 計 998 社 ( 東 証 一 部 833 社, 東 証 二 部 31 社,ジャスダック25 社 等 ; 電 気 機 器 94 * 1 川 崎 医 療 福 祉 大 学 医 療 福 祉 マネジメント 学 部 医 療 秘 書 学 科 ( 連 絡 先 ) 中 村 健 壽 701-0193 倉 敷 市 松 島 288 川 崎 医 療 福 祉 大 学 E-Mail:nakamura@mw.kawasaki-m.ac.jp 253

254 中 村 健 壽 福 岡 欣 治 社, 銀 行 と 小 売 業 各 76 社, 化 学 67 社 等 )であった. 2. 2. 調 査 内 容 調 査 内 容 は, 秘 書 部 門 の 有 無 とその 概 要 のほか, 秘 書 の 業 務 内 容, 自 律 性 や 多 様 性 など 職 務 の 質 的 特 徴,ストレスなどをも 含 むものであったが, 本 研 究 では 特 に 電 子 メールの 利 用 に 焦 点 をあてた 項 目 につ いて 分 析 した. 具 体 的 な 調 査 内 容 は 以 下 のとおりで ある. (1) 秘 書 業 務 における 電 子 メール 導 入 時 期 秘 書 課 員 責 任 者 とも, 回 答 者 の 勤 務 する 職 場 で 電 子 メールが 秘 書 業 務 に 使 われ 始 めた 時 期 がいつであるかについてたずねた. (2) 仕 事 上 の 送 受 信 メール 数 秘 書 課 員 責 任 者 とも, 回 答 者 自 身 が 仕 事 上 で 送 受 信 するメールの 本 数 を, 総 数 および 社 内 メール, 社 外 メール 別 にたずねた. (3) 担 当 上 役 宛 メールの 扱 い 秘 書 課 員 のうち, を 担 当 して 秘 書 業 務 をおこなっている 人 を 対 象 に, 上 役 宛 社 内 および 社 外 メールの 扱 い( 秘 書 が 開 封 して いるか 上 役 が 開 封 しているか),およびその 扱 いが 会 社 の 方 針 か 否 かをたずねた. (4) 電 子 メールの 秘 書 業 務 への 影 響 電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 にどのような 影 響 を 与 えているかについて, 計 11 項 目 を 設 けてそれぞれ4 段 階 (1.あてはまらない,2.や やあてはまる,3.かなりあてはまる,4.とても あてはまる)でたずねた.なお, 秘 書 課 員 に は 自 らの 秘 書 業 務 について, 責 任 者 には 自 身 でなく 秘 書 の 業 務 に 対 する 認 識 という 形 でた ずねた. (5) その 他 基 本 的 な 個 人 属 性 としての 性 別, 年 齢, 秘 書 業 務 の 経 験 年 数, 業 務 形 態 等 に 関 する 設 問 の 回 答 を 分 析 対 象 とした. 2. 3. 実 施 方 法 各 企 業 における 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 宛 に 責 任 者 用 1 部 秘 書 課 員 用 2 部 の 調 査 票 を 送 付 し, 責 任 者 用 は 本 人 が, 秘 書 課 員 用 は 業 務 の 習 熟 度 を 考 慮 し 原 則 として 勤 務 年 数 2 年 以 上 の 秘 書 課 員 が,それぞれ 無 記 名 で 回 答 するよう 依 頼 した( 経 験 年 数 の 短 い 秘 書 課 員 のみで 組 織 が 構 成 される 可 能 性 もあることから, 分 析 上 は2 年 未 満 の 人 も 含 め た). 調 査 の 実 施 時 期 は2004 年 11 12 月 であり, 有 効 回 答 者 は 秘 書 課 員 が121 社 177 名 ( 男 性 11 名 と 女 性 166 名, 平 均 年 齢 32.8 歳 (SD=6.42)), 責 任 者 が 114 社 114 名 ( 男 性 109 名 と 女 性 5 名, 平 均 年 齢 48.5 歳 (SD=6.29))であった. 回 答 企 業 のうち 責 任 者 と 秘 書 の 少 なくとも 一 方 から 回 答 の 得 られた 企 業 は156 社 であり, 送 付 企 業 数 を 母 数 とした 回 収 率 は 15.6%であった. 回 答 企 業 に 業 種 等 の 偏 りはなく, 企 業 規 模 のみ 若 干 大 きかった. 本 研 究 においては, 質 問 内 容 の 多 くが 組 織 での 電 子 メールの 扱 いに 関 するものであることから, 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 双 方 から 回 答 の 得 られた79 社 のデー タ( 複 数 の 秘 書 課 員 から 回 答 が 得 られた 場 合 に 性 別 や 勤 務 年 数 等 の 属 性 から 代 表 的 と 考 えられる1 名 を 抽 出 し, 責 任 者 1 名 の 回 答 と 対 応 づけたマッチング データ 7) )について 分 析 した.なお, 一 部 の 項 目 に 記 入 不 備 があった 場 合 は, 当 該 項 目 の 分 析 ごとに 除 去 した. 従 って, 分 析 により 対 象 者 数 が 若 干 異 なっ ている. 3. 結 果 3. 1. 秘 書 業 務 における 電 子 メール 導 入 時 期 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 をそれぞれ 表 1に 示 す. 両 者 の 回 答 で 明 らかに 違 うのは 導 入 されているが 時 期 は 不 明 という 回 答 が 秘 書 課 員 で 多 く 責 任 者 で は 少 ないことである.ただし, 導 入 されていな い 企 業 は 皆 無 であり,1995 1998 年 頃 に 相 次 いで 秘 書 業 務 に 電 子 メールが 導 入 されたことが 見 て 取 れ る. 回 答 が 極 端 に 少 なかった2001 年 以 降 の 導 入 分 をそ の 直 前 の 時 期 (1999 00 年 )のカテゴリーと 合 わ せ,また 導 入 されているが 時 期 は 不 明 の 回 答 を 除 き, 1994 年 以 前 1995 96 年 1997 98 年 1999 年 以 降 の4カテゴリーとしたうえで 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 の 関 連 性 を 調 べた.その 結 果,クロス 表 の 直 接 確 率 計 算 ではp=.016, 各 カテゴ リーに1 4 点 をあて 間 隔 尺 度 とみなして 相 関 係 数 を 算 出 するとr=.50,p<.001であり, 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 はある 程 度 対 応 していた( 導 入 され ているが 時 期 は 不 明 のカテゴリーを 含 めても, 直 接 確 率 計 算 でp=.035の 関 連 性 が 認 められた). 3. 2. 仕 事 上 の 送 受 信 メール 数 秘 書 課 員 と 責 任 者 それぞれの 送 受 信 メール 数 (1 日 あたり)の 平 均 値 と 標 準 偏 差 を 表 2に 示 す.メー ル 送 受 信 数 はほぼ 同 様 であり, 平 均 値 で 総 数 が 約 25 通,うち 社 内 メールが20 通 程 度, 社 外 メールが5 通 程 度 であった. なお, 秘 書 課 員 のメール 本 数 について, 業 務 形 態 による 差 異 があるかどうかを 調 べたところ, 特 定 上 役 を 含 む 秘 書 ( 特 定 の 上 役 の 専 属 として 秘 書 業 務 を 遂 行 している 秘 書,ならびに 特 定 の 上 役 に ついて 秘 書 業 務 をおこなうとともに 秘 書 課 において グループ 秘 書 としての 内 容 別 業 務 も 兼 任 している 秘

電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 及 ぼす 影 響 255 表 1 電 子 メールの 秘 書 業 務 への 導 入 時 期 導 入 時 期 秘 書 課 員 責 任 者 度 数 % 度 数 % 1994 年 以 前 8 10.1 12 15.2 1995-96 年 12 15.2 22 27.8 1997-98 年 17 21.5 20 25.3 1999-00 年 7 8.9 11 13.9 2001-02 年 4 5.1 1 1.3 2003 年 以 降 0 0.0 1 1.3 導 入 されているが 時 期 は 不 明 30 38.0 10 12.7 導 入 されていない 0 0.0 0 0.0 欠 損 値 1 1.3 2 2.5 合 計 79 100 79 100 表 2 電 子 メール 送 受 信 数 (1 日 あたり) 指 標 秘 書 課 員 責 任 者 Mean SD Mean SD t 値 送 受 信 メール 総 数 25.21 23.46 24.99 21.83 0.10 n.s. 社 内 メール 20.71 19.75 19.59 18.80 0.25 n.s. 社 外 メール 5.03 7.59 5.37 4.98 0.55 n.s. 書 )では, 秘 書 課 での 内 容 別 業 務 のみを 担 当 する 秘 書 等 に 比 べると,メール 総 数 および 社 内 メールの 本 数 が 多 かった( 表 3). 3. 3. 担 当 上 役 宛 メールの 扱 い を 含 む 秘 書 課 員 における, 上 役 宛 メールの 扱 いとその 方 針 についての 集 計 結 果 を 表 4に 示 す. 開 封 方 法 については, 秘 書 が 送 信 者 や 件 名 にもとづいて 一 部 を 開 封 するという 回 答 は 相 対 的 に 少 なく,すべてを 秘 書 または 上 役 が 開 封 すると いう 回 答 が 多 かった.また,その 開 封 方 針 は 秘 書 の 希 望 ではなく 上 役 個 人 の 意 向 または 会 社 の 方 針 によ るという 回 答 であった. なお, 開 封 方 法, 開 封 方 針 ともに 社 外 メールと 社 内 メールに 関 する 回 答 は 似 通 っている 一 方 (クロス 表 の 直 接 確 率 計 算 でいずれもp<.001), 開 封 方 法 と 方 針 との 間 には 社 外 メール 社 内 メールともに 関 連 性 がみられなかった( 直 接 確 率 計 算 でいずれも p>.10). 3. 4. 電 子 メールの 秘 書 業 務 への 影 響 電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 及 ぼす 影 響 につい てたずねた11 項 目 のそれぞれについて, 秘 書 課 員 と 責 任 者 による 回 答 の 平 均 値 を 算 出 して 比 較 するとと もに, 両 者 の 回 答 の 関 連 性 を 相 関 係 数 とクロス 集 計 表 による 直 接 確 率 計 算 の2 通 りで 検 討 した( 表 5).その 結 果, 対 応 のあるt 検 定 による 平 均 値 の 比 較 では, 有 意 差 のある 項 目 はみられなかった(1 項 目 のみ10% 水 準 の 傾 向 差 あり). 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 は 平 均 値 レベルでは 差 がないと 言 える. 得 点 の 上 位 3つはともに 社 内 他 部 署 との 連 絡 がス ムーズになる ( 平 均 値 は 秘 書 課 員 が3.47, 責 任 者 が3.34), 社 外 との 連 絡 がスムーズになる ( 同 3.27と3.25), FAXの 量 が 少 なくなる ( 同 3.02 と3.23)であり,その 順 位 も 同 一 であった.なお, 用 意 したいずれの 項 目 も 平 均 値 が2.0を 下 回 るもの はなかったが, 担 当 上 役 への 情 報, 担 当 上 役 から の 情 報 が, 秘 書 を 介 さずにやりとりされる という 項 目 への 回 答 は, 秘 書 課 員 責 任 者 ともに 平 均 値 が 低 かった.また 打 合 せの 時 間 が 少 なくなる も 同 様 であった. 他 方, 秘 書 課 員 と 責 任 者 による 回 答 の 関 連 性 につ いては, 相 関 係 数 に 有 意 ないし 有 意 傾 向 のものはな く, 直 接 確 率 計 算 でも1 項 目 が10% 水 準 での 有 意 傾 向 を 示 すにとどまった. 各 組 織 単 位 でみたとき, 秘 書 課 員 とその 直 属 上 司 にあたる 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 の, 電 子 メールが 秘 書 業 務 に 与 える 影 響 につ いての 認 識 はまったく 似 ていない,と 言 うことがで きる. なお, 秘 書 課 員 の 回 答 について, 業 務 形 態 による 比 較 をおこなったところ, 上 司 との 連 絡 がスムーズになる と 社 外 との 連 絡 がスムーズになる の2 項 目 で, 付 き 業 務 を 含 む 秘 書 の 方 がそうでない 秘 書 より 得 点 が 高 い,という 差 異 が 認 められた( 対 応 のあるt 検 定 : 前 者 はt(18)=2.50, p<.05, 後 者 はt(74)=2.92, p<.01). 4. 考 察 と 展 望 4. 1. 調 査 結 果 のまとめと 考 察

256 中 村 健 壽 福 岡 欣 治 表 3 秘 書 課 員 の 業 務 形 態 別 にみたメール 送 受 信 数 指 標 業 務 形 態 N Mean SD カテゴリー Mean SD t 値 送 受 信 メー の 個 人 16 29.07 26.90 ル 総 数 付 きのみ 28.11 24.57 の 個 人 48 27.79 24.04 を 含 む 付 き+ 内 容 別 3.95 秘 書 課 での 内 容 8 12.63 10.81 p<.001 別 業 務 のみ 11.93 10.14 を 含 まな 上 記 以 外 6 11.00 10.10 い の 個 人 社 内 メール 16 22.88 22.69 付 きのみ 23.14 20.70 の 個 人 47 23.23 20.2424 を 含 む 付 き+ 内 容 別 4.49 秘 書 課 での 内 容 8 7.13 5.38 p<.001 別 業 務 のみ 8.92 6.49 を 含 まな 上 記 以 外 5 11.80 7.66 い の 個 人 社 外 メール 16 6.19 5.49 付 きのみ 5.25 7.28 の 個 人 付 き+ 内 容 別 秘 書 課 での 内 容 別 業 務 のみ 47 4.94 7.82 8 5.50 11.65 上 記 以 外 5 1.40 2.07 を 含 む を 含 まな い 3.92 9.22 0.57 n.s. 表 4 上 役 宛 メールの 開 封 方 法 と 方 針 指 標 カテゴリー 社 外 メール 社 内 メール 度 数 % 度 数 % 開 封 すべて 秘 書 ( 回 答 者 自 身 )が 開 封 19 29.7 27 42.2 秘 書 が 送 信 者 や 件 名 から 一 部 を 開 封 11 17.2 8 12.5 すべて 上 役 が 開 封 ( 秘 書 は 開 封 しない) 34 53.1 13 20.3 すべて 上 役 が 開 封 するが 秘 書 にも 同 送 される ( 選 択 肢 なし) 16 25.0 方 針 会 社 の 方 針 である 16 25.0 17 26.6 上 役 個 人 の 意 向 である 48 75.0 46 71.9 秘 書 ( 回 答 者 自 身 )の 希 望 による 0 0.0 1 1.6 本 研 究 では, 企 業 での 秘 書 業 務 における 電 子 メー ル 利 用 の 実 態,および 電 子 メールの 利 用 による 秘 書 業 務 への 影 響 について 検 討 した. (1) 電 子 メール 利 用 の 実 態 について 電 子 メールは,1990 年 代 の 半 ばから 後 半 に かけて, 秘 書 業 務 に 導 入 された.2000 年 前 後 には 大 半 の 企 業 において 秘 書 業 務 に 電 子 メー ルが 取 り 入 れられている.これは 社 会 におけ るインターネットの 普 及 8) と 軌 を 一 にするも のであり, 企 業 秘 書 を 対 象 とした 北 垣 6) の 報 告 とも 一 致 している. 仕 事 上 の 電 子 メール 総 受 信 数 は1 日 あたり 平 均 で 約 25 通 であり, を 含 む 秘 書 の 方 が 特 に 社 内 メールを 多 く 利 用 して いた. 秘 書 課 としてのいわゆるグループ 業 務 に 比 べて, 上 役 の 業 務 を 個 人 として 補 佐 する 場 合 の 方 が, 秘 書 自 身 が 社 内 各 部 署 との 接 点 になりやすいと 考 えられる. 付 き 秘 書 の 場 合, 上 役 宛 のメール を 自 ら 開 封 する 場 合 がある. 上 役 宛 メールの 開 封 については, 秘 書 がイニシャティブをと るのではなく, 主 に 上 役 個 人 の 意 向 によっ て, 秘 書 に 開 封 の 任 がゆだねられるかどうか が 決 まっているようである.これには, 上 役 自 身 のリテラシー 能 力 やメール コミュニケー ションへの 積 極 性 も 関 係 していると 思 われ る. (2) 電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 与 える 影 響 に ついて 電 子 メールの 利 用 による 秘 書 業 務 への 影 響 としては, 主 に 社 内 他 部 署 および 社 外 との 連 絡 がスムーズになる ことが 秘 書 課 員 と 責 任 者 に 共 通 して 認 識 されていた( 上 司 との 連 絡 の 円 滑 化 については,これらに 比 べるとや や 得 点 が 低 かった). 他 方 秘 書 を 介 さない 情 報 のやりとり の 得 点 が 低 かったことは,

電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 及 ぼす 影 響 257 項 目 内 容 ( 一 部 略 ) 上 司 との 連 絡 がスムーズに なる 社 内 他 部 署 との 連 絡 がス ムーズになる 社 外 との 連 絡 がスムーズに なる Mean SD Mean SD 2.60 1.16 2.52 0.96 0.08 n.s. -.04 n.s. 3.47 0.69 3.34 0.57 1.39 n.s..05 p=.068 3.27 0.80 3.25 0.69 0.44 n.s..16 n.s. 電 話 の 回 数 が 少 なくなる 2.53 1.02 2.73 0.88 1.18 n.s..12 n.s. 電 話 の 取 り 次 ぎによる 仕 事 の 中 断 が 少 なくなる 2.34 1.03 2.48 0.94 0.78 n.s..11 n.s. FAXの 量 が 少 なくなる 3.02 0.88 3.23 0.75 1.52 n.s..23 n.s. 手 書 きメモの 作 成 や 受 け 取 りが 少 なくなる 書 類 (コピーなど)の 量 が 少 なくなる 表 5 電 子 メールの 秘 書 業 務 への 影 響 : 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 秘 書 課 員 責 任 者 t 検 定 相 関 係 数 (n.s.) クロス 集 計 時 直 接 確 率 計 算 2.69 0.96 2.75 0.80 0.50 n.s..20 n.s. 2.44 0.97 2.17 1.02 1.69 p<.10.15 n.s. 打 合 せの 時 間 が 少 なくなる 2.00 0.76 2.17 0.85 0.89 n.s. -.09 n.s. 担 当 上 役 への 情 報 担 当 上 役 からの 情 報 が 秘 書 を 介 2.05 0.93 2.03 0.82 0.35 n.s. -.05 n.s. さずにやりとりされる 全 体 として 秘 書 業 務 の 遂 行 がスムーズになる 2.91 0.85 2.89 0.80 0.51 n.s..15 n.s. 電 子 メールの 導 入 が 情 報 伝 達 の 仲 介 役 として の 秘 書 の 役 割 を 低 下 させるものではない,と いう 認 識 がなされていることの 反 映 であると 考 えられる.なお, 付 きの 業 務 を 経 験 している 秘 書 ほど 上 司 および 社 外 との 連 絡 が 円 滑 化 すると 回 答 している 点 は, 本 調 査 に おける 秘 書 課 員 の 回 答 が 現 実 の 秘 書 業 務 場 面 を 適 切 に 反 映 していることの 現 れとして 解 釈 することもできよう. (3) 電 子 メール 利 用 の 影 響 に 関 する 秘 書 課 員 の 回 答 と 責 任 者 の 回 答 との 関 係 今 回 のデータで, 電 子 メールの 利 用 が 秘 書 業 務 に 与 える 影 響 について, 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 は, 平 均 値 のレベルでは 同 等 であっ た.しかしながら, 秘 書 課 員 と 直 属 上 司 であ る 責 任 者 の 回 答 を 組 織 単 位 で 対 応 づけようと したとき, 両 者 には 何 ら 有 意 な 関 連 性 が 認 め られなかった.これはたとえば, 秘 書 業 務 に 電 子 メールが 良 い 影 響 を 与 えている,と 認 識 している 責 任 者 のもとで 働 く 秘 書 課 員 が, 必 ずしも 電 子 メールが 秘 書 業 務 に 影 響 している とは 回 答 していない,という 状 態 であると 言 える.このことが 生 じる 理 由 は 責 任 者 と 秘 書 課 員 の 双 方 にあり 得 るが, 電 子 メールの 導 入 時 期 に 関 する 回 答 では 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 が 相 互 に 関 係 していたことと 合 わせて 解 釈 すれば, 責 任 者 が 秘 書 課 員 の 業 務 の 質 的 な 側 面 を 十 分 には 理 解 していない,という 可 能 性 が 考 えられる. 福 岡 中 村 9) が 先 行 研 究 をふ まえて 指 摘 しているように, 日 本 の 企 業 秘 書 においては, 秘 書 としての 業 務 経 験 を 積 んだ 人 が 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 になる,とい うキャリアパスがほとんど 存 在 しない. 従 っ て, 電 子 メールの 業 務 への 影 響 に 関 しては, 責 任 者 よりも 秘 書 課 員 の 回 答 の 方 がより 実 態 を 反 映 している,と 推 測 することができる. もちろん,この 解 釈 の 妥 当 性 については, 今 後 の 研 究 でも 改 めて 確 認 していかねばならな い. 4. 2. 展 望 と 今 後 の 課 題 本 研 究 では, 日 本 の 企 業 秘 書 における 電 子 メール 導 入 の 状 況 とその 業 務 に 対 する 影 響 に 関 する 調 査 結 果 を 報 告 した. 電 子 メールのみならずインターネッ トはもはや 社 会 の 一 部 であり, 導 入 が 進 んでい る という 状 態 は 過 去 のものである.しかしなが ら, 電 子 メールの 導 入 が 業 務 にいかなる 影 響 を 与 え, 秘 書 業 務 を 変 化 させているかという 点 について は 十 分 検 討 されたとは 言 えず,むしろ 導 入 それ 自 体 が 一 段 落 している 現 時 点 でこそ, 業 務 の 質 的 な 変 化 へと 踏 み 込 んだ 分 析 をおこなうべきであろう. 特 に, 秘 書 課 員 と 責 任 者 の 回 答 が 平 均 値 レベルで は 同 等 であるにもかかわらず 両 者 の 関 連 性 が 乏 しい という 結 果 は, 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 が 現 在 以 上 に 部 下 である 秘 書 課 員 の 職 務 状 況 を 理 解 すること の 必 要 性 を 示 唆 している.この 問 題 を 掘 り 下 げてい くことは, 秘 書 課 員 の 職 務 に 対 するモチベーション

258 中 村 健 壽 福 岡 欣 治 や 満 足 感 の 向 上 を 促 し, 個 々の 秘 書 課 員 のみならず 秘 書 業 務 担 当 部 門 における 秘 書 業 務 の 効 率 的 な 遂 行 にもつながる 可 能 性 がある. 本 研 究 の 問 題 点 としては, 調 査 自 体 の 回 収 率 の 低 さとともに, 電 子 メール 利 用 の 秘 書 業 務 に 対 する 質 的 な 影 響 について 必 ずしも 網 羅 的 に 項 目 を 整 備 でき ているわけではない,という 点 が 指 摘 できる. 後 者 については,たとえば 電 子 メールのもつ 欠 点 や 導 入 に 伴 うデメリット(たとえば 大 島 他 5) を 参 照 )につ いては 本 研 究 では 対 象 外 であった. 調 査 方 法 と 指 標 の 拡 張 改 善 によって,より 精 緻 な 検 討 をおこなう 余 地 があるといえる. 調 査 の 実 施 にあたり, 平 成 16 年 度 静 岡 文 化 芸 術 大 学 文 化 政 策 学 部 長 特 別 研 究 費 の 助 成 を 受 けました.ご 多 忙 の 中, 調 査 にご 協 力 くださいました 各 企 業 における 秘 書 業 務 担 当 部 門 の 責 任 者 ならびに 秘 書 課 員 の 皆 様 方 に 対 し, 厚 く 御 礼 申 し 上 げます. 文 献 1) 香 西 真 弓 :PC 導 入 による 秘 書 業 務 の 変 容 インタビュー 調 査 を 中 心 に. 自 由 が 丘 産 能 短 期 大 学 紀 要, 42, 127-134, 2009. 2) 橋 元 良 明, 吉 井 博 明, 三 上 俊 治, 水 野 博 介, 石 井 健 一, 平 林 紀 子, 中 村 功, 是 永 論, 見 城 武 秀, 福 田 充 : 企 業 における 電 子 メイル システムの 実 態 事 例 研 究. 東 京 大 学 社 会 情 報 研 究 所 調 査 研 究 紀 要, 3, 1-70, 2003. 3) 北 垣 日 出 子 : 電 子 メールの 導 入 と 秘 書 職 の 現 状 オフィスのネットワーク 化. 日 本 橋 女 学 館 短 期 大 学 紀 要, 8, 35-51, 1995. 4) 井 上 理, 三 浦 仁, 橋 本 岳 : 社 内 電 子 メールの 活 用 がコミュニケーション 行 動 に 及 ぼす 影 響 について. 日 本 社 会 心 理 学 会 第 38 回 大 会 発 表 論 文 集, 268-269, 1997. 5) 大 島 武, 村 田 雅 之, 西 野 伸 一 郎 : 電 子 メールがオフィスワーカーのワーキングスタイルに 与 える 影 響.ビジネス 実 務 論 集, 18, 1-16, 2000. 6) 北 垣 日 出 子 : 電 子 メールの 普 及 による 秘 書 の 情 報 伝 達 活 動 への 影 響.ビジネス 実 務 論 集, 21, 11-24, 2003. 7) 福 岡 欣 治, 中 村 健 壽 : 企 業 組 織 における 秘 書 機 能 の 二 重 構 造 性 調 査 の 概 要 と 秘 書 組 織 の 特 徴. 静 岡 文 化 芸 術 大 学 研 究 紀 要, 6, 83-90, 2005. 8) 日 本 インターネット 協 会 :インターネット 白 書 2001. 初 版,インプレス, 東 京, 2001. 9) 福 岡 欣 治, 中 村 健 壽 : 企 業 秘 書 における 職 務 の 多 様 性, 自 律 性 がワーク モチベーションとメンタルヘルスに 及 ぼす 影 響 秘 書 課 員 と 責 任 者 による 認 識 の 相 違 に 着 目 して.ビジネス 実 務 論 集, 28, 65-74, 2010. ( 平 成 22 年 5 月 10 日 受 理 ) Effects of Email Use on Secretarial Working Practices in Japanese Companies: From the Viewpoints of Secretaries and Their Bosses Kenju NAKAMURA and Yoshiharu FUKUOKA (Accepted May 10, 2010) Key words:business secretaries,e-mail,secretarial working practices,bosses Correspondence to:kenju NAKAMURA Department of Medical Secretarial Arts Faculty of Health and Welfare Services Administration Kawasaki University of Medical Welfare Kurashiki,701-0193,Japan E-Mail:nakamura@mw.kawasaki-m.ac.jp (Kawasaki Medical Welfare Journal Vol.20, No.1, 2010 253 258)