InViewUC_User_Guide_J_June_2016

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1 ユーザーガイド 2016 年年 6 月 コミュニクラウドジャパン株式会社

2 目次 始めに... 2 サポートされているブラウザー アプリケーションおよび端末... 2 概要... 3 初回のセットアップ... 3 InViewUC ポータル... 4 VMR( バーチャル会議室 ) への接続... 6 ブラウザーから接続... 6 H.323 または SIP ビデオ端末からの参加... 9 マイクロソフト Skype for Business(Lync) からの接続 電話からの参加 ( 音声接続 ) スマートデバイスからの参加 Apple ios 端末 Google Android 端末 InViewUC ポータルの操作 予約 InViewUC ポータルを利利 用した予約 Outlook を使った会議予約 会議操作 録画 録画の開始 録画データの 入 手 ピンコード サポート窓 口 コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 1

3 始めに このユーザーガイドでは ライセンス保有者である主催者に向けて VMR( バーチャル会議 室 ) への接続 方法や操作 方法を紹介します サービスの利利 用にあたって 以下のことを確認ください VMR の詳細情報をご準備ください デスクトップまたはモバイル端末を利利 用する際は 音質を最適化するため マイク付きヘッドセットの利利 用を推奨します 騒がしい場所からの参加は 会議室に不不要な雑 音を流流すため 周りの環境に注意しましょう Microsoft Skype for Business(Lync) 連携は オープンフェデレーション ( 外部連携 ) またはコミュニクラウドの Lync エッジサーバーに対する直接のフェデレーションが必要です IT 管理理者にご確認ください ( 実施 方法については ヘルプデスクまでご連絡ください ) インターネットの環境が悪い場合 通信の品質に影響を与えることがあります 初めてサービスを利利 用する際は 機能や操作 方法を確認する 練習会議 を開催しましょう サポートされているブラウザー アプリケーションおよび端末 以下のブラウザーをサポートしています ** マイクロソフト Edge ブラウザーは対応していません コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 2

4 概要 コミュニクラウドの InViewUC クラウドビデオ会議サービスは 相 手が何 人でも どこにいても 簡単操作でバーチャルな会議室で打合せを 行行うことができます ユーザー 専 用 の会議室なので 予約不不要で 24 時間いつでも利利 用でき 標準的な H.323/SIP ビデオ会議端末をはじめ PC やモバイル Skype for Business など 様々なデバイスやアプリから接続できます 電話から 音声のみで参加することも可能です 会議中は 映像と 音声に加え 資料料の共有が可能です 今すぐ会議を開始する即時会議でも 日時を決めた予約会議でも 手順はシンプル ブラウ ザーから参加するためのリンクや ビデオ会議端末で利利 用するアドレス情報を 参加者に送 るだけです 招待状の送信は メールでも 現在ご利利 用中のカレンダーでも構いません 初回のセットアップ InViewUC ヘルプデスクまたは御社の管理理者によりアカウントがセットアップされた後 ウ ェルカムメールが届きます ヒント : あなたの VMR( バーチャル会議室 ) のアクセス情報が記載されています 安全な場 所に保管するか 印刷してお持ちください ボタンをクリックします コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 3

5 InViewUC ポータルに接続され パスワードの設定を求められます 確認のためパスワードを再 入 力力しを押します パスワードが設定され InViewUC ポータルにログインします 今後 簡単にポータルにアクセスできるよう ブラウザーで以下の URL をブックマークしてください InViewUC ポータル まずは 各ボタンをクリックしたり 画 面を確認したりして ポータル画 面に慣れ ましょう コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 4

6 このポータルから 会議への接続や予約 進 行行中の会議の操作 録画の開始などの 操作を 行行うことができます コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 5

7 VMR( バーチャル会議室 ) への接続 ブラウザーから接続 前述の サポートされているブラウザー アプリケーションおよび端末 を参照の上 利利 用したいブラウザーがサポートされているか確認ください InViewUC ポータルホーム画 面のをクリックすることで ブラウザーから VMR へ接続できます ブラウザーから初めて接続する際は プラグインのダウンロードとインストールが必要です 画 面の指 示に従ってください 完了了後 プラグインを有効にするため ブラウザーを更更新してください コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 6

8 プラグインのインストールが完了了すると 接続前の確認画 面が表 示されるようにな ります 会議に接続する前に 自画 面 ( セルフビュー ) を確認しましょう 準備ができたら 続 行行ボ タンを押します マイクやスピーカーが正しく動作しているか確認します または お好みの設定に変更更します ( 例例. ヘッドセットを利利 用する場合など ) ボタンをクリックすると マイクやカメラ 通信速度度の設定ができます ご利利 用中の PC で 1 つ以上のマイクやカメラが接続されている場合は 希望のものを選択してください 通信速度度を調整できます 利利 用中のネットワーク環境が良良くない場合は カーソルを左に動かし 通信速度度を下げることで 安定した接続が可能です ヒント : 周りの環境に注意し あなたの 自画 面 ( セルフビュー ) に余計なものが映ってい ないか確認してください 雑 音が 入らないよう なるべく静かな場所を選びましょう 通信速度度を変更更する場合は このバーを左右に動かしてください マイクやスピーカーが複数利利 用できる場合 お好みのものを指定します ( 例例. ヘッドセットを利利 用する場合など ) コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 7

9 設定が完了了したら をクリックします 接続前の確認画 面に戻ります 準備ができたら をクリックし て会議に接続します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 8

10 H.323 または SIP ビデオ端末からの参加 InViewUC は Polycom Cisco LifeSize Avaya 等 様々なメーカーの標準的な H.323 または SIP ビデオ会議端末をサポートいています ビデオ会議端末 用のアドレス情報を取得するには InViewUC ポータルから ボタンをクリックします 利利 用する端末を選択して アドレス情報を表 示します ビデオ会議端末のリモコンを使って アドレス情報を 入 力力し 接続ボタンを押して 会議に接続します VMR にピンコードを設定している場合は リモコンの DTMF キーパッドを使ってピ ンコードと # を 入 力力してください DTMF を有効にする 方法は 端末の操作ガイド を参照ください コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 9

11 1. リモコンでこのアド レス情報を 入 力力 2. 設定されている場 合はコード +# を 入 力力 マイクロソフト Skype for Business(Lync) からの接続 既存の Skype for Business を より多くの 方とのコラボレーションに利利 用しましょう (Lync のビデオ機能を有効にするには 御社の IT 管理理者に確認ください ) Skype for Business(Lync) 用の接続情報を表 示するには InViewUC ポータルから ボタンをクリックし Microsoft Lync オプションを選択します Lync アドレスをコピーし Lync クライアントのアドレスバーに貼り付けます ユーザーの上で右クリックし を押して会議に接続します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 10

12 Lync 会議のウインドウが表 示されます ピンコードの 入 力力を促すアナウンスが流流れる場合は をクリックしてキーパ ッドを表 示します 主催者から提供されたピンコードを 入 力力し 最後にを 入 力力します ヒント : 頻繁に利利 用する VMR であれば 連絡先に追加してください コンタクトを右ク リックし お好みのグループや よくやり取りする連絡先 として保存します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 11

13 電話からの参加 ( 音声接続 ) ビデオを使って会議に参加できなくても あきらめる必要はありません 音声接続として 電話から 音声のみで会議に参加しましょう 電話機からアクセス番号にダイアル アナウンスが流流れたら 会議室番号と # をプッシュ アクセス番号は ホーム画 面の をクリックすることで確認できます 利利 用可能なア クセス番号はプルダウンメニューから選択して表 示します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 12

14 スマートデバイスからの参加 外出や出張が多い 方やモバイルワーカーの 方は iphone や Android などのスマートフォンや ipad などのタブレットを活 用することができます Wi- Fi や 4G/3G ネットワークを利利 用して VMR( バーチャル会議室 ) に参加できます Apple ios 端末 無料料の Polycom RealPresence Mobile を App Store からダウンロードしてくださ い InViewUC ポータルのメニューから確認できる SIP アドレスを利利 用します アドレス情報を RealPresence Mobile に 入 力力し ダイアルを押して接続します SIP コールを有効にしてご利利 用ください Google Android 端末 無料料の Polycom RealPresence Mobile を Google Play からダウンロードしてくだ さい InViewUC ポータルのメニューから確認できる SIP アドレスを利利 用します アドレス情報を RealPresence Mobile に 入 力力し ダイアルを押して接続します SIP コールを有効にしてご利利 用ください コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 13

15 参加者によるブラウザーからの参加 ゲストの参加者は 招待状のアクセス情報を使って 簡単に会議に参加できます ブラウザーから参加するには 以下の 手順に従ってください - - 主催者からの招待状に記載のリンクをクリックするか ブラウザーに貼り付けます 名前を 入 力力します - をクリックして会議に接続します ブラウザーから初めて会議に接続する際は プラグインのダウンロードとインストールが求 められます 画 面の指 示に従ってインストールを 行行ってください 完了了後 プラグインを有 効にするため ブラウザーを更更新してください コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 14

16 InViewUC ポータルの操作 予約 通常 電話番号は 固定された番号を利利 用します 同様に VMR のアクセス情報も固定されたものを利利 用します アカウントが有効な限り アクセス情報は変わりません 参加者を招待するときも 電話番号を教えるかのように アクセス情報を連絡するだけなので 会議の招集が簡単です 予約は InViewUC ポータルの予約ツールを使っても アクセ情報を E- mail の署名に保存しておいて E- mail やカレンダーの招待状を使っても構いません InViewUC ポータルを利利 用した予約 InViewUC ポータルのホーム画 面から スケジュールタブをクリックします をクリックし 会議詳細フィールドに必要事項を 入 力力 します o o 会議名 日付 o 時間 ( 会議の開始時間 ) o o 会議の 長さ タイムゾーン o ゲストの追加 ( 招待したい参加者の E- mail アドレス ) o メッセージ ( 招待状に含めたいコメント ) コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 15

17 予約を完了了する前に会議詳細を確認してください を押し予約を完了了します システムから参加者に E- mail で招待状が送信されます 自動でアクセス情報が追加 されます 予約時に記 入した会議 名やコメント システムが 自動で追加 したアクセス情報 コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 16

18 カレンダー (ical) ファイルが添付され 参加者は 自分のカレンダーに会議詳細を保存 できます カレンダービューでは 今後予定されている会議を確認したり をクリックし て編集したりできます コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 17

19 Outlook を使った会議予約 Outlook やその他のカレンダー機能を利利 用して会議を予約することができます InViewUC ポータルのホーム画 面の右側にあるボタンをクリ ックします ポップアップウィンドウに記載の案内全 文のテキストをコピーします 本 文に詳細として貼り付けます 通常の会議招集と同じように Outlook で必要な情報を設定し参加者を追加します 確認の上 準備ができたら送信します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 18

20 会議操作 会議の開催中 会議ポータルから各種操作ができます 参加者の切切断 現在の参加者 一覧 音声のミュート / ミ ュート解除 ダイアルアウト ご 自 身のマイク スピーカー カメラのミュート / ミュート解除 録画の開始 会議ロッ ク 全回線の切切断 フルスクリーンモ ードで PC 画 面全 体を表 示 個別サイト ( 参加者 ) の 音声ミュート / ミュート解除 参加者の切切断 参加者 一覧の確認 会議の終了了 ( 全ての参加者の切切断 ) 録画の開始と終了了 会議ロック ( 接続中の参加者以外の接続を拒否 ) IP アドレスなどを利利 用したダイアルアウト ( 呼び出し ) コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 19

21 録画 録画の開始 会議の開催中 ボタンが表 示されます 会議を録画することで 会議の内容を 欠 席者と共有したり トレーニング教材として利利 用したり 会議後の内容確認に利利 用できます 録画データの 入 手 録画を停 止した後か 会議を終了了した後 InViewUC ポータルホーム画 面の記録タブをクリックします 会議の 長さにもよりますが システムが録画データを MP4 フォーマットに変換するまで しばらくお待ちください 録画データが表 示されたらダウンロードのアイコンをクリックして PC に保存 してください ヒント : 録画データの安全性を確保するため ファイルのダウンロードは InViewUC ポータルにログインできる主催者のみに許可されます 録画データは 30 日間保存されます 削除される前に 必要な録画データは 早めにダ ウンロードしてください コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 20

22 ピンコード 会議のセキュリティを 高めるため サービスの標準設定では ランダムな 4 桁の主催者ピ ンと参加者ピンが設定されます 会議参加時はピンコードの 入 力力が必要です サービスを初めて利利 用するユーザーでは 操作に慣れるまで ピンコードを削除して利利 用す ることもできます 様々なデバイスから VMR に参加する際 スムーズに接続が可能です 御社のセキュリティポリシーに合わせてご決定ください ピンコードはいつでも変更更 削除 追加が可能です 主催者ピン アカウントの不不正利利 用を防 止します 主催者が接続して会議を開始するまで 招待された参 加者は待合室 ( ロビー ) で待つことになり 会議は開催されません 参加者ピン 追加でセキュリティを 高める場合は 参加者ピンを設定し 参加者と共有します 正しい参 加者ピンを持っていない場合 会議に参加することができません サポート窓 口 コミュニクラウド InViewUC ヘルプデスク - support@communicloud.com 電話 をプッシュ ウェブ - support.communicloud.com Copyright 2016 CommuniCloud Japan Co., Ltd. All rights reserved. 個々の商標はそれぞれの権利利者に帰属します コミュニクラウド InViewUC ユーザーガイド 21