初心者の方でも短期間で 会社で困らない Excel スキル を身につける方法 厳選した機能と学習方法が あなたを短期間で Excel マスターにする - 1 - Copyright (C) 2015 レポート作成者名 All Rights Reserved.
はじめに 皆さん こんなお悩みを抱えていませんか? 会社の人から指示されるが 固まってしまい全然わからない わからないけど職場で聞きづらい 仕事で Excel が必要に迫られてきた ある程度できるが効率が悪い方法を使っていそう パソコン初心者を脱出したい 作業に何時間もかかってイライラする 仕事で全然できないから迷惑かけている 実は 私もそうでした こんにちは 市川怜 ( いちかわりょう ) です よく受講生から パソコンできる人っていいですよね とか パソコンが好きだったんで すよね など先生はすごいみたいなことを言われます 全然そんなことはなくて 高卒で高校までずっとスポーツしかしていない子供でした 皆さんが 私パソコン向いてない と良く言われるように 私もそう思っていたし 嫌いだ った 学校のパソコン授業の課題は友達にやってもらっていました ( 笑 ) 実は 私も何の資格やスキルもなく 不安を抱えながら就職活動をしていました たまたまお仕事に就くことができましたが 就職してからパソコンができず 仕事に行くの が苦痛でした そんな私でも 累計 1,000 名以上の受講生に教えさせて頂く程になりました 自分の経験や 受講生から携わらせて頂いた経験 スキルがついた学習法などをまとめ 下記のような短期間で Excel を習得するための方法を本日はご紹介します - 2 -
目次 はじめに... 2 知ることができる内容... 4 3 つのテーマで学習する... 4 知っておきたい 8 個の機能... 5 まずは覚えておきたい関数... 10 使い方 活用方法 を学ぶためには... 16 まとめ... 17-3 -
知ることができる内容 こちらの e-book では下記のような内容を知ることができます Excel のスキルアップするためには 作業を格段にスピードアップする方法 まずは覚えておきたい関数 知っておきたい 8 個の機能 仕事でできるようになるためにはどうすればよいか 3 つのテーマで学習する 機 能 を学ぶ 関 数 を学ぶ 活用法 を学ぶ スキルをつけるために 機能 と 関数 を覚える. まずは代表的な機能を知り どんなことができるのかを知るということが大事です - 4 -
知っておきたい 8 個の機能 相対複写 グラフ オートフィル ピボットテーブル 入力規則 フィルタと並べ替え 置換 シートの保護 相対複写 Excel はセル番地や中に入っているデータで数式を管理しているのではなく 数式を入れたそのセルから 一つ上のセル 一つ左のセル といった 距離 配置で覚えています コピーされる情報も同様です その特性を 相対複写 と呼びます 数式や関数を入れた後 その式を色々なところに適用したい場合 一つ一つ入れていくのはすごく手間なので 相対複写 という特性を使い コピー貼り付けを使うと作業時間を短縮することができます - 5 -
グラフ グラフは 大量のデータなどを 比較 分析をするときに使います なぜ使うかというと 見やすい わかりやすい からですよね 上司への報告 お客様への提案の際など 現状の把握に活用します 6 グラフタイトル 4 2 0 分類 1 分類 2 分類 3 分類 4 系列 1 系列 2 系列 3 オートフィル 入力の際に 一つのデータを何度も入力することってありますよね そんな時は オートフィル機能を使い簡単に連続データを作成しましょう 入力された値や式をもとに 自動的に連続した値や式を埋めてくれる機能です - 6 -
ピボットテーブル 膨大な表でも そのデータを担当者別 月別 商品別 支店別などに集計してくれる最強のツールです 集計するためには ピボットテーブル はかかせません 入力規則 指定したセルに 入力できる値を制限したり 制限する機能 リストから選べるようにし 同じ値を何度も入力するときに活用したい機能 また 入力のミスを防ぐこともできますので確実な表を作っていくことができます - 7 -
フィルタと並べ替え 商品リスト 顧客リスト 売上明細など 名簿のデータを売上の多い順や 有効期限が近づいている人順に並べ替えることができます また 特定の人だけ表示するといった抽出もすることができます 置換 入力間違えなどをして データを修正したり 削除する場合に一括で行ってくれるとても便利な機能です これを知らなかったら データを一つ一つ変更していかないといけないので すごく大変です - 8 -
シートの保護 苦労して行った設定や 挿入した関数を 誤って削除しないようにするための機能 特に Excel を複数人で使うときは設定しておきましょう 入力したいところだけ 保護を解除することもできます 初心者の方も 消してしまったらどうしよう という不安がなくなり 安心して使うことができるのでオススメです - 9 -
まずは覚えておきたい関数 SUM( サム ) AVERAGE( アベレージ ) MAX( マックス ) MIN( ミン ミニマム ) COUNT( カウント ) IF( イフ ) SUMIF( サムイフ ) COUNTIF( カウントイフ ) AVERAGEIF( アベレージイフ ) VLOOKUP( ブイルックアップ ) COUNTA( カウントエー ) SUM( サム ) 数値の合計を求める関数 - 10 -
AVERAGE( アベレージ ) 数値の平均を求める関数 MAX( マックス ) 数値 日付 時刻の最大値 最新日付を調べる関数 - 11 -
MIN( ミン ミニマム ) 数値 日付 時刻の最小値 古い日付を調べる関数 COUNT( カウント ) 数値セルの個数を調べる - 12 -
COUNTA( カウントエー ) 空白以外のセルの個数を調べる ( 文字 & 数値 ) IF( イフ ) 80 点以上は よくできました 80 点未満は がんばろう というように 条件を作り 対象となるセルによって答えを変えることができる関数 - 13 -
SUMIF( サムイフ ) 指定した条件だけの 合計を求めることができる関数 COUNTIF( カウントイフ ) 指定した条件だけの 件数を求めることができる関数 - 14 -
AVERAGEIF( アベレージイフ ) 指定した条件だけの 平均を求めることができる関数 VLOOKUP( ブイルックアップ ) 講座番号を入力すると 自動的に右の対応表から担当者や講座名を抜き出してくれる関数 - 15 -
Excel には何百個という関数があります しかし すべて覚えることはできませんし すべ て覚える必要はございません まずは 今回ご紹介した関数を覚えましょう 使い方 活用方法 を学ぶためには 私はよく受講生に 教習所 で例えて説明します 仮免許を取得するまでは 路上に出るた めの知識を学びます これは Excel でいう 機能 関数 です 知識は最初から完璧に覚えておく必要はありません 忘れていたりしても今はネットなど で調べることができます また実践をしていくと思い出してきたりします 問題は 教習所で路上に出て練習し 自信をつけていくこと 使い方 活用方法 を学ぶことです つまり 今まで学習した 機能 関数 を活用し アイデアを出すことです 今まで習ったことを活かして 作業時間が早くなる方法 などを考え 実践してみましょう! 実践して思った通りにいくとすごく嬉しいです そして面倒だった仕組みづくりが 楽しくなってきます そうすると Excel 作業は格段にスピードアップします しかし 活用方法を学習するにしても イメージが沸かないのでどう練習したらいいかわか らないですよね 1 テンプレートをダウンロードする 完成の Excel ファイルがダウンロードできるので その Excel ファイルを見て 習得した 機能や関数を活用して 作業時間が早くなる方法 など考え 実践してみましょう - 16 -
2 実務力をつけるためのおすすめ書籍 もう一つは 日商 PC 検定データ活用 3 級 の実技試験をする 検定を受ける必要はありませんが 考えさせられる問題になっているので すごく勉強になります 私が習得した当初は こちらの本を使い Excel ってこういう風に使うんだ ということが学べました (3 級の次は 2 級にチャレンジ!) まとめ まずは Excel でどういうことができるのかを知りましょう 機能 関数 覚えるのです これを覚えるだけだとすぐに忘れます 使い方 活用方法 を学習してイメージしたり 自分の頭から出して活用することがとても大事です 教室の受講生でも 実際に仕事で Excel を活用してる方と 現在はまだ活用されていない という方では 習得の早さが全然違います よって実践に落とし込むということはとても大 事です 前のページでもお伝えしたように 知識は最初から完璧に覚えておく必要はありません 忘れていたりしても今はネットなどで調べることができます なんとなくパソコン教室や本で学習すると 時間が長くイメージができず仕事で活用でき ないでしょう このステップを意識し行っていけば 冒頭に書いたお悩みはすぐになくなります - 17 -
あとがき 市川怜 ( いちかわりょう ) インストラクター暦 10 年 以前勤めていたパソコンスクールでインストラクターを 3 年し その後 MCT( マイクロソフト認定トレーナー ) を取得 その後も インストラクターをしながら教室運営をしたのち 2012 年に大阪府豊中市でパソコンスクールを開校しました 累計 1,000 名以上の受講生に携わらせて頂きました 何の資格やスキルもなく 不安を抱えながら就職活動をしていました たまたまお仕事に就くことができましたが 就職してからパソコンができず 仕事に行くのが苦痛でした そんな私でも パソコン資格を取得し インストラクターをさせて頂いております 私だからわかる 私だからできるオリジナルのカリキュラムで 授業をさせて頂いております 著作権について著作権は緑地コミュニティにあり 著作権者の許可なくレポートの全部又は一部をいかなる手段において複製 転載 流用 転売等することを禁じます このレポートの内容は作成時点での著者の経験や考えをまとめたものであり すべての人に対して同一の効果 影響を保証するものではありません レポート内容を実践することで生じた損害について緑地コミュニティは一切の責任を負いません 万が一不正確な情報や誤り 記載の各サービスなどの仕様や変更がある可能性があります 著者の判断で訂正 情報の最新化 見解の変更を行うことがあります - 18 -