オフィス業務の効率化と コスト削減の カンタン運用 付加価値 IT 導入 オフィス業務で発生するドキュメントとそこから派生する業務課題 ドキュメントに拘るリコーならでは 複合機で改善できる運用 のヒントを 運用 インフラ IT 導入 といった 3 つのステップでご紹介します
/INDEX\ リコーイマジオ MPC の標準機能でコスト削減が図れる運用ができます カンタン運用 ちょっとした工夫で 用紙を節約 両面 集約 コストをかけずに 色付きのコピー 2 色コピー 単色コピー ファクス送信の通信コストを大幅にカット ファクスの替わりに メール機能を活用 ファクス受信にかかわるコストを大幅にカット 必要な受信ファクスのみ印刷 無駄な印刷を減らすために ずぐに使えるカウンター集計ツール P1 P2 P3 P4 P5 リコーイマジオ MPC と連携アフ リケーションで業務効率が上がる運用ができます 付加価値 放置プリントからのセキュリティ漏洩の防止 簡単オンデマンド印刷 文書の電子保管業務の効率化をサポート 簡単操作で紙文書の電子化 保管 電子文書化したデータをもっと活用しませんか カンタン文字認識 P6 P7 P8 リコーイマジオ MPC とサーバー連携で業務のムリ ムダを減らす運用ができます IT 導入 個人認証で複合機の不正利用を防止 ICカード認証 複合機の個人認証で セキュリティ & コスト削減 ログ収集 P9 P10 リコーイマジオ MPC と Web サーバー連携で業務のムリ ムダを減らす運用ができます IT 導入 ホームページの運用の手間を省きます デジタルカタログ簡単作成 給与や源泉徴収などの明細の発行業務を効率化 給与明細を複合機で受取り P11 P12
リコーイマジオ MPC MPCの標準機能でコスト削減が図れる運用のヒント ちょっとした工夫で 用紙を節約 まずは 両面 集約からやってみましょう 個人の控えや社内打ち合わせ資料などの出力で 片面コピーでは用紙がもったいない そんなときに便利です 2 枚の原稿を 1 両面 集約印刷 2 ( 両面 ) ( 集約 ) 1 枚に! 1 1 2 2 両面と集約の組み合わせ 4 枚の原稿を 1 1 2 34 4 1 枚に! 1 1 3 2 2 4 3 用紙使用量が 1/2 に! 工夫次第でどんどん節約! イマジオの標準機能でできます 簡単な設定で 両面印刷や集約印刷が実現! コピー操作画面 プリンタ操作画面 ボタンにタッチ アイコンをクリック 本体操作パネル 両面 集約印刷 を選択するだけ プロパティ画面で 仕上りイメージのアイコンをクリック
リコーイマジオ MPC MPCの標準機能でコスト削減が図れる運用のヒント コストをかけずに 色付きのコピー 2 色コピー 単色コピーがおすすめ 一見カラー印刷のようですが 料金はモノクロと変わりません 打合せや社内で配布したり掲示する資料 控え書類にもおすすめ! 比べてみてください! 2 色コピー シアン + ブラック 単色コピー マゼンタ単色 モノクロコピー 訴求力 UP! 色がついてもモノクロ料金! モノクロだとちょっと物足りない イマジオの標準機能でできます 2 色コピーは いろんな用途で使われています 図面類 工事地図 ちらし類 集計表 報告書類 赤入れ変更点や注意事項が見やすく 伝わりやすい 色がついていると どこで工事が行われているかわかりやすい たった 2 色でも訴求力 UP! 色つきだと 重要箇所に目がつきやすく 間違いも減りやすい ちょっと色がついただけでもこんなに見やすく訴求力が UP
リコーイマジオ MPC MPCの標準機能でコスト削減が図れる運用のヒント ファクス送信の通信コストを大幅にカット ファクスの替わりに メール機能を活用! インターネットを活用した情報伝達! メール機能で送信すれば通信費がぐーんと下がります 現在のファクス環境 取引先にカタログカタログを送りたいんだけど 白黒じゃ内容が伝わらない コピー機から直接メール送信 通信費削減と 伝達のスピードアップ! 色つき 写真つきの文書もそのまま提供しイメージアップ! ファクスでは白黒でしかも画像が荒く細かい数字が読みづらい よくファクスを使うので通信費だけでもばかにならない スキャンしたデータを送るので 相手にキレイなまま送信できます 電子データのため 受け取った側は保存や管理も簡単です イマジオの標準機能でできます 操作は簡単! いつもの FAX 番号の替わりに E メールアドレスを指定してスタートするだけ! ファクスと同じ操作でメールが送れます E メールアドレス指定 FAX 感覚で 確実に相手に送信できより正確なイメージを低コストで送ることができます E メールに添付ファイル ( 画像データ ) が届く
リコーイマジオ MPC MPCの標準機能でコスト削減が図れる運用のヒント ファクス受信にかかわるコストを大幅にカット 必要な受信ファクスのみ印刷しましょう 受信したファクスをパソコンで確認できるので 消耗品コストの削減や 面倒な作業が軽減されます 現在のファクス環境 受信すると必ず紙に出るから なかなかコスト削減が難しい 管理も大変! 不要な DM 広告が増えている ファクスの仕分け 配布作業が大変 大事なファクス紛失の心配 ペーパーレ FAX 受信 ファクス受信時に電子化すればあとの管理もラク! 不要なファクスはそのまま削除 受信紙が紛失することも 他の書類に紛れ込むこともありません イマジオの標準機能でできます 簡単な運用でペーパーレス FAX 受信がご利用できます ペーパーレス FAX 受信とは 受信 HDD 蓄積 ファクス受信文書を紙出力せず 複合機内のハードディスクに蓄積 自席パソコンや本体パネルで確認します 用紙の削減の削減 と 紛失防止紛失防止 に最適! 本体パネルで確認 自席パソコンで確認 必要なら紙出力 パソコンでの受信紙の閲覧には さまざまな運用方法が選べます フォルダー転送 Web で閲覧ダウンロード メール転送 ( 添付ファイル )
リコーイマジオ MPC MPCの標準機能でコスト削減が図れる運用のヒント 無駄な印刷を減らすために ずぐに使えるカウンター集計ツール 先ずは現状把握が 直接的コストを減らし TCO 削減の第一歩です 出力枚数を簡単に把握でき 無駄な印刷の削減に! こんなことができます出力枚数把握 機器ごとの利用状況や利用者ごとの利用状況の把握ができます 稼動状況把握 席にいながらネットワーク上の出力機器の状態把握 監視ができます いつ 誰が どの機器を どのように使っているのか? 使い方や機器の配置にムダはないかがわかります クライアントパソコンで機器の状態 ( トナー 用紙切れ等 ) や ジョブの確認などができます Ridoc IO Analyzer Lt なら 特別な機器や環境構築は不要! すぐに出力枚数の把握が可能 利用率の掲示など社内啓蒙活動でさらにコスト意識向上! ネットワーク上のプリンタ 複合機の出力状況把握や利用制限ができます ユーザーコード管理 出力枚数の取得 集計 利用者制限 コピー FAX A さん プリント スキャナー 120 330 350 510 001 010 858 028 056 030 056 063 B さん コピー プリント FAX スキャナー 機器使用時にユーザーコードによる認証を行い カウント枚数結果一覧を複合機で確認 クライアント PC で 利用者ごとの出力枚数 ( カウンター情報 ) を把握 Excel で集計 分析できます ユーザーコードによる認証を行い 使用許可された機能のみ制限できます カラー印刷制限も可能
リコーイマジオ MPC MPCと連携アフ リケーションで業務効率が上がる運用のヒント 放置プリントからのセキュリティ漏洩の防止 簡単オンデマンド印刷で解決! 複合機の操作パネルから印刷ジョブを確認してから出力 ミスプリントを減らし コスト削減! 放置 紛失防止! 現在のプリント環境 印刷物の取り違え / 混入 / 放置ミスプリント オンデマンド印刷 自分の印刷物は 確実に自分が受け取れる 印刷からの重要情報紛失の危険性 ミスプリントが多い ムダな紙の削減を徹底したい 重要情報が紛失することも 他の書類に紛れ込むこともありません ミスプリント撲滅により コスト削減 imagio カンタン私書箱プリントなら 管理レスでオンデマンド印刷環境を簡単に実現できます オンデマンド印刷とは 通常通り印刷指示 本体パネルで確認 印刷ジョブを出力 文書の取り違え 紛失を防ぎます 印刷ジョブ蓄積 自分の印刷ジョブ パソコンから印刷しただけでは紙出力されず 印刷ジョブが複合機に蓄積されます 複合機の操作パネルで 印刷 ボタンを押すとはじめて出力されます 不要なら印刷 中止 無駄な印刷を未然に防ぎます!
リコーイマジオ MPC MPCと連携アフ リケーションで業務効率が上がる運用のヒント 文書の電子保管業務の効率化をサポート 簡単操作で紙文書の電子化 保管 各種紙文書を電子化しながら同時に仕分け ファイル名付け 保管業務の効率アップが図れます こんなに便利になります紙文書の保管 整理 パソコンデータと紙のデータをまとめて管理できます 問合せ業務の簡略化 電子データ化すれば 毎回キャビネットの中から書類を探し出す手間がなくなります 書類が減って保管スペースが大幅に縮小 パソコンで管理でき検索性が向上! 急な問い合わせにも 席を立つことなく対応ができます 社内共有で担当者が不在でも即回答! imagio カンタン文書登録 V2 タイプ A なら 簡単操作で 誰もが紙文書の電子化 保管を効率よくこなせます 登録作業は複合機の操作パネルだけで完了 保存するフォルダーフォルダーの指定やの指定やファイルファイル名登録が簡単に行え名登録が簡単に行えます PDF 電子化後 パソコン側で仕分けやファイル名の登録作業を行う必要がなく 紙文書の電子化 保存業務を大幅に効率化します
リコーイマジオ MPC MPCと連携アフ リケーションで業務効率が上がる運用のヒント 電子文書化したデータをもっと活用しませんか カンタン文字認識で解決! 文書をただ電子化して保存するためだけでなく パソコンで簡単に 2 次活用ができます こんなことができます Office 文書や PDF へ変換 名刺をデータベース化 Excel 見積書や申請書などの紙文書 Word PDF 変換後のデータは編集 加工 検索が自由にできます 机の中に眠っている名刺をパソコンで管理パソコンで管理 もらった名刺を有効に活用できます 手書きしていた帳票内容もパソコンで入力することで文書の作成効率 UP! 2 次活用による業務効率向上が実現 Excel で顧客リスト 住所録が簡単に作成できます DM や問合せ対応などに有効活用! imagio カンタン文字認識タイプ A なら 資料作成の時間短縮 紙文書の再活用により業務効率を向上させます 複合機パネル操作で簡単に変換 PDF へあて打ち Office 変換 名刺管理 見積書 申請書 選択 申請書 見積書 名刺 名刺 読み取ったデータはマイドキュメントへ転送されます 電子文書なら編集 加工など再利用も便利です
リコーイマジオ MPC MPCと IC カード認証で業務のムリ ムダを減らす運用のヒント 個人認証で複合機の不正利用を防止 IC カード認証により紙文書のセキュリティを強化 IC カードによる本人認証で 手軽に複合機のセキュリティを向上! 汎用 IC カードだから PC ログオンや入退出管理と連携も可能です こんなことができます 利用者制限 個人ごとに利用できる機能を制限できます コピー ファクス フルカラーモノクロ セキュリティ印刷 自分のプリントデータは自分の IC カードで認証することにより出力されます プリンター スキャナー IT 機能 複合機の利用を IC カードを持っている人のみに限定し 部外者の不正利用を防止 オンデマンド印刷で 自分の印刷物は確実に自分が受け取れます 取り忘れからの情報漏えいを抑止 リコー個人認証システムなら 本人確認と利用制御が可能となり 情報漏洩防止に貢献します IC カードによる複合機の利用者認証 IC カードをかざす 認証 制限 コピー FAX 認証 A さん プリント コピー スキャナー FAX 通常は複合機にロックがかかっており 利用者登録された IC カードを複合機にかざし認証します B さん プリント スキャナー 個人ごとに機能単位で制限できたり 部外者の操作を禁止して 情報漏えいのリスクの軽減につながります
リコーイマジオ MPC MPCとログ管理連携で業務のムリ ムダを減らす運用のヒント 複合機の個人認証で セキュリティ & コスト削減 ログ収集によるムダな印刷をチェック 出力状況を把握 分析することで快適な出力環境と TCO 削減を実現 機器ログ管理でセキュリティ面も安心です こんなことができますログ収集 操作履歴の把握 ユーザーが機器を操作した結果 ( コピー プリント出力 FAX 送信 スキャナー ) ログイン ログアウトした結果がログとして残ります カウンター制限 出力枚数が上限を超えたユーザーについて 機器の利用を制限 機器の作業履歴 入出力履歴を把握 マルチベンダーの出力機器を一元管理 ( リコー以外の機械はプリントログのみ収集 ) コスト削減のための印刷制限が行えます Ridoc IO OperationServer Pro なら ネットワークプリンタ 複合機の出力ログを把握 分析利用率の掲示など社内啓蒙活動に利用しコスト意識向上! ネットワーク上にある複数のプリンタ 複合機の利用実態を掴むことができます ジョブ / アクセスログ 自動集計 機器の利用状況を把握するだけでなく 情報漏えい抑止と情報漏えい時の追跡ができます 機器ごと ユーザーごと 部門ごと モノクロ カラーごと 紙サイズ別に集計できます 両面機能 集約機能 の利用率を調べることも可能です
リコーイマジオ MPC MPCと Web サーバ連携で業務効率が上がる運用のヒント ホームページの運用の手間を省きます 複合機でデジタルカタログを簡単作成 ビジネスシーンに合わせた活用方法で Web を利用した企業 PR 販促活動ツールとして利用できます 現在の状況 ホームページに新しい情報を掲載したい 高額な年間維持費が発生 ( 外注費 人件費 ) 成果の出せるホームページへ タイムリーな情報更新 完成度の高いデザインで 他社との差別化 ホームページ更新ができない 有効活用できず機会の損失 ホームページの有効活用で 新たなビジネスチャンスに結びつける! おりこうコピログ for imagio なら 商品情報をリコー製複合機でスキャンし 直接ホームページに掲載できます 複合機の操作画面だけで 簡単に登録が完了 スキャンした画像データをシステムへダイレクトに送信 公開ホームページ上で閲覧 複合機の操作パネル上で読込んだページの移動 削除などもできます デジタルカタログの ページめくり 形式
リコーイマジオ MPC MPCと給与ソフト連携で業務効率が上がる運用のヒント 給与や源泉徴収などの明細の発行業務を効率化 給与明細書を複合機で受取りできます 給与業務における専用明細書への印刷 封かん 配布作業が不要 専用帳票 郵送費 人件費など 給与業務に関わるコストを削減できます 現在の状況 単価の高い専用帳票 専用プリンタを使っており コストがかかる 給与明細をペーパーレス化 給与明細 賞与明細 源泉徴収票を電子化 従業員が各自で印刷するため 無駄な印刷を省くことができます 給与明細を封入作業が大変 各従業員への配布作業が大変 紛失が心配 明細配信に関する手作業からの開放 配布間違いや配布過程での紛失防止 Web 給金帳 V3 for imagio なら 給与明細の発行をパソコンを介さず複合機で 必要な人が必要な時にすぐに発行できます 複合機の操作画面だけで 給与明細をダイレクト印刷 給与明細サーバー給与明細を PDF 化 認証 ログイン 年 / 月 / 帳票を選択し印刷 PDF 給与ソフトで給与処理を行い Web 給金帳で明細 PDF を作成 自動で配信用サーバーに転送されます 受給者は 複合機のタッチパネル操作で明細を直接発行できます パソコンや携帯電話への明細配信も可能です 社員 ID パスワードを入力 (IC カードでも認証可能 ) 給与明細書 源泉徴収票 賞与明細書 複合機とネットワーク回線があれば どこでも明細書を取り出す環境が構築できます