費用 時間概算集計表を Excel で作成する 表計算ソフト Excel を使用して費用 時間概算集計表を作成します 教科書 P.18~P.23 の内容を参考にして, 旅行の日程と費用の概算計画を行うための図表 図 A を作成し, 実際に表計算を行ってみることにしましょう 作成する図表 図 A 手順 1 各列のサイズを変更し図表の体裁を整えます 1 列 A と 列 B の間にカーソルをあわせ, カーソルの形が変化したところでドラッグして左に移動し, 列 A の幅を約 3.63 に設定します ドラッグして左方向に移動させ幅を約 3.63 に設定します 列サイズ変更終了後の図 1
2 列 B と 列 C の間にカーソルをあわせ, カーソルの形が変化したところでドラッグして右に移動し, 列 B の幅を約 26.38 に設定します 3 列 C の上でマウスをドラッグして右に移動し, 列 C, 列 D, 列 E の 3 列を一括選択します 一括選択ができたら, 列 C と 列 D の間にカーソルをあわせ, カーソルの形が変化したところでドラッグして右に移動し, 幅を約 9.88 に設定します この操作で 列 C, 列 D, 列 E すべての列の幅が一度に変更されます 列 C 上でドラッグし, 右にマウスを動かして 列 C から 列 E までの 3 列を一括選択します 一括選択完了後の図 列 C と 列 D の間にカーソルをあわせ, カーソルが変化したところでドラッグしてマウスを右へ動かし, 幅を約 9.88 に設定します 4 列 F と 列 F の間にカーソルをあわせ, カーソルの形が変化したところでドラッグして右に移動し, 列 F の幅を約 9.88 に設定します 操作 1,2,3,4 がすべて終了すると, 画面は 図 1-1 のようになります 図 1-1 2
手順 2 いくつかの セル を結合して必要なテキスト ( 文字 ) を入力します 1 セル A1 上でドラッグしてマウスを右へ移動し, セル A1 とセル B1 を範囲選択します セル A1 上をドラッグしてマウスを右へ移動し, セル A1 とセル B1 を範囲選択します 範囲選択後の図 2 操作 1で範囲選択が終わったら, 選択した領域上で右クリックし, メニューを開きます メニューが開いたら, その中から セルの書式設定 (F)... を選択してクリックします 選択した領域上で右クリックし, メニューを開きます 右クリックによって開くメニュー ( 右クリックメニュー ) セルの書式設定 (F)... を選択してクリックします 3 操作 2 後, セルの書式設定 ダイアログが開くので, 中央やや下側にある セルを結合する (M) という表示の左側にある四角の領域上をクリックして印を入れます 最後に OK ボタンをクリックしてください セルの書式設定 ダイアログ セルを結合する (M) という表示の左側にある四角の領域上をクリックして印を入れます 最後に OK ボタンをクリックします 3
操作 3 後,2 つのセル A1 と B1 は 2 つ分のサイズをもつひとつのセルに結合されました 結合後のセルは A1 という名称になります 今後の説明では, 結合されてできたセルは 結合セル A1 というふうに呼ぶようにします 4 キーボードの 全角 / 半角キー を押し,IME を日本語入力モードに切り替えます IME が日本語入力モードに切り替わると IME が 図 2-1 のようになります IME ツールバー 半角英数文字入力モード の状態 図 2-1 日本語入力モード の状態 5 操作 4 後, 結合セル A1 をクリックし, キーボードから 費用 時間概算集計表 と入力します 入力完了後, 画面は 図 2-2 のようになります 図 2-2 6 セル A2, セル B2 を範囲選択します 範囲選択できたら, ツールバー 上の セルを結合して中央揃え ボタンをクリックします ツールバー セルを結合して中央揃え ボタン この操作により選択したセル A2 と B2 は結合され 結合セル A2 となります セルを結合して中央揃え ボタンは先の操作 1~ 操作 3までの操作と同様に複数のセルを結合させる働きをと, 結合セルに入力された文字列を自動的に中央揃えする働きを併せ持ちます 4
7 キーボードの 半角 / 全角キー を押して 日本語入力モード にします 結合セル A2 をクリックして選択した後, 行程 と入力します 8 セル C2 をドラッグした後, マウスを右へ動かしてセル C2, D2, E2 の 3 つのセルを範囲選択します 範囲選択ができたら, ツールバー 上の セルを結合して中央揃え ボタンをクリックして選択した 3 つのセルを結合します 9 日本語入力モード にします 操作 8で結合した 結合セル C2 をクリックし, 費用( 円 ) と入力してください 10 セル F2 上でドラッグした後, マウスを下へ動かしてセル F2, F3 の 2 つのセルを範囲選択します 範囲選択できたら, 選択範囲上にマウスカーソルがある状態で右クリックし, メニューを表示します F2 上をドラッグしてマウスを下に動かし, F2, F3 の 2 つのセルを範囲選択します 選択範囲上にマウスカーソルがある状態でマウスを右クリックし, メニューを開きます 右クリックしたことで開くメニュー ( 右クリックメニュー ) 11 開いた右クリックメニューの中から セルの書式設定 (F)... を選択しクリックします セルの書式設定 (F)... を選択してクリックします 5
12 操作 11 後, セルの書式設定 ダイアログが開くので 配置 タブをクリックします 中央やや下よりにある セルを結合する (M) という表示の左側にある四角の領域上をクリックし, 印を入れます セルを結合する (M) の左にある四角の領域上をクリックし印を入れます セルの書式設定 ダイアログ 13 横位置(H): という表示の下にある 矢印ボタン をクリックします 一覧が表示されるのでその中から 中央揃え を選択してクリックします 同様に 縦位置 (V): も 中央揃え に設定します 最後に OK ボタンをクリックします 矢印ボタン 中央揃え を選択してクリックします OK ボタン 操作 12,13により選択した 2 つのセル F2 と F3 は結合され 結合セル F2 となります このようにセルは縦方向に結合することも可能です また, 横位置(H):, 縦位置(V): 共に 中央揃え に設定したことで, この 結合セル F2 に入力された文字列は自動的に縦位置, 横位置共にセルの中央に配置されるようになります 6
14 日本語入力モード に設定します 結合セル F2 をクリックして 時間( 分 ) と入力します ここまでの操作が完了すると画面は 図 2-3 のようになります 図 2-3 15 セル A12, B12, C12, D12 の 4 つのセルを範囲選択します 範囲選択が出来たら ツールバー 上の セルを結合して中央揃え ボタンを押し, 選択した 4 つのセルを結合します 同様に A13, B13, C13, D13 の 4 つのセルを結合します セル A12 上でドラッグし, マウスを右に移動させて A12, B12, C12, D12 の 4 つのセルを範囲選択します セルを結合して中央揃え ボタン 16 結合セル A12 をクリックします 日本語入力モード に設定し, 合計 と入力します 同様に 結合セル A13 をクリックし, 判定 と入力してください 操作 16 完了後, 画面は 図 2-4 のようになります 7
手順 3 各セルにテキスト ( 文字 ) を入力します 1 キーボードの 半角 / 全角キー を押し 半角英数入力モード に設定します セル A3 をクリックし No. と入力します 半角英数入力モード 時の IME ツールバーの状態 2 日本語入力モード に設定します 各セルに, 下に示すようにそれぞれテキスト ( 文字 ) を入力します B3 = 内容 C3 = 交通費 D3 = 入館料等 E3 = 食費等 B4 = 神戸ポートタワー入館 B5 = 三宮 ~ 梅田 B6 = 梅田 ~なんば B7 = 昼食 B8 = 軽食 B9 = なんば~ 梅田 B10 = 自然史博物館入館 B11 = 大阪 ~ 京都 E1 = グループ名 F1 = 自分の苗字 入力が完了すると画面は 図 3-1 のようになります 図 3-1 8
3 セル F1 をクリックし, ツールバー 上の 中央揃え ボタンをクリックし, 入力した文字列をセルの中央に配置します 中央揃え ボタン 中央揃え 完了後の図 4 セル B3 上をドラッグしてマウスを右に動かし, B3, C3, D3, E3 の 4 つのセルを範囲選択します 範囲選択が出来たら ツールバー 上の 中央揃え ボタンをクリックし, 各セルに入力された文字列をセルの中央に配置します 中央揃え ボタン セル B3 上をドラッグしてマウスを右方向に動かし, B3, C3, D3, E3 の 4 つのセルを範囲選択します ここまでの操作が完了すると画面は 図 3-2 のようになります 図 3-2 9
5 半角英数文字入力モード に設定します セル A4 から A11 までに 1 から 8 までの数字を順に入力します 入力する際, まず A4 に 1, A5 に 2 を入力した後, A4 と A5 の 2 つのセルを範囲選択して ドラッグポイント をドラッグし, A11 までマウスを移動させドラッグした指をマウスのボタンから離すと連続した数値を簡単に入力することが出来ます この機能を オートフィル機能 と呼びます セル A4 に 1, A5 に 2 を入力します ドラッグポイント ドラッグポイント 上をドラッグしてセル A11 上までマウスを移動し, その位置でドラッグしている指をマウスから離します 操作 5 が完了すると画面は 図 3-3 のようになります 図 3-3 10
手順 4 罫線を引き図表の外観を整える 1 セル A2 上でドラッグし, マウスを斜め右下方向へ動かし, セル F13 までを範囲選択します 範囲選択後の画面は 図 4-1 のようになります 図 4-1 2 ツールバー 上の 罫線 ボタンの右側にある 矢印ボタン をクリックします メニューが開くのでその中から 格子 ボタンを選択してクリックします 罫線 ボタン 矢印ボタン 矢印ボタン をクリックすることで開くメニュー 格子 ボタン 操作 2 が終わると画面は 図 4-2 のようになります 図 4-2 11
3 結合セル A2 から 結合セル F2 までを範囲選択します 範囲選択後, ツールバー 上の 罫線 ボタンの右横の 矢印ボタン をクリックし, 開いたメニュー内から 外枠太罫線 ボタンをクリックします 罫線 ボタンをクリックすることで開くメニュー 外枠太罫線 4 結合セル A2 から B11 までを範囲選択し, 外枠太罫線 ボタンをクリックします 5 結合セル A2 から F13 までを範囲選択し, 外枠太罫線 ボタンをクリックします ここまでの操作が完了すると画面は 図 4-3 のようになります 図 4-3 12
手順 5 作成した図表に数値を入力します 1 半角英数入力モード に設定します 各セルに, 下に示すようにそれぞれテキスト ( 文字 ) を入力します D4 =500 C5 =310 C6 =200 E7 =2500 E8 =300 C9 =200 D10 =300 C11 =540 F4 =180 F5 =30 F6 =30 F7 =60 F8 =80 F9 =30 F10 =30 F11 =60 ここまでの操作が終わると画面は 図 5-1 のようになります 図 5-1 13
手順 6 関数を設定して表計算を実行する 表計算ソフトウェアでは, 作成した図表の中に 関数 とよばれる計算式を設定することで, 例えば, あるセルからあるセルまで, 指定した範囲の 合計値を求める, 平均値を求める などの機能を実行することが出来るようになります この 関数 を使用することにより, 従来の, 紙面に手書きで計算をする場合と比べて, 特に計算の 速度 と 正確さ の点で効率を飛躍的に向上させることが可能になり, 収集した情報の整理を効果的に実行することが出来るようになります セル E12 に, C4 から E10 までに入力された費用合計値を求める関数を設定する 1 セル E12 をクリックします ( E12 を カレントセル に指定します ) 2 数式バー 上をクリックし, カーソルを 数式バー 内に移します 数式バー カーソル 3 半角英数入力モード に設定します その後 数式バー に =SUM(C4:E11) と入力してください 入力完了後キーボードの Enter キーを押します =SUM(C4:E10) は C4 から E11 までのセルに入力された数値をすべて合計し, その合計値を表示する という意味になります SUM というのは合計値を求めるための 関数 で, SUM 関数と呼ばれます =SUM(p1:p2) というように表記し, 合計値を求める範囲の始まりになるセルの セル番号 を p1 に, 範囲の終わりになるセルの セル番号 を p2 に指定します 尚, このように計算式 ( 関数 ) を 数値バー に入力する際には必ずはじめに = を入力することを忘れないでください 14
操作 3 正常に完了していると画面は 図 6-1 のようになり, セル E12 には C4 から E10 までのセルに入力された数値の全合計値が自動的に計算され, 表示されます 図 6-1 セル F12 に, F4 から F11 までに入力された費用合計値を求める関数を設定する 1 半角英数入力モード に設定します その後 数式バー に =SUM(F4:F11) と入力してください 入力完了後キーボードの Enter キーを押します 正常に入力が完了していれば画面は 図 6-2 のようになり, セル F12 には F4 から F11 までのセルに入力された数値の全合計値が自動的に計算され, 表示されます 図 6-2 15
合計値が想定した条件にあてはまるかどうかを判定する関数を E13 設定する 1 半角英数入力モード に設定します 数式バー に =IF(E12<=5000,, ) と入力してください 入力後キーボードの Enter キーを押します =IF(E12<=5000,, ) は, セル E12 の値が 5000 以下ならば を表示し, そうでなければ を表示する という条件分岐の意味を表しており, この条件分岐に用いる 関数 を IF 関数 と呼びます IF 関数 は =IF(p1, p2, p3 ) というように表記し, 条件を p1 に, 条件にあてはまる ( 条件が真である ) 場合に表示する文字列を p2 に, 条件にあてはまらない ( 条件が偽である ) 場合に表示する文字列を p3 に入力します 操作 1が正常に完了していると画面は 図 6-3 のようになり, セル E13 には E12 の値に応じて もしくは が自動的に入力されるようになります ( 本書の手順どおりに作業を進めている場合は E13 に が表示されます ) 図 6-3 16
合計値が想定した条件にあてはまるかどうかを判定する関数を F13 設定する 1 半角英数入力モード に設定します 数式バー に =IF(F12<=480,, ) と入力してください 入力後キーボードの Enter キーを押します 操作が正常に完了すれば画面は 図 6-4 のようになり, セル F13 には F12 の値に応じて もしくは が自動的に入力されるようになります ( 本書の手順どおりに作業を進めている場合は E13 に が表示されます ) 図 6-4 17