大 和 高 田 市 要 介 護 認 定 業 務 一 部 委 託 業 務 仕 様 書 平 成 27 年 4 月 大 和 高 田 市 保 健 部 介 護 保 険 課 1
目 次 1. 委 託 業 務 の 概 要 1 (1) 背 景 及 び 目 的 1 (2) アウトソーシングの 基 本 的 な 考 え 方 1 (3) 受 託 者 に 求 めること 1 (4) 期 待 する 効 果 2 2. 委 託 内 容 2 (1) 名 称 2 (2) 委 託 期 間 2 (3) 実 施 時 間 2 (4) 実 施 場 所 2 (5) 業 務 範 囲 2 3. 要 介 護 認 定 業 務 事 前 準 備 3 (1) 本 格 稼 働 までのスケジュール 3 (2) 要 員 の 育 成 3 (3) 実 施 期 限 等 3 4. 要 介 護 認 定 業 務 の 実 施 4 (1) 業 務 内 容 4 (2) 要 員 の 教 育 研 修 4 5. 委 託 業 務 履 行 の 検 査 5 (1) 履 行 期 限 等 及 び 成 果 品 5 (2) 検 査 の 方 法 5 6. 委 託 業 務 費 の 支 払 5 7. 業 務 遂 行 上 の 留 意 点 5 (1) 情 報 セキュリティに 関 する 考 え 方 5 (2) 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 みについて 6 (3) 関 係 法 令 等 の 遵 守 7 2
1. 委 託 業 務 の 概 要 委 託 業 務 の 概 要 本 業 務 の 委 託 内 容 は 本 市 が 行 う 要 介 護 認 定 に 際 し その 業 務 の 一 部 を 行 うもので ある 本 市 職 員 と 連 携 を 図 り 要 介 護 認 定 業 務 における 認 定 調 査 票 や 主 治 医 意 見 書 を 基 に 認 定 審 査 会 資 料 の 作 成 審 査 会 運 営 事 務 補 助 等 の 業 務 を 担 い 認 定 結 果 通 知 に 要 する 日 数 の 短 縮 化 を 図 る また 委 託 業 務 部 門 において 行 う 業 務 のうち 難 件 と 判 断 した 事 案 については 速 やかに 総 括 責 任 者 が 本 市 職 員 に 報 告 し 今 後 の 取 扱 いについて 協 議 の 上 確 認 を 行 う (1) 背 景 及 び 目 的 介 護 保 険 法 第 27 条 等 に 規 定 されている 要 介 護 認 定 業 務 は 介 護 保 険 法 の 規 定 に 基 づき 被 保 険 者 からの 認 定 申 請 受 付 から 認 定 調 査 及 び 主 治 医 意 見 書 の 依 頼 回 収 介 護 認 定 審 査 会 による 審 査 判 定 認 定 結 果 の 通 知 等 を 介 護 福 祉 課 で 行 っている 本 市 では 近 年 高 齢 者 人 口 や 要 介 護 認 定 者 数 が 年 々 増 加 しており それに 伴 い 要 介 護 要 支 援 に 係 る 申 請 件 数 の 増 加 が 予 想 され 介 護 保 険 課 での 業 務 負 担 の 増 加 が 見 込 まれている そうした 状 況 から 現 在 介 護 保 険 課 で 行 っている 要 介 護 認 定 業 務 のうち 認 定 審 査 会 による 審 査 及 びその 準 備 業 務 をアウトソーシング 化 することで 効 率 的 でより 安 定 的 な 業 務 の 遂 行 を 図 るものである また 要 介 護 認 定 業 務 の 運 営 にあたっては 個 人 情 報 の 保 護 に 十 分 留 意 した 上 で 業 務 のアウトソーシングを 行 い 継 続 的 安 定 的 な 事 業 運 営 を 図 っていく (2) アウトソーシングの 基 本 的 な 考 え 方 要 介 護 認 定 業 務 は 本 市 介 護 保 険 課 職 員 ( 以 下 本 市 職 員 という )による 総 括 的 な 管 理 責 任 の 下 受 託 事 業 者 による 委 託 業 務 において 協 働 し 効 率 効 果 的 か つ 適 正 に 運 営 していく (3) 受 託 者 に 求 めること (ア) アウトソーシングにおける 要 介 護 認 定 の 事 務 を 適 切 かつ 効 率 的 に 遂 行 すること ができる 教 育 を 受 けた 人 材 が 配 置 できること (イ) 安 定 運 営 の 観 点 から 繁 忙 時 又 は 欠 員 補 充 に 際 して 介 護 保 険 制 度 を 理 解 し 要 介 護 認 定 業 務 がスムーズに 行 える 人 材 を 配 置 できること (ウ) 本 業 務 の 遂 行 体 制 指 揮 命 令 系 統 を 確 保 し 円 滑 な 業 務 の 実 施 が 可 能 であるこ と (エ) 本 市 の 事 務 処 理 量 を 踏 まえて 要 介 護 認 定 業 務 の 運 営 に 必 要 十 分 な 要 員 が 安 定 的 に 確 保 できること (オ) 個 人 情 報 保 護 機 密 保 持 情 報 漏 洩 の 防 止 等 に 対 する 安 全 対 策 を 確 実 に 行 う 体 制 方 法 が 確 立 されていること (カ) アウトソーシング 稼 働 後 は 継 続 的 に 要 員 の 業 務 スキルを 維 持 向 上 し 事 務 の 効 率 性 利 便 性 正 確 性 を 確 保 すること (キ) 全 ての 委 託 業 務 の 実 施 状 況 を 適 切 に 管 理 把 握 し 受 託 者 が 主 体 的 にサービス 品 質 の 向 上 を 図 ること 1
(4) 期 待 する 効 果 ア 認 定 審 査 の 円 滑 な 実 施 支 援 委 託 により 要 介 護 認 定 の 専 門 部 分 に 経 験 豊 かな 人 材 を 配 置 することにより 認 定 事 務 全 体 の 効 率 化 高 度 化 が 図 れ 要 介 護 要 支 援 認 定 審 査 の 円 滑 な 実 施 を 行 うことが 可 能 となる イ 安 定 した 業 務 運 用 の 維 持 業 務 遂 行 に 必 要 なスキルを 有 する 人 材 を 本 市 の 人 事 移 動 に 影 響 されることな く 配 置 できるため 長 期 的 に 安 定 した 業 務 運 用 を 維 持 できる ウ 作 業 品 質 の 確 保 要 介 護 認 定 業 務 について 受 託 者 内 でサービス 品 質 の 維 持 向 上 を 図 るための チェック 体 制 を 確 立 することにより 業 務 全 体 の 作 業 品 質 が 確 保 されるとともに 本 市 職 員 の 作 業 負 荷 を 軽 減 することが 可 能 となる 2. 委 託 内 容 (1) 名 称 大 和 高 田 市 要 介 護 認 定 業 務 一 部 委 託 (2) 委 託 期 間 委 託 期 間 は 契 約 締 結 時 ( 平 成 27 年 4 月 下 旬 の 予 定 )から 平 成 28 年 3 月 31 日 までとする ただし 本 業 務 開 始 日 ( 平 成 27 年 5 月 1 日 ) 前 を 受 託 者 の 活 動 準 備 期 間 として 設 け その 間 における 委 託 事 業 費 は 発 生 しないものとする (3) 実 施 時 間 業 務 の 運 営 日 及 び 運 営 時 間 は 8 時 30 分 から17 時 15 分 までの 市 役 所 開 庁 日 とする 受 託 者 の 作 業 時 間 は 原 則 としてこれと 同 様 とするが 繁 忙 期 や 緊 急 対 応 時 のた め 時 間 内 の 処 理 が 不 可 能 なときは 市 と 作 業 時 間 の 延 長 について 協 議 する (4) 実 施 場 所 奈 良 県 大 和 高 田 市 大 字 大 中 100 番 地 1 大 和 高 田 市 庁 舎 内 保 険 部 介 護 保 険 課 奈 良 県 大 和 高 田 市 大 字 池 田 418 番 地 1 大 和 高 田 市 総 合 福 祉 会 館 ゆうゆうセンター 内 介 護 保 険 認 定 審 査 会 室 (5) 業 務 範 囲 受 託 者 が 行 うべき 業 務 の 範 囲 は 以 下 に 示 すとおりである (ただし 各 業 務 の 詳 細 については 3 要 介 護 認 定 業 務 事 前 準 備 以 降 を 参 照 のこと ) ア 要 介 護 認 定 業 務 事 前 準 備 本 市 が 予 め 準 備 する 業 務 詳 細 説 明 書 等 の 業 務 設 計 書 の 確 認 修 正 委 託 に 向 け た 業 務 従 事 者 等 の 要 員 育 成 等 がこれに 該 当 する イ 要 介 護 認 定 業 務 の 実 施 要 介 護 認 定 に 係 る 一 連 の 事 務 作 業 関 連 システムへのデータ 入 力 処 理 認 定 審 査 会 の 運 営 補 助 本 市 職 員 への 業 務 連 絡 業 務 連 絡 の 周 知 徹 底 等 がこれに 該 当 する また これらの 業 務 遂 行 状 況 の 把 握 管 理 必 要 情 報 の 適 正 な 管 理 委 託 2
業 務 稼 働 後 の 継 続 的 な 要 員 育 成 業 務 連 絡 の 周 知 徹 底 等 もこれに 該 当 する ウ 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ 平 成 27 年 3 月 の 契 約 終 了 に 伴 う 平 成 28 年 4 月 以 降 の 新 受 託 者 への 事 務 引 継 ぎを 円 滑 に 行 うための 事 務 引 継 ぎ 書 の 作 成 等 がこれに 該 当 する 受 託 者 は 契 約 終 了 日 までに 本 業 務 を 本 市 が 継 続 して 遂 行 できるよう 誠 意 を 持 って 行 うもの とする 3. 要 介 護 認 定 業 務 事 前 準 備 (1) 本 格 稼 働 までのスケジュール 本 業 務 の 本 格 稼 働 までのスケジュールは 概 ね 以 下 のとおりとする 平 成 27 年 4 月 中 旬 委 託 業 者 決 定 平 成 27 年 4 月 下 旬 契 約 締 結 ( 準 備 業 務 開 始 可 ) 平 成 27 年 5 月 1 日 本 格 稼 働 (2) 要 員 の 育 成 本 業 務 を 効 率 的 に 運 営 するために 要 介 護 認 定 それぞれの 事 務 に 対 して 必 要 とさ れる 要 員 を 適 正 に 確 保 するとともに 必 要 な 研 修 等 を 実 施 する 等 により 一 定 の 業 務 スキルを 持 った 要 員 を 育 成 する また 本 業 務 開 始 後 に 順 次 要 員 の 確 保 やその 育 成 を 行 う 場 合 は その 計 画 について 検 討 する 本 業 務 開 始 準 備 期 間 中 における 要 員 育 成 のための 期 間 は 契 約 締 結 後 から4 月 1 日 の 本 格 稼 働 までを 見 込 んでおり 主 に 以 下 の 内 容 について 実 地 研 修 として 行 う 1 全 体 説 明 作 業 スペースにおいて 総 括 責 任 者 等 の 管 理 者 に 対 し 本 事 業 の 全 体 説 明 会 を 実 施 し 業 務 遂 行 上 の 留 意 点 等 の 説 明 と 市 庁 舎 内 施 設 の 案 内 を 行 う 2 要 介 護 認 定 業 務 研 修 市 庁 舎 において 総 括 責 任 者 等 の 管 理 者 及 び 要 介 護 認 定 事 務 を 担 当 する 業 務 従 事 者 に 対 し 本 市 職 員 が 要 介 護 認 定 に 係 る 各 種 事 務 内 容 についての 実 地 研 修 を 行 う 3 介 護 オンライン 及 び 認 定 ソフト 等 の 端 末 操 作 研 修 市 庁 舎 において 総 括 責 任 者 等 の 管 理 者 及 び 要 介 護 認 定 業 務 を 担 当 する 業 務 従 事 者 に 対 して 介 護 オンライン 及 び 認 定 ソフト 等 の 操 作 研 修 を 実 施 する (3) 実 施 期 限 等 平 成 27 年 5 月 の 本 業 務 開 始 までに 必 要 な 要 員 の 確 保 及 び 育 成 を 行 うこと 3
4. 要 介 護 認 定 業 務 の 実 施 (1) 業 務 内 容 ア 要 介 護 認 定 業 務 (ア) 主 治 医 意 見 書 主 治 医 意 見 書 取 扱 : 受 理 入 力 不 備 確 認 (イ) 認 定 調 査 票 認 定 調 査 票 取 扱 : 受 理 入 力 不 備 確 認 (ウ) 認 定 審 査 会 資 料 マスキング 作 業 : 主 治 医 意 見 書 認 定 調 査 票 のマスキング 処 理 入 力 業 務 : 主 治 医 意 見 書 認 定 調 査 票 の 一 次 判 定 システム 取 り 込 み 一 次 判 定 処 理 : 入 力 された 情 報 を 基 に 一 次 判 定 処 理 の 実 行 出 力 業 務 : 一 時 判 定 結 果 を 基 に 審 査 会 資 料 を 出 力 審 査 会 資 料 作 成 : 合 議 体 ごとに 審 査 会 資 料 を 作 成 (エ) 突 合 チェック 審 査 会 資 料 の 一 次 判 定 特 記 事 項 主 治 医 意 見 書 により 特 別 な 医 療 日 常 生 活 の 自 立 度 の 整 合 性 の 確 認 (オ) 認 定 審 査 会 の 運 営 補 助 (2 回 / 週 のうち1 回 のみ) 審 査 会 資 料 の 読 込 み 審 査 会 開 催 準 備 ( 机 上 の 準 備 等 ) 審 査 会 開 催 補 助 議 事 録 ( 調 書 ) 作 成 補 助 各 合 議 体 委 員 の 出 欠 確 認 と 管 理 二 次 判 定 結 果 の 入 力 イ 月 次 作 業 実 績 報 告 書 等 の 提 出 期 限 等 日 々の 作 業 実 績 を 基 に 月 次 作 業 実 績 報 告 書 を 月 末 に 年 度 業 務 実 績 報 告 書 を 毎 年 3 月 末 に 作 成 し 本 市 へ 提 出 すること ウ その 他 認 定 審 査 会 の 運 営 補 助 とは 審 査 会 議 事 録 の 作 成 のみならず 事 務 局 とし て 審 査 会 の 進 行 を 円 滑 に 行 うためのサポート 業 務 を 含 むため 認 定 事 務 全 般 に 関 する 業 務 知 識 の 習 得 と 理 解 力 が 求 められる 審 査 会 には 概 ね 開 催 審 査 会 毎 に1 名 程 度 のサポート 要 員 を 想 定 している (2) 要 員 の 教 育 研 修 本 業 務 の 運 営 に 必 要 な 要 員 の 業 務 スキル 及 び 個 人 情 報 保 護 等 の 安 全 対 策 を 維 持 向 上 するために 受 託 者 において 定 期 的 に 社 内 研 修 を 実 施 し 社 員 の 質 と 業 務 遂 行 能 力 の 向 上 を 図 ること 4
5. 委 託 業 務 履 行 の 検 査 (1) 履 行 期 限 等 及 び 成 果 品 各 業 務 ( 2-(5) 業 務 範 囲 を 参 照 のこと)の 履 行 期 限 履 行 期 間 満 了 日 及 び 履 行 期 日 並 びに 履 行 状 況 を 確 認 できる 成 果 品 等 については 以 下 のとおりとする 業 務 履 行 期 限 等 成 果 品 本 業 務 の 準 備 平 成 27 年 5 月 1 日 まで 業 務 詳 細 確 認 事 項 報 告 書 業 務 設 計 書 毎 月 末 月 次 業 務 実 績 報 告 書 認 定 事 務 の 実 施 平 成 28 年 3 月 末 年 度 業 務 実 績 報 告 書 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ 平 成 28 年 3 月 末 業 務 引 継 ぎ 書 (2) 検 査 の 方 法 各 業 務 の 履 行 状 況 については 成 果 品 ( 5-(1) 履 行 期 限 及 び 成 果 品 を 参 照 のこと)の 内 容 を 確 認 することにより 検 査 を 行 う 検 査 内 容 は 以 下 のとおりと する なお 成 果 品 の 内 容 だけでは 履 行 状 況 を 確 認 しづらい 場 合 は 別 の 手 法 に より 検 査 を 行 うものとする 検 査 対 象 ( 成 果 品 ) 主 な 記 載 項 目 主 な 検 査 項 目 本 市 と 受 託 者 において 確 認 し 確 認 日 時 業 務 詳 細 確 認 事 項 報 告 書 た 事 項 について 具 体 的 に 記 載 確 認 事 項 業 務 設 計 書 されているか 処 理 年 月 処 理 内 容 や 処 理 件 数 等 が 明 月 次 業 務 実 績 報 告 書 処 理 件 数 確 に 記 載 されているか 年 度 業 務 実 績 報 告 書 業 務 引 継 ぎ 書 処 理 状 況 今 後 の 作 業 特 記 事 項 各 作 業 の 処 理 状 況 が 明 確 に 記 載 されているか 特 に 処 理 中 の 案 件 について は どのような 状 況 で 次 に どのような 処 理 をしないといけ ない のか 等 を 具 体 的 に 記 載 されているか その 他 受 託 者 が 業 務 を 遂 行 するうえで 気 をつけるべきこと が 明 確 に 記 載 されているか 6. 委 託 業 務 費 の 支 払 委 託 業 務 費 については 本 市 が 受 託 者 から 月 単 位 での 業 務 遂 行 状 況 や 完 了 状 況 等 の 報 告 を 受 けた 後 に 本 市 が 必 要 な 検 査 を 行 った 上 で 当 該 検 査 を 合 格 した 場 合 において 受 託 者 からの 請 求 を 受 けた 日 から30 日 以 内 に 支 払 うものとする 5
7. 業 務 遂 行 上 の 留 意 点 (1) 情 報 セキュリティに 関 する 考 え 方 本 業 務 の 性 質 を 鑑 み 受 託 者 は 以 下 の 考 え 方 を 十 分 踏 まえて 業 務 を 遂 行 するも のとする ア 個 人 情 報 の 保 護 電 子 データや 帳 票 類 をはじめ 相 談 対 応 等 により 知 り 得 た 申 請 者 の 個 人 情 報 につ いて 情 報 の 漏 えい 滅 失 き 損 等 の 防 止 その 他 個 人 情 報 の 保 護 に 必 要 な 体 制 の 整 備 及 び 措 置 を 十 分 に 講 じること イ 情 報 漏 洩 の 防 止 本 業 務 に 携 わった 者 は 個 人 情 報 はもちろんのこと 業 務 の 遂 行 を 通 じて 知 りえ た 情 報 を 漏 らしてはならない その 職 を 退 いた 後 も 同 様 とする ウ 入 退 室 管 理 の 徹 底 本 業 務 の 実 施 に 当 たっては 執 務 室 への 入 退 室 を 許 可 された 者 のみに 制 限 し 本 市 の 定 める 管 理 ルールに 従 って 入 退 室 管 理 を 行 わなければならない また 業 務 従 事 者 については 作 業 者 の 名 簿 を 本 市 へ 提 出 し 執 務 室 に 入 室 する 際 には 身 分 証 明 書 等 を 携 帯 すること エ その 他 情 報 セキュリティ 対 策 の 実 施 本 業 務 の 実 施 に 当 たっては 本 市 の 定 める 大 和 高 田 市 個 人 情 報 保 護 条 例 ( 平 成 21 年 条 例 第 51 号 ) 大 和 高 田 市 個 人 情 報 保 護 条 例 施 行 規 則 ( 平 成 21 年 規 則 第 79 号 ) 大 和 高 田 市 情 報 セキュリティポリシー( 平 成 16 年 策 定 ) その 他 情 報 の 保 護 に 関 連 する 各 種 規 程 等 について 本 市 職 員 と 同 様 に 遵 守 するとともに 個 人 情 報 の 保 護 や 業 務 上 の 機 密 の 保 持 に 留 意 すること (2) 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 みについて 本 市 より 貸 与 する 物 品 環 境 のほか 受 託 者 の 管 理 業 務 等 で 業 務 遂 行 上 必 要 な 場 合 において 以 下 の 条 件 により 設 置 スペースや 光 熱 費 等 を 考 慮 に 入 れ 必 要 最 低 限 の 物 品 及 びパソコン 等 の 機 器 を 持 ち 込 むことを 可 とするが 本 市 のネットワークへ の 接 続 は 不 可 とする 持 ち 込 む 場 合 における 詳 細 事 項 については 本 市 と 受 託 者 で 協 議 の 上 契 約 時 に 定 める 1 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 込 み 撤 去 を 行 うに 際 しては 対 象 物 品 等 に ついて 事 前 に 書 面 にて 本 市 に 報 告 し 許 可 を 得 ること 2 必 要 な 物 品 及 び 機 器 は 受 託 者 が 用 意 すること 3 持 ち 込 んだ 物 品 及 び 機 器 の 管 理 を 徹 底 すること 本 市 は 一 切 の 責 任 は 負 わな い 4 持 ち 込 んだ 物 品 及 び 機 器 を 一 時 的 に 庁 舎 外 部 へ 持 ち 出 す 際 には 本 市 へ 事 前 に 報 告 を 行 い 許 可 を 得 ること 5 受 託 者 によるインターネット 回 線 及 び 電 話 回 線 の 独 自 契 約 は 可 とする 6 上 記 システムが 稼 働 している 本 市 ネットワークへの 接 続 を 行 わないこと 7 庁 内 配 管 等 の 利 用 はできない 8 委 託 期 間 終 了 後 における 持 ち 込 み 物 品 の 撤 去 にかかる 費 用 は 受 託 者 が 負 担 6
すること 9 持 ち 込 んだパソコン 等 の 機 器 に 委 託 業 務 で 使 用 するデータの 取 込 みは 手 入 力 等 の 手 段 を 問 わず 一 切 行 わないこと (3) 関 係 法 令 等 の 遵 守 受 託 者 は 法 令 等 に 基 づいて 適 正 に 業 務 を 遂 行 すること なお 本 業 務 に 関 係 す る 主 な 法 令 等 は 以 下 のとおりである 法 令 等 介 護 保 険 法 ( 平 成 9 年 法 律 第 123 号 ) 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 ( 平 成 15 年 法 律 第 57 号 ) 介 護 認 定 審 査 会 の 運 営 について( 平 成 21 年 9 月 30 日 老 発 0930 第 6 号 局 長 通 知 ) 平 成 27 年 に 改 正 あり 7