人手不足対応 活用シート集 人手不足対応アドバイザー用 よろず支援拠点全国本部 人手不足対応広域アドバイザー 1

人手不足対応 活用シート集 人手不足対応アドバイザー用 よろず支援拠点全国本部 人手不足対応広域アドバイザー 1

このシート集は 全国の よろず支援拠点 において 人手不足に相談に来られた小規模事業者の皆さんに役立つことを目的として シートやコンテンツを作成しています 相談に対応されるアドバイザーの皆さんに是非お使いいただき 今後の助言活動にお役立てください 1 シートは A4サイズ1ページにできるだけまとめています 2 極力文章を減らし 相談者がパッと見て役に立つイメージを持つことを主眼にしました 理論や考え方はサポートブック等を参照してください 3 相談者に必要のあるシートをコピーしてお渡しください またシートによってはファイル等もありますのでファイルでもお渡しできます 4 1シートにかける時間は 相談も含めて1 時間を目安としています 5 相談カルテには シート番号も記載してください 6 質問等はシート番号を基準にして行います 7 今後はシート番号を集計し どのシートがよく使われているか全国規模で分析します 8 またカルテの内容を踏まえて シートの追加 削除 修正を常に行っていきます 2019 年 3 月 31 日 人手不足対応広域アドバイザー 2

目次 2019.3.28 版... 5 シート一覧... 6 経営者の働き方改革カレンダー... 8 経営者のライフプラン 事業シート... 10 経営者の業務 分業シート... 12 人手不足対応簡易チェックリスト... 14 チェック集計結果... 15 シート 1( 人手不足の定義 )... 16 シート 2( 多様な人材 )... 18 シート 3( 求職者と自社のギャップ確認 )... 20 シート 4( 採用ルート一覧表 )... 22 シート 5( 平均年齢 平均勤続年数など )... 24 シート 6( 自社の就業形態 )... 26 シート 7( 採用名簿 )... 28 シート 8( 従業員の退職理由 )... 30 シート 9( 自社の福利厚生内容 )... 32 シート 10( 雇用保険 社会保険の加入基準 )... 34 シート 11( あなたの地域の雇用情勢 )... 35 シート 12( あなたの地域の賃金情勢 )... 36 シート 13( 雇用契約書 : 例 )... 38 シート 14( 身元保証書 : 例 )... 40 シート 15( 誓約書 : 例 )... 41 シート 16( 人材確保計画の作成 )... 42 シート 17( 人材確保までのフロー : 一般募集 )... 44 シート 18( 人材確保までのフロー : パート募集 )... 45 シート 19( 人材確保までのフロー : 若年者募集 )... 46 シート 20( 人材確保までのフロー : 女性募集 )... 47 シート 21( 人材確保までのフロー : 高齢者 )... 48 シート 22( 人材確保までのフロー : 外国人 )... 49 シート 23( 人材確保までのフロー : 外国人技能実習生 )... 50 シート 24( 技能実習制度 : 職種 作業一覧 )... 51 シート 25( 作業員台帳 )... 52 シート 26( トラブル回避のための懲戒 )... 54 シート 27( 有給休暇管理簿 )... 56 シート 28( 育児休業の流れ )... 58 シート 29( 介護休業 )... 59 シート 30( 高齢者雇用の基準 )... 60 シート 31( 無期転換制度 )... 61 シート 32( 昇給 キャリアパス制度 )... 62 シート 33( 勤務コース希望確認書 )... 64 シート 34( 表彰規程 )... 65 シート 35( ほめどころ )... 66 シート 36( 副業 兼業 )... 68 3

シート 37( 毎月チェックシート )... 70 シート 38( スキル型賃金 )... 72 シート 39( 人事評価シート )... 74 シート 40( 賞与 退職金 )... 76 シート 41( 従業員の職務遂行能力チェックシート )... 78 シート 42( 教育用代表的ツール 1-1)... 80 シート 43( 教育用代表的ツール 1-2)... 81 シート 44( 教育用代表的ツール 1-3)... 82 シート 45( 教育用代表的ツール 1-4)... 83 シート 46( 教育用代表的ツール 1-5)... 84 シート 47( 教育用代表的ツール 1-6)... 86 シート 48( 教育用代表的ツール 1-7)... 88 シート 49( 教育用代表的ツール 1-8)... 90 シート 50(OJT チェックシート )... 92 シート 51( 経営者の自己表現力チェックシート )... 94 シート 52( 従業員に対するコミュニケーションレベルチェックシート )... 96 シート 53( 従業員から見た会社の魅力度チェックシート )... 98 シート 54( 従業員のメンタルヘルス対策 )... 100 シート 55( 従業員のメンタルヘルス対策 )... 101 マークの意味 シートの考え方シート内容の説明検討事項添付ファイルの有無 4

2019.3.28 版 5

シート一覧 シートについては * 印がついているものは平賀 それ以外は小山田の 2 名の人手不足対応広域アドバイザーが作成しています 各シートのご質問等につきましては 担当の広域アドバイザーまでご連絡をお願いします 6

シートを作成した当初は 従業員を雇用している場合 およびこれから雇用したい場合を想定しています しかし従業員を雇用しない場合の相談がありましたら 経営者の働き方改革カレンダー 経営者のライフプラン 事業シート 経営者の業務 分業シート をご案内してください 7

経営者の働き方改革カレンダー 8

経営者の働き方カレンダーについて従業員に対して 2019 年 4 月より働き方改革が実施されます しかし小規模事業者や中小企業の事業主は使用者であることから 働き方改革の適用になりません さらに事業主も長時間労働になると健康面でのリスクが高まります そこで経営者の働き方を相談者ご自身で理解していただくことを目的として 経営者の働き方改革カレンダー を作成してみました このシートはエクセルに標準添付されているカレンダーを一部修正して作成しています なので 添付ファイル以外でも他のエクセルのテンプレートカレンダーを修正して作成することができます 1 カレンダーで事業の営業日を塗りつぶす 資料では すべて青色になっています もし休業日があれば 日付に直接 をつけてみます 2 経営者が働く日を塗りつぶす 氏名の欄に 経営者のお名前を書き その行とカレンダーの日付がクロスする箇所について 働く日を塗りつぶします これにより 経営者の稼働日を知ることができます 3 家族の方が事業を手伝う場合は 経営者の方と同様に働く日を塗りつぶします 経営者の方の働き方にムリはないか確認してみましょう もし ムリがあるようでしたら 経営者の人手不足感があると思われますので 家族や 業務請負 その他多様な人材の活用を考える必要があります 経営者の働き方改革カレンダー.xls 9

経営者のライフプラン 事業シート 10

経営者のライフプラン 事業シートについて従業員の方であれば 定年前などにライフプラン研修等を行うことがあります しかし小規模事業者の皆さんは これらの研修を行う機会に恵まれない場合があります そこで経営者だけでなく 事業に関する家族の協力度合いと今後 5 年間の見通しを相談者ご自身で理解していただくことを目的として 経営者のライフプラン 事業シート を作成してみました エクセルで作成していますので テンプレートを修正して 新しい項目を追加することができます 1 事業年度を記入します 2 経営者の年齢を現在から 5 年後まで記入します 3 家族について 続柄 お名前を記入します 4 さらに事業に対する協力度合い ( 〇 ) を記入します 5 今後の事業計画を具体的に記入します 6 収入面 支出面を記入します 7 経営者だけでなく家族の健康状態も記入します ( 家族については 事業に協力する家族のみならず 生計を一にする家族の情報も記載します 例 : 親の介護で経営者がかかわる場合には 事業運営に影響があるかもしれません ) 経営者の現在の年齢から今後 5 年間の状況を確認してみましょう もし ムリがあるようでしたら 経営者の人手不足感があると思われますので 家族や 業務請負 その他多様な人材の活用を考える必要があります 経営者のライフプラン 事業シート.xls 11

経営者の業務 分業シート 12

経営者の業務 分業シートについて小規模事業者の皆さんは 事業にかかわるすべてのことを 1 人で行わなければならない状況があります しかし 売上増加や新しい分野への取り組みで 1 人ではやりきれない場合も生じてきます まさしく経営者の人手不足感状態です そこで そのような状況においては 経営者の行っている業務を洗い出し 今後その業務をどのようにしていくのか相談者ご自身で理解していただくことを目的として 経営者の業務 分業シート を作成してみました ワードで作成していますので テンプレートを修正して 新しい項目を追加することができます 1 経営者の今の業務内容を記入します 2 自分以外の者に分業 ( 仕事を分ける ) することが可能かどうか で記入します 3 や について分業先 (A: 業務委託 B: 他の家族 C: 新規採用 D: その他 ) を検討します 4 さらに分業について具体的な内容を記載します 経営者の現在の業務について確認してみましょう もし ムリがあるようでしたら 経営者の人手不足感があると思われますので 家族や 業務請負 その他多様な人材の活用を考える必要があります 経営者の業務 分業シート.doc 13

人手不足対応簡易チェックリスト 人手不足対応簡易チェックリストについては 現在従業員を雇用している会社やこれから従業員を雇用したいと考えている会社向けに作成していますが 雇用を検討してない会社であっても今後の参考になると考えています 14

チェック集計結果 設問は 15 問です 理想モデルはすべての領域で 5 点を線で結んでいます まず相談者の方にチェックリストにて採点していただき 改善前グラフ について各項目について点数に印をつけ それらを線で結んでいただきます さらに再訪問の場合では 改善後グラフ に同様のチェックをしていただきます 15

シート 1( 人手不足の定義 ) 16

シート 1 について相談者の方は 人手不足 という言葉には いろいろな意味が込められていると思います そこでこのシートでは 具体的に貴社の人手不足がどのような状態かを整理していただくことを目的として 人手不足の定義シート を作成してみました 1 あなたの会社では 人手不足 とは具体的にどのような状態のことを言うか記入します 2 もし 相談者の方が 人手不足 をイメージできなければ 支援者であるアドバイザーの皆さんが キーワード に相談者の実情 ( 業種や規模など ) に合わせた言葉を記入することもできます 3 最後に 1 時間の面談を通じて アドバイスやコメントを記入することができます 自社の 人手不足 の状態について確認してみましょう 場合によっては 人材採用ではなく IT 化や業務効率化 生産性向上などが重要課題であれば 場合によってはその専門家につなげる必要があります ファイルなし 17

シート 2( 多様な人材 ) 18

シート 2 について相談者の方から ハローワークに募集をしてもなかなか人が採用できない といった相談がある場合があります 一般募集やパート アルバイトといった募集がまず頭に浮かびます その時に これら以外の多様な人材を知っていただき それらの人材が採用可能かどうか そしてどの職場で働くことができるか整理していただくことを目的として 多様な人材シート を作成してみました また 現在の所属人数や不足人数を書き込むことで 会社の不足人数をより詳しく知ることができます 1 多様な人材 ( 一般募集 パート募集 若年者 ( 年齢は 35 歳以下のこと ) 女性 高齢者 業務請負 外国人 その他 ) について 何人募集 ( 採用 ) したいか記入します 2 次に どの部署に採用したいか部署名を記入します サンプルとして 事務 が書かれています 企業規模によっては 部署がない場合がありますので その場合は仕事の内容を記入します 現在の人数および不足している人数を記入します 3 最後に 1 の人材と 2 の部署 ( 仕事の内容 ) を線で結び付けます なお 線は複数でもかまいません 多様な人材について 自社の部署や仕事が可能かどうか確認してみましょう 高齢者でも仕事が可能であることを見出すことができるかもしれません ファイルなし 19

シート 3( 求職者と自社のギャップ確認 ) 20

シート 3 について相談者の方から ハローワークに募集をしてもなかなか人が採用できない といった相談がある場合があります 一般募集やパート アルバイト 女性や若年者などを含めそれぞれの求職者のニーズや要望がどのような内容かを知り また 現在の自社の状況がどのような状況かを確認し さらにそれらに対してギャップがある場合に 今後の会社の取り組みを整理していただくことを目的として 求職者と自社のギャップ確認シート を作成してみました 1 多様な人材 ( 一般募集 パート募集 若年者 ( 年齢は 35 歳以下のこと ) 女性 高齢者 業務請負 外国人 その他 ) について 相談者の地域においてどのようなニーズがあるか考えて記入します このシートでは 給与が高いほうが良い と例として記載していますが 違う場合は鉛筆で取り消し線を引いたり 追加するニーズがあれば余白に書き込んでください 2 さらに 現在の自社の状況を記入します このシートでは 30 歳で手取り 30 万円 と例として記載していますが 違う場合は鉛筆で取り消し線を引いたり あるいは会社の採用条件を余白に書き込んでください 3 最後に 1 の求職者のニーズと 2 会社の採用条件を踏まえて 改善する必要があればその内容を 今後の取り組み 欄に記入します 多様な人材ごとの求職者のニーズについて確認してみましょう さらに 現在の自社の状況も確認しましょう ファイルなし 21

シート 4( 採用ルート一覧表 ) 22

シート 4 について相談者の方から ハローワークに募集をしてもなかなか人が採用できない といった相談がある場合があります ハローワーク以外にも求人の方法がありますが それらを効果的にかつ効率的に活用しているか整理していただき さらに 今後どのような取り組みを行うか整理することを目的として 採用ルート一覧表シート を作成してみました 1 採用ルート ( ハローワーク 無料や有料求人媒体 SNS 縁故 会社のホームページ 学校 ) がまず記載されています ここにない採用ルートもあれば空白欄を使って記入します また 余白に具体的な方法を記載することもできます (SNS であれば LINE など ) 2 採用ルートに対して現在の自社の状況を記載します ( 例 : 求人票を年 1 回提出している ) 3 最後に 1 の採用ルートの具体的な方法と 2 現在の自社の状況を踏まえて 改善する必要があればその内容を 今後の取り組み 欄に記入します ( 例 : 求人票を年 4 回提出する ) 採用ルートごとの効果的かつ効率的な方法について確認してみましょう さらに 現在の自社の状況も確認しましょう ファイルなし 23

シート 5( 平均年齢 平均勤続年数など ) 24

シート 5 について求人票に会社の情報を記入する際に関連する項目を掲載しています ( 関連しない項目もサンプルとして記載されています ) その項目に対して 同業他社や同規模および同地域の情報を理解し また項目ごとに現在の自社の状況を整理していただき さらに今後どのような取り組みを行うか整理することを目的として 平均年齢 平均勤続年数などシート を作成してみました 1 次の項目 ( 平均年齢 平均勤続年数 メンタルヘルス ( 休職者数 ) 労災事故件数 ヒヤリ件数 社内苦情件数 産休 育児休業者数 介護休業者数 離職率 残業時間数 ( 月平均 ) 有給取得日数 採用にかける費用 採用にかける時間 ) がサンプルとして記載されています なお 採用には直接関係ない項目も含まれておりますので 記載する必要がなければ鉛筆で取り消し線を引いたり 逆に確認したい項目がある場合は内容を余白に書き込んでください また 各項目に対して同業他社や同規模および同地域の情報が得られないことがありますので その場合は記載をしなくてもかまいません もしわかる内容があれば記入します 2 平均年齢などに対して現在の自社の状況を記載します わからない場合は 空白にしておきます 3 最後に 1 の各項目に対して 2 現在の自社状況を踏まえて 改善する必要があればその内容を 今後の取り組み 欄に記入します 求人票を作成する際に 現在の自社の状況を確認しましょう ファイルなし 25

シート 6( 自社の就業形態 ) 26

シート 6 について働き方改革で 残業時間も最大年 720 時間に抑えられる中で生産性を下げずに従業員等の働き方を再構築することが求められます その状況において 自社の就業形態を整理していただき さらに今後どのような取り組みを行うか整理することを目的として 自社の就業形態シート を作成してみました 1 次の項目 ( 常勤 短日 短時間勤務 テレワーク ( 在宅勤務 ) 業務請負契約 副業 兼業 ボランティア 人材派遣 ( シルバー人材センター含む ) シェア勤務 その他 ) がサンプルとして記載されています なおシェア勤務とは 複数の会社で従業員を共有して働く仕組みとして独自で考えて記載しましたが 記載する必要がなければ鉛筆で取り消し線を引いたり 逆に追加したい項目がある場合は内容を余白に書き込んでください 2 就業形態の項目に対して現在の自社の状況を記載します 例えば 1 日の所定労働時間 パートの勤務時間 週の勤務日数 などが記載されていますので それらの時間数など記載します なお わからない場合は 空白にしておきます 3 最後に 1 の各項目に対して 2 現在の自社状況を踏まえて 改善する必要があればその内容を 今後の取り組み 欄に記入します 求人票を作成する際に 現在の自社の状況を確認しましょう ファイルなし 27

シート 7( 採用名簿 ) 28

シート 7 について従業員を採用した時に どのような採用ルートを使ったか整理することを目的として 採用名簿シート を作成してみました 1 採用した氏名 生年月日 入社年月を記入します 2 採用ルートについては シート 4 の採用ルート一覧表の項目 ( 例として ハローワーク 無料や有料求人媒体 SNS 縁故 会社のホームページ 学校 ) を記入します もし採用ルート一覧表にない方法で採用した場合は手書きでその内容を記入し 逆にシート 4( 採用ルート一覧表シート ) にもその内容を転記しておきます 3 最後に採用の満足度 ( 〇 ) を記入します 4 私の経験ですが 例えば ハローワークにて従業員を採用したが トラブルを起こしてばかりで 会社を辞めてしまった ハローワークで採用した者はあまりよくない もうハローワークでは募集しない といった経営者がいました 過去の苦い経験がこうした判断になると思いますが このような場合がありましたら 支援者の皆さんの適切なアドバイスをお願いします 従業員を採用した記録をしておきましょう ファイルなし 29

シート 8( 従業員の退職理由 ) 30

シート 8 について従業員が退職した時に どのような退職理由だったか整理することを目的として 従業員の退職理由シート を作成してみました 1 退職した氏名 退職日 勤続年数を記入します 2 退職理由については 自己都合および会社都合などがあります ここではもう少し具体的に記入します 3 しかし退職する従業員が 本当の退職理由を明かさず自己都合退職や一身上の都合での退職にしてしまうケースもありますので 注意が必要です 4 なかなか難しい方法ですが 退職した従業員に手紙を送り退職理由を教えてもらうことにより離職率増加の防止の参考になることもあります 従業員が退職した理由を記録しておきましょう ファイルなし 31

シート 9( 自社の福利厚生内容 ) 32

シート 9 について会社の福利厚生の制度には 退職金制度や親睦会以外にいろいろな制度が考えられます 従業員の満足度の要素の 1 つになっています その中で 自社の福利厚生の制度を理解していただき さらに今後どのような取り組みを行うか整理することを目的として 自社の福利厚生内容シート を作成してみました 1 次の項目 ( 退職金制度 親睦会 社員旅行 リゾート施設利用 ) がサンプルとして記載されています それらについて記載する必要がなければ鉛筆で取り消し線を引いたり 逆に追加したい項目がある場合は内容を余白に書き込んでください 2 福利厚生の項目に対して現在の自社の状況を記載します 例えば 退職金は 中小企業退職金共済加入 とか 勤続 3 年以上で支給する が記載されていますので 必要に応じて修正してください なお わからない場合は 空白にしておきます 最後に 1 の各項目に対して 2 現在の自社状況を踏まえて 改善する必要があればその内容を 今後の取り組み 欄に記入します 求人票を作成する際に 現在の自社の福利厚生の状況を確認しましょう ファイルなし 33

シート 10( 雇用保険 社会保険の加入基準 ) 採用するにあたって必要な知識として 社会保険や雇用保険の加入基準があります 34

シート 11( あなたの地域の雇用情勢 ) 各都道府県では 最近の雇用情勢 を毎月作成おり 有効求人倍率などの情報が掲載されています あなたの地域の雇用情勢について 自社の地域の求人倍率がどのような状況か調べることも大切です 現時点では愛知労働局の情報を掲載していますが 全国の情報を別途ご紹介できるように考えています 35

シート 12( あなたの地域の賃金情勢 ) 各都道府県では 賃金情勢 をホームページで掲載しています あなたの地域の賃金水準について ハローワークなどの情報を得ることも大切です 現時点では愛知労働局の情報を掲載していますが 全国の情報を別途ご紹介できるように考えています 36

働き方改革について 37

シート 13( 雇用契約書 : 例 ) 38

シート 13 について同一労働同一賃金に対応した雇用契約書です パートやアルバイト 契約社員を採用する場合に必要なのが 雇用契約書です 同一労働同一賃金に対応した雇用契約書を添付していますので 相談者の業種や実情に応じて雇用契約書の内容を修正することができます 参照シート 31 無期転換制度 シート 13 雇用契約書.doc 39

シート 14( 身元保証書 : 例 ) 採用時の身元保証書のひな形です 新規に採用する場合に 身元保証書を作成する会社もあります シート 14 身元保証書.doc 40

シート 15( 誓約書 : 例 ) 採用時の誓約書のひな形です 9 項目目の内容ですが 入社前の健康状態の項目を追加しています この内容については個人の機微にかかわる内容です なお本人が申告した場合 その内容をもって不採用とすることのないように説明をしてください シート 15 誓約書.doc 41

シート 16( 人材確保計画の作成 ) 42

人手不足解消に取り組むためには 短期的な改善だけではなく 長期的な改善を行うことで より高い効果が望めます そのため 今後どのような取り組みを行うか整理することを目的として 人材確保 活用計画のシート を作成してみました なお 記入に当たっては 14 ページの 人手不足対応簡易チェックリスト を参考にしてください 1 人材確保状況 ( 年齢別の従業員構成 常用労働者の採用人数 常用労働者の退職人数 ) を記入します 2 人材確保方針を記入します 3 社長からのメッセージを記入します ( 社長が率先している証明として 必ず記入していただきます ) 4 会社で取り組むためにチームを結成し リーダーを決めてメンバーそれぞれの氏名を記入します 5 今年度の重点目標を決め 記入します 6 最後に 行動のための年間スケジュールを記入します このシートを記入することは 小規模事業者の皆さんにとっては難しいかもしれませんので 記入しやすいようにシートを改造してください 人手不足を解消するために 年間の行動計画を作成しましょう シート 16 人材確保 活用計画.xls 43

シート 17( 人材確保までのフロー : 一般募集 ) ハローワーク等に一般募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 参照 : シート 13: 雇用契約書シート 14: 身元保証書シート 15: 誓約書 44

シート 18( 人材確保までのフロー : パート募集 ) ハローワーク等にパート募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 一般募集から 4 の同一労働同一賃金のチェックを付け加えています 参照 : シート 13: 雇用契約書 シート 10: 雇用保険 社会保険の加入基準 45

シート 19( 人材確保までのフロー : 若年者募集 ) ハローワーク等に若年者募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 一般募集から 3 若年者に対する理解を付け加えています 参照 : シート 13: 雇用契約書シート 14: 身元保証書シート 15: 誓約書 46

シート 20( 人材確保までのフロー : 女性募集 ) ハローワーク等に女性を募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 一般募集から 3 女性社員に対する理解を付け加えています 参照 : シート 13: 雇用契約書シート 14: 身元保証書シート 15: 誓約書 47

シート 21( 人材確保までのフロー : 高齢者 ) ハローワーク等に高齢者募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 一般募集から 3 高齢社員に対する理解を付け加えています 参照 : シート 13: 雇用契約書シート 14: 身元保証書シート 15: 誓約書 48

シート 22( 人材確保までのフロー : 外国人 ) ハローワーク等に外国人を募集する場合のフローの例 ( サンプル ) が書かれています そのため相談者の業種や規模 地域の実情に合わせて書き加えてください 一般募集から 3 外国人に対する理解を付け加えています 49

シート 23( 人材確保までのフロー : 外国人技能実習生 ) 外国人技能実習制度については 2018 年 11 月 11 日に施行された 外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律 があります シート 23 外国人技能実習生資料.pdf 50

シート 24( 技能実習制度 : 職種 作業一覧 ) 外国人技能実習制度を利用する場合は 職種 作業一覧に掲載されている作業に限ります (2019 年 3 月 13 日時点 ) 51

シート 25( 作業員台帳 ) 52

シート 25 についてこの 従業員台帳シート は 60 歳定年後に嘱託として 65 歳まで再雇用する場合において 嘱託の従業員さんを人事評価する目的で作成したシートです A4 の 1 枚で従業員の氏名だけでなく 賞罰やコミュニケーション記録 さらに 再雇用人事考課表 として 5 年間分記入できるようになっています 1 コミュニケーション記録については 人事評価などで面談した内容を簡単に記入します 2 常勤の従業員を使用する場合は 再雇用人事考課表 を 人事考課表 に修正します 3 項目は 高齢者向けの 意欲 やる気 勤務態度 健康 能力 経験 技能伝承 になっています それ以外の従業員に使用する場合は 項目を修正します 4 着眼点については 簡単に文章を記入しますが すぐに記入できない場合は この台帳に 氏名 を書いて 実際その人に何をやってほしいか考えていただくことで記入が容易になります 5 年 については 例えば 2019 から 5 年間の数字を入れたりしますが 半年後の評価であれば 2019.6 2019.12 のように記入します 6 5 段階評価 5 4 3 2 1 の評価を記入します 7 最後に 合計ポイントで S A B C D を決定します 従業員台帳で人事評価の記録を作成しましょう シート 25 従業員台帳.doc 53

シート 26( トラブル回避のための懲戒 ) 厚生労働省の就業規則のサンプルで 懲戒の部分を抽出しています 相談者の方との面談の中で 会社の実情に応じて 追加 削除 修正が必要であればアドバイスをお願いします また このほかに必ず従業員に守ってほしいこととして服務規程があります 参考シート 34 表彰規程 厚生労働省モデル就業規則 H31.3.doc 54

55 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisaku nitsuite/bunya/koyou_roudou/roudo ukijun/zigyonushi/model/index.html

シート 27( 有給休暇管理簿 ) 56

シート 27 について働き方改革により 2019 年 4 月から 有給が 10 日付与される場合は 付与後 1 年以内に 5 日の有給休暇を取らせることが義務付けられました 今後は有給休暇を管理する必要があります これは福井労働局が作成している 有給休暇管理簿 でエクセル作成されています 入手方法は 福井労働局のホームページサイトからダウンロードできます 1 従業員の雇い入れ日 基準日を入力すると有給の付与日が自動的に表示されます 2 実際に有給を取得した日を記入していくと自動で有給残日数が計算されます 人手不足を解消するために 有給休暇の管理をしましょう シート 27 有給休暇管理簿.xls 57

シート 28( 育児休業の流れ ) 育児休業についてわかりやすい資料があります シート 28 育児休業.pdf 58

シート 29( 介護休業 ) 介護休業について 厚生労働省が作成しているガイドブックがあります シート 29 育児 介護休業制度ガイドブック.pdf 59

シート 30( 高齢者雇用の基準 ) 高齢者についての厚生労働省が作成している就業規則の記載例です 会社で今後どのような制度を取り入れたらよいか考えてみましょう ファイルなし 60

シート 31( 無期転換制度 ) パートやアルバイト 契約社員を採用する場合に必要なのが 無期転換制度です 5 年以上雇用し 本人が申し出をすれば無期転換になります また無期雇用にならないためにクーリングオフ制度もあります 無期転換制度に関連した雇用契約書を作成しています シート 13 雇用契約書参照 ファイルなし 61

シート 32( 昇給 キャリアパス制度 ) 62

シート 32 についてこの資料は 例えば 20 歳から 70 歳までの昇進したイメージ図です 一般 主任 係長 課長 部長 定年後の嘱託社員の身分が書かれております そして従業員の独立や分社化による社長昇進や役職を降りてスペシャリストを選択できるコースも表示しています また 左側に 16 万 40 万と金額が表示されており 役職ごとの給与水準を表しています これはあくまで参考例 ( モデル ) ですので 相談者の実情や希望に合わせた内容を記入することができます 1 会社の役職を考えてみます そしてその役職が平均何歳から何歳までいるのかも考えます 2 定年年齢を記入します そして定年後の身分や何歳まで働けるのかも考えます 3 役職ごとに給与水準を考えます 記入作業に当たっては 一度で書くことが難しいので 鉛筆や消せるボールペンなどで書くとよいでしょう シート 33 勤務コース希望確認書へ続く 人手不足を解消するために 昇進 キャリアパス制度を考えてみましょう シート 32 昇進 キャリアパス制度.ppt 63

シート 33( 勤務コース希望確認書 ) これは シート 32 昇進 キャリアパス制度 の続きで 60 歳定年を前にして 自分が今後どのようなコースを選択するのか希望を提出するシートです シート 33 勤務コース希望確認書.doc 64

シート 34( 表彰規程 ) 厚生労働省の就業規則のサンプルで 表彰の部分を抽出しています 相談者の方との面談の中で 会社の実情に応じて 追加 削除 修正が必要であればアドバイスをお願いします また このほかに必ず従業員に守ってほしいこととして服務規程があります 参考シート 26 トラブル回避のための懲戒 厚生労働省モデル就業規則 H31.3.doc 65

シート 35( ほめどころ ) 66

シート 35 について従業員ならだれでも承認欲求 ( 認めてもらうこと ) があると言われています 経営者や上司は部下の悪い点にまず目が行き なかなか良い点を見いだすのが難しいのが実情です そのため 従業員 1 人ずつの良い面を整理することを目的として ほめどころシート を作成してみました 1 氏名を記入します 2 長所を見いだします 3 ほめるポイント ( ほめどころ ) を考えます 4 そして会社でやってほしい点等を記入します 従業員の満足度を高めるために ほめどころシートを作成しましょう ファイルなし 67

シート 36( 副業 兼業 ) 68

シート 36 について厚生労働省の就業規則のサンプルで 副業 兼業の部分を抽出しています また 副業 兼業の促進に関するガイドライン もあります 人手不足を解消するために 副業 兼業の仕組みも検討してみましょう ファイルなし 69

シート 37( 毎月チェックシート ) 70

シート 37 についてドライビング状況報告とは聞きなれない言葉だと思います 中小企業の支援をした事例の 1 つです これはインターネット環境が従業員全員にない場合に FAX にて送信していただくためのシートです 最近では AI 化が進み パソコンやスマホを考えればすべて WEB でできます ドライビング状況報告は 目標に対して従業員がどのぐらい達成したかを見える化したものです なお 車を乗らない従業員においては エンジンの回転数とかがわからないので 車ではなく別のテーマ ( 例えば ブランドの購入 ) に置き換えるとよいでしょう 1 目標を考えます 2 目標に対しての達成困難度を決めます そしてその困難度を距離に置き換えます ( 例えば 簡単な目標であれば 100km 最も難しい目標であれば 500km など ) 3 目標に対して 1 か月どのぐらい進んだか距離を考えます ( 例えば 500km の目標に対して 今月は 1/5 の 100 km 進んだ ) 4 なお 目標に対して どのぐらい頑張ったかトルク ( 回転数 ) を考えます ( 例えば 10000 回転など ) 5 最後に 今月どのぐらい力が残っているか 燃料タンクの残量を考えます 6 以上 従業員全員についての情報を集計し見える化して どの従業員がどのぐらい目標に向かって進めているのか 頑張っているのか あるいは頑張りすぎている人がいないか把握することができ 的確なアドバイスができます 人手不足を解消するために 行動目標に対してのチェックシートを作成しましょう シート 37 毎月チェックシート.html シート 37 事例.pdf 71

シート 38( スキル型賃金 ) 72

シート 38 について人事評価については 情意考課や能力考課といった項目で 規律性 協調性 責任性 積極性などの表現が使われます このような専門的な表現を使うのが難しかったり 人事考課表を従業員に公開していなかったりします そのような場合には スキル型賃金のシート を活用すると便利です 人手不足を解消するために 給与の仕組みを検討しましょう シート 38 事例.pdf シート 38 スキル型賃金導入資料.pdf 73

シート 39( 人事評価シート ) 74

シート 39 について人事評価表のない会社では この 人事評価シート を使うと大変便利です 1 事務 営業 製造の 3 部門のひな形が用意されています 2 評価項目の内容については 態度 能力 の項目は 3 部門とも同じ表現になっています そのため部門評価の 5 項目だけ会社の内容にあった文章を作成することですぐに活用できます 3 評価段階は評価しやすいように 4 段階になっていますが 5 段階を希望する場合は 別添ファイルを修正してください 4 コメント欄については 従業員との面接の際に できている内容 や 今後頑張ってほしい内容 などをできるだけ記入してください 5 最後に S A B C D 評価の判定を行います 人手不足を解消するために 人事評価の仕組みを検討しましょう シート 39 人事評価シート.doc 75

シート 40( 賞与 退職金 ) 厚生労働省の就業規則のサンプルで 賞与 退職金です 相談者の方との面談の中で 会社の実情に応じて 追加 削除 修正が必要であればアドバイスをお願いします 厚生労働省モデル就業規則 H31.3.doc 76

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シート 41( 従業員の職務遂行能力チェックシート ) 78

シート 41 について従業員が業務を遂行する上で必要になる 7 つの基本能力レベルを 経営者 管理者に判定いただくためのシートです 業務効率向上にあたっては 1 レベルの高い能力の一層の向上 2 レベルの低い能力の改善という 2 つの視点から取り組んでいただくことが効果的です シート 41 従業員の職務遂行能力チェックシート.doc 79

シート 42( 教育用代表的ツール 1-1) 80

シート 43( 教育用代表的ツール 1-2) 81

シート 44( 教育用代表的ツール 1-3) 82

シート 45( 教育用代表的ツール 1-4) 83

シート 46( 教育用代表的ツール 1-5) 84

シート 42~46 について従業員が業務の基礎を早期かつ正確に習得するためには 業務マニュアル TODO リスト チェックリスト等の教育用ツールを準備すると効果的です 業務改善にも効果的なツールですので 新規採用を検討していない相談者にも作成をお勧めします シート 42-49 教育用代表的ツール.ppt 85

シート 47( 教育用代表的ツール 1-6) 86

シート 47 についてプロセスマップは インプットからアウトプットに至る業務プロセスの可視化 ( 見える化 ) のためのツールで ボトルネックの発見等 業務改善に効果的なツールです また 新規採用者や部署異動者 役割変更者にとっては 業務の流れと担当者を知るための教育用ツールとしても効果的です シート 42-49 教育用代表的ツール.ppt 87

シート 48( 教育用代表的ツール 1-7) 88

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シート 49( 教育用代表的ツール 1-8) 90

シート 48 49 についてスキルマップは 個々の従業員が持つスキルとそのレベルを把握するためのツールです 業務量の平準化には 1 人の従業員が複数の業務を担当できるマルチスキル化 ( 多能工化 ) の推進が効果的ですが スキルマップによってマルチスキル化の現状を把握できれば教育目標が設定しやすくなります シート 42-49 教育用代表的ツール.ppt 91

シート 50(OJT チェックシート ) 92

シート 50 について OJT チェックシートは 特に新規雇用者の成長を記録するためのシートです 毎月各項目のレベル感や取り組み方をチェックすることで 重点課題や指導成果を確認できます シート 50 OJT チェックシート.ppt 93

シート 51( 経営者の自己表現力チェックシート ) 94

シート 51 について特に中小企業においては 経営者の自己表現スタイルが採用や従業員定着率 従業員満足度に大きな影響を及ぼします 1. 攻撃的な自己表現 のレベルが高いワンマン経営者タイプの場合 せっかく採用しても定着率の悪さから万年人手不足に陥りがちです 2. 受け身的な自己表現 のレベルが高い非主張的経営者タイプの場合 業務改善 職場の慣習 慣行の見直し等に関して 声の大きなベテラン従業員の意のままに陥りがちで 若手等の不満の原因につながります 3. アサーティブな自己表現 を増やしていくことが 業務改善 組織活性化に効果的です シート 51 経営者の自己表現力チェックシート.ppt 95

シート 52( 従業員に対するコミュニケーションレベルチェックシート ) 96

シート 52 について経営者の従業員に対するコミュニケーションのあり方は 定着率や従業員満足度に大きな影響を与えます レベルの低い項目については 意識的に向上に努めることが大切です シート 52 従業員に対するコミュニケーションレベルチェックシート.doc 97

シート 53( 従業員から見た会社の魅力度チェックシート ) 98

シート 53 について新規採用や定着率向上のためには 自社の魅力 ( 〇と判定した項目 ) を効果的にアピールする必要があります また マイナスインパクトを与える要素 ( と判定した項目 ) については 地域特性や同業他社 同規模他社の水準 動向等を参考に 一層の底上げを図る必要があります シート 53 従業員から見た会社の魅力度チェックシート.doc 99

シート 54( 従業員のメンタルヘルス対策 ) 100

シート 55( 従業員のメンタルヘルス対策 ) 101

シート 54 55 についてメンタル不調者の発生に伴う損失は 中堅 大企業の場合 1 人当り約 710 万円と試算されています ( 保健同人社調べ ) コスト負担のみならず 人手不足の原因ともなりうるメンタル不調に対しては 早期の発見と迅速かつ適切な対応が何よりも重要です 発症 3 ヶ月 + 休職 6 ヶ月 + 試し出勤 3 ヶ月の場合の損失額 1 本人に支払う金額 303.3 万円休職中の月手当 ( 月給 30.3 万円の 2/3=20.2 万円 ) 休職期間 6 ヶ月 121.3 万円発症 / 試し出勤中の計 6 ヶ月分の給与 182 万円 2 発生コスト 406.9 万円既存社員の残業代 + 代替社員の教育費等 212.3 万円代替社員の給与 休職期間 6 ヶ月 182 万円上司 人事の対応 ( 月 2.1 万円 ) 休職期間 6 ヶ月 12.6 万円 シート 54-55 従業員のメンタルヘルス対策 2 シート.doc 102