研 修 視 察 報 告 書 この 度 東 京 都 立 川 市 及 び 埼 玉 県 飯 能 市 を 視 察 した 概 要 について 別 紙 のとおりご 報 告 いたします 資 料 その 他 については 事 務 局 に 保 管 してありますので ご 高 覧 ください 平 成 27 年 4 月 27 日 議 会 改 革 推 進 会 議 委 員 長 播 磨 博 一 副 委 員 長 青 山 豊 委 員 奥 山 豊 和 委 員 佐 藤 誠 洋 委 員 土 田 祐 輝 委 員 小 野 正 伸 委 員 佐 藤 德 雄 委 員 阿 部 正 夫 委 員 佐 々 木 喜 一 委 員 本 間 利 博 副 議 長 遠 藤 忠 裕 横 手 市 議 会 議 長 木 村 清 貴 様
議 会 改 革 推 進 会 議 研 修 視 察 報 告 書 期 日 平 成 27 年 4 月 20 日 ( 月 )~21 日 ( 火 ) 視 察 地 東 京 都 立 川 市 埼 玉 県 飯 能 市 東 京 都 立 川 市 (4 月 20 日 訪 問 ) 市 の 概 要 人 口 17 万 8 千 人 多 摩 地 域 の 中 心 部 に 位 置 立 川 基 地 跡 地 に 自 治 大 学 校 など 国 の 行 政 機 関 5 機 関 が 移 転 また 東 京 地 裁 立 川 支 部 東 京 地 検 立 川 支 部 が 入 る 立 川 第 二 法 務 総 合 庁 舎 や 立 川 拘 置 所 が 開 庁 するなど 多 数 の 国 の 機 関 を 有 する 多 摩 地 域 の 中 核 都 市 視 察 事 項 :タブレット 端 末 の 導 入 について 視 察 の 概 要 立 川 市 議 会 では 平 成 26 年 9 月 にタブレット 端 末 を 導 入 し 議 会 資 料 等 のペーパーレス 化 などに 取 り 組 んでいる 視 察 では 導 入 に 至 る 経 緯 から 現 状 今 後 の 課 題 など 全 般 にわたって 議 会 事 務 局 より 説 明 を 受 け 実 際 にタブレット 端 末 の 操 作 を 体 験 した (1) 導 入 に 至 る 背 景 経 緯 平 成 25 年 7 月 議 会 の 会 議 に 電 子 機 器 を 導 入 できないか という 若 手 議 員 の 要 望 を 受 け て 議 会 運 営 委 員 会 で 検 討 を 開 始 既 にタブレット 端 末 を 活 用 している 逗 子 市 議 会 への 視 察 や 事 業 者 によるシステム 説 明 会 などを 経 て 平 成 26 年 度 予 算 にタブレット 端 末 の 導 入 経 費 (374 万 5 千 円 )を 計 上 し 26 年 9 月 定 例 会 からタブレット 端 末 を 全 議 員 に 貸 与 して 活 用 を 1
始 めている 執 行 部 側 では 議 会 に 追 随 する 形 で 導 入 に 向 けた 動 きがあったようだが 現 在 のところ 検 討 中 とのことであった なお タブレットの 導 入 にあたっては 当 面 は 紙 ベースの 資 料 と 併 行 して 運 用 し 段 階 的 に 紙 の 削 減 を 進 めていくことを 事 前 に 確 認 していた (2) システムの 概 要 システムはクラウドを 使 用 しており 東 京 インタープレイ 社 が 開 発 した 文 書 共 有 クラウド サービスの BackShelf(バックシェルフ) と 文 書 閲 覧 アプリの SideBooks(サイドブック ス) を 採 用 している 同 社 のクラウドは 逗 子 市 議 会 のほか 兵 庫 県 丹 波 篠 山 市 議 会 や 島 根 県 美 郷 町 議 会 などでも 採 用 しているようである クラウドには 各 種 情 報 提 供 市 議 会 各 種 行 政 計 画 議 会 関 係 規 定 資 料 の 大 き く4つのフォルダが 置 かれ それぞれの 下 に 更 にフォルダが 細 分 化 されてデータが 整 理 され ている 議 会 資 料 など 各 種 データのクラウドへのアップロードは 市 の 各 課 に 割 り 当 てたアクセス 権 限 と 資 料 ファイルの 命 名 基 準 に 基 づいて 各 課 が 行 っている( 議 会 事 務 局 を 経 由 せずに 各 課 が 直 接 アップロード) ただ 紙 ベースの 資 料 と 併 用 していることから アップロードが 余 計 な 作 業 となっているのが 実 情 のようであり 今 後 作 業 量 を 検 証 していきたいということであ った (3) 機 種 apple 社 の ipad を 使 用 現 在 議 員 28 台 事 務 局 5 台 の 計 33 台 を 使 用 している ipad を 採 用 した 理 由 としては セキュリティ 面 の 高 さに 加 え 有 料 アプリの 料 金 が 一 括 請 求 されない( 利 用 した 議 員 がそれぞれ 支 払 う)ため 全 体 の 通 信 費 に 影 響 しないことがあげ られていた( 他 の 会 社 は 通 信 費 の 中 に 有 料 アプリの 料 金 が 加 算 される) (4) 費 用 33 台 分 の 端 末 のレンタル 料 や 通 信 料 等 (ハードウェア 分 )で 月 額 約 116,000 円 クラウド の 使 用 料 等 (ソフトウェア 分 )で 月 額 99,000 円 ハードウェア 分 とソフトウェア 分 の 合 計 で 月 額 215,000 円 となり 1 台 当 たり 月 額 約 6,500 円 である 全 て 公 費 負 担 であった (5) 使 用 範 囲 タブレット 型 端 末 機 使 用 基 準 を 作 成 し 使 用 に 関 するルールを 定 めている 市 議 会 に 関 する 会 議 ( 本 会 議 委 員 会 等 ) 以 外 のタブレット 端 末 の 使 用 範 囲 を 1 議 員 活 動 ( 市 民 への 説 明 や 行 政 視 察 等 における 資 料 閲 覧 ) 2 情 報 収 集 (ホームページや 検 索 サイト からの 情 報 閲 覧 ) 3 情 報 伝 達 ( 議 員 相 互 の 情 報 伝 達 災 害 時 の 緊 急 情 報 伝 達 など)と 定 めて いるが 説 明 を 聞 く 限 りあまり 細 かく 制 限 していない 状 況 であった また 情 報 伝 達 に 関 連 して ipad で 付 与 された 各 議 員 のメールアドレスを 庁 内 に 公 開 し 議 員 と 各 課 との 間 で 個 々にやり 取 りしているという 説 明 もあった 2
(6) 導 入 効 果 導 入 から 日 が 浅 いため 導 入 効 果 ( 費 用 対 効 果 )はあまり 見 えていないようだが 情 報 伝 達 の 速 さはお 金 に 換 算 できない 効 果 があると 感 じているという 説 明 があった 議 会 事 務 局 から 議 員 への 連 絡 は これまでFAXや 紙 で 行 っていたようである これをタ ブレットの 導 入 に 合 わせてメールのみにしたことで かなりの 時 間 短 縮 や 事 務 軽 減 につなが っており その 部 分 での 効 果 は 非 常 に 高 いとのことだった (7) 今 後 の 方 針 課 題 紙 ベースの 資 料 と 併 行 して 運 用 してきたが 平 成 27 年 第 1 回 定 例 会 より 一 部 の 紙 資 料 ( 具 体 的 には 委 員 会 の 関 係 資 料 )の 削 減 を 実 施 今 後 さらに 紙 資 料 の 削 減 を 進 めていくというこ とであった また 現 在 会 議 におけるパソコンの 使 用 は 認 められていないようだが タブレット 端 末 の 弱 点 (タブレットの 画 面 に 複 数 のデータを 一 度 に 開 けない)を 補 うために 会 議 における パソコンとの 併 用 を 検 討 していきたいという 話 もあった タブレットの 操 作 を 体 験 3
埼 玉 県 飯 能 市 (4 月 21 日 訪 問 ) 市 の 概 要 人 口 8 万 人 江 戸 時 代 から 西 川 材 で 知 られた 杉 や 檜 の 産 地 で 木 材 と 織 物 のまちとし て 繁 栄 市 街 は 入 間 川 の 谷 口 集 落 として 発 展 現 在 奥 武 蔵 の 豊 かな 自 然 の 中 で 育 まれた 情 感 歴 史 文 化 を 生 かしたまちづくりを 推 進 05 年 4 月 に 森 林 文 化 都 市 を 宣 言 視 察 事 項 :タブレット 端 末 の 導 入 について 視 察 の 概 要 飯 能 市 議 会 では 全 国 に 先 駆 けて 平 成 24 年 4 月 にタブレット 端 末 を 導 入 し 議 会 資 料 のペ ーパーレス 化 などに 取 り 組 んでいる 視 察 では タブレット 端 末 導 入 の 概 要 について 議 会 改 革 特 別 委 員 会 の 椙 田 委 員 長 より 説 明 を 受 け 実 際 にタブレット 端 末 の 操 作 を 体 験 した (1) 導 入 に 至 る 背 景 経 緯 飯 能 市 では ISO14001 を 取 得 し 環 境 に 配 慮 した 活 動 が 進 められている 平 成 22 年 度 時 点 で 電 気 使 用 量 とごみ 排 出 量 は 概 ね 削 減 目 標 を 達 成 していたものの 紙 使 用 量 は 削 減 目 標 値 に 全 くとどいていなかった そこで 行 政 側 では 23 年 度 から 行 政 経 営 会 議 などをパソコ ンで 行 うことで 紙 の 削 減 を 推 進 した そういう 中 議 会 内 から 議 会 として 何 もやっていないのではないか という 声 が 上 がり 議 会 としてもペーパーレス 化 に 取 り 組 むことを 確 認 情 報 端 末 機 種 の 比 較 検 討 やタブレット の 有 効 活 用 について 検 討 を 行 い 平 成 24 年 4 月 からタブレット 端 末 を 導 入 した 導 入 に 際 しては スマホを 触 ったことがない 議 員 も 多 数 いたようだが とりあえずやって みようということで 発 想 から 決 定 まで2 週 間 足 らずだったようである 4
(2) タブレットの 活 用 策 タブレットの 活 用 策 として 次 の5 点 が 紹 介 された 1 全 員 協 議 会 のペーパーレス 化 (LAN) 議 会 の 会 議 では 全 員 協 議 会 資 料 のペーパーレス 化 からスタートしたようである 現 在 は 一 歩 進 んで 議 案 書 のデータ 化 を 執 行 部 と 協 議 しているようだが 予 算 書 は 紙 ベースのほうが 使 いやすいという 面 もあるようだ 2 議 会 内 の 情 報 伝 達 (メール) これまではFAXでの 情 報 伝 達 だったが これをメールに 切 り 替 えた これにより 情 報 伝 達 の 時 間 短 縮 と 事 務 局 の 負 担 軽 減 が 図 られた さらには カラー 資 料 を 提 供 する 場 合 カ ラーのまま 送 ることができるため 見 やすくなったというメリットもあるようだ 3 危 機 管 理 上 の 緊 急 連 絡 (メール) 災 害 時 の 安 否 確 認 や 災 害 時 の 緊 急 連 絡 に 活 用 ( 地 域 の 中 で 発 見 したことを 写 真 撮 影 して 即 座 に 情 報 提 供 できるというメリットがある) 4 政 務 活 動 調 査 (インターネット) タブレットを 活 用 した 先 進 事 例 の 調 査 5 各 種 資 料 の 閲 覧 (LAN) 議 会 事 務 局 に 置 かれたハードディスクに 電 子 化 された 市 の 各 種 計 画 などを 保 存 し Wifi 機 能 を 使 っ て 各 種 資 料 を 閲 覧 ただ Wifi 環 境 がある 市 役 所 の 4 階 5 階 に 来 ないとアクセスできないというネッ クはあるようだ (3) システムと 機 種 NAS システムを 採 用 ( 導 入 当 時 はクラウドが 出 始 めで 普 及 しておらず コストも 高 かった ころから NAS システムにしたとのこと) セキュリティ 対 策 として 既 存 の 庁 内 LAN から 独 立 し インターネットとの 接 続 はしていないようである 将 来 的 には クラウドシステムに 変 えていきたい 意 向 のようである 機 種 は docomo のアローズ( 導 入 当 時 は 機 種 が3つしかなかった) 現 在 議 員 19 台 事 務 局 3 台 執 行 部 35 台 を 使 用 (4) 費 用 導 入 費 用 は 346 万 円 ( 初 期 費 用 205 万 円 + 維 持 費 用 141 万 円 ) 1 台 あたりの 通 信 費 は 年 額 約 68,000 円 ( 月 額 約 5,700 円 )で これを 公 費 4/6 政 務 活 動 費 1/6 自 己 負 担 1/6 の 割 合 で 費 用 負 担 している 端 末 機 器 の 費 用 は キャンペーンで 実 質 負 担 額 が0 円 だったよ うである 5
(5) 導 入 効 果 議 会 費 の 削 減 効 果 として 全 員 協 議 会 資 料 削 減 24 万 円 本 会 議 会 議 録 冊 子 廃 止 186 万 円 で 210 万 円 に 及 んでいる 初 期 費 用 と 維 持 費 用 を 合 計 しても 2 年 で 費 用 が 回 収 される 計 算 となる また 紙 使 用 量 の 削 減 効 果 も 大 きく 年 間 約 10 万 枚 の 紙 を 減 らすことができている このほか 議 会 事 務 局 の 事 務 負 担 の 軽 減 情 報 伝 達 の 迅 速 化 政 務 調 査 活 動 の 充 実 危 機 管 理 対 応 の 向 上 など 広 く 効 果 が 表 れているようである また 議 員 に 資 料 を 配 布 する 際 は 事 前 に 議 長 の 承 認 を 得 ることとなるが 議 長 がタブレ ットを 持 ち 歩 くことで 連 絡 が 取 りやすくなり 議 長 に 判 断 してもらう 時 間 が 早 くなったとの ことであった そういう 面 からも 業 務 がスムーズになったという 説 明 があった (6) 利 用 のルール 化 情 報 端 末 機 使 用 基 準 を 作 り 使 用 制 限 や 禁 止 事 項 セキュリティ 対 策 など 必 要 な 事 項 を 規 定 している また 情 報 端 末 機 の 使 用 に 関 してのトラブルや 有 効 活 用 などを 協 議 する 場 として IT 会 議 を 設 置 事 務 局 と 線 を 引 き 情 報 端 末 機 に 関 しては 全 て 議 員 の 責 任 で 進 める 形 を 取 っている これは 議 会 事 務 局 を 守 るための 方 策 であるということであった 所 感 今 回 の 視 察 を 通 じて タブレットの 導 入 は ペーパーレス 化 の 推 進 ( 紙 使 用 量 や 経 費 の 削 減 )のみならず 様 々な 面 で 効 果 やメリットがあることが 確 認 できた 中 でも 両 市 ともに 情 報 伝 達 の 時 間 短 縮 と 議 会 事 務 局 の 事 務 軽 減 につながったこと そして 住 民 と 対 話 する 際 の 情 報 提 供 がしやすくなったことを 強 調 していた さらに 飯 能 市 議 会 からは 危 機 管 理 対 応 の 向 上 につながったという 話 もあった 具 体 的 な 事 例 が 紹 介 され 災 害 時 また 平 時 におけ る 連 絡 手 段 としても 有 効 に 活 用 できるものと 思 われた 研 修 の 中 で 飯 能 市 議 会 の 椙 田 委 員 長 が 電 子 端 末 を 活 用 する 本 来 の 目 的 は 便 利 さの 追 求 ではない いかに 市 民 との 距 離 を 縮 められるかだ と 述 べられていた まさにその 通 りで ある 電 子 端 末 というツールを 取 り 入 れても 市 民 のためにならなければ 何 も 意 味 がない ペーパーレス 化 による 環 境 対 策 ももちろん 大 事 だが 電 子 端 末 導 入 による 効 果 をどうやって 市 民 に 還 元 するか 最 も 考 えなければならないのはこの 部 分 ではないかと 思 う そのために は いかに 有 効 活 用 するかを 十 分 に 検 討 しなけ ればならないし また 使 用 に 関 してあまりこ と 細 かに 規 制 すべきではないと 思 われた また 電 子 端 末 は 日 々 進 化 している 数 年 も 経 てばタブレットは 主 流 でなくなっている かもしれない いまタブレットの 段 階 を 経 験 し ておかないと 次 に 来 る 時 代 に 対 応 できない ということも 述 べられていた 習 うより 慣 れろ ということわざがあるが 飯 能 市 議 会 議 場 にて 6
今 回 実 際 にタブレットの 操 作 を 体 験 できたことで まずは 実 際 に 手 に 取 ってみることが 大 事 だと 感 じた 携 帯 電 話 の 時 もそうだったが 慣 れれば 案 外 大 丈 夫 なものである 少 しずつで もやってみることが 大 事 だと 思 われた 両 市 から 説 明 を 聞 いて 実 際 に 導 入 するとなった 際 は デジタルデバイドに 配 慮 して 十 分 な 研 修 の 場 を 持 つこと 使 用 制 限 をあまりかけずにとにかく 使 わせること 加 えて 一 気 に ペーパーレスを 進 めることなく 段 階 的 に 進 めていくことが 非 常 に 重 要 だと 感 じた これから 議 会 改 革 推 進 会 議 で 議 論 を 進 めていくことになるが 何 のために 電 子 端 末 を 活 用 していくのか そして いかに 活 用 するか という 根 本 となる 部 分 をしっかり 心 に 留 めなが ら 議 論 を 重 ねて 横 手 市 議 会 として 一 定 の 方 向 性 を 出 していきたいと 思 う 以 上 報 告 いたします 7