諮 問 日 : 平 成 28 年 6 月 3 日 ( 平 成 28 年 度 ( 最 情 ) 諮 問 第 8 号 ) 答 申 日 : 平 成 28 年 9 月 1 日 ( 平 成 28 年 度 ( 最 情 ) 答 申 第 27 号 ) 件 名 : 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 の 事 務 引 継 書 等 の 不 開 示 判 断 ( 不 存 在 )に 関 する 件 答 申 書 第 1 委 員 会 の 結 論 平 成 28 年 4 月 7 日 の 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 交 代 時 の 事 務 引 継 書 ( 添 付 書 類 を 含 む ) ( 以 下 本 件 開 示 申 出 文 書 1 という ) 及 び 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 が 交 代 した 場 合,どこに 挨 拶 回 りをすることになっているかが 分 かる 文 書 ( 最 新 版 ) ( 以 下 本 件 開 示 申 出 文 書 2 といい, 本 件 開 示 申 出 文 書 1と 併 せて 本 件 各 開 示 申 出 文 書 という )の 開 示 の 申 出 に 対 し, 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 が, 本 件 各 開 示 申 出 文 書 は 作 成 又 は 取 得 していないとして 不 開 示 とした 判 断 ( 以 下 原 判 断 という )は, 妥 当 である 第 2 事 案 の 概 要 本 件 は, 苦 情 申 出 人 からの 本 件 各 開 示 申 出 文 書 についての 裁 判 所 の 保 有 する 司 法 行 政 文 書 の 開 示 に 関 する 事 務 の 取 扱 要 綱 ( 以 下 取 扱 要 綱 という ) 記 第 2に 定 める 開 示 の 申 出 に 対 し, 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 が 平 成 28 年 5 月 2 日 付 けで 原 判 断 を 行 ったところ, 取 扱 要 綱 記 第 11の1に 定 める 苦 情 が 申 し 出 られ, 取 扱 要 綱 記 第 11の4に 定 める 諮 問 がされたものである 第 3 苦 情 申 出 人 の 主 張 の 要 旨 本 件 各 開 示 申 出 文 書 が 本 当 に 存 在 しないか 不 明 である 第 4 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 の 説 明 の 要 旨 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 の 説 明 は, 理 由 説 明 書 によれば, 以 下 のとおりである 1 最 高 裁 判 所 の 考 え 方 原 判 断 においては, 本 件 各 開 示 申 出 文 書 は 作 成 又 は 取 得 していないとして 不 開 示 としたが, 当 該 判 断 は 相 当 である 2 理 由 1
(1) 本 件 開 示 申 出 文 書 1について 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 ( 以 下 事 務 総 長 という )の 交 代 に 当 たり, 事 務 引 継 書 を 組 織 的 に 作 成 することを 予 定 するような 定 めはなく,どのような 引 継 ぎを 行 うかは, 引 き 継 ぐべき 事 項 の 内 容, 性 質 等 を 勘 案 して 前 任 者 が 決 め ており, 引 継 ぎのためにそもそも 文 書 を 作 成 するか 否 か, 仮 に 作 成 するとし てどのような 文 書 を 作 成 するかについても,あげて 前 任 者 個 人 の 判 断 に 委 ね られている 平 成 28 年 4 月 7 日 の 事 務 総 長 の 交 代 時 においては, 前 任 者 個 人 の 判 断 で メモが 作 成 されたが,それは 直 接 前 任 者 から 後 任 者 に 交 付 され,その 性 質 上, 他 者 の 目 に 触 れることなく,あくまで 個 人 の 手 持 ち 資 料 として 後 任 者 限 りで 使 用 及 び 保 管 がされている したがって, 保 存 又 は 廃 棄 についても 後 任 者 の 個 人 的 な 判 断 により 行 うことができるものであるから,その 作 成 利 用 保 存 廃 棄 については,いずれの 過 程 においても 組 織 としての 関 与 は 何 ら 存 在 せず, 専 ら 個 人 の 判 断 に 委 ねられている このような 状 況 からすれば, 上 記 メモは, 裁 判 所 の 職 員 が 組 織 的 に 用 いるものとして 裁 判 所 が 保 有 しているも のではなく, 取 扱 要 綱 記 第 1に 規 定 する 司 法 行 政 文 書 に 当 たらない そして,その 他 に 事 務 引 継 書 に 該 当 する 文 書 は 作 成 されていない したがって, 本 件 開 示 申 出 文 書 1について, 開 示 申 出 時 点 において 司 法 行 政 文 書 として 作 成 し, 又 は 取 得 したものは 存 在 しない (2) 本 件 開 示 申 出 文 書 2について そもそも 異 動 者 があった 際 にいつどこに 挨 拶 回 りに 行 くかは, 異 動 者 の 意 向, 離 着 任 時 の 事 務 手 続 の 日 程, 挨 拶 先 の 事 情 等 を 勘 案 して 個 別 に 決 められ るべきものであって, 一 般 的 な 定 めを 設 けることになじまないため,これが 一 般 的 に 分 かる 文 書 を 作 成 しておく 必 要 性 はない 実 際 に, 事 務 総 長 の 秘 書 的 業 務 を 所 管 する 最 高 裁 判 所 事 務 総 局 秘 書 課 ( 以 下 秘 書 課 という )においても, 事 務 総 長 の 交 代 があった 場 合 には,そ 2
の 都 度 挨 拶 先 について 新 旧 両 事 務 総 長 に 意 向 を 聞 き,これに 対 する 回 答 を 得 た 上 で, 挨 拶 先 の 意 向 や 各 種 行 事 の 日 程 等 諸 々の 事 情 を 考 慮 していつどこに 挨 拶 回 りに 行 くかを 確 定 しているため,その 都 度 挨 拶 回 り 先 は 異 なることに なる よって, 秘 書 課 において 事 務 総 長 交 代 時 にどこに 挨 拶 回 りをすること になっているかが 分 かる 文 書 は 作 成 していない 第 5 調 査 審 議 の 経 過 当 委 員 会 は, 本 件 諮 問 について, 以 下 のとおり 調 査 審 議 を 行 った 1 平 成 28 年 6 月 3 日 2 同 日 3 同 年 6 月 22 日 4 同 年 8 月 29 日 諮 問 の 受 理 最 高 裁 判 所 事 務 総 長 から 理 由 説 明 書 を 収 受 審 議 審 議 第 6 委 員 会 の 判 断 の 理 由 1 本 件 開 示 申 出 文 書 1について (1) 本 件 開 示 申 出 文 書 1は, 平 成 28 年 4 月 7 日 の 事 務 総 長 交 代 時 の 事 務 引 継 書 である これについて, 事 務 総 長 は, 交 代 時 に 前 任 者 個 人 の 判 断 でメモが 作 成 されたが,それは 司 法 行 政 文 書 に 当 たらず, 他 に 事 務 引 継 書 に 該 当 する 文 書 は 作 成 されていないと 説 明 する (2) 取 扱 要 綱 における 司 法 行 政 文 書 とは,その 記 第 1において 裁 判 所 の 職 員 が 職 務 上 作 成 し, 又 は 取 得 した 司 法 行 政 事 務 に 関 する 文 書 ( 中 略 )であって, 裁 判 所 の 職 員 が 組 織 的 に 用 いるものとして, 裁 判 所 が 保 有 しているものをい う と 定 められ, 組 織 的 に 用 いる とは,その 作 成 又 は 取 得 に 関 与 した 職 員 個 人 の 段 階 のものではなく, 組 織 としての 共 用 文 書 の 実 質 を 備 えた 状 態, すなわち, 裁 判 所 の 組 織 において, 業 務 上 必 要 なものとして, 利 用 され, 又 は 保 存 されている 状 態 のものを 意 味 すると 解 するのが 相 当 である そして, 作 成 又 は 取 得 がされた 文 書 が,どのような 状 態 であれば 組 織 的 に 用 いるもの であるかについては, 当 該 文 書 の 作 成 又 は 取 得 の 状 況, 利 用 の 状 況, 保 存 又 3
は 廃 棄 の 状 況 などを 総 合 的 に 考 慮 して 実 質 的 な 判 断 を 行 うのが 相 当 である そこで, 上 記 (1)の 説 明 について 検 討 する (3) 事 務 総 長 の 説 明 によれば, 事 務 総 長 の 交 代 に 当 たり, 事 務 引 継 書 を 組 織 的 に 作 成 することを 予 定 するような 定 めはなく,それを 作 成 するか 否 かは 前 任 者 個 人 の 判 断 に 委 ねられているとのことである また, 実 際 に 作 成 されたメ モも, 前 任 者 個 人 の 判 断 で 作 成 されて 直 接 後 任 者 に 交 付 され,あくまで 個 人 の 手 持 ち 資 料 として 後 任 者 限 りで 使 用 及 び 保 管 がされているとのことである 上 記 の 説 明 を 踏 まえると, 当 該 メモの 作 成 利 用 保 存 廃 棄 については, そのいずれの 過 程 においても 組 織 としての 関 与 は 何 ら 存 在 せず, 事 務 総 長 個 人 の 便 宜 的 判 断 に 委 ねられているものと 認 められるのであって,たとえ 事 務 総 長 が 当 該 メモをたまたま 廃 棄 せずに 保 有 していたとしても,そのことのみ をもって, 最 高 裁 判 所 の 職 員 が 組 織 的 に 用 いるものとして 最 高 裁 判 所 が 保 有 しているものということはできず, 当 該 メモは, 取 扱 要 綱 記 第 1に 定 める 司 法 行 政 文 書 に 当 たらないと 認 められる (4) したがって, 当 該 メモ 以 外 に 事 務 総 長 交 代 時 の 事 務 引 継 書 が 存 在 すること をうかがわせる 事 情 がない 以 上, 最 高 裁 判 所 において, 本 件 開 示 申 出 文 書 1 を 作 成 していないとの 説 明 は 合 理 的 であり,これを 保 有 していないものと 認 められる 2 本 件 開 示 申 出 文 書 2について (1) 本 件 開 示 申 出 文 書 2は, 事 務 総 長 が 交 代 した 場 合,どこに 挨 拶 回 りをする ことになっているかが 分 かる 文 書 である これについて, 事 務 総 長 は, 異 動 があったときにいつどこに 挨 拶 回 りに 行 くかは, 個 別 に 決 められるべきもの であって, 一 般 的 な 定 めを 設 けることになじまないため,これが 一 般 的 に 分 かる 文 書 を 作 成 しておく 必 要 はなく, 異 動 の 都 度 挨 拶 回 り 先 は 異 なることに なるから, 実 際 にもそのような 文 書 は 作 成 していないと 説 明 する (2) そこで 検 討 するに, 事 務 総 長 が 交 代 した 場 合 に,どこに 挨 拶 回 りをする 4
かについては, 何 ら 定 めはなく,そもそも 挨 拶 は 儀 礼 上 のものにすぎないと 考 えられることからすると, 一 般 的 にその 役 職 に 応 じた 挨 拶 回 り 先 として 想 定 されるところがあったとしても, 実 際 にどこに 挨 拶 に 行 くかについては, 個 々の 事 務 総 長 の 意 向 によるとする 説 明 が 不 合 理 とはいえない そうすると, 他 に 挨 拶 回 り 先 に 係 る 文 書 が 存 在 することをうかがわせる 事 情 がない 以 上, 最 高 裁 判 所 において, 本 件 開 示 申 出 文 書 2を 作 成 していない との 説 明 は 合 理 的 であり,したがって,これを 保 有 していないものと 認 めら れる 3 以 上 のとおりであるから, 本 件 各 開 示 申 出 文 書 を 作 成 し, 又 は 取 得 していな いとして 不 開 示 とした 原 判 断 については, 最 高 裁 判 所 においてこれらを 保 有 し ていないと 認 められるので, 妥 当 であると 判 断 した 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 査 委 員 会 委 員 長 髙 橋 滋 委 員 久 保 潔 委 員 門 口 正 人 5