Lesson ３ 表の編集とレイアウト １ 列の調整 表の編集は データを入力した表のセルの幅や高さを変更したり 文字に色を付けて強調したり 書式を設定して表を見やすく することです 先週作成した表を使って表の体裁を整えていく具体的な操作を覚えます 1.1 列の幅の調整 入力したデータの幅に合わせてセルの列幅は変更することができます 文字数が多いためにセルに表示しきれないときなどは セルの列幅を変更して全体が表示されるようにします 1.1.1 列幅の手動調整 A 列の列幅 図 1 を 商品 ID の文字に合わせるために 手動 で狭くします 列番号 A の右側境界線をポイントして マウスポインタの形が になったことを確認します 図 1 図 2 右側境界線を 幅:1.50cm になるまで左へドラッ グ 図 2 します 幅の表示が消えたときはポインタを左右に動かす と再び表示されます 列幅の手動調整はマウスから 指を離すときに動いて中々 幅:1.50cm になりま せん 1
1.1.2 列幅の自動調整 B 列の列幅を 商品名 の文字に合わて自動調整します 列番号 B の右側境界線をポイントして マウスポインタの形が 図 3 になったことを確認します その状態でダブルクリックするとデータに合わせて列幅が自動調整 図 4 され ます 図 3 図 4 1.1.3 列幅の自動調整時の注意 セル幅の自動調整は 指定した列の中で最も文字量の多いデータに合わせて幅が調整されます A 列で自動調整すると セル A1 の一番長い文字列 商品別売上げ報告書 図 5 に合わせて列幅が広がってしまいます 図 5 広がるのを試した場合は 元に戻すボタンで元の状態へ戻してください 1.1.4 複数の列幅調整 列幅 C:F を自動調整します 列番号 C:F をドラッグで選択し F 列の右側境界線をポイントします マウスポインタの形が 図 6 になったときにダブルクリックするとデータに合わせて列幅が自動調整されます 選択を解除して C:F 列の列 幅 図 7 の状態を確認します 図 6 図 7 2
1.1.5 一部の列幅を一定幅に調整 自動調整された列幅 図 7 はデータ量の関係で狭いところは窮屈そうに見えます 列番号 B:F までの列幅を 1.80 セン チ の同一幅にします 列番号 B:F をドラッグで選択し 書式 メニューの 列 をポイントしてサブメニューから 幅 図 8 をクリック します 表示された 列幅 のダイアログボックス 図 9 で 幅の数字 1.50 センチ を選択 図 10 して 1.80 センチ 図 11 と書き換えて OK をクリックします 列番号 B:F が同じ列幅 図 12 になりました 図 8 図 9 図 10 図 11 図 12 3
２ 行の調整 セルの行の高さは入力したデータの大きさに合わせて自動的に変化しますが 表を見やすくするため手動で高さを変えることが あります 商品別売上げ報告書というタイトルのフォントサイズを調整します タイトルが入力されているセル A1 をクリック して ファンクションバーでフォントサイズを 20 ポイント 図13 にすると セル A2 の行の高さが最適な高さまで自動的 図14 に広がります 図13 図14 手動で調整する場合は 行の上側又は下側の境界線をポイントし マウスポ イ ン タ の 形 が になった 図15 ことを確認して上又は下へドラッグ 図16 します 図 15 図 16 また 1.1.5 一部の列幅を一定幅に調整 で説明したように 書式 メニューの 行 をポイントして 高さ をクリック し 表示されたダイアログボックスで 詳細設定の高さを希望数値に設定することで行の高さに調整することもできます 文字の大きさにより行の高さが変化することを確認したあとは 元に戻す ボタンで MS Pゴシック の 10 ポイント 図 13 に戻しておきましょう 4
３ タイトルなどの調整 3.1 タイトルのフォント セル A1 をポイントすると MS Pゴシック の 10 ポイント 図17 になっています これを MS 明朝 フォントサ イズは 20 ポイントで 太文字 図18 に変更します フォント名のボックスで MS 明朝 を フォントサイズのボックスで 20 ポイントを選び 太文字ボタンをクリックします 図17 3.2 図18 項目名のフォント セル A4 F5 図 19 をドラッグで選択し 太文字 ボタンと 左右中央揃え ボタン 図 20 をクリックします 図19 図20 5
3.3 データの配置変更 図21 セル A1 F1 をドラッグして選択 図 21 すると セル A E の間には境界線が 薄く見えています ファンクションバーにある セルの結合 ボタン 図 22 をクリックします 図23 続いて 左右中央揃え 図 23 ボタンを クリックして タイトルをセルの中央に配置し ます セル A4 E2 は結合 図 24 してひと つのセル A1 になり 各セルの左右にあった境界線は消えました 3.4 図22 図24 合計欄の追加調整 合計という項目名をセル A21 に入力します セル B21 D21 までは縦の合計値を入れる必要がないのでセルを結合して見 やすくします セル A21 D21 までをドラッグ 図25 して選択し ファンクションバーにある セルの結合 ボタン 図 26 をクリックします 合計という文字データを入力してからセルの結合を行っても文字データは消えません 図25 図26 つぎに 太文字 にして 中央揃え 図 27 にし 上書き保存します 図27 6
４ 表のレイアウト調整 4.1 日付の表示変更 セル E3 には日付 4月28日 が入力されています このデータをもっとわかりやすくするために 2005/04/28 という表示 に改めます セル F3 を選択 図28 し メニューバーの 書式 から セル をクリックして セルの書式設定ダイアログ ボックス 図29 を表示させます 図28 図29 表示されたセルの書式設定ダイアログボックス で 数 タブの分類で 日付 を 書式では 1999/12/31 を選択します 1999/12/31 と いう書式は 西暦の年を四桁で表示せよという指 示です 中央右のボックスで 選択した書式でセ ル に表示される形式 2005/05/14 を確認して OK をクリックします 7
OK ボタンを押すとセル F4 には ### という表示が現れ 年が加わった分だけデータ量が多くなりセルに表示できない ことを表しています セル F4 の右側境界線をポイントし マウスポインタの形が になったことを確認 図30 して ダブルクリックします セル F4 は自動調整されて日付のデータが表示 図31 できるように広がりました 図 30 4.2 図 31 桁区切りの表示 セル E21 とセル F5 F21 までの数字は三桁以上のため 桁区切りを入れて読みやすくします セル E5 F21 までをド ラッグ 図32 で選択します オブジェクトバーの 数の書式 通貨 図33 ボタンをクリックすると 桁区切りのカンマ と マーク 図34 が入りました 図32 図33 図34 表内に マークがあると数字が読みにくいので 元に戻すボタンをクリックして変更前の状態 図 32 へ戻します 8
メニューバーの 書式 から セル をクリックしてセルの書式設定ダイアログボックス 図35 を表示させます 数 タ ブをクリックし 分類 は 数値 書式 は -1,234 を選択し 右下のボックスで 332,045 と合計額桁区切り表示と オプションの 千単位の桁区切り のチェックを確認して OK で閉じると すっきりした表 図36 になります 図35 9 図36
５ 罫線を引く ワークシート上の枠線 灰色の線 は印刷されないので 罫線を引くと印刷したときに表が見やすくなります 表の部分に当たる セル A4 E21 をドラッグ 図 37 し オブジェクトバーの 外枠 ボタンをクリックして表示された 外枠 のダイアログボッ クス 図 38 で右下隅の 田 をクリックします 表全体に罫線が入り 図 39 見やすくなりました 図 37 図 38 図 39 10
６ セルと文字の着色 タイトル文字の 商品別売上報告書 に 明るい青 色を付けます セル A1 をアクティブにし 書式設定バーの フォン トの色 ボタンをクリックしてダイアログボックスを表示させ 明るい青 図 40 をクリックします 他のセルをクリック して選択を解除すると 背景色がついた状態を確認できます 図40 表のセル A4 F4 に 黄色 の色を付けます セル A4 F4 をドラッグしてから書式設定バーの 背景 ボタンをクリッ クし 表示された 背景 のダイアログボックスで 黄色 図 41 をクリックします 他のセルをクリックして選択を解除す ると 背景色がついた状態を確認できます 図 41 11
表をもっと見やすくするため 商品行の一行おきに色をつけます まず セル A6:F6 をドラッグで選択し Ctrlキーを押しながら セ ル A8:F8 セル A10:F10 セル A12:F12 セル A14:F14 セル A16:F16 セル A18:F18 セル A20:F20 の順にドラッグ で選択 図42 します 書式設定バーの 背景色 ボタンをクリックし て 背景 のダイアログボックスを表示させ 灰色20% 図43 を クリックします 他のセルをクリックして選択を解除する 図44 と 背景色がついた状態を確認できます 図43 図44 表を 上書き保存 します 12 図42
７ 見やすい表への調整 図45 7.1 図46 フォントの統一 ワークシート全体のフォントを 等幅フォントの MS 明朝 に統 一します ワークシートの列番地 A と行番地 1 の交点に当たる 何も表示がない部分 図45 をクリックします ワークシートの全体 が選択され すべてのセルは反転して真っ黒になります フォント名のボックスを開いて MS 明朝 図46 を選択すると ワークシート内の文字はすべて MS 明朝 になります 7.2 項目名の追加調整 図47 二文字の項目名の文字の間に一文字分の スペースを入れて 三文字の項目名と同一 の幅に広げます セル C4 をアクティブ にし 数式バーに表示された 産地 の中間に一文字分のスペース 図47 を入れます 同様の方法で 単価 数量 金額 の間 にも一文字分のスペースを入れます セル A21 の 合計 の文字は セルを結合したため広くなっ ているので中間に 5文字 分のスペースを入れます 7.3 中央揃えの追加調整 A列の 商品ID B列の 商品名 C列の 産地 内のデータ は 左揃え になっています これらのデータを中央揃えにすると もっと見やすくなります セル A5:D20 をドラッグで選択し 左右中央揃え 図48 ボタンをクリックします 13 図48
7.4 セルの追加調整 図49 図50 項目名の はっかく の く の右側に赤い三角マーク 図49 がついている場合があります 四文字のデータを表示するにはセル の幅が狭すぎることを表しています このような場合は 右側境界 線をポイントしダブルクリックするとセルの幅は自動調整されます 図51 7.5 データの追加調整 商品名と単価をみると推測はつきますが もっ とわかりやすくするためにタイトルの 商品別売 上報告書 を ネタ別売上報告書 に修正します セル A1 をアクティブにして 数式バーに表示 された文字を修正し 左側緑色のチェックマーク をクリックします 商品名の最大文字数は四文字です 三文字や二 文字のネタ名の間に半角スペースを入れて文字の 間隔を調整すると 統一のとれた 図51 感じに なります 全角スペースは利用しないのがコツで す ８ ブックの保存 上書き保存をしてソフトウエアを終了します ウイ ンドウの右上隅にあるソフトを 閉じる ボタンをクリックするとWindows の基本画面になります 寿司ネタの産地と単価はフィクションであり 実際の産地と回転寿司店で提供されている単価とは異なる場合があります 14