Ⅰ

メールを 中 心 とした 無 償 グループウェアの 導 入 ~ネットとグループウェアの 活 用 で 仕 事 のスタイル を 一 気 にチェンジ!~ 淡 路 市 立 津 名 中 学 校 1こんな 課 題 がありました( 改 善 の 必 要 性 ) 課 題 1 関 係 機 関 から 届 くメールや 添 付 ファイルを 担 当 者 に 伝 達 するのが 大 変 課 題 2 職 員 朝 会 等 の 各 種 会 議 に 時 間 がかかる 課 題 3 お 互 いに 多 忙 のため 情 報 伝 達 共 有 の 場 が 取 れない 課 題 4 机 上 整 理 がまま 成 らず 作 業 効 率 が 上 がらない 課 題 5 職 員 の 声 をアンケート 形 式 で 集 めたいが 時 間 や 手 間 がかかる 課 題 6 通 知 表 作 成 にかかるデータ 入 力 に 時 間 がかかる 2その 背 景 にはこんな 要 因 がありました( 課 題 の 発 生 要 因 ) 要 因 1 関 係 機 関 からのメール 類 は USBメモリや 紙 媒 体 で 伝 達 している 要 因 2 個 人 メールアドレスの 貸 与 がない 要 因 3 個 人 メールアドレスの 貸 与 には 費 用 がかかる 要 因 4 会 議 では 協 議 承 認 事 項 ではなく 連 絡 事 項 に 多 く 時 間 がかかる 要 因 5 回 覧 物 や 配 布 物 が 机 上 を 占 領 している 要 因 6 口 頭 紙 媒 体 の 連 絡 だけでは 確 実 に 伝 わらない 要 因 7 紙 媒 体 のアンケート 用 紙 では 配 布 や 集 計 に 時 間 がかかる 要 因 8 共 有 ファイルの 編 集 が 同 時 に 複 数 人 で 行 えない 3そこで こんな 改 善 に 取 り 組 みました( 改 善 の 方 向 性 ) 改 善 1 メールを 導 入 し 電 子 媒 体 のままで 伝 達 する 改 善 2 連 絡 事 項 については 口 頭 や 紙 媒 体 ではなくメールを 使 用 する 改 善 3 メールの 活 用 を 習 慣 化 させるための 研 修 を 実 施 する 改 善 4 回 覧 配 布 物 は 電 子 化 (PDF 等 )しメールに 添 付 又 は 共 有 化 する 改 善 5 無 償 のグループウェアを 導 入 し アンケートや 共 有 ファイルの 処 理 作 業 の 時 間 を 短 縮 する 4 改 善 に 取 り 組 むことにより こんな 効 果 がありました( 改 善 の 効 果 ) 効 果 1 口 頭 のみの 連 絡 だったものが 文 字 化 され 伝 達 漏 れが 減 る 効 果 2 会 議 時 間 の 短 縮 や 会 議 そのものが 減 る 効 果 3 webで 繋 がるグループウェアを 使 用 することで 場 所 や 時 間 を 選 ばず 閲 覧 や 編 集 ができ 生 活 を 優 先 できる 機 会 が 増 える 効 果 4 紙 による 伝 達 が 減 り 印 刷 や 配 布 にかかるコスト( 時 間 費 用 )が 減 る 効 果 5 共 有 ドキュメントにより 複 数 人 が 同 時 に 編 集 でき 作 業 時 間 が 減 る 1

推 進 校 ではこのように 取 り 組 みました( 改 善 事 例 ) 12こんな 課 題 や 要 因 がありました( 改 善 の 必 要 性 課 題 の 発 生 要 因 ) 渡 したくても 相 手 がいない 電 子 データの 伝 達 はアナログ 頼 み 関 係 機 関 から 届 く 大 量 のメールに 電 子 化 された 資 料 や 調 査 書 等 日 々の 仕 事 で 扱 う 書 類 は パソコンで 作 られたデータが 中 心 となっています また それに 伴 う 回 答 や 報 告 も 同 様 です 推 進 校 の 場 合 メールアドレスが 付 与 されたPCが1 台 しかなく そのデータ の 授 受 方 法 は プリントアウトした 紙 媒 体 や USBメモリに 入 れ 直 して 直 接 担 当 者 に 手 渡 すことが 中 心 となり 非 常 に 煩 雑 になっていました 改 善 のため ファイルサーバー を 経 由 する 方 法 も 試 みましたが その 旨 を 口 頭 やメモで 伝 達 しなければならず さらに 煩 雑 になっていました 今 話 さなくてもいいのでは 会 議 内 容 の 精 選 会 議 の 時 間 が 長 く 生 徒 と 向 き 合 う 時 間 の 確 保 は 充 分 とは 言 えませんでした また 長 時 間 の 会 議 は 集 中 力 の 低 下 を 招 き 能 率 も 低 下 します 会 議 を 行 わない 訳 にはいきませ んが お 互 いに 多 忙 でありながら 貴 重 な 時 間 を 割 いて 全 職 員 が 集 まっていながら その 内 容 の 全 てが 見 合 うものではありませんでした とは 言 え それに 代 わる 方 法 もありま せんでした 紙 が 山 積 みで どこで 仕 事 をすればいいのか 机 上 のスペース 確 保 机 上 や 身 の 回 りの 整 理 整 頓 を 心 がけていても 教 室 から 職 員 室 に 帰 ってくると 職 員 会 議 や 学 校 便 りに 回 覧 物 等 々 紙 の 書 類 が 次 々と 山 積 みとなっています これでは 生 徒 の ノートチェックやテストの 採 点 など デスクワークはできません また 資 料 の 紛 失 も 問 題 となっていました そんな 時 に 職 員 から 配 布 された 資 料 は 保 管 すべきなのか 捨 て てもいいのか 判 断 に 困 る という 声 も 聞 こえていました 入 力 内 容 がバラバラ 共 有 ファイルの 編 集 以 前 より 通 知 表 の 電 子 化 (プリントアウト)が 行 われていましたが データベース 作 成 のため サーバー 上 にある 所 定 のファイルに 個 々がデータ 入 力 し その 後 担 当 者 が 集 約 という 一 連 の 作 業 に 手 間 がかかっていました また 入 力 者 が 別 々の 画 面 を 見 ながら 入 力 しているため 急 な 様 式 の 変 更 や 内 容 の 見 直 しに 対 応 など ルールの 徹 底 も 難 しくなって いました これらの 課 題 認 識 のもと 次 のような 取 組 により 業 務 の 効 率 化 を 図 りました 無 償 のグループウェア( 以 下 GW )を 導 入 し メールや 共 有 ファイルを 活 用 し 円 滑 な 情 報 伝 達 や 共 有 を 行 う 予 算 が 無 いため 無 償 で 使 用 できるGWを 導 入 する 業 者 との 調 整 及 び 初 期 設 定 は 職 員 (ネットワーク 管 理 担 当 者 )で 行 う 電 子 媒 体 (ファイル メール)による 情 報 伝 達 や 共 有 を 行 い 作 業 等 の 効 率 化 を 図 る 2

GW 利 用 促 進 のため 職 員 のスキル 向 上 を 目 的 とした 研 修 を 行 う 希 望 者 のみではなく 全 職 員 参 加 型 の 研 修 とする 本 格 的 な 情 報 の 電 子 化 に 向 け 基 礎 となるPCのスキル 向 上 及 び 活 用 促 進 を 目 的 とし た office ソフトの 研 修 も 行 う 3こんな 改 善 に 取 り 組 みました( 改 善 の 方 向 性 ) 取 組 フロー 導 入 する GW を 理 解 する GWがどういったものかを 理 解 する GWのメリットを 理 解 する 活 用 方 法 を 検 討 する 何 に 使 いたいか 確 認 する (メール 転 送 情 報 一 斉 伝 達 ファイル 共 有 等 ) アカウントを 作 成 する 個 人 PCの 設 定 をする 管 理 担 当 者 を 決 める 業 者 等 関 係 機 関 と 調 整 する 設 定 手 順 等 を 記 録 しまとめる 管 理 担 当 者 を 中 心 に 作 業 する プロジェクトチームで 試 行 する 実 際 に 使 ってみて 使 い 勝 手 を 確 認 する 意 見 を 出 し 合 い 必 要 があれば 改 良 する 職 員 研 修 をする 全 職 員 で 試 行 する 活 用 例 や 効 果 を 示 す GWの 説 明 をする 操 作 法 を 教 える 必 要 があれば 繰 り 返 し 行 う!POINT! 全 職 員 参 加 型 にする 基 礎 的 なところを 軽 視 しない 操 作 が 苦 手 な 職 員 を 丁 寧 にサポートする 全 職 員 が 使 えなければ 効 果 は 得 られない 焦 りは 禁 物 使 用 実 態 を 把 握 する 必 要 があれば 研 修 を 繰 り 返 し 行 う 検 証 し 改 善 する アンケート 等 を 用 い 使 用 頻 度 や 効 果 等 の 評 価 を 行 う 評 価 等 を 受 け 改 善 する 3

推 進 校 の1 年 間 の 歩 み 取 り 組 みフロー は 推 進 校 の 実 践 と 反 省 から 生 まれました 1 年 間 の 歩 みの 中 では このような 紆 余 曲 折 がありました 平 成 22 年 4 月 時 点 のインフラ 公 用 私 用 PCが 混 在 した 状 況 で ネットワークに 接 続 された1 人 1 台 のパソコンを 机 上 に 設 置 済 みでした ネットワーク 管 理 担 当 者 が 明 確 化 されていました(PTの 構 成 員 でもありました) 通 知 表 は 平 成 21 年 度 より 電 子 処 理 化 されていました 教 職 員 へのメールアドレス(アカウント)の 貸 与 4 月 下 旬 ~5 月 中 旬 一 般 的 な 無 償 のwebメール( 個 人 で 取 得 するもの)では 学 校 単 位 でのアカウント 管 理 は 行 えないため 独 自 ドメインを 利 用 し かつ 無 償 で 使 用 できるGW Google Apps Education Edition(Google 社 ) 教 育 機 関 は 無 償 を 導 入 しました 同 GWの 利 点 は 費 用 面 だけではなく webで 繋 がるため 場 所 や 時 間 にとらわれ ず 閲 覧 や 編 集 が 可 能 であること また 検 索 速 度 も 優 れており 大 容 量 のメールボ ックス(7GB)との 組 み 合 わせで データファイルとしての 活 用 もできます 独 自 ドメインの 取 得 は 学 校 公 式 ホームページのプロバイダを 通 じ 行 いました 職 員 用 の 個 人 PCの 設 定 5 月 下 旬 プロジェクトチーム( 以 下 PT )が 1 台 ずつ 設 定 を 行 いました ワンクリックでメールが 開 くように 環 境 を 整 えたり 使 用 方 法 の 説 明 も 同 時 に 行 いま した メールによる 情 報 伝 達 の 使 用 開 始 6 月 上 旬 ~ 職 員 会 議 等 で 説 明 啓 発 をしました 啓 発 の 中 で 手 始 めに 職 員 への 連 絡 事 項 は 会 議 の 場 ではなく メールで 済 ませるよう 依 頼 し 早 速 全 職 員 で 使 用 を 開 始 しました 反 省 点 この 頃 改 善 効 果 を 得 たい 気 持 ちが 先 走 ってしまい プロジェクト 実 施 (GW 導 入 や その 他 の 取 り 組 みを 含 め)の 充 分 な 動 機 づけを 怠 ってしまいました このことが 後 にPTと 職 員 の 間 に 温 度 差 を 作 り 停 滞 する 原 因 となりました 焦 りは 禁 物 です 共 有 ドキュメントの 使 用 開 始 7 月 上 旬 ~ GWの 共 有 ドキュメント 機 能 (スプレッドシート)を 使 用 し 通 知 表 に 係 る 部 活 動 の 戦 績 データの 入 力 を 複 数 人 で 同 時 編 集 が 可 能 になりました また 現 在 の 編 集 者 も 表 示 されるため 作 業 状 況 等 の 把 握 もでき 編 集 者 への 支 援 もしやすくなりました 同 機 能 を 職 員 間 で 行 うアンケートにも 利 用 し さらなる 活 用 を 促 しました 4

バズ 学 習 の 実 施 ( 業 務 改 善 プロジェクトの 動 機 づけ) 9 月 下 旬 前 述 にある 反 省 を 踏 まえ 校 長 からの 啓 発 及 びプロジェクト(GW 導 入 以 外 も 含 む) の 検 証 や 課 題 について 全 職 員 で 協 議 しました 職 員 研 修 の 実 施 (メール 活 用 促 進 に 向 けて) 11 月 上 旬 この 時 期 メール 発 信 が 一 部 の 職 員 また 送 信 したメールが 閲 覧 されていない 実 態 が 浮 かび 上 がりました このように メールチェックが 習 慣 化 されない 原 因 の 一 つは 導 入 当 初 の 操 作 説 明 の 不 充 分 さが 考 えられました また 操 作 が 苦 手 な 職 員 に 対 して 特 定 の 職 員 が 個 別 に 対 応 する 機 会 が 多 くなったため 業 務 効 率 が 落 ちていました そ こで 全 職 員 参 加 の 研 修 を 実 施 しました 講 師 はPTが 務 め 内 容 については 基 本 的 な 操 作 の 説 明 を 中 心 に 行 いました それ は PC 操 作 が 苦 手 な 職 員 などの 底 上 げを 行 い 全 職 員 が 送 受 信 できなくては 全 体 としての 効 率 化 に 繋 がらないと 考 えたためです また PCそのものの 電 源 が 入 っていないケースもあり 職 員 朝 会 の 際 に 管 理 職 より 電 源 を 入 れメールチェックをすることを 促 すようにしました PC 研 修 の 実 施 (パソコン 操 作 のスキル 向 上 ) 1 月 上 旬 ~3 月 上 旬 PCを 活 用 した 情 報 の 電 子 化 電 子 ファイルの 有 効 活 用 のためには メールそのもの の 活 用 促 進 も 大 事 ですが パソコン 操 作 をスキルアップし 全 職 員 によるICTの 活 用 が 進 展 することも 重 要 です そこで 全 職 員 参 加 の Office ソフト(Excel2003) 研 修 を PTが 中 心 となり 習 熟 度 別 講 座 を 開 設 しました 講 座 内 容 については レベ ル 別 に 複 数 の 講 座 を 設 定 し 全 職 員 が 最 低 1 講 座 を 受 講 しました 開 講 にあたっては 教 育 用 PCのリース 契 約 会 社 に 協 力 を 依 頼 し 講 座 内 容 のアドバ イスや 講 師 派 遣 テキスト 提 供 をしていただきました 検 証 反 省 改 善 計 画 1 月 上 旬 ~ 本 テーマを 含 め 1 年 間 の 取 り 組 みに 関 する 自 己 評 価 ( 職 員 アンケート)を 実 施 しま した このアンケートの 回 答 や 集 約 もGWの 共 有 ドキュメント 機 能 を 活 用 し 円 滑 に 集 約 しました この 結 果 をもとに 達 成 度 や 課 題 等 を 確 認 し 次 年 度 へ 向 けた 改 善 策 や 活 動 目 標 の 設 定 を 行 いました 4こんな 効 果 がありました( 改 善 の 効 果 ) 情 報 伝 達 がメールになり 確 実 で 効 率 的 になりました! 職 員 アンケートで 連 絡 事 項 が 文 字 化 されて 忘 れづらくなった! という 回 答 がありま した 口 頭 連 絡 とは 違 い 相 手 の 不 在 に 関 わらず 情 報 伝 達 が 可 能 になり 伝 達 漏 れがな くなりました また メモ 書 きによる 連 絡 とも 違 い まず 机 上 にメモを 置 かないので 5

紛 失 や 情 報 漏 洩 が 無 くなります さらに このメールの 特 性 ( 大 容 量 & 検 索 速 度 )を 活 か し 古 いメール( 連 絡 )を 削 除 する 必 要 がなく 円 滑 な 再 確 認 が 可 能 になりました また メール 本 文 を 企 画 提 案 書 として 用 いたり メールボックスを 個 人 のファイルサー バーとして 活 用 しています 会 議 が 短 縮 & 減 少 しました! 職 員 朝 会 の 内 容 の 多 くが 連 絡 事 項 でしたが メールに 置 き 換 えることで 時 間 が 短 縮 さ れました また 職 員 会 議 や 各 種 委 員 会 についても 連 絡 事 項 はメールに 承 認 事 項 も 事 前 にメールで 提 案 することで 協 議 にかかる 時 間 が 大 幅 に 短 縮 されました 職 員 アンケー トでは 会 議 の 数 が 減 った! という 回 答 もありました また 各 種 委 員 会 での 会 議 の 中 身 の 伝 達 についても 職 員 会 議 の 場 を 借 りることなく メールによって 手 軽 迅 速 確 実 に 全 職 員 へ 周 知 できるようになりました ぺーパーレス 化 により エコ&コストダウン&ワークスペースの 確 保 が 実 現! PDF 等 のファイルを メールに 添 付 共 有 ドキュメントとしてアップすることにより 紙 による 配 布 等 が 無 くなるため 印 刷 に 係 る 費 用 や 配 布 に 要 する 時 間 の 減 少 によって エコロジー&コストダウンに 繋 がりました 分 掌 によっては ゼロになったものもありま した また 配 布 物 や 回 覧 物 のバインダーに 占 領 されていた 机 上 も 一 掃 されました 編 集 の 順 番 待 ちが 無 くなりました! これまで 同 一 の Excel ファイルを 編 集 する 際 には ファイル 共 有 を 用 いていました しかし これだと 複 数 人 が 同 時 に 編 集 できないため 順 番 待 ちが 発 生 し 時 間 のロスが 生 じ ていました GWの 共 有 ドキュメントを 用 いることにより その 問 題 が 解 決 されました また web 上 のアプリなので インターネットに 接 続 できる 環 境 があれば どこから でも 編 集 できます これによって 業 務 の 効 率 が 向 上 しました アンケートの 集 約 & 集 計 機 能 も! 上 記 のアプリを 用 い メールでアンケートへの 協 力 を 呼 びかけると 職 員 はweb 上 で 入 力 し 回 答 します その 結 果 は 即 座 に 自 動 集 約 されて ワンクリックできれいなグラフに 仕 上 がります 手 軽 に 職 員 向 けのアンケートが 行 え 業 務 改 善 プロジェクトを 支 えていま す 6

5 取 り 組 みの 際 の 留 意 点 ICTを 用 いる 場 合 その 操 作 スキル 等 について 全 職 員 が 一 定 のレベルに 達 しておか なければなりません また そのことに 費 やす 時 間 や 苦 労 を 惜 しまず たとえ 歩 幅 が 小 さくなっても 一 緒 に 前 進 する 必 要 があります それ 無 くして 職 場 全 体 での 効 果 は 得 られません インフラ 整 備 について 公 的 な 整 備 ( 完 全 移 行 )が 必 要 です 電 子 情 報 の 取 扱 やGWの 使 用 について 各 種 規 程 やセキュリティーポリシーに 則 った 学 校 単 位 や 地 教 委 単 位 でのルール 化 が 必 要 です 実 効 性 をもたせるために 必 要 不 可 欠 なことは 職 員 の 意 識 改 革 管 理 職 のリーダ ーシップ です 学 校 という 職 場 は 組 織 というカタチでありながら その 仕 事 スタイルは 個 人 主 義 的 で 自 己 都 合 を 優 先 する 傾 向 があり 協 働 を 意 識 することが 無 かったと 考 えます 協 働 は 業 務 改 善 の 根 幹 のひとつですが その 意 識 を 高 めるには いわゆる 環 境 整 備 (イ ンフラ メール 共 有 フォルダ ルールブック 等 )ではなく 課 題 共 有 ( 共 感 できる 課 題 を 設 定 )し 強 要 ではない 学 び 合 いや 教 育 & 共 育 を 行 う 必 要 があります これまで の 業 務 スタイルをゼロから つまり 意 識 レベルから 変 えていく 必 要 があると 考 えます これは 業 務 改 善 のボトムアップ( 下 からの 変 革 )です 業 務 改 善 のトップダウン( 上 からの 変 革 )は 管 理 職 のリーダーシップです 今 回 参 考 にさせていただいた 事 例 ( 事 例 集 P26~)にも 管 理 職 が 自 ら 率 先 してメールを 活 用 した 報 告 が 有 ります 動 機 づけ とあわせて このようにどんな 取 り 組 みにも 先 導 する 姿 勢 が 大 事 ではないでしょうか 以 上 のようにトップとボトムの 両 方 向 から 取 り 組 んで 組 織 変 革 を 行 い 少 しでもワー ク( 仕 事 )にかかる 時 間 を 短 縮 し ライフ( 人 生 家 庭 生 活 )にかける 時 間 を 大 切 にす ること そのことで 職 員 自 らが 心 豊 かに 生 きる 力 を 回 復 することにつながる 生 き 方 を 取 り 戻 す 生 き 方 を 求 める これが 業 務 改 善 の 根 幹 であると 考 えます 7