情報共有システムの活用による業務効率化建設現場における情報セキュリティ -1-
情報共有システムとは 発注者工事事務所 総括監督員 主任監督員 監督員 受発注者ともにインターネット経由で情報共有 ASP サーバーにアクセスし工事書類の決裁処理を行う またスケジュールや掲示板 データファイルなどの情報共有を行い業務効率化を実現する ASP: アプリケーションサービスプロバイダ 受注者現場作業所 情報共有 ASP サーバー 外部 IDC 決裁ルート却下されると差し戻される 現場代理人 監理技術者 現場技術者 作業所内サーバーバックアップ用 HDD ( 文書 図面 写真データ保管 ) 文書管理ソフトや写真管理ソフトを利用して所内共有データにアクセス -2-
情報共有システムの主な機能 掲示板機能 発注者から全現場へ共通して伝える情報等を掲載 スケジュール管理機能 発議書類作成機能ワークフロー機能 書類管理機能 立会等の予定の調整等 書類の作成と 承認行為等 承認された書類の管理 提示 提出書類の共有等 電子検査支援機能 電子検査の支援等 電子成果品作成支援機能 ワンデーレスポンス支援機能 電子納品要領に従ってデータの吐き出しなど ワークフローの補足的機能 -3-
スケジュール機能 受発注者が相互にスケジュールを入力し一括管理 スケジュール一覧を使って発注者 ( 監督職員 担当技術者 ) 及び受注者 ( 現場代理人 監理技術者等 ) それぞれのスケジュールを一括管理 施工業者が増えた場合は 監督職員は出張所単位で各工事のスケジュールも一度に確認できる -4-
スケジュール機能の操作方法と活用事例 事例 立会スケジュールの調整バナー予定の活用 ( 週間工程表 ) 休日作業の連絡月間作業報告 -5-
掲示板機能 ファイル管理機能 受発注者間の情報のやりとりや大容量ファイルの受け渡しが可能 掲示板機能やファイル管理機能を利用して受発注者間での情報のやりとりや CAD 図面等大容量ファイルのデータの受け渡しなどで行う事ができる -6-
掲示板機能の操作方法と活用事例 事例 事務所ならびに出張所からの伝達事項の確認写真や動画による作業完了及び点検結果報告 -7-
ファイル管理機能の操作方法と活用事例 事例 図面ファイル 設計調査ファイルの受け渡し -8-
個人フォルダ ( メッセージ機能 ) 1 ファイル 100MB までのファイルを添付してメール送付可能 ASP を利用しているメンバーに対してメール送付可能 -9-
書類決裁機能 1 自分のフォルダを選択 2 文書を確認捺印 コメント書き込み 3 承認 or 却下ボタンをクリックし次の人へ回覧 << 次の回覧者の選択画面 >> 1 決裁待ち箱の文書を取る 2 捺印 コメント記入 3 次の人へ回覧という 今までとおりの作業をWeb 上で実施 柔軟な運用が可能で なお且つ現場の負担を軽減します!! << 一覧画面 >> -10-
文書決裁機能の操作方法と留意点 ファイル名称の変更 20130617 について のような名称に変更しておいたほうがよい 操作ログの閲覧 回覧履歴が確認できる -11-
DocuWorksの活用 DocuWorksの基本的操作 ( 束ね ばらし 並替 ) DocuWorksバインダーの利用ページ番号の付与ページの加工 ( データの圧縮方法 ) リンクフォルダ現場用アノテーション http://www.genbasupport.com/faq/gcloud_fileflow/faq_20120510_01.html DocuWorks すぐに役立つテクニック! http://www.fujixerox.co.jp/support/howto/dw/ 岡山 DocuWorks 倶楽部 http://www.fujixerox.co.jp/okx/product/event/dw/ index.html -12-
電子納品 ( 工事関係書類の区分 ) 国土交通省九州地方整備局 平成 22 年度工事における業務効率化の取り組み より抜粋 http://www.qsr.mlit.go.jp/hinkaku/kosyu/1-2.pdf -13-
電子納品 ( フォルダ構成 ) 東京建設業協会 建設 IT 読本 2011 より抜粋 http://token.or.jp/book/pdf/book110411.pdf -14-
電子納品 ( 運用の流れ ) 2010.10 ( 社 ) 日本土木工業協会公共工事委員会 CALS/EC 部会資料より抜粋 -15-
電子検査 ( データ作成テクニック ) 情報共有サーバーから承認済み書類を フォルダ構成ごと一括ダウンロード DocuWorksのリンクフォルダ機能にてリンクし検査データとして活用します 書類名称の変更などの準備なども必要です プレビュー機能で工事書類の内容を確認 ダウンロード ファイル名をクリック 工事打合せ簿一覧として利用 リンクフォルダ -16-
電子検査 ( 留意点と事例紹介 ) 検査時にすばやく対応できるような工夫が必要 DocuWorksデスクの一覧 & プレビュー機能 DocuWorksからのリンク ( アノテーションリンク ) EXCEL のハイパーリンク 工事写真帳の DocuWorks 化 -17-
事例 : サイボウズ Office 各種ツールの利用 サイボウズ Office リマインダー サイボウズ Office ファイルナビ サイボウズ Office の情報をデスクトップ上で通知するクライアント用アプリケーションです サイボウズ Office を起動していなくても 新着情報や予定の開始時間をポップアップで通知します http://products.cybozu.co.jp/office/ver9/dow nload/#reminder 複数のファイルを サイボウズ Office ファイル管理へ一度にアップロードできるクライアント用アプリケーションです デジカメ画像や膨大な会議書類などをドラッグ & ドロップによる操作で目的のフォルダへファイルを登録できます http://products.cybozu.co.jp/office/ver 9/download/#filenavi -18-
事例 : タブレット端末 スマートフォンの活用 タブレット端末やスマートフォンにて情報共有システムを活用する ( アプリの利用 ) https://www.cybozu.com/jp/service/kunai/ -19-
受発注者コミュニティサイト ( 遠賀川河川版 ) 発注者工事事務所 監督職員 事務所 施工業務効率化のための情報を共有 事務所からの情報の提供 ( 掲示板機能 ) 受発注者間情報共有システム 情報共有 ASP サーバー 外部 IDC 受発注者コミュニティサイト 施工業務効率化のための情報を共有事務所からの情報入手 ( 掲示板機能 ) 現場作業所 施工業者 現場代理人 監理技術者 お問い合わせ窓口 : 増田 (m.masuda@genbasupport.com) / 村井 (m.murai@genbasupport.com ) -20-
建設現場における情報セキュリティ 建設現場における情報セキュリティガイドライン ( 第 1 版 ) http://www.nikkenren.com/kenchiku/bcs_it/report/security/index.html 情報漏えい防止徹底のお願い パンフレット 協力会社のみなさんへ ~ 情報漏えい防止徹底のお願い ~ 情報管理も大事な仕事の一つです http://www.nikkenren.com/kenchiku/bcs_it/report/security/index2.html 建設現場における情報セキュリティガイドライン 元請会社編 / 協力会社編 http://www.nikkenren.com/kenchiku/bcs_it/report/security/index3.html 情報漏えい防止徹底のお願い ~ 教育用ツール 動画 ~ http://www.nikkenren.com/kenchiku/bcs_it/report/security_movie/index2.html 出典 : 日本建設業連合会 (http://www.nikkenren.com/) 建設 IT 読本 http://www.token.or.jp/book/book110411.html 出典 : 東京建設業協会 (http://www.token.or.jp/) 中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン http://www.ipa.go.jp/security/fy20/reports/sme-guide/index.html 出典 : 独立行政法人情報処理推進機構 (http://www.ipa.go.jp/index.html) -21-