な で し こ Word 教 室 初 級 編 第 1 回 目 10:00~12:00 第 2 回 目 14:00~16:00 9 9 火 株 式 会 社 東 洋
目 次 Word の 概 要... 3 ビジネス 文 書 の 基 本... 4 Lesson1 レイアウトの 編 集 ( 送 付 状 )... 5 1. 編 集 記 号... 5 2. 単 位... 5 3. 日 付 の 入 力... 6 4.オートフォーマット... 6 5. 文 字 の 配 置 ( 右 揃 え 中 央 揃 えボタン)... 7 6.インデント( 段 落 単 位 で 設 定 )... 7 7.タブの 設 定... 8 8. 文 字 の 装 飾... 9 Lesson2 Excel データの 利 用 ( 販 売 計 画 )... 10 1. 埋 め 込 みデータとして 貼 り 付 ける(コピー/ 貼 り 付 け)... 10 2.リンク 貼 り 付 け(コピー/ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け)... 11 Lesson3 表 の 作 成 (セミナーお 知 らせ)... 12 1. 表 の 構 成 と 表 の 挿 入... 12 2. 表 のサイズ 変 更... 13 3.セルの 結 合... 13 4. 文 字 の 配 置... 13 5. 均 等 割 り 付 け... 13 6.セルの 色... 14 7. 罫 線 の 変 更... 14 2
Word の 概 要 Word は Microsoft 社 が 提 供 している Microsoft office と 呼 ばれるソフトの1つで ビジネスで 使 う 企 画 書 や 報 告 書 稟 議 書 や 請 求 書 もあれば 家 庭 で 作 るポスターや 年 賀 状 作 成 にも 便 利 です 履 歴 書 な ども 作 成 できるため 使 い 方 を 知 っておくと 大 変 便 利 なものとなっております 表 現 力 のある 文 書 の 作 成 文 字 に 書 体 や 文 字 サイズなどの 書 式 を 設 定 したり 文 字 の 配 置 を 変 更 したりできます また イラスト 図 形 などを 挿 入 して インパクトのある 文 書 を 作 成 できます Excel データの 利 用 会 議 で 利 用 する 資 料 を 作 成 する 際 Word で 作 成 した 文 書 に Excel で 作 成 したデータを 貼 り 付 けられます はがき ラベル 作 成 案 内 状 や 封 筒 ラベルなどに Excel で 作 った 住 所 録 データを 引 用 して 印 刷 することができます 参 考 Excel Word 表 計 算 や 集 計 データに 基 づいたグラフ 作 成 に 適 したツール 画 面 に 表 示 されたとおり 忠 実 に 印 刷 されない(セルの 文 字 がかけてしまう 場 合 がある ) 文 書 作 成 に 適 したツール( 特 に 論 文 などの 長 文 作 成 が 得 意 ) 画 面 に 表 示 されたとおりに 忠 実 に 印 刷 される PowerPoint プレゼンテーション 資 料 作 成 に 適 したツール スライド 単 位 で 自 由 に 文 字 や 図 形 などの 配 置 が 可 能 3
ビジネス 文 書 の 基 本 社 外 向 け B A A: 発 信 記 号 番 号 C D B: 発 信 日 付 F E C: 受 信 者 名 ( 会 社 名 と 役 職 氏 名 を 記 載 ) D: 発 信 者 名 印 E: 表 題 F: 本 文 : 頭 語 結 語 前 文 主 文 末 文 G G: 記 書 ( 必 要 な 場 合 のみ) 担 当 者 名 印 が 文 書 末 に 必 要 な 場 合 あり A: 発 信 記 号 番 号 B: 発 信 日 付 C: 受 信 者 名 ( 多 数 の 受 信 者 各 位 ) ( 個 人 に 向 けて 殿 ) D: 発 信 者 名 印 社 内 向 け C E F A B D E: 表 題 F: 本 文 : 主 文 ( 社 外 向 けとは 違 い 頭 語 結 語 などは 必 要 なし) G G: 記 書 ( 必 要 な 場 合 のみ) 担 当 者 名 印 が 文 書 末 に 必 要 な 場 合 あり 4
Lesson1 レイアウトの 編 集 ( 送 付 状 ) ビジネス 文 書 の 基 本 を 考 えながら 簡 単 な 送 付 状 を 作 成 してみましょう 完 成 図 1. 編 集 記 号 印 刷 はされませんが 編 集 するときにその 部 分 に 何 らかの 設 定 がされていることを 示 す 記 号 です 段 落 記 号 スペース タブ 記 号 このボタンの ON OFF によって 表 示 / 非 表 示 となります 2. 単 位 Word には 何 か 書 式 を 設 定 するにあたって 単 位 ごと 選 択 が 必 要 になります どのような 単 位 があるのか 知 っておきましよう 文 字 単 位 : 行 単 位 : 自 分 で 選 ぶ 文 字 の 範 囲 1 行 ごと 段 落 単 位 : 1 段 落 ( のマークまで)ごと 例 ) ページ 単 位 : 1 ページごと 文 字 単 位 行 単 位 段 落 単 位 5
3. 日 付 の 入 力 ボタンで 簡 単 に 今 日 の 日 付 を 入 力 できます! 設 定 方 法 カーソルを 日 付 入 力 したい 位 置 に 合 わせます [ 挿 入 ]タブ [テキスト]グループの ボタンを 使 用 してください 自 動 的 に 更 新 するにチェックを 入 れると 次 回 ファイルを 開 いたときに 自 動 更 新 されます 4.オートフォーマット 文 書 に 自 動 的 に 書 式 を 設 定 する 機 能 で 拝 啓 や 謹 啓 などの 頭 語 を 入 力 して[Enter]を 押 すと 敬 具 などの 結 語 が 表 示 されたり 記 書 きの 記 の 入 力 で 結 語 の 以 上 が 表 示 たり ややこしい 挨 拶 文 の 自 動 入 力 が 出 来 たりと 非 常 に 便 利 です 設 定 方 法 1 拝 啓 と 入 力 して[Enter] を 押 す ( 敬 具 が 表 示 されたか 確 認 ) 2 カーソルを 拝 啓 の 後 ろに 移 動 させ [ 挿 入 ]タブ [テキスト]グループの をクリック この 中 から 季 節 や 状 況 に あったものを 選 んでください! わざわざ 難 しい 文 章 を 考 えなくていい から 便 利 です 3 4 記 と 入 力 して[Enter]キーを 押 す ( 以 上 が 自 動 入 力 されていることを 確 認 します ) あとは 必 要 な 文 章 を 入 力 しましょう Word は 先 に 文 字 をすべて 入 力 してから 書 式 を 設 定 します ( 改 行 すると 前 の 書 式 を 引 き 継 いでしまうためです) 6
5. 文 字 の 配 置 ( 右 揃 え 中 央 揃 えボタン) ビジネス 文 書 では 発 信 日 付 や 発 信 者 名 は 右 揃 えにします スペースを 使 わずに 位 置 を 決 めて 揃 えられる 機 能 です ( 段 落 単 位 で 設 定 されます ) 設 定 方 法 配 置 を 変 えたい 段 落 にカーソルを 置 き [ホーム]タブー[ 段 落 ]グループのボタンを 使 います 複 数 行 設 定 したい 場 合 は 行 単 位 で 選 択 します 発 信 日 付 と 発 信 者 名 は 右 揃 え 表 題 は 中 央 揃 えのボタンをクリックしてください 6.インデント( 段 落 単 位 で 設 定 ) 文 字 の 開 始 位 置 や 終 了 位 置 を 決 めることができます 先 程 の 文 字 の 配 置 では 出 来 ない もう 少 し 詳 細 な 設 定 です 今 回 は 記 書 き 文 の 内 容 の 文 頭 を 真 ん 中 あたりから 始 める 設 定 にします ルーラー インデントの 設 定 をするために 利 用 する 定 規 のようなものです 表 示 しておかないとインデントの 設 定 がやりにくいので 表 示 / 非 表 示 の 方 法 をご 紹 介 します これがルーラーです [ 表 示 ]タブに 切 り 替 えて[ 表 示 / 非 表 示 ]グループの にチェックを 入 れます インデントマーカー インデントを 設 定 するために 使 います 4 種 類 あります 名 称 マーカー 意 味 1 行 目 のインデント 段 落 の 文 頭 の 開 始 位 置 を 決 める ぶら 下 げインデント 段 落 の 2 行 目 以 降 の 開 始 位 置 を 決 める 左 インデント 段 落 の 左 側 全 体 の 行 頭 位 置 を 決 める 右 インデント 段 落 右 側 全 体 の 行 末 位 置 を 決 める 1 行 目 のインデント ぶらさげインデント 右 インデント 左 インデント 7
設 定 方 法 1 設 定 する 部 分 を 選 択 します 2 左 インデントを 最 適 な 位 置 まで 動 かします ( 動 かしている 時 はインデントの 幅 が 点 線 で 表 示 されます ) インデントが 通 常 以 外 の 設 定 されている 行 で 改 行 すると 次 の 行 にも 書 式 が 引 き 継 がれるので 注 意 しましょう! インデントマーカーを 設 定 する 際 インデントマーカーが 小 さいので 必 ず マウスポインタを 動 かしたときに 表 示 されるポップヒントを 確 認 してから ドラッグしてください 7.タブの 設 定 記 書 きに 今 回 の 様 に 項 目 名 (キヤノン 複 合 機 )と 内 容 (500 部 ) と 記 載 する 場 合 項 目 名 と 内 容 の 間 の 空 白 はどうされていますか? スペースを 何 個 も 入 力 しながら 間 隔 をつくっておられませんか? それでもフォントによってはきれいにそろわない 場 合 があり そんな 時 に 使 うと 便 利 な 機 能 が タブの 設 定 になります 今 回 は 3 つのタブの 種 類 をご 紹 介 いたします ポップヒント タブの 種 類 左 揃 えタブ ( 内 容 部 分 を 左 に 寄 せて 揃 える) 会 場 4F 会 議 室 お 申 込 方 法 下 記 電 話 番 号 までご 連 絡 ください 申 込 締 切 平 成 26 年 9 月 30 日 ( 火 ) 右 揃 えタブ ( 内 容 部 分 を 右 に 寄 せて 揃 える) 小 数 点 揃 えタブ ( 小 数 点 の 位 置 に 揃 える) 山 科 駅 ~ 京 都 駅 京 都 駅 ~ 東 京 駅 合 計 190 円 13,910 円 14,100 円 車 通 勤 23.5% 電 車 通 勤 72.26% 自 転 車 通 勤 4.24% 設 定 方 法 ( 段 落 単 位 ) 1 文 字 と 文 字 の 間 隔 を 空 けたい 部 分 にカーソルを 移 動 させ をクリックする 2 設 定 したい 段 落 を 選 択 する 3 ルーラー 左 端 のタブの 種 類 が ( 左 揃 えタブ) になっていることを 確 認 して ルーラーの 数 字 の 下 あたりをクリックします 8
8. 文 字 の 装 飾 見 出 しやタイトルなど 目 立 たせたい 文 字 を 強 調 するときに 使 用 します [ホーム]タブの[フォント]グループにいろいろな 種 類 があります フォント( 文 字 書 体 )の 設 定 から 選 びます 英 語 で 表 記 されているものは 半 角 英 数 字 にのみ 適 応 されます フォントサイズの 設 定 から 選 びます 数 字 の 手 入 力 もできます 太 字 斜 体 下 線 の 設 定 ( 文 字 単 位 の 設 定 ) 太 字 : 斜 体 : 下 線 : 下 線 の 種 類 も 選 べる 文 字 を 選 択 してそれぞれのボタンを 押 します ( 設 定 解 除 するにはもう 一 度 ボタンを 押 す) 参 考 フォントには 色 々な 種 類 がありますが 同 じような 名 前 もあり どちらを 使 えばいいのかと 疑 問 に 思 ったことありませんか? 例 )MS 明 朝 MSP 明 朝 MS ゴシック MSP ゴシックなど MS 明 朝 MS ゴシックは 等 幅 フォント MSP 明 朝 MSP ゴシックはプロポーショナルフォントです ( 違 いは P がついているかどうか ) 等 幅 フォントとプロポーショナルフォントの 違 い 等 幅 フォントは 一 文 字 の 横 幅 がすべて 同 じなので 大 きい 文 字 と 小 さい 文 字 が 混 ざっていると 文 字 間 の 空 白 が 均 等 にならない プロポーショナルフォントは 文 字 によって 横 幅 が 違 う フォントによって 文 字 間 の 無 駄 な 空 白 がなく 結 論 を 言 うと MSP 明 朝 MSP ゴシックのほうが 整 った 文 書 になります 9
Lesson2 Excel データの 利 用 ( 販 売 計 画 ) Word で 作 成 した 文 書 に Excel で 作 成 したデータをコピーして 貼 り 付 ける 方 法 をご 紹 介 します Word の 表 として 貼 り 付 ける 方 法 ( 埋 め 込 みデータ)と 常 にExcel と 連 動 するリンク 貼 り 付 けの2 種 類 あり ます 完 成 図 1. 埋 め 込 みデータとして 貼 り 付 ける(コピー/ 貼 り 付 け) 文 字 をコピー/ 貼 り 付 けするのと 同 じです 貼 り 付 け 後 は Word の 表 としての 扱 いになり 貼 り 付 け 後 にもデータの 編 集 が 可 能 です 設 定 方 法 1 まずはコピー 元 になる Excel データを 開 きます 2 必 要 なデータを 選 択 してコピー します 3 Word の 文 書 内 の 張 り 付 けたい 部 分 にカーソルを 合 わせて 貼 り 付 け て 下 さい 10
2.リンク 貼 り 付 け(コピー/ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け) リンク 貼 り 付 けとは 2 つのアプリケーションで 関 連 付 けをして 貼 り 付 けることです 貼 り 付 け 元 (Excel)が 変 更 されれば Word 側 も 自 動 的 に 変 更 されますし Word 側 のリンク 貼 り 付 け したデータをダブルクリックすると 貼 り 付 け 元 (Excel)のデータに 切 り 替 わり データの 変 更 をす ることもできます 設 定 方 法 埋 め 込 みデータとして 貼 り 付 ける 場 合 とコピーするまで( 設 定 方 法 の2まで)は 手 順 が 同 じです 3 貼 り 付 ける 部 分 にカーソルを 移 動 させて[ホーム]タブー[クリップボード]タブ ー[ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]を 選 びます 4 [ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]ダイヤログボックスが 表 示 されるので [リンク 貼 り 付 け] [MicrosoftOfficeExcel ワークシート] を 選 びます リンク 貼 り 付 けで 元 データと 関 連 付 けられましたが あくまで Word の 図 (オブジェクト)として 貼 り 付 いてます なので Word 内 で 編 集 しようとしてもできません 11
Lesson3 表 の 作 成 (セミナーお 知 らせ) 表 作 成 はExcel でされる 方 も 多 いと 思 いますが Word にも 表 作 成 機 能 があり 通 常 の 文 書 入 力 と 同 様 に 文 字 入 力 書 式 設 定 を 行 うことができます 表 を 挿 入 することで 内 容 が 整 理 され 読 みやすい 文 章 が 作 成 できます 完 成 図 1. 表 の 構 成 と 表 の 挿 入 始 めにどの 段 落 に 挿 入 したいのかを 決 めてカーソルを 移 動 させます (カーソルの 位 置 に 挿 入 されます ) 表 の 構 成 列 行 セル 表 挿 入 方 法 右 記 の 様 に[ 挿 入 ]タブから 表 ボタンをクリックし 必 要 なマス 目 をドラッグします 挿 入 後 はそれぞれの 操 作 に 合 わせて セル 行 列 表 の 単 位 で 選 択 し 書 式 の 編 集 をしていきます 12 表 行 列 などを 削 除 したい 場 合 は 削 除 したい 部 分 を 選 択 して ボタンを 押 してください!
2. 表 のサイズ 変 更 ( 表 のサイズ 変 更 ハンドル)を 使 って 表 のサイズを 変 更 できます これを 使 うと 縦 横 の 比 率 を 守 った ままで 拡 大 / 縮 小 できます! 移 動 ハンドル サイズ 変 更 ハンドル 3.セルの 結 合 隣 り 合 った 複 数 のセルをひとつに 結 合 できます セルを 選 択 し [レイアウト]タブから[ 結 合 ]グループの[セルの 結 合 ] クリックします を このタブは 表 を 選 択 しているか カーソルが 表 の 中 に 入 っている 時 のみ 表 示 されます 4. 文 字 の 配 置 Excel と 同 じでセルの 中 にも 配 置 があります 文 字 を 入 力 すると セルの 左 上 左 中 左 下 真 ん 中 上 中 央 真 ん 中 下 右 上 右 中 右 下 に 配 置 できます セル 左 上 のボタンを 選 択 しているので 文 字 も 左 上 に 配 置 される 5. 均 等 割 り 付 け 表 の 中 で 均 等 割 り 付 けをすると セル 内 で 文 字 が 均 等 に 割 り 付 けられます 表 独 自 の 機 能 ではないので [ホーム]タブにボタンがあります 均 等 割 り 付 けしたいセルを 選 択 してから[ 均 等 割 り 付 け]ボタン をクリックしてください 13
6.セルの 色 表 の 中 のセルや 行 列 に 色 を 付 けることができます ( 塗 りつぶし) 色 を 付 けたいセルを 選 択 して [デザイン]タブにある から 色 を 選 んでください 7. 罫 線 の 変 更 表 の 枠 線 の 太 さや 色 を 変 更 したいのであれば 変 更 したい 場 所 を 選 択 してから[レイアウト]タブの[ 罫 線 の 作 成 ]グループのボタンを 利 用 してください [ 線 の 種 類 ][ 線 の 太 さ][ペンの 色 ]を 選 択 出 来 ましたら ボタンをクリックすると 設 定 できます 線 の 種 類 線 の 太 さ ペンの 色 14