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なおぜんじゅう
5 years ago
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導入事例共同精版印刷株式会社 5 有限会社モルガンデータシステム 7 株式会社垣本ハウジング 9 奈良のママが仕事をつくる会 ( ナラマーシカ ) 11 株式会社 Women s

1 平成 25 年度 /26 年度奈良県在宅就業 ( テレワーク ) 普及促進事業テレワーク導入事例集目次 1. テレワークについてテレワークとは? 1 在宅型テレワーカーの推移 1 テレワークのメリット 2 テレワーク導入準備の進め方 3 テレワーク導入費用について 4 セキュリティ対策について 4 2. 導入事例共同精版印刷株式会社 5 有限会社モルガンデータシステム 7 株式会社垣本ハウジング 9 奈良のママが仕事をつくる会 ( ナラマーシカ ) 11 株式会社 Women s Future Center 13 葛城工業株式会社 15 株式会社マネジメントリソース 17 有限会社中井レストラン企画 19 実施主体 : 奈良県産業雇用振興部雇用労政課受託企業 : 株式会社ワイズスタッフ平成 27 年 3 月

自営型テレワーク SOHO ノマドワーク在宅ワーク ICT を活用して自宅で働く会社自宅以外の施設で働く在宅型テレワーカー数の推移ノート PC や携帯情報端末等を活用し多様な場所で働く ICT を活用して自宅や小規模オフィスで働く個人事業者小規模事業者コワーキングスペースなど多様な場所で働く個人事業者自宅で ICT を活用し企業等との請負契約で働く

2 テレワークとは? テレワーク (telework) はテレ (Tele) 遠い離れた場所でとワーク (Work) 働く仕事をするを組み合わせてできた言葉で ICT を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです企業等に雇用されているかいないか仕事をする場所が自宅かそれ以外かによって下記のように区別されます雇用型テレワーク在宅勤務サテライトオフィス勤務モバイル勤務自営型テレワーク SOHO ノマドワーク在宅ワーク ICT を活用して自宅で働く会社自宅以外の施設で働く在宅型テレワーカー数の推移ノート PC や携帯情報端末等を活用し多様な場所で働く ICT を活用して自宅や小規模オフィスで働く個人事業者小規模事業者コワーキングスペースなど多様な場所で働く個人事業者自宅で ICT を活用し企業等との請負契約で働く国土交通省の調査によれば自宅で働く在宅型テレワーカーは 2013 年で約 720 万人そのうち雇用されている人は 570 万人と推定されます 5 年前の 2008 年と比べると実に 2 倍以上増加しておりますインターネット環境の充実多様なモバイル端末の普及など ICT の急激な進歩とともにテレワーカー人口は増加しており国も 2020 年にはテレワーク導入企業を 2012 年度比で 3 倍週 1 日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の 10% 以上にするという目標に向けテレワークを積極的に推進しています在宅型テレワーカー数の推移テレワークのメリット企業にとってのメリット子育てや介護による退職を防ぐ優秀な人材の確保移動時間を減らすことによる生産性の向上オフィススペースの縮小やペーパレス化などのコスト削減災害時に自宅からでも業務ができることによる BCP( 事業継続計画 ) 対策などなどテレワークは企業にとってさまざまなメリットがあります病気やけが対策ワークライフバランス人材の確保働く人にとってのメリット障害者雇用障害者の雇用通勤時間削減生産性の向上テレワークの効果雇用の継続テレワークの効果節電対策居住地の選択コスト削減事業継続性の確保 (BCP) 育児や介護配偶者の転勤などで退職せざるを得なかった社員の雇用の継続病気や障害などで出社が難しい場合でも通勤がなくなることで対応できるケースや居住地の自由な選択などテレワークは働く人にとってさまざまなメリットがあります子育てとの両立介護との両立 ( 注 ) 在宅型テレワーカー数は平成 24 年就業構造基本調査における雇用形態性別年齢別の分布や平成 24 年通信利用動向調査における性別年齢別インターネット利用率により補正して算出している 1 出典 : 平成 25 年度テレワーク人口実態調査 2

3 テレワーク導入準備の進め方導入によりさまざまな効果が期待できるテレワーク制度ですがその効果を引き出すためには業務の分析と整理 ICT 環境の整備社内制度の整備社員への教育の 4 本の柱に沿った計画的な準備が必要です制度を作っただけ ICT ツールを導入しただけでは在宅でできる仕事が限られたり周囲の理解を得られにくく不公平感がでてきたりと利用しにくい状況になることがあります環境の整備だけでなく在宅でも会社同様のパフォーマンスを可能にするためのモチベーションの維持業務の進捗管理や業績評価労務管理の方法や運用のルールなど目に見えないところの準備が整ってはじめて使いやすく働く人にも会社にもメリットのある制度となりますテレワーク業務率の向上テレワーク環境の整備テレワーク社内制度の整備業務分析整理 ICT 環境のチェック社内制度のチェックテレワークを取り込んだ業務フロー生産性アップ必要性の高い環境の見極めコミュニケーションツールデータベースセキュリティ必要となる社内制度へのアドバイス労務管理コンプライアンス運用方法のご提案導入検証&改善可視化明確化テレワーク導入費用についてテレワークをする人数業務内容によって費用も変わりますが必ずしも大規模なシステムの導入を必要とするわけではありませんここ数年 IT に関するサービスが大きく変化しており年間数万円の費用しかかからないものや無償で提供されているものもありますまずは必要に応じてこうしたツールで試行し徐々に体制を整えてみるとよいでしょうセキュリティ対策について職場の外で仕事を行う際には職場以上に情報セキュリティについての配慮が必要になります NPO 日本ネットワークセキュリティ協会の調査によると情報漏えいの原因の多くは人為的なものでケアレスミスなどの誤操作に続き管理ミス記録媒体の紛失や置忘れなどの原因が 8 割を占めます事前に適切なチェックリストルール社員教育を整備実施しておくことが重要です 2013 年情報セキュリティインシデントに関する調査報告 ~ 個人情報漏えい編 ~ セキュリティを確保するためのシステムとしては例えば会社にある自分のパソコンを遠隔操作しデータを持ち出さずに離れた場所から安全業務を行うリモートアクセスなどの手法があります手元の端末に情報を保持しないことで漏えいのリスクを減らすことができます総務省ではテレワークの導入拡大という社会状況を踏まえ 2013 年 3 月にテレワークセキュリティガイドライン ( 第 3 版 ) を策定しましたまた NPO 日本ネットワークセキュリテイ協会でもオフィスの節電と在宅勤務における事業継続情報セキュリティ対策ガイドブックを 2012 年 7 月に発表していますどちらも PDF 形式のファイルがネット上で公開されダウンロードも可能ですのでぜひ内容を確認されることをお勧めしますテレワーク教育実践者及び管理者への教育実践者の意識浸透管理者の理解 5 4

4 人材確保ワークライフバランス共同精版印刷株式会社奈良市三条大路二丁目製造業総合印刷業 1942 年 94 人プリプレス部 1 名独自に在宅勤務規程の作成を進めていたが当事業でアドバイスをいただき大変参考になった在宅勤務制度を整え実際に行ってみることで今後の課題抽出ができたのがよかった今回は 1 名を対象に実施したが今回の支援によりライフステージに応じて柔軟な働き方ができる仕組みづくりの必要性が分かったので社内に広げていけるように検討を進めていく介護のため退職を希望した社員の離職を防ぐため仕事と介護を両立できる在宅勤務制度導入を考えた就業場所を問わず業務遂行が可能な体制や仕組みを整備することで優秀な人材を確保し事業の安定化を実現できる介護退職を回避したことで必要な人材を確保できた事例だといえる在宅勤務制度の導入にあたり就業規則の作成や労働条件の変更に応じた契約書などの整備を行った併せて労務管理や報告ルールを定めることにより在宅であってもコミュニケーションが円滑に取れる体制を取った今後は以前より利用しているグループウェアサイボウズにデータをアップロードするなど有効活用を社内検討していく紙での校正作業が多く週 3 回午前中に出社していが今後はデータを電子化することで在宅での勤務時間を増やせるように取り組んでいく 2014 年 03 月 05 日 2014 年 03 月 11 日 2014 年 03 月 26 日 2014 年 04 月 30 日 2014 年 09 月 19 日在宅勤務制度規程の整備費用負担なし啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認導入計画提示コンサルタント訪問教育試行のヒアリングコンサルタント訪問試行総括参考 : テレワーク勤務規程ひな型 5 6

5 人材確保ワークライフバランス有限会社モルガンデータシステム生駒市北田原町情報通信業データ入力など情報処理の受託 2004 年 4 人アンケート集計事業部 3 名今回テレワーク体制を整え実際に試行したことでテレワーク導入の課題抽出ができた今後スタッフに何らかの事情が出来た場合でも在宅勤務ができるので安心在宅で仕事ができることの利点を社員全員で理解できた自分の行った業務内容だけではなく社員全員の業務内容がクラウド上で確認共有できることは大切だ育児中のスタッフが 4 名おり業務を自宅へ持ち帰ることもあったより柔軟な働き方を選択できるよう当事業で案内した厚生労働省の助成金事業も活用の上テレワーク導入を検討会社と自宅の両方から効率よく業務を進める方法の確立を目指したリモートアクセスツール (Team Viewer9) を使い自宅のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作できる仕組みを導入業務データは手元 ( 自宅 ) に残らないためセキュリティ面の課題もクリアしたクラウド上のグループウェアサイボウズOffice を利用し紙資料をPDF 形式に電子化したデータを保管ペーパーレス化が進むことでいざというときにも在宅での作業を可能にする体制を整えたサイボウズOffice によりスタッフ間でスケジュールを共有し在宅で勤務する社員が情報共有の便利さを実感したまたスカイプを導入して気軽に声かけができる環境を作るなど普段と近いコミュニケーションが取れる環境で就業できる準備をした PDFを見ながら入力作業を行うとモニター 1 画面では業務しづらいという新たな運用上の課題についても検討パソコンモニターの画面を2 画面にするなど作業パフォーマンスが落ちない方法を追求した実際に試行しテレワークの良さも難しさも理解したことが企業側の大きな収穫と言えるスムーズに運用するにはさらなる業務フローの見直しや課題の抽出と改善が必要であるどこにいてもいつもの仕事ができることは在宅で可能な業務範囲の拡大にもつながる結果より多くの人の在宅勤務制度活用も期待できる 2014 年 04 月 03 日啓発員訪問 2014 年 04 月 09 日コーディネーター訪問ヒアリング 2014 年 05 月 23 日コンサルタント訪問基本方針の確認導入計画提示 2014 年 06 月 13 日コンサルタント訪問教育 2014 年 06 月 26 日コンサルタント訪問検討結果ヒアリング 2014 年 09 月 04 日コンサルタント訪問状況ヒアリング合計 75,300 円 ( 初年度年額 ) グループウェア : サイボウズOffice 2,700 円スキャナー :ScanSnap SV600(1 台 ) 59,800 円 :SnapLite(1 台 ) 12,800 円上記機器は助成金を利用して購入 Web 会議システム : スカイプ無料 7 8

6 生産性の向上ワークライフバランス株式会社垣本ハウジング香芝市五位堂建築不動産業宅地建物取引業総合建築業 2008 年 7 人全部門 1 名今回のようにテレワークを様々な場面に活用する可能性を見出し生産性や顧客満足度の向上などを目指して業務に取り入れることは非常に有用であると感じたこれからますます多様な働き方が求められるようになると予想され会社もそれに合わせて体制を構築していく必要があると考えているテレワークの仕組みを活用することにより営業担当者や設計者が顧客対応や商談時に出先から会社のパソコンにある情報を呼び出すなど様々な場面に利用できると感じた経営戦略の一つとして生産性と顧客満足の向上を目指す方法を探りたいまた将来見込まれる社員の子育てや介護中などで出社が困難な状況でも柔軟な働き方ができるよう在宅勤務制度の準備についても検討したリモートアクセスツールを使い自宅のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作できる仕組みを導入 : 業務に必要なソフトも自宅パソコンにインストールする必要がなくなり業務データが手元 ( 自宅 ) に残らないことでセキュリティ面の課題もクリアしたクラウド上で提供されるOneDriveのサービスを利用 : 場所にかかわりなく社員が簡単に資料を共有できるようになり在席中は従来活用していたメッセージソフト Lineで気軽に声かけを行った Lineでは業務報告と引継ぎ連絡ができ確認されたかがわかる既読表示機能も便利であった勤怠管理ツール Fチェアを導入することで細切れになる勤務時間を管理できるようにした建設業など現場業務の多い業種では在宅勤務は無理うちには関係ないと捉えられがちであるしかしパソコンを使ったオフィス内業務や事務部門への在宅勤務導入は可能である 2014 年 06 月 16 日 2014 年 06 月 26 日 2014 年 07 月 08 日 2014 年 09 月 02 日 2014 年 10 月 03 日 2014 年 10 月 31 日 2014 年 12 月 19 日無料ツールを利用リモートデスクトップ :TeamViewer クラウドストレージ :OneDrive コミュニケーションツール :Line 勤怠管理ツール :Fチェア試用版啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認コンサルタント訪問導入計画提示コンサルタント訪問教育検討結果ヒアリングコンサルタント訪問 Fチェアインストール手順説明コンサルタント訪問試行総括無料無料無料無料 9 10

7 生産性の向上ワークライフバランス奈良のママが仕事をつくる会 ( ナラマーシカ ) 本社所在地業種事業内容設立年会員数テレワーク導入部署テレワーク導入対象奈良市西木辻町その他のサービス業ママ目線での企画商品提案リサーチ 2011 年 32 人全部門全員テレワークによりスタッフの通勤時間移動時間の短縮を図り時間を有効活用したいまた現在在宅で離れた者同士で仕事を行っているが法人化に向けて企業とやり取りするために制度としてのテレワークをきちんと整備したいと考えたため WEB 会議ツールの利用によって離れていても意思疎通が十分に図れた実際にグループウェアの利用を進める事で運用上の課題が見えてきたので今後に活かしていきたい手順や運用ルールを整備するにあたり想定していない問題が起こることがあるので必ず実際に試行運用してみることが大切であるセキュリティを強化することで以前と比べて利便性は低下するが信頼を得るために必要な準備であることを社員に認識させルール化することが必要である WEB 会議のツールとして (Sococo Virtual Office) を利用し直接会うことができなくても離れた場所で作業するスタッフのコミュニケーションを円滑に進められる体制を整えたクラウド上のグループウェアサイボウズLive 内のカレンダーやファイル管理機能を活用しお互いのスケジュールの把握やデータを安全に受け渡しできるよう体制を整えた 2014 年 04 月 24 日 2014 年 05 月 13 日 2014 年 06 月 18 日 2014 年 09 月 17 日 2014 年 11 月 13 日 2014 年 11 月 27 日 2015 年 01 月 13 日 2015 年 03 月 04 日啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認コンサルタント訪問導入計画提示コンサルタント訪問教育コンサルタント訪問教育コンサルタント訪問試行開始サポートコンサルタント訪問試行総括既存のツールを利用コミュニケーションツール :Facebook 無料無料ツールを利用グループウェアソフト : サイボウズLive 無料 WEB 会議ツール : Sococo Virtual Office( 試用 ) 無料 11 12

8 ワークライフバランス人材確保株式会社 Women s Future Center 奈良市三条本町その他サービス業シェアオフィスコワーキングスペース運営 2014 年 3 人全対象 2 名顧客への対応が柔軟にできる育児に伴い退職しなければならないという雰囲気を払拭し子供を産んでも可能な時間に働けるという希望が持てるテレワークの試行により運用ルールや社内教育の課題がでてきたので今後は効率良く業務を進めるにはどうすれば良いのかを検討していく予定である事務をお願いしていた方が子育てに専念することで通勤できなくなったため在宅でも働ける職場づくりの体制を整え今後に備えたいと考えたさらにテレワークを実施するためのシステムやツールについて今後の参考にする機会とした社内パソコンに遠隔でアクセスするリモートデスクトップスケジュールファイル管理勤怠管理システムコミュニケーションツールなど社外から情報の閲覧共有が可能なツールを導入し在宅勤務の試行を行った子育て中の女性が多い会社なので働き方や働く時間もさまざまである管理者と在宅勤務者の業務時間が重ならないケースも出てくるので引き継ぎや進捗報告などコミュニケーションの課題をクリアにすることが在宅勤務をスムーズに進めるためには重要である 2014 年 10 月 01 日 2014 年 10 月 08 日 2014 年 11 月 04 日 2014 年 12 月 02 日 2015 年 01 月 08 日 2015 年 02 月 19 日啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認コンサルタント訪問導入計画提示コンサルタント訪問教育検討結果ヒアリングコンサルタント訪問試行総括無料のツールを試用リモートデスクトップ :TeamViewer グループウェア : サイボウズLive チャットツール :Messenger 勤怠管理システム :Aipo 無料無料無料無料 13 14

9 人材確保ワークライフバランス葛城工業株式会社北葛城郡広陵町製造業建築金物の製造販売 1974 年 147 人生産管理部門 1 名在宅で業務を遂行できる体制仕組みを整備することで育児や介護を理由とする退職を回避し優秀な人材を確保して事業を安定的に進めることができるようになった社員の会社に対する信頼感の向上という効果も期待できる今回の試行事例をきっかけに今後いろいろなパターンが出てくると思うので規定の準備を進めたい 3 年勤務している社員が現在産休中であり育休も取得予定本人の希望があれば今後も継続して勤務してほしいのでテレワークの導入を検討した社員 1 名を対象に試行を実施した育児中の在宅勤務で優秀な人材が業務から長期間離れることを防ぎ本人と会社双方に利益をもたらした事例であった在宅勤務制度規程のひな形セキュリティのガイドラインチェックリスト家族の許諾書テレワーク勤務申請書など手続き上の書面などについて説明し在宅勤務制度の整備の支援を行った既存の KDDI の社内のリモートアクセスシステム GoToMyPC を対象者が使えるように設定し自宅から会社のパソコンに遠隔アクセスできるように準備した 2014 年 06 月 06 日 2014 年 07 月 07 日 2015 年 01 月 29 日 2015 年 03 月 05 日 2015 年 03 月 27 日啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認導入計画提示コンサルタント訪問導入支援教育コンサルタント訪問試行総括無料ツールを利用在宅勤務者用インターネット回線 : モバイルルーター 15 16

10 生産性の向上株式会社マネジメントリソース桜井市粟殿サービス業営業支援コンサルティング 2007 年 4 人総務部 3 名テレワークの試行をしてみて業務スピードが向上し非常にメリットが感じられたグループウェアにはまだまだいろいろな機能があるのでさらに生産性が上がるように活用を進めたいと考えているテレワーク導入をきっかけに社内の IT 化を進め業務の棚卸や手順の見直しを促し生産性を向上させたいと考えたまた今後ニーズが高まりそうなテレワークを先行して実施体験することで人事や広告のコンサルティング業務にシステム支援を加える形としてお客様に紹介するためのテレワークのノウハウを蓄積したいと考えた業務棚卸を行い取り扱うデータの機密性に合わせたデータの保管先などを決定しセキュリティールールを整備した作業場所データの保管場所印刷の禁止などそれぞれを実用性の高いルールを策定することでセキュリティが向上した機密度が小さいもので在宅勤務者に必要なものはクラウド上で提供される Dropboxのサービスを利用することで社員が簡単に資料を共有できるようになった業務の洗い出しや分類は大変な作業だがテレワークの実施には非常に有用な手段である今回は業務の棚卸しに取り組むことで生産性向上への道筋がはっきりと見え情報共有仕事の見える化効率化など働き方の改革がそのままテレワーク導入の準備につながり社員全員の生産性の向上に大変効果が出た事例である 2014 年 06 月 04 日 2014 年 06 月 16 日 2014 年 08 月 04 日 2014 年 09 月 17 日 2014 年 10 月 01 日 2014 年 12 月 22 日啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認コンサルタント訪問導入計画提示コンサルタント訪問教育検討結果ヒアリングコンサルタント訪問試行総括導入済ツールを活用グループウェア : サイボウズスケジュールのみファイル共有 :Dropbox 無料勤怠管理ツール :Fチェア試用版無料 17 18

11 生産性の向上有限会社中井レストラン企画大阪市中央区飲食店業飲食店の経営企画運営経営コンサルタント業務 1990 年 51 人各店舗の店長職 7 名メニューやパーティ準備の打ち合わせは各店舗の店長間で行う場合が多い直接集まる場合はスムーズに確認が進むがメールのやりとりではすぐに確認できないことも多く滞ることもあったまた管理部門の事務仕事は事務所のパソコンを使用するそのため社長とマネージャーは店舗に行ったあとで再び事務所に戻って仕事をすることも多いテレワークを導入することにより Web 会議を通じた各店舗の店長同士のスムーズなコミュニケーションの確立や移動時間やコスト削減また各店舗をサテライトオフィスとして使用できる体制の確立ができれば良いと考えた WEB 会議を行うためスカイプを導入し離れた場所で就業する店長同士がお互いの顔をみて会話することが可能となった今回はスカイプを利用し離れた相手に資料を見せながら説明することでスムーズに業務をすすめることができたまた決裁権を持つ社長が遠隔で会議に参加することでその場で意思決定ができ迅速に業務が進められる点も有効と感じた今後は店舗のサテライトオフィス化を念頭に置きながら物販部門が軌道に乗ってくれば子育て中の従業員を店舗勤務から一時的に物販部門の在宅勤務にシフトできるような体制も考えられるので次のステップに進められるようテレワークの可能性について具体的に探っていきたい店舗間のコミュニケーションの向上を主目的とし店長を集めて社長自ら必要性を説明しその場でパソコンを使って WEB 会議の導入支援を行った 2014 年 10 月 17 日 2014 年 12 月 04 日 2014 年 12 月 16 日 2015 年 01 月 28 日 2015 年 02 月 19 日啓発員訪問コーディネーター訪問ヒアリングコンサルタント訪問基本方針の確認コンサルタント訪問導入計画提示コンサルタント訪問教育試行統括無料ツールを利用 WEB 会議システム : スカイプ無料 19 20

12 テレワーク導入事例集発行年 : 平成 27 年 3 月発行 : 奈良県産業雇用振興部雇用労政課奈良市登大路町 30 TEL 編集企画 : 株式会社ワイズスタッフ

CONTENTS 1. テレワークをするために必要な ICT 環境とは 2. 情報セキュリティの課題解決策 3. コミュニケーションの課題解決策 4. マネジメント ( 労務管理 ) の課題解決策 2

情報通信技術面における留意点 ~ テレワーク導入時のセキュリティマネジメントコミュニケーションのポイント ~ Flexible Work, Flexible Business, Flexible Life. 株式会社テレワークマネジメント CONTENTS 1. テレワークをするために必要な ICT 環境とは 2. 情報セキュリティの課題解決策 3. コミュニケーションの課題解決策 4. マネジメント