はがき宛名印刷ウ ィザードを使う ( Word2000) Word2000 には はがき宛 名印刷ウィ ザー ド 1 という機能があり こ れ を使う と Excel や Word で作成した住所録を使って はがきに宛 名を印刷す るこ とができ ます こ れ は Word の 差し込み印刷 という機能を使うのです が 使い易さ や 出来栄え では 文末にある市販のはがき印刷ソフトにはかないませ ん マイ クロソフト社も販売しているほ どです から... こ こ では 3.5 インチ FDにある Excel の住所録を使って はがき宛 名印刷を 使 い勝手の悪い Word で行います それ は 次ぎにような理由からです Word Excel は殆どの人 が持っている 個人的な Excel 住所録は 3.5 インチ FD に入る程度の大きさであり 持ち 運びが可 能 Word の機能習得の一環であり 他への応 用 ( 封書の宛 名印刷 宛 名の違う 文書の印刷等 ) も効く Excel の住所録を使うため その勉強にもなる フォルダ やファイル ファイル のコピー 等の習得にもなる 目次 Excel 住所録の作り方...2 宛名印刷に使う項目... 3 ウィザードの起動... 3 はがき宛名印刷ウィザード... 4 データファイルの指定...6 差し込みフィールドの指定... 7 はがき宛名文書の保存...8 差し込みフィールドの表示... 9 差し込みの変更... 9 印刷...11 印刷位置の微調整...12 留意点...13 ( 参考 ) 市販されているはがき印刷ソフト...14 1 ウィザード wizard: 男の魔法使い の意 はがき宛名印刷 2000.doc 1
Excel 住所録の作り方 Excel 住所録の例 Excel の住所録は シ ンプル にす る必要があります こ れ は Excel 以外の ソフトとデー タをやり取りす るためで 次のような制約があります (1) 1 行目は 必ず 項目名であるこ と (2) 項目名は必ず 付け 空 白を含まないこ と 特殊な記号 ( - _ 以外は避け る ) は使わないこ と ( 書式は問わない ) (3) 同じ項目名は不可 (4) 2 行目以降は 全て住所デー タ であるこ と (5) 住所録のシ ー トを一番上にす るこ と ( シ ー ト名の変更は可 能 1ブックに 1 シ ー トがベスト ) はがき宛名印刷 2000.doc 2
宛名印刷に使う項目 3 Word のはがき宛名印刷で使用する項目は 次のとおりです 1 氏名宛名です 8 6 4 2 連名氏名 ( 宛名 ) の左側に印刷す る文字です 1 3 郵便番号 4 住所 _1 1 行目の住所です 5 住所 _2 2 行目の住所です 2 6 会社今回は使いません 7 部署今回は使いません 7 8 役職今回は使いません ここでは 敬称 は 様 に固定 差出人 敬称 は固定 5 差出人 は印刷しない ことにします 上と同じ項目名で Excel の住所録が作成されていれば 自動的に処理されますが 異なるのが普通でしょう この場合 どの項目に対応するかを問い合わせてきます ので 個々に指定することになります 住所録の都道府県名は独立した項目とし はがき印刷の住所から外した方がいいでしょう 何故ならば 文字数が多いとフォントサイズを小さくして 1 行に納まるように調整する 2 行に表示する以外に方法がないからです ウィザードの起動 1. メニューバーの [ ツール ] をクリックし 2. [ はがき宛名印刷 ] をクリックします 新しい文書が作成され はがき宛名印刷ウィザード 画面になります 1. クリック 2. クリック メニューバーの [ ファイル ] をクリック [ 新規作成 ] をクリック [ はがき ] タブをクリック はがき宛名印刷ウィザード アイコンをクリックしても同じです はがき宛名印刷 2000.doc 3
はがき 宛名印刷ウィザード 黄緑色になっているのが現在の場所 灰色の をクリックすると そこに直接移動する この位置に 色々な指示が出てくる 入力が終わったら [ 次へ ] をクリックする 1) まずは [ 次へ ] ボタンをクリックします 2 ) どのはがきを使用しますか? 年賀 / 暑中見舞い にチェックを入れます 背景にはがきを表示する は チェックを入れたままにしておきます 3 ) 宛名は縦 / 横どちらの様式にしますか? 縦書き にチェックをいれます 4) 宛名の書式を指定してください 敬称 の初期値は 様 になっています 1. をクリック 変える時は リストの中から選択します この敬称は 宛名で変えることはできません なし にした場合は 住所録の中に敬称を入れる必要があります 2. 目的の敬称をクリック はがき宛名印刷 2000.doc 4
についてこれは差出人を印刷する時 差出人の郵便番号をどこに印刷するかの指定です 下に印刷する ということは 宛先の郵便番号を枠の中に入れ 差出人の郵便番号も枠の中に入れる ことになり 印刷時の微調整に手間取ります 差出人の郵便番号の必要性を考えると 慣れるまでは 上に印刷 した方がいいでしょう フォントを変える時は ボタンをクリックします フォントの選択 画面の中から 1. フォントのスクロールバーを操作 2. 目的のフォントをクリック 3. [OK] ボタンをクリックします 2. クリック 3. クリック 5 ) 差出人情報を入力してください はがきの表に印刷する差出人の住所 氏名です 今回は印刷しないことにしますので 差出人を印刷する のチェックを外します 入力する時は 住所 _1 住所 _2 に算用数字を使うか 漢数字を使うかを考慮します チェックを外す 6 ) 差し込み印刷機能を使用して宛名を処理しますか? 1. 既存の住所データファイルを差し込む にチェックを入れ します 2. [ 次へ ] ボタンをクリックします : : 3. 次の画面で [ 完了 ] ボタンをクリック はがき宛名印刷 2000.doc 5
デ ータファイルの指定 引き続き データファイルを開く 画面になります ここで云うデータファイルとは Excel の住所録 のことで それがどこにあるかを指定します 1. ファイルの種類 の [ ] ボタンをクリックし 2. Microsoft Excel ワークシート を指定します 3. ファイルの場所 の [ ] をクリックし 5. ファイルをクリック 3. クリック 2.Microsoft Excel ワークシートをクリック 1. クリック 6. クリック 4. 住所録のあるフォルダを指 定します 4. 住所録のあるフォルダをクリック 5. 住所録のファイルを指定し 6. [ 開く ] をクリックします はがき宛名印刷 2000.doc 6
差し込みフィールドの指定 まず 次のような画面が表示されたら [ マクロを有効にする ] ボタンをクリック します これは Excel ファイルの中に マクロ と呼ばれるプログラムが入っている場合に出ます 1. Micorsoft Excel の画面で ワークシート全体 が選択されているのを確認して [OK] ボタンをクリックします 2. 無効な差し込みフィールドこれは はがき宛名印刷で使用する項目名と Excel の住所録の項目名が一致しない時に発生します 次の例は 役職という項目が 住所録の中に無い ことを意味しています クリック 今回は使用しませんので [ フォールドの削除 ] ボタンをクリックします はがき宛名印刷 2000.doc 7
次の例の 住所 _1 は 住所録の 住所 1 に該当しますので 3. クリック 1. クリック 2. 住所 1 をクリック スクロールバーを操作して 住所 1 を指定し [OK] ボタンをクリックし ます 同様に 住所 _2 は 住所 2 を指定します 右図のような画面が表示されたら 終了です はがき宛名文書の保存 はがき宛名文書は住所録と対になっていますので 文書ファイルを保存あるいはコピーする時は 次のことに注意が必要です 1. 住所録と同じフォルダに保存する 例えば ここでは3.5 インチ FD に住所録があることを前提にしました そこではがき宛名文書ファイルも 3.5 インチ FDに保存するのが一番無難です 2. 住所録を動かさなければ 任意のフォルダに保存可能 但し 同じパソコン内です 初めからハードディスク内で作成すればいいのですが 今回のようなケー はがき宛名印刷 2000.doc 8
スでは難しい... です 今回のようなケースでは 次のようにするといいでしょう 住所録と同じフォルダ ( 3.5 インチ FD) に保存する 住所録とはがき宛名文書ファイルの両方を ハードディスクの 住所録のフォルダ にコピーする はがき宛名文書ファイルを一度開き 上書き保存する この操作により ハードディスク上の住所録を使う設定に変更されます はがき宛名文書ファイルのみを任意のフォルダに移動する 住所録は移動してはいけませんッ!! 差し込みフィールドの表示 差し込み印刷ツールバー ( またはツールボックス ) の [ 差し込んだデータの表示 ] ボタン ( 右図 ) をクリックします ( ボタンが見つからない時は メニューバーの [ 表示 ] [ ツールバー ] [ 差し込み印刷 ] をクリックします ) 右図のように表示されない時は もう一度クリックします ここの で囲まれた項目を 差し込みフィールド といいます 表 を作成し 出力場所に合わせて セル の大きさを変えています 各セルで縦書き / 横書きに設定してあります 氏名は 均等割り付けしてあります 郵便番号が重なって見えるのは 上 3 桁と下 4 桁の間に空間があるための対応で 郵便番号の左寄せ 右寄せを重ねてあるためでしょう 様 は差し込みフィールドではありません 差し込みの変更 1 ) データファイルの変更 住所録を移動させたり 住所録のファイル名を変えた場合はがき宛名文書ファイルを開くと エラーメッセージが表示されます ここで [ データファイルの検索 ] ボタンをクリックします 以後の操作は 前述の データファイルの指定 に準じて行います はがき宛名印刷 2000.doc 9
住所録を変更する場合 住所録を変更す る時は 項目名を出来るだけ前の住所録と合わしてます さもな いとトラブル の元になります 1. 差し込み印刷ヘル パー の 表示 メニ ュー バー の [ ツー ル ] をクリックし [ 差し込み印 刷ヘル パー ] をクリック します 差し込み印刷ヘル パー の画面 ( 右図 ) になります または ツールバーの [ 差し込み印刷ヘルパー ] をクリック します 2. [ デー タファイル 指 定 ] ボタンを クリックし 3. [ デー タファイル を開く ] をクリック します 2. クリック 3. クリック 以降は 前述の データファイルの指定 に準じて行います 差し込み印刷ヘルパー の画面に戻りましたら [ 閉じる ] ボタンをクリックします 2 ) フィールドの変更住所録の別の項目に変更する場合です 1. 差し込みフィールドを表示します 2. 変更するフィールドを範囲選択します 右図は 住所 1 を選択した例です 3. ツールバーの [ 差し込みフィールドの挿入 ] ボタンをク リックし 3. クリック 2. 範囲選択する 変更後の項目名をクリックします フィールド名が入れ替わります 4. 変更後の項目名をクリック はがき宛名印刷 2000.doc 10
印刷 印刷する方法は3 とおり準備されていますが 次の方法がいいでしょう テストプリントこれは 郵便番号が枠内に入るか 確認のための印刷です 枠内に入ることが判っていれば行う必要はありません 1. 印刷したい宛先を表示させておきます 2. [ ファイル ] メニュー [ 印刷 ] をクリックします ごく普通の印刷方法です プリンタにも 今からハガ キを印刷す る こ とを ( プロパティ で ) 教える必要 があります 本番並みの用紙を使った方が 本番で失敗が少ないです ( ハガ キは厚く腰が強いので 通常 の用紙 に比べ引き込み難くなる方向にあ ります ) 印刷す る 1. 差し込み印刷ツー ル バー の [ 差し込み ] をクリックします 2. 下記を行います 差し込み先 新規文書 を選択します 差し込むレコード すべて を選択します 印刷対象を限定する場合は 半角文字で 最初のレコードと最後のレコードを入力します レコード番号は Excel 住所録の行番を -1した値です ( 1 行目は項目名なので 住所のデータではありません ) これからも判るように 範囲指定 しか出来ませんので 印刷対象材はまとめておいた方が有利です [ 差し込み ] ボタンをクリックします はがき宛名印刷 2000.doc 11
3. 定型書簡 ** という文書ができます 定型書簡 **( ** には数字が入る ) は印刷用の Word 文書で 変更も可 能で す 4. 定型書簡 ** を印刷します 定型書簡 ** は通常 の Word 文書です 印刷後 は 強いて保存す る必要は ないでしょう 印刷位置の微調整 これは 郵便番号が枠内に納まらない時に調整する方法です 1. はがき宛名印刷ツールバーの [ 印刷位置の微調整 ] をクリックします 2. 修正値を入力します 入力 した値により ペー ジ 設定の 余白値が次にように変わります 余白値 規定値 + 値 - 値 0 備考 上 11 増 える 減 る + 値を入力 す ると下がる 下 16 16 16 規定値 左 8 増 える 減 る になる + 値を入力 す ると右に寄る 右 8 8 8 値を保存す る にチェックを入れ ると 入力 した値が保存され ます ので チェックを入れ た方がわかりやす いでしょう 3. [OK] ボタンをクリックします 同じ値で 何度も [OK] ボタンをクリックしても 余白値は変わりませんでした 常に 規定値を入力した値で変更するようです 新規文書に差し込んだ後 定型書簡 ** の余白値を変えても 同じ効果が得られます はがき宛名印刷 2000.doc 12
留意点 メイン文書 ( はがき宛名文書 ) とデータファイル ( 住所録 ) は なるべく同じフォルダに置くようにする 必ずしも同じフォルダに置く必要はありませんが メイン文書を開くと データファイルを探しに行きます この時 データファイルがないとエラーになり メイン文書を開けなくなることがあります データファイルの変更は慎重にデータファイルのファイル名や項目名を変えると メイン文書との関連が取れなくなり メイン文書を開いた時 エラーが出ます Excel ファイルでは シートを一番上にしておく複数のシートを作成している場合です 差し込み印刷するデータシートを一番上にして保存してください 住所等の算用数字は 1 半角文字は横 2 全角文字はそのまま表示されます 郵便番号が指定の枠内に印刷できない時は 上または左の余白で調整します プリンタの機種によっては 余白の設定を変える必要があります はがき宛名印刷 2000.doc 13
( 参考 ) 市販されているはがき印刷ソフト impress Direct PC SOFT SQUARE(http://direct.ips.co.jp/pc/ihtml/nenga2002/) より引用 毛筆印刷ソフトの定番 グリー ティ ングメー ル を指 定日に配 信できる インター ネットサー ビスが強化 され 住所録を ネット上にア ップしてどこ からでも閲覧す るこ とができる ( 5980 円 ) 急成長中の年賀状ソフト E メー ル やホー ムペー ジ 作成にも 対応 住所録やはがきの作成もちょー 楽ちん ( 3590 円 ) Excel Access から住所録データをカンタンに読み込めるのが便利 写真の取り込み機能も強化 ( 3730 円 ) ATOK Home を搭載 住所録データの活用を強化した 初心者にやさしいソフト 約 1300 点のはがきサンプル 約 7500 点のイラスト 背景 28 万件の姓名辞書を収録 ( 4160 円 ) ナビ機能を強化 した初心者にやさしいソフト イラスト レ イア ウトなど 様々な素材を 8400 点収録 グリー ティ ング カー ドを指 定期 日に Eメー ル で送信す る機能付 ( 4050 円 ) 電話番号を入力 す るだけで 住所 氏名まで入力 できる 4100 万件以上の電話番号辞 書をはじめ 15 万件の郵便番号辞 書 28 万件の姓名辞 書を搭載 音声ガ イド機能付 ( 3990 円 ) はがき宛名印刷 2000.doc 14