新発注システム ( インターネット EDI システム ) お取引先様説明会資料 2012 年 3 月 株式会社ハートフレンド
はじめに 拝啓 貴社益々ご盛栄のこととお喜び申し上げます また 平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申し上げます さて 昨今の厳しい経済環境に加えて大手企業の出店によるオーバーストア状態が続く中 弊社も生き残りのため 内部体質の強化とともに より一層の合理化を進めるため この度お取引先様との受発注業務を一新し インターネットを利用したEDI 電子データ 交換 システムの導入を決定いたしました 店舗における発注 納品 支払に至る一連の過程をEDI化することで仕入業務のスピード アップと事務効率の向上を実現し 今まで以上のコスト削減を図りたいと考えております 今回の変更にあたりまして 導入スケジュールが非常に厳しいこと 新システム対応に 一部ご負担をお掛けするケースが発生する可能性があることは重々承知しておりますが それ以上に相互間における業務効率化が促進できるものと確信しております お取引先様各位には 何卒主旨ご理解のうえ円滑な稼動に向けてのご協力を賜りたく 宜しくお願い申し上げます 敬具
もくじ 1 システム移行に伴う要点 2 インターネット EDI 業務概要 3 業務全体フロー ( 物と情報の流れ ) 4 EDI データ交換スケジュール 5 インターネット EDI 移行スケジュール 6 インターネット EDI システム BACREX 概要 7-1 運用イメージ ( パソコンのみご使用のお取引先様向けご利用方法 ) 7-2 運用イメージ ( 基幹システムと連携させるお取引先様向けご利用方法 ) 8-1 オプションソフト (BACREX 自動送受信パック ) の説明 8-2 オプションソフト ( ヴァージョン確認 ) 9 使用料金について 10 問い合わせ先 補足資料 株式会社ハートフレンド新発注システムファイルレイアウト 出荷一覧表のサンプル BACREX 自動送受信パックパンフレット
1 システム移行に伴う要点 1 新発注システム運用開始予定日 2012 年 6 月 1 日 ( 金 ) 発注分より テスト運用開始は 5 月中旬を予定しています 2 インターネット EDI への移行 現行の VAN 経由の JCA 手順を廃止 全てインターネットでの送受信になります 9 月中旬には現行 VANによる発注は撤廃します 3 従来の複写伝票は原則廃止 納品伝票を A4 普通紙の一覧表形式に 書式はサンプルをご参照ください
2 インターネット EDI 業務概要 EDI とは? EDI とは Electronic Data Interchange ( 電子データ交換 ) の略で 異なる企業間で取り引きのためのデータを通信回線を介してコンピュータ ( 端末 ) 間で交換することです お取引先様とのデータ連携についてインターネット EDI システムを使用し データ連携を行います インターネット EDI をご利用頂く前提として インターネットができる環境が必要です インターネット EDI 概要図 小売様 お取引先様 発注入荷検品受領支払 インターネット 受注出荷受領 ( 仕入 ) 支払確認 情報の流れ
3 業務全体フロー ( 物と情報の流れ ) 株式会社ハートフレンド本部 基幹システム 1 発注 株式会社ハートフレンド店舗 検品作業 インターネット 配送センター 検品作業 5 配送 4 配送 ( 店舗直納 ) お取引先様 4 納品 2 発注データ 6 支払データ 3 出荷データ データ送受信型 連携 ブラウザ入出力型 基幹システム プリンタ (A4 用紙 ) プリンタ (A4 用紙 ) 発注一覧表出荷一覧表支払一覧表 出荷一覧表 情報の流れ 商品の流れ
4EDI データ交換スケジュール 発注データの受信 ( 参照 ) 送受信圧縮ファイル名解凍ファイル名受信時間 受信 HACHUZIP HACHUTXT 毎日 出荷データ ( 事前出荷データ ) の送信 ( 入力 ) 送受信圧縮ファイル名解凍ファイル名送信時間 従来通り 取引先様ごとのスケジュールで受信してください 送信 SYUKAZIP SYUKATXT 毎日 15:00~22:00 登録後のデータを修正する場合は取込時間前までに修正してください 取込後は修正できません 受領データの受信 ( 参照 ) 送受信圧縮ファイル名解凍ファイル名受信時間 受信 JYURYOUZIP JYURYOUTXT 毎日 9:00~14:00 支払データの受信 ( 参照 ) 送受信圧縮ファイル名解凍ファイル名受信時間 受信 SHIHARAIZIP SHIHARAITXT 締め毎締め日の 4 日後 データ交換の注意点 指定時間内にダウンロードを行わなかった場合でも 次回ダウンロード時に新しいデータが追加された状態でダウンロードできます データ交換は 指定された圧縮ファイル名でしか送受信することができません 受信ファイルの場合 上記圧縮ファイル名でダウンロードされます 送信ファイルの場合 解凍ファイル名で作成したファイルを圧縮後 圧縮ファイル名で送信してください 上記で指定された時間帯以外では ご使用になれません
5 インターネット EDI 移行スケジュール 下記のスケジュールは あくまで現時点の予定です 変更等が発生した際はご連絡いたします 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 説明会 ( 本日 ) ファイル交換型 システム開発 接続テスト 5/ 中旬 ~ ブラウザ入出力型 運用準備 運用確認 5/ 中旬 ~ 全取引先 システム 稼動 テスト 確認完了次第本番稼働 全取引先本番稼働
6 インターネット EDI システム BACREX 概要 パソコンとブラウザのみでEDIを実現 お取引先様にはインターネットに接続できるパソコンがあればOKです ブラウザ入出力にもファイル一括送受信にも対応 ブラウザからのデータ入力やデータ表示とファイルでの一括送受信のどちらにも対応します OS:WindowsXP 以上ブラウザ :InternetExplorer(IE)60 以上 株式会社ハートフレンド お取引先様 A メニュー発注一覧表 出荷データ入力 お取引先様 B メニュー発注データ一括受信 出荷データ一括送信 BACREX 発注型サーバ インターネット お取引先様 A 発注一覧表出荷データ入力 お取引先様 B パソコンのみ 基幹システムあり メニュー画面は取引先様ごとに設定されるので各々の取引先様が使用するメニューだけが表示されます 発注データ一括受信出荷データ一括送信
7-1 運用イメージ ( パソコンのみでのご利用方法 ) お取引先様がインターネットブラウザを利用して 自社分の発注データの照会 ( 発注照会 ) や納品データの入力などを行う機能です インターネットに接続しているパソコンだけでデータのやり取りが可能です WEB 印刷機能を使用してブラウザ画面より直接必要な帳票を印刷することが可能 です 株式会社ハートフレンド BACREX サーバ 発注データ 出荷データ 参照 印刷 インターネット 入力 印刷 発注一覧表 出荷テ ータ入力 お取引先様 発注一覧表 (Web 印刷 ) 出荷一覧表 (Web 印刷 )
7-2 運用イメージ ( 基幹システムと連携させるご利用方法 ) インターネットを介して取引先との間で 発注データ 等のファイル交換を行う機能です インターネットに接続しているパソコンだけで ファイル交換 が可能です JCA 手順のようにファイル送受信を自動化することが可能です オプションの自動送受信パックが別途必要 株式会社ハートフレンド お取引先様 BACREX サーバ 発注データ ダウンロード インターネット 発注データ データ取込 基幹システム 出荷データ アップロード 出荷データ 自動化にはオプションが必要 データ登録
8-1 オプションソフト (BACREX 自動送受信パック ) の説明 自動送受信パック を取引先のパソコンにインストールすると 設定したスケジュールによりインターネットの接続 ログイン ファイルの送受信まで自動的に行います 今までJCA 手順などで自動的にファイル送受信を行ってきたお取引先様も違和感なくインターネットEDIへの移行が可能です 株式会社ハートフレンド BACREX サーバ 発注データ 出荷データ インターネット 自動送受信パック ( 発注型 ) 自動受信 自動送信 発注データ 出荷データ お取引先様 納品書印刷プログラム 連携 自動起動 印刷 基幹システム 指定納品書 個別開発部分
8-2 オプションソフト ( ヴァージョン確認 ) 1Ver3 未満の送受信パック起動画面 無条件で最新版に買い換える必要が有ります 1 2Ver3xの送受信パック起動画面 取引先様がZIP 形式での圧縮機能を希望されなければ 無償パッチの適応のみでOKです 3Ver4xの送受信パック起動画面 現行のままで利用可能です 2 3
9 使用料金について 1 初期登録料 10,000 円 ( 税込 ) ID 登録 パスワード発行を含むシステム登録料として 1IDごとに システム使用開始時に頂戴いたします 同じ会社でIDを複数ご希望の場合はID 数 10,000 円となります 2 月額利用料 個別打ち合わせ 3 徴収方法支払との相殺 弊社から提供する支払明細書に記載いたします
10 問い合わせ先 ご不明な点がある場合は 下記へお問合せ下さい システムに関してのお問い合わせは けいしんシステムリサーチ株式会社にご連絡下さい 株式会社ハートフレンド担当佐久間敦 (atusi-sakuma@hf-frescocom) 酒井貴史 (t-sakai@hf-frescocom) 600-8311 京都市下京区若宮通り五条下ル毘沙門町 33-1 TEL:(075) 075-468-9171 FAX:(075)468-9172 原則メールでお問合せ下さいますよう よろしくお願いします けいしんシステムリサーチ株式会社 インターネット EDI サポート担当 : 石岡 千住 e-mail:edisupport@ksr-jpcom TEL:(075)361-2101 原則メールにてお問合せ下さいますよう よろしくお願い申し上げます お願いメールのタイトルは ( 株 ) ハートフレンド & メールタイトル で作成して下さい例 : ハートフレンド 自動送受信パックについて など