名 簿 地 図 作 成 についての 調 査 ( 集 計 結 果 ) 2013 年 6 月 28 日 調 査 時 期 :2013 年 5 月 調 査 目 的 : 平 成 17 年 4 月 の 個 人 情 報 保 護 法 前 面 施 行 により 個 人 情 報 の 意 識 が 高 まり 取 り 組 みも 進 んできたものの 法 の 趣 旨 の 誤 解 から 名 簿 の 作 成 が 中 止 されるなど 過 剰 ともいえる 反 応 が 見 受 けられる このような 状 況 を 鑑 みて 町 内 会 自 治 会 が 安 心 して 名 簿 等 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 えるようなマニュアルを 将 来 的 に 作 成 す べく 事 前 に 現 状 を 把 握 するため 調 査 対 象 :2012 年 度 町 内 会 自 治 会 連 合 会 に 加 入 している 町 内 会 自 治 会 計 220 団 体 有 効 回 答 : 郵 送 来 庁 等 による 提 出 の 計 192 団 体 有 効 回 答 率 87.27% 1 名 簿 作 成 について 1 名 簿 を 作 成 していますか? 1 はい 84.90% 1 はい 163 2 いいえ 29 2 いいえ 15.10% 1を 回 答 した 場 合 以 下 の2~4を 回 答 2を 回 答 した 場 合 以 下 の5~7を 回 答 2 どのような 方 法 で 名 簿 を 作 成 していますか? 3 4.29% 1 業 者 に 依 頼 64 2 町 内 会 自 治 会 で 作 成 92 3 その 他 7 1 39.26% 2 56.44% ⅰ 業 者 に 委 託 した 場 合 のかかった 費 用 広 告 を 掲 載 する 条 件 で 無 料 56 その 他 3.12% 委 託 料 を 支 払 っている 2 委 託 料 3.12% その 他 2 未 回 答 4 広 告 87.50% 委 託 料 :195,000 円 1 団 体 450,000 円 ( 地 図 作 成 込 ) 1 団 体 また 100,000 円 を 見 積 もって 業 者 に 依 頼 予 定 の 団 体 あり
ⅱ 町 内 会 自 治 会 で 独 自 に 作 成 した 場 合 のかかった 費 用 印 刷 代 : 最 低 額 200 円 最 高 額 300,000 円 ( 数 年 ごと) 平 均 約 27,000 円 ( 具 体 的 な 金 額 を 回 答 した 42 団 体 の 平 均 ) その 他 : 用 紙 代 インク 代 として 1,000~5,000 円 の 回 答 が 多 数 また 総 会 経 費 ( 資 料 作 成 )と 合 算 で 計 上 している 例 も 複 数 ⅲ その 他 の 主 な 自 由 記 述 内 容 連 合 会 で 作 成 しているため 詳 細 を 把 握 してない マンションの 管 理 組 合 が 作 成 しているため 詳 細 を 把 握 していない 電 子 データでのみ 管 理 しているため 印 刷 代 等 の 実 費 はかかっていない 3 配 布 対 象 1 全 戸 配 布 122 2 役 員 のみに 配 布 21 3 配 布 せず 自 治 会 で 保 管 18 4 その 他 2 3 11.04% 2 12.88% 1 74.84% 4 名 簿 を 配 布 して 良 かったこと( 複 数 回 答 ) 1 町 内 会 の 交 流 に 役 立 った 56 2 会 員 に 連 絡 を 取 る 際 に 役 立 った 134 3 町 内 会 の 現 状 を 把 握 し 改 善 していくのに 役 立 った 58 4 その 他 9 160 134 140 120 回 100 答 80 56 58 数 60 40 20 9 0 1 2 3 4 その 他 の 回 答 内 容 名 簿 を 作 成 して 良 かったと 思 える 事 案 にまだ 遭 遇 してない 会 費 の 徴 収 に 役 立 った 今 後 は 少 子 高 齢 化 の 実 態 把 握 に 役 立 てていきたい 空 き 家 の 状 況 を 調 査 するのに 役 立 った 要 援 護 者 の 所 在 を 明 確 に 把 握 するのに 役 立 った 町 内 会 の 年 間 事 業 計 画 の 立 案 ( 規 模 予 算 内 容 )に 役 立 った
5 名 簿 を 作 成 していない 理 由 は 何 ですか? 1 個 人 情 報 保 護 の 観 点 で 賛 同 が 得 られない 20 2 作 成 する 費 用 がない 0 3 作 成 する 人 員 がいない 2 その 他 未 回 答 7 1 68.96% 3 6.89% その 他 の 主 な 具 体 的 内 容 商 店 街 に 立 地 しているため テナントの 出 入 りが 多 く 現 実 的 ではない ブロック 単 位 での 名 簿 に 類 するものの 作 成 は 行 っている 自 主 防 災 隊 の 名 簿 を 毎 年 作 成 しているので 町 内 会 の 名 簿 を 改 めて 作 成 する 必 要 を 感 じていない 名 簿 を 作 成 することの 必 要 性 をそもそも 感 じていない 6 何 年 前 から 作 成 していないですか? 1 1~2 年 前 から 0 2 3~5 年 前 から 7 3 6~10 年 前 から 7 4 11 年 以 上 前 から 8 未 回 答 7 未 回 答 24.14% 4 27.58% 2 24.14% 3 24.14% 7 名 簿 がなくて 困 ったことはありますか?( 複 数 回 答 ) 1 会 員 の 顔 が 見 えにくくなった 7 2 会 員 に 連 絡 を 取 りにくくなった 9 3 町 内 会 の 現 状 を 把 握 しにくくなった 8 4 その 他 7 回 答 数 10 8 6 4 2 0 9 8 7 7 1 2 3 4 その 他 の 回 答 内 容 特 に 困 ったことはない 7 ( 役 員 名 簿 があるから マンションの 管 理 組 合 が 別 途 作 成 しているから など)
2 地 図 作 成 について 1 地 図 を 作 成 していますか? 1 はい 106 2 いいえ 63 未 回 答 23 1 はい 55.20% 2 いいえ 32.81% 1を 回 答 した 場 合 以 下 の2~5を 回 答 2を 回 答 した 場 合 以 下 の6~8を 回 答 2 どのような 方 法 で 名 簿 を 作 成 していますか? 1 業 者 に 依 頼 42 2 町 内 会 自 治 会 で 作 成 51 3 7.54% 3 その 他 8 未 回 答 5 1 39.62% 2 48.11% ⅰ 業 者 に 委 託 した 場 合 のかかった 費 用 広 告 を 掲 載 する 条 件 で 無 料 32 その 他 2.38% 委 託 料 を 支 払 っている 3 委 託 7.14% その 他 1 未 回 答 6 広 告 76.19% 委 託 料 :450,000 円 ( 名 簿 作 成 と 合 算 ) 1 団 体 65,000 円 ( 総 会 資 料 費 ( 地 図 綴 じ 込 み)として) 1 団 体 その 他 :300,000 円 ( 防 災 マップとして) 1 団 体 ⅱ 町 内 会 自 治 会 で 独 自 に 作 成 した 場 合 のかかった 費 用 印 刷 代 : 最 低 額 400 円 最 高 額 328,000 円 ( 防 災 マップと 兼 用 ) 平 均 約 25,850 円 (ただし 1,000 円 ~4,000 円 の 回 答 多 数 ) その 他 : 経 費 の 詳 細 は 不 明 ( 総 会 資 料 防 災 マップ 名 簿 等 と 合 算 のため) ⅲ その 他 の 主 な 自 由 記 述 内 容 マンションのため 管 理 組 合 で 作 成 している 配 置 図 で 代 用 会 員 に 有 償 で 作 成 を 依 頼 役 員 がPCで 制 作 住 宅 地 図 等 のコピーで 代 用
3 配 布 対 象 1 全 戸 配 布 81 2 役 員 のみに 配 布 12 3 配 布 せず 自 治 会 で 保 管 5 4 その 他 2 未 回 答 6 1 76.41% 2 11.32% 3 4.71% 4 1.88% 4 名 簿 を 配 布 して 良 かったこと( 複 数 回 答 ) 1 町 内 会 の 交 流 に 役 立 った 43 2 会 員 に 連 絡 を 取 る 際 に 役 立 った 84 3 町 内 会 の 現 状 を 把 握 し 改 善 していくのに 役 立 った 61 4 その 他 14 100 80 回 60 答 数 40 20 0 84 61 43 14 1 2 3 4 5 名 簿 作 成 地 図 作 成 についてのご 意 見 ご 感 想 特 記 事 項 等 ( 自 由 記 述 ) 2-9の 自 由 記 述 と 併 せて 集 約 6 地 図 を 作 成 していない 理 由 は 何 ですか? 1 個 人 情 報 保 護 の 観 点 で 賛 同 が 得 られない 20 2 作 成 する 費 用 がない 9 3 作 成 する 人 員 がいない 17 その 他 未 回 答 17 その 他 未 回 答 1 31.74% 3 26.98% 2 14.28% その 他 の 具 体 的 内 容 : 集 合 住 宅 等 のため 不 要 がほとんど
7 何 年 前 から 作 成 していないですか? 1 1~2 年 前 から 0 未 回 答 2 3~5 年 前 から 4 30.15% 3 6~10 年 前 から 8 4 11 年 以 上 前 から 28 その 他 4 その 他 未 回 答 19 6.34% 2 6.34% 3 12.69% 4 44.44% その 他 未 回 答 : 集 合 住 宅 のため 当 初 から 作 成 していない 等 ( 注 記 あり) 8 名 簿 がなくて 困 ったことはありますか?( 複 数 回 答 ) 1 会 員 の 顔 が 見 えにくくなった 6 2 会 員 に 連 絡 を 取 りにくくなった 12 3 町 内 会 の 現 状 を 把 握 しにくくなった 18 4 その 他 18 20 18 18 回 15 12 答 10 数 5 6 0 1 2 3 4 その 他 の 回 答 内 容 特 に 困 るようなことはない(マンションなので 等 ) 10 回 覧 板 の 順 番 を 検 討 するとき 町 内 会 入 会 のお 誘 い 時 役 員 の 偏 りを 調 べるとき ほか 未 回 答 もあり 9 名 簿 作 成 地 図 作 成 についてのご 意 見 ご 感 想 特 記 事 項 等 ( 自 由 記 述 ) 次 項 参 照
自 由 記 述 回 答 ( 2-5 2-9) 名 簿 地 図 は 必 要 だと 考 えます それらがあることによって 何 か 問 題 が 発 生 したという 具 体 的 な 例 はあるのでしょうか 名 簿 地 図 作 成 の 助 成 金 があると 広 告 を 掲 載 する 必 要 がなくなって 助 かります 以 前 は 広 告 を 掲 載 する 条 件 で 無 料 で 作 成 してもらっていたが 最 近 は 広 告 が 集 まらな い(スポンサーがつかない)ので 自 治 会 費 で 負 担 して 制 作 している 作 成 している 名 簿 は 地 図 会 則 施 行 規 則 をまとめて 綴 じ 自 治 会 の 運 営 情 報 を 一 冊 にまとめる 形 にしている 名 簿 を 作 成 するにあたり 外 部 第 三 者 には 開 示 しないとの 条 件 で 作 成 しています 町 内 会 の 役 員 でさえも 個 人 情 報 保 護 を 理 由 に 連 絡 先 を 誰 にも 教 えない 例 があり 過 剰 反 応 に 苦 慮 している 名 簿 は 掲 載 を 了 承 した 会 員 のみに 配 布 することにしている 集 合 住 宅 のため 入 居 者 の 入 れ 替 えが 多 く ( 名 簿 を) 改 正 する 回 数 が 増 えている 作 成 している 地 図 は 会 員 か 好 評 なので 今 後 も 制 作 を 続 けていきたい 名 簿 に 電 話 番 号 を 掲 載 するか 否 かで 現 在 話 し 合 いが 行 われているが 電 話 番 号 がない 名 簿 が 果 たして 機 能 するのかどうかは 未 知 数 である 名 簿 に 掲 載 する 電 話 番 号 は 住 居 の 電 話 番 号 よりも 携 帯 電 話 等 の 何 かあったときに 繋 がる 番 号 が 便 利 だと 感 じている 地 図 については 町 内 会 の 区 域 が 一 目 瞭 然 となるため あった 方 が 良 い 名 簿 作 成 に 際 しては 住 所 電 話 番 号 等 の 掲 載 は 自 由 にしている 名 簿 は 会 員 の70% 以 上 の 賛 同 を 得 て 作 成 することにしている 集 合 住 宅 なので 地 図 作 成 の 必 要 はない 個 人 情 報 保 護 法 の 解 釈 をめぐって 意 見 が 分 かれるので 名 簿 の 配 布 は 見 送 り 自 治 会 保 管 となっている 地 図 を 自 分 たちで 作 成 したいが その 方 法 が 分 からない 安 価 なパソコン 用 のソフトが あれば 良 いのだが 地 図 が 無 いので 町 内 会 区 域 が 不 明 瞭 また 飛 び 地 もあるが 把 握 しきれない そのた め 回 覧 板 の 順 番 や 未 加 入 世 帯 に 加 入 を 進 める 際 に 苦 労 している 地 図 は 防 犯 パトロールや 防 災 マップの 作 成 に 特 に 役 立 っている 4 月 10 日 の 朝 日 新 聞 に 要 援 護 者 名 簿 の 作 成 を 市 町 村 に 義 務 化 する 法 案 についての 記 事 が 掲 載 されていた その 名 簿 ができた 場 合 非 常 時 の 町 内 会 への 負 担 がどうなるかの 不 安 を 感 じている 名 簿 がないので 災 害 時 などの 対 応 に 不 安 を 覚 えている 個 人 情 報 保 護 に 敏 感 になっているのは 感 じるが 目 的 外 のことに 使 用 する 人 がい るのも 事 実 なので いたしかたないと 考 えざるを 得 ない 個 人 情 報 保 護 法 の 理 解 を 促 し 今 年 度 中 には 名 簿 作 成 に 着 手 したいと 考 えている 個 人 情 報 保 護 法 が 拡 大 解 釈 されている 気 がするので 市 からも 法 律 の 内 容 の 周 知 を 名 簿 や 地 図 を 作 成 することの 必 要 性 を 訴 えてもらいたい
可 能 であれば 町 内 会 自 治 会 の 区 域 ごとに 高 齢 者 (65 歳 以 上 ) 人 口 がどれくらいい るのかを 市 が 示 して 欲 しいと 思 います 名 簿 は 必 要 だと 思 いますので 今 後 も 作 成 していく 予 定 ですが 年 々 加 入 率 が 減 少 する 中 で どのような 名 簿 が 適 切 なのかの 判 断 に 苦 慮 しています 名 簿 の 流 出 が 原 因 かどうかは 分 からないが 金 融 商 品 の 斡 旋 特 に 高 齢 化 に 付 け 入 る 商 品 販 売 が 目 立 っている 紙 で 管 理 している 情 報 と 電 子 (デジタル) 情 報 とで その 管 理 上 注 意 すべき 点 が 異 な るような 気 がします 実 効 性 のある 指 針 を 示 していただけると 助 かります 会 員 名 簿 配 布 においては その 取 り 扱 いや 廃 棄 について 具 体 的 な 注 意 事 項 をとりまと めて お 願 い という 形 で 周 知 することに 努 めている 名 簿 や 地 図 の 取 り 扱 いは 名 簿 や 地 図 そのものに 記 載 するようにしていますが 現 実 的 には 各 世 帯 の 良 心 に 委 ねざるを 得 ない 点 が 非 常 に 不 安 です 高 齢 化 に 伴 う 空 家 の 出 現 (を 調 べること)や 災 害 時 の 連 絡 先 確 保 が 自 治 会 共 通 の 課 題 だと 思 うので 市 からの 指 針 があると 助 かります 個 人 情 報 保 護 法 を 建 前 として 名 簿 作 成 はNG という 誤 った 認 識 が 若 い 世 代 に 目 立 つ 作 成 することは 問 題 ないということ そして その 適 切 な 内 容 と 取 り 扱 いについて 市 からの 公 的 な 通 知 があると 良 い 名 簿 がなかったら 災 害 等 の 非 常 時 に どのように 対 応 して 良 いか 見 当 がつかない 町 内 会 名 簿 の 作 成 は 数 年 前 に 取 り 止 めて 現 在 は 役 員 名 簿 のみ 全 戸 配 布 している 地 図 の 作 成 については 各 町 内 会 自 治 会 に 委 ねるのではなく 行 政 側 で 作 り 把 握 す べきだと 思 う 区 画 整 理 事 業 に 伴 い 人 口 が 急 増 し 名 簿 の 毎 年 の 更 新 が 必 要 になった 名 簿 も 地 図 も 簡 易 的 なものしかないので どこに 一 人 暮 らしの 高 齢 者 が 住 んでいるか 等 を 把 握 するにはどうしたらよいか の 検 討 を 町 内 会 で 始 めたところです 地 図 は 近 隣 の 町 内 会 自 治 会 と 合 同 掲 載 という 形 で 防 犯 マップを 作 成 している 非 常 時 の 避 難 経 路 児 童 生 徒 の 通 学 路 等 の 把 握 という 点 においては 地 図 は 必 要 なも のです その 目 的 を 補 助 するためにも 制 作 費 の 補 助 があると 助 かります 各 町 内 会 にゼンリン 住 宅 地 図 を 一 部 ずつ 配 布 して 欲 しい 名 簿 に 単 身 世 帯 や 要 介 護 者 児 童 生 徒 の 居 住 状 況 を 掲 載 するようにしている 古 くからその 地 区 に 住 んでいる 会 員 よりも 名 簿 や 地 図 は 新 しく 引 っ 越 してきた 人 に とって 生 活 の 支 えになる 情 報 のはずである そうした 人 たちを 地 域 で 支 えていくために も 必 要 なものだと 思 う 名 簿 は 役 員 がUSBメモリーにて 保 管 必 要 に 応 じて 会 員 に 知 らせる という 体 制 に している 名 簿 は 緊 急 時 の 連 絡 に 使 用 する という 趣 旨 で 作 成 している ( 災 害 犯 罪 事 件 事 故 緊 急 の 催 事 等 ) 名 簿 は 年 に 一 度 町 内 会 報 への 掲 載 を 通 じて 会 員 に 配 布 している 独 自 の 規 約 上 会 員 とは 世 帯 の 構 成 員 全 員 を 指 すが その 会 員 全 員 を 対 象 とした 名 簿 の 作 成 は 現 実 的 には 不 可 能 である
ゼンリンの 住 宅 地 図 はかなり 正 確 ではあるが 高 額 のため また 不 必 要 な 区 域 も 掲 載 さ れているため 改 訂 の 都 度 購 入 することはできない ( 市 民 センターでコピーを 依 頼 した 際 は 著 作 権 の 問 題 があるとして 断 られた ) 地 図 や 名 簿 の 作 成 を 代 行 する 業 者 を 市 が 斡 旋 することは 今 後 も 無 いようにして 欲 しい 現 実 的 には 難 しい 話 ではあるが 町 内 会 がNPO 法 人 となり 保 育 園 や 学 童 保 育 所 を 経 営 していくことができれば 町 内 の 住 民 の 把 握 が 容 易 になると 思 います 町 内 会 の 運 営 のためには 町 内 会 長 が 会 員 の 氏 名 住 所 電 話 番 号 を 把 握 することは 絶 対 に 必 要 ( 防 犯 の 面 からの 不 可 欠 ) 加 入 促 進 を 目 的 とした 住 民 情 報 も 有 用 ではあるが 現 実 的 に 直 面 している 課 題 として 地 域 の 要 援 護 者 ( 高 齢 者 若 年 者 等 )の 情 報 が 入 手 しやすくなれば 良 いと 思 う 近 年 更 新 した 地 図 から 地 図 上 に 世 帯 名 を 掲 載 することは 控 えるようになったが あま りにも 役 に 立 たないので それ 以 前 の 地 図 をいまだに 使 用 することが 多 い 地 図 には 消 火 器 消 火 栓 防 火 水 そう 井 戸 の 位 置 を 掲 載 し 防 災 に 役 立 てている また 公 共 機 関 の 電 話 番 号 も 掲 載 している 自 治 会 独 自 で 作 成 しているため 住 民 の 移 動 等 で 内 容 を 修 正 変 更 する 必 要 が 生 じた 場 合 維 持 管 理 が 問 題 になっている( 引 き 継 がれている 電 子 データの 修 正 がうまくいかな い 場 合 がある)ため どのように 管 理 していったら 良 いかが 課 題 である 近 年 個 人 情 報 保 護 法 に 基 づいて 名 簿 と 地 図 の 作 成 に 疑 問 を 呈 する 会 員 が 増 えてきたが 作 成 をやめるつもりはありません 近 年 名 簿 が 流 出 したと 思 われる 事 案 が 発 生 した だいぶ 前 から 名 簿 も 地 図 も 作 られていない 個 人 情 報 保 護 法 の 影 響 はあると 思 うが 作 られなくなった 詳 しい 事 情 は 分 からない 地 図 はあるが 防 災 マップが 主 で 様 々な 情 報 が 掲 載 されており 町 内 会 自 治 会 の 地 図 としての 位 置 付 けではない 町 内 会 だけの 地 図 が 欲 しいと 思 っているが 地 区 全 体 の 地 図 しか 手 元 にない マンションなので 管 理 組 合 ( 管 理 会 社 )に 一 覧 ( 名 簿 )はあると 思 うが 自 治 会 として は 把 握 していない 名 簿 地 図 は 役 員 には 必 要 なものだが 各 戸 配 布 までは 必 要 ないと 考 えている 個 人 情 報 保 護 法 を 何 かにつけて 理 由 とする 例 が 増 え 自 治 会 の 運 営 に 支 障 をきたす ようになった 機 会 があれば 市 政 懇 談 会 などで 見 解 を 求 めてみたい 悪 用 防 止 流 出 防 止 のため 名 簿 と 地 図 に 管 理 番 号 を 付 している( 会 員 には 分 からない ような 形 で) また 転 居 ( 転 出 ) 者 等 自 治 会 を 退 会 する 際 には 返 却 を 求 めるようにし ている 近 年 の 震 災 で 避 難 場 所 に 非 難 する 人 たちの 本 人 確 認 ができず 結 果 的 に 盗 難 や 置 き 引 き 等 の 犯 罪 被 害 が 発 生 した という 事 例 を 聞 いた 自 衛 策 として 名 簿 には 50 音 順 索 引 も 掲 載 し 利 便 性 の 向 上 を 図 っている ご 協 力 ありがとうございました