カイゼンニュース 2012.11.NO32 皆 さん こんにちは 街 を 歩 くと きんもくせい( 金 木 犀 ) のオレンジ 色 の 花 が 咲 いています ご 存 知 の 方 も 多 いと 思 いますが 花 言 葉 は 謙 そん で 素 晴 らしい 甘 い 芳 香 に 比 べて 意 外 と 地 味 な 花 だからといった 説 があります 秋 といえば 季 節 をイメージする 言 葉 として 忘 れてはならないものに 読 書 があります 最 近 みなさんは 読 書 をしていますか? 読 んでいない 方 も 多 いのではないでしょうか 理 由 は 忙 しいから 読 む 時 間 がない! ですね 毎 日 の 仕 事 に 追 われると 余 分 な 時 間 を 作 るのは 確 か に 難 しいと 思 います でも 超 多 忙 であっても たくさんの 本 を 読 んでいる 人 にお 聞 きしてみると いくつかの 共 通 点 がありました <すぐにまねできる 忙 しい 人 の 読 書 術 > 仕 事 と 関 係 のない 本 を 選 ぶ 実 は 大 きなヒントが 隠 れていることがある いつもバッグに 本 を 数 冊 もっている 電 車 の 待 ち 時 間 たとえ5 分 でも 読 書 する 時 間 を 作 りだしている 以 前 に 読 んだ 本 を 改 めて 読 み 直 す 読 む 年 齢 や 環 境 によって 新 たな 発 見 がある 皆 さんも 読 書 をはじめてみてはいかがでしょうか 発 表 します! 月 イチ 改 善 11 月 のテーマ 7 つのムダ 今 月 は 個 人 や 職 場 単 位 で 簡 単 にチェックでき すぐに 改 善 できる 7つのムダ を 取 り 上 げてみました この 7つのムダ は 自 動 車 メーカーのボディを 主 に 製 造 している 国 内 工 場 で 実 践 され ているものを 私 たちが 取 組 みやすいようにアレンジしたものです どんな 場 面 が 想 定 されるのか チェックしてみましょう < 無 意 識 にやっていませんか! 7つのムダ> 1 造 りすぎのムダ お 客 様 が 要 らないのに 余 分 に 造 り 過 ぎていませんか? 2 在 庫 のムダ 不 要 な 在 庫 がたくさん 眠 っていませんか? 3 手 待 ちのムダ 前 の 人 が 終 わるまで 待 っていませんか? 4 動 作 のムダ 背 伸 びして 物 を 取 っていませんか? 5 運 搬 のムダ 1 回 で 運 べるところ 2 回 に 分 けて 運 んでいませんか? 6 不 良 を 造 るムダ 人 のミス( 作 成 ミス チェック 不 足 )で 紙 を 捨 てていませんか? 7 加 工 そのもののムダ 毎 回 手 書 きしていませんか?
報 告 してください 10 月 の 月 イチ 改 善 コンプライアンス ミーティングの 実 施 10 月 の 取 り 組 みについて 入 力 をお 願 いいたします < 方 法 > 様 式 格 納 場 所 \\Safi001\WK01100 行 財 政 改 革 推 進 本 部 月 イチ 改 善 ファイル 名 H24 月 イチ 改 善 報 告 書.xls 報 告 期 限 平 成 24 年 11 月 21 日 ( 水 ) 各 課 で 入 力 してください 4 月 分 から WK のフォルダを 使 用 しています サポーター30 名 を 決 定 しました 第 3 回 カイゼンさいたマッチ 及 び 第 7 回 全 国 都 市 改 善 改 革 実 践 事 例 発 表 会 を 全 職 員 で 盛 り 上 げるためのサポーターは 30 名 の 職 員 から 応 募 がありました 今 後 の 活 動 では サポーター 全 員 が 一 丸 となって 発 表 会 への 参 加 者 が 共 感 していただ けるように 埼 玉 県 内 の 自 治 体 職 員 や 民 間 企 業 の 方 々との 連 携 を 強 化 していきます 今 後 の 活 動 状 況 は 職 員 の 皆 様 にお 伝 えしていきたいと 思 いますので どうぞよろしく お 願 いいたします 公 務 員 のメール 術 1 あなたは 大 丈 夫? ~ 読 まれるメールの 件 名 の 付 け 方 ~ 今 や 庁 内 外 でのメールのやりとりは 普 通 に 行 われていますが 顔 が 見 えない 分 注 意 をし なくてはいけません ポイント! 1 いつのことか 日 時 を 書 く 2 何 のことか 固 有 名 詞 を 書 く 3 どうしてほしいのか 用 件 を 書 く 例 来 週 の 会 議 について 10/1 会 議 への 参 加 依 頼 セミナーの 件 11/9 セミナーの 参 加 申 込 いずれも20 字 以 内 で 短 く 記 入 するとよいでしょう! 8 月 の 強 化 月 間 取 組 事 例 紹 介 8 月 の 強 化 月 間 では5,821 件 の 事 例 報 告 12 月 26 日 ( 水 )に 開 催 する 庁 内 業 務 改 善 事 例 発 表 会 第 3 回 改 善 さいたマッチ に 向 けて 準 備 を 進 めています 概 ね11 月 上 旬 に 発 表 事 例 の 選 出 をする 予 定 ですので 決 定 次 第 お 知 らせいたします 今 回 は 業 務 改 善 委 員 会 から 選 出 のあった 事 例 について ご 紹 介 します
別 紙 5 業 務 改 善 委 員 会 推 薦 事 例 報 告 書 管 理 職 部 門 一 般 職 員 部 門 ( 一 方 を で 囲 んでください) 局 区 等 名 経 済 局 所 属 名 労 働 政 策 課 改 善 テーマ( 目 的 ) 事 業 のスケジュール 管 理 写 真 等 を 添 付 してください 背 景 個 別 事 業 のスケジュール 管 理 については 特 に 可 視 化 した 資 料 は 作 成 しておらず 主 に 担 当 職 員 による 管 理 に 依 存 していた 取 組 個 別 事 業 のスケジュール 表 を 作 成 した 表 を 課 内 で 共 有 し 閲 覧 できるようにした 効 果 スケジュール 管 理 が 容 易 になった 職 員 全 員 がスケジュールを 把 握 できるようになった 推 薦 理 由 所 属 長 が 事 業 スケジュールを 管 理 する 上 で 進 捗 状 況 を 把 握 しやすく また 他 の 担 当 者 に も 情 報 提 供 できるため
別 紙 5 業 務 改 善 委 員 会 推 薦 事 例 報 告 書 管 理 職 部 門 一 般 職 員 部 門 ( 一 方 を で 囲 んでください) 局 区 等 名 財 政 局 所 属 名 用 地 管 財 課 改 善 テーマ( 目 的 ) 未 利 用 市 有 地 情 報 の 提 供 方 法 に 関 する 改 善 背 景 従 来 用 地 管 財 課 ライブラリの 未 利 用 市 有 地 情 報 については 一 覧 表 しか 掲 載 しておらず 逐 一 ブルーマップ 等 で 確 認 しなければ どのような 土 地 か 実 態 が 掴 めない 状 態 にあった 取 組 未 利 用 市 有 地 一 覧 表 に 加 えて 案 内 図 公 図 現 場 写 真 等 を 掲 載 した 効 果 推 薦 理 由 案 内 図 と 公 図 を 電 子 データとして 掲 載 したことで 自 分 で 地 図 を 開 いて 地 形 等 を 確 認 する 必 要 性 がなくなり 業 務 上 の 手 間 を 省 略 できた また 現 場 写 真 を 添 付 して 具 体 的 な 状 況 も 分 か るようにしたことで 参 考 資 料 としての 質 の 向 上 に 成 功 した ライブラリに 掲 載 している 資 料 が 多 い 中 ただ 情 報 を 掲 載 するだけでなく 情 報 の 質 を 高 める 取 組 であり 他 の 所 管 課 でもすぐに 活 用 できる 事 例 であるため
コラム:シンクタンクの 仕 事 術 7 ~グラフの 活 用 ~ わかりやすく 説 得 力 のある 資 料 を 作 るためには 文 字 だけの 資 料 とするよりも 表 さらにはグラフ を 活 用 することによって 視 覚 的 にアピールすることが 有 効 です 今 回 は グラフの 基 本 的 な 活 用 方 法 について エクセルの 操 作 方 法 を 交 えて 説 明 してみたいと 思 います グラフの 種 類 の 選 び 方 グラフにはさまざまな 種 類 があります エクセルのグラフウィザード( 挿 入 - グラフ )を 開 く と 縦 棒 横 棒 折 れ 線 散 布 図 など 18 種 類 のグラフが 選 択 できるようになっています まず 基 本 ですが 量 を 表 す 場 合 は 棒 ( 縦 横 )グラフを 選 びます 度 合 い を 表 す 場 合 は 折 れ 線 グラフを 選 びます 小 学 校 の 理 科 などで 降 水 量 と 気 温 が 組 み 合 わさったグラフをみたことがあ ると 思 いますが 降 水 量 のように 量 を 表 すものについては 棒 グラフ 気 温 のように 度 合 い を 表 すものは 折 れ 線 グラフを 選 びます( 図 1) なお 棒 グラフは 棒 の 長 さによって 量 の 多 寡 を 示 しています 棒 の 長 さが2 倍 であれば2 倍 1/2 であれば 半 分 であることを 視 覚 的 に 表 します したがって 棒 グラフの 場 合 軸 の 目 盛 りは 必 ずゼロ からとるようにします ときどき 差 を 強 調 するために 軸 の 目 盛 りを 途 中 からにして グラフの 下 部 を 切 り 取 った 形 で 表 す 場 合 がありますが これは 量 的 な 違 いをミスリードするものであり 誤 りです どうしても 差 を 強 調 したい 場 合 は 目 盛 りをゼロからとったうえで 切 り 取 った 部 分 を 二 重 の 波 線 で 表 します ( 図 2) ところで エクセルのグラフウィザードで 棒 グラフを 作 成 するときに 初 期 設 定 のままでは 軸 の 目 盛 りが 途 中 からはじまるグラフになってしまうことがあります その 場 合 は 軸 のところにカーソルを 合 わせて 左 ダブルクリックし 軸 の 書 式 設 定 - 目 盛 で 最 小 値 をゼロにすると 修 正 できます 図 1 さいたま 市 の 降 水 量 と 気 温 のグラフ 400mm 300mm 降 水 量 ( 左 目 盛 り) 気 温 ( 右 目 盛 り) 30 20 気 温 ( 右 目 盛 り)は 度 合 い を 表 すもの であり 折 れ 線 グラフで 表 すのが 基 本 200mm 10 100mm 0 降 水 量 ( 左 目 盛 り)は 量 を 表 すもの であり 棒 グラフで 表 すのが 基 本 0mm 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 10 月 11 月 12 月 -10 図 2 棒 グラフの 軸 の 目 盛 りのとり 方 12 8 4 0 棒 グラフの 場 合 は 目 盛 りはゼロから とるのが 基 本 正 誤 正 10.7 A B Cはほとんど 差 がない ( 正 しい) 10.3 A B C 棒 の 長 さ で 量 を 示 し て い る 棒 の 長 さ 量 11 10.5 10 9 10.7 10.3 A B C B CはAの2 倍 以 上 の 大 きさにみえる ( ミスリード) 11 10 9 08 10.7 10.3 A B C 差 を 強 調 したいときは 目 盛 りをゼロからとっ た 上 で 二 重 波 線
次 に 合 計 が 100%になる 内 訳 の 割 合 を 表 す 場 合 は 円 グラフまたはドーナツグラフを 選 びます 棒 グラフでもよいのですが 円 グラフまたはドーナツグラフの 方 が 全 体 占 める 割 合 を 視 覚 的 に 捉 えやす くなります 2つ 以 上 を 比 較 する 場 合 には 横 棒 グラフで 並 べて 表 示 するとわかりやすくなります( 図 3) 図 3 合 計 が 100%になる 内 訳 を 表 す 場 合 c 16% d 5% 円 グラフ a 44% 0% 20% 40% 60% 80% 100% A 43% 35% 16% 5% b 35% c 16% d 5% 合 計 が100%になる 内 訳 を 表 す 場 合 は 円 グラフかドーナツグラフが 基 本 B C 38% 40% 30% 28% 18% 22% 14% 10% ドーナツ グラフ a 44% a b c d 複 数 を 比 較 する 場 合 は 棒 グラフを 並 べて 示 すとわかりやすい b 35% あとは これらのグラフを 斜 めにしたり 立 体 にしたり といったバリエーションはありますが 基 本 的 には 以 上 のグラフでほとんどのケースがカバーできると 思 います その 他 応 用 編 としては 満 足 度 重 要 度 や 市 場 の 占 有 率 成 長 率 など 縦 横 2つの 軸 でポジショ ンを 示 し マトリックス 分 析 を 行 ったりする 散 布 図 や 複 数 の 軸 を 放 射 状 に 配 置 し 各 軸 の 値 をクモの 巣 のようにつないで 各 値 の 大 きさやバランスをひと 目 でわかるようにするレーダーチャートなども 訴 求 力 のあるグラフとして 使 いやすいグラフといえます ( 図 4) 図 4 散 布 図 ( 左 図 ) レーダーチャート( 右 図 ) 大 0.4 0.2 生 涯 学 習 ごみ リサイクル 満 足 度 小 コミュニティ 0.0 スポーツ 地 域 医 療 男 女 共 同 参 画 国 際 交 流 IT -0.2 平 均 新 しい 産 業 起 業 創 業 -0.4 高 齢 者 福 祉 中 小 企 業 市 街 地 整 備 -0.6 0.0 0.2 0.4 0.6 0.8 1.0 1.2 1.4 小 重 要 度 大 グラフの 見 せ 方 通 常 グラフを 作 成 するときには エクセルのグラフウィザードを 使 って 自 動 的 に 作 成 することが 多 いと 思 います その 場 合 グラフの 設 定 を 変 更 することによって よりみやすく 適 切 なグラフにする ことができます 図 5の 例 で いくつかの 基 本 的 なチェックポイントをご 紹 介 します この 例 で 表 を 選 択 してグラフ ウィザードで 横 棒 グラフを 作 成 すると 中 央 のようなグラフができると 思 います そこから 下 記 の9
点 ほどの 書 式 の 変 更 をすると 右 のようなグラフになります これはあくまでも 一 例 で どのようなグ ラフがみやすいかは 人 によっても 違 うと 思 いますので ぜひいろいろと 試 してみてください 1 軸 には 単 位 を 入 れます 横 軸 を 左 ダブルクリック- 軸 の 書 式 設 定 - 表 示 形 式 で 変 更 するか テキストを 挿 入 する または もとの 表 の 数 値 を 単 位 付 の 数 値 にする 2 アンケートの 回 答 割 合 等 を 示 すときは サンプル 数 を 明 示 する テキストを 挿 入 する 3 初 期 設 定 のままでは 表 の 並 び 順 とグラフの 並 び 順 が 逆 になります そこで 軸 を 反 転 させて 数 値 軸 の 表 示 をグラフの 下 側 から 上 側 に 変 更 すると 表 とグラフの 並 び 順 が 同 じになります 縦 軸 を 左 ダブルクリック- 軸 の 書 式 設 定 - 目 盛 - 軸 を 反 転 する をチェック 4 並 び 順 は その 他 を 除 き 降 順 にします もとの 表 の その 他 を 除 くデータを 選 択 し データ - 並 び 替 え - 降 順 5 数 値 を 表 示 します 棒 グラフの 上 で 左 ダブルクリック- データ 系 列 の 書 式 設 定 - データラベル - ラベルの 内 容 の 値 をチェック 6 グラフの 背 景 を 白 色 にすると 棒 が 浮 き 出 してみやすくなると 思 います グラフエリアの 上 で 左 ダブルクリック- プロットエリアの 書 式 設 定 - 領 域 で 白 色 を 選 択 7 目 盛 線 を 破 線 にすると 棒 の 実 線 を 区 別 しやすくなり みやすくなると 思 います 目 盛 線 の 上 で 左 ダブルクリック- 目 盛 線 の 書 式 設 定 - パターン - スタイル で 破 線 を 選 択 8 棒 の 幅 と 間 隔 を 調 整 できます 初 期 設 定 では 棒 と 棒 の 間 隔 が 150%になっていますが 70~80% に 変 更 するとバランスがよくなると 思 います 棒 グラフの 上 で 左 ダブルクリック- データ 系 列 の 書 式 設 定 - オプション で 棒 の 間 隔 を 変 更 9 グラフが1 種 類 の 場 合 は 凡 例 は 不 要 なので 削 除 します 10 グラフ 自 体 にも 枠 があるので 外 枠 はない 方 がすっきりとすると 思 います グラフの 余 白 を 左 ダブルクリック- グラフエリアの 書 式 設 定 - パターン - 輪 郭 で な し を 選 択 図 5 グラフをみやすくする 設 定 変 更 の 例 初 期 設 定 のまま 3 設 定 変 更 の 例 0% 5% 10% 15% 1 その 他 4 D 13.5 ( 単 位 :%) A B 11.2 C 10.3 D 13.5 E 5.8 その 他 7.8 E D C B A 0 5 10 15 9 系 列 1 10 B C A E その 他 5.8 5 11.2 10.3 6 8 7 2 7.8 (n=78)
私 ウオータンも 大 会 に 参 加 したよ! 他 自 治 体 の 改 善 活 動 川 崎 市 の 平 成 23 年 度 全 国 大 会 の 事 例 をご 紹 介 します 今 回 のカイゼンニュース 作 成 時 間 は2 時 間 00 分 でした