平 成 27 年 6 月 12 日 従 業 員 が 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 場 合 の 対 応 方 法 就 業 規 則 対 応 について 弁 護 士 法 人 三 宅 法 律 事 務 所 渡 邉 雅 之 1 従 業 員 が 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 場 合 の 一 般 的 な 対 応 平 成 28 年 (2016 年 )1 月 から 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 以 下 マイナンバー 法 といいます )に 基 づく 税 社 会 保 障 防 災 の 分 野 で 利 用 が 開 始 します 従 業 員 が 自 らの 思 想 信 条 等 に 基 づき 従 業 員 本 人 または 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 の 提 供 や 本 人 確 認 を 拒 んだ 場 合 事 業 者 としてどのように 対 応 すべきでしょうか? この 点 内 閣 官 房 の よくある 質 問 では 以 下 のとおり 質 疑 応 答 がなされています Q4-2-5 税 や 社 会 保 障 の 関 係 書 類 へのマイナンバー( 個 人 番 号 )の 記 載 にあたり 事 業 者 は 従 業 員 等 からマイナンバーを 取 得 する 必 要 がありますが その 際 従 業 員 等 がマイナ ンバーの 提 供 を 拒 んだ 場 合 どうすればいいですか? A4-2-5 社 会 保 障 や 税 の 決 められた 書 類 にマイナンバーを 記 載 することは 法 令 で 定 め られた 義 務 であることを 周 知 し 提 供 を 求 めてください それでも 提 供 を 受 けられないと きは 書 類 の 提 出 先 の 機 関 の 指 示 に 従 ってください さらに 国 税 庁 のホームページには 以 下 のとおり 記 載 されています Q2 10 従 業 員 や 講 演 料 等 の 支 払 先 等 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けられない 場 合 どのように 対 応 すればいいですか ( 答 ) 法 定 調 書 作 成 などに 際 し 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けられない 場 合 でも 安 易 に 個 人 番 号 を 記 載 しないで 書 類 を 提 出 せず 個 人 番 号 の 記 載 は 法 律 ( 国 税 通 則 法 所 得 税 法 等 )で 定 められた 義 務 であることを 伝 え 提 供 を 求 めてください それでもなお 提 供 を 受 けられない 場 合 は 提 供 を 求 めた 経 過 等 を 記 録 保 存 するなど し 単 なる 義 務 違 反 でないことを 明 確 にしておいてください 経 過 等 の 記 録 がなければ 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けていないのか あるいは 提 供 を 受 けたの に 紛 失 したのかが 判 別 できません 特 定 個 人 情 報 保 護 の 観 点 からも 経 過 等 の 記 録 をお 願 いします なお 法 定 調 書 などの 記 載 対 象 となっている 方 全 てが 個 人 番 号 をお 持 ちとは 限 らず そ のような 場 合 は 個 人 番 号 を 記 載 することはできませんので 個 人 番 号 の 記 載 がないことを 1
もって 税 務 署 が 書 類 を 受 理 しないということはありません すなわち 事 業 者 としては 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 従 業 員 に 対 して 社 会 保 障 や 税 の 決 められた 書 類 に 個 人 番 号 を 記 載 することは 法 令 で 定 められた 義 務 である ということ を 周 知 し 従 業 員 に 対 して 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める( 督 促 する)ことが 必 要 になります また そのことについて 記 録 をしておく 必 要 があります 既 に 従 業 員 となっている 者 については 時 期 に 応 じて 以 下 のような 対 応 が 考 えられます 1 平 成 27 年 (2015 年 )12 月 末 以 前 平 成 27 年 (2015 年 )10 月 5 日 以 降 に 住 民 票 のある 者 に 個 人 番 号 が 世 帯 ごとに 簡 易 書 留 で 送 付 されますが 事 業 者 は 安 全 管 理 措 置 や 本 人 確 認 措 置 などを 講 ずることを 前 提 として 平 成 28 年 (2016 年 )1 月 以 前 であっても 従 業 員 やその 扶 養 家 族 から 個 人 番 号 を 事 前 収 集 することが 認 められます 1 この 段 階 で 提 出 する 可 能 性 のある 個 人 番 号 を 記 載 する 書 類 としては 平 成 28 年 分 の 扶 養 控 除 等 申 告 書 があり 得 ますが 平 成 28 年 分 の 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 平 成 27 年 中 に 提 出 する 場 合 は 個 人 番 号 を 記 載 する 義 務 はありません ( 扶 養 控 除 等 申 告 書 は その 年 の 最 初 に 給 与 の 支 払 を 受 ける 日 の 前 日 までに 提 出 する 義 務 があるので 通 常 は 前 年 中 に 提 出 され る 場 合 が 多 いでしょう ) したがって 平 成 27 年 中 に 従 業 員 に 対 して 従 業 員 本 人 または 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めたにもかかわらず 従 業 員 が 応 じない 場 合 は 本 人 被 扶 養 者 の 個 人 番 号 を 記 載 せずに 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 すればよいです 2 平 成 28 年 1 月 以 降 給 与 支 払 に 関 する 源 泉 徴 収 票 については 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 給 与 支 払 に 関 する ものから 従 業 員 本 人 および 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 を 記 載 する 必 要 がありますが 平 成 29 年 1 月 末 が 提 出 期 限 であるので それまでの 間 に 従 業 員 から 個 人 番 号 を 取 得 すれば 足 ります 他 方 扶 養 控 除 等 申 告 書 は 平 成 28 年 1 月 以 降 に 提 出 分 から 従 業 員 本 人 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 を 記 載 する 必 要 があります したがって 平 成 28 年 12 月 末 までに 扶 養 控 除 等 申 告 書 を 提 出 するまでの 間 は 従 業 員 から 従 業 員 本 人 および 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 を 取 得 するタイムリミットはあると 言 えま す この 間 は 従 業 員 に 対 して 何 回 か 個 人 番 号 の 提 供 するよう 督 促 し そのことを 記 録 し ておくことが 考 えられます なお 退 職 する 従 業 員 については 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 の 税 務 署 への 提 出 期 限 は 退 職 後 1ヶ 月 以 内 とされているので それ 以 前 に 個 人 番 号 を 取 得 し なければならない 場 合 もあります 1 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/zigyou/jizenshushu.pdf 2
内 閣 官 房 の 回 答 によれば 督 促 にもかかわらず 本 人 または 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 を 提 出 しなかった 従 業 員 がいる 場 合 には 書 類 の 提 出 先 の 機 関 の 指 示 に 従 ってください とさ れています 上 記 の 国 税 庁 の 回 答 のとおり 督 促 をして そのことを 記 録 した 場 合 は 従 業 員 や 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 が 記 載 されていなくても 税 務 署 等 の 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 は 源 泉 徴 収 票 等 の 法 定 調 書 や 届 出 書 を 受 領 してくれるのではないかと 思 われます 督 促 をしたことを 明 確 化 する 一 つの 方 法 として 取 扱 規 程 等 に 以 下 のような 規 定 を 置 く とともに 取 扱 規 程 等 の 運 用 記 録 の 一 つとして 役 職 員 又 は 第 三 者 が 当 社 の 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 又 は 第 条 に 基 づく 本 人 確 認 に 応 じな い 場 合 には 番 号 法 に 基 づくマイナンバー 制 度 の 意 義 について 説 明 をし 個 人 番 号 の 提 供 及 び 本 人 確 認 に 応 ずるように 求 め そのことを 記 録 するものとする 3
2 就 業 規 則 による 対 応 従 業 員 が 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 場 合 を 想 定 した より 積 極 的 な 対 応 としては 就 業 規 則 に 従 業 員 に 個 人 番 号 を 提 供 することを 求 める 規 定 を 置 くことです 次 のような 規 定 を 置 くことが 考 えられます (1) 採 用 時 の 提 出 書 類 への 追 加 ( 採 用 時 の 提 出 書 類 ) 第 条 労 働 者 として 採 用 された 者 は 採 用 された 日 から 週 間 以 内 に 次 の 書 類 を 提 出 ( 送 付 による 方 法 を 含 む 以 下 本 条 において 同 じ ) 又 は 提 示 しなければならない 1 履 歴 書 2 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 ( 個 人 番 号 が 記 載 されていないものに 限 る ) 3 自 動 車 運 転 免 許 証 の 写 し(ただし 自 動 車 運 転 免 許 証 を 有 する 場 合 に 限 る ) 4 資 格 証 明 書 の 写 し(ただし 何 らかの 資 格 証 明 書 を 有 する 場 合 に 限 る ) 5 個 人 番 号 カード 通 知 カード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 ( 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カードについては 提 示 の 場 合 は 原 本 の 提 示 送 付 の 場 合 は 写 しの 送 付 による ) 6 その 他 会 社 が 指 定 するもの 2 前 項 の 定 めにより 提 出 又 は 提 示 した 書 類 の 記 載 事 項 に 変 更 を 生 じたときは 速 やかに 書 面 で 会 社 に 変 更 事 項 を 届 け 出 なければならない 解 説 採 用 時 の 提 出 書 類 として マイナンバー 法 上 の 本 人 確 認 ( 番 号 確 認 )のために 必 要 とな る 個 人 番 号 カード 通 知 カード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 の 提 示 又 は 送 付 を 受 けることを 記 載 することが 考 えられます 通 常 は 提 出 書 類 とされていますが 本 人 確 認 においては 個 人 番 号 カード 通 知 カ ード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 の 提 示 を 受 け て 確 認 し その 写 し(コピー)を 受 領 しない 場 合 もありますので 提 示 による 方 法 も 追 加 しています なお 採 用 時 の 提 出 書 類 としては 通 常 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 が 提 出 書 類 とさ れていますが 労 働 者 の 年 齢 や 現 住 所 を 確 認 するために 求 めるものであり これに 個 人 番 号 が 記 載 されていると 目 的 外 利 用 となるおそれがあるので 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 ( 個 人 番 号 が 記 載 されていないものに 限 る ) との 修 正 を 行 いました 4
(2) 服 務 規 律 への 追 加 ( 個 人 番 号 の 提 供 の 求 め 及 び 本 人 確 認 への 協 力 ) 第 条 労 働 者 は 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 5 月 31 日 法 律 第 27 号 以 下 番 号 利 用 法 という )に 基 づき 会 社 の 個 人 番 号 の 提 供 の 求 め 及 び 本 人 確 認 に 協 力 しなければならない 解 説 事 業 者 による 個 人 番 号 の 提 供 の 求 め 及 び 本 人 確 認 に 協 力 しない 場 合 については 懲 戒 事 由 に 定 めることを 考 えている 社 会 保 険 労 務 士 の 先 生 もいらっしゃるようです 懲 戒 事 由 の 内 容 については 労 働 基 準 法 上 の 制 限 はありませんが 労 働 契 約 法 15 条 に おいて 使 用 者 が 労 働 者 を 懲 戒 することができる 場 合 において 当 該 懲 戒 が 当 該 懲 戒 に 係 る 労 働 者 の 行 為 の 性 質 及 び 態 様 その 他 の 事 情 に 照 らして 客 観 的 に 合 理 的 な 理 由 を 欠 き 社 会 通 念 上 相 当 であると 認 められない 場 合 は その 権 利 を 濫 用 したものとして 当 該 懲 戒 は 無 効 とする と 定 められており 懲 戒 事 由 に 合 理 性 がない 場 合 当 該 事 由 に 基 づいた 懲 戒 処 分 は 懲 戒 権 の 濫 用 に 該 当 すると 判 断 される 可 能 性 があります マイナンバー 法 に 基 づき 事 業 者 は 法 定 調 書 等 に 個 人 番 号 を 記 載 することは 義 務 である ものの その 場 合 に 従 業 員 がマイナンバー 法 違 反 になるわけではないことや 個 人 番 号 の 提 供 がプライバシーに 関 する 事 項 であることに 鑑 みると たとえ けん 責 のような 軽 微 な 懲 戒 処 分 であったとしてもやや 行 き 過 ぎの 感 があります それが 従 業 員 本 人 の 個 人 番 号 ではなく 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 である 場 合 はなおさらです そこで 服 務 規 律 に 上 記 のような 規 定 を 置 くことが 考 えられます 服 務 規 律 とは 労 働 者 が 企 業 組 織 の 構 成 員 として 守 るべきルール( 行 為 規 範 )です 服 務 規 律 に 反 すること は 企 業 の 秩 序 を 乱 すこと( 企 業 秩 序 違 反 )であり 懲 戒 処 分 の 対 象 となり 得 ますが 懲 戒 事 由 と 違 って 必 ず 懲 戒 処 分 の 対 象 となるわけではありませんので 社 会 的 な 納 得 感 もある と 思 われます 2 2 この 点 については 社 会 保 険 労 務 士 事 務 所 あおぞらコンサルティングの 代 表 である 池 田 直 子 先 生 からご 助 言 を 受 けました 5
(3) 懲 戒 事 由 への 追 加 ( 懲 戒 の 事 由 ) 第 条 労 働 者 が 次 のいずれかに 該 当 するときは 情 状 に 応 じ けん 責 減 給 又 は 出 勤 停 止 とする ( 略 ) 2 労 働 者 が 次 のいずれかに 該 当 するときは 懲 戒 解 雇 とする ただし 平 素 の 服 務 態 度 そ の 他 情 状 によっては 第 条 に 定 める 普 通 解 雇 前 条 に 定 める 減 給 又 は 出 勤 停 止 とするこ とがある 1~13 ( 略 ) 14 正 当 な 理 由 なく 会 社 の 業 務 上 重 要 な 秘 密 ( 番 号 利 用 法 上 の 特 定 個 人 情 報 ファイルを 含 む )を 外 部 に 漏 洩 して 会 社 に 損 害 を 与 え 又 は 業 務 の 正 常 な 運 営 を 阻 害 したとき 15 その 他 前 各 号 に 準 ずる 不 適 切 な 行 為 があったとき 解 説 マイナンバー 法 67 条 において 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 の 従 事 者 が 正 当 な 理 由 がない のに その 業 務 に 関 して 取 り 扱 った 個 人 の 秘 密 に 属 する 事 項 が 記 録 された 特 定 個 人 情 報 フ ァイルを 提 供 したときは 4 年 以 下 の 懲 役 若 しくは200 万 円 以 下 の 罰 金 に 処 し 又 はこ れを 併 科 することとされています 非 常 に 重 い 刑 事 罰 が 適 用 されますので このような 場 合 は 会 社 の 業 務 上 重 要 な 秘 密 を 漏 えいする 場 合 と 同 様 に 懲 戒 解 雇 事 由 とすることが 考 えられます 6
弊 事 務 所 では 平 成 27 年 (2016 年 )から 利 用 が 開 始 するマイナンバー 制 度 に 対 応 す る 体 制 構 築 支 援 サービスを 提 供 しております 具 体 的 には 下 記 のサービスを 提 供 しております 〇 マイナンバー 制 度 に 関 する 各 種 質 問 への 対 応 〇 マイナンバー 制 度 に 関 するコンサルティング 〇 社 内 のマイナンバー 対 応 に 関 する 会 議 への 出 席 助 言 〇 マイナンバー 制 度 に 関 する 規 程 類 の 作 成 の 支 援 ( 別 添 をご 参 照 ください ) 〇 社 内 におけるマイナンバー 制 度 に 関 する 講 演 上 記 サービスについてパッケージで 1 社 あたり 50 万 円 ( 外 税 ) 程 度 ( 難 易 度 によっ ては100 万 円 ( 外 税 ) 程 度 まで)で 対 応 いたします 上 記 の 個 別 のサービスも 提 供 しておりますのでご 相 談 ください 詳 しくは 下 記 にご 連 絡 ください 弁 護 士 法 人 三 宅 法 律 事 務 所 弁 護 士 渡 邉 雅 之 ( 東 京 事 務 所 ) 100-0006 東 京 都 千 代 田 区 有 楽 町 1 丁 目 7 番 1 号 有 楽 町 電 気 ビルヂング 北 館 9 階 TEL : 03-5288-1021( 代 表 ) Email:m-watanabe@miyake.gr.jp 7