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2007 年 8 月 3 日 ( 金 ) 2007 年 8 月 21 日 ( 火 ) 平 成 19 年 度 山 梨 県 総 合 教 育 センター

目 次 1 エクセルの 起 動 1 (1) アイコンのダブルクリック (2) スタートメニュー (3) スタートメニューをキーボードで (4) ショートカットキー 2 エクセルの 終 了 2 (1) 閉 じる ボタン (2) ファイルメニューの 終 了 (3) キーボードとアルファベット (4) システムメニュー (5) Alt + F4 キーの 組 み 合 わせ 3 データの 入 力 編 集 3 (1) ポインタの 移 動 方 向 (2) 縦 スクロール (3) 横 スクロール (4) ウインドウの 分 割 と 枠 固 定 (5) 範 囲 選 択 ( 指 定 )の 方 法 (6) シート 操 作 (7) ヘッダ フッダ (8) ウインドウの 複 数 表 示 (9) メニューバーとツールバー 4 セルの 書 式 11 (1) コメント(セルに 付 ける 注 釈 ) (2) セルの 文 字 配 列 (3) 表 示 形 式 (4) フォント (5) 罫 線 (6) パターン (7) リスト 入 力 5 式 と 関 数 15 (1) 数 式 ( 計 算 式 )の 入 力 (2) 数 式 へのデータ 入 力 (3) 関 数 6 オートフィルタ 20 (1) オートフィルタの 設 定 (2) オートフィルタの 使 い 方 7 グラフ 作 成 21 (1) グラフの 作 成 グラフウイザード (2) グラフの 設 定 変 更 (3) レーダーチャート (4) 比 率 ( 百 分 率 の 割 合 )を 示 すグラフ (5) その 他 のグラフ (6) その 他 の 設 定 8 他 ソフトとの 連 携 27 (1) エクセルで 作 成 したグラフを 一 太 郎 や ワード に 取 り 込 む (2) エクセルの 表 をそのまま 一 太 郎 に 貼 り 付 ける (3) エクセルデータを 一 太 郎 で 差 し 込 みにする (4) 一 太 郎 の 表 をエクセルに 直 す その 他 の 関 数 一 覧 32

1 エクセルの 起 動 プログラムの 一 般 的 な 起 動 方 法 として 次 のようにいくつかある (1) アイコンのダブルクリック デスクトップ 上 にあるアイコンをダブルクリックして 起 動 する アイコンがない 場 合 は スタート メニューから 見 つけて ドラッグし デスクトップ 上 でドロップする (2) スタートメニュー スタート メニューから 選 ぶ 無 い 場 合 すべてのプログラム の 中 から 階 層 を 追 って 見 つける (3) スタートメニューをキーボードで 画 面 上 のスタートをクリックする 代 わりに キーボードの Windows キー しても(2)と 同 じメニューが 現 れる を 押 (4)ショートカットキー アイコンやメニュー 項 目 を 右 クリックして 現 れる メニュー の 中 の プロパティ を 選 び ショートカットキー にカーソルを 移 動 し E キーを 押 すと Ctrl+Alt+E と 表 示 される ここで OK を 押 すと 次 からは キーボードで Ctrl+Alt+E を 組 み 合 わせて 押 すことにより 一 発 で Excel が 起 動 する 右 クリックで 開 いたメニュー -1-

2 エクセルの 終 了 終 了 する 方 法 もいろいろある (1) 閉 じる ボタン タイトルバーの 右 端 の を 押 して 閉 じる (2) ファイルメニューの 終 了 ツールバーの ファイル から 終 了 を マウスで 選 ぶ (3) キーボードとアルファベット Alt + F でファイルメニューが 開 いたとき 終 了 (X) の(X)ようにカッコで 表 された 文 字 のキーを 押 す ここでは X キー または キーで 終 了 を 選 び Enter キーを 押 す (4) システムメニュー タイトルバーの 左 端 の エクセルアイコン をクリックし システムメニュー の 閉 じる を 選 ぶ (5) Alt + F4 キーの 組 み 合 わせ システムメニュー の 閉 じる の 横 に Alt+F4 している と 書 かれているが このことを 示 -2-

3 データの 入 力 編 集 (1) ポインタの 移 動 方 向 数 字 や 文 字 を 入 力 した 時 通 常 の 設 定 ならば Enter キーで 決 定 すると セルポインタは 下 のセルに 移 動 する Tab キーで 決 定 すると セルポインタは 右 のセルに 移 動 する この 場 合 Tab キーで 横 に 並 んだ 複 数 のセルに 入 力 し 最 後 のセルに 入 力 した 後 Enter キーを 押 すと 入 力 開 始 列 の 次 の 行 のセルにポインタが 移 動 する 従 って 行 単 位 でデータを 入 力 する 場 合 入 力 がしやすくなる Enter キーについては これ 以 外 の 設 定 も 自 由 にでき ツール オプション 編 集 の 入 力 後 にセルを 移 動 する 方 向 で 上 下 左 右 自 由 な 方 向 に 移 動 できる なお 入 力 後 の 矢 印 キーでも 移 動 は 可 能 である (2) 縦 スクロール 縦 に 長 い 表 を 操 作 する 場 合 ポインタの 上 下 移 動 は 1 上 下 の 矢 印 キー 2マウスを 使 って スクロールバー を 操 作 する 3 PageUp PageDown キーを 使 った 画 面 単 位 のスクロール 4データの 初 行 へは Ctrl + データの 最 終 行 へは Ctrl + 移 動 する 量 で 使 い 分 けると 良 い があるが (3) 横 スクロール 1 Home キーで 行 の 左 端 の A 列 に 移 動 する 2 Ctrl + キーで データの 有 る 最 も 右 のセルに 移 動 する Ctrl + 矢 印 については 同 時 にキーを 押 さなければならないが 全 く 同 じ 機 能 で End + 矢 印 があり この 場 合 キーは 通 常 の 連 続 操 作 となる (4) ウインドウの 分 割 と 枠 固 定 一 つの 画 面 に 収 まらないような 大 きな 表 を 扱 うとき 上 下 や 左 右 に 離 れた 位 置 にある セルを 扱 う 方 法 として 1 画 面 をスクロールして 見 る 方 法 2ズーム 機 能 で 表 示 を 細 かくして 行 う 方 法 3ウインドウの 分 割 を 利 用 する 方 法 4ウインドウの 枠 固 定 を 利 用 する 方 法 がある -3-

1 については 単 純 で 特 別 の 操 作 はいらないが セルが 離 れていると 同 一 画 面 上 に 表 示 できない 2 文 字 が 細 かくなると 画 面 上 で 見 難 くなり ズームにも 限 界 がある 3 については スクロールしても 表 示 を 残 しておきたい 位 置 にポインタを 置 き メニューの ウインドウ(W) 分 割 を 選 ぶ 下 の 例 は ポインタを D5 セルに 置 き 上 記 操 作 を 行 った 時 の 画 面 である A A BB C C D D AまたはCで 左 右 にスクロールしても B,Dは 固 定 されている BまたはDで 左 右 にスクロールしても A,Cは 固 定 されている AまたはBで 上 下 にスクロールしても C Dは 固 定 されている CまたはDで 上 下 にスクロールしても A Bは 固 定 されている 分 割 位 置 の 変 更 は 境 界 線 にマウスカーソルを 合 わせると ポインタが や のように 変 わるので この 状 態 の ままマウスを 移 動 して 決 める 画 面 分 割 の 方 法 は メニューの ウインドウ 分 割 以 外 に ワークシートのスクロールバーにある 小 さな 部 品 をマウスでつ まんで 境 界 線 を 決 めることも 可 能 である 4 3の 分 割 に 似 た 方 法 として ウインドウ 枠 の 固 定 がある メニューの ウインドウ ウインドウ 枠 の 固 定 を 選 ぶ 分 割 と 枠 固 定 の 違 いは 矢 印 でポインタを 矢 印 でポインタを 移 動 するとき 他 移 動 するとき 他 の 領 域 に 入 らない の 領 域 に 入 る 同 じセルが 他 の 各 領 域 に 同 じもの 領 域 でも 表 示 され は 表 示 されない ることがある 作 業 中 に 境 界 の 作 業 途 中 で 境 界 移 動 が 可 能 は 変 えられない 一 端 固 定 解 除 -4-

(5) 範 囲 選 択 ( 指 定 )の 方 法 1 ドラッグによる 範 囲 選 択 最 初 のセルを 選 択 する 左 ボタンのまま 目 的 のセルまで 移 動 する ボタンを 放 す 2 キーボードによる 範 囲 選 択 最 初 のセルをクリックす る Shift キーを 押 したまま 最 後 のセルをクリック する 画 面 は 1と 全 く 同 じに なる なお 最 初 のセルを 選 択 後 Shift キーを 押 すことでも 範 囲 選 択 が 出 来 ます 3 離 れた 場 所 の 範 囲 選 択 1または2の 方 法 で 最 初 の 範 囲 を 選 択 す る 次 に Ctrl キーを 押 したまま 次 の 範 囲 を 選 択 する この 操 作 を 繰 り 返 せば 何 カ 所 でも 離 れた 場 所 の 範 囲 選 択 が 出 来 る 4 行 と 列 の 選 択 行 番 号 (セル 番 号 )を 選 択 すれば その 行 全 体 ( 列 全 体 )を 範 囲 指 定 できる -5- 離 れた 行 ( 列 )を 選 択 するには 3と 同 様 Ctrl キーを 押 したま ま 選 択 すれば 離 れ た 何 行 でも 選 択 でき る

5 全 セルの 選 択 行 番 号 と 列 番 号 の 交 点 のセル は 全 セル 選 択 ボタン と いい ここをクリックすると シート 全 体 を 範 囲 指 定 でき る (6) シート 操 作 Excel ファイルは 標 準 で3 枚 のワークシートが 準 備 されている ( 変 更 可 能 ) 1 シートの 追 加 シートの 追 加 は メニューの 挿 入 (I) ワークシート(W) コマンドのクリックで 行 う 新 しく 追 加 されたシートは 表 示 中 のシートの 前 に 追 加 され る ( 下 の 例 は シート 定 期 試 験 3 を 表 示 中 にこの 操 作 で 追 加 したもので シートの 前 に 新 しいシート Sheet4 が 追 加 されたもの ) または シート 見 出 しで 右 クリックし メニューから 挿 入 (I) をクリックする この 様 なボックスが 表 示 されるので ワークシート を 選 んで OK を 押 す 新 しく 追 加 されたシートは 表 示 中 の シートの 前 に 追 加 される 2 シートのコピー 移 動 ワークシートのコピー 移 動 については コピー 移 動 するシートを 表 示 中 に メニューの 編 集 (E) シートの 移 動 またはコピ ー(M) を 選 択 する シート 見 出 しにポインタを 置 き 右 クリックでメニュ ーを 開 き 移 動 またはコピ ー(M) を 選 択 する 以 上 の 操 作 をすると 次 のような BOX が 開 く -6- 右 クリック

コピー 移 動 先 が 同 じファイルならこのまま でよいが 他 のファイル(ブック)にコピー 移 動 する 場 合 は この 欄 で 指 定 する コピー 移 動 先 のシートの 位 置 をこの 中 から 選 ぶ ( ( 末 尾 へ 移 動 ) 以 外 は 指 定 のシートの 前 にコピー 移 動 される ) コピーの 場 合 ( 元 のシートを 残 す 場 合 )はチェックする 移 動 の 場 合 はチェックを はずす すべて 確 認 できたら 最 後 に OK をクリックする 3 シートの 削 除 必 要 なくなったシートを 削 除 するには メニューから 編 集 (E) シートの 削 除 (L) とするか 削 除 するシート 見 出 しにポインタを 置 き 右 クリックメニューの 削 除 (D) を 選 択 する このとき 次 のようなメッセージが 表 示 される これは 一 度 削 除 してしまうと 二 度 と 元 に 戻 せないので このような 警 告 で 確 認 する ここで 削 除 であれば 削 除 をクリックすると 削 除 が 実 行 される 4 シート 名 や 見 出 しの 色 の 変 更 シートの 名 前 や 見 出 しの 色 の 変 更 は シート 見 出 しで 右 クリックし メニューの 名 前 の 変 更 (R) または シート 見 出 しの 色 (T) とするか メニューの 書 式 (O) シート(H) 名 前 の 変 更 (R) または シート 見 出 しの 色 (T) とする 次 の 例 は シート 名 Sheet6 を 学 年 末 評 定 に 変 更 したもの 5 シートの 順 序 変 更 シート 順 序 の 変 更 は シート 見 出 し をクリックし 小 さな を 希 望 場 所 に 移 動 する (7) ヘッダ フッタ ヘッダやフッタを 利 用 して 作 成 文 書 のタイトルや 印 刷 日 などを 入 れることが 出 来 る メニューの ファイル(F) ページ 設 定 (U) を 選 び ページ 設 定 ボックス を 開 く -7- または ツールの 印 刷 プレビュー 設 定 (S)

ヘッダーの 編 集 または フッターの 編 集 を 選 び 編 集 画 面 を 表 示 する たとえば ヘッダーの 編 集 を 選 んだ 場 合 次 のボックスが 現 れる 挿 入 する 位 置 ( 左 側 中 央 部 右 側 )の 空 欄 にカーソルを 置 き その 内 容 について 対 応 するボタンを 押 す ボタンは 左 から 順 に 文 字 書 式 設 定 ページ 番 号 総 ページ 数 日 付 時 刻 パス+ファイル 名 ファイル 名 シート 名 図 の 挿 入 となっている フッターの 編 集 の 場 合 も 全 く 同 様 である (8) ウインドウの 複 数 表 示 ウインドウの 分 割 と 枠 固 定 では 同 一 シートのみの 操 作 であったが ウインドウを 複 数 立 ち 上 げると 同 一 シートのみならず 別 シートや 異 なったファ イル(ブック)のシートを 同 時 に 表 示 できる 同 一 ブックのワークシートの 複 数 表 示 操 作 法 は メニューの ウインドウ(W) 新 しいウインドウを 開 く(N) をクリックする この 時 画 面 に 変 化 はない 再 度 ウインドウ(W) をクリックすると 同 じブック 名 が 表 示 されている ( 番 号 は 異 なる) 次 に 整 列 (A) をクリッ クすると 整 列 ボックスが 表 示 される 整 列 から 整 列 方 法 を 選 ぶ -8-

ウインドウが3 画 面 の 場 合 整 列 方 法 によって 次 のような 画 面 になる 並 べて 表 示 (T) 上 下 に 並 べて 表 示 (O) 左 右 に 並 べて 表 示 (V) 重 ねて 表 示 (C) 作 業 するウインドウの 切 り 替 えは マウスまたは Ctrl + Tab で 行 う 異 なるブックのワークシートの 複 数 表 示 すでに 開 いているブックのまま メニューの ファイル(F) 開 く(O) または ツールバーの 開 く から 次 のブックを 開 く 次 に 同 一 ブックのワークシートの 複 数 表 示 と 同 様 に メニューの ウインドウ (W) 整 列 (A) で 整 列 ボックス を 表 示 して 設 定 する 複 数 表 示 の 解 除 は いらなくなったワークシートを 閉 じる ボタンで 閉 じれば 解 除 される 作 業 するウインドウ(ブック)の 切 り 替 えは マウスまたは Ctrl + Tab で 行 う (9) メニューバーとツールバー 1 メニューバー メニューバーに 表 示 される 項 目 は 次 の9つになっている それぞれの 項 目 をクリックすると 次 のようなプルダウンメニューが 現 れる ファイル(F) 編 集 (E) 表 示 (V) 挿 入 (I) -9-

書 式 (O) ツール(T) データ(D) ウインドウ(W) これらメニューの 中 から 必 要 なコマンドを 選 んで 作 業 する コマンドの 右 側 に がついている 場 合 は ここへカーソルを 移 動 すると 下 位 メニューが 表 示 される 書 式 (O) 行 (R) の 場 合 の 下 位 メニュー 2 ツールバー ツールバーは 使 用 頻 度 の 高 いコマンドをボタンで 表 示 したもの マウスを 合 わせると ポップアップで 機 能 が 表 示 される 上 段 が 標 準 ツールバー 下 段 が 書 式 設 定 ツールバー ツールバーの 設 定 メニューの 表 示 (V) ツールバー(T) で 下 位 メニューを 開 く 標 準 で 設 定 されている 標 準 と 書 式 設 定 にチェックマークが 付 いている 必 要 なツールバーの 名 称 をクリックすれ ば 表 示 される 最 下 段 の ユーザー 設 定 既 成 のツール バーと 違 い ユーザーのオリジナルなツ ールバーを 表 示 できる -10-

3 バーの 移 動 メニューバーとツールバーは ドラッグして 自 由 な 位 置 に 動 かせる この 時 のポインタは 十 文 字 矢 印 になる 画 面 の 右 側 へ 移 動 すると バーは 縦 表 示 にもなる 4 ショートカットメニュー アクティブセルで 右 クリックしたとき ショー トカットメニューが 現 れる 内 容 は その 時 点 で 最 も 使 用 頻 度 が 高 いと 思 わ れるコマンドになっている 4 セルの 書 式 セルに 関 する 様 々な 操 作 は そのセルで 右 クリックし 現 れるセル 操 作 メニューから 選 択 する (1) コメント(セルに 付 ける 注 釈 ) セル 操 作 メニューから コメントの 挿 入 (M) を 選 ぶ 現 れた 窓 に コメントを 書 き 込 む コメントの 編 集 や 削 除 は 右 クリックで 現 れるメニューから コメントの 編 集 (E) コメントの 削 除 (M) を 選 ぶ (2) セルの 文 字 配 列 セルの 文 字 配 列 については 単 体 のセルまたは 範 囲 指 定 のセルで 設 定 する 方 法 には 二 通 りあり どちらの 場 合 も 書 式 を 設 定 するセルまたはセルの 範 囲 を 指 定 し てからの 操 作 となる 1 ツールバーを 利 用 する 場 合 書 式 設 定 の 主 な 操 作 はこれを 利 用 してできる -11-

フォント 色 罫 線 背 景 色 フォント 関 係 配 置 表 示 関 係 配 置 フォント 太 字 フォントサイズ 斜 体 左 揃 え 通 貨 桁 区 切 り インデント 下 線 中 央 揃 え パーセント インデント 解 除 右 揃 え セルの 結 合 小 数 点 桁 下 げ と 中 央 揃 え 小 数 点 桁 上 げ 罫 線 背 景 色 フォント 色 の をクリックすると パレット が 表 示 されるの で その 中 から 選 択 する 罫 線 パレット 背 景 色 パレット フォント 色 パレット 2ダイアログボックスを 利 用 する 場 合 セルまたはセルの 範 囲 を 指 定 してから マウスを 右 クリックし, セルの 書 式 設 定 をクリックすると 次 のダイアログボックスが 現 れるので 配 置 を 指 定 する セル 内 の 文 字 位 置 セル 内 に 文 字 を 収 める 縦 書 き 指 定 セル 内 の 文 字 数 が 多 くても 折 り 返 して 全 体 を 表 示 や 縮 小 し て 全 体 を 表 示 を 利 用 して 全 文 表 示 も 可 能 である セル 内 での 強 制 改 行 は Alt + Enter で 行 う (3) 表 示 形 式 セルまたはセルの 範 囲 を 指 定 してか ら マウスを 右 クリックし, セル の 書 式 設 定 をクリックすると 次 のダイアログボックスが 現 れるの で 表 示 形 式 を 指 定 する セルの 中 身 で 表 示 形 式 を 分 類 する 分 類 に 対 し 種 類 を 見 て 適 当 な 形 を 選 択 する -12-

表 示 形 式 の 例 数 値 小 数 点 以 下 の 桁 数 桁 区 切 りカンマ 負 の 数 の 表 示 形 式 通 貨 小 数 点 以 下 の 桁 数 各 国 通 貨 記 号 負 の 数 の 表 し 方 ユーザー 設 定 (4) フォント 一 枚 一 冊 一 本 のよう な 助 数 詞 を 付 けるとき ユーザー 設 定 を 選 び 種 類 として 例 えば ##,###" 枚 " のよ うに 指 定 すると データが 無 い 場 合 は 空 欄 のままで データ を 入 れると "23 枚 "のように 表 示 される セルの 書 式 設 定 フォント によって フォント スタイル サイズ 下 線 色 文 字 飾 り 等 が 設 定 できる (5) 罫 線 罫 線 の 設 定 は ツールバーの 罫 線 パレットでも 行 えるが 詳 細 は セルの 書 式 設 定 罫 線 でダ イヤログを 呼 び 出 し 線 種 色 等 を 設 定 する -13-

(6) パターン パターンはセルの 背 景 色 や 背 景 の 模 様 パターンは をクリックして 模 様 パレットを 出 して 選 ぶ (7) リスト 入 力 入 力 データがある 限 られた 値 のみの 場 合 そのリストを 作 っておき リストの 中 から 選 択 入 力 が 出 来 る 表 計 算 活 用 練 習.xls の リスト 入 力 シートを 使 って, 練 習 しよう 1 1 シート 中 の 支 障 のない 範 囲 に 選 択 肢 となる 値 を 記 入 する 選 択 肢 のリスト 範 囲 は 自 動 的 に 絶 対 番 地 になる 2 入 力 セルにポインタを 置 き メニューより データ 入 力 規 則 を 選 択 すると 入 力 規 制 のダイアログが 現 れる 3 設 定 タブの 入 力 値 の 種 類 から リスト を 選 ぶ 4 元 の 値 の 右 ボタンをクリック する 5シートの 選 択 肢 範 囲 をドラッ グし OK で 確 定 する 6 入 力 セルの 右 側 の をクリックする と 設 定 した 選 択 肢 が 現 れるので 選 択 後 決 定 する なお 入 力 値 の 種 類 からも 分 かるように 整 数 日 付 時 刻 文 字 列 等 に 入 力 範 囲 の 制 限 が 出 来 る -14-

5 式 と 関 数 表 計 算 の 名 の 通 り セルに 値 を 直 接 書 くだけでなく その 中 心 は 計 算 機 能 です 数 式 ( 計 算 式 )を 書 くことにより 自 動 的 に 該 当 のセルに 結 果 が 反 映 される (1) 数 式 ( 計 算 式 )の 入 力 入 力 の 決 まり 数 式 の 入 力 は 数 式 バー で 行 う 必 ず = からはじめ その 後 へ 式 を 書 く ( 通 常 の 表 記 の 逆 になる) エクセルでは 数 式 バー に 数 式 が セル にその 結 果 が 表 示 される 計 算 順 序 は 一 般 の 計 算 と 同 じで 1( ) 内 >2 乗 除 >3 加 減 となっている (2) 数 式 へのデータ 入 力 1 直 接 入 力 このように 式 に 直 接 セルの 値 を 入 力 する 数 式 完 成 後 Enter キーで 確 定 すると セルには 答 えが 表 示 される 2 セル 参 照 このように 式 にセル 番 地 を 入 力 する 入 力 は キーボードからと セ ルを 選 択 しながらの2つの 方 法 がある セル 参 照 の 利 点 セルのデータを 変 更 すると 自 動 的 に 再 計 算 され 新 しい 答 えが 求 められる 通 常 は このセル 参 照 が 使 われる セル 参 照 を 含 んだ 数 式 は セルのコピーを 行 ったとき その 参 照 先 が 自 動 的 にず れる( 相 対 参 照 ) 同 じ 形 の 式 を 何 回 も 書 かずに 済 み 大 変 便 利 な 機 能 である セル I5 の 右 下 の 点 を 右 クリックし そのまま I34 までずらし 指 を 離 す 新 しい 窓 が 開 くので セルのコピ ー を 選 択 する これで I5 と 同 じ 形 式 の 計 算 が I6 ~ I34 までコピーされ セルの 参 照 も 自 動 的 にずれている (3) 関 数 ところで 上 の(2)の2の 数 式 = D5+E5+F5+G5+H5 は 次 のように 計 算 しても 良 い この = SUM(B2:E2) が 関 数 と 呼 ばれるものの 一 つである 関 数 といっても 数 値 だけでなく 文 字 列 の 操 作 も 含 んでいる 関 数 とは 目 的 の 計 算 や 処 理 を 簡 単 に 行 うため あらかじめ 準 備 された 数 式 のことで エクセ ルにはとても 便 利 なものが 多 数 用 意 されている -15-

1 関 数 の 呼 び 出 し 方 関 数 は 数 式 バー 横 の fx をクリックすると 関 数 の 挿 入 ダイアログ ボックスが 現 れる 関 数 の 分 類 をクリッ クすると 最 近 利 用 した 関 数 すべて 表 示 に 続 いて 9つの 分 類 が 表 される 分 類 名 を 選 択 すると 登 録 された 関 数 が 表 示 され る 最 近 利 用 した 関 数 を 選 択 すると 自 分 が 最 近 使 った 関 数 名 が すべて 表 示 を 選 択 すると 分 類 名 に 関 係 なくアルファベット 順 にすべての 関 数 名 が 表 示 される 2 関 数 の 構 造 等 号 で 始 まる 関 数 は 必 ず = で 始 まり 次 に 関 数 名 関 数 名 左 カッコ 引 数, 引 数 右 カッコ で 構 成 されます 引 数 (カンマで 区 切 る) 引 数 が 複 数 になる 場 合 は 半 角 の, 引 数 は( )で 囲 む で 区 切 る 3 主 な 関 数 これから 第 一 回 定 期 試 験 処 理 を 例 にし いくつかの 関 数 の 使 い 方 の 練 習 をしま す ア. 個 人 の 合 計 点 や 各 教 科 の 合 計 点 を 求 めるには SUM 関 数 を 使 う SUM 関 数 は 引 数 の 合 計 ( 数 値 )を 求 める 関 数 で 標 準 でツールバーに オート SUM ボタンとして 配 置 されている 書 式 は SUM( 数 値 1, 数 値 2 ) 2 番 以 降 は オートフィルでコピーする -16- SUM 関 数 を 指 定 すると 合 計 を 求 める 仮 の 範 囲 が 示 されるので そのままで 良 け れば Enter 違 う 場 合 は 範 囲 を 指 定 し 直 して Enter を 押 す イ. 個 人 の 平 均 点 や 各 教 科 の 平 均 点 を 求 めるには AVERAGE 関 数 を 使 う AVERAGE 関 数 は 引 数 の 平 均 ( 数 値 )を 求 める 関 数 で オート SUM ボタンの 右 にある をクリックすると 平 均 (A) として 指 定 できる 書 式 は AVERAGE( 数 値 1, 数 値 2 )

使 い 方 は SUM 関 数 と 全 く 同 じで ある 2 番 以 降 は オートフィルでコピーする ウ. 合 計 点 でクラス 順 位 をつけるには RANK 関 数 を 使 う RANK 関 数 は 対 象 数 値 データが 範 囲 の 中 で 何 番 目 の 大 きさ( 小 ささ)かの 順 位 を 求 める( 返 す) 書 式 は RANK( 数 値, 範 囲, 順 序 )で 引 数 のうち 順 序 は 降 順 ( 大 きい 順 )のときは 0 ( 省 略 可 能 )を 昇 順 ( 小 さい 順 )のときは 1 指 定 します K5 にカーソルを 置 き 1 番 の 合 計 点 (I5)は 30 人 の 中 で(I5:I34) 上 位 から( 順 位 :0) 何 番 目 かを 返 す 2 番 以 降 の 順 位 を 求 めるためのコピーで 30 人 の 範 囲 が 変 わ らないよう 絶 対 参 照 になっています 2 番 以 降 は オートフィルでコピーする ( 比 較 範 囲 は 絶 対 参 照 のためずれない) 参 考 : 絶 対 参 照 参 照 を 含 んだ 数 式 を 別 のセルへコピーしたとき 参 照 先 がずれては 困 るとき 絶 対 参 照 を 利 用 する ( 複 合 参 照 : 行 または 列 の 片 方 だけ 変 化 させない) 参 照 セル 名 を $B$2 のように 列 や 行 の 番 号 の 前 に"$"をつければよい "$"の 後 の 行 列 は 変 化 しない 計 算 式 を 書 いている 途 中 では F4 キーで 相 対 参 照 複 合 参 照 絶 対 参 照 を 順 次 切 り 替 えることが 出 来 る 直 接 キーボードで"$"を 打 っても 良 い 縦 ( 各 教 科 )の 合 計 平 均 も 同 様 に 求 められる エ. 各 教 科 の 最 高 点 最 低 点 を 求 めるには MAX MIN 関 数 を 使 う MAX 関 数 は 引 数 の 最 大 値 を MIN 関 数 は 最 小 値 を 求 める( 返 す) 書 式 は MAX( 数 値 1, 数 値 2, ) MIN( 数 値 1, 数 値 2, )で 引 数 には 数 値 データ セル 参 照 配 列 などを 指 定 できる 使 い 方 は SUM 関 数 や AVERAGE 関 数 と 全 く 同 じである 国 語 が 済 んだら 社 会 ~ 英 語 まで オートフィルでコピーする -17-

オ. 次 に,VLOOKUP 関 数 を 使 って 5 段 階 の 評 定 をつけてみよう この 関 数 は 指 定 された 範 囲 の 1 列 目 で 特 定 の 値 を 検 索 し その 範 囲 内 の 別 の 列 の 同 じ 行 にある 値 を 返 します IF 関 数 の 時 と 同 じように あらかじめシート 内 (ここでは U 4 ~V 9)に 作 成 した 基 準 点 一 覧 リストを 使 います セルN 5 にポインタを 置 き 関 数 挿 入 ダイアログ を 開 く VLOOKUP を 選 び 検 索 値 で セル D5 を 範 囲 で U5:V9 を 指 定 し F4 キーで 絶 対 参 照 $U$5:$V$9 にする す 点 数 が42 点 なので2が 表 示 される オートフィルを 使 い 30 人 5 教 科 の 評 定 をつける 列 番 号 で 2 列 目 に 評 定 欄 があるので2 検 索 の 型 で TRUE の1を 選 び OK を 押 カ. 各 教 科 の 段 階 点 別 人 数 を 調 べる COUNTIF 関 数 を 使 う 書 式 は COUNTIF( 範 囲, 検 索 条 件 )で 範 囲 内 で 条 件 に 合 うものの 個 数 を 返 す あらかじめシート 内 に(ここではU 11 ~U 16) 評 定 5 段 階 表 を 作 る セルN 36 にポインタ を 置 き 関 数 の 挿 入 から COUNTIF 関 数 のダイアログを 開 く 範 囲 でN 5 ~N 34 を 選 ぶ この 時 F4 キ ーで 行 番 号 のみ 絶 対 参 照 $にする 検 索 条 件 は 段 階 5の 人 数 なので 5 段 階 評 定 表 のセルU 12 を 指 定 する この 時 列 番 号 Uのみ 絶 対 参 照 $にする 段 階 4~1までの 人 数 欄 へ オートフィルでコピーしさらに 社 会 ~ 英 語 もオー トフィルでコピーする キ. 完 成 したら 見 やすくするために 素 点 の 成 績 一 覧 と 評 価 一 覧 に 罫 線 を 引 いてみ よう 範 囲 指 定 し 範 囲 内 で 右 クリックし セルの 書 式 設 定 のダイアログを 出 し 罫 線 を 選 ぶ 外 枠 縦 線 横 線 に 適 当 な 線 スタイルを 選 び 線 を 引 く 第 一 回 定 期 試 験 の 処 理 が 完 成 したら 第 二 回 第 三 回 について 同 様 な 処 理 をし ましょう ク. 第 一 回 から 第 三 回 までの 3 回 の 平 均 点 で 年 度 の 成 績 集 計 を 出 す 串 刺 し という 手 法 が 用 いられ 1 番 の 国 語 の3 回 分 の 平 均 点 は 3 枚 のシー トの 同 じ 位 置 のセル D5 に 入 力 されている 得 点 の 平 均 で AVERAGE 関 数 を 使 い これを4 枚 目 のシート 定 期 試 験 平 均 のセル D5 に 記 入 する -18-

まず 平 均 を 記 入 する4 枚 目 のシート 定 期 試 験 平 均 の D5 にポインタを 置 き オートサム 右 の または 関 数 挿 入 ボタン を 使 い 関 数 AVERAGE を 選 び 関 数 の 引 数 ダイアログ を 開 く 数 値 1 において シー ト 定 期 試 験 1 見 出 しを クリックし さらにセル D5 をクリックする Shift キーを 押 しながら シート 定 期 試 験 3 見 出 しをクリックする OK を 押 すと 平 均 点 が 記 入 される -19- 関 数 バーには =AVERAGE( 定 期 試 験 1: 定 期 試 験 3!D5) D5 セル には 平 均 点 52.33 が 返 される オートフィルを 繰 り 返 して 使 い 30 人 5 教 科 全 部 の 平 均 点 ( 学 年 末 成 績 )を 求 める 左 が ここまで 操 作 した 結 果 である 次 に 個 人 の 教 科 の 成 績 は 整 数 で 表 せばいいので 小 数 点 以 下 を 四 捨 五 入 して 整 数 値 に 変 更 する 簡 単 な 方 法 として セルの 書 式 設 定 表 示 形 式 数 値 小 数 点 以 下 の 桁 数 0 とする 方 法 がある ただし この 場 合 あくまでも 画 面 の 見 かけ 上 の 整 数 であって 各 セル の 内 部 的 な 値 そのものが 整 数 になっ たわけではない 従 って 合 計 点 を 出 しても 合 わな い 場 合 が 出 てくる カ. 見 かけ 上 の 値 ではなく 元 の 値 を 四 捨 五 入 し 整 数 化 する セル D5 にポインタを 移 すと 関 数 バーに =AVERAGE( 定 期 試 験 1: 定 期 試 験 3!D5) と 表 示 される ここで ROUND( をキーボードから 挿 入 末 尾 へ,0) を 付 ける 関 数 バーの 表 示 は =ROUND(AVERAGE( 定 期 試 験 1: 定 期 試 験 3!D5),0) これは 数 値 を 任 意 の 桁 で 四 捨 五 入 をする 関 数 (ROUND 関 数 ) 書 式 は ROUND( 数 値, 桁 数 )で, 引 数 の 桁 数 は 0 小 数 点 以 下 を 丸 め 整 数 で 表 す 正 小 数 点 以 下 の 桁 数 を 指 定 の 数 にし それ 以 下 を 丸 める 負 -1は 一 の 位 -2は 十 の 位 -3は 百 の 位 を 丸 める オートフィルを 使 い 30 人 5 教 科 の 平 均 点 ( 学 年 末 成 績 )を 求 める 各 教 科 の 合 計 平 均 最 高 点 最 低 点 と 個 人 の 合 計 平 均 クラス 順 位 さらに 学 年 末 の 評 定 を 求 める

6 オートフィルタ データを 常 に 全 部 表 示 するのではなく 必 要 な 種 類 のデータだけに 絞 って(フィルタを 掛 けて) 表 示 することが 出 来 る (1) オートフィルタの 設 定 1 表 中 のタイトル 行 を 指 定 し(ここでは 4 行 目 ) メニューか ら データ フ ィルタ オート フィルタ を 選 ぶ 2 表 の 各 項 目 の 項 目 名 の 欄 に ボタンが 付 く これで フィルタ を 掛 けることができ る (2) オートフィルタの 使 い 方 1 学 年 末 評 定 で 国 語 の 評 定 が 3 の 生 徒 だけ 表 示 したいとき 国 語 の をクリックする 次 のような 窓 が 現 れる この 中 から 3 を 選 択 する 一 覧 表 は 次 のように 国 語 が 3 の 生 徒 だけの 一 覧 表 に 変 わ る この 状 態 で 印 刷 すれば 国 語 の 評 定 3の 生 徒 の 一 覧 表 が 完 成 する 2 フィルタの 掛 かった 状 態 から 元 に 戻 す フィルタを 掛 けた 項 目 の を 押 し (すべて) を 選 ぶ ここでは 国 語 の を 押 し (す べて) を 選 ぶ 一 覧 表 は 元 通 りの 全 員 の 一 覧 表 になる -20-

3 オートフィルタオプションを 使 う 例 えば 国 語 で 4 以 上 の 場 合 まず 国 語 の を 押 し オプション 選 択 する 抽 出 条 件 の 指 定 で 国 語 の 4 以 上 を 選 択 し OK を 押 す 次 に 国 語 も 英 語 もともに 4 以 上 の 場 合 国 語 が 4 以 上 の 集 合 状 態 で 英 語 が 4 以 上 を 同 様 な 操 作 で 行 うと 求 める 一 覧 になる 元 に 戻 すには フィルタを 掛 けた 二 つの 項 目 の ( 表 示 色 が 青 になっている)を 押 し (すべて) を 選 ぶ を 繰 り 返 し 行 う この 場 合 項 目 の 順 序 はどちらが 先 でも 良 い 抽 出 条 件 には 他 にもいろいろあるので 後 ほど 試 してみて 欲 しい 7 グラフ 作 成 (1) グラフの 作 成 には グラフウィザードを 使 います 定 期 試 験 平 均 を 例 にとって 個 人 別 5 教 科 のグラフの 作 成 をしてみます ここでは 個 人 成 績 と 平 均 の 比 較 棒 グラフ を 作 ります 教 科 名 の C4 ~ H4 まで 範 囲 指 定 し Ctrl キーを 押 しながら No.5 石 田 くんのデ ータ C10 ~ H10 まで 範 囲 指 定 し さ らに Ctrl キーを 押 しながら 平 均 点 の C37 ~ H37 を 指 定 します グラフ 作 成 のデータ 範 囲 の 指 定 が 済 んだので グラフを 作 成 する 1 ツールバーの グラフウィザード を 選 ぶ (または メニューの 挿 入 (I) グラフ(H) を 選 ぶ ) 2 第 一 段 階 グラフの 種 類 になる ここで グラフの 種 類 で 縦 棒 を 形 式 で 並 べた 棒 を 選 び 次 へ(N) を 押 す -21-

3 第 二 段 階 グラフの 元 データ になる 既 に サンプルとして データを 元 にグラフができあがってる 自 動 的 に 凡 例 や 教 科 名 が 反 映 さ れる 範 囲 指 定 の 前 にグラフウイザード を 起 動 し この 画 面 で 後 から 範 囲 指 定 も 出 来 ます 4 第 三 段 階 グラフオプシ ョン になります ここで タイトル 軸 凡 例 データ ラベル データテーブ ル の 設 定 をする ( 一 端 完 成 した 後 でも 変 更 は 可 能 ) 次 へ を 選 ぶ 5 第 四 段 階 グラフの 作 成 場 所 になる 同 じシートに 貼 り 付 け る 場 合 は オブジェク ト(O) を 新 しいワー クシートに 貼 り 付 ける 場 合 は 新 しいシート (S) を 選 びます 完 了 (F) を 選 ぶと 完 成 したグラフが 指 定 のシートに 貼 り 付 けられます 6 完 成 して 同 じシートに 貼 り 付 けられたグラフ 一 端 作 成 したグラフの 様 々な 設 定 を 変 更 することが 出 来 る グラフ 上 の 様 々な 場 所 で 右 クリ ックすることで 色 々な 変 更 が 出 来 る -22-

グラフ 上 で 右 クリック タイトル 上 で 右 クリック グラフの 一 番 外 側 で 右 クリック 凡 例 上 で 右 クリック 座 標 軸 の 項 目 名 上 で 右 クリック (2) グラフの 設 定 変 更 1 行 と 列 の 優 先 順 位 まず 元 データの 範 囲 を C4 ~ H9 間 で 指 定 する グラフウイザードを 使 って 縦 棒 グラフを 作 る グラフサンプルは 左 のよう になる これは 5 教 科 について5 人 の 成 績 を 比 較 した 棒 グラフだ が 元 のデータ 系 列 で 列 にチェックを 変 える ことによって 次 のようにな る -23-

このように 一 瞬 にして 入 れ 替 わったグラフが 表 示 され る 2 凡 例 の 位 置 を 変 える グラフオプション 凡 例 表 示 位 置 を 上 (T) にすると 凡 例 の 位 置 が 右 から 上 に 変 わった 3 Y 軸 は 得 点 であるから " 得 点 "の 表 示 (ラベル)を 付 ける グラフオプション タ イトルトラベル Y/ 数 値 軸 の 欄 に 得 点 を 記 入 する 得 点 が 表 示 されたが 文 字 の 向 きが 横 向 きで 良 くな い ラベル 文 字 の 上 で 右 クリ ックし 軸 ラベル 書 式 設 定 を 選 択 する 軸 ラベルの 書 式 設 定 ダイアログが 開 くので 配 置 を 選 択 する 次 に 方 向 の 所 で 左 側 に 縦 書 きで 示 されている 文 字 列 の 部 分 をクリックし 反 転 させる その 結 果 横 向 きになっていた 文 字 列 が 縦 書 きに 変 わる ここをクリックし 反 転 させて OK を 押 す とことで 縦 書 きになる -24-

4 グラフに 値 を 書 き 込 む グラフオプション データラベル を 選 び ラベルの 内 容 の 値 (V) にチェックマークを 付 け OK を 押 す グラフの 棒 の 先 にそれぞれ の 値 が 表 示 される 文 字 の 大 きさを 変 えるには 文 字 の 上 で 右 クリックし データラベルの 書 式 設 定 を 選 び フォント サ イズ で 適 当 なサイズに 直 す 5 グラフの 種 類 を 積 み 上 げグラフに 変 更 グラフの 種 類 標 準 で 縦 棒 形 式 で 積 み 上 げ 縦 棒 を 選 ぶ OK を 押 すと グラフは 積 み 上 げ に 変 わる このグラフの 特 徴 は 各 教 科 得 点 の 比 較 と 合 計 点 の 比 較 が 同 時 に 出 来 る -25-

(3) レーダーチャート レーダーチャートは 比 較 したいポイントがたくさんある 場 合 に 適 したグラフです まず 定 期 試 験 平 均 で c4 ~ h4(タイトル 行 ) ctrl を 押 しながら d20 ~ h20( 生 徒 とデータを 指 定 :ここでは 渡 辺 潤 ) さらに ctrl を 押 しながら c37 ~ h37( 平 均 点 ) を 範 囲 指 定 し グラフウイザードを 開 く グラフウイザード から グラ フの 種 類 で レーダー を 形 式 はポインタ 付 きか 否 かを 選 択 し 次 へ を 押 します グラフオプション で タイト ル や 凡 例 等 を 設 定 し 次 へ を 押 します グラフの 作 成 場 所 で 貼 り 付 け 場 所 について 同 一 シートか 別 シートかを 選 び 完 了 を 押 します (4) 比 率 ( 百 分 率 の 割 合 )を 示 すグラフ 1 100 % 積 み 上 げ 縦 棒 主 に アンケートの 処 理 等 で 使 われる グラフの 種 類 において 100 % 積 み 上 げ 縦 棒 を 選 ぶ このグラフ 例 は 凡 例 の 位 置 区 分 線 や 値 を 表 示 等 の 設 定 変 更 を 行 ったものである 区 分 線 については, データ 系 列 の 書 式 設 定 の オプション で 設 定 できる 2 円 グラフ グラフの 種 類 において 円 を 選 ぶ このグラフの 例 は 凡 例 の 位 置 や 分 類 名 値 引 き 出 し 線 を 表 示 す る の 設 定 を 行 ったものである -26-

(5) グラフの 種 類 には 他 に 横 棒 折 れ 線 散 布 図 面 ドーナツ 等 高 線 バ ブル 円 柱 円 錐 等 がある 表 示 したいデータの 内 容 によって 最 もふさわしい グラフを 利 用 する (6) その 他 の 書 式 設 定 グラフエリアの 書 式 設 定 では,エリア 全 体 に 色 を 付 けたり, 塗 りつぶし 効 果 をつけ たりできる また, 全 体 のフォントを 設 定 したり,シート 全 体 の, 列 挿 入 や 列 削 除 など に 対 応 して 位 置 やサイズを 自 動 変 更 するかどうかの 設 定 ができる 縦 軸 のところで 軸 の 書 式 設 定 を 選 ぶと, 目 盛 の 最 大 最 小 間 隔 を 設 定 できる ウィザードでは 値 の 分 布 範 囲 に 合 わせて 自 動 的 に 範 囲 や 間 隔 が 設 定 されてグラフが 作 成 されるが,これを 変 更 できる 壁 面 の 書 式 設 定 や 床 面 の 書 式 設 定 を 選 ぶと 色 やグラデーションを 変 更 できる 3-Dグラフ を 選 ぶと, 立 体 表 示 の 角 度 を 設 定 できる データ 要 素 の 書 式 設 定 を 選 ぶと, 棒 グラフの 色 などが 設 定 できる 凡 例 の 書 式 設 定 を 選 ぶと, 凡 例 の 表 示 位 置 や 色 が 設 定 できるが,さらにその 中 で 凡 例 の 一 つ 一 つについても 凡 例 項 目 の 書, 式 設 定 が 可 能 で, 特 定 の 項 目 だけ 凡 例 の 文 字 を 大 きくしたりすることもできる 目 盛 り 線 の 書 式 設 定 を 選 ぶと, 目 盛 り 線 を 点 線 にしたり 色 を 変 えたりできる グラフの 種 類 も 様 々な 書 式 も 全 部 は 説 明 しきれないので 各 自 で 試 行 錯 誤 しなが らチャレンジを 8 他 ソフトとの 連 携 (1) エクセルで 作 成 したグラフを 一 太 郎 や ワード に 取 り 込 む A. 一 太 郎 にエクセルのグラフを 貼 り 付 ける 場 合 (リンク 無 しの 場 合 ) 1 エクセルでグラフを 作 成 する 2 グラフエリアで 右 クリックし コピー を 選 ぶ 3 一 太 郎 に 移 動 し 適 当 な 位 置 で 貼 り 付 け を 選 ぶ 4 出 来 たグラフを 設 定 変 更 したい 場 合 は グラフをダブルクリックする エクセル 操 作 が 可 能 になるので 設 定 変 更 する この 場 合 一 見 するとグラフ 部 分 だけがコピーされたように 見 えるが 実 際 には エクセルの 元 ファイル 全 体 が 一 太 郎 のファイル 内 にコピーされている これを オ ブジェクト 貼 り 付 けという 一 太 郎 内 でグラフ 編 集 をするために グラフをダブルクリックすると ツールバー がエクセル 用 に 切 り 替 わり グラフの 下 にシート 名 のタグが 表 示 されファイル 全 体 がコピーされていることが 分 かる ここでの 編 集 作 業 は 一 太 郎 内 へコピーされたファイルを 編 集 するだけであるので 元 のエクセルファイルは 当 然 そのままで 変 化 せず データの 同 一 性 が 損 なわれる 可 能 性 がある -27-

上 は エクセルのグラフ を 一 太 郎 文 書 に 貼 り 付 けたもの 下 は グラフ 編 集 のため グラフ 上 でダブルクリッ クした 状 態 である タスクバーがエクセル 用 に 切 り 替 わり グラフの 下 に シートを 表 すタグが 現 れる シートタグをクリックする と 次 々にシートが 切 り 替 わる これによっても フ ァイル 全 体 がコピーされて いることが 分 かる B. 一 太 郎 にエクセルのグラフを 貼 り 付 ける 場 合 (リンクする 場 合 ) 1 2は(1)と 同 じ 3 一 太 郎 に 移 動 し メニューの 編 集 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け 形 式 を 選 択 を 選 択 する -28-

形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け の ダイアログが 現 れるので リンク 貼 り 付 け を 選 び Microsoft Office Excel グラフ オブジェクト となっているこ とを 確 認 し OK を 押 す この 時 表 示 されるグラフは 表 向 きは (1) の 場 合 と 全 く 同 じものである この 場 合 は リンクしているので エクセル 内 で 元 データの 訂 正 や グラフの 編 集 をした 場 合 その 訂 正 や 編 集 によって 書 き 直 されたエクセルのグラフが リ ンク 先 の 一 太 郎 に 自 動 的 に 反 映 される 従 って 片 方 を 書 き 直 すだけで データ の 同 一 性 が 保 たれる C. ワード にエクセルのグラフを 貼 り 付 ける 場 合 も そのまま 貼 り 付 ける 方 法 と リンク 貼 り 付 けする 方 法 とがある (2) エクセルの 表 をそのまま 一 太 郎 に 貼 り 付 ける この 方 法 については 二 つの 方 法 があります A エクセルの 表 データをテキストファイルとして 一 太 郎 に 貼 り 付 ける 1 エクセルデータのコピーする 範 囲 を 指 定 する 2 右 クリックで コピー または メニューの 編 集 コピー を 選 ぶ 3 一 太 郎 文 書 の 書 き 込 む 位 置 で 貼 り 付 け を 行 う 4 表 が 一 太 郎 文 書 に 貼 り 付 けられる この 場 合 テキストファイルなので 貼 り 付 けられた 表 のデータは 自 由 に 書 き 換 えが 出 来 る B エクセルの 表 データを 図 として 一 太 郎 に 貼 り 付 ける 1 エクセルのコピーする 範 囲 を 指 定 する 2 shift キーを 押 しながら メニューの 編 集 を 選 ぶと 上 の A においては コピー だったコマンドが 図 のコピー に 代 わっている ここで 図 のコピー を 選 ぶと このダイアログが 現 れる このまま Ok を 選 ぶ 3 一 太 郎 文 書 の 書 き 込 む 位 置 で 貼 り 付 け を 行 う 4 表 が 一 太 郎 に 貼 り 付 けられる この 場 合 貼 り 付 けられた 表 はあくまでも 一 枚 の 図 であり データの 書 き 換 えは 出 来 ない -29-

(3) エクセルデータを 一 太 郎 文 書 で 差 し 込 みにする 差 込 印 刷 とは 同 じ 文 書 (フォーム)に 宛 名 などを 次 々と 差 し 替 えて 印 刷 することで す 差 込 印 刷 をするには データを 挿 入 するための 差 込 枠 または 差 込 フィールド を 持 つフォームを 作 ります また 宛 名 などの 次 々と 差 し 込 むデータ を 入 力 した 差 込 ファイル をEXCEL 1 行 目 は 見 出 し で 作 ります 差 込 印 刷 は 宛 名 書 きのほかにビデオ フ ロッピーラベルや 名 刺 などの 印 刷 にも 利 用 できます 1 ここでは エクセルでデータファイル の 作 成 をします (1 行 目 は 見 出 し) 2 一 太 郎 で 差 し 込 まれる 側 の 文 章 を 作 成 し メニューから 挿 入 差 込 差 込 ファイル 設 定 を 選 び ファイルを 指 定 します 3 表 計 算 ファイルの 差 し 込 み ダイ アログが 表 示 されるので 対 象 で を 押 しシートを 指 定 し 範 囲 で 差 し 込 むデータのあるシートの 範 囲 を 指 定 し OK を 押 します 4 一 太 郎 文 章 で カーソルをデータを 差 し 込 む 位 置 に 移 し メニューから 差 込 フィールド 作 成 を 選 び 学 校 名 1 行 目 が 見 出 しなのでチェック データファイルの 内 の 項 目 番 号 または 項 目 名 を 指 定 する デ ータの 種 類 や 書 式 を 設 定 する 校 長 名 講 師 -30-

5 作 成 した 一 太 郎 ファイルを メニューの 表 示 印 刷 イ メージ にすると 印 刷 するイメージがプレビューできる なお このツールボックスで レコード( 差 し 込 まれる 単 位 ) 毎 に 表 示 させることが 出 来 る 6 印 刷 は 全 部 のレコードではなく 差 込 /タック で 一 部 だけを 指 定 して 印 刷 す ることが 出 来 る (4) 一 太 郎 の 表 をエクセルに 直 す 今 でこそ 表 計 算 ソフトが 一 般 的 になってきましたが 一 昔 前 までは 表 形 式 のデータ も ワープロソフトで 罫 線 を 引 き その 表 の 中 へデータを 書 き 込 むようにしていました これらの 表 を 表 計 算 ソフトへ 取 り 込 むことを 考 えてみましょう 1 このような 一 太 郎 の 罫 線 で 作 ら れた 表 を エクセルに 取 り 込 むには まずこの 一 太 郎 のデータを HT ML 形 式 で 保 存 します 2 HTML 形 式 で 保 存 すると こ のようなファイルに 変 わります このファイルをエクセルの ファ イルを 開 く で ファイルの 種 類 を すべての Web ページ として 開 く 押 すと 3このように エクセル 形 式 のデータ に 変 換 できる この 場 合 行 が 多 少 崩 れてしまって いるので 見 やすいように 補 修 する と 良 い 多 少 表 が 崩 れても 両 方 を 立 ち 上 げて セル 一 つ 一 つをカット&ペー ストしてコピーする 労 力 よりも た とえ 行 が 崩 れても 行 の 手 直 しの 方 がはるかに 簡 単 だと 思 います -31-

本 文 説 明 以 外 でよく 使 われる その 他 の 関 数 一 覧 1 AND 関 数 : 複 数 の 論 理 式 ( 条 件 )が 真 (TRUE)か 偽 (FALSE)かを 判 定 する 関 数 入 力 したすべての 論 理 式 が 真 のとき( 条 件 を 満 たしているとき)は TRUE を 返 し 論 理 式 の1つでも 偽 のとき( 条 件 と 異 なるとき)は FALSE を 返 す 書 式 IF( 論 理 式 1, 論 理 式 2, ) 例 =AND(C3>0,D3>0,E3>0) 意 味 :C3,D3,E3 全 てが 正 だったら TRUE を そうでなかったら FALSE を 返 す 2 ネスト 関 数 (IF AND): 関 数 の 引 数 として 関 数 を 使 う 事 を ネスト( 入 れ 子 )という 例 =IF(AND(C3>=50,D3>=50,E3>=50)," 合 格 "," 不 合 格 ") 意 味 :C3,D3,E3 全 てが 50 いじょうだったら 合 格 そうでなかったら 不 合 格 を 返 す 3 OR 関 数 : 複 数 の 論 理 式 ( 条 件 )のうちどれか 一 つでも 真 のとき( 条 件 を 満 たしてい るとき)は TRUE を 返 し 論 理 式 すべてが 偽 のとき( 条 件 と 異 なるとき)は FALSE を 返 す 書 式 OR( 論 理 式 1, 論 理 式 2, ) 例 =OR(C3>0,D3>0,E3>0) 意 味 :C3,D3,E3 少 なくもどれか1つが 正 だったら TRUE を 全 てが0 以 下 だっ たら FALSE を 返 す 4 LARGE SMALL 関 数 :LARGE 関 数 は 指 定 範 囲 の 数 値 データから 指 定 した 順 位 のデータを 大 きい 方 から 求 め( 返 し) SMALL 関 数 は 指 定 範 囲 の 数 値 データか ら 指 定 した 順 位 のデータを 小 さい 方 から 求 め( 返 し)る 書 式 LARGE( 範 囲, 順 位 ) SMALL( 範 囲, 順 位 ) 例 =LARGE(B3:E3,A5) B くんの 国 語 社 会 算 数 理 科 の 中 で A5 (3) 番 目 の 成 績 の 値 を 返 す 順 位 をセル 参 照 ではなく 直 接 値 を 指 定 し =LARGE(B3:E3,3) としても 全 く 同 じになる 5 COUNT COUNTA COUNTBLANK 関 数 :ともに 引 数 内 のセルの 数 を 求 める( 返 す) 関 数 ただ COUNT COUNTA には 大 きな 違 いがあり COUNT 関 数 は 数 値 デ ータだけの 数 を 数 えるのに 対 し COUNTA 関 数 は 数 値 もふくめすべてのデータ の 数 を 数 える COUNTBLANK 関 数 は 空 白 セルの 数 を 求 める 書 式 COUNT( 値 1, 値 2 ) COUNTA( 値 1, 値 2 ) COUNTBLANK( 値 1, 値 2 ) 例 =COUNTA(A2:A9) =COUNTA(A2:A9) サンプルデータのうち 1 数 値 セル:A2,A5,A6,A7,A9 2 文 字 列 セル:A3,A8 3 空 白 セル:A4 COUNT は 1 COUNTA は 1+2 COUNTBLANK は 3 の 個 数 を 数 える -32-

6 SUMIF 関 数 : 指 定 した 条 件 に 一 致 するセルの 値 の 合 計 を 求 める 関 数 書 式 SUMIF( 範 囲, 検 索 条 件, 合 計 範 囲 ) 例 1 5 人 の4 教 科 の 計 20 個 の 成 績 の 中 で 80 点 以 上 の 得 点 の 合 計 を 求 める 例 2 5 人 の 内 合 格 者 の みの 合 計 点 の 和 を 求 める 7 HOUR MINUTE SECOND 関 数 それぞれ シリアル 値 や 時 刻 形 式 の 文 字 列 から 時 分 秒 を 返 す 書 式 HOUR(シリアル 値 ) MINUTE(シリアル 値 ) SECOND(シリアル 値 ) シリアル 値 は " "で 囲 った 時 刻 文 字 列 でも 良 い 例 引 数 は この 例 のように 直 接 計 算 式 を 入 れることができる -33-

8 TODAY NOW 関 数 : パソコン 内 部 の 時 計 から 現 在 の 日 付 や 時 刻 を 返 す 書 式 TODAY() NOW() [ 二 つの 関 数 とも 引 数 は 必 要 ない] ブックを 開 くたびに 再 建 算 され その 時 点 の 日 付 や 時 刻 を 返 します 例 TODAY は 年 / 月 / 日 を NOW は 年 / 月 / 日 時 刻 を 返 す 9 INDEX 関 数 : 表 やセル 範 囲 から 行 と 列 で 位 置 を 指 定 して セル 参 照 を 求 めたり 該 当 位 置 のデータを 求 める 関 数 書 式 INDEX( 範 囲, 行 番 号, 列 番 号, 領 域 番 号 ) セル 範 囲 形 式 INDEX( 配 列, 行 番 号, 列 番 号 ) 配 列 形 式 例 10 MATCH 関 数 : 指 定 された 照 合 の 型 に 従 って 検 査 範 囲 内 を 検 索 し 検 査 値 と 一 致 する 要 素 の 配 列 内 での 相 対 的 な 位 置 を 表 す 数 値 を 返 します 書 式 MATCH( 検 査 値, 検 査 範 囲, 照 合 の 型 ) " 井 上 美 代 "は 範 囲 内 の5 番 テキスト 作 成 参 考 資 料 1 山 梨 県 総 合 教 育 センター 平 成 17 年 度 表 計 算 活 用 研 修 テキスト 2 Web サイト Excel (エクセル) 学 習 KENZO30 http://homepage1.nifty.com/kenzo30/ 3 朝 日 ビジネス PASO 実 践 エクセル -34-