: 分 析 を 改 善 する 5 つのストラテジー
p2 分 析 や 報 告 書 の 作 成 ツールとして 一 般 的 に Excel が 好 ま れることは 間 違 いありません 操 作 性 はもちろん ひな 形 や 図 の 作 成 が 時 間 をかけず 簡 単 にできる 点 や それぞれを 独 立 した 形 で 作 成 できる 点 がユーザーに 愛 されています Excel を 使 うと 車 を 運 転 する 時 のように ユーザーが 操 作 の 主 導 権 を 握 れます ただし SUV 車 が 必 要 な 時 にスポ ーツカーを 運 転 しなければならない 状 況 と 同 様 に 分 析 に Excel を 使 用 することは ある 意 味 機 能 が 充 実 しすぎている が 別 の 意 味 では 機 能 がまったく 足 りていないことを 意 味 し ます 古 いデータは 更 新 が 困 難 であることや 分 析 では 間 違 いが 起 こりやすいこと 社 内 で 同 じファイルの 様 々なバー ジョンが 使 用 されてしまう 原 因 になることやかなり 手 作 業 が 必 要 なことは Excel のユーザーが 抱 える 不 満 のほんの 一 例 にすぎません 実 際 に 分 析 を 行 う 代 わりに 分 析 の 準 備 に 時 間 をとられている 方 は 多 いでしょう こういった 問 題 があるにも 関 わらず 多 くの 部 署 そして 時 に 全 社 規 模 で Excel が 使 用 されています 手 軽 に 使 用 できる Excel に 絶 大 の 信 頼 を 置 き 一 方 で Excel の 問 題 を 批 判 し ているのです Excel に 勝 る 方 法 があります この 方 法 は 簡 単 に 個 人 単 位 での 業 務 を 改 善 するだけでなく 大 規 模 な 企 業 向 けの 変 更 を 実 現 するものです 本 書 では 主 に Excel の 利 点 を 犠 牲 にすることなく より 優 れた 方 法 で 分 析 を 行 うためにユーザ ーができる 改 善 点 を 取 り 上 げます 1 不 必 要 な 分 析 をなくす 膨 大 な 数 の 報 告 書 やプレゼンテーションを 作 成 することを 止 め 意 思 決 定 にあたり 本 当 に 必 要 なもの もしくは 社 内 で 本 当 に 必 要 とされているもののみに 重 点 を 置 くことで 分 析 す べての 質 が 向 上 します 手 元 に 保 存 されている 各 種 分 析 報 告 書 の 一 覧 を 作 成 し 重 要 な 分 析 報 告 書 と 各 報 告 書 の 更 新 頻 度 を 明 確 にします そうすることで 重 要 な 評 価 基 準 や チームに 提 供 されている 価 値 に 関 して 理 解 を 深 めることがで きます さらに チームの 作 業 量 を 軽 減 し 重 要 な 作 業 に 集 中 できる ようになるだけでなく これまで 特 定 されていなかった 重 複 作 業 をなくすこともできます 分 析 においてビジュアル 面 のベスト プラクティスを 活 用 するこ とは 無 意 識 のうちに 読 み 手 にとって 魅 力 的 な 報 告 書 を 作 成 できることを 意 味 します 2 Excel をスマートに 使 い こなす 何 度 も 何 度 も 繰 り 返 し 同 じ 作 業 をすることで 手 がいっぱいで 作 業 を 中 断 し もう 少 しいい 方 法 はないのか 考 えることを 忘 れがちです Excel に 関 してすべての 機 能 を 使 いこなせるユ ーザーでない 限 り より 良 い 方 法 はおそらく 存 在 します オンライン ヘルプを 活 用!Excel にはいくつかの 優 れ た 事 例 が 装 備 されています ただし ただ 読 むだけで はなく 事 例 を 自 分 でやってみてください Microsoft がヘルプで 提 供 しているデータと 同 じものを 使 用 して スプレッドシートを 作 成 し ヘルプ ファイルを 複 製 してく ださい 読 むよりも 実 際 にやってみることの 方 が 身 に 付 きます 困 ったら 検 索 自 分 が 抱 えている 膨 大 な 数 のデータ に 関 する 問 題 とまったく 同 じ 問 題 を 抱 えている 人 がどこ かにいて インターネット 上 でその 解 決 方 法 を 説 明 して いるかもしれません ピボット テーブル Excel アド イン などを 検 索 してみてください 相 当 な 数 の 情 報 が 表 示 され 驚 かれることでしょう 分 析 の 本 質 を 理 解 する 検 索 関 数 ピボット テ ーブル 日 付 関 数 検 索 / 置 換 小 計 名 前 付 き 範 囲 キーボード ショートカットなどのタスクや 関 数 は 分 析 の 時 間 短 縮 に 役 立 ちます
p3 自 分 とチームのスキルを 評 価 し 適 切 なレベルのツ ールを 導 入 する 例 えば データ ウェアハウスや 一 元 管 理 されているデータベースに 接 続 するために ODBC (Open Database Connectivity) 規 格 のドライバーを 使 用 できます これは 効 果 的 ですが 要 件 が 厳 しいのが 現 実 です 事 実 1) 接 続 されている 状 態 であること 2) デ ータを 理 解 していること さらに 3) 100 万 行 未 満 (Excel 2010 の 場 合 ) に 行 を 結 合 または 削 除 すること が 必 要 と なります 社 内 の 分 析 担 当 者 が Excel マクロのエキスパ ートやデータベース プログラマーになることを 期 待 しない でください マクロやプログラミングといったサポートが 必 要 な 場 合 は 非 常 勤 の 請 負 業 者 やデベロッパー 経 由 で 技 術 的 な 部 分 をカバーしてください 3 細 かいことに 配 慮 する 現 代 におけるデータに 関 する 課 題 は 情 報 がないことではあ りません 情 報 を 理 解 し 不 要 なものを 排 除 し 整 合 性 を 確 保 する 方 法 が 課 題 なのです 一 人 一 人 が 自 分 のやり 方 で 作 業 をするため 真 実 が 様 々なバージョン で 存 在 してし まうということがよく 起 こります Excel はこれをさらに 悪 化 さ せます つまり スプレッドシートで 論 理 エラーをしている 場 合 多 くの 不 正 確 な 情 報 や 誤 解 を 招 く 恐 れのある 情 報 が 存 在 する 可 能 性 があるということです 事 実 業 界 ではスプレ ッドシートの 90% にデータの 誤 りや 倫 理 エラーが 含 まれてい ると 想 定 されています このため 品 質 確 認 と 明 確 なコミュ ニケーションが 必 要 不 可 欠 となります 言 うまでもなく 完 璧 な 人 間 はいません だからこそ 決 して 自 分 が 整 理 したデータや 自 分 が 入 力 した 数 式 自 分 が 分 類 し たデータは 常 に 正 確 であると 想 定 しないでください 作 業 を 進 める 過 程 で 何 度 も 品 質 確 認 を 行 ってください 正 確 なデ ータを 提 供 すること 入 手 経 路 を 説 明 できること 計 算 方 法 を 提 示 すること そしてこれまでの 報 告 書 と 異 なる 理 由 を 提 供 することが 求 められています 列 の 名 前 ファイル 名 などの 命 名 やバージョン 番 号 などに 注 意 し わかりやすい 名 前 を 付 けるようにしてください 正 確 で 明 確 な 文 書 化 が 理 想 的 です 命 名 や 文 書 化 にこれまで 以 上 に 注 意 を 払 うことで 問 題 は 解 決 しませんが 問 題 の 軽 減 に はつながります Excel の 操 作 について 自 分 以 外 の 人 が 持 っている 情 報 を 過 大 評 価 しないでください 例 えば Excel にはファイル 管 理 や 変 更 履 歴 の 機 能 があります では 果 たして Excel 使 用 者 の 何 パーセントがその 使 用 方 法 を 理 解 し 従 っているかご 存 知 ですか そんなに 多 くはありません 周 りの 人 に 知 識 を 提 供 する 側 になるかは 自 分 次 第 です また 必 要 な 情 報 を 入 手 するため 非 常 に 明 確 でシンプルな 方 法 で 作 業 をすること を 選 ぶのも 自 分 自 身 です 4 データをより 有 効 に 利 用 するため 社 内 のリソー スと 共 に 取 り 組 みを 行 う 自 分 のデータと Excel を 使 用 して 行 っている 作 業 について 社 内 で 話 し 合 いを 始 めるには 今 が 絶 好 のタイミングです 現 在 行 っている 分 析 を 見 せ 共 有 することで 役 に 立 つ 意 見 を 得 ることができ より 洗 練 された 体 系 的 アプローチを 行 うた めの 準 備 を 整 え 始 めることができます 御 社 の IT 部 門 の 部 門 長 と 話 をする 時 間 を 設 けてください 多 くの IT 部 門 の 責 任 者 は セキュリティやガバナンスに 関 する 問 題 で 多 忙 ではありますが 彼 らもまた 多 くの 報 告 リ クエストを 実 行 するより 役 に 立 つ 安 全 なアプローチを 提 供 す ることを 望 んでいます 彼 らは 多 くの 報 告 リクエストが 結 局 何 百 もの Excel ファイルになり 社 内 のあちこちに 保 存 される ことを 知 っているからです ( 一 部 の IT グループにとって 最 大 の 懸 念 事 項 は いわゆる スプレッドマート ( 企 業 内 に Excel ファイルがまん 延 している 状 態 を 表 す TDWI による 造 語 ) を 管 理 し 願 わくばそれらを 排 除 することです )チーム や 御 社 の IT 部 門 は 簡 単 に 目 標 やリソースを 調 整 できると 言 うのは 簡 単 とはいえ 業 務 を 改 善 する 方 法 について 話 し 合 い を 始 めることはできます 一 部 の 企 業 にはすでに 複 雑 で 十 分 に 活 用 されていないビジ ネス インテリジェンス プラットフォームがあります これらの BI システムに 関 連 する 作 業 の 多 くは 再 利 用 できます ( 御 社 の BI システムはかなり 高 いレベルの 実 用 性 を 提 供 してい れば Excel ではなく BI を 使 用 するという 前 提 から ここで は 御 社 の BI システムは 実 用 性 を 提 供 するものではないと 想 定 します )
p4 現 代 におけるデータに 関 す る 課 題 は 情 報 がないことで はありません 情 報 を 理 解 し 不 要 なものを 排 除 し 整 合 性 を 確 保 する 方 法 が 課 題 なのです 一 人 一 人 が 自 分 のやり 方 で 作 業 をするため 真 実 が 様 々なバージョン で 存 在 してしまうということが よく 起 こります
p5 に 注 意 を 向 けていません このため Excel が 適 したアプリ ケーションでない 場 合 にも 相 当 の 時 間 を 費 やして Excel が 機 能 するように 努 力 することになります しかし 周 りを 見 てください Excel 以 外 にもツールはあるの です 理 想 は Excel と 同 じくらい 使 い 易 く ソース データ に 直 接 接 続 するソフトウェアに 頼 ることです 一 例 ですが Tableau Software (フルディスクロージャ Tableau は 本 書 のスポンサーです) は 既 存 の Excel スプレッドシートや データ ウェアハウス その 他 のデータ ソースに 接 続 するス ピーディーな 分 析 および 視 覚 化 を 実 現 するアプリケーション を 作 成 します このソフトウェアは 使 い 易 く 非 常 にわかりや すいアプリケーションの 中 でデータ エクスプロレーションとグ ラフィック ビジュアライゼーションを 結 びつけます 求 めている 種 類 の 分 析 のビジュアルの 事 例 を 使 用 してくださ い ご 自 身 が 現 在 行 っている 分 析 を 見 せ 共 有 することで 役 に 立 つ 意 見 を 得 ることができ より 洗 練 された 体 系 的 アプ ローチを 行 うための 準 備 を 整 え 始 めることができます 5 分 析 のやり 方 を 作 業 に より 適 したツールを 導 入 した 方 法 にアップグレー ドする 計 画 を 立 てる Excel には 限 界 があると いう 事 実 を 受 け 止 める ハンマーを 持 つ 人 には すべてが 釘 に 見 える という 格 言 が あります これは 分 析 と Excel に 当 てはまります Excel を 仕 事 で 使 用 している 人 は Excel 以 外 により 適 切 なツールを 持 っていません また 大 抵 IT 部 門 は 現 場 で 必 要 なもの 目 標 は データに 関 する 質 問 をすぐに 問 い 合 わせ リアルタ イムで 回 答 を 得 られるようサポートすることです お 客 様 はこ れを ステロイド 使 用 中 の Excel と 表 現 しています HTM Corporationの Bill Attridge 氏 は 次 のように 話 しています 分 析 に Excel のピボット テーブルを 使 用 する 人 は メモをと っています 一 度 Tableau を 使 ってしまうと 絶 対 に Excel ピボットテーブルには 戻 れなくなります Tableau は 分 析 に 最 適 なだけでなく 分 析 を 楽 しい 作 業 に 変 えてくれます 最 後 に 一 部 のユーザーは 永 遠 に Excel を 信 頼 し 同 時 に 批 判 す ることを 止 めないでしょう 分 析 のやり 方 は 一 夜 で 変 わるもの ではありません 分 析 のための 柔 軟 で 安 価 な 手 法 として Excel を 使 いたいと 思 うことは 自 然 なことですが Excel には 限 界 があることを 認 識 しておく 必 要 があります 心 から 分 析 報 告 書 の 数 を 減 らすこと Excel で 新 しい 操 作 を 学 習 すること 品 質 を 重 視 すること IT 部 門 と 協 力 して 今 までにないより 強 力 なソリューションを 作 ることに 取 り 組 めば 将 来 御 社 のニー ズを 満 たすより 強 力 で 柔 軟 な 分 析 環 境 を 構 築 できるでしょう
p6 Tableau について Tableau Software はお 客 様 がデータを 視 覚 的 に 理 解 できるよう 支 援 します Tableau を 利 用 すれば 情 報 をすばやく 分 析 可 視 化 し 共 有 することができます Tableau を 導 入 することで オフィスでも 外 出 先 でもすばやくデータ 分 析 を 行 えるようにな ったお 客 様 は 既 に 12,000 人 を 超 え ブログや Web サイトでのデータ 共 有 に Tableau Public を 利 用 しているユーザーも 数 万 人 にのぼります Tableau の 機 能 についてお 知 りになりたい 場 合 は www.tableausoftware.com/trial から 無 料 トライアル 版 をダウンロードしてください Tableau Software, Inc. 2013. 不 許 複 製 禁 無 断 転 載 837 North 34th Street, Suite 400, Seattle, WA 98103 U.S.A.