契約業者と価格交渉を行う等 経費節減策について検討されたい PDF とはコンピュータの機種や環境を問わず 元のレアウトどおりに表示 印刷できるファル形式 ( 広報課 ) 1(1) ウ ウ財政局に調達を依頼するよう注意すべきもの本市の 契約事務等の手続に関する規程 等では 本庁各課室が 10 万円以上

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1 平成 22 年監査公表第 7 号関係分 ( 平成 23 年 11 月 30 日現在の状況 ) 市長室 総務局 選挙管理委員会事務局 区選挙管理委員会事務室 監査事務局 人事委員会事務局 市会事務局 財政局 番号指摘事項 ( 監査結果 ) 措置状況備考 1(1) ア アコピー機の契約を一括するよう検討すべきもの本市ではコピー機の契約について スケールメリットを生かし有利な価格で契約できるようにするため 財政局と複数の業者との間で契約に係る基本的事項を定めた協定書を交わしており 各所属がその協定書を比較検討し それぞれで契約を締結している 広報課では業者 A とコピー機の契約をしているが 同一建物のフロアごとに別々の契約となっている しかし 業者 A との協定では 同一建物内 同一部局内への設置は一括の契約とすることができ 一括の契約としてまとめた方が月間使用予定枚数が増え 割引率が上がるため一括して契約するよう検討されたい また 市長室では広報課とは別に秘書課と国際交流課が一括して業者 A と契約しているが 三課は全て同一建物内にあるので 市長室全体で一括して契約することについても検討されたい ( 広報課 ) コピー機の契約の一括化については 平成 23 年度より 建物が離れている市公館を除いた市長室分を まとめて一括契約いたしました 1(1) PDF データ作成委託料の節減について検討すべきもの広報課では 広報なごやの印刷について四半期ごとに一般競争入札により契約しているほか 市ウェブサト掲載のため 広報なごやの PDF データを作成しており この作成業務は当該印刷を委託した業者に別途 毎月随意契約で委託している しかし 毎月同じ業務を委託しているにもかかわらず契約業者によって契約金額に大きな開きがあった PDF データ作成委託料については 平成 22 年 11 月 ~ 平成 23 年 1 月号の広報なごやの印刷について契約をした業者と価格交渉を行い 契約金額を下げることにより経費節減に努めました 今後も経費削減に努めてまいります

2 契約業者と価格交渉を行う等 経費節減策について検討されたい PDF とはコンピュータの機種や環境を問わず 元のレアウトどおりに表示 印刷できるファル形式 ( 広報課 ) 1(1) ウ ウ財政局に調達を依頼するよう注意すべきもの本市の 契約事務等の手続に関する規程 等では 本庁各課室が 10 万円以上の物品を調達する際は原則財政局契約監理課に調達を依頼するよう定めている この事務について調査したところ 10 万円を超える物品購入の際 特段の事情がないにもかかわらず 国際交流課が独自に契約を締結していた事例が見受けられたので 財政局契約監理課に調達を依頼するよう注意されたい ( 国際交流課 ) 8 月 13 日の課内朝礼で今回の事例を課内に周知するなど 同様の事例が発生しないよう機会を捉えて課内で注意喚起しました 今後は該当する場合には契約監理課に調達を依頼するなど 適切に契約事務を執行するようにいたします 2(1) 請求金額の確認を十分行うよう注意すべきもの安全衛生課では 職員の健康診断及び保健指導等の業務について共済組合に委託している そのうち健康診断等の業務については契約書で項目及び単価が定められ 共済組合から実施人数の報告を受け 検査確認後 請求書に基づき委託代金を支払っている この事務について調査したところ 共済組合から提出された報告書の単価に誤りがあり請求額が過大となっていたが 安全衛生課は十分に確認していなかったため委託料を過払いしていた 過払い分を返還してもらうとともに 今後は報告書の確認を確実に行うよう注意されたい ( 安全衛生課 ) なお 安全衛生課では訂正後の報告書の確認を行い 過払い分については返還が行われた ( 監査期間中に )

3 3(1) ア ア透明性 経済性等の確保のため適切な契約手続きを行うよう改善すべきもの区選挙管理委員会事務室 ( 以下 区選管 という ) の契約事務について調査したところ 本来選挙管理委員会事務局 ( 以下 市選管 という ) が全区分を一括して入札等により契約すべきにもかかわらず 特段の理由もなく契約を分割し 各区選管が随意契約を行っている事例が見受けられた ( 下表参照 ) またこの中には コンピュータ本体とアプリケーションの契約を別々に行った結果 各区選管の契約金額が 相見積りが不要となる 30 万円以内になっている事例もあった 契約の透明性及び経済性等の観点から これらの契約においては 実態に合わせて市選管が入札等により一括して契約するよう改善されたい ( 表省略 ) ( 選挙管理委員会事務局 ) 契約手続きについては 市選管が入札等により一括して契約するように改善しました なお 平成 22 年 11 月における各区の期日前 不在者投票事務用コンピューターの購入 ( 更新 ) を市選管において 一括して財政局に調達依頼をし 入札により契約しました 3(1) タクシーの借上げ条件について検討すべきもの区選管においては 投票終了後に投票箱を開票所に持込む際にタクシーを借上げている タクシー料金は一般に距離制または時間制で計算され 時間制の場合は 30 分単位で計算が行われているが 当該タクシー借上げの際にどのような条件で契約するかは 各区選管が個別に判断している この事務について調査したところ 一部の区選管においては投開票所間の距離を問わずすべてのタクシーを 60 分の時間制で借上げており これは投開票所間の距離が非常に短い場合等でも同様であった 距離制にするか時間制にするかは 個々の投開票所の位置や移動距離 交通事情等から個別に判断すべきであり すべての投開票所について一律の条件で契約を行うのではなく 投開票 タクシーの借上げ条件について 千種区においては 平成 22 年執行の参議院選挙から距離制を行えるタクシー会社に変更し 投票用紙等の送致及び投票箱の送致以外をすべて距離制に変更しました 今後 投票用紙等の送致及び投票箱の送致についても支障のない限り順次 距離制に切り換えていく予定です 昭和区においては 独自で折衝した金額で 時間制契約をしていたが 平成 22 年執行の参議院選挙より距離制に変更したところ 金額に大きな変動が無かったので その理由を調査するとともに 次回からは投票所の実情に応じ時間制 距離制の導入を実施する予定です 名東区においては 平成 22 年執行の参議院選挙におけるタクシー借上契約時から 移動距離等を考慮し 区内 24 投票所のうち 2 投票所で 30 分の時間制契約を行いました

4 所の実情に応じて距離制あるいは 30 分の時間制の契約にするなど 経済性を考慮して契約を行うよう検討されたい ( 千種区 昭和区 名東区選挙管理委員会事務室 ) ア前段 ア謝礼用ユリカの管理について注意 検討すべきもの本市の会計規則等によれば ユリカ等の金券は金券類等出納簿に記帳管理しなければならないとされている 選挙のポスター掲示板を民間所有地に設置する場合 謝礼としてユリカを渡しており 選挙ごとに区選管が市選管にユリカの必要枚数を申請し 市選管から区選管にその枚数が配布され 区選管が当該ユリカを 1 箇所につき 1 枚土地所有者に渡すという方法をとっている この事務について調査したところ 一部の区選管では 市選管から配布された時点で当該ユリカが払出されたものと認識して金券類等出納簿を作成しておらず ユリカの出納状況を把握できない状態になっていたので 金券類等出納簿を作成して管理するよう注意されたい ( 中川区 守山区 名東区選挙管理委員会事務室 ) なお 平成 22 年 7 月実施の参議院議員通常選挙より市選管が区選管にユリカの保管転換を行い 区選管においても金券類等出納簿の記帳を行っている ( 監査期間中に ) ア中段 また 区選管が土地の所有者へユリカを渡す際 受領確認を徴しておらず その出納が客観的に確認できない状態であった ユリカは金券であることから 受領印を求める等 受領を確認する方法について検討されたい ( 千種区 北区 中村区 昭和区 平成 23 年 7 月 28 日に開催した統計選挙係長会において 市選挙管理委員会事務局庶務係長から各区統計選挙係長に対して 謝礼品を金券以外のものに変更するか 謝礼品を金券とする場合は 設置承諾書に受領の文言を入れて依頼時に謝礼品を渡す 又は 別途受領書を作成す

5 熱田区 中川区 港区 守山区 名東区選挙管理委員会事務室 ) る旨を説明し 平成 23 年 8 月 2 日に市選挙管理委員会事務局次長から各区選挙管理委員会書記長に対して 文書で通知し徹底をしました ア後段 さらに 民間所有地のポスター掲示板数より多くの枚数のユリカを申請している区選管が見受けられたが 市選管は各区の民間所有地にあるポスター掲示板の数を把握しておらず 区選管の申請数をそのまま配布していた 区選管は必要数のみを申請するとともに 市選管も民間所有地にあるポスター掲示板数を把握し必要数のみを区選管に渡すよう注意されたい ( 守山区 名東区選挙管理委員会事務室 選挙管理委員会事務局 ) ユリカの申請枚数については 平成 23 年執行の知事選挙から 各区選管において 市選管にユリカの必要数を報告する際に配付先一覧を添付し 必要数のみを申請するように改めました 市選管においては 配付先一覧で必要数を確認し 区選管に保管転換するよう変更しました 出張用ユリカの管理について注意すべきものユリカの管理について 市会計管理者の通知では 使用者は出張後速やかに物品出納員にユリカを返納し 物品出納員は適切な使用がなされていることを確認しなければならないとしている この事務について調査したところ 使用者が出張後に物品出納員にユリカをその都度返納せず ユリカの管理及びその残額の記録を使用者自身が行っていたため 使用の都度 物品出納員による確認がされていない事例が見受けられたので注意されたい ( 選挙管理委員会事務局 ) なお 市選管においては 平成 22 年度からユリカを出張の都度交付し 出張後ただちに返却するよう改めた ( 監査期間中に ) ウ ウ保管中の市バス普通券を有効活用するよう注意すべきもの金券の使用状況について調査したところ 一部の区選管において 市バス 保管中の市バス普通券について 中村区においては 平成 22 年 11 月 18 日に 148 枚を中区区民福祉部民生子ども課へ保管転換を行いました

6 普通券 (200 円 ) を長期間にわたり 大量に保管している事例が見受けられた これは かつて選挙時の職員の参集 帰宅用として購入していたものであるが 現在これらの用務では市バス普通券を使用しなくなっており また他の用務においても使用は少なく 保管されたまま有効に活用されていない状態であった 市バス普通券は金券であり 金券を保管しておくことは紛失 盗難等のリスクを伴う 今後市バス普通券を使用する見込みがないのであれば 使用する部署への保管転換等を行い有効に活用するよう注意されたい ( 中村区 中川区選挙管理委員会事務室 ) 中川区においては 平成 22 年 8 月 2 日に 200 枚を富田支所へ 平成 22 年 11 月 18 日に 271 枚を民生子ども課へ保管転換を行いました 3(3) ア ア投票済証の作成にかかる経費等の削減について検討すべきもの投票を済ませた選挙人に投票済証を交付するかどうかは 各市町村選挙管理委員会がそれぞれ決定することになっており また交付する場合も その仕様は各市町村選挙管理委員会が任意に定めている 市選管は 各選挙時に投票済証を印刷し 投票を済ませた選挙人のうち希望する者にこれを交付しているが その仕様はしおり程度の大きさで 厚みのある紙を用いたフルカラー印刷とされていた 投票済証の交付は任意であるが 交付の必要性や印刷枚数等の再検討をするとともに交付する場合も経費や紙の使用量の削減等の観点からより経済性の高い仕様に改めるよう検討されたい ( 選挙管理委員会事務局 ) 投票済証の仕様について 平成 23 年 2 月 6 日執行の名古屋市長選挙等から 両面印刷から片面印刷に変更し 紙質を再生ケント紙 (180kg) から再生上質紙 (135kg) に変更しました 上記変更により作成単価が 以下のようになりました 変更前 H21 円 H21 円 H22 円変更後 H23 円 H23 円 H23 円 3(3) 事業の執行方法について検討すべきもの各区で要項に基づき設置されている 明るい選挙各区推進協議会 ( 以下 投票総参加事業の執行方法について 平成 22 年 9 月の時点で まだ事業を行っていない 12 区については 平成 22 年 10 月に委託料の配当を引上げ 直接執

7 区協議会 という ) は 選挙啓発活動として区民まつり出展などの 各区投票総参加事業 を実施している この事業は 市選管から委託料として配当された予算を用いて 区選管が区協議会へ事業委託する方法で執行されていた また この委託料は事業開始前に現金で前払いされていた この事業について調査したところ その委託内容は啓発物品の購入や印刷代 区民まつりの際のテント借上げなど いずれも本市が直接執行可能な内容であった また 区協議会の事務所は区選管に置かれており 事実上 区選管の職員が当該委託業務に係る物品購入等の手続きを行っていた 以上のことから 本件業務を区協議会に委託する必要性はないものと思われる また 前払いされた現金を職員が管理している現状の方法は 盗難 紛失等のリスクが内在しており 適切であるとは言い難い 市選管においては 各区選管が直接事業執行できる方法を採られるよう検討されたい また 市長選挙に併せて行われる 明るい名古屋市長選挙各区推進大会 についても 区選管から区協議会へ事業委託していることから 同様に検討されたい ( 選挙管理委員会事務局 ) 行する費目 ( 報償費 需用費 役務費 ) に流用し 再配当しました 来年度からは 予算段階で報償費及び需用費で予算計上し 区選管の執行計画に基づき配当するよう変更します また 明るい名古屋市長選挙各区推進大会についても 同様に改める予定です