平 成 27 年 度 人 事 異 動 時 における 認 定 事 務 等 に 関 する 改 善 の 取 組 手 間 をかけず 既 存 ツールを 活 用 した 異 動 パターン 別 表 の 導 入 と 効 果 釧 路 開 発 建 設 部 総 務 課 今 村 磨 菅 原 明 日 人 事 異 動 時 に 届 出 が 必 要 となる 書 類 は 種 類 が 多 く 提 出 先 も 異 なることから 提 出 者 本 人 にとっても 総 務 担 当 者 にとっても 負 担 となっている 今 年 度 から 異 動 パターン 別 に 整 理 した 表 を 総 務 課 掲 示 板 に 掲 載 し スタッフ 毎 に 発 出 していた 事 務 連 絡 も1 本 に 集 約 する 等 効 率 化 負 担 軽 減 を 図 ってきた 本 発 表 では 取 組 の 工 夫 及 びアンケートによる 効 果 の 検 証 並 びに 今 後 に 向 けた 課 題 の 抽 出 及 び 提 案 までを 行 うものである キーワード: 業 務 改 善 創 意 工 夫 1. はじめに 毎 年 4 月 の 人 事 異 動 時 には 多 くの 職 員 に 人 事 異 動 が 発 令 されており それに 伴 い 勤 務 官 署 が 変 わるだけでなく 転 居 する 職 員 も 多 数 となっている 釧 路 開 発 建 設 部 総 務 課 では 給 与 共 済 組 合 赴 任 旅 費 児 童 手 当 等 の 事 務 を 所 掌 していることから 異 動 者 に 対 して 様 々な 書 類 提 出 を 依 頼 し 手 続 きを 行 わなけれ ばならない それらの 書 類 については 種 類 が 多 いうえ に 似 たような 書 類 もあり それぞれ 提 出 先 も 異 なること から 異 動 者 にとっても 書 類 のとりまとめを 行 っている 各 課 所 の 総 務 担 当 者 にとっても 何 処 のスタッフにどの 書 類 を 提 出 するか 把 握 しづらく 負 担 となっていた また 提 出 された 書 類 の 事 務 処 理 を 行 う 本 部 総 務 課 の 人 事 スタッフや 共 済 スタッフ 等 も 提 出 書 類 が 揃 わないこ とから 事 務 処 理 の 遅 延 につながっていたところである 書 類 があり 異 動 者 は 自 分 が 該 当 する 書 類 を 提 出 してい る しかし 提 出 書 類 一 覧 表 はメールに 添 付 してい るだけでグループウェアの 総 務 課 電 子 掲 示 板 に 掲 載 して いないことや 図 -1 中 の 各 諸 手 当 に 必 要 な 書 類 にお ける 対 象 者 の 区 分 がわかりづらいこと 説 明 が 不 足 して いることなどから 異 動 者 が 自 分 の 該 当 する 書 類 を 把 握 しづらい 状 況 であった また 添 付 書 類 も 多 いため 提 出 時 には 添 付 書 類 の 不 足 等 不 備 が 見 受 けられ 認 定 事 務 の 遅 延 や 手 当 の 支 払 時 期 の 遅 延 につながっていた b) 総 合 調 整 スタッフの 状 況 各 課 所 の 総 務 担 当 者 に 宛 てに メールで 債 主 登 録 依 頼 書 や 人 事 異 動 通 知 書 の 写 しなど 赴 任 旅 費 関 係 の 書 類 の 周 知 を 行 っていたところである 従 来 までは 掲 示 板 に 提 出 書 類 一 覧 表 などを 掲 載 していなかったが 問 い 合 わせは 件 数 がそれほど 多 いという 状 況 ではなかった 2. 平 成 26 年 度 までの 状 況 と 課 題 (1) 平 成 26 年 度 までの 状 況 平 成 26 年 度 までの 人 事 異 動 時 における 提 出 書 類 につい て 総 務 課 各 スタッフの 対 応 は 以 下 に 示 すとおりである a) 人 事 スタッフの 状 況 各 課 所 の 課 長 及 び 総 務 担 当 者 宛 てに 提 出 書 類 一 覧 表 を 添 付 したメールを 送 付 し 異 動 者 に 対 して 書 類 に ついて 周 知 を 依 頼 していた これを 図 -1に 示 す 提 出 す べき 書 類 は 通 勤 手 当 や 単 身 赴 任 手 当 等 の 諸 手 当 関 係 の 図 -1 平 成 26 年 度 まで 使 用 していた 提 出 書 類 一 覧 表
c) 共 済 スタッフの 状 況 異 動 者 本 人 宛 てに メールで 被 扶 養 者 申 告 書 組 合 員 記 載 事 項 変 更 届 など 共 済 組 合 関 係 の 書 類 の 周 知 を 行 って いたところである 提 出 する 書 類 としては 被 扶 養 者 申 告 書 組 合 員 記 載 事 項 変 更 届 などがある 掲 示 板 に 提 出 書 類 一 覧 表 などを 掲 載 していなかったため 異 動 者 が 何 を 提 出 してよいか 把 握 しづらい 状 況 となっていた ま た 共 済 スタッフに 提 出 する 書 類 についてよくわかって いない 場 合 もあったため 異 動 者 からの 問 い 合 わせの 件 数 が 多 く 事 務 処 理 の 遅 延 につながっていた d) 厚 生 スタッフの 状 況 異 動 者 本 人 に 宛 てにメールで 児 童 手 当 関 係 の 書 類 の 周 知 を 行 っていたところである 掲 示 板 に 提 出 書 類 一 覧 表 をなどを 掲 載 していなかったため 提 出 された 書 類 に 不 備 があればその 都 度 対 応 していた (2) 課 題 上 記 平 成 26 年 度 までの 各 スタッフの 状 況 から 次 の2 点 の 課 題 をあげることができる a)どの 書 類 をどこに 提 出 すべきかわかりづらい 1 点 目 は 4 月 の 人 事 異 動 時 に 伴 う 提 出 書 類 は 種 類 が 多 いうえに 提 出 先 も 異 なることから 異 動 者 が 自 分 の 必 要 書 類 を 把 握 しづらく また 異 動 者 と 書 類 のとりまとめ を 行 う 総 務 担 当 者 が 何 処 のスタッフに 何 の 書 類 を 提 出 し てよいのかわかりづらかった よって 提 出 書 類 を 容 易 に 把 握 できるようにすることが 課 題 である b) 異 動 に 伴 う 類 似 の 提 出 依 頼 が 複 数 来 る 2 点 目 は 各 スタッフからの 周 知 方 法 や 届 出 様 式 の 掲 載 方 法 が 異 なり それぞれ4 経 路 からの 通 知 となって いたため 異 動 者 や 総 務 担 当 者 が4 経 路 から 届 いた 通 知 の 内 容 をその 都 度 把 握 することは 煩 雑 かつ 非 効 率 であっ た また4 月 上 旬 という 繁 忙 期 においては 負 担 となって いたため 負 担 を 軽 減 することが 課 題 である 上 記 の 課 題 2 点 に 対 して 業 務 の 簡 素 化 効 率 化 の 視 点 から 平 成 27 年 度 に 行 った 改 善 の 取 組 について 以 下 順 を 追 って 説 明 する で 取 組 を 行 う 担 当 者 に 過 度 な 負 担 がかからないように した c) 前 提 条 件 3 メンテナンスを 容 易 なものにする エクセル 等 を 活 用 して 取 組 む 際 に 今 後 担 当 者 が 交 代 した 時 のことも 考 え 誰 でも 更 新 可 能 とすべくできるだ け 簡 単 な 作 りで 作 成 することにした (2) 課 題 解 決 に 向 けた 取 組 と 工 夫 上 記 の 条 件 設 定 のもと 平 成 27 年 度 においては 大 きく 2 点 の 課 題 解 決 に 向 けた 取 組 を 行 った a) 異 動 パターン 別 提 出 書 類 一 覧 1 点 目 の 取 組 は 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 作 成 し 総 務 課 掲 示 板 に 掲 載 したことである これを 図 -2に 示 す 本 稿 2.(2)a)に 示 した 課 題 を 解 決 するため 異 動 者 が 自 分 の 必 要 書 類 を 容 易 に 把 握 できるように 異 動 者 の 視 点 に 立 って 使 いやすいものであることを 目 指 して 作 成 し た そのために 従 来 の 提 出 書 類 一 覧 表 では 対 象 者 の 区 分 がわかりづらかったことも 踏 まえ 異 動 パター ン 別 提 出 書 類 を 作 成 する 際 に 異 動 パターン 別 に 表 を 整 理 し 異 動 者 が 自 分 が 該 当 する 異 動 パターン 欄 を 見 る だけで 提 出 書 類 を 把 握 できるように 工 夫 した さらに スタッフ 毎 に 提 出 する 書 類 を1つの 表 にまと め 一 覧 で 各 スタッフに 提 出 する 書 類 を 把 握 できるよう に 工 夫 した また 各 書 類 のリンク 先 にパターン 別 の 記 載 例 を 作 成 す る 等 リンク 先 を 充 実 させることで 単 純 な 記 載 ミスの 防 止 を 図 った 加 えて 注 釈 等 で 添 付 書 類 について 付 記 す ることで 添 付 書 類 の 不 足 を 減 らし 認 定 事 務 等 の 遅 延 が 起 こらないようにした b) 事 務 連 絡 の 集 約 2 点 目 の 取 組 は スタッフ 毎 に 発 出 していた 事 務 連 絡 を 1 本 に 集 約 したことである 2.(2)b)に 示 した 課 題 を 解 決 するために 事 務 連 絡 を1 本 に 集 約 することで 各 スタッフからの 事 務 連 絡 の 内 容 をその 都 度 把 握 する 手 間 を 省 き 負 担 軽 減 につながるよ うにした また 通 知 のメールを 各 課 所 に 送 付 する 際 には 3. 課 題 の 解 決 に 向 けた 具 体 的 な 取 組 と 工 夫 (1) 課 題 解 決 に 向 けた 前 提 条 件 の 設 定 本 稿 2.(2)に 示 したとおり 平 成 26 年 度 の 状 況 を 踏 ま え2 点 の 課 題 を 指 摘 したが これら 課 題 を 解 決 するため の 取 組 を 行 うにあたり 以 下 の 条 件 設 定 を 行 った a) 前 提 条 件 1 できる 限 り 手 間 をかけない 既 存 のツールである 総 務 課 の 電 子 掲 示 板 を 活 用 するこ とで 手 間 を 最 小 限 にして 取 組 を 行 うことにした b) 前 提 条 件 2 大 きく 網 をかける 課 題 解 決 の 取 組 における 対 象 範 囲 を 全 職 員 とするので はなく 職 員 の7~8 割 が 該 当 するような 取 組 を 行 うこと 図 -2 異 動 パターン 別 提 出 書 類
メール 本 文 に 各 スタッフの 内 線 番 号 を 記 載 することで 異 動 者 や 総 務 担 当 者 が 問 い 合 わせをしやすいように 工 夫 した (3) 取 組 に 関 する 評 価 上 の 工 夫 (アンケートの 実 施 につ いて) 今 回 の 取 組 について 担 当 者 としては 異 動 者 等 の 負 担 軽 減 を 図 ったつもりではあるが 実 際 に 異 動 者 や 総 務 担 当 者 の 負 担 軽 減 につながったのかを 把 握 し 今 後 の 更 な る 改 善 の 参 考 とすべく アンケート 調 査 を 実 施 すること とした このためアンケートは A 異 動 者 ( 以 下 A という) B 異 動 者 で 総 務 担 当 者 ( 以 下 B という) C 昨 年 から 引 き 続 き 総 務 担 当 者 ( 以 下 C という)の 属 性 に 分 けて 行 った アンケートの 内 容 は 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 閲 覧 状 況 取 組 の 内 容 についての 感 想 を 聞 くとともに 今 後 の 認 定 事 務 等 の 改 善 のための 提 案 などを 設 問 とした アンケートの 実 施 に 当 たっては 回 答 する 職 員 の 負 担 とならないことを 前 提 とし 時 間 をかけずに 実 施 できる 設 問 数 とすること 回 答 期 間 を 必 要 最 小 限 とすること 匿 名 性 を 確 保 すること 及 び 集 計 作 業 効 率 化 の 観 点 から PC 上 で 実 施 可 能 なアンケートシステムを 活 用 することと し 平 成 27 年 10 月 9 日 から16 日 までの1 週 間 において 実 施 した 4. アンケート 調 査 の 結 果 と 本 部 総 務 課 担 当 者 から の 意 見 聴 取 アンケート 調 査 は A B C 145 名 を 対 象 に 実 施 し 回 答 数 は94 件 ( 回 答 率 64.8%)であった アンケート 結 果 の 一 部 を 以 下 に 示 す (1) 人 事 異 動 者 に 対 する 結 果 Q1: 人 事 異 動 に 伴 う 関 係 書 類 を 提 出 の 際 に 総 務 課 掲 示 板 の 異 動 パターン 別 提 出 書 類 をご 覧 になりました か という 設 問 に 対 し 1 見 た は79.3%(65 件 )で あったが 一 方 で 2 見 てない は20.7%(17 件 )とな っている Q2: Q1 で1の 回 答 をした 方 にお 聞 きします 自 分 が 提 出 しなければいけない 書 類 を 把 握 することができ ました という 設 問 に 対 し 1できた は 89.2%(58 件 )であったが 一 方 で 2できなかった は 10.8% (7 件 )となっている これを 図 -3 に 示 す Q3-1: Q2 で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 異 動 パターン 別 整 理 によって 自 分 が 提 出 する 書 類 が わかりやすかったから は 61.3%(49 件 ) 2 各 ス タッフに 提 出 する 書 類 が 一 覧 ですべて 把 握 できるから は 23.8%(19 件 ) 3リンク 先 などがわかりやすく 説 明 されていたから は 12.5%(10 件 ) 4その 図 -3 提 出 書 類 の 把 握 状 況 他 は 2.5%(2 件 )であった Q4-1: Q2で 2 の 回 答 をした 方 にお 聞 きします その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 表 や 説 明 の 内 容 がわかりづらかったから は30%(3 件 ) 2 各 スタッフに 提 出 する 書 類 が 多 いうえに 似 たような 書 類 が 多 いから は30%(3 件 ) 3 載 っている 異 動 パターンが 自 分 に 当 てはまらなかったから は20%(2 件 ) 4その 他 は20%(2 件 )であった Q5-1: Q1 で 2 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 異 動 パターン 別 提 出 書 類 があることを 知 らなか ったから は40%(8 件 ) 2 掲 載 場 所 がわからなか ったから は20%(4 件 ) 3 前 部 局 の 掲 示 板 などを 見 ていたから は30%(6 件 ) 4その 他 は10%(2 件 )であった (2) 異 動 者 で 総 務 担 当 者 に 対 する 結 果 Q7: 人 事 異 動 に 伴 う 関 係 書 類 を 提 出 の 際 に 総 務 課 掲 示 板 の 異 動 パターン 別 提 出 書 類 をご 覧 になりました か という 設 問 に 対 し 1 見 た は 80%(12 件 )で あったが 一 方 で 2 見 てない は 20%(3 件 )となっ ている Q8: Q7 で1の 回 答 をした 方 にお 聞 きします 自 分 が 提 出 しなければいけない 書 類 を 把 握 することができ ましたか という 設 問 に 対 し 1できた は 87.5% (7 件 )であったが 一 方 で 2できなかった は 12.5%(1 件 )となっている Q9-1: Q8 で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 異 動 パターン 別 整 理 によって 自 分 が 提 出 する 書 類 が わかりやすかったから は77.8%(7 件 ) 2 各 スタ ッフに 提 出 する 書 類 が 一 覧 ですべて 把 握 できるから は 22.2%(2 件 )となっている Q10-1: Q8で 2 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 表 や 説 明 の 内 容 がわかりづらかったから は100% (1 件 )となっている Q11: Q7 で1の 回 答 をした 方 にお 聞 きします 異 動 者 の 方 に 提 出 する 書 類 について 聞 かれた 際 に 異 動 パターン 別 提 出 書 類 は 役 に 立 ちましたか という 設
問 に 対 し 1 役 に 立 った は57.1%(4 件 ) 2ど ちらと 言 えない は42.9%(3 件 )となっている これ を 図 -4に 示 す Q12-1: Q11 で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きし ます その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 異 動 パターン 別 整 理 によって 提 出 しなければいけ ない 書 類 をすぐに 教 えることができるから は71.4% (5 件 ) 2 各 スタッフに 提 出 する 書 類 が 一 覧 ですべ て 把 握 できるから は28.6%(2 件 )となっている (3) 昨 年 から 引 き 続 き 総 務 担 当 者 に 対 する 結 果 Q15: 人 事 異 動 に 伴 う 関 係 書 類 を 提 出 の 際 に 総 務 課 掲 示 板 の 異 動 パターン 別 提 出 書 類 をご 覧 になりまし たか という 設 問 に 対 し 1 見 た は92.3%(12 件 ) であったが 一 方 で 2 見 てない は7.7%(1 件 )とな っている Q16: Q15 で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す 以 前 までスタッフ 毎 に 発 出 していた 事 務 連 絡 を1 本 に 集 約 し 掲 示 板 においても スタッフ 毎 に 提 出 する 書 類 を1つの 表 にまとめたことにより 以 前 と 比 べて 仕 事 の 負 担 は 軽 減 しましたか という 設 問 に 対 し 1 軽 減 した は63.6%(7 件 ) 2 変 わらなかった は 36.4%(4 件 )であった 図 -5に 示 す Q17-1: Q16で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きしま す その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 各 スタッフに 提 出 する 書 類 を 把 握 しやすくなったか 図 -4 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 有 効 性 図 -5 仕 事 の 負 担 軽 減 ら は62.5%(5 件 ) 2 各 職 員 に 対 して 提 出 書 類 の 周 知 をしやすくなったから は37.5%(3 件 )となって いる Q18: Q15 で1の 回 答 をした 方 にお 聞 きします 異 動 者 の 方 に 提 出 する 書 類 について 聞 かれた 際 に 異 動 パターン 別 提 出 書 類 は 役 に 立 ちましたか という 設 問 に 対 し 1 役 に 立 った は80%(8 件 ) 2どち とも 言 えない は20%(2 件 )となっている Q19-1: Q18 で 1 の 回 答 をした 方 にお 聞 きし ます その 理 由 を 教 えてください という 設 問 に 対 し 1 異 動 パターン 別 整 理 によって 提 出 しなければいけ ない 書 類 をすぐに 教 えることができるから は66.7% (6 件 ) 2 各 スタッフに 提 出 する 書 類 が 一 覧 ですべ て 把 握 できるから は33.3%(3 件 )となっている (4) 本 部 総 務 課 担 当 者 からの 意 見 聴 取 今 回 の 取 組 が 事 務 処 理 を 行 う 本 部 総 務 課 担 当 者 にと って 負 担 軽 減 につながったのかを 把 握 するために 各 ス タッフに 意 見 聴 取 を 行 った a) 人 事 スタッフ 異 動 パターン 別 に 表 を 整 理 し リンク 先 で 記 載 例 や 添 付 書 類 についても 付 記 したため 昨 年 よりも 単 純 な 記 載 ミスや 問 い 合 わせが 減 ったように 感 じる 問 い 合 わせ 対 応 の 際 にも 昨 年 より 説 明 をしやすかった また 異 動 パターン 別 提 出 書 類 に 色 づけすることで 誰 が 何 の 書 類 の 提 出 を 行 ったかを 把 握 するのことにも 役 立 った だ が 各 課 所 の 課 長 や 総 務 担 当 者 から 異 動 者 に 書 類 につい て 周 知 が 行 われていないところもあり 認 定 事 務 が 遅 れ ることもあった また スタッフ 間 で 異 動 者 の 住 民 票 の 有 無 を 確 認 したり 書 類 ごとに 住 民 票 をコピーする 等 の 作 業 に 時 間 がとられた b) 総 合 調 整 スタッフ 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 掲 示 板 に 掲 載 したこと により 問 い 合 わせの 件 数 や 書 類 の 不 備 が 昨 年 よりも 減 ったように 感 じる また 今 まではメールだけで 提 出 書 類 について 周 知 していたが 掲 示 板 からも 知 ることができ るようになったので 異 動 者 にとっては 提 出 書 類 を 把 握 しやすくなったように 感 じる c) 共 済 スタッフ 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 掲 示 板 に 掲 載 したこと により 昨 年 よりも 問 い 合 わせの 件 数 が 減 ったように 感 じる さらに 異 動 パターン 別 提 出 書 類 があることで 異 動 者 に 説 明 をする 際 に 苦 労 する 点 が 少 なくなった ま た 共 済 業 務 未 経 験 者 の 場 合 には 事 務 処 理 の 把 握 に 役 立 つ しかし 様 式 の 変 更 等 の 際 は 各 担 当 者 の 負 担 が 一 時 的 に 増 加 するように 感 じる d) 厚 生 スタッフ 異 動 者 にとっては 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 見 ることで 各 スタッフに 提 出 する 書 類 を 一 覧 で 把 握 できる ので 提 出 書 類 を 把 握 しやすくなったように 感 じる
5. アンケート 結 果 の 分 析 課 題 抽 出 (1) アンケート 結 果 の 分 析 a) 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 閲 覧 状 況 本 稿 3 Q1 Q7 Q15 で 示 したとおり A ( 異 動 者 )79.3%(65 件 ) B ( 異 動 者 で 総 務 担 当 者 )80%(12 件 ) C ( 総 務 担 当 者 )92.3%(12 件 ) 併 せて80.9%(89 件 )が 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 していることがわかった ( 重 複 回 答 があり110を 母 数 としている ) B が C よりも 閲 覧 数 が 少 ない ことから 人 事 異 動 時 の 提 出 書 類 についての 周 知 メール が 課 長 や 前 任 者 から 転 送 等 がされていない 可 能 性 がある 結 果 として B から A に 対 しても 周 知 ができず A の 閲 覧 数 が 一 番 低 くなったものと 考 えられる ま た Q5 で 示 したとおり A の40%(8 件 )が 異 動 パ ターン 別 提 出 書 類 があることを 知 らなかった 20% (4 件 )が 掲 載 場 所 がわからなかったと 回 答 しているこ とからも 各 課 所 で 提 出 書 類 について 周 知 が 伝 わってい なかったことが 推 測 される b) 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 したことによる 効 果 Q2 Q8 で 示 したとおり A 89.2%(58 件 ) B 87.5%(7 件 ) 併 せて89%(65 件 )が 異 動 パター ン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 したことで 自 分 が 提 出 しなけれ ばいけない 書 類 を 把 握 することができた ( 無 回 答 もい るため 母 数 は73としている )このことから 本 稿 3.(2)a)で 示 した 取 組 が A B 両 者 にとって 効 果 的 であったことがわかった またその 理 由 として Q3-1 Q9-1 で 示 すとおり A 61.3%(49 件 ) B 77.8%(7 件 ) 併 せて62.9%(56 件 )が 異 動 パタ ーン 別 整 理 によって 自 分 が 提 出 する 書 類 がわかりやすか ったから と 回 答 していることから 本 稿 3.(2)a)で 示 した 工 夫 が A B 両 者 にとって 効 果 的 であったこ とがわかった 一 方 で Q2 Q8 で 示 したとおり A 10.8%(7 件 ) B 12.5%(1 件 ) 併 せて11%(8 件 )が 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 しても 自 分 が 提 出 しなけ ればいけない 書 類 を 把 握 することができなかった ( 無 回 答 もいるため 母 数 は73としている )その 理 由 とし ては Q4-1 Q10-1 で 示 すとおり A 30% (3 件 ) B 100%(1 件 ) 併 せて36.4%(4 件 )が 表 や 説 明 の 内 容 がわかりづらかったから と 回 答 して いることから A B 両 者 にとって 異 動 パター ン 別 提 出 書 類 の 表 現 がわかりづらかったことや 使 い づらかったことが 推 測 される Q11 Q18 で 示 したとおり B 57.1%(4 件 ) C 80%(8 件 ) 併 せて70.6%(12 件 )が 異 動 パター ン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 することで 異 動 者 の 方 に 提 出 する 書 類 について 聞 かれた 際 に 役 に 立 ったということがわか った ( 無 回 答 もいるため 母 数 は17としている )この ことから 本 稿 3.(2)a)で 示 した 取 組 が B C 両 者 にとって 効 果 的 であったことがわかる 役 に 立 った 理 由 としては Q12-1 Q19-1 で 示 すとおり B 71.4%(5 件 ) C 66.7%(6 件 ) 併 せて68.8%(11 件 ) が 異 動 パターン 別 整 理 によって 提 出 しなければいけ ない 書 類 をすぐに 教 えることができるから と 回 答 して いることから 本 稿 3.(2)a)で 示 した 工 夫 が B C にとって 効 果 的 であったことがわかる このことから C については 負 担 軽 減 につなげることができたと 考 えられるが B においては42.9%(3 件 )がどちらと も 言 えないと 回 答 したこともあり やや 負 担 軽 減 につな がらなかったと 考 えることができる c) 異 動 パターン 別 提 出 書 類 と 事 務 連 絡 1 本 化 の 効 果 Q16 で 示 したとおり C 63.6%(7 件 )が 以 前 までスタッフ 毎 に 発 出 していた 事 務 連 絡 を1 本 に 集 約 し 掲 示 板 においても スタッフ 毎 に 提 出 する 書 類 を1つの 表 にまとめたことにより 以 前 と 比 べて 仕 事 の 負 担 は 軽 減 した と 回 答 していることから 本 稿 3.(2)a) b)で 示 した 取 組 が C にとって 効 果 的 であったことがわかる その 理 由 として Q17-1で 示 すとおり62.5%(5 件 )が 各 スタッフに 提 出 する 書 類 を 把 握 しやすくなったか ら と 回 答 していることから 本 稿 3.(2)a)で 示 した 工 夫 が C にとって 効 果 的 であったことがわかる 一 方 で36.4%(4 件 )は 変 わらなかったと 回 答 してい ることからやや 負 担 軽 減 につながらなかったと 考 えるこ とができる (2) 課 題 抽 出 a) 人 事 異 動 時 の 提 出 書 類 についての 周 知 の 仕 方 Q5 で 示 したとおり A の40%(8 件 )が 異 動 パ ターン 別 提 出 書 類 があることを 知 らなかった 20% (4 件 )が 掲 載 場 所 がわからなかったと 回 答 しているこ と さらに Q1 Q7 Q15 で 示 すとおり C に 比 べて A と B が 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 閲 覧 数 が 少 ないことから 人 事 異 動 時 の 提 出 書 類 についての 周 知 の 仕 方 を 課 題 としてあげることができる 今 年 度 は 4 月 の 人 事 異 動 時 にグループウェアのアド レス 帳 に 異 動 者 のアドレスが 反 映 されていないことや メールリストから 異 動 者 を 選 択 して 送 信 するには 人 数 が 多 いことから 各 課 所 の 課 長 及 び 総 務 担 当 者 宛 てにメー ルを 送 って 周 知 していたところである だが 実 際 には 各 課 所 の 課 長 や 総 務 担 当 者 から 異 動 者 に 書 類 についての 連 絡 が 伝 わっていないため 閲 覧 していなかったことも 考 えられる そのことを 踏 まえ 今 後 は 締 め 切 り 前 に 再 度 各 課 所 の 課 長 及 び 総 務 担 当 者 宛 てに 異 動 者 に 対 して 提 出 書 類 の 周 知 を 依 頼 するメールを 送 ることや 4 月 1 日 に 異 動 者 以 外 も 含 む 全 職 員 にメールで 提 出 書 類 について 周 知 を 行 うこと 等 異 動 者 全 員 にしっかりと 伝 わるよう な 方 法 を 考 えていかなければならない b) 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 改 良
Q4-1 Q10-1 で 示 すとおり A 30%(3 件 ) B 100%(1 件 ) 併 せて36.4%(4 件 )の 異 動 者 が 表 や 説 明 の 内 容 がわかりづらかったから と 回 答 し ていることから 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 改 良 を 課 題 としてあげることができる 今 年 度 から 掲 示 板 に 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 掲 載 を 始 めたが 総 務 課 の 担 当 者 目 線 で 読 むと 理 解 できる 内 容 でも 異 動 者 にとっては 内 容 を 詳 しく 記 載 しないと 理 解 することができないということがわかった そのた め 添 付 書 類 や 締 め 切 り 等 記 載 内 容 の 文 章 をより 明 確 に することで 異 動 者 が 容 易 に 提 出 する 書 類 を 理 解 できるよ うにすることや 各 届 出 の 記 載 例 を 今 よりも 充 実 させる ことで 単 純 な 記 載 ミスを 減 らせるようにするための 検 討 をする 必 要 がある また 今 年 の 事 務 手 続 きの 中 で 誤 りが 多 かった 書 類 等 があれば そのことについても 反 映 してほしい といった 意 見 もあったことから 毎 年 更 新 を 行 っていくことなども 考 えていかなければならない c) 異 動 者 各 課 所 総 務 担 当 者 の 負 担 軽 減 Q16 で 示 すとおり36.4%(4 件 )が 以 前 までスタ ッフ 毎 に 発 出 していた 事 務 連 絡 を1 本 に 集 約 し 掲 示 板 においても スタッフ 毎 に 提 出 する 書 類 を1つの 表 にま とめたことにより 以 前 と 比 べて 仕 事 の 負 担 は 軽 減 した か という 問 に 変 わらなかったと 回 答 し Q11 でも 42.9%が 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 することで 異 動 者 の 方 に 提 出 する 書 類 について 聞 かれた 際 に 役 に 立 っ たか という 問 にどちらとも 言 えないと 回 答 したことか ら 負 担 軽 減 に 向 けた 更 なる 工 夫 を 課 題 としてあげるこ とができる 従 来 は 提 出 書 類 を 各 スタッフに 提 出 してもらっていた が 書 類 の 種 類 が 多 く 似 たような 書 類 も 多 いため 異 動 者 や 総 務 担 当 者 は 何 処 のスタッフにどの 書 類 を 提 出 して よいかわからなかった また 本 部 総 務 課 担 当 者 に 聴 取 を 行 った 結 果 から スタッフ 間 においても 異 動 者 の 住 民 票 の 有 無 を 確 認 したり 届 出 ごとに 住 民 票 をコピーする 等 提 出 書 類 の 確 認 作 業 に 時 間 がかかっていた 上 記 のことを 踏 まえ 現 在 当 部 では 各 種 提 出 書 類 の 依 頼 提 出 先 の 窓 口 の 一 本 化 を 検 討 しているところである 今 年 度 から 配 置 された 総 務 課 の 共 通 事 務 スタッフに 書 類 の 提 出 先 を 一 本 化 し 複 数 のスタッフで 共 通 して 使 用 す る 書 類 のコピーも 行 ってもらう そうすることで 異 動 者 やとりまとめを 行 う 各 課 所 総 務 担 当 者 は 届 出 を 提 出 する 際 に 各 スタッフに 提 出 する 必 要 がないので 提 出 先 に 困 ることがなく スタッフ 毎 に 提 出 書 類 を 分 別 する 手 間 や 各 スタッフで 共 通 して 使 用 する 書 類 のコピー 等 の 作 業 を 無 くすことができるため 今 までより 提 出 時 の 負 担 軽 減 につなげることができる 総 務 課 の 担 当 者 においても スタッフ 間 で 住 民 票 の 有 無 の 確 認 をとったり 共 通 して 使 用 する 書 類 のコピーを 取 る 必 要 もなくなり 提 出 され た 書 類 を 整 理 する 手 間 を 無 くすことができるので 事 務 作 業 の 負 担 軽 減 につなげることができる 6. 終 わりに (1)まとめ 今 回 の 取 組 を 通 じて 人 事 異 動 時 の 提 出 書 類 に 関 する 業 務 改 善 の 取 組 を 行 い 異 動 者 においては 異 動 パター ン 別 提 出 書 類 を 見 ることで 自 分 の 提 出 書 類 を 把 握 す ることができた また 各 課 所 総 務 担 当 者 においても ス タッフ 毎 に 提 出 する 書 類 を1つの 表 にまとめ 事 務 連 絡 を 一 本 化 したことにより 去 年 より 負 担 が 減 り 異 動 者 に 聞 かれた 際 にも 役 に 立 ったという 意 見 もあったことか ら 今 回 の 業 務 改 善 の 取 組 は 効 果 があったという 結 果 が 得 られた 提 出 書 類 の 間 違 いや 担 当 者 への 問 い 合 わせ 件 数 の 減 少 など 定 量 的 な 比 較 分 析 は 行 えていないが 異 動 者 や 各 課 所 総 務 担 当 者 からのアンケート 本 部 総 務 課 の 担 当 者 からの 聴 取 の 結 果 から 今 回 の 取 組 は 負 担 軽 減 につながっ ていることがわかった また 人 事 異 動 における 提 出 書 類 の 周 知 の 仕 方 異 動 パターン 別 提 出 書 類 の 改 良 異 動 者 総 務 担 当 者 の 更 なる 負 担 軽 減 等 の 課 題 が 明 らかになったことから 今 後 は 本 課 題 にどのように 対 応 するか 検 討 する 必 要 があ る 北 海 道 開 発 局 ではコンプライアンス 計 画 において 社 会 的 使 命 の 達 成 に 向 けた 組 織 運 営 の 活 性 化 の 取 組 に 効 果 的 な 業 務 運 営 の 推 進 という 方 針 が 掲 げられてお り 釧 路 開 発 建 設 部 業 務 運 営 推 進 方 針 でも 業 務 の 簡 素 化 効 率 化 等 業 務 改 善 の 積 極 的 な 推 進 を 図 っていると ころである 今 後 益 々 厳 しい 定 員 削 減 が 目 前 に 迫 っており これま でよりも 少 ない 人 員 で 事 務 処 理 を 行 う 必 要 があることか ら 組 織 全 体 各 課 所 段 階 等 職 員 一 人 一 人 が 業 務 改 善 に 取 組 む 必 要 がある (2) 担 当 者 として 感 じたこと 今 回 の 改 善 の 取 組 は ゼロから 何 かを 作 成 し 取 組 を 行 うというものではなく 既 存 のツールを 活 用 し 手 間 を 最 小 限 にして 取 組 を 行 うことを 前 提 としていたため 大 変 ではあったが 何 とかやり 遂 げることができた アンケートを 取 る 前 は 該 当 者 に 異 動 パターン 別 提 出 書 類 を 閲 覧 してもらえたのか 工 夫 した 点 は 効 果 が あったのか 等 心 配 な 点 はいくつもあったが 実 際 にアン ケートを 取 ってみると 思 っていた 以 上 に 回 答 数 があっ たため たくさんの 職 員 が 自 分 たちの 作 成 したものを 閲 覧 してくれていたことがわかり 取 組 を 行 ってよかった と 思 えることができた また 取 組 に 対 しての 意 見 や 提 案 も 多 くあったことか ら 取 組 を 行 う 前 よりも 業 務 改 善 を 意 識 して 仕 事 を 行 う ようになった 今 回 の 取 組 で 学 んだことを 今 後 の 業 務 に 活 かし これからの 仕 事 に 取 組 んでいきたい