「やさしいエクセル」

Transcription

1 やさしい EXCEL Office 2003 おたすけボランティア PC どりーむ 改訂

2 基本画面 メニューバー ツールバー タイトルバー セル 列番号 列 数式バー 行番号 行 シート見出し スクロールバー シート移動ボタン 図形描画ツールバー - 1 -

3 ワード文書とエクセルブックの比較 ワードのページは 1 ページの みが表示され ワード文書 と 呼びます ワード文書 2 名前ボックス に(A1) と表示されるエクセルブック 構成エクセルではすべての作業を エクセルブック の上で行います ブックは3つの シート 1で構成され さらにシートはたくさんの セル 2に区切られています 1 枚のシートは 列 列 行 4 65,000 行のセルから成り立っています セルをポイントするとマウスポインタがこのような形になります - 2 -

4 1 ページ分の範囲を表示させるには ツールバーの 印刷プレビュー ボタンをクリックします 何も入力していなければ 右のメッセージが出るので OK をクリックすると右と下側に点線が表示されます この範囲が 1 ページ 分となります セルに文字を入力する 初期設定ではフォント MSP ゴシック サイズ 11pt です (A1) のセルをクリックすると太枠になります この状態を アクティブセル といいます あめのちくもりときどきはれ と入力 変換し 確認します ( 数式バー にも同じものが表示されています ) Enter キーで確定し 再度 Enter キーを押すと アクティブセルが下に移動し (A2) のセルに文字が入力できます 文字の修正は 数式バー でおこないます セル (A1) を選択し 数式バーの 晴れ の右にカーソルを置きます Back Space キーで 晴れ を削除し 雪 と訂正します - 3 -

5 セルに挨拶文を入力する セル (A5) をクリックし 拝啓 と入力します Enter で改行し セル (A6) に 新緑の候 と以下を入力するとページを超えて入力されます ワード文書のように折り返してくれません 印刷プレビュー 画面で表示してみると 下図のように ありが までしかページ内に収 まっていない事がわかります 1 上図 次ページ (N) 1 をクリックすると 2 ページ目にあとの文章が移動しています 印刷プレビュー 画面で確認できたら 閉じる (C) で編集画面に戻します 2 3 修正するには セル (A6) をクリックし 数式バー に表示されている がたく厚く御礼申し上げます を範囲選択します 切り取り 2をクリックします セル (A7) をクリックします 貼り付け 3をクリックします - 4 -

6 下記のような文章に修正されました 文字列 が複数のセルをまたいで入力されている時 数式バー に文字列全体を表示させるには 先頭のセルをクリックします 例 )A6 A7 他のセルを選択しても表示されません 文字を修正するための カーソル を表示させる方法は 数式バー 以外でもできます 1 先頭のセル内でダブルクリックする 2 先頭のセルをクリックし F2 キーを押すなどがあります 文字列の入力範囲が分かったら 例 ) あり まで入力し 改行して がたく と入力しましょう 拝啓 を 前略 に 新緑 を 陽春 に変更してください セルを結合して文章を入力する 長い文章を入力する時は あらかじめ複数のセルを 結合 し 1 つのセルにしておくと 便利です (A10~I10) までをドラッグし ツールバーの セルを結合して中央揃え 1 をクリックします 続いて 左揃え 2 をクリックして セルの左から文字を入力するようにしておきます 結合されたセルの右下の フィルハンドル 3 をポイントすると カーソルが + に変わるので 2 行下までドラッグします 結合された 3 行分のセルができました - 5 -

7 結合したセル内に折り返して文字を入力 入力の途中で改行したい時 は Alt キーを押しながら Enter キーを押します 1 例 ) (A20~E26) までをドラッグし メニューバーの 書式 (O) から セル (E) 1 をクリックします セルの書式設定から 配置タブ をクリックします 文字の配置から横位置 (H): 左詰め ( インデント ) 縦位置 (V): 上詰めにします 文字全体が自動的に折り返され 左上から入力できる 1 つのセルになります エクセルブックにはワードと同じように テキストボックス や クリップアート などの図も挿入できます Excel での文章作成はワード文書に比べ 制約があり面倒なところもありますが 構成上必要となる場合もあるので覚えて下さい なお Excel の基本文字サイズは 11pt ですので 12pt を使った場合はセル内に収まっていてもページからはみ出すこともあります 印刷プレビュー で画面の確認をすることが基本です - 6 -

8 画面下側の シート見出し から Sheet2 を開きます 文字と数値の配置を覚えよう エクセル では 基本的に漢字やひらがな 英字などの文字は セル内に 左揃え で配置され 数値 ( 計算の対象となりうる数字 ) は 右揃え で配置されます 数字や数式の計算の結果は数値なので右揃えで配置されます また 全角の数字は 入力を確定すると 自動的に 半角数字 に置き換えらます 確定すると 全角数字は半角数字に変わり 右 揃えになります 数式を入力して単純な計算をするキーボードの Shift キーを押しながら先頭に = を入力します 続けて数式 5*10 と入力し 確定します <50>と半角数字で答えがでました ( 数字の入力は 全角でも OKです ) 加減乗除には + ( プラス 足し算 ) - ( マイナス 引き算 ) * ( アスタリスク 掛け算 ) / ( スラッシュ 割り算 ) の計算記号を使います 計算式が異なっても合計は <50> となります 例 ) 合計欄 (A13) をクリックすれば 数式バー に計算式が表示されるのでどのような計算式を使用したか確認ができます - 7 -

9 連続したデータを入力する ( オートフィル操作 ) + セルに <1> と入力し 右下の フィルハンドル をポイントすると ポインタが + に変わるので 右にドラッグします この時点では数字はすべて <1> となっています スマートタグ スマートタグ をクリックし 連続データ (S) にチェックを入れると連続した数字になります 規則性のあるデータを入力する + セルに <1> <3> と入力します <1 3> を選択し <3> の右下のフィルハンドル を右へドラッグすれば 奇数の数字が自動的に連続して表示されます 文字データを入力する 曜日 や 日付 などの文字列は規則性があるので 先頭のセルに 日 と入力すれば 自動的に 土 まで表示されます 日付も同様です ( 日 土 はフォントの色で色を付けます ) 氏名 のように規則性のないものは 変化しません - 8 -

10 画面下側の シート見出し から Sheet3 を開きます セルに罫線を引く 1 2 セルの薄い枠線は 実際の罫線ではないので印刷はされません 罫線を引きたいセル (A1~ E6) を選択します ツールバーの 罫線 1をクリックすると 罫線の種類が表示されます 格子 2をクリックすれば 格子罫線が引かれます 詳細な罫線を引く メニューバーの 書式 (O) から セル (E) をクリックし セルの書式設定 を表示させます 斜線を引くセル (A1) を選択します セルの書式設定 からタブの 罫線 を選択します 罫線 ボタンから3を選択し OKをクリックします 二重線を引く セル (B2~E6) を選択しま す スタイル (S) から 4 の 二重線を選択し 罫線から 上側 5と 左側 6を選択し OKで上と左側が二重線になります 3 4 罫線を消すセル (A2~A6) を選択し 6 なし 7をクリック 続けて 内側 8をクリックし OK で内側の罫線が消えます - 9 -

11 列の幅を変更する 列と列の境をポイントすると横向きの矢印に変わるので そこでダブルクリックすれば 文字の長さに合わせて セルの幅が広がります 右にドラッグしてもOKです 左図のような 住所録 を作ってみましょう セル (A12) に 氏名 と入力し 変換確定してから Tab キーで右に移動させます セルの幅より長い文字列は 右側のセルに潜り込むように入力されます 行の高さを変更する 行の高さを変えてみましょう 行番号 <12~14> を選択しま す メニューバーの 書式 (O) から 行(R) 高さ(E) を順にクリックします 行の高さ(R) に <25> と入力し OKをクリックします セル (A10) 住所録 の文字はフォントサイズを <20pt> にしたので 行 10 は自動的に広くなっています

12 文字とセルに色を付ける 3 セル (A12~F12) を選択します 塗りつぶしの色 1を < 黒 > に フォントの色 2を < 白 > にします 項目の文字を 中央揃え 3にしましょう 1 2 罫線を引いて 完成させてくだ さい シートに名前を付ける Sheet3 を選択し メニューバーの 書式(O) シート(H) 名前の変更 (R) をクリックして 名前を付けます 他の Sheet も変更します メニューバーの 挿入 (I) ワークシート(W) からシートを追加できます Sheet 上でダブルクリックしても名前の変更ができます 必要ならば 名前を付けて保存 しておきます 実際に 売上表 を作ってみよう 文字の入力 新しい エクセルブック を開きます セル (A1) をクリックし 鹿部酒店 売上 と入力します 変換確定し Enter するとアクティブセルが下に移動します 続けて (A4) から他の商品項目と合計までを入力しましょう

13 文字の連続入力 フィルハンドル セル (B3) に 1 月 と入力します 右下角の フィルハンドル をポイントし 黒い + になったらセル (G3) までドラッグします 連続した数字などは 右下の ( フィルハンドル ) で簡単に入力できます のように規則性があれば 連続していなくても入力できるが その場合は規則性がわかるように 2 つ以上のセルを選択してからおこないます スマートタグの利用もできます (8ページ参照) 数字の入力 セル (B4) を選択して 半角数字で <120000> と入力します Tab キーを押すとアクティブセルは右に移動し (B4) の数字は自動的に右揃えになります 6 月 (G4) まで入力したら Enter すると下の行 ビール の 1 月へ移動します セルの移動方向 Tab は Shift+Tab は Enter は Shift+Enter は

14 表示形式の変更 セル (B4~G10) を範囲選択します ツールバーの 通貨スタイル のアイコンをクリックする と数字が 通貨スタイル に変わります 表示形式の詳細設定 更に詳細な設定をする場合には メニューバーの 書式 (O) セル (E) をクリ ックすると セルの書式設定 ダイアログボックスが表示されます タブの 表示形式 分類 (C) の項目 から 様々な形式を表示させることがで きるので 試してみてください

15 セルの選択 セルを選択するには次の方法があります 1つのセルを選択 : クリック範囲選択 : 複数のセルをドラッグして選択する 行の選択 : 行番号をクリックする 列の選択 : 列番号をクリックする 全選択 : 行と列番号の交点をクリックする 離れたセルの複数選択 : Ctrl を押しながら次々と クリックする 複数行の選択 : 行番号 9~10 をドッラグする 複数列の選択 : 列番号 F~G をドラッグする 列と行の挿入 A 列の左に 1 列 と 1 行の上に 1 行 を挿入 ( 追加 ) する 列の挿入: 挿入したい列の右側の列番号 <A> を選択し 挿入 (I) から 列(C) をクリックします 行の挿入: 挿入したい行の下側の行番号 <1> を選択し 挿入 (I) から 行(R) をクリックします 列や行を削除するには 列 行番号を選択し メニューバーの 編集 (E) 削除(D) をクリックします

16 セル幅の変更 列幅の変更 : 列番号 <A> と <B> の間の線上にカーソルを置くと ( 左右矢印 ) に変わるので左にドラッグします 線上で ダブルクリック すると 文字数の分だけ自動的に広がります 行の高さ変更 : 行番号 <2> と <3> の間の線上にカーソルを置くと ( 上下矢印 ) に変わるので上下にドラッグします 文字のサイズを大きくすると 行の高さは自動的に広がるので この操作は特に必要ありません 計算 : オート SUM オート SUM を使用して合計を求めましょう 1 合計を出したいセル (C12) を選択します ツールバーの Σ ( オート SUM) 1をクリックします 合計される範囲 SUM(C5:C11) を確認します Enter で確定すれば合計が表示されます

17 計算式のコピー コピー元のセル (C12) を選択します カーソルを右下の フィルハンドル に移動し + になったら セル (H12) までドラッグします 計算式が コピー されました 同様のやり方で 縦 (I 列 ) の合計を出しておきましょう セルの幅を広げる 数字の 桁数 が多くなると左図のように ##### になります これはセルの幅が桁数に対して 狭くなったためです 列番号の I と J の境の線上でダブルクリックするか右にドラッグします (P15 参照 ) これで第 1 段階での 売上表 の完成です

18 これからは 売上表 の装飾をおこない 体裁を整えましょう 罫線を引く 9 ページを参照して 下図のような罫線を引きましょう 罫線を引く順序は 1 格子罫線 2 外枠太罫線 3 二重罫線 4 斜線 でおこないます 4 斜線 3 二重罫線 1 格子罫線 2 外枠太罫線 セルの結合 結合するセル (B2~I2) を範囲選択します ツールバーの セルを結合して中央揃え をクリックします 下記のようにセルが結合されました

19 セルの装飾 ワードと同様 範囲を指定して 文字色 フォント フォントサイ ズ 太字 斜体 下線 中央揃え 背景色を装飾します 太字 下線 中央揃え 文字色 フォント フォントサイズ 斜体左揃え右揃え背景色 下記の装飾をしてみよう タイトル 月表示 商品名 合計欄 左上角 フォント :MS 明朝サイズ :18pt 下線太字背景色 : 黒文字色 : 白中央揃え背景色 : 薄緑中央揃え背景色 : 黄中央揃え背景色 : グレー

20 セルの値を引用 セル (H14) に 合計金額 と入力します セル (I14) に = と入力し セル(I12) をクリックし Enter で確定します セル (I14) にセル (I12) の合計金額がコピーされました こうする事でセル (I12) の数値が変化しても 自動的に (I14) の数値も変わります 月平均の計算 セル (H15) に 月平均 と入力します セル (I15) に = と入力し セル (I14) をクリックします 続けて /6 と入力して Enter で確定すると平均値が表示されます

21 グラフの作成 1 グラフにするデータの範囲 (B4~H11) を範囲選択 し グラフウィザード 1 をクリックします 2 グラフの種類から 縦棒 積み上げ 縦棒 2 を選択し 次へ (N) をクリックし ます 3 4 列(L) 3にチェックを入れ 次へ をクリックします タブの タイトルトラベル を選択し それぞれの項目 4にタイトルを入力し 次へ をクリックします

22 オブジェクト (O) にチェックを入 れ 完了 をクリックします グラフが完成しました ハンドル をドラッグ して 大きさの調整 ができます 空白部をクリックし ドラッグすれば グラフ全体の移動が出来ます グラフの名称 データマーカー グラフタイトル 完成見本 グラフエリア 数値軸ラベル プロットエリア 凡例項目 項目軸 数値軸 項目軸ラベル

23 グラフの編集 グラフ内をクリックすると グラフツール が表示され いろいろな編集ができます 1 書式設定 2 凡例 3 系列の切り替 グラフツール 4 グラフの 種類変更 5 データテーブル 6 文字の回転 数値軸の単位変更 数値軸 の範囲の中をクリックし 選択状態にします グラフツールの 1 書式設定 をクリックすると 軸の書式設定 ダイアログボックスが表示されます タブの 目盛 を選択し 表示単位 (U) 1から 万 をクリックします 金額が 万単位 に変更されました 1 フォントやサイズの変更 タイトルの 鹿部酒店売上 や 品目 金額 の文字サイズの変更などは グラフツールの 1 書式設定 を使用しなくても ツールバーからもおこなえます 文字列を選択し ツールバーのフォントとフォントサイズから変更してください

24 数値軸の単位変更 酒 ビール などの項目軸を選択します グラフツールの 1 書式設定 をクリックします 軸の書式設定 からタブの 配置 を選択し 方向 から 文字列( 縦 ) 2をクリックし OK で項目軸が 縦 になりました 同様に 金額 の軸ラベルを縦にしてください 3 をクリックすれば 項目軸が横 向きになります 3 2 背景に色をつける グラフの プロットエリア を選択します グラフツールの 1 書式設定 をクリックします プロットエリアの書式設定の 色パレット から任意の色 を選択し OK をクリック ツールバーの 塗りつぶしの色 からでも 直接色をつけることができます グラフエリア も同様におこなってください データマーカーの色も変更できます

25 その他のグラフ 折れ線グラフ 折れ線グラフは データの連続的な変化を見るのに便利なグラフです 表 1 人数 1 上表 1 をすべて範囲選択します ツールバーの グラフウィザード 1をクリックします 折れ線 マーカー付き折れ線 2をクリックし グラフを作成します ( 前項 P20~23 参照 )

26 円グラフ 各データの全体の中での割合を見るのに便利なグラフです 表 2 1 上表 2 をすべて範囲選択します ツールバーの グラフウィザード から 円 3D 1をクリックし グラフを作成します ( 前項 P20~23 参照 ) グラフウィザード -2/4 では 系列 : 列 (L) を選択してください 2 グラフ内をクリックし グラフツールの 1 書式設定 タブの データラベル パーセンテージ(P) 2にチェックを入れ OK で % の入った数字が表示されます