11. 弥生会計 データをエクスポートして摘要一覧表を作成 弥生シリーズの多くの機能には (Excel への書き出し ) がありますが 決算資料や科目設定 辞書など なかには書き出し機能のないものもあります このようなケースでは エクスポート 機能を利用して データをファイルに出力したあと Excel で開きます この単元では 弥生会計の摘要辞書を Excel で摘要一覧表に仕上げます 摘要辞書機能には Excel への書き出しがないため エクスポート機能を利用します 操作の流れ [1] 弥生会計で 摘要辞書をエクスポートする [2] Excel を起動し エクスポートしたファイルを開く [3] オリジナルな摘要一覧表を作成する 操作事例 -[1] 摘要辞書をエクスポートする - 1 弥生会計 ( 取引タブ ) の ( 摘要辞書 ) を選択 します 87
2 摘要一覧表が表示されます 3 ファイル メニューから エクスポート を選択します 4 エクスポート ダイアログボックスで れている書式を 汎用形式 に変更します に指定さ 5 参照を押して 出力先のフォルダとファイル名を指定します 6 既定の保存場所はマイドキュメント内の Yayoi Exchange フォルダです 任意の場所に変更することができます ( ここでは ファイル名を 摘要一覧 にします ) ファイル名を入力したら保存を押します ファイルの種類はテキストファイル 88
7 再度 エクスポート ダイアログボックスが表示されたら OK を押します 8 メッセージボックスが表示されたらエクスポートが完了です OK を押します 操作事例 -[2]Excel を起動し エクスポートしたファイルを開く - エクスポートしたファイルはテキストファイルです そのため Excel や Word など 多くのアプリケーションソフトで開くことができます 今回は使い勝手のよい Excel を利用して摘要一覧表を作成します 1 Excel を起動し ファイルメニューをクリックします 2 メニューから をクリックします 89
3 ファイルの種類を すべてのファイル に指定し エクスポートしたファイルを保存したフォルダを選択し エクスポートしたファイル ( 摘要一覧.txt) を選択して 開くボタンを押します ファイルの種類を 全てのファイル にしないとファイルは表示されない 4 テキストファイルウィザード 1/3 が表示されます そのまま 次へボタンを押します 5 テキストファイルウィザード 2/3 が表示されます 区切り文字 カンマ をチェックし 次へボタンを押します 90
6 テキストファイルウィザード 3/3 が表示されます そのまま 完了ボタンを押します 7 摘要一覧ファイルが表示されます 操作事例 -[3] オリジナルな摘要一覧表を作成する - エクスポートしたデータから 以下のような摘要一覧表を作成します ここで編集することがら (1) 不要な見出し行を削除 (2) 摘要を 50 音順で並び替えて表示 (3) 見やすい表に仕上げる 91
1 A2~C4 の情報を削除します 範囲選択をして Delete キーを押します 範囲選択して Delete 2 A 列を削除します A 列を選択して 右クリックし 表示されたメニューから削除 3 D 列を使って 50 音昇順 ( アイウエオ順 ) に並び替えをします サーチキー 2 (D 列 ) の任意のセルをアクティブにし データ タブの ( 昇順 ) アイコンをクリックします 4 データが 50 音順に並べ替わりました 50 音順になっていることを確認 92
9 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックして 表をテーブルにします このとき 先頭行をテーブルの見出しとして使用する のチェックを忘れないようにしましょう ( テーブルの作成は 94 ページを参照してください ) 10 デザインタブのツールを利用して オリジナルな摘要一覧表を完成させます (48 ページ参照 ) テーブルツール 行と列の縞模様のチェックを外し 手動で 50 音の各行が始まる位置に背景色を付けた例 93
11 印刷用に行タイトルを指定します ページレイアウト タブの ( 印刷タイトル ) アイコンをクリックし 表示された ページ設定 ダイアログボックスで タイトル行の指定をします 行番号をドラッグすると 行全体が点線で囲まれ 12 タイトル行が正しく設定できたら OK を押します 13 印刷プレビュー画面で 2 ページ以降もタイトルが表示されることを確認しましょう 94
12. 弥生会計 月別キャッシュフロー計算書を作る キャッシュフロー計算書を月別に集計して Excel に書き出すと 月次比較のできる資料にすることができます この単元では Excel に書き出した後 統合機能を利用して月次比較キャッシュフロー計算書を作成します 事例は 3 ヶ月比較資料ですが 同じやり方で年間資料が作成できます 操作の流れ [1] 弥生会計で キャッシュフロー計算書を月別に Excel に書き出す [2] Excel に書き出したデータを 統合 用に加工する [3] 統合 機能を利用して 月別のキャッシュフロー計算書を作成する [4] 完成した表を 見栄えのするデザインに指定する 操作事例 -[1] データを Excel へ書き出す - キャッシュフロー計算書を月別に Excel に書き出します 最初の1 月目は新規ブックに書き出し 翌月以降のデータは追加書き出しをします ( 詳しい操作は 58 ページ以降を参照 ) 1 弥生会計 の 決算 申告 メニューから キャッシュフロー計算書 グループの キャッシュフロー計算書作成 を選択します 95
2 キャッシュフロー計算書画面が表示されます 最初は何も表示されていません 3 期間を 1 ヶ月目 (4 月 ) を指定して 集計を押します 金額 ゼロを表示のチェックを外すと データがコンパクトになります 4 データが表示されたら ルに書き出しをします (Excel への書き出し ) を押し 新規ファイ 5 書き出しが終了すると Excel が自動起動します 6 シート名の先頭と列タイトルの 金額 の先頭に月名をいれます 96
7 名前を付けて保存し Excel を終了します ここでは キャッシュフロー計算書.xlsx と付けます 8 同様に 5 月のキャッシュフロー計算書も Excel 書き出しを行います このとき 書き出すファイルの指定は 既存のファイルに追加する を選択し 参照を押して書き出すファイルを指定します 9 上記の作業を出力する月数分おこないます サンプル事例では 3 ヶ月分を出力しました 操作事例 -[2] データを 統合 用に加工する - 作成された Excel データから不要な情報を削除して 統合 がしやすいように加工編集します ( 詳しい操作は 65 ページ以降を参照 ) 編集する項目 (a) 全てのシートの不要行 (3~7 行 ) を削除 (b) 全てのシートの不要列 (B C 列 ) を削除 (b) 不要列の削除 (a) 不要行の削除 97
1 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために シートを作業グループ化します ( グループ化の操作は 64 ページ参照 ) Shift キーを利用して作業グループ化す 2 3~7 行目の行番号をドラッグして選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して行を削除します 3 B C 列を選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して列を削除します 4 アクティブでないシートをクリックして 作業グループを解除します 操作事例 -[3] 統合 で 月別キャッシュフロー計算書を作成する - 1 をクリックして新規シートを作成します 98
2 新規作成したシートの任意のセルで データ タブの ( 統合 ) アイ コンをクリックします 3 統合ダイアログボックスが表示されたら 各シートのデータを選択して追加し 統計の基準 グループの 上端行 と 左端列 にチェックを入れますます 4 OK を押すと 月別のキャッシュフロー算書が作成されます 操作事例 -[4] 表に見栄えのするデザインを指定する - 1 完成した表の任意の位置をアクティブにし 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックして任意のレイアウトを選択します ( テーブル作成は 69 ページを参照してください ) 99
2 表が テーブル として認識され テーブルツール が表示されます ツールタブでキャッシュフロー計算書を仕上げましょう 作成された表は 任意の集計行や列を挿入することもできます One Point 印刷 One Point 印刷プレビュー画面で ページ設定 をクリックして表示されるダイアログボックスの余白タブで 水平 垂直 にチェックを入れると 用紙の中央に印刷をすることができます 100
13. 弥生会計 決算書のレイアウトを変更する 弥生会計で作成した決算書は Excel 書き出しをして独自のフォームにしあげることができます 操作の流れ [1] 弥生会計の決算書を Excel 書き出しする [2] テーブル等を利用して オリジナル決算書フォームを作成する [3] 表紙を整える 操作事例 -[1] 弥生会計で 決算書を Excel 書き出しする - 1 弥生会計 ( 決算 申告タブ ) の ( 決算書作 成 ) を選択します 2 決算書作成 ダイアログボックスが表示されたら はいを押します 101
決算書作成画面が表示されたら Excel(E).. を押します 3 Excel 書き出し ダイアログボックスで 書式グルーブで勘定式または報告式の選択 出力対象を指定 書き出すファイルを 新規のファイル に指定して OK を押します 4 書き出しが終了すると Excel が自動起動し 帳票ごとシート分けされたデータが表示されます 102
操作事例 -[2] テーブル等を利用して 決算書を作成する - 1 表をテーブルにします あらかじめテーブルの範囲を選択してから 挿入 タブの ( テー ブル ) アイコンをクリックして任意のレイアウトを選択します このとき 資産の部 などは帳票見出しになるので テーブル範囲にふくみません ( テーブル作成は 69 ページを参照してください ) テーブルにする範囲 2 テーブルの作成 ダイアログボックスでは 先頭行をテーブルの見出しとして使用する のチェックを外します 3 データ タブのフィルタアイコンをクリックして オートフィルタを解除します 103
4 デザイン タブの テーブルスタイルのオプション で 見出し行 のチェックを外すと テーブルの見出し行が解除されます 5 テーブルで大まかな表のレイアウトを決めたら デザイン タブの ( セルのスタイル ) などを利用して 任意の書式を設定します 104
操作事例 -[3] 表紙を整える - 1 表紙シートをアクティブにします 2 表示 タブの ( ページレイアウト ) アイコンをクリックします 3 画面がページレイアウト表示になったら 1ページが表示されるように表示倍率を調整します 105
4 列の境界エリアにカーソルをあわせ A 列の幅をページいっぱいにとります 5 行削除や行挿入 フォントなどを指定して 表紙を仕上げます 操作事例は... HGP 創英プレゼンス 書体 フォントサイズ 20 会社のロゴを挿入 アクセントとして 会社のイメージカラーをセルの背景色にしました 106
Office 弥生活用講座テキスト 初版 発行所 ご注意 2010 年 9 月弥生株式会社 101-0035 東京都千代田区神田紺屋町 17 番地 SIA 神田スクエア http://www.yayoi-kk.co.jp/ 本書の内容の一部または全部を無断転載することは禁止されています 本書の内容に関しては訂正 改善のため 将来予告なしに変更することがあります Copyright 2010 Yayoi Co., Ltd. All rights reserved. 107