< 目次 > 1. グラフの作成方法... 1 2. 複数のシートにまたがったときの合算処理... 3 3. データベース機能... 4 4. 関数... 7 5. アウトライン 小計... 9 6. シートの保護... 9 7. 校閲... 10 8. 共有... 10 9. エラーチェック... 10 10. 条件付き書式... 10 11. 入力規則... 11 12. テンプレート... 11
1. グラフの作成方法 作成したい表の範囲を選択 挿入タブ グラフ グラフの種類を選択して OK ボタンを押す ( 下の表の水色部分を CTRL キーを使って選択 見出し行が凡例となるので見出しを含むこと!) グラフ化 訂正したい箇所を選択 グラフタイトル 主縦軸ラベル 1,000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 598 EX20 0 914 XYZ2 00 861 DS20 0 813 α300 700 PIX3 00 607 Opt3 00 564 FP30 0 販売数 598 914 861 813 700 607 564 主横軸ラベル ヒ ンクがフ ロットエリア 凡例 データテーブル 販売数 棒グラフの太さ自体は 選択して右クリックし データ系列の書式設定 で 要素の間隔 を調整 1 / 11
1 一度作ってしまったグラフの種類の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリック デザインタブ グラフの種類と変更 で変更する 2 一度作ってしまったグラフのデータや凡例範囲の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリック デザインタブ データの選択 で変更する 3 一度作ってしまったグラフにデータの追加方法 : 追加したいデータ範囲のセル選択 CTRL+C グラフエリアをクリック CTRL+V 4 一度作ってしまったグラフのデータに複合グラフを追加方法 : 3 の方法で追加した後 レイアウトタブ 現在の選択範囲 プロットエリア 追加したグラフの系列選択 1 デザインタブ グラフの種類の変更 レイアウトタブ 現在の選択範囲 プロットエリア 選択対象の書式設定 2 系列のオプションで第 2 軸をクリック 複合グラフの例 : 250 200 150 100 50 0 30.0% 25.0% 20.0% 15.0% 10.0% 5.0% 0.0% 売上額 純利益の全体構成比 1 のこと 2 のこと 複合グラフを作る場合 ( 上記の例 ) の手順 : まず棒グラフ部分だけ作成 あとから構成比を上記 3の要領でコピペ レイアウトタブで構成比を選択 デザインタブで折れ線グラフに変更 ( それでもデータが小さすぎるので ) レイアウトタブで構成比をもう一度選択 選択対象の書式設定で系列のオプションで第 2 軸の追加 2 / 11
2. 複数のシートにまたがったときの合算処理 1 リンク貼り付け ( コヒ ー & リンク貼り付け ) 必要なセルの選択 ( 例 : 東京または大阪のシート ) ctrl+c 貼り付けたいシート ( 例 : 全国 ) のセル ( 東京をコヒ ーしたいなら B6 大阪なら C6) を選択 ホームタブ 貼り付け リンク貼り付け 11 行目までオートフィルを行う 2 参照 (=でセル指定) 貼り付けたいシート ( 例 : 全国 ) のセル ( 東京をコヒ ーしたいなら B6 大阪なら C6) に = を入力 欲しい元データのシート ( 例 : 東京または大阪のシート ) のセル ( 東京をコヒ ーしたいなら B6 大阪なら C6) を選択 ( クリック ) し Enter キーを押す 11 行目までオートフィルを行う 12 いずれの場合も貼り付けた方の シートのセルには この式が入力さ れている = シート名! セル 3 統合 統合したいシートをクリック データタブ 統合 ( 下のウインドウ ) 統合したい元データを追 加し OK 合計を選択すれば統合デ ータを合計してくれる ここをクリックして統合 元シートを選択し追加 統合元データとリンクす ればアウトライン表示 上端行をレチェックすれば統合シートに上 端行の見出しが表示される ( 東京 大阪 名古屋 合計 ) 左端列をレチェックすれば統合シートに左端列の見出しが表示され る ( 紅茶セット フルーツジュース クッキー 和菓子 アイスク リーム チョコレート ) 3 / 11
3. データベース機能 データベース機能は大量のデータを EXCEL のメニューを使って簡単に検索 作表 集計する方法 で 3 種類がある (1 並べ替え 2 フィルタ 3 抽出 ) 1 並べ替え 並べ替えしたいフィールドのデータ領域にセルをおく データタブ AZ で昇順に ZA で 降順に並べ替えを行う そのときとなりあったセルも一緒にすべての並べ替えが行われる 並べ替えキーが複数ある場合 キーを複数設定してすべての並べ替 データタブ 並べ替え ( 例 : 開催日が降順で金額が降順など ) えを行う OK 必ずデーター部分にカーソル を置いてから並べ替えを行う こと 4 / 11
2 フィルタ フィルタ機能を使うと それぞれの項目 ( フィールド ) 毎にフィルタがかけられ 条件指定し たものだけを表示させることができる 5 月分のみのフィルタが かけられている状態 フィルタの種類 ( 項目 ( フィールド ) の書式によってフィルタが変わる ) 日付フィルタ 月分のみや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる 数値フィルタ トップテンや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる テキストフィルタ 指定の値を含む含まないなどの条件が設定できる ( すべてのフィルタの解除はクリアにておこなう ) 3 抽出抽出は 条件指定する範囲セルをデータ領域とは別に用意し そのエリアに条件を設定すると 条件に合ったものだけを検索して表示してくれる機能 前準備 1: 表の上に空白行を用意し 見出し部分だけ作成しておくこと 2: 抽出条件を上で作成した見出しの下に設定すること ( スヘ ースは条件無しと判断される ) 3: アクティブセルをデータエリアにおいてから右上の詳細設定のボタンを押すこと 4: 検索条件範囲の設定を行って OK をおすこと 5: 抽出を解除する場合はクリアをおすこと この数行に条件を設定 準備 1: と 2: リスト範囲は 3: が正しくできてれば自動的に設定される 検索条件が数行にまたがったら再度設定しなおす必要が ある ( 例 :$B$3:$J$4 $B$3:$J$5 に変更など ) 5 / 11
小計 1~3 のいずれも 並べ替え フィルタ 抽出ごとに小計を自動的に算出することができる データタブ 小計 集計の設定ウインドウで算出方法を決定 テーブルに変換テーブルに変換することで 単なる表にスタイル設定やフィールドの追加 集計行の追加が行える 1スタイル設定データ部 ( 見出し名以外のところ ) を選択 挿入タブ テーブル デザインタブ スタイルの設定 2 フィールドの追加 テーブルの見出し行の最後列にフィールド追加すると自動的に下にデータセルが作成される 3 集計行の追加 デザインタブの集計行にチェックをいれると 最終行に集計行が追加される 6 / 11
4. 関数 基本 <+と & の違いを理解しよう> 文字列が入力されているセル同士は & の記号を使うことにより結合できます (C1 式参照 ) 数値が入力されているセル同士の結合に & を使うと 数値を文字列として結合します (C2 式参照 ) 数値が入力されているセル同士の結合に+を使うと 足し算を行います (C3 式参照 ) ( 文字列は左寄せ 数値は右寄せになる ) 式の途中で数値を入れる場合は 例 :=Today()+35 結果 : 今日の日付の 35 日後 式の途中で文字列をいれる場合は 例 := 今月は &Month(Today())& 月です 結果 : 今月は2 月です ( 記号はすべて半角です 文字列 ( ) 中身だけ全角が可能になります ) < よく使う関数 > 関数には引数が存在し 関数によって引数の数が異なります 文字入力以外は半角で記述します 例 := 関数 ( 引数, 引数, 引数 ) 引数なし関連例 : Today() 今日の日付 Now() 今日の日付と時間引数 1つだけの例 : Year( 日付 ) 指定された日付の年を返す Exp:=Year(today()) Hour( 時刻 ) 指定された時刻を返す Exp:=Hour(Now()) Phonetic( セル ) 指定セル内の文字列のフリガナを返す 引数 2 つの例 Roundup( 数値, 桁数 ) 指定された数値を指定された桁数で切り上げる Rounddown( 数値, 桁数 ) 指定された数値を指定された桁数で切り捨てる 引数に条件指定が入る例 Sumif( 範囲, 検索条件, 合計範囲 ) 検索条件に一致するものだけを集計する 範囲 ~ 条件にあったセルを検索する範囲を指定検索条件 ~ 条件式が入っているセルまたは文字列 ~ を指定合計範囲 ~ 合計を出したい金額 ( または数値 ) がすべて入っている範囲を指定 7 / 11
Sumifs( 合計範囲, 条件 1 範囲, 検索条件 1, 条件 2 範囲, 検索条件 2,) 複数ある検索条件に一致するものだけを集計する Sumifs の式が入力されたセル 行列関連 ( 資料 : 伝票の作り方参照 ) Vlookup( 検索値, 範囲, 列番号, 検索方法 ) 検索値をもとに範囲から指定された列データを抽出 検索方法 :true( 近似値 ) か False( 完全一致 ) 2 Hlookup( 検索値, 範囲, 行番号, 検索方法 ) 検索値をもとに範囲から指定された行データを抽出 Vlookup の参照表の行列が入れ替わったもの論理関連 If( 論理式, 真の場合, 偽の場合 ) 論理式が正しければ真の処理 そうでなければ偽の処理を実行例 :=If (A1>=10, OK, NG ) もし A1 セルの内容が 10 以上なら OK 違ったら NG と代入 8 / 11
5. アウトライン 小計 テーブルや表のデータをグループ毎に集計してまとめる機能 最大 8レベルまで作成可能 あらかじめ SUM 関数や SUBTOTAL 関数が組み込まれていると アウトラインを自動的に生成する ( 注意 :EXCEL のオプション 詳細設定 次のシートで作業するときの表示設定 アウトアインが適用されている場合はアウトライン記号を表示する のチェックがはずれていると表示されない ) 左図の表内を選択 データタブ アウトライングループのグループ化 アウトラインの自動作成下図のできあがり 6. シートの保護 ホームタブ内 校閲タブ内 シート自体の保護方法方法 1: ホームタブ 書式 シートの保護 パスワード設定 レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 方法 2: 校閲タブ シートの保護 パスワード設定 レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 許可されるセルを指定してシート保護方法 1: 入力許可するセルの選択 書式 セルのロック ( カギのマークに黄色枠が消えていることを確認 ) シートの保護 パスワード設定 レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 方法 2: 校閲タブ 範囲の編集を許可 新規 範囲指定 OK シートの保護 パスワード設定 レ点確認 OK 9 / 11
7. 校閲 コメント挿入 削除( 校閲タブ コメントを挿入するセル指定 コメントの挿入 変更履歴とコメントの表示 コメントにレ点確認 シート保護( 校閲タブ シートの保護 ) 8. 共有 9. エラーチェック BOOK を共有する際 誰が変更をかけたのか知る必要があるため 変更履歴の記録 を行い 校閲機能を利用する 方法 : 校閲タブ 変更履歴の記録 編集中に変更箇所を記録するにレ点を入れる ( レ点を外すまで履歴は続く ) 保存改めて誰かが編集して保存をしても 上のレ点がはずれるまで履歴が残るので 再度開いたときに 校閲機能が利用できる null の計算などを行った時 計算式がおかしい場合などは エラーチェックを行うように設定しておくと エラーをおこしているセルの左上隅に緑のマークがつく クリックすると どこを参照してエラーをおこしているか一目でわかるようになっている 10. 条件付き書式 伝票などの入力エリアのセルにこの数式設定可能な書式を設定しておくと 別セルのエラーや情報をひろって書式を設定することができる 例 :F11 のセルは入力エリアの為 数式が設定できない時 E10 がエラーなら F11 のセルはフォントを赤にするなどの書式を設定できる 10 / 11
11. 入力規則伝票などの入力セルに入力規則が設定できる ( 下はよく使う例 ) リスト ( リストボックス選択で それ以外が選択されたらエラー ) ( すでにデータがある場合 データタブの 重複の削除 機能でリストを作成するとよい ) 日付 ( 入力された日付が条件範囲かどうか判断しエラー表示 ) 文字列 ( 入力された文字列の文字数が満たない場合はエラー表示 ) 12. テンプレート 作成した BOOK をテンプレートとして保存しておくと 再利用ができる ( 伝票など ) 名前を付けて保存 ファイルの種類 EXCEL テンプレートを指定 ( マクロつきの場合マクロつきのテンプレートを指定 ) 保存 ( パスワードを追加したかったら ツールを選択後 全般オプションで読み取り書き込みパスワードを設定する ) 11 / 11