では、実際に時間割を作成してみましょう

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1 時間割表の作成 Excel の基本 利用 簡単な表作成 簡単な表の作成 教育情報化支援室 2006 年 01 月 18 日 実際に Excel で作る表として 時間割表を作成してみましょう 完成図はこのようになります 見ただけでこの図の通りに時間割を作成できる方は 今回の講習会の内容についてはクリアしています 文字 数値の入力 全角入力のときは Enter キーを 2 度 ( 変換の確定 入力の確定 ) 半角入力の時は Enter キーが 1 度 ( 入力の確定 ) です (IME の表示を確認して下さい ) まず セル A2 をクリックして選択状態にします セル A2 の境界が太い黒線になります.. この状態で 1 と半角で入力し Enter キーを押してください 左寄せで表示されていた文字が右寄せになります 右寄せにならないときはもう一度 Enter キーを押してください 1

2 選択セルが自動的に A3 動きます この要領で A2 から A6 までの 5 つのセルに それぞれ 1 から 5 の数字をなるべくキーボードだけを使って入力してみてください それができたら 曜日も入力しましょう セル B1 を選択して 月曜日 と入力して Enter キーで確定しTabキーを押してください 選択セルが自動的に C1 に動きます この要領で B1 から F1 までのセルを 曜日の名前で埋めてください * 入力に伴ってセルを下方向に移動するにはEnterキー 左方向に移動するのはTabキーと覚えましょう ( 逆向きに移動する際にはShiftキーを押しつつこれらのキーを押します ) 入力データの編集 通常 Excel は文字 : 左寄 数値 : 右寄せ で表示されます セルに数値が入力されていれば計算の対象となりますが 文字では計算の対象にならず 通常 0 として扱われます いま 数値 と 文字 という言葉を使いましたが この 2 つに視覚上の違いはありません 今回は扱いませんが 入力したデータを元に Excel に計算をさせるときに重要になってくる違いです それでは今数値として入力されている 1 を文字として入力するにはどうすればよいのかと言うと 数字の前に半角でアポストロフィ ( ) をつける です そのために すでに入力したセルの内容を編集し直すことになります 1 と入力したセルにカーソルキーで移動して F2 キーを押します するとそのセルが再び編集状態になります F2 キーを押す代わりにセルをダブルクリックしても編集状態にできます 2

3 数字の前に半角アポストロフィをつけ Enter キーを押してくださ い 正しく入力ができると 文字が左寄せのままで表示されます 入力したはずの ( ) が見えなくなっています この 1 は文字の扱いを受けています Excel は入力された数字の先頭に半角アポストロフィがあるかどうかで数値か文字かの判断をしているのです なお 一つのセルに二行を入力する方法もあります 今講習会で利用するパターンでは 専攻名と担当教員の名前を入力する場合がそうでしょう この場合は 一行目の入力が終了した後 Altキー +Enterキーを押すと同セル内で改行されます それではここまでの内容を元に 時間割表を作成してみてください なお 作業に当たってはなるべくマウスを使わず これまでに紹介してきた各キーを使用してやってみましょう 慣れればより効率的です 罫線の修飾 ここまで正しくできたら メニューバーの ファイル をクリックして さらに 印刷プレビュー をクリックしてみてください ツールバーのアイコンをクリックしても構いません どうでしょうか なんというか味気ない感じがしますし 何より見づらいですね これは 表につきものの罫線がないためです 3

4 まず 表の対角線に沿ってマウスカーソルをドラッグして表全体を選択します 選択できた範囲には セルと行列の番号に色が付きます 次に選択範囲の中で右クリックし ポップアップメニューから セルの書式設定 (F) を選びます すると 右のようなダイアログが表示されます 次に ダイアログ上部に並んでいるタブの中から 罫線 タブをクリックします まずは 外枠 (O) 内側(I) ボタンをクリックし OK ボタンで決定してみましょう 罫線の色が変わり 印刷しても罫線が表示されるようになります ( 印刷プレビュー で確認できます ) さらに外側の枠線を太くし 曜日と時限のセルを時間割の内容と二重線で分けてみましょう 先ほどと同じ要領で表全体を選択し セルの書式設定 ダイアログから 罫線 タブを表示させます ダイアログ右側の 線 の中にある スタイル (S): からは 罫線の種類を選ぶことが出来ます ここでは 右側下から 2 番目の太い実線をクリックして選択します 後は先ほどと同じく外枠 (O) ボタンをクリックし OK ボタンで決定します 次に月曜日から金曜日までのセルを選択して右クリックし また セルの書式設定 ダイアログから 罫線 タブを表示させます スタイル (S): から今度は右下の二重線をクリックして選択し 左側のプレビュー枠内のセルの下辺をクリックして OK ボタンで決定します [ 図 ] 同様に時限のセルの右側も二重線にしてみましょう 4

5 行 列の挿入 次に各講義の単位数 及び縦書きの 時間割 の項目を足すことにします 行 列を追加するには 行や列を表すボタン ( 以下 行 / 列ボタンと呼びます ) を右クリックします 列の場合は右隣のセルを 行の場合は下のセルを右クリックし 出てきたメニューから挿入を選びます 時間割 の項目を後で追加しますので まずはA 列を挿入します 図はA 列を追加し さらにC D 列の間に一列を追加した例です つまり間にD 列が追加され 元のD 列がE 列に移動したわけです それでは図の様に各曜日の右隣にそれぞれ一列を追加して 所定の単位を入れてみましょう 行の高さ 列の幅を調節する それぞれのセルが入力されているデータに対して適切な幅や高さだと表が見やすくなります 行と列の幅を調節することで表を見やすくしてみましょう 時限や単位数を入れる列の幅を狭くしましょう 時限や単位が入っている列は B 列です まず右図のように B 列をクリックして選択します ( 最上部の B を左クリックします ) その後 選択されて反転している B 列上で右クリックしてメニューを出し 列の幅 を選択すると下図のような画面が出ます 適当な数値を入れて OKを押すと B 列がその幅に統一されます 次は D,F,H,J,L 列です B 列の列幅変更の際と同様ですが 複数列を選択する必要があります この場合に場際には Ctrl キー押しながらそれぞれの列を選択します 五つの列が反転したと思います その後 列ボタン ( 各列の番号がついている最上部 ) 部分を右クリックします 以下 B 列と同様に列幅を決めて下さいこれらの操作はメニューバーの 書式 (O) 列(C) と進み 幅 (W) をクリックしても実現できます セルの結合等 さて 上で挿入したA 列に 時間割 を入れてみましょう 表が横書きであるのに この部分は縦書きです これには先に 罫線の修飾 項で使用した セルの書式設定 を利用します A1 から A6 のセルに時間割を縦書きで入れてみましょう まず A1 から A6 までの任意のセルに 時間割 と入力します その後 A1 から A6 をドラッグして選択し その範囲上で右クリックをして 上述したように セルの書式設定 のウインドウを出し 配置 を選択します 方向 の項目で縦書きで 文字列 と表示されている部分をクリックし 文字の制御 の項目で セルを結合する にチェックを入れれば完成です 5

6 簡単な表計算 簡単な計算をしてみましょう 先ほど作成した 単位が記入されている D 列等の合計を出してみましょう まず D 列で月曜日に取得できる単位数を求めることにします D2( 月曜日一限 ) から D6( 同五限 ) までの単位合計を D7 に出力してみましょう Excel では デフォルトでは計算を行う範囲の最下部 もしくは右のセルに計算結果が出力されます D2 からD7 までをドラッグで選択して反転させます その後 右図のようにメニューバーの Σ ボタンを押し現れたメニューから 合計 (S) を押して下さい D7 に合計数が入ったはずです さて 仕上げに 文字列をセルの中央に配置します 例によって表全体を選択し ツールバーの 中央揃え アイコンをクリックします 表の貼り込み 最後に ここで作成した表を Word に貼り込んでみましょう まず Word を起動します 次に Excel で時間割表全体をコピーし 再び Word にペーストするだけです 6

7 参考 : コピー & ペーストでもっと便利に ここまでの内容だけでも時間割表を作ることができますが もう少し表の作成に便利な方法を紹介します 皆さんの時間割の中には 同じ科目名を持つコマがあると思います どの学年にも主専攻語がありますし 副専攻語や専門科目が複数ある人もいるでしょう その場合 複数のセルに全く同じ内容をいちいちタイプしていたのでは非効率的です そこでコピー & ペーストという方法で 例えばあるセルの内容を別のセル ( 複数も可 ) にコピーできます コピー操作は頻繁に行うものなので 3 通りの方法を紹介します ( 方法 1) まず ポップアップメニューを使って操作してみます コピー元になるセルの上でマウスの右ボタンをクリックします するとポップアップメニューが現れます ( ポップアップメニューとは 右クリックした場所で可能なメニューを表示してくれます ) 上から 2 つ目の " コピー (C)" メニューをクリックします コピー先のセルの上で右クリックし 今度は上から 3 つ目の " 貼り付け (P)" メニューをクリックすると セルの内容がコピーされます 7

8 ( 方法 2) ツールバーにも " コピー (C)" メニューボタン," 貼り付け (P)" メニューボタンが表示されていますから ( 同じ絵をしているボタンです ) 同様の操作が可能です ( 方法 3) オススメです 上と同じことはキーボードでも可能です 1セル B1 を選択し Ctrl キーを押したまま "C" キーを押します ( この操作を Ctrl+C と表します ) 2 次にセル B3 を選択し Ctrl キーを押したまま "V" キーを押すと完了です ( この操作を Ctrl+V と表します ) 上の 3 種類の操作は コピーするとき キーボードを触っていればキー操作で マウスを握っていればマウスでと 使い分けすればいいのです 今説明したコピー & ペーストの方法は Excel 独自のものではありません ウインドウズにはクリップボードという機能があり 一時的にデータを記憶できます " コピー (C)" メニューをクリック ( あるいは Ctrl+C を押す ) すると選択内容がクリップボードにコピーされます " 貼り付け (P)" メニューをクリック ( あるいは Ctrl+V を押す ) するとクリップボードに記憶されている内容が呼び出され 貼り付け ( ペースト ) られます Excel や Word 一太郎などはこのクリップボードの機能を利用してコピー機能を実現しています つまり 上の操作はウインドウズソフトに共通の操作方法なのです 是非覚えてください 8