現 時 点 での 案 であり 変 更 がありうる 労 働 保 険 事 務 組 合 における 社 会 保 障 税 番 号 制 度 への 対 応 についてのQ&A Q1 労 働 保 険 事 務 組 合 の 労 働 保 険 事 務 について 個 人 番 号 (マイナンバー) 及 び 法 人 番 号 を 取 り 扱 う 業 務 は 何 か 労 働 保 険 事 務 については 委 託 事 業 主 ( 事 務 処 理 を 委 託 される 事 業 主 )から 提 出 され る 労 働 保 険 関 係 成 立 届 及 び 労 働 保 険 料 申 告 書 について 雇 用 保 険 業 務 では 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 設 置 届 及 び 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 廃 止 届 について 様 式 が 変 更 され 法 人 番 号 を 記 載 することとしております なお 雇 用 保 険 業 務 においては 事 業 主 が 従 業 員 から 個 人 番 号 を 収 集 した 上 でハロー ワークに 提 出 する 届 出 は 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 などがあります Q2 番 号 制 度 により 労 働 保 険 事 務 組 合 の 事 務 はどのように 変 わるのか 労 働 保 険 関 係 成 立 届 事 業 主 から 法 人 番 号 が 記 入 された 労 働 保 険 関 係 成 立 届 などの 提 出 を 受 け 当 該 届 を 労 働 基 準 監 督 署 やハローワークに 提 出 いただくこととなります 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 設 置 届 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 届 法 人 番 号 が 記 入 された 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 設 置 届 や 個 人 番 号 (マイナンバー)が 記 入 された 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 などの 提 出 を 受 け 当 該 届 をハローワークに 提 出 す ることとなります 個 人 番 号 (マイナンバー)を 取 扱 う 際 は その 漏 えい 滅 失 毀 損 を 防 止 するなど マイナンバーの 適 切 な 管 理 のために 必 要 な 措 置 を 講 じなければなりま せん 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) 及 び ( 別 冊 ) 金 融 業 務 における 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン に 関 するQ&A のQA 参 照 ( よくある 質 問 (FAQ) (Q4-4-1 参 照 ) Q3 事 業 主 から 労 働 保 険 事 務 の 委 託 を 受 けている 労 働 保 険 事 務 組 合 は 事 業 主 に 代 わっ て 個 人 番 号 (マイナンバー)を 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 などに 記 載 すること はできるのか 番 号 法 は 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 を 第 三 者 に 委 託 することができます 番 号 法 において 労 働 保 険 事 務 組 合 は 個 人 番 号 関 係 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 を 受 け 1
た 者 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )となります 個 人 番 号 (マイナンバー)の 取 扱 いについて 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 などの 様 式 へのマイナンバーの 記 載 や 本 人 確 認 事 務 については できるだけ 事 業 主 に 対 応 いただ くことが 望 ましいと 考 えています しかしながら 番 号 法 に 基 づき 委 託 先 である 労 働 保 険 事 務 組 合 において 事 業 主 と 同 様 の 事 務 を 行 うためには 1 委 託 者 の 事 業 主 自 ら 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 を 講 じていること 2 再 委 託 の 際 には 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 が 必 要 であること 3 書 類 データの 削 除 廃 棄 をする 場 合 溶 解 焼 却 等 の 復 元 不 可 能 な 手 段 で 実 施 さ れていること( 専 門 業 者 に 削 除 廃 棄 を 委 託 した 場 合 には 証 明 書 等 により 確 認 できる こと) 4 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 できるための 必 要 な 契 約 が 締 結 されていること が 求 められます (QA3-11 QA3-1 参 照 ) ( よくある 質 問 (FAQ) (Q4-1-4 参 照 ) (Q4-3-5 参 照 ) Q4 平 成 28 年 1 月 以 降 委 託 事 業 主 から 個 人 番 号 (マイナンバー)が 記 入 された 雇 用 保 険 手 続 の 届 出 を 取 扱 う 場 合 委 託 事 業 主 と 締 結 している 労 働 保 険 事 務 等 委 託 書 等 について 改 めて 事 業 主 と 委 託 届 を 提 出 させる 必 要 があるか ( 基 本 的 には) 改 めて 委 託 事 業 主 と 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い を 追 加 した 労 働 保 険 事 務 等 委 託 書 を 取 り 交 わすことが 考 えられます また 既 存 の 委 託 書 を 継 続 して 使 用 する 場 合 には 当 該 委 託 書 に 加 えて 別 途 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 事 項 ついて 契 約 を 取 り 交 わす 等 が 考 えられます なお 委 託 書 交 付 時 に 事 業 主 に 交 付 している 労 働 保 険 事 務 組 合 事 務 処 理 規 約 にマ イナンバーの 取 扱 いを 追 加 して 再 交 付 しておくことも 必 要 と 考 えられます (QA3-5~7 参 照 ) Q5 個 人 番 号 (マイナンバー)が 記 入 されていない 届 出 が 提 出 された 場 合 どのよ うな 取 扱 いとなるのか 雇 用 保 険 手 続 の 届 出 にあたって 個 人 番 号 を 記 載 することは 事 業 主 においては 法 令 で 定 められた( 努 力 ) 義 務 であることをご 理 解 いただいた 上 で 従 業 員 から 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることとなりますが 仮 に 提 供 を 拒 否 された 場 合 には 個 人 番 号 欄 を 空 白 の 状 態 で 雇 用 保 険 手 続 の 届 出 をしていただくこととなります その 上 で 再 度 従 業 員 から 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めた 上 で 個 人 番 号 の 提 供 があった 2
場 合 には 所 定 の 様 式 により 提 出 していただくこととしています (QA17-6 参 照 ) ( よくある 質 問 (FAQ) (Q4-2-5) 参 照 ) Q6 個 人 番 号 が 記 載 されている 雇 用 保 険 手 続 の 届 出 書 類 の 保 存 年 限 はいつか 個 人 番 号 を 記 載 する 雇 用 保 険 手 続 は 全 て 届 出 申 請 書 の 原 本 をハローワークに 提 出 していただくものであり 事 業 主 において 写 しを 取 り 保 管 する 義 務 はありません このため 事 業 主 の 判 断 で 写 しを 取 り 保 管 する 場 合 には 十 分 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じ てください なお 返 戻 書 類 には 個 人 番 号 は 記 載 されませんが 雇 用 保 険 関 係 の 書 類 は 従 来 どお り 雇 用 保 険 に 関 する 書 類 は2 年 ( 被 保 険 者 に 関 する 書 類 は4 年 )となります (QA6-2 QA6-4 参 照 ) Q7 法 人 番 号 が 記 入 されていない 届 出 が 提 出 された 場 合 どのような 取 扱 いとなるの か 事 業 主 に 対 して 法 人 番 号 を 記 入 して 届 出 を 提 出 していただくよう 理 解 を 求 めてい ただくこととなります Q8 安 全 管 理 措 置 とはどのようなものか 安 全 管 理 措 置 とは 個 人 番 号 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 その 他 の 個 人 番 号 の 適 切 な 管 理 のために 必 要 な 措 置 のことです 具 体 的 には 番 号 法 ガイドラインにおいて 1 基 本 方 針 の 策 定 2 取 扱 規 定 等 の 策 定 3 組 織 的 安 全 管 理 措 置 4 人 的 安 全 管 理 措 置 5 物 理 的 安 全 管 理 措 置 6 技 術 的 安 全 管 理 措 置 の6つが 定 められています (QA10~15 参 照 ) Q9 安 全 管 理 措 置 として 基 本 方 針 は 必 ず 策 定 しなければならないのか 取 扱 規 程 等 とは 別 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 を 組 織 として 取 扱 うため 基 本 方 針 ( 事 業 者 の 名 称 安 全 管 理 措 置 に 関 する 事 項 番 号 法 関 連 法 令 ガイドラ イン 遵 守 )を 策 定 することが 重 要 であるため 基 本 方 針 を 策 定 するよう 努 めてくだ さい (QA12-1 参 照 ) 3
Q10 番 号 法 ガイドラインに 規 定 されている 安 全 管 理 措 置 は 具 体 的 にどのように 方 策 措 置 をとればいいのか 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 となる 労 働 保 険 事 務 組 合 は 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 等 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりません また 従 業 員 に 特 定 個 人 情 報 等 を 取 扱 わせるに 当 た っては 特 定 個 人 情 報 等 の 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられるよう 当 該 従 業 員 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 具 体 的 には 個 人 番 号 を 取 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 及 び 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 等 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 規 程 等 を 整 備 する 必 要 があります 取 扱 規 程 等 は 1 取 得 する 段 階 2 利 用 する 段 階 3 保 存 する 段 階 4 提 供 する 段 階 5 削 除 廃 棄 を 行 う 段 階 ごとに 取 扱 方 法 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 及 びその 任 務 等 に ついて 定 めるとともに 組 織 的 な 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 織 り 込 むこととなります 安 全 管 理 措 置 の 整 備 に 当 たっては 番 号 法 及 び 個 人 情 報 保 護 法 等 関 係 法 令 並 びにガイ ドライン( 事 業 者 編 ) 等 を 遵 守 しなければなりません また 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 と 特 定 個 人 情 報 を 取 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 を 明 確 にして 物 理 的 な 安 全 措 置 を 講 じることとなります なお 特 定 個 人 情 報 等 について 情 報 システムによる 管 理 しない 場 合 (パソコン 管 理 使 用 しない 等 )や 特 定 個 人 情 報 等 記 載 書 類 について 紙 による 保 管 をしない 場 合 には その 限 度 において 必 要 な 安 全 管 理 措 置 の 対 象 とはならない 部 分 がありますが 行 政 機 関 へ 提 出 までの 間 施 錠 できるキャビネット 書 架 等 に 保 管 するなど 適 切 な 保 管 措 置 を することとなります (QA10~15 参 照 ) Q11 特 定 個 人 情 報 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 についてどうすればいいのか 特 定 個 人 情 報 の 持 ち 出 しについては 委 託 事 業 主 やハローワーク 労 働 基 準 監 督 署 労 働 局 との 間 が 考 えられますが 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります 郵 送 する 場 合 簡 易 書 留 等 追 跡 可 能 な 郵 便 制 度 を 使 用 する 手 渡 しで 受 け 取 り 持 ち 帰 る 場 合 持 ち 出 す 場 合 個 人 番 号 が 容 易 に 覗 かれないように 封 緘 又 は 個 人 番 号 記 載 箇 所 に 目 隠 しシールを 貼 付 する 等 する 特 定 個 人 情 報 が 記 載 された 電 子 媒 体 を 持 ち 出 す 場 合 紛 失 盗 難 を 防 ぐためデータに は 暗 号 化 又 はパスワードによる 保 護 し 施 錠 できるケースに 入 れて 運 搬 する 4
ハローワーク 労 働 基 準 監 督 署 労 働 局 への 提 出 は 所 定 の 提 出 方 法 によること (QA10~15 参 照 ) ( 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 ( 事 業 者 編 ) 参 照 ) Q12 情 報 漏 えい 等 の 事 案 に 対 する 体 制 整 備 についてどうしたらよいのか 事 業 者 における 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 対 応 について( 告 示 案 ) が 公 表 され 7,8 月 パブリックコメントがなされておりますので そちらを 参 照 とし てください なお 事 業 者 における 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 対 応 について ( 告 示 案 )によれば 万 が 一 情 報 漏 えい 等 の 事 案 が 発 生 した 場 合 には 次 の 措 置 を 講 じることが 望 ましいとされています( 告 示 案 では 特 定 個 人 情 報 の 本 人 の 数 が100 人 を 超 える 場 合 には 個 人 情 報 保 護 委 員 会 への 報 告 ) 事 業 者 内 部 における 報 告 被 害 の 拡 大 防 止 事 実 関 係 の 調 査 原 因 の 究 明 影 響 範 囲 の 特 定 再 発 防 止 策 の 検 討 実 施 影 響 を 受 ける 可 能 性 のある 本 人 への 連 絡 等 事 実 関 係 再 発 防 止 策 等 の 公 表 等 ( 事 業 者 における 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 対 応 について( 案 ) に 関 する 意 見 募 集 について 参 照 ) Q13 開 示 請 求 等 訂 正 等 利 用 停 止 等 についてはどうしたらよいか 個 人 データの 開 示 請 求 内 容 の 訂 正 追 加 又 は 削 除 利 用 の 停 止 又 は 消 去 については 従 業 員 から 事 業 主 に 対 して 求 めることが 原 則 です (ガイドライン( 事 業 者 編 ) 第 4-6 参 照 ) ( 法 人 番 号 ) Q1 法 人 番 号 は 何 のため 導 入 されるのか 法 人 番 号 は 株 式 会 社 などの 法 人 等 に 指 定 される13 桁 の 番 号 で 個 人 番 号 (マイナ ンバー)とは 異 なり 原 則 公 表 され どなたでも 自 由 に 利 用 できます 法 人 番 号 は 行 政 を 効 率 化 し 国 民 の 利 便 性 を 高 め 公 平 かつ 公 正 な 社 会 を 実 現 する 5
社 会 基 盤 となっています Q2 法 人 番 号 の 指 定 はどうされるのか 法 人 番 号 は 1 会 社 法 その 他 の 法 令 の 規 定 により 設 立 の 登 記 をした 法 人 2 国 の 機 関 3 地 方 公 共 団 体 の 他 4これら 以 外 の 法 人 又 は 人 格 のない 社 団 等 であって 法 人 税 消 費 税 の 申 告 納 税 義 務 又 は 給 与 等 に 係 る 所 得 税 の 源 泉 徴 収 義 務 を 有 することとなる 団 体 に 指 定 されます 法 人 番 号 は 特 段 届 出 手 続 等 を 要 することなく 国 税 庁 長 官 が 法 人 番 号 を 指 定 します ( 国 税 庁 HP 法 人 番 号 に 関 するFAQのQ1 参 照 ) ( よくある 質 問 (FAQ) (Q8-3 参 照 ) Q3 法 人 番 号 はいつから どのように 通 知 されますか 平 成 27 年 10 月 から 法 人 には1 法 人 1つの 法 人 番 号 (13 桁 )が 指 定 され 登 記 上 の 所 在 地 に 法 人 番 号 などを 記 載 した 書 面 により 国 税 庁 長 官 から 通 知 されます 労 働 保 険 事 務 組 合 は 母 体 団 体 又 は 当 該 事 務 組 合 に1 番 号 指 定 されると 考 えられます ( よくある 質 問 (FAQ) (Q8-4 参 照 ) Q4 法 人 番 号 の 公 表 はどのようなものになるのか 番 号 通 知 後 法 人 番 号 は 原 則 としてインターネット( 法 人 番 号 公 表 サイト)を 通 じて 公 表 されます 公 表 される 情 報 は 法 人 番 号 の 指 定 を 受 けた 団 体 の 1 商 号 又 は 名 称 2 本 店 又 は 主 た る 事 務 所 の 所 在 地 及 び 3 法 人 番 号 の3 項 目 ( 基 本 3 情 報 )となります ( よくある 質 問 (FAQ) (Q8-6 参 照 ) Q5 法 人 番 号 の 利 用 制 限 はあるのか 自 由 に 使 っていいのか 法 人 番 号 自 体 は 個 人 番 号 と 異 なり 利 用 範 囲 の 制 約 がありません どなたでも 自 由 に 利 用 することができます 6