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つづるちゃわんや
5 years ago
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1 Excel 基本操作 P.1 表計算ソフト (Excel) 基本操作 - 目次 - 1. 表計算ソフトの起動文字数字計算式の入力セルの書式設定ツールバーの利用ワークシートの印刷とページ設定グラフの作成複数ワークシートの処理データベース機能 Appendix. いろいろな関数...14 表計算とはタテヨコのマス目から構成されるシートの上に文字数字計算式などを入力しさまざまなデータ処理を行うことデータの集計統計処理グラフ表示シミュレーションデータ検索など幅広いデータ処理を行うことができる表計算画面のことを別名スプレッドシート ( 広げた紙 ) ともいう文教大学女子短期大学部

2 Excel 基本操作 P.2 1. 表計算ソフトの起動タスクバーにある [Excel] のアイコンをクリックする画面の構成数式バーマウスポインタアクティブセルシート見出し基本用語ワークシート行と列で構成されたウィンドウのこと 1 枚のシートは行 256 列からなる行番号は数字 (1~65536) 列番号は英字 (A~IV) で表される初期状態では 3 つのシートが用意されている (Sheet1~Sheet3) セル枠線で区切られた 1 つ 1 つのマスのこと各セルの位置はセル番地で表すたとえば第 1 行目第 2 列のセルを B1 セルというアクティブセル太線で囲まれたセルのこと現在操作の対象になっているセルであるマウスポインタの形 ( マウスの位置や用途によってポインタの形はいろいろと変化する ) ポインタがワークシート上にあるとき ( 通常の状態 ) 列幅を変更するときオートフィル機能を使用するとき行高を変更するときアクティブセルを移動コピーするときワークシートの保存ファイル - 名前を付けて保存 ( 保存先とファイル名を指定する )

はじめに文字を入力する全角文字 ( 日本語 ) を入力するとき半角 / 全角キーを押す 2

キー数字は半角 ( 直接入力 ) で入れる 3 金額や合計は計算式によって求める

! ) 計算式の入力方法 E3 セルの場合 ( パソコンの金額 ) =C3*D3 Enter キー

3 Excel 基本操作 P.3 2. 文字数字計算式の入力商品売上表のサンプル ( 完成形 ) 商品売上表の作成手順 1 はじめに文字を入力する全角文字 ( 日本語 ) を入力するとき半角 / 全角キーを押す 2 続いて数字 ( 単価と数量 ) を入力する文字の削除 Delete キーセル文字の訂正 F2 キー数字は半角 ( 直接入力 ) で入れる 3 金額や合計は計算式によって求める計算で答えを出せるセルには計算式を入力する ( 値を直接入れてはいけない!! ) 計算式の入力方法 E3 セルの場合 ( パソコンの金額 ) =C3*D3 Enter キー E7 セルの場合 ( 合計金額 ) =E3+E4+E5+E6 Enter キー計算式のルールすべて半角文字にする先頭には必ず = をつける計算に使う記号 + 足し算 - 引き算 * かけ算 / 割り算 ^ べき乗

4 Excel 基本操作 P.4 3. セルの書式設定文字の色罫線網かけ文字配置などを設定できる ( 設定前 ) ( 設定後 ) セルの書式設定対象となるセルを選択した状態でメニューの書式 - セル主に数値の表示に関する設定 3 桁おきのカンマ通貨記号 ( ) などセル内の文字配置に関する設定中央揃え右寄せ左寄せ長い文字の折り返しなど文字表示に関する設定フォントスタイル文字サイズ文字色下線など罫線に関する設定線の太さ色線種斜め線の設定など

ファイルを開く上書き保存元に戻す合計計算グラフ表示印刷印刷プレビューデータの並べ替え

対象となるセル範囲を選択しておく )- ファイル - 印刷範囲 - 印刷範囲の設定

5 Excel 基本操作 P.5 4. ツールバーの利用多くの操作はツールバーのボタンからも利用できるファイルを開く上書き保存元に戻す合計計算グラフ表示印刷印刷プレビューデータの並べ替えフォント文字サイズ左揃え中央揃え右揃えカンマ罫線網かけ文字色太字斜体下線通貨記号 % 表示小数点指定 5. ワークシートの印刷とページ設定はじめに印刷したい範囲を指定する ( 対象となるセル範囲を選択しておく )- ファイル - 印刷範囲 - 印刷範囲の設定印刷の前にプレビュー画面で確認するファイル - 印刷プレビュー必要ならば印刷の前にページの設定をするファイル-ページ設定 ( 主な設定項目 ) 印刷の向き( 縦 or 横 ) 用紙サイズ余白拡大縮小印刷タイトル( ヘッダー ) など縮小印刷をする場合はここをクリック印刷の実行ファイル - 印刷印刷例

6 Excel 基本操作 P.6 6. グラフの作成 6-1. 基本的なグラフアイウエグラフ作成の基本表のどの部分をグラフ化したいのかを正しく指定することが必要最初に横軸にするラベル名と棒グラフとして表したい数値を範囲指定しておく範囲指定の方法 ( アの支店別売上高グラフの場合 ) 横軸 B5~B8 数値 F5~F8 2 つの領域が離れている場合は Ctrl キーを押しながらドラッグする範囲指定する領域

対象となるセル範囲を選択しておく ( 横軸 B5~B8 および数値 F5~F8) 2 メニューの挿入 -

グラフの種類を選択して [ 次へ ] 進む (b) サンプル表示されたグラフを確認して [ 次へ ] 進む

数値軸などを入力して [ 次へ ] 進む 3 グラフウィザード (4/4) の画面では [ オブジェクト

グラフを編集するグラフの項目を編集する方法 1グラフ内で編集したい項目 ( たとえばタイトル )

7 Excel 基本操作 P.7 グラフ作成の操作手順 ( 前ページアの支店別売上高グラフの場合 ) 1 対象となるセル範囲を選択しておく ( 横軸 B5~B8 および数値 F5~F8) 2 メニューの挿入 - グラフをクリックしてグラフウィザードを起動する ( 下図 a~c) (a) (b) (c) (a) グラフの種類を選択して [ 次へ ] 進む (b) サンプル表示されたグラフを確認して [ 次へ ] 進む ( ここで行と列のボタンを切り替えると横軸と凡例の関係が逆になる ) (c) グラフのタイトル項目軸数値軸などを入力して [ 次へ ] 進む 3 グラフウィザード (4/4) の画面では [ オブジェクト ] を選択して [ 完了 ] をクリックする 4 グラフが表示されるので色やパターンを変更してグラフを編集するグラフの項目を編集する方法 1グラフ内で編集したい項目 ( たとえばタイトル ) を右クリックする 2[ の書式設定] をクリックして色やパターンを変更するパターングラフや背景の色線などを変更するフォント文字のサイズスタイルなどを変更する配置文字の配置 ( センタリングなど ) や向きを変更する

8 6-2. いろいろなグラフ Excel 基本操作 P.8 オカキクケコ

9 Excel 基本操作 P.9 各グラフの説明 ( オ )2 次元集合縦棒グラフブロードバンドの加入者数範囲の指定年次 C4~F4 BB 加入者合計 C9~F9 タイトル文字文字を右クリックして [ 書式設定 ]-[ パターン ]-[ 影付き ] にチェックを入れる数値の表示 [ グラフオプション ]-[ データラベル ]-[ 値 ] にチェックを入れる軸ラベル文字 " 万件 " の文字を右クリックし [ 書式設定 ]-[ 配置 ]-[ 方向 ] を設定すると文字の向きを自由に変えられる ( 縦横斜めなど ) ( カ ) マーカー付き折れ線グラフブロードバンドの比較範囲の指定年次 B4~F4 BB 加入者数 B6~F8 縦軸の目盛設定目盛の数字の上で右クリックして [ 書式設定 ]-[ 目盛 ] の指定を行う [ 最小値 ] 0 [ 最大値 ] 1200 [ 目盛間隔 ] 300 ( キ )3-D 円グラフブロードバンド利用比較 (2003 年 ) 範囲の指定 BBの種類 B5~B 年加入者数 F5~F8 円の周囲の表示 [ グラフオプション ]-[ データラベル ] で表示したい項目をチェックする [ 分類名 ] [ パーセンテージ ] [ 引き出し線を表示する ] にチェックを付ける ( ク )100% 積み上げ縦棒グラフブロードバンド利用比較 ( 年別 ) 範囲の指定 B4~F8(Ctrl キーは不要 ) 凡例の文字凡例の枠 ( ハンドルマーク ) を縦長や横長などドラッグしていろいろなサイズに変更するとそれに合わせて枠内の文字の並び方を変えられる ( ケ )3-D 縦棒グラフブロードバンド加入者 ( 万件 ) 範囲の指定 B4~F8(Ctrl キーは不要 ) 3-D 表示の向きと角度グラフの内側を左クリックしてコーナーにあるハンドルマーク ( マウスポインタが十字形になるところ ) をドラッグするとグラフ全体の角度を変更できる標準位置に戻したい場合は右クリックメニューの [3-D グラフ ]-[ 標準 ] を選ぶ棒グラフの並び順変更棒グラフの内側を右クリックして [ データ系列の書式設定 ]-[ 系列の順序 ] タブを開き [ 上へ移動 ] または [ 下へ移動 ] を選ぶとグラフの並び順を変更できる ( コ ) 複合グラフ ( 折れ線グラフ+ 棒グラフ ) インターネット利用者 ( 万件 ) 範囲の指定年次 B4~F4 数値の範囲 B9~F10 複合グラフの作成手順 1グラフの種類を 2 次元集合縦棒グラフにして通常の方法で一度作成する ( この時点では 2 種類の棒グラフが表示される ) 2 折れ線グラフに変更したい方の棒グラフを右クリックする ( ここではインターネット利用者総計 ) 3[ データ系列の書式設定 ]-[ 軸 ]-[ 第 2 軸 ] を選び OKをクリックする ( グラフの右側にも軸が表示される ) 4もう一度この棒グラフの内側を右クリックする 5[ グラフの種類 ] を [ マーカー付き折れ線グラフ ] に変更する ( ここで棒グラフと折れ線グラフの両方が表示される ) 6タイトル目盛間隔データラベルの数値表示などを変えて全体を見やすく設定する

10 7. 複数ワークシートの処理複数のワークシートに同一形式の表を作成しシート間で集計作業を行うことができる Excel 基本操作 P.10 シート見出しをダブルクリックするとこの名前を変更できるワークシートの挿入と削除挿入するときメニューの挿入 - ワークシート削除するときメニューの編集 - シートの削除ワークシートのグループ化シートをグループ化しておくと入力や編集作業を一括して行うことができるグループ化の方法 Ctrl キーを押しながらシート見出しをクリックしていく ( シート見出し部分が白くなりグループ化されたことがわかる ) グループ化の解除シート見出しを右クリックして作業グループ解除をクリックする 3-D 参照 (3-D 集計串刺し集計ともいう ) ( 例 ) あらかじめ 1 月 ~3 月までの数値を入れた表を作成しておき第 1 四半期の表に 3 ヶ月分の集計結果を表示させる 1 月 2 月デジカメマウスノートPC 店合計デジカメマウスノートPC 店合計練馬営業所練馬営業所横浜営業所横浜営業所川崎支店川崎支店茅ヶ崎支店茅ヶ崎支店製品合計 ,170 製品合計 ,650 3 月第 1 四半期 ( 空欄にしておく ) デジカメマウスノート PC 店合計デジカメマウスノート PC 店合計練馬営業所練馬営業所横浜営業所横浜営業所川崎支店川崎支店茅ヶ崎支店茅ヶ崎支店製品合計 ,220 製品合計 1 第 1 四半期のシート見出しをクリックし C5 セルに位置を合わせる 2 キーボードから =SUM( を入力し続いてシート見出し 1 月の C5 セルをクリックする画面は =SUM( 1 月!C5 となる 3 Shift キーを押しながらシート見出し 3 月をクリックし最後にキーボードから ) を入力して Enter キーを押す画面は =SUM( 1 月 :3 月!C5) となる

これをレコードという ) データの並べ替えレコードを昇順 ( 小さい順 ) または降順 ( 大きい順 ) に並べる機能このとき基準となる項目をキーと呼ぶ < 操作例 > 商品区分の昇順に並べる場合 1アクティブセルを表の内側

2キー : 金額の降順 ) データの抽出データベースの中から条件に合うものだけを抽出する機能 < 操作例 1> 販売月が 2004 年 1 月のデータを抽出する場合 1アクティブセルを表の内側 (B2~H22) に置く 2

11 Excel 基本操作 P データベース機能リスト形式で作成されたデータに対して並べ替え抽出各種集計などを行うことができる ( データベースの例 ) 先頭行には項目の名称を入れる ( これをフィールド名という ) 2 行目から下が実際のデータになる ( これをレコードという ) データの並べ替えレコードを昇順 ( 小さい順 ) または降順 ( 大きい順 ) に並べる機能このとき基準となる項目をキーと呼ぶ < 操作例 > 商品区分の昇順に並べる場合 1アクティブセルを表の内側 (B2~H22) に置く ( どこでもよい ) 2 データ- 並べ替えをクリックする 3 最優先されるキーを商品区分の昇順にするキーを2つ指定して 2 段階の並べ替えを行うことも可能 ( たとえば第 1キー : 担当者の昇順第 2キー : 金額の降順 ) データの抽出データベースの中から条件に合うものだけを抽出する機能 < 操作例 1> 販売月が 2004 年 1 月のデータを抽出する場合 1アクティブセルを表の内側 (B2~H22) に置く 2 データ-フィルタ-オートフィルタをクリックする ( 先頭行にマークが出る ) 3 販売月のマークをクリックして 2004 年 1 月を選ぶと該当するレコードが抽出される 4 元に戻す場合はマークの中にあるすべてをクリックするマーク自体を消す場合は再度上記 2 の操作を行う < 操作例 2> 売上金額が 1 万円以上のデータを抽出する場合 1 売上金額のマークの中からオプションをクリックする 2 右図のように売上金額を以上に設定する

以下のように項目を設定する [ グループの基準 ] 担当者 [ 集計の方法 ] 合計 [ 集計するフィールド ] 売上金額にチェック元の状態に戻す場合は右図のすべて削除をクリックする画面左端に表示される 1 2 3 のボタンは 1 が総合計 2 がグループ計

1 アクティブセルを表の内側 (B2~H22) に置く 2 データ - ピボットテーブルとピボットグラフレポートをクリックして [ 次へ ] 進む 3 使用するデータの範囲が $B$2:$H$22 であることを確認して [ 次へ ] 進む 4 作成先を

12 Excel 基本操作 P.12 データの集計 ( その 1) 基準となるグループの単位でデータを集計することができるこのとき集計をする前に必ずそのグループで並べ替えをしておくことが重要 < 操作例 > 担当者ごとに売上金額を集計する場合 1 データ - 集計をクリックする 3 以下のように項目を設定する [ グループの基準 ] 担当者 [ 集計の方法 ] 合計 [ 集計するフィールド ] 売上金額にチェック元の状態に戻す場合は右図のすべて削除をクリックする画面左端に表示されるのボタンは 1 が総合計 2 がグループ計 3 が全データの表示を意味するデータの集計 ( その 2 クロス集計 ) 基準となるグループを 2 つ指定して相互に集計することができる ( ピボットテーブルを使用する ) クロス集計を実行した例 < 操作例 > 担当者と販売月を基準に売上金額を集計する場合 1 アクティブセルを表の内側 (B2~H22) に置く 2 データ - ピボットテーブルとピボットグラフレポートをクリックして [ 次へ ] 進む 3 使用するデータの範囲が $B$2:$H$22 であることを確認して [ 次へ ] 進む 4 作成先を新規ワークシートにして [ 完了 ] をクリックする ( ここで新しいワークシートが開く ) 5 ピボットテーブルのフィールドリストから次の 3 つをワークシートの中へドラッグする [ 担当者 ] -----> A 列の [ ここに行のフィールドを ] と書かれた位置へドラッグ [ 販売月 ] -----> 3 行目の [ ここに列のフィールドを ] と書かれた位置へドラッグ [ 売上金額 ] ---> 中央の [ ここにデータアイテムを ] と書かれた位置へドラッグここでドラッグした項目は自由に入れ替えが可能

13 Excel 基本操作 P.13 データベース関数下図は担当者青山良雄という人の売上状況をデータベース関数を使って求めたものである条件ボックスに指定された項目にしたがって該当するデータの合計平均件数が表示されるこの部分が関数の処理結果を表すデータベース関数の説明データベース関数はすべて同一の形式であり次のように指定する = 関数名 ( データベース範囲, 列番号, 条件ボックス範囲 ) 関数名合計 DSUM 平均 DAVERAGE 件数 DCOUNT データベース範囲売上データベースであるB2~H22の範囲を指定列番号計算に使う値 ( 売上金額 ) が入っている列番号を指定 ( 左端の伝票番号から数えて 7 番目なので 7 になる) 条件ボックス範囲条件を指定する範囲となるB26~H27を指定 ( 条件ボックスが未入力の場合は全データが処理の対象となる ) 実際に入力する関数合計 ( セル番地 K26) =DSUM(B2:H22,7,B26:H27) ( すべて半角で ) 平均 ( セル番地 K27) =DAVERAGE(B2:H22,7,B26:H27) 合計 ( セル番地 K28) =DCOUNT(B2:H22,7,B26:H27) 複数の条件を指定することも可能 ( 例 ) 担当者青山良雄販売先東京店に対する売上状況を求める場合の指定

)1 月の支店合計 ( セル番地 C9) =SUM(C5:C8) < 操作例 > 1 キーボードから =SUM( を入力 2 マウスで C5~C8 までをドラッグする画面は =SUM(C5:C8 と表示される 3 最後にキーボードから ) を入力して Enter キーを押す

14 Excel 基本操作 P.14 Appendix. いろいろな関数関数を使用する場合の大原則関数はすべて半角で入力する関数の先頭には = をつける関数は答え ( 結果 ) を表示したいセルに入力する関数のサンプル画面 1 (1)SUM 関数連続したセルの合計値を求める =SUM( 開始セル : 終了セル ) ( 例 )1 月の支店合計 ( セル番地 C9) =SUM(C5:C8) < 操作例 > 1 キーボードから =SUM( を入力 2 マウスで C5~C8 までをドラッグする画面は =SUM(C5:C8 と表示される 3 最後にキーボードから ) を入力して Enter キーを押す (2)AVERAGE 関数連続したセルの平均値を求める =AVERAGE( 開始セル : 終了セル ) ( 例 )1 月の平均 ( セル番地 C10) =AVERAGE(C5:C8) (3)MAX 関数セル範囲の中の最大値を求める =MAX( 開始セル : 終了セル ) ( 例 )1 月の平均 ( セル番地 C11) =MAX(C5:C8) (4)MIN 関数セル範囲の中の最小値を求める =MIN( 開始セル : 終了セル ) ( 例 )1 月の平均 ( セル番地 C12) =MIN(C5:C8)

15 Excel 基本操作 P.15 関数や式のコピー & 貼り付け関数や計算式が同じ形式で連続する場合はコピーを利用すると便利であるコピー & 貼り付けには下記の操作方法がある 1 メニューの編集 - コピーと編集 - 貼り付け 2 ツールバーのボタンを利用する方法 3 マウス右ボタンによるコピーと貼り付け 4 Ctrl キー + マウスのドラッグ & ドロップ 1 ここをコピーして 2 この部分へまとめて貼り付けるセルの絶対参照計算式を別のセルにコピーしたときに式の中で使われている行や列の位置を自動的に修正しないようにする機能 1 ここをコピーして 2 ここへ貼り付ける絶対参照の例 < 操作例 > 1 高崎支店の支店比率 (G5) をクリックする 2 半角の = を入力し続いてセルF5をクリックしそのあと/ を入力する画面は =F5/ 3 支店合計であるセルF9をクリックし続けて F4 キーを押す 4 式の中の行と列に絶対参照を表す $ マークがつく画面は =F5/$F$9 ( 計算式の意味は ) 5 Enter キーを押し % 表示のツールボタンで値をパーセントに切り替える 6 高崎支店の支店比率の計算式を東京支店 (G6)~ 合計 (G9) までコピーする ($ マークがついたセルはコピーしても番地が変わらないので東京支店から下へコピーしても分母である支店合計 ( セル番地 F9) は常に同じ位置を参照している ) < 失敗例 > 1 高崎支店の支店比率 =F5/F9 と入力する ( 絶対参照なし ) 2この状態で他の支店に計算式をコピーする ( 分母の位置がずれてしまい失敗 )

16 (5)COUNT 関数指定された範囲内にある数値の個数を求める =COUNT( 開始セル : 終了セル ) 下図のクラスの人数をカウントする ( セル番地 C21) =COUNT(H5:H16) Excel 基本操作 P.16 関数のサンプル画面 2 ( 注 )COUNT 関数によって個数をカウントできるのは数値が入力されているセルであるよって上記の場合 H 列の代わりにD 列 ~G 列のいずれの列を指定してもよいただしC 列 ( 名前の列 ) は文字が入力されているので COUNT 関数には使えない (6)RANK 関数指定された範囲内にある数値に対して順位を付ける =RANK( 数値, 範囲 ) 順位を調べたいセル範囲全体順位を求めたい数値 (1 個 ) のセル上図で先頭の人 ( 井坂陽子 ) の順位を求める例 ( セル番地 I5)=RANK(G5,G5:G16) < 操作例 > 1 順位を表示したいセル (I5) に位置を合わせる 2キーボードから半角で =RANK( と入力する 3マウスで先頭の人の合計点が入っているセルG5をクリックする 4キーボードからカンマ (,) を入力する画面は =RANK(G5, 5マウスで 12 人の合計点のセル範囲 G5~G16をドラッグする 6キーボードから ) を入力して Enter キーを押す画面は =RANK(G5,G5:G16) ( 注 1) 番号 2~12 の人の順位を関数をコピーすることで求める場合は合計点の範囲である G5~G16 のセル位置がコピーによってずれないようにする必要がある ( 絶対参照 ) その場合上記 5の操作でセル範囲をドラッグしたあとに F4 キーを押して $ をつける =RANK(G5,$G$5:$G$16) ( 注 2)RANK 関数の最後に,1 を入れると数値の小さい方から順位がつく競技におけるタイムレースのように値の小さい方を高順位としたいような場合に使う ( 例 )=RANK(G5,$G$5:$G$16,1)

17 Excel 基本操作 P.17 (7)VLOOKUP 関数検索したい値をデータ範囲から探して表示する =VLOOKUP( 検索値, 対象データ範囲, 列番号, 検索の型 ) ( 例 )D5 セルに商品コードを入力すると右テーブルにある商品名と単価を表示する列番号商品名を D7 セルに表示する =VLOOKUP(D5,G4:I12,2,FALSE) 検索したい値全データの範囲商品名の列は2 完全に一致する値を検索 < 操作例 > 1 結果を表示したいセル (D7) に位置を合わせる 2キーボードから半角で =VLOOKUP( と入力する 3マウスで検索したい値のセル (D5) をクリックする 4キーボードからカンマ (,) を入力する画面は =VLOOKUP(D5, 5マウスで右の商品テーブルのセル範囲 G4~I12をドラッグする 6キーボードから,2,FALSE) を入力して Enter キーを押す ( 注 ) 単価 (D8 セル ) を表示する場合は列番号を 3 にする ( 例 )=VLOOKUP(D5,G4:I12,3,1FALSE) (8)IF 関数条件を指定して真または偽のどちらかの処理を行う =IF( 条件式, 真の場合の処理, 偽の場合の処理 ) ( 例 )K4 セルに適当な数字を入力すると M4 セルに 10 倍した値を表示するただし K4 セルが未入力の場合はデータなしと表示する M4 セルの内容 =IF(K4=, データなし,K4*10) もしK4セルが未入力 ( 空白 ) ならば ( は未入力という意味 ) 空白の時はデータなし空白でない時は K4を 10 倍する

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■新聞記事 Excel2010 基本操作 P.1 表計算ソフト (Excel2010) 基本操作 - 目次 - 1. 表計算ソフトの起動... 2 2. 文字数字計算式の入力... 3 3. セルの書式設定... 4 4. ワークシートの印刷とページ設定... 5 5. 大きな表の設定と操作... 6 6. グラフの作成... 8 7. 複数ワークシートの処理... 12 8. データベース機能... 13