(Microsoft PowerPoint - \203Z\203~\203i\201[\216\221\227\ _\223\340\223c.ppt)

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1 電子決裁 事務ワークフロー導入の手順と運用の実際 2006 年 9 月 6 日 株式会社イノーバマーケティング本部 内田耕市

2 ワークフロー導入の効果 稟議業務 出張業務 勤怠業務 人事業務 レビュー業務などの複数の承認が必要な業務を支援します 3 つの支援業務の迅速化 ペーパーレス 内部統制確立 業務改革 2

3 業務の迅速化 ペーパーレス ワークフロー前書類の移動 承認 決裁者の書類受けに滞っている時間が申請 ~ 承認プロセス全体の 80% を占める 書類の起票 承認された書類の保管業務が発生 保管の際には申請 ~ 承認の参考資料も一緒に保管 ワークフローシステムが解消 3

4 内部統制確立 内部統制 : 組織が健全かつ有効 効率的に運営されるよう各業務で所定の基準や手続きを定め それに基づいて管理 監視 保証を実施 ワークフローの定義で作成する プロセスマップ が内部統制で求められる 業務フロー図 として有効ワークフローの BAM 機能 (Business Activity Monitoring) が内部統制を支援 BAM が 誰がいつ何を申請して 誰がいつ何を承認したのか のプロセス証跡を残し 監査証跡としてのレポートを実施 4

5 業務改革 業務改革 : プロセスを可視化し プロセス実行における あるべきパフォーマンス と 実態 のギャップを分析 ABC 分析 KPI 分析分析結果に基づき プロセスを変更 上記の PDCA サイクルを実行 5

6 ワークフローシステムに求められること その 1???? 実際の業務プロセスは申請 ~ 承認 ~ 決裁だけで完結しているでしょうか? 申請の前に何らかのプロセス または既存システムが存在しているのではないでしょうか? 決裁の後に何らかのプロセス または既存システムが存在しているのではないでしょうか? ワークフローシステムに求められることその 1 申請 ~ 承認 ~ 決裁の人間系プロセス と 既にシステム化されたプロセス の双方を連携して管理できること 6

7 ワークフローシステムに求められること その 2 業務プロセスは組織内 組織外からの変更リクエストが発生業務プロセスが変わるとワークフローの 3 つの R に修正が必要 Route: 申請 ~ 承認 ~ 決裁のルート Role : 申請者 承認者 決裁者の役割 ( 権限 ) Rule : 申請金額により決裁者が異なる等のルール ワークフローシステムに求められることその 2 構築とメンテナンスが容易初期構築に要する期間が短く コストが低いこと 業務プロセス変化に伴う ワークフロー改修に要するコストが低いこと 簡単な修正は システム開発会社に依頼することなく自ら修正できるとさらにベター 7

8 アクティブフローのインターフェース ログイン画面 新規作成 メインメニュー 受信トレイ 8

9 アクティブフロー アクティブモデラーの優位点 助成金申請プロセスを例にして説明します プロセスの概要ホームページから申込 : 申請 : 申請内容を審査審査内容を承認承認後 助成金支払を実施 助成金をホームページから申込登録された申請内容を確認 既存の支払システムが存在 1000 万未満の場合 審査のみで支払 サイトから申込 申請 審査 承認 支払 9

10 アクティブフローの優位点 市場に多く見受けられる回覧板型のワークフローが出来ることは 申請 - 承認 のプロセス管理だけです ワークフローの管理領域 サイトから申込 申請 審査 承認 支払 サイトから登録された申込内容をワークフローにつなぐことができない 申請者はサイトからの申込有無を定期的にチェックすることが必要になります 申請者はサイトからの申込内容をワークフローの申請画面に入力することが必要になります ワークフローの承認を既存システムの支払につなぐことができない 承認内容を紙に出力して 支払担当者が支払システム画面に入力することが必要になります 10

11 アクティブフローに出来ることサイトから登録された申告内容をワークフローにつなぐ 1 Virtual Client 機能が申請者の受信トレイに申請案件を自動作成 サイトからの申込登録のリアルタイムで処理サイトを定期的にチェックする必要はなく Virtual Client 機能が申請者をナビゲート 申請者は入力作業が不要 サイトから申込 申請 XML POST/HTTP Virtual Client 申請案件を自動作成 11

12 アクティブフローに出来ることサイトから登録された申告内容をワークフローにつなぐ 2 Virtual Client 機能が申請者の受信トレイに申請案件を自動作成 サイトからの申込登録をバッチで処理サイトを定期的にチェックする必要はなく Virtual Client 機能が申請者をナビゲート 申請者は入力作業が不要 サイトから申込 XML 申請 定期的にポーリング POST/HTTP 申請案件を自動作成 申込 DB 自動起動コンポーネント Virtual Client 12

13 アクティブフローに出来ること承認を既存システムの支払につなぐ 1 支払もアクティブフローで管理 アクティブフローの支払画面から既存システムの画面を呼び出し 支払画面に承認された情報を自動で表示 支払登録の正常終了をアクティブフローに戻し 支払プロセスが終了したことを管理 申請 審査 承認 支払 既存支払システム画面をアクティブフローから呼び出す ( ラップ ) アクティブフローの管理領域 支払画面 支払システム 支払 DB 13

14 アクティブフローに出来ること承認を既存システムの支払につなぐ 2 支払登録のプロセスをカット支払システムの Script を承認プロセスで持たせ 承認プロセスから支払 DB を更新 アクティブフローは VBScript の記述機能を持ち この機能で他のシステムの参照 更新が可能 申請 審査 承認 支払 アクティブフローの管理領域 支払システム 支払 DB 14

15 アクティブフローが持つ既存システムとの連携機能 既存システムから人間系へ連携 Virtual Client Route マスター Route Gene API VBScript 人間系から既存システムへ参照 Robot 時間軸によるフローの停止 進行 人間系から既存システムへ更新 VBScript 既存システム A 既存システム B 既存システム C 15

16 アクティブモデラーの優位点 <Modeler> <Flow> Application Holder フ ロセスマッフ ルール Wizard ASP ファイル 各アクティビティ 組織 Workflow Engine SQL サーバー HTML プロセスマップ IIS WEB フ ラウサ ー WEB フ ラウサ ー WEB フ ラウサ ー 16

17 アクティブモデラーの作業 プロセスマップにアクティビティを配置 アクティビティ間のルートを設定 各アクティビティで使用する HTML を作成市販の HTML エディターが使用可能 HTML をアクティビティにリンク 各アクティビティにおけるルールを記述より細かい Rule は VBScript にての記述可能この機能を通じて他システムのデータ参照 他システムへのデータ書き込みが可能 ASP プログラムを自動生成 組織 ユーザーマスター登録 17

18 デモ 1000 万未満の申請 サイトから申込 申請 審査 承認 支払 サイトからの申込み ~ 支払までのフロー モデラーでプロセスを修正申請の項目を追加ルートの変更 : 金額にかかわらず承認プロセスが不要 フロープログラムの自動作成 データは XML で管理 データ定義は不要各アクティビティにおけるより細かい Rule は VBScript にての記述可能この機能を通じて他システムのデータ参照 他システムへのデータ書き込みが可能 18

19 Back Up 1: ワークフロー BPM 製品の分類 モデリングツール 電子決裁のための 人間操作系を中心 自動化処理を中心 ドローイングツール ワークフロー製品 とした BPM 製品 とした BPM 製品 代表的な製品 Microsoft VISIO Notes アクティブフロー WebMethods Xupper WebCADDY アクティブモデラー Websphere など など など モデリングの範囲 人間操作系も自動化処理も含めたビジネスプロセスをモデリング 電子決裁の稟議ルートのみをモデリング 人間操作系も自動化処理も含めたビジネスプロセスをモデリング 自動化処理のプロセスをモデリング 人間操作系に記述も可能 システム化の範囲 システム化はできない システム化されるの BPELを生成してEAIサーは 起案 承認 差戻バに入力することもしなどの決裁処理の可能 み 各アクティビティの処理は VBScript として開発 画面を伴わないアクティビティの自動実行も可能 決裁処理については自動生成 WSDL で記述された外部の Web サービスを呼び出すプロセスを自動実行 業務は外部に Web サービスとして開発 シミュレーションとモニタリング プロセスモデルのシミュレーションは可能 電子決済のモニタリングのみ可能 プロセスモデルのシミュレーションは可能 プロセスのモニタリングも可能 プロセスのモニタリングは可能 適用分野 業務分析 庶務系申請や稟議などの電子決裁 人間操作系を中心とする業務システムの構築と業務改善 各業務システム間のデータ連携や自動化処理の連携 19

20 Back Up 2: アクティブフロー モデラーの位置づけ 人間系プロセス支援 システムの自動運用支援 人間操作主導 ギャップ システム連携主導 WF 製品 BPM EAI Vitria, WebMethod, BEA, IBM 等 高価 ESB 製品 (Sonic, Iona 等 ) モデリング製品 アクティブフローアクティブモデラー ASTERIA 安価 ユーザ主導 開発主導 モデリング / シミュレーション 実行環境 モニタリング 開発環境 20

21 Back Up 3: メニュー 受信トレイ自分が処理すべきワークフロー案件 ( 申請等 ) が届きます 新規作成自分に権限のある申請の一覧から選択して 新規に申請を開始します 検索過去の申請を検索できます 自分が関係した案件の現在の状況を確認できます 特殊操作代理申請等の設定を行います 引き戻し ( 提出した案件の中止 ) や 引上げ承認 ( 承認階層を飛ばして承認 ) を行います ワークフロープール指定された複数メンバーの誰が処理してもよい案件が表示されます 管理ツールパスワードの変更や登録情報の変更を行います ヘルプヘルプを表示します 終了ログアウトして終了します 21

22 Back Up 4: 標準ユーザーインターフェース ワークフローで以下の機能をユーザーに提供可能 承認 申請のタイミングでメールを自動送信 CC : 申請 承認の事実を報告したい相手をCCに設定し 情報を伝達 代理申請 代理承認ドキュメントの添付 / 参照 差し戻し 引き戻し 引き上げ : 申請を前のステップへ差し戻し : 次のステップで未承認の場合 申請をキャンセル可能 : 次の承認者が前の段階で止まっている件を処理 アラートメッセージ条件 : 期限が今日 受信トレイで 3 日留まっている等々 送信先 : 本人 次の承認者 上司 22

23 Back Up 5: 業務の最適化アプローチ 組織モデル 各種設定 外部システム Modeler: ワークフローマップ リンク Modeler: ワークフローマップ Flow:ASP プログラム Wizard 改善 フォーム ルール VBScript 実績収集 ユーザまたはコンサルタントが作成する 開発会社が作成する ユーザまたは運用委託会社が運用する 23