QuickGuide for PC
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- ふさこ まきい
- 7 years ago
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1 TeleOffice3.0 クイックガイド (PC 編 ) 2015 年 3 月 ideep.com
2 1 はじめてTeleOfficeを使う場合 ①インストール はじめてTeleOfficeをご利用頂く場合は まずアプリケーションのインストールが必要です Webブラウザでご契約頂いたサーバのURLにアクセスして頂き アプリケーションのダウンロ ードおよびインストールを行ってください その際 WindowsVista及び7の環境であれば.Netframework4.5のインストールが必要にな る場合があります.Netframework4.5のインストールにはシステム管理者権限が必要です このバナーを クリックして インストーラを ダウンロード 実行してください All Rights Reserved, ideep Solutions 2
3 1 はじめてTeleOfficeを 使 う 場 合 2ログイン インストールが 終 了 すると TeleOfficeが 起 動 します 初 回 起 動 時 にはサーバ 名 を 入 力 する 画 面 が 表 示 されるので 入 力 をしてください 続 いてIDとパスワードを 入 力 します 最 初 にログインする 場 合 は TeleOfficeへようこそ メールで 通 知 された 初 期 パスワードを 入 力 して 頂 いて パスワードを 変 更 する 必 要 があります ( 一 度 変 更 して 頂 ければ 以 降 は 別 の 端 末 から 使 う 場 合 でもパスワードの 変 更 は 不 要 です) xxxx.to.ideep.com 3
4 1 はじめてTeleOfficeを 使 う 場 合 3 端 末 登 録 その 端 末 から 初 めてログインする 場 合 には 端 末 登 録 が 必 要 になります 下 記 画 面 が 表 示 された 場 合 は 登 録 コードをEメールで 受 け 取 る ボタンを 押 して メールで 送 られてきたコードを 入 力 して 端 末 登 録 を 行 ってください 自 動 登 録 方 式 の 場 合 は 端 末 登 録 コードを 要 求 されません 集 中 管 理 方 式 の 場 合 は TeleOfficeへようこそ メールに 記 載 されている 登 録 コードを 入 力 してください 2 台 目 以 降 の 端 末 の 場 合 は 管 理 者 に 登 録 コードの 発 行 を 依 頼 して ください 4
5 2 会議に参加する ①会議への参加 TeleOfficeにログインすると 自分が参加者となっている当日及び翌日の会議が一覧で表示され ます 会議に招待されている場合や すでに会議を作成済みの場合は 参加する会議の 参加 ボタン を押してください その場で会議を開催する場合は インスタント会議 を押すことで自分が主催者の会議をすぐ に始めることが出来ます 他の参加者の招待や資料のアップロードは開始後も可能です インスタント会議 参加する会議の 参加 ボタンを 押してください All Rights Reserved, ideep Solutions 5
6 2 会 議 に 参 加 する 2ビデオ 会 議 の 開 始 ビデオ 会 議 を 開 始 する 場 合 は 画 面 左 の ビデオ 会 議 ボタンを 押 してください 参 加 した 会 議 ですでに 誰 かがビデオ 会 議 を 開 始 していれば ビデオ 会 議 を 開 始 しますか?と 聞 い てくるので 参 加 する を 押 してください 6
7 2 会議に参加する ③会議中の基本操作 画面の構成 TeleOfficeの基本的な操作は 主に画面左のボタンおよびツールバーから行います 資料やホワイトボードは画面の中央に表示され 画面右側にはビデオ会議の映像が表示される レイアウトになります ビデオ会議 ツールバー 各種操作ボタン 資料 ホワイトボード All Rights Reserved, ideep Solutions 7
8 2 会 議 に 参 加 する (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (メニューバー) 画 面 左 には 主 要 な 機 能 のボタンが 表 示 されています (1)メニューバーの 表 示 / 非 表 示 (2) 発 表 このボタンがオレンジ 色 になっている 人 が 現 時 点 の 発 表 者 になります 青 色 になっている 人 は ボタンを 押 すことでいつでも 発 表 者 になることが 出 来 ます フォーマル 会 議 では 発 表 者 司 会 者 以 外 の 参 加 者 は 挙 手 になっています (3)ビデオ 会 議 ビデオ 会 議 に 参 加 します (4) 画 面 共 有 デスクトップ 共 有 アプリケーション 共 有 を 行 います (5) 参 加 者 参 加 者 のステータス 確 認 や 参 加 者 の 追 加 などを 行 います (6) 会 議 資 料 他 の 資 料 ホワイトボードへの 切 り 替 えや 資 料 の 追 加 が 出 来 ます (7)ツールバー ペンや 消 しゴム スクリーンキャプチャなどのツールバーを 表 示 させます 詳 細 は 次 ページ (8)コラボ コラボレーションモードのオン/オフを 行 います コラボレーションモード 中 は 発 表 権 を 持 っていなくても 全 ての 参 加 者 が 書 き 込 みを 行 うことが 出 来 ます (9) 個 人 ノート 他 の 参 加 者 からは 見 えない 個 人 的 な 書 き 込 みを 行 うことが 出 来 ます (10) 退 出 会 議 から 退 出 します 8
9 2 会 議 に 参 加 する 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (ツールバー) ツールバーには 資 料 やホワイトボードへの 書 き 込 みや 消 しゴムなどの 機 能 が 配 置 されており 自 由 な 場 所 に 配 置 することが 出 来 ます A B C D E F G H J K A)カーソル 画 面 をつかんでスクロールさせたり クリックしたまま 横 に 素 早 くスライド させることでページめくりが 出 来 ます B)ペン ペンとマーカー 手 書 きと 図 形 の4 種 類 のペンと 9 色 5 種 類 の 太 さを 選 択 出 来 ます C)レーザーポインター D) 選 択 手 書 きや 文 字 など 書 き 込 んだものを 囲 うことで 選 択 することが 出 来 ます 選 択 したものは 移 動 やコピー 削 除 することが 出 来 ます E) 消 しゴム 選 択 後 にドラッグしたところの 書 き 込 みを 消 します ゴミ 箱 ボタンを 押 すとページ 全 体 の 書 き 込 みを 消 します F)テキスト 文 字 色 と 背 景 色 を 指 定 して 文 字 を 入 力 することが 出 来 ます ( 元 のファイルを 編 集 することは 出 来 ません) F) 画 像 スクリーンショットや 画 像 ファイルを 貼 り 込 むことが 出 来 ます E)UNDO/REDO 操 作 を 一 つ 戻 す/ 戻 した 操 作 をもう 一 度 することが 出 来 ます J)ページめくり K) 拡 大 / 縮 小 9
10 2 会 議 に 参 加 する 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (ビデオ 会 議 ) ビデオ 会 議 エリアの 右 上 のボタンで 音 声 や 映 像 の 操 作 と 各 種 設 定 ができます(1~6) また 下 のボタンで 自 分 と 参 加 者 のビデオ 映 像 のサイズ レイアウトを 選 択 できます(7~9) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)(10) (1)ビデオ 会 議 非 表 示 ビデオ 会 議 を 接 続 したまま ビデオ 会 議 画 面 を 非 表 示 にします (2)MuteAll( 司 会 者 のみ): 現 在 の 発 表 者 以 外 の 全 ての 参 加 者 のマイクをミュートにします Muteを 解 除 するには 各 参 加 者 がマイクボタンを 押 して 再 度 有 効 にしてください (3)カメラ: クリックするとオフになり 自 分 の 映 像 が 他 の 参 加 者 に 見 えなくなります (4)マイク: クリックするとミュートになり 自 分 の 音 声 が 他 の 参 加 者 に 聞 こえなくなります (5)スピーカー: クリックするとミュートになり スピーカから 音 が 出 なくなります (6) 設 定 : マイク スピーカの 選 択 や 最 大 表 示 画 面 数 の 設 定 などを 行 います( 詳 細 はユー ザガイド 参 照 ) (7) 画 面 サイズの 変 更 : 大 : 全 画 面 ( 資 料 非 表 示 ) 中 :1/2 画 面 小 :1/4 画 面 (8)セルフビューの 変 更 : 大 / 小 / 非 表 示 (9)ビデオ 会 議 画 面 レイアウトの 変 更 : 均 等 表 示 / 話 者 拡 大 表 示 (10)ネットワークの 通 信 状 況 緑 : 非 常 に 良 好 黄 : 接 続 可 能 赤 : 問 題 あり 10
11 2 会 議 に 参 加 する (ワンポイント)ビデオ 会 議 で 音 が 途 切 れたりハウリングする 場 合 もしビデオ 会 議 で 音 が 途 切 れたり ハウリングが 発 生 した 場 合 以 下 のチェックポイントを 確 認 して 下 さい 1 正 しい 機 器 が 選 択 されていますか? ビデオ 会 議 の ボタンを 押 してオプション 画 面 を 開 き マイクとスピーカーに 正 しい 機 器 が 選 択 されていることを ご 確 認 ください 2 同 じ 部 屋 で 複 数 の 端 末 がビデオ 会 議 に 入 っていませんか? 同 じ 部 屋 の 中 でiPadやPCで 会 議 に 参 加 している 人 がビデオ 会 議 に 参 加 していると ハウリングが 発 生 します 3 騒 がしい 場 所 からビデオ 会 議 に 参 加 していませんか? オフィスの 自 席 やオープンスペースなど 周 囲 に 騒 音 がある 場 所 から ビデオ 会 議 に 接 続 している 参 加 者 がいると 音 切 れの 原 因 になります 4ネットワークの 状 況 が 悪 化 していませんか? 画 面 右 下 のインジケーターが 常 に 赤 または 頻 繁 に 赤 になるような 状 況 では ネットワークの 遅 延 が 原 因 で 音 切 れが 起 きることがあり ます この 場 合 ビデオ 会 議 のオプション 画 面 でビデオ 会 議 品 質 を 低 速 ネットワーク にすることで 改 善 する 場 合 があります ( 設 定 後 一 度 ビデオ 会 議 をオフにして 再 度 オンにして 下 さい) 状 況 が 改 善 しない 場 合 は コールセンターまでお 問 合 せください 11
12 2 会議に参加する ⑤会議の進行と仕組み 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者が資料のページを切替えたり ペンでの書込み ズームといった操作を行うと その結果 はすべての参加者の端末に反映されます 一方発表者以外の参加者が他のページに切替えたりしても それは他のユーザの画面には反映し ません 独立モード 全ての参加者の 画面に反映 資料の ページめくり 書き込み等の 操作 発表者 参加者A 参加者B All Rights Reserved, ideep Solutions 参加者C 他のページの 参照 書込みも 可能 12
13 2 会 議 に 参 加 する 6 発 表 者 になる 通 常 の 会 議 では 発 表 ボタンを 押 すことで いつでも 発 表 者 になることが 可 能 です 発 表 者 になると 発 表 ボタンはオレンジ 色 に 変 わります フォーマル 会 議 では 司 会 者 以 外 は 自 由 に 発 表 者 になることが 出 来 ません 参 加 者 は 挙 手 ボタンを 押 し 発 表 者 または 司 会 者 から 許 可 をもらうか または 直 接 司 会 者 から 発 表 者 に 指 定 される 必 要 があります (フォーマル 会 議 での 発 表 者 の 受 け 渡 し) 参 加 者 質 問 があるので 資 料 に 書 いても 良 いですか? 発 表 権 が 移 動 発 表 者 どうぞ 発 表 者 の 権 限 を 渡 します 13
14 2 会 議 に 参 加 する 7 参 加 者 を 追 加 する TeleOfficeでは 招 待 されていないユーザは 会 議 に 参 加 することが 出 来 ません 参 加 者 ボタンを 押 すと すでに 招 待 済 みのユーザの 一 覧 が 表 示 され 参 加 状 況 を 確 認 すること が 出 来 ます 会 議 中 であっても 必 要 に 応 じて 参 加 者 を 追 加 することが 可 能 です 参 加 者 を 追 加 ボタンをクリック すると 新 しい 参 加 者 を 招 待 すること が 出 来 ます 参 加 者 を 追 加 する 場 合 こちらを クリックします 参 加 者 の 一 覧 が 表 示 されます は 現 在 接 続 して いることを 示 しま す 14
15 2 会議に参加する ⑧資料を共有する 会議に資料をアップロードすることで すべての参加者が資料を共有することが出来ます 発表者が資料のページをめくったり 書込んだり ズームを行うと その内容は参加者の端末 にも全て反映されます 資料に書き込んだ内容は全て自動的に保存されており 発表者の書込みは会議終了後に参加者 全員が資料と共にダウンロードすることが可能です ボタンをクリッ クすると PCから ファイルをアップ ロード出来ます 一番上の段は ホワイトボードで す 資料を切替えたり アップロードする 場合はこちらを クリックします クリックすること で 表示する資料 を切り替えること が出来ます All Rights Reserved, ideep Solutions 15
16 3 会 議 を 終 了 する 1 会 議 からの 退 出 と 終 了 会 議 から 退 出 する 場 合 は [ 退 出 ]ボタンをクリックしてください 会 議 から 退 出 しますか? と 確 認 されるので 退 出 を 押 してください 退 出 は 会 議 から 自 分 だけが 抜 けますので 他 の 参 加 者 に 影 響 はありません 参 加 者 が 全 員 退 出 すると 会 議 は 自 動 的 に 終 了 します 16
17 3 会 議 を 終 了 する 2ダウンロード 通 知 メール 会 議 が 終 了 すると 以 下 のようなメールが 参 加 者 に 届 きます さん 会 議 XXXXXXX へのご 参 加 ありがとうございます ( あやまって 会 議 を 終 了 してしまった 場 合 再 度 会 議 を 開 始 できます) 会 議 資 料 をオンラインで 閲 覧 する 事 や あなたのPCにPDF 形 式 でエクスポートする 事 もできます 下 記 のリンクから 会 議 資 料 にアクセスします teleoffice://(リンクurl) リンクをクリックすると TeleOfficeのライブラリが 開 き 対 象 会 議 のファイルが 表 示 されます TeleOfficeにログインしていなかった 場 合 は ログイン 画 面 が 表 示 されるのでID/PWを 入 力 して ください 終 了 時 に 会 議 が 削 除 された 場 合 は メールは 送 信 されません 会 議 資 料 に 機 密 設 定 がされていた 場 合 資 料 のダウンロードは 出 来 ません リンクをクリックすると 下 記 のようなセキュリティに 関 する 通 知 が 表 示 される 場 合 がありま すが はい を 押 してください 17
18 3 会議を終了する ③資料のダウンロード コンテンツマネージャが開いたら ダウンロードしたい資料をクリックで選択し エクスポー ト を押すと ダウンロードをすることが出来ます 共有ノートを含むにチェック を入れると 書き込み付の資 料をダウンロード出来ます PDF形式 All Rights Reserved, ideep Solutions 18
19 4 会議を作成する ①会議を作成する 会議リスト画面の 新規作成 ボタンを押すと会議の作成画面が開きます 会議の名前や開催予定時刻 参加者 共有する資料などを設定します 会議名 未入力の場合 新規会議 という 名前が自動的に設定されます 開始時刻/終了時刻 会議の開始時刻と終了時刻を設定 します 設定時刻以外の時間で も会議は可能です 参加者 会議に招待する参加者を設定しま す 会議資料 会議共有する会議資料を設定しま す All Rights Reserved, ideep Solutions 19
20 4 会 議 を 作 成 する 2 参 加 者 の 選 択 会 議 の 参 加 者 は TeleOfficeのユーザから 選 択 することが 出 来 ます 参 加 者 を 追 加 ボタンを 押 すと 検 索 画 面 に 切 り 替 わるので 氏 名 やメールアドレスの 一 部 を 入 力 し て 招 待 したい 参 加 者 を 検 索 して クリックで 選 択 してください 会 議 に 招 待 出 来 る 人 数 はご 契 約 によって 異 なります 参 加 者 を 追 加 を クリックします 氏 名 やメールアドレ スの 一 部 で 検 索 しま す 参 加 者 とするユーザ をクリックして 選 択 します 20
21 4 会議を作成する ③資料の選択 アップロード 会議で資料を共有する場合は PCからTeleOfficeクラウドに資料をアップロードする必要があり ます アップロード を クリックします アップロード出来るファイルは下記の通りです ファイルサイズの上限は100MB 300ページ以下 圧縮ファイルや 暗号化されたファイル パスワード付きファイルには対応していません.ppt.pptx.doc.docx.xls.xlsx.pdf.xps.wmv.avi.mts.mp4.mpg.jpg.jpeg.png.gif.bmp All Rights Reserved, ideep Solutions.txt 21
22 4 会 議 を 作 成 する 5 保 存 と 通 知 会 議 の 設 定 が 終 わったら 最 後 に 保 存 ボタンを 押 します メールを 送 る が 選 択 された 状 態 で 保 存 をすると 各 参 加 者 に 会 議 の 招 待 メールが 送 信 されま す 招 待 メールを 受 信 すると 各 参 加 者 のスケジュールに 会 議 の 予 定 が 登 録 されます icalendar 形 式 に 対 応 したメーラーの 場 合 保 存 時 にメールを 送 らな いことも 可 能 です また 会 議 を 変 更 した 場 合 は 追 加 削 除 した 参 加 者 のみにメールを 送 るこ とも 可 能 です 22
23 コールセンターお 問 い 合 わせ 先 TEL: ( 携 帯 PHSからの 場 合 : ) teleoffice@ideep.com 対 応 時 間 : 月 曜 日 から 金 曜 日 8:00~18:00 ( 祝 祭 日 年 末 年 始 弊 社 の 定 める 休 日 を 除 きます ) 23
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