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1 5S で書類の出し入れスムーズに たて群馬県済生会前橋病院 楯 ひさじ久二 病院紹介 済生会は明治天皇の 恵まれない人々のために施薬救療し済生の道を弘めるように という 済生勅語 を実践するため明治 年 5 月 30 日に創立し 昨年 100 週年を迎えました 当院は済生会群馬県支部に属しており 前橋市西部の基幹病院として地域に根付いた医療サービスの提供を行っております * 病床数 :327 床 * 診療科 :18 科 * 地域医療支援病院 * がん診療推進病院 病院紹介当院は済生会群馬県支部に属しており 病床数 : 327 床 診療科 :18 科 地域医療支援病院 がん診療推進病院として前橋市西部の基幹病院で地域に根付いた医療サービスの提供を行っております 2 職場紹介 当は 血液透析だけでなく肝不全や多臓器不全 敗血症はじめ 免疫疾患など幅ひろい疾患に対応しています また 他の透析施設から合併症の治療目的で紹介される患者も多く県内のセンター的な役割をしています 職場紹介当は 血液透析だけでなく肝不全や多臓器不全 敗血症はじめ 免疫疾患など幅ひろい疾患に対応しています また 他の透析施設か ら合併症の治療目的で紹介される患者も多く県 内のセンター的な役割をしています 3 活動の概要 (1) 施設名 ( 群馬県済生会前橋病院 ) (2) テーマの種別 1 診断治療 2 安全 3 患者サービス / 満足度向上 無駄削減 能率 業務環境 5 質管理システム 6 その他 (3) 目標 ( 指標と目標値を含む ) 必要な書類を 100% 看護師が 1 分以内に探せるようにする () 活動前後の指標の変化実施前 ( 引き出し 6 個 ) 実施後 ( 引き出し 個 ) * 単位も記載のこと (5) 活動の種類 1 職場単位のグループ活動 2 複数の職場が連携したグループ活動 3テーマに合せて召集されたチームプロジェクト その他 (6) チームの名称 キラメキ戦隊スムースレンジャー (7) 実施期間計 ( 36 ) 週 (8) 所属部門 ( 複数可 ) 1 診療部門 2 支援部門 3 事務部門 その他 (9) チームリーダー 名前 ( 荻野悦子 ) 所属部署 ( ) 職種 ( 看護師 ) (10) チームメンバーの人数 ( 6 人 ) (11) 活動回数 : 今回で ( 1 ) 回目 () QCストーリー 1 問題解決型 2 課題達成型 3その他 ( ) 1

2 1. テーマ選定 テーマ選定 T 型マトリックス図を用いて検討したところ 必要な書類がすぐに見つからない が高得点となり 最優先で取り組むことにした 2. 選定理由 引き出しの中に書類の種類が多くすぐに見つけ出せない 見つけ出すのに時間がかかり業務に支障をきたしてしまうという声があり 5S を活用して書類の整理を行うことにした 清掃 整理 整頓 躾 清潔 3 作成日 : 平成 23 年 10 月 2 日作成者 : 楯 3. 現状把握 2

3 にある6 個の引き出しの書類を調査した 表示の剥がれや 表示以外の書類の混入があり 書類が重なり合い何が入っているのか解らない状態であった 引き出しの数 6 個 表示してあった書類数 32 種類 実際の書類数 2 種類 ( 重複して入っていた書類数 10 種類 ) また 看護師にアンケートを行い 2 人中 23 人が書類を見つけられず困ったことがあると回答があった. 活動計画 5. 目標設定 活動計画 目標設定 テ - マの選定 10 月 11 月 月 1 月 2 月 3 月 月 5 月 6 月 役割分担 楯 何を いつまでに どれだけ 誰が どうする 現状把握要因分析 荻野 対策立案 対策実施 浦野 高橋 必要な書類を 5 月上旬までに 100% 看護師が 1 分以内に探せる 効果の確認 中島 まとめ反省 今井 書類の把握は看護師全員にもとめられるため 100% と目標設定 ; 予定 ; 実施 ; 会合作成日平成 23 年 10 月 25 日作成者楯 6 7 作成日 : 平成 23 年 11 月 26 日作成者 : 荻野 6. 要因分析 特性要因図 場所 種類 スペースが狭い 引き出しが有効活用されていない 目立たない場所にある 意識付けがされていない 知らない書類がある 書類の種類が多い 不必要なものが入っている マニュアルがない 人 管理者がいない 不必要なものが入っている 毎日使用するものではないため 新しい書類の表示が追加されていない 業務が忙しい しまう場所が分からない マニュアルがない 書類を管理して書類の定位置いる人がいないが決まっていない書類の定数が決まっていない書類を管理している人がいない 書類が整理 整頓されていない 所定の場所に入っていない 種類が多い業務が忙しい しまう場所が明確になっていない 管理者がいない 書類の種類が多い 時間がない 仕事の分担がはっきりしていない 書類を元も場所に戻せない テープがはがれている 片付けられない 必要なものか不必要なものか分からない 表示が読みづらい 古い表示が残っている 文字の形体が一貫していない 表示 書類が分別されていない書類の統一性がない 種類が多い マニュアルがない 書類を管理している人がいない表示が明記されていない 新しい書類の表示がが追加されていない 何に使用するのか分からない書類がある 書類を管理している人がいない 表示方法に工夫がない 書類が見つけづらい 作成日 : 平成 23 年 月 22 日作成者荻野 3

4 分析の結果 書類が見つけづらい の要因として重要項目が 2 つあがった 1 書類が整理 整頓されていない 2 引き出しが有効活用されていない 7. 検証 6 個の引き出し別に表示数 書類の種類を調査した 使用頻度や使用目的に全く関係なく乱雑に重なり合い収納されている状態であることが 検証された 検証 引き出し 表示数 書類の種類 単位 : 種類使用頻度や使用目的にまったく関係なく乱雑に重なり合って収納されている状態であった 作成日 : 平成 23 年 月 27 日作成者 : 荻野 9 8. 対策立案 系統図 ( 対策の立案 ) 効果性 実現性 重要性 持続性 協力性 得点 必要な物と不必要な物を分ける 13 書類を見つけや す 書類を整理整頓する 書類の使用頻度を知る 書類の定置を決める 使用頻度を調査する 関連性のある書類をまとめる 定位置に書類を名記する 使用頻度により定数を決める 使用者別に分類する くする ためには 引き出しを有効活用する 次項へ スタッフの意識の向上 カンファレンスを行い指導 補充カードの作成 マニュアルの作成 8 7 =3 点 =2 点 =1 点 =0 点 点以上実施作成日平成 2 年 1 月 13 日作成者浦野 系統図 ( 対策の立案 ) 書類を見つけや 書類を整理整頓する 前項 効果性 実現性 重要性 持続性 協力性 得点 すくするためには 引き出しを有効活用する 表示方法の工夫 配置の工夫 文字を大きく明記 色別分類する 見つけやすい種類の量を明確にする 収納 保管備品を活用する 系統図を用いて立案し 点以上を実施項目と した =3 点 =2 点 =1 点 =0 点 11 点以上実施作成日平成 2 年 1 月 13 日作成者浦野 11

5 実施計画は メンバー 全員で検討した いつ 1 月 日から 1 月 25 日から どこで のカンファレンス室 誰が QC メンバー全員 楯荻野 実施計画 何を 必要書類と不必要書類 関連性のある書類 なぜ 分別しやすいように 仕分けしやすいように どうする 整理する 整頓する 2 月 9 日から 浦野高橋 使用頻度別の書類 取り出しやすいように 定数を決める 2 月 23 日から 中島今井 引き出しの表示 分かりやすいように 色分けし表示する 2 月 23 日から 中島今井 収納物品 書類が重ならないように 活用する 3 月 8 日から QC メンバー全員 カンファレンス スタッフ全員がスムーズに書類が出せる 躾する 作成日 : 平成 2 年 1 月 16 日作成者 : 浦野 9. 対策実施 対策の実施 1 整理整理前整理後 実際の書類が 2 種類必要な書類が 16 種類 対策の実施 2 整頓 関連性のある書類ごとに仕分けしました 使用頻度の少ない書類 6 種類 予防接種関連 1 冊 輸血関連 2 種類 いらない書類が たくさんあったね 職員使用関連 3 種類 使用頻度の多い書類 種類 作成日 : 平成 2 年 月 10 日作成者 : 高橋 1 整理 : 必要書類と不必要書類を分別 作成日 : 平成 2 年 月 13 日作成者 : 高橋 17 2 整頓 : 関連性のある種類ごとに仕分け シールが剥がれずらいよ~ 対策の実施 3 清掃 清潔 大分取れてきたね シールのりがのこっちゃう! 使用頻度の少ない書類は定数を少なくして 1 冊のファイルにまとめました!! 目的別に色分けしました きれいにならないな ~ ゴシゴシ 使用頻度の多いものはクリアケースに入れ取り出しやすくしました 3 清潔 清掃 使用頻度の少ない書類は 一冊のファイルにまとめた 作成日 : 平成 2 年 月 13 日作成者 : 高橋 18 作成日 : 平成 2 年 月 13 日作成者 : 高橋 19 使用頻度の多い書類は目的別に色分けをしクリアケースに入れた 5

6 対策の実施 躾 実際に説明している様子 拡大写真 躾 : カンファレンスを行い看護師全員に 整理後の配置や書類内容 補充方法を 表示し周知徹底した ここはよく 使う書類ですョ 書類全てに補充方法を表示しました 作成日 : 平成 2 年 5 月 2 日作成者 : 高橋 効果の確認 対策を実施した結果 スッキリと引き出しに 収まり 引き出しの数は 個に減り 表示数 書類数共に 16 種類となった 1 効果の確認 3 2 こんなにスッキリ収まりました! 作成日 : 平成 2 年 5 月 22 日作成者 : 中島 21 改善前 効果の確認 改善後 引き出し数 6 表示数 32 種類 16 種類 書類の種類 2 種類 ( 重複 10 種類 ) 16 種類 ( 重複 0 種類 ) 全員が目標の 1 分以内に必要書類を探すことが出来ました!! また 看護師全員にアンケートを実施 書類が見つけやすくなった 必要な書類が無かったことはないと全員から回答がありました 人 書類を探す時間 ばらつきが無くなり 平均 21 秒 1~10 11~20 21~30 31~0 1~50 51~60 100% 目標達成 N=21 単位 : 秒 22 作成日 : 平成 2 年 5 月 22 日作成者 : 中島 看護師全員が目標の1 分以内に書類を探すことができ 平均 21 秒で 100% 目標達成! アンケートから書類が見つけやすくなった必要な書類がなかった事はないと全員から回答が得られた 6

7 11. 無形効果. 波及効果 無形効果 波及効果 関心度 協調性 発言度 仕事が忙しい中 書類を探すストレスが軽減次の仕事に取り掛かることができ能率がアップした 患者さんに接する時間が増え 患者さんからも すぐ書類が届きありがたい 看護師が良く来て やる気 問題意識 実施前 実施前実施後 くれると言う声が聞かれた 23 作成日 : 平成 2 年 5 月 22 日作成者 : 中島 作成日 : 平成 2 年 5 月 2 日作成者 : 今井 2 活動をすすめるうちに協調性が増し 全ての評価点が上がる結果となった 書類を探すストレスが軽減し 業務がスムーズに行え 能率がアップした 患者さんに接する時間が増え 患者さんからもすぐ書類が届きありがたい 看護師が良く来てくれると言う声が聞かれた 13. 歯止め いつ 毎年 6 月 新規書類追加時 新規書類追加時 新規書類追加時 新看護師 誰が QC メンバー 師長主任 師長主任 師長主任 プリセプター どこで 歯止め 何を 書類 新規書類 新規書類 新規書類 書類 どのように 必要か不必要か確認 使用頻度を確認 補充方法を 目的別に分類 場所や内容を どうする 不必要な書類を破棄する 定数を決める 明記する 収納場所を決める 説明する 作成日 : 平成 2 年 6 月 7 日作成者 : 今井 25 歯止めを 5 項目決定した 1 毎年 6 月 QC メンバーが で 書類を必要か不必要か確認し 不必要な書類を破棄する 2 新規書類追加時に関しては 師長 主任が で 新規書類の使用頻度を確認し 定数を決める 3また 補充方法を明記し 目的別に分類 収納場所を決める 5 新看護師には プリセプターが 透析センタ ーで 書類の場所や内容を説明する 7

8 1. 反省と今後の課題 反省と今後の課題 良かった点 QC メンバーだけでなくスタッフ全員が協力して取り組めました 悪かった点上司に確認しないとメンバーだけでは分別作業ができない書類があり 計画が予定どおりに進みませんでした 今後の課題引き出しにかかわらず常に 5Sを意識して整理整頓を心掛ける必要があります これからも 5Sの精神でいつでもスッキリスムーズにキラメキ目指します 作成日 : 平成 2 年 6 月 7 日作成者 : 今井 良かった点 QC メンバーだけでなくスタッフ全員が協力して取り組めた 悪かった点 今後の課題 上司に確認しないと分別できない書類があり計画が予定通りにすすまな かった 常に 5S を意識し 整理整頓を心掛ける必要がある 8

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