< 資 料 A> 農 林 水 産 省 様 わかりやすい 文 章 の 作 成 テキスト テクニカルライター 冨 永 敦 子
< 目 次 > 第 1 章 はじめに そもそも 文 書 とはなにか? 2 1-1 どんな 文 書 にも 読 み 手 と 目 的 が 必 ず 存 在 する 2 1-2 文 書 作 成 の 流 れ 5 第 2 章 わかりにくい 文 章 をわかりやすくしよう 6 2-1 わかりにくい 文 章 とは? 6 2-2 わかりやすい 文 章 とは? 6 2-3 わかりにくい 文 章 例 7 例 1: 盛 りだくさん 文 7 例 2: 読 み 手 が 推 測 しなければならないような 文 章 8 例 3:いまひとつ 説 得 力 に 欠 ける 文 章 10 演 習 1 11 第 3 章 出 張 講 座 の PR 文 書 を 作 成 しよう 12 3-1 例 文 の 問 題 点 12 3-2 PR 文 書 の 読 み 手 と 目 的 を 決 める 13 3-3 情 報 を 整 理 し 書 くべき 内 容 を 決 める 13 3-4 文 書 の 構 成 (レイアウト)を 決 める 13 演 習 2 13 3-5 メリハリのあるデザインのコツ 14 3-6 リズム 感 のある 文 章 のコツ 15 1
第 1 章 はじめに そもそも 文 書 とはなにか? 1-1 どんな 文 書 にも 読 み 手 と 目 的 が 必 ず 存 在 する 文 書 の 種 類 文 書 には さまざまな 種 類 があります 下 表 は ビジネスでよく 使 われている 文 書 を まとめたものです 文 書 の 種 類 種 類 例 読 み 手 目 的 通 知 文 書 健 康 診 断 のお 知 らせ 社 内 情 報 を 告 知 伝 達 する 支 払 日 変 更 のお 知 らせ 社 外 報 告 書 実 施 報 告 書 調 査 報 告 書 社 内 社 外 業 務 の 実 施 内 容 および 結 果 について 報 告 する 報 告 内 容 を 理 解 してもらう 企 画 書 提 案 書 新 製 品 のキャンペーン 企 画 書 ネットワークシステム 提 案 書 上 司 顧 客 企 画 の 目 的 目 標 具 体 策 を 理 解 してもらい 承 認 を 得 る 提 案 内 容 を 理 解 してもらい 契 約 してもらう パンフレット DM コンピュータのパンフレッ ト バーゲンの DM 顧 客 製 品 について 理 解 してもらう 購 買 意 欲 をかきたてる 説 明 書 コンピュータの 説 明 書 顧 客 操 作 ができるようになる 2
読 み 手 と 目 的 によって 内 容 が 異 なる 文 書 には 読 み 手 と 目 的 が 必 ず 存 在 します 読 み 手 と 目 的 によって 文 書 の 内 容 は 異 なります たとえば 同 じソフトウェアの 説 明 書 でもソフトウェアに 添 付 されている 操 作 説 明 書 と 出 版 社 が 制 作 した 市 販 の 操 作 本 とでは 構 成 も 書 き 方 も 異 なります <ソフトウェアに 添 付 されている 操 作 説 明 書 の 場 合 > 読 み 手 : 製 品 を 購 入 したユーザー( 初 心 者 ~ 上 級 者 ) 目 的 :すべての 機 能 の 使 い 方 をわかるようにする 内 容 : 全 機 能 を 網 羅 する 構 成 例 : 機 能 単 位 のリファレンス 形 式 洩 れやダブりがないように メニューの 順 番 に 解 説 する 読 み 手 が 知 りたいところをすぐに 探 し 出 せるようにする 例 ) 第 1 章 [ファイル]メニュー 1-1 新 規 作 成 1-2 開 く 1-3 閉 じる 1-4 上 書 き 保 存 : 第 2 章 [ 編 集 ]メニュー 2-1 元 に 戻 す 2-2 繰 り 返 し : < 市 販 の 初 心 者 向 け 操 作 本 の 場 合 > 読 み 手 : 初 心 者 目 的 : 基 本 的 な 使 い 方 をわかるようにする 内 容 : 基 本 的 な 機 能 や 利 用 頻 度 の 高 い 機 能 を 抜 粋 する 説 明 なしに 専 門 用 語 を 使 ってはいけない 構 成 例 : 作 例 を 使 った 自 習 書 形 式 作 成 手 順 に 従 って 機 能 や 操 作 方 法 を 解 説 する 1ページ 目 から 順 番 に 読 んでいくことを 想 定 して 作 成 する 例 ) 第 1 章 簡 単 なお 知 らせを 作 成 しよう 1-1 新 しい 用 紙 を 開 く 1-2 文 字 を 入 力 する 1-3 文 字 を 大 きくする 1-4 文 書 を 保 存 する : 第 2 章 お 客 様 向 けの 案 内 状 を 作 成 しよう 2-1 用 紙 サイズを 設 定 する 2-2 文 字 の 書 式 を 設 定 する : 3
< 市 販 の 上 級 者 向 け 操 作 本 の 場 合 > 読 み 手 : 上 級 者 目 的 : 高 度 な 使 い 方 をわかるようにする 内 容 : 難 易 度 の 高 い 機 能 を 抜 粋 する わかりやすい 文 章 の 作 成 基 本 的 な 専 門 用 語 ならば 特 に 説 明 しなくても 使 ってよい 構 成 例 : 目 的 別 のリファレンス 形 式 読 み 手 が 知 りたいところをすぐに 探 し 出 せるようにする 例 ) 第 1 章 文 字 入 力 テクニックを 磨 く 1-1 人 名 や 地 名 の 入 力 スピードをアップするには? 1-2 特 殊 な 記 号 を 入 力 するには? 1-3 外 字 を 登 録 するには? : 第 2 章 書 式 設 定 テクニックを 磨 く 2-1 文 書 内 の 書 式 を 統 一 するには? : 読 み 手 と 目 的 を 常 に 意 識 する このように すべての 文 書 には それぞれ 読 み 手 と 目 的 が 存 在 します 読 み 手 と 目 的 によって 文 書 の 構 成 も 書 き 方 も 異 なります 文 書 の 目 的 を 達 成 するためには その 文 書 の 読 み 手 と 目 的 を 常 に 意 識 しなが ら 書 くことがとても 大 切 です この 文 書 は 誰 が 読 むのか? その 人 は 何 を 知 りたいのか? その 人 にアピールしたいことは 何? コストは 削 減 できるのか? 売 上 は 上 がるのか? 書 き 手 < 各 論 > 提 案 書 < 総 論 > 読 み 手 ( 経 営 者 = 意 思 決 定 者 ) 画 面 はわかりやすいか? 操 作 しやすいのか? 読 み 手 ( 現 場 スタッフ= 操 作 者 ) 4
1-2 文 書 作 成 の 流 れ わかりやすい 文 章 の 作 成 INPUTなくしてOUTPUTはありえない ここに 書 き 手 と 読 み 手 がいます 読 み 手 は について 知 りたい という 目 的 を 持 っています 書 き 手 は 読 み 手 の 目 的 を 満 たすために についての 情 報 を 収 集 します これ が INPUT です INPUTした 情 報 は そのまま 文 章 にするのではなく 頭 の 中 で 処 理 を 行 いま す 目 的 を 満 たすのに 必 要 な 情 報 はどれか? どのような 順 番 で 説 明 すればわかりや すいのか? といったことを 考 えます その 作 業 結 果 が 文 章 すなわち OUTPUT になります INPUTなくしてOUTPUTはありえません INPUTしたものを 処 理 せず にそのままOUTPUTしても わかりやすい 説 明 にはなりません についての 情 報 を 検 討 する 情 報 の 選 択 説 明 順 序 について 知 りたい についての 情 報 2 処 理 1INPUT 書 き 手 3OUTPUT について 読 み 手 5
第 2 章 わかりにくい 文 章 をわかりやすくしよう 2-1 わかりにくい 文 章 とは? 読 み 手 が 誤 解 するような 文 章 2 通 り 以 上 の 解 釈 ができる 文 章 修 飾 関 係 があいまいな 文 章 修 飾 関 係 が 複 雑 な 文 章 など 読 み 手 に 負 担 を 強 いるような 文 章 構 造 が 複 雑 な 文 章 代 名 詞 が 多 い 文 章 何 度 か 読 み 直 してやっと 理 解 できるような 文 章 書 き 手 が 一 番 伝 えたい 意 見 や 考 えが 書 かれていない 文 章 読 み 手 が 推 測 しなければならないような 文 章 など 読 み 手 に 合 っていない 文 章 読 み 手 が 知 らない 専 門 用 語 を 使 っている 読 み 手 が 必 要 としている 情 報 が 明 確 に 書 かれていない など 2-2 わかりやすい 文 章 とは? 1だれが 読 んでも 同 じ 意 味 にとらえられる 文 章 2 読 みながら 頭 の 中 で 情 報 を 整 理 でき 理 解 できる 文 章 ( 読 み 直 し 不 要 ) 3 読 み 手 の 知 識 や 経 験 が 考 慮 されている 文 章 6
2-3 わかりにくい 文 章 例 わかりやすい 文 章 の 作 成 例 1: 盛 りだくさん 文 新 入 社 員 研 修 報 告 書 の 一 文 1 平 成 17 年 度 の 新 入 社 員 研 修 では 事 務 系 技 術 系 新 入 社 員 50 名 を 対 象 とする ビ ジネスマナー ビジネス 文 書 入 門 コースを 含 む 入 社 前 研 修 と 技 術 系 新 入 社 員 30 名 を 対 象 とする コンピュータ 入 門 データベース 基 礎 ネットワーク 基 礎 プロ グラミング 演 習 コースを 含 むコンピュータ 技 術 研 修 を 実 施 しました 1つの 文 の 中 に 複 数 の 事 柄 が 書 かれている 修 飾 関 係 が 複 雑 なため 一 度 読 んだだけでは 理 解 できない < 修 正 例 > 1 平 成 17 年 度 の 新 入 社 員 研 修 では 入 社 前 研 修 とコンピュータ 技 術 研 修 を 実 施 しま した 2 入 社 前 研 修 では 事 務 系 技 術 系 新 入 社 員 50 名 を 対 象 に ビジネスマナー ビジネス 文 書 入 門 コースを 実 施 しました 3コンピュータ 技 術 研 修 では 技 術 系 新 入 社 員 30 名 を 対 象 に コンピュータ 入 門 データベース 基 礎 ネットワーク 基 礎 プログラミング 演 習 コースを 実 施 しました 1つの 文 には 1つのことだけが 書 かれている 修 飾 関 係 がシンプルなので 一 度 読 んだだけで 理 解 できる 上 達 のコツ 1 つの 文 には 1 つのことだけを 書 く 1 文 が 50 文 字 以 上 になるときは 要 チェック! 文 の 構 造 はシンプルか? どこを 修 飾 しているのかわからないような 修 飾 句 はないか? 主 部 と 述 部 は 対 応 しているか? 7
例 2: 読 み 手 が 推 測 しなければならないような 文 章 ワープロソフト 初 心 者 向 けのQ&A Q:インデント 機 能 とは 何 ですか? A: 文 字 は 通 常 1 字 目 から 入 力 しますが 行 頭 の 位 置 を 変 えることもできます イン デント 機 能 は [ 書 式 ]メニューの[ 段 落 属 性 ]の[ 設 定 ]を 選 択 し 数 値 を 入 力 して 行 頭 の 位 置 を 指 定 します また ルーラーのマーカーをマウスでドラッグし ても 行 頭 の 位 置 を 移 動 できます さらに ~ 質 問 に 対 して 明 確 に 答 えていない 説 明 を 読 んだあとで 読 み 手 自 身 が インデン トとは 何 か ということを 自 分 で 考 えなければならない また さらに という 接 続 詞 を 使 って 設 定 方 法 を 説 明 している そのため 読 み 手 は 最 後 まで 読 まないと 設 定 方 法 が 3 通 りあることがわからない < 修 正 例 A> Q:インデント 機 能 とは 何 ですか? A:1インデント 機 能 とは 字 下 げ の 機 能 のことです 2 文 字 は 通 常 1 字 目 から 入 力 しますが インデント 機 能 を 使 うと 行 頭 の 位 置 を 右 方 向 へ 下 げることができます 3インデント 機 能 を 利 用 するには 3 通 りの 方 法 があります 41つ 目 は [ 書 式 ] メニューの[ 段 落 属 性 ]の[ 設 定 ]を 選 択 し 数 値 を 入 力 して 行 頭 の 位 置 を 指 定 する 方 法 です 52 つ 目 は ルーラーのマーカーをマウスでドラッグして 行 頭 の 位 置 を 移 動 する 方 法 です 63 つ 目 は~ インデント 機 能 とは 何 か? という 質 問 に 対 して 冒 頭 の1の 文 で 明 確 に 答 えてい る 全 体 から 部 分 へと 情 報 を 展 開 している 1の 文... インデント 機 能 の 定 義 ( 全 体 をあらわす 情 報 ) 2の 文... 字 下 げ について 補 足 説 明 ( 部 分 情 報 ) 3~6の 文... インデントの 設 定 方 法 ( 部 分 情 報 ) インデントの 設 定 方 法 について 1 つ 目 は~ 2 つ 目 は~ というように ナンバ リングを 使 って 説 明 している ナンバリングされていると 読 み 手 は 読 みながら 頭 の 中 で 情 報 を 整 理 できる 4 1つ 目 は [ 書 式 ]メニューの[ 段 落 属 性 ]の[ 設 定 ]を 選 択 し 数 値 を 入 力 し て 行 頭 の 位 置 を 指 定 する 方 法 です という 記 述 は 長 すぎて 覚 えにくい 8
< 修 正 例 B> Q:インデント 機 能 とは 何 ですか? A:インデント 機 能 とは 字 下 げ の 機 能 のことです 文 字 は 通 常 1 字 目 から 入 力 し ますが インデント 機 能 を 使 うと 行 頭 の 位 置 を 右 方 向 へ 下 げることができます インデント 機 能 を 利 用 するには 3 通 りの 方 法 があります 1つ 目 は [ 書 式 ]メニューの[ 段 落 属 性 ]の[ 設 定 ]を 使 う 方 法 です この 方 法 で は 行 頭 の 位 置 を 桁 目 というように 数 値 で 指 定 します 2 つ 目 は 目 盛 りのマーカーを 使 う 方 法 です マーカーをマウスでドラッグするこ とにより 行 頭 の 位 置 を 移 動 できます 3 つ 目 は~ 1つ 目 は [ 書 式 ]メニューの[ 段 落 属 性 ]の[ 設 定 ]を 使 う 方 法 です というよ うに 設 定 方 法 についてできるだけ 短 い 言 葉 で 表 現 (ラベリング)すると 頭 の 中 に 入 りやすい 上 達 のコツ 質 問 ( 読 み 手 の 知 りたいこと)に ピタリと 対 応 する 答 え( 情 報 )を 最 初 に 記 述 する 情 報 は 全 体 から 部 分 へと 展 開 する 方 法 や 特 徴 問 題 点 など 並 列 する 事 柄 は ナンバリングを 使 って 記 述 する 情 報 は 読 み 手 の 頭 の 中 に 入 りやすいようにラベリングする 9
例 3:いまひとつ 説 得 力 に 欠 ける 文 章 テーマ:ワープロソフト 初 心 者 に 置 換 機 能 について 理 解 してもらう 1 置 換 機 能 とは 単 語 を 置 き 換 える 機 能 のことです 2 置 換 機 能 を 使 うと ABC を あいう に 置 き 換 えたりできます 単 語 を 置 き 換 える 機 能 という 説 明 だけでは どんなときに 利 用 できるのか? どのくらい 便 利 なのか? がわからない ABC を あいう に 置 き 換 えるようなことは 実 際 にはありえない 例 として 不 適 切 である < 修 正 例 > 1 置 換 機 能 とは 文 書 内 の 単 語 を 別 の 単 語 に 自 動 的 に 置 き 換 える 機 能 のことです 2 置 換 機 能 の 用 途 としては 用 語 の 統 一 が 第 一 に 挙 げられます 3たとえば 長 い 文 書 を 作 成 する 場 合 顧 客 と ユーザー のように 同 じ 意 味 の 単 語 をついうっかり 混 在 して 使 ってしまうことがあります 4こんなとき 置 換 機 能 を 使 うと 顧 客 を ユーザー に 自 動 的 に 置 き 換 えることができます 5 一 つ 一 つ 手 作 業 で 修 正 しようとする 時 間 もかかりますし 見 逃 してしまうこと もありますが 置 換 機 能 を 使 えば アッという 間 に 修 正 できますし 修 正 モレもあり ません 全 体 から 部 分 へと 情 報 を 展 開 している 1の 文... 置 換 機 能 の 定 義 ( 全 体 をあらわす 情 報 ) 2の 文... 置 換 機 能 の 用 途 ( 部 分 情 報 ) 3~4の 文... 用 途 の 具 体 例 ( 部 分 情 報 ) 5の 文... 置 換 機 能 のメリット( 部 分 情 報 ) 置 換 機 能 の 用 途 や 便 利 さについて 具 体 例 を 使 って 説 明 している よくあるような 具 体 例 を 挙 げているので どんなときに 利 用 できるのか? どの くらい 便 利 なのか? がイメージしやすい また 読 み 手 の 共 感 を 得 ることができ 説 得 力 のある 文 章 になっている 上 達 のコツ イメージしにくいことは 具 体 例 を 使 って 説 明 する 具 体 例 は 読 み 手 がイメージしやすいもの 読 み 手 の 共 感 を 得 られるものにする 10
演 習 1 以 下 は 消 費 者 向 けのQ&Aです 回 答 の 部 分 をわかりやすく 修 正 してください ( 文 字 数 :200~500 字 ) Q: トレーサビリティシステム とは 何 ですか? A:トレーサビリティシステムとは 食 品 の 生 産 加 工 流 通 等 の 各 段 階 で 原 材 料 の 出 所 や 食 品 の 製 造 元 販 売 先 等 の 記 録 を 記 帳 保 管 し 食 品 とその 情 報 とを 追 跡 及 び 遡 及 できるようにしたシステムのことです 参 考 :トレーサビリティシステムの 導 入 普 及 (http://www.maff.go.jp/trace/trace_setumei.pdf) < 考 え 方 > 1. 以 下 の 項 目 別 に 情 報 を 整 理 する トレーサビリティシステムとは 何 か?( 定 義 ) トレーサビリティシステムでは どのようなことができるのか?( 効 果 ) トレーサビリティシステムの 具 体 例 参 考 資 料 : 牛 肉 のトレーサビリティシステム (http://www.maff.go.jp/trace/beef_trace6.pdf) JAグループ 茨 城 (http://ibrk.jp/) 2. 書 くべき 項 目 を 決 める 3. 説 明 する 順 番 を 決 める 4. 簡 潔 な 文 にする 5. 表 現 やリズム 感 を 検 討 しながら 文 章 を 仕 上 げる 11
第 3 章 出 張 講 座 の PR 文 書 を 作 成 しよう 3-1 例 文 の 問 題 点 出 張 講 座 とは どういう 内 容 なのかが 具 体 的 にイメージできない 出 張 講 座 の 対 象 日 程 予 算 などがわからない 問 合 せ 先 がいくつも 書 いてあり どういうときにどこに 問 い 合 わせすべきかがわか りにくい 12
3-2 PR 文 書 の 読 み 手 と 目 的 を 決 める 以 下 の 事 柄 を 考 えてみましょう わかりやすい 文 章 の 作 成 読 み 手 は 誰 なのか? 何 を 伝 えたいのか? 読 み 手 にどう 思 ってほしいのか? どのように 行 動 してほしいのか? 3-3 情 報 を 整 理 し 書 くべき 内 容 を 決 める 上 記 の 目 的 を 果 たすには どのような 内 容 が 必 要 でしょうか? 3-4 文 書 の 構 成 (レイアウト)を 決 める 上 記 の 内 容 を 1 枚 の 用 紙 の 中 にどのように 配 置 するか ラフスケッチをかいてみま しょう 演 習 2 宿 題 の 出 張 講 座 PR 文 書 の 問 題 点 を 検 討 し わかりやすく 修 正 しましょう 13
3-5 メリハリのあるデザインのコツ わかりやすい 文 章 の 作 成 大 切 なところを 強 調 するには? 文 字 サイズを 大 きくし 太 めのフォントを 使 う さらに 字 間 を 少 し 空 けると 効 果 的 枠 線 で 囲 み 背 景 に 色 を 塗 る などの 記 号 を 使 う 情 報 を 読 み 取 りやすくするには? 見 出 しを 立 てる 箇 条 書 きを 利 用 する 情 報 のレベルによって 文 字 書 式 を 変 える 字 下 げをすることにより 階 層 をわかりやすくする 空 白 行 を 使 って 情 報 の 区 切 りを 明 確 にする < 悪 い 例 > < 修 正 例 > イラストを 効 果 的 に 使 うには? イラストの 目 的 として 次 の1~3が 挙 げられる 1 文 章 では 説 明 しにくいことを イラストや 図 でわかりやすく 説 明 する 2 読 み 手 の 注 意 を 引 く 3 親 しみやすさを 演 出 する 1の 場 合 は イラスト 自 体 に 意 味 があるが 23の 場 合 は 意 味 がない 意 味 のないイ ラストを 多 用 すると 読 み 手 の 注 意 が 分 散 してしまう イラストは 厳 選 し 文 章 とのバランスを 考 えて 位 置 や 大 きさを 決 める 14
3-6 リズム 感 のある 文 章 のコツ わかりやすい 文 章 の 作 成 キーワードを 使 って 文 をつなげる 統 一 型 主 語 を 同 じキーワードで 統 一 する ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~はAである Aは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Aは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Aは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ < 例 > 記 憶 媒 体 の 一 つにフロッピーディスクがある フロッピーディスクには 2HDと 2DDの2 種 類 があり 2HDは2DDの2 倍 のデータを 記 憶 できる フロッピーデ ィスクは パソコンで 作 成 したものを 保 存 するのに 利 用 する 引 き 継 ぎ 型 前 文 で 説 明 した 言 葉 を 次 の 文 に 引 き 継 ぐ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~はAである Aは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Bである Bは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~Cである Cは~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ < 例 > パワーポイントのスライドには グラフィックス 素 材 を 入 れることができる グラ フィックス 素 材 は インターネットの クリップギャラリー で 最 新 のものが 提 供 さ れている クリップギャラリー からグラフィックス 素 材 を 入 手 するには [ ] メニューの[ ]を 利 用 する キーワードを 使 って 文 をつなげるメリット キーワードを 入 れることにより 文 と 文 とのつながりが 滑 らかになる キーワードを 入 れることにより 論 理 の 飛 躍 を 防 げる キーワードを 繰 り 返 し 使 うことにより 読 み 手 にキーワードを 印 象 付 けることがで きる 15
農 林 水 産 省 わかりやすい 文 書 の 作 成 講 座 テキスト 2005 年 6 月 第 1 版 著 者 冨 永 敦 子 atsuko@tomi0730.com http://www.tomi0730.com/ 16