では、実際に時間割を作成してみましょう

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1 時間割表の作成 では 実際に Excel で作る表として 時間割表を作成してみましょう 完成図はこのようになります 見ただけでこの図の通りに時間割を作成できる方は 今回の講習会の内容についてはクリアしていま す 文字 数値の入力 全角入力のときは Enter キーが 2 度 ( 変換の確定 入力の確定 ) 半角入力の時は Enter キーが 1 度 ( 入力 の確定 ) です

2 まず セル A2 をクリックして選択状態にします セル A1 の境界が太い黒線になります この状態で 1 と入力し Enter キーを押してください 左寄せで表示されていた文字が右寄せになります 右寄せ にならないときはもう一度 Enter キーを押してください 選択セルが自動的に A3 動きます この要領で A2 から A6 までの 5 つのセルに それぞれ 1 から 5 の数字をなるべくキーボードだけを使 って入力してみてください それができたら 曜日も入力しましょう セル B1 を選択して 月曜日 と入力して Enter キーで確定し TAB キーを押してください 選択セルが自動的に C1 に動きます この要領でB1からF1 までのセルを 曜日の名前で埋めてください

3 入力 データの 編集 通常 どの表計算ソフトも文字は左寄せ 数値は右寄せで表示されます 数値が入力されていれば計 算の対象となりますが 文字では計算の対象にならず 通常 0 として扱われます いま 数値 と 文字 という言葉を使いましたが この 2 つの違いは見た目に現れません 今回は扱 いませんが 入力したデータを元に Excel に計算をさせるときに重要になってくる違いです 簡単に説明すると 授業を受けて可以上の成績を取ると貰える単位は 足したり引いたりといった計 算の対象になります けれども 今入力した 1 から 5 の数字は それぞれ 1 時限 2 時限という時間の 区切りに対して順序を表すためだけに使われています ですから 1 から 5 までを全て足しあわせた結果 の 15 という数字には意味がありませんし 逆に順番が分かって区別がつけば 十二支にならって ネズミ限 ウシ限 トラ限 としても構わないものですよね? そういう違いです 話を戻します それでは今数値として入力されている 1 を文字として入力するにはどうすればよい のかと言うと 数字の前にアポストロフィをつける です そのために すでに入力したセルの内 容を編集し直すことになります

4 1 と入力したセルにカーソルキーで移動して F2 キーを 押します するとそのセルが再び編集状態になります F2 キーを押す代わりにセルをダブルクリックしても編集状態に できます 数字の前にアポストロフィをつけ Enter キーを押してくだ さい 正しく入力ができると 文字が左寄せのままで表示されま す 入力したはずの "'"( アポストロフィ ) が見えなくなっています この 1 は文字の扱いを受けています Excel は入力された数字の先頭に " '"( アポストロフィ ) があるかどうかで数値なのか文字なのかを判断し ているのです それではここまでの内容を元に 時間割表を作成してみてください なお 作業に当たってはなるべくマウスを使わないようにしてやってみてください その方がずっと 効率的で 作業が早く終わります 数式バーが表示されていれば そこでも編集が可能ですが キー ボードから手を離してマウスを動かさなければならないのが面倒です

5 罫線の修飾 ここまで正しくできたら メニューバーの ファイル をクリックして さらに 印刷プレビュー をクリックしてみてください ツールバーのアイコンをクリックしても構いません どうでしょうか なんというか味気ない感じがしますし 何より見づらいですね これは 表につき ものの罫線がないためです 個人的に使う時間割ならともかく レポートなどにこんな表を使っては マイナス評価を受けかねません せっかく表を作成するからには 見栄えをよくしましょう まず 表の対角線に沿ってマウスカ ーソルをドラッグして表全体を選択 します 選択できた範囲には セル と行列の番号に色が付きます

6 次に選択範囲の中で右クリックし ポップアップメニューから セルの 書式設定 (F) を選びます すると 以下のようなダイアログが表示されます 次に ダイアログ上部に並んでいるタブの中から 罫線 タブをクリックします をまずは 外枠 (O) 内側(I) ボタンをクリックし OK ボタンで決定してみましょう 罫線の色が変わり 印刷し ても罫線が表示されるようになります ( 印刷プレビュー で確認できます )

7 さらに外側の枠線を太くし 曜日と時限のセルを時間割の内容と二重線で分けてみましょう 先ほど と同じ要領で表全体を選択し セルの書式設定 ダイアログから 罫線 タブを表示させます ダ イアログ右側の 線 の中にある スタイル (S): からは 罫線の種類を選ぶことが出来ます ここで は 右側下から 2 番目の太い実線をクリックして選択します 後は先ほどと同じく外枠 (O) ボタンをク リックし OK ボタンで決定します 次に月曜日から金曜日までのセルを選択して右クリックし また セルの書式設定 ダイアログから 罫線 タブを表示させます スタイル (S): から今度は右下の二重線をクリックして選択し 左側 のプレビュー枠内のセルの下辺をクリックして OK ボタンで決定します [ 図 ] 同様に時限のセルの右側も二重線にしてみましょう 行 列の幅を調節する それぞれのセルに適切な余白があると表が見やすくなります 行と列の幅を調節することで表を見や すくしてみましょう 例によって表の対角線に沿ってマウスカーソルをドラッグし 表全体を選択し ます 次に メニューバーの 書式 (O) 行 (R) と進み 高さ (E) をクリックします 行の高 さ ダイアログが表示されるので 適切な数値 ( ここでは 20~30 の間が妥当 ) を入れてOK ボタンを押 します

8 同様に 列についても適切な幅 (10~20 が妥当 ) を指定しましょう 左端にある時限の列が文字列に対して広く やや無駄です このような場合は メニューバーの 書 式 (O) 列 (C) 選択範囲に合わせる (A) をクリックします これで 選択範囲の列を文字列の幅 ぎりぎりに調整してくれます 仕上げに 文字列をセルの中央に配置します 例によって表全体を選択し ツールバーの 中央揃 え アイコンをクリックします 表の貼り込み 最後に ここで作成した表を Word に貼り込んでみましょう まず Word を起動します 次に Excel で 時間割表全体をコピーし 再び Word にペーストするだけです

9 参考 : コピー & ペースト でもっと 便利 に ここまでの内容だけでも時間割表を作ることができますが もう少し表の作成に便利な方法を紹介し ます 皆さんの時間割の中には 同じ科目名を持つコマがあると思います どの学年にも主専攻語がありま すし 副専攻語や専門科目が複数ある人もいるでしょう その場合 複数のセルに全く同じ内容をい ちいちタイプしていたのでは非効率的です そこでコピー & ペーストという方法で 例えばあるセル の内容を別のセル( 複数も可 ) にコピーできます コピー操作は頻繁に行うものなので 3 通りの方法 を紹介します ( 方法 1) まず ポップアップメニューを使って操作してみます コピー元になるセルの上でマウスの右ボタン をクリックします するとポップアップメニ ューが現れます ( ポップアップメニューと は 右クリックした場所で可能なメニューを 表示してくれます )

10 上から 2 つ目の " コピー (C)" メニューをクリッ クします コピー先のセルの上で右クリックし 今度は 上から 3 つ目の " 貼り付け (P)" メニューをクリ ックすると セルの内容がコピーされます ( 方法 2) ツールバーにも " コピー (C)" メニューボタン," 貼り付け (P)" メニューボタンが表示されていますから ( 同じ 絵をしているボタンです ) 同様の操作が可能です ( 方法 3) オススメです 上と同じことはキーボードでも可能です

11 1セル B1 を選択し Ctrl キーを押したまま "C" キーを押します ( この操作を Ctrl+C と表します ) 2次にセル B3 を選択し Ctrl キーを押したまま "V" キーを押すと完了です ( この操作を Ctrl+V と表します ) 上の 3 種類の操作は コピーするとき キーボードを触っていればキー操作で マウスを握っていれば マウスでと 使い分けすればいいのです 今説明したコピー & ペーストの方法は Excel 独自のものではありません ウインドウズにはクリップボ ードという機能があり 一時的にデータを記憶できます " コピー (C)" メニューをクリック ( あるいは Ctrl+C を押す ) すると選択内容がクリップボードにコピーされます " 貼り付け (P)" メニューをクリック ( あるいは Ctrl+V を押す ) するとクリップボードに記憶されている内容が呼び出され 貼り付け ( ペース ト ) られます Excel や Word 一太郎などはこのクリップボードの機能を利用してコピー機能を実現し ています つまり 上の操作はウインドウズソフトに共通の操作方法なのです 是非覚えてくださ い