第 11 回テレワーク ミニセミナー 今だからこそ! 震災時のテレワーク ( 在宅勤務 ) 実施方法 Flexible Work, Flexible Business, Flexible Life. 株式会社テレワークマネジメント
社員を守り 会社を強くする震災時のテレワーク入門 2
在宅勤務導入企業の目的 2009 年 19% がテレワークを導入総務省 通信利用動向調査 社員のワークライフバランス 目的 人材確保 業務の効率向上 + 危機管理対策 2009 年のパンデミックで注目されたが まだサブ的な扱いだった 3
テレワークの定義と目標 テレワーカーとは IT を活用して 場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を ( 週 8 時間 ) 以上する人 テレワーク テレワーク 出張先 週 8 時間以上 自宅 週 8 時間以上 内閣府 仕事と生活の調和 ( ワーク ライフ バランス ) の推進 政府の目標 内閣府 男女共同参画基本計画 在宅型テレワーカーを 700 万人に 経産省 産業競争力部会産業構造ビジョン 2010 IT 戦略本部 新たな情報通信技術戦略工程表 総務省 新しい成長戦略 - 原口ビジョン II- 4
東北関東大震災 2011 年 3 月 11 日金曜日午後 2 時 46 分東北太平洋沖地震発生 帰宅困難者 20000 人超え 3 月 14 日月曜日電車ストップ 計画停電の開始 日経新聞より 福島原子力発電所の放射線漏れの危険 買い占め 品不足 生活も事業継続もままならない 5
今回の震災における在宅勤務の状況 電車の運休 計画停電を受けて 在宅勤務 を実施する企業が続出 MSN サンケイニュース 節電対策として 3 月 14 日 ( 月 ) より 本社社員 700 人の自宅勤務を推奨 6
ワイズスタッフとテレワークマネジメント 地震発生時点 ネットメンバー 140 名 ( 海外含む ) 北見オフィス (6 名 ) ワイズスタッフ 5 名 ( 在宅勤務 2 名 ) テレワークマネジメント 1 名 韓国 東京オフィス (4 名 ) テレワークマネジメント 1 名 ( 在宅勤務 2 名 / 休み 1 名 ) 奈良オフィス (5 名 ) ワイズスタッフ 3 名 ( 在宅勤務 1 名 ) テレワークマネジメント 1 名 7
ワイズスタッフとテレワークマネジメント 地震発生時点 ネットメンバー 140 名 ( 海外含む ) 北見オフィス 0 名 ライブ配信中 日本在住スタッフ安全確認済 韓国 東京オフィス 0 名 奈良オフィス 0 名 本日 全員 在宅勤務です 全員 いつもどおり仕事をしています! 北海道や奈良も在宅勤務にした理由 社員と その家族が安心できるように 全社員在宅勤務 を本当に実施するため 8
とはいえ 朝起きたら 在宅勤務 になりました 家で仕事ができますか? 実質 自宅待機 状態になりませんか? でも そんな状況が続くと 会社の事業継続はできません 在宅勤務をしっかりできる企業こそ これからの社会を生き残れるのです 9
会社が強くなる テレワーク ( 在宅勤務 ) とは? テレワークでは仕事が限られる 資料作成 翻訳 データ分析 発想の転換 在宅でできる仕事をつくろう テレワークでも可能なほど社内業務を IT 化する 生産性向上 フリーアドレス ペーパーレス ネットワーク化 = ネットオフィス化 有能な人材の確保 人材流出の防止 オフィス経費の軽減 社内全業務の効率化 さらに いつもの仕事が在宅でもできる 災害時の危機管理 人材の有効配置 社員のメンタルヘルス対策 10
従来型とネットオフィス型テレワークの比較 ( 雇用型テレワーク ) 従来型テレワーク 通常業務は事務所でしかできないので 持ち帰りやすい業務のみテレワーク 業務を切り分けてテレワーク テレワーク テレワーク 出張 自宅 ネットオフィス型テレワーク 自宅でも 出張先でも 事務所でも どこにいても通常業務ができるので テレワークでも生産性が低下しない テレワーク可能なほど業務を IT 化 出張 テレワーク 自宅 テレワーク 接客 対面業務などは除きます 11
テレワークを進化させる テレワークマネジメント より長く 長期テレワーク 短期テレワーク 週 3 回テレワーク 週 1 回テレワーク テレワーク社内制度の整備 テレワーク業務率の向上 テレワークマネジメント テレワーカーの教育 育成 テレワーク環境の構築 生産性向上 ネットオフィス ビジネスプロセス リエンジニアリング (BPR) 育児 介護のみ 職種限定 希望者 ( 要選定 ) より広く 限られた対象 尐ない日数からのテレワーク導入でも 方向性をもって テレワークマネジメントを導入することが重要 12
ネットオフィス型テレワークに必要な IT システム テレワークを実現するためには セキュリティのあるネットワーク上で 可能な限り オフィス環境を構築 ( 再現 ) することにある 通常連絡 スケジュールボード伝言メモワークフロー チーム業務を円滑に進めるためのオフィス環境 チーム業務のコミュニケーション 相談 連絡 報告 リアルタイムコミュニケーション TV 会議システムメッセンジャー (Skype 等 ) IP 電話 決済 グループウェア 社員管理 タイムカード時間管理業務評価 議論 ほう ( 報告 ) れん ( 連絡 ) そう ( 相談 ) 指示 情報共有 キャビネット業務資料回覧資料 セキュリティのあるネットワーク基盤 13
無料ツールを活用して 今すぐ在宅勤務をする方法 14
今 すぐに 在宅勤務を実現するポイント 部署単位で連絡できるメール環境顔を見ながら話ができるWeb 会議システムデータを共有できる ファイルキャビネットスケジュールを共有できるグループウェア ( 情報がもれないセキュリティ環境 ) 15
チームで連絡して 記録が残せるメール 最も簡単なのは メーリングリストを使う方法です ポイントは タイトルの工夫 16
チーム業務におけるコミュニケーションツール例 ( 使いやすい ) メールをベースにしたチームで仕事をするためのコミュニケーションツール Pro. メール 通常メールとプロジェクトを同時処理 業務の流れをツリー形式で表示 折りたたみ 展開も自由 メール感覚で使いやすい プロジェクトごとに情報を管理 すべての業務のやりとりを一元管理 弊社では 140 名のテレワーカーによる 60 以上のプロジェクトを運営 詳細な設定 カスタマイズが可能 高度な業務を数多く受注 売り上げの増加 特許番号 情報処理推進機構 (IPA) 2007 年度 中小 IT ベンチャー支援事業 特許第 3363144 号 発明の名称 通信システム及びコミュニケーション支援方法 17
タイトルのルールを統一するだけで 誰から誰へ本文の主旨 田中 > 佐藤 打ち合わせ報告書の作成 佐藤さんから田中さんへ プロジェクトの報告書作成を指示するメールであることがわかります Re: Re: 田中 > 佐藤 打合報告書の作成 佐藤さんと田中さんの間で 特に問題なく話がすすんでいることがわかります Re: 佐藤 > 田中 来週作業 / 打合報告書の作成 佐藤さんが田中さんに 来週作業 になることを伝えていることがわかります Re: 佐藤 > 山田 グラフ作成 / 打合報告書の作成 佐藤さんから山田さんへ グラフ作成を依頼 上記のようにツリーになるのは Pro. メールの仕様です 設定を工夫すれば通常のメーラーでも可能です 18
田澤の仕事用 Pro. メールを 19
田澤の仕事用 Pro. メールを 20
顔を見ながら話ができる Web 会議システム 想像するより 簡単に会議を開催できます V-CUBE ビジネス版月々 5.99(VAT 込み 6.89) から 5.99 ユーロ = 665.007209 円 スカイプグループビデオ 21
データを共有できるファイルキャビネット ドロップボックス サイボウズ LIVE 22
スケジュールも共有できるグループウェア ワイズスタッフでは 計画停電の時間も管理しています 23
在宅勤務は 難しいことではありません いつでも どこでも 仕事ができるようにするには どうすればいいのだろう ということを いつも考えながら 毎日の仕事を効率よくできるようにすればいいのです 制度とか セキュリティとか 難しいことは 後からでも なんとかなります ぜひ 働く人と 会社のために テレワークを 24