エクセルに 挑 戦! Microsoft Excel で 会 計 報 告 をしましょう 会 員 から 徴 収 した 大 事 な 会 費 会 計 報 告 は 正 確 に また わかりやすくなければなりません Excel を 使 って また Word も 応 用 して 書 き 換 えも 簡 単 な 会 計 報 告 をつくりましょう エクセル を 起 動 させるとたくさんのマスがあります セル( 細 胞 核 の 意 味 )と 呼 ばれるこのマスは 全 部 で 横 に 256 列 縦 に 65,536 行 ありま す Excel2007 からは 横 に 16,384 列 縦 1,048,576 行 に 増 えました とにかくたく さんです エクセルは 表 の 中 で 文 字 や 数 字 計 算 式 などを 扱 うことのできるソフトです ここでは 計 算 ソフトとしての 機 能 をつかって 会 計 報 告 をつくりましょう 1
1. 会 計 報 告 の 部 分 1-1. 項 目 文 字 を 入 力 する 一 番 初 めは A1 のセルがアクティブ( 選 ばれた 状 態 )になっています 収 入 の 部 から 書 き 始 めましょう 2 行 目 は 項 目 の 行 にします 項 目 単 価 数 量 の 列 をつくり 合 計 の 列 も 設 けましょう 備 考 欄 も 加 えておくといいでしょう 細 かく 書 くことよりもある 程 度 まとめて 備 考 欄 をつかってわかりやすい 説 明 をします A 列 には 順 に 項 目 を 入 力 しましょう 数 字 の 入 力 は 後 にして 文 字 の 部 分 だけ 先 に 入 力 しましょう 支 出 の 部 についても 同 様 に 入 力 します 項 目 の A 列 備 考 の E 列 は 文 字 数 が 多 いので 列 幅 を 拡 げて 整 えましょう 数 字 をいれる B C D の 列 幅 は 変 更 しません( 標 準 では 72 ピ クセル) 数 字 の 列 幅 は 統 一 させたほうが 見 やすいです 列 番 号 の 境 でポインタの 形 が になったときにドラッグす ると 列 の 幅 が 変 えられます ダブルクリックすると 左 の 列 の 一 番 長 い 文 字 列 が 表 示 できる 幅 にぴったり 合 います 2
1-2. 数 字 数 式 を 入 力 する 文 字 の 入 力 が 済 んだら 数 字 の 部 分 を 入 力 しましょう 単 価 数 量 のセルには 数 字 をそのまま 入 力 しますが 合 計 のセルには 数 式 をいれます 単 価 と 数 量 を 掛 けると 合 計 です 合 計 の D 列 には B 列 C 列 の 値 が 入 るよう 数 式 を 入 力 しましょう 数 式 を 入 力 するときは 数 式 バーを 使 います 入 力 したいセルをえらんで 数 式 バーにカーソルをたて まず = 数 字 が 入 力 してあるセルを 選 ぶとそのセル 番 号 が 入 力 できます たす(+) とひく(-) はキーボードにありますが かける( )はアスタリスク(*) わる( )はスラッシュ(/) を 使 います 数 式 を 入 力 したら 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう セルには 数 式 の 答 えが 表 示 されていますが 数 式 バーで 確 認 するとそこは 数 式 が 入 力 してあることがわかります ひとつ 数 式 が 入 力 できたら その 数 式 をオートフィルでコピーしましょう コピーしたいセルを 選 んで 右 下 のハンドルにポインタ を 合 わせ ポインタの 形 が から になったらドラッグします 3
合 計 の 列 を 全 部 加 えると 収 入 や 支 出 の 合 計 です D8 には D3 から D7 の 合 計 を D20 には D12 から D19 の 合 計 を 入 れましょう オート SUM の 機 能 を 使 います 入 力 したいセルをえらんで 合 計 ボタン を 押 しましょう 自 動 的 に 範 囲 を 指 定 してくれます 数 式 バーには 合 計 の 関 数 式 が 入 力 されています SUM(D3:D7) は D3 から D7 のセルにはいっている 数 を 合 計 した 答 えを 表 示 するとい う 意 味 です よければ 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 支 出 も 収 入 と 同 様 に 完 成 させましょう 4
収 支 残 高 は 収 入 と 支 出 の 合 計 をつかって 数 式 でいれましょう D22 には D8 から D20 を 差 し 引 いた 値 が 入 ります 入 力 したいセルをえらんで 数 式 バーにカーソルをたて まず = 数 字 が 入 力 してあるセルを 選 び ひく(-) を 入 力 して 参 照 しているセルは 色 で 囲 まれて 表 示 されています 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 数 字 がはいります 数 式 を 入 れておくと あとから 単 価 や 数 量 を 訂 正 してもちゃんと 計 算 し 直 してくれます もちろん 来 年 になって 単 価 数 量 を 入 力 し 直 せば 来 年 の 会 計 報 告 が 出 来 上 がります 5
1-3. 罫 線 を 引 く セルは 四 角 く 見 えますが この 線 は 印 刷 されません 罫 線 をつかって 見 やすい 表 にしましょう 罫 線 は 太 さを 変 えたり 線 種 を 変 えたりできます 罫 線 をつけたい 部 分 を 選 んで 罫 線 ボタン から 設 定 しま しょう いろいろな 種 類 の 罫 線 がえらべます 6
2.Excel だけで 会 計 報 告 会 計 報 告 の 罫 線 表 ができたら その 部 分 を 中 心 に セルに 文 章 を 入 力 して 仕 上 げましょう セルを 利 用 すれば 入 力 しただけで 文 頭 がきちんと 揃 います セル 幅 を 統 一 させたり セル 内 で 均 等 割 り 付 けをすると 見 栄 えのよい 文 書 が 出 来 上 がりま す 7
2-1. 列 行 を 挿 入 する 罫 線 表 が 中 央 に 配 置 できるように 左 側 に 列 を 挿 入 しましょう 宛 名 日 付 や 発 行 責 任 者 などを 加 え 文 書 としての 体 裁 を 整 えるため 上 側 に 行 を 挿 入 し ましょう 挿 入 するには 列 番 号 または 行 番 号 をクリックして 列 全 体 または 行 全 体 を 選 んでおいて Excel2002 2003 では 挿 入 列 または 行 Excel2007 では 挿 入 ボタン を 押 しましょう 列 番 号 を 選 び 挿 入 すると 選 んでいる 列 の 左 側 に 列 が 挿 入 されます 行 番 号 を 選 び 挿 入 すると 選 んでいる 行 の 上 側 に 行 が 挿 入 されます 左 側 に 挿 入 する 列 数 は 文 書 の 構 成 を 考 えて 決 めましょう 8
会 計 報 告 の 部 分 がほぼ 中 央 に 配 置 されるために 挿 入 した 列 幅 を 拡 げたり 狭 めたりして 調 整 しましょう 上 側 に 挿 入 する 列 数 は 宛 名 日 付 発 行 責 任 者 などの 数 によりますが それぞれに 空 白 の 行 も 設 けるならその 分 も 挿 入 しましょう 2-2. 文 字 を 入 力 する 宛 名 日 付 発 行 責 任 者 報 告 書 タイトルを 入 力 しましょう 配 置 したいところのセルにそのまま 入 力 します 日 付 は ######## になってしまっています セル 幅 を 拡 げましょう 日 付 と 発 行 責 任 者 はセルの 中 で 均 等 割 り 付 けをすると 文 字 列 の 長 さが 揃 ってきれいです セルの 書 式 設 定 から 配 置 のタブで 文 字 の 配 置 横 位 置 を 均 等 割 り 付 けにしましょう 9
報 告 書 タイトルは 複 数 のセルを 結 合 させてその 中 央 に 配 置 しましょう 結 合 させるセルを 選 んで 結 合 ボタン をつかいます 文 字 サイズも 大 きくするといいでしょう 2-3. 収 入 支 出 収 支 残 高 を 強 調 する 最 も 大 事 な 部 分 にあたる 収 入 合 計 支 出 合 計 収 支 残 高 を 表 から 抜 き 出 して 強 調 させまし ょう 文 字 を 拡 大 する 罫 線 をひく セルを 塗 りつぶすなど 3 か 所 に 同 じ 修 飾 をして 強 調 して 対 比 しやすくしましょう まず 行 を 挿 入 して 収 入 合 計 の 行 をつくります 空 白 の 行 も 設 けましょう セルに 入 っている 文 字 ごと 移 動 させるには 移 動 させたいセルを 選 んで ポインタの 形 が になった 時 に ドラッグします 10
収 入 合 計 の 数 字 は 数 式 をつかって 表 の 中 の 数 字 を 参 照 させましょう 数 式 バーにまず = 表 の 中 の 収 入 合 計 のセルをクリックして 数 式 を 入 力 したら 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 数 式 でセルを 参 照 しておけば あとから 単 価 や 数 量 を 訂 正 してもちゃんと 反 映 してくれま す 収 入 合 計 の 行 は 文 字 サイズを 大 きくして さらに 罫 線 で 修 飾 セルを 塗 りつぶして 強 調 しましょう 合 計 金 額 のセルで 通 貨 表 示 形 式 ボタン を 押 すと\マークと 桁 区 切 りがつきます 支 出 合 計 についても 同 様 に 抜 き 出 して 強 調 しましょう 収 支 残 高 についても 同 様 にします 金 額 はセルを 参 照 した 数 式 が 入 っていますが そのまま 移 動 しても 参 照 は 変 わりません サイズ 罫 線 塗 りつぶしで 強 調 しましょう 11
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3.Excel でつくって Word にオブジェクト 貼 り 付 け 差 し 込 み 印 刷 あいさつ 文 の 入 力 の 機 能 はエクセルにはありません ワードに 罫 線 表 で 会 計 報 告 を 作 ることもできますが 会 計 報 告 に 訂 正 があった 時 はすべて を 検 算 して 書 き 変 えなくてはなりません 会 計 報 告 の 部 分 はエクセルで 作 っておいて ワードにオブジェクトとして 貼 り 付 けると 両 方 の 機 能 を 十 分 発 揮 できます エクセルで 訂 正 したら ワードにも 反 映 するようにオブジェクトはリンク 貼 り 付 けすると いいでしょう 13
インデントなども 使 って 体 裁 のよい Word 文 書 を 用 意 しましょう 会 計 報 告 の 部 分 についても Excel で 用 意 します Word で 会 計 報 告 を 挿 入 したいところにカーソルをたて 2002 2003 では 挿 入 オブジェクト 2007 では 挿 入 のリボンの オブジェクトの 挿 入 ボタン を 押 しましょう オブジェクトの 挿 入 のダイアログボックスが 開 いたら ファイルのタブで 参 照 のボタンから 挿 入 するファイル(Excel の 会 計 報 告 )を 指 定 しましょう ファイル 名 に Excel の 会 計 報 告 がはいっていることを 確 認 したら リンク にチェックを 入 れましょう Excel の 会 計 報 告 で 訂 正 したものが Word 文 書 に 反 映 されるようになります OK すると Excel の 会 計 報 告 が Word 文 書 に 挿 入 されます 14
Excel の 会 計 報 告 がオブジェクト 挿 入 してある Word 文 書 を 開 こうとすると リンクを 更 新 するかどうか 聞 かれます はい して 更 新 しましょう Word 文 書 と Excel の 会 計 報 告 は 保 存 してある 場 所 を 変 えてしまうとせっかくのリンク 貼 り 付 けが 無 効 になります 2 つで 1 つの 文 書 が 出 来 上 がっていることに 注 意 しましょう 会 計 報 告 に 訂 正 があったり 来 年 になって 修 正 をするときには Excel の 会 計 報 告 で 変 更 し ましょう Word 文 書 を 起 動 するときにリンクの 更 新 をすれば 反 映 されます 来 年 は Word 文 書 の 日 付 も 変 更 しましょう 15
4.Word に Excel ワークシート 挿 入 Excel の 会 計 報 告 を Word 文 書 にオブジェクト 貼 り 付 けすると 二 つのファ イルが 存 在 します Word 文 書 に Excel ワークシート 挿 入 すると Word 文 書 1つですべてが 網 羅 できます Word で 宛 名 の 差 し 込 み 印 刷 あいさつ 文 の 入 力 インデントなど 使 って 体 裁 のよい Word 文 書 を 用 意 しましょう 会 計 報 告 を 挿 入 したいところにカーソルをたて 2002 2003 では Excel ワークシート 挿 入 ボタンを 使 って 挿 入 したい 列 数 行 数 を 挿 入 しましょう 2007 では 挿 入 のリボンの 表 から Excel ワークシートを 押 しましょう 16
挿 入 した 列 数 行 数 はハンドルをドラッグして 変 更 できます Excel のワークシートが 挿 入 されると ツールバーが Excel のツールバーに 変 わっていま す 会 計 報 告 をシート 内 に 作 りましょう ここでは Excel と 同 じように 数 式 の 入 力 もできます 文 字 の 大 きさ 罫 線 なども 変 更 して 会 計 報 告 を 仕 上 げましょう 17
Excel ワークシートの 外 側 でクリックすると 罫 線 表 だけになります 18
罫 線 表 の 上 でクリックすると 表 全 体 が 選 択 できます ハンドルをドラッグすると 表 の 大 きさが 変 えられます この 状 態 では 中 の 文 字 数 字 を 編 集 することはできません 罫 線 表 の 上 でダブルクリックすると Excel が 起 動 して 文 字 や 数 字 を 編 集 することができる ようになります Word にオブジェクト 貼 り 付 けで 作 った 文 書 と 見 かけは 全 く 変 わりません Excel ワークシートを 挿 入 することで 起 動 したときにリンクを 聞 かれることもないし Excel で 会 計 報 告 だけのファイルを 作 る 必 要 もありません 19