な で し こ 第 1 回 目 10:00~12:00 第 2 回 目 14:00~16:00 5 13 火 株 式 会 社 東 洋
目 次 Excel の 概 要... 3 Lesson1 表 計 算 ( 見 積 書 作 成 )... 4 1. 表 示 形 式... 4 2.セル 内 の 配 置... 5 3.オートフィル... 5 3. 基 本 的 な 数 式 の 入 力... 6 4. 関 数... 7 Lesson2 グラフ( 予 算 比 較 実 績 )... 9 1. 条 件 付 き 書 式... 9 2.グラフ 作 成... 10 2
Excelの 概 要 ExcelはMicrosoft 社 が 提 供 している Microsoft officeと 呼 ばれるソフトの1つで 表 計 算 からグラフ 作 成 データ 管 理 まで 様 々な 機 能 を 兼 ねそろえています 1 つのブックに 多 数 のシートを 作 成 できるため 多 数 の 関 連 情 報 をまとめて 管 理 しやすく 業 務 でもよく 利 用 されます 表 計 算 複 雑 な 計 算 の 処 理 が 出 来 るだけでなく 様 々な 編 集 機 能 で 見 栄 えのする 表 が 簡 単 に 作 成 できます 項 目 名 に 色 を 付 けたり タイトルを 目 立 たせたり 見 や すくメリハリがある 表 が 簡 単 に 作 成 できると 仕 事 効 率 もアップしますね グラフの 作 成 元 データを 見 ただけでは 売 り 上 げの 変 化 や 業 績 の 良 い 部 分 がわかりにくくありませんか?グラフを 使 う と データを 視 覚 的 にわかりやすく 表 示 しますので 容 易 にデータを 比 較 したり 傾 向 を 把 握 したりできま す データの 管 理 目 的 に 応 じて 表 のデータを 並 べ 替 えたり 必 要 なデータだけを 取 り 出 したりすることができ ます 顧 客 台 帳 や 住 所 録 など 大 量 のデータを 管 理 するときに 非 常 に 便 利 です 参 考 Excel Word PowerPoint 表 計 算 や 集 計 データに 基 づいたグラフ 作 成 に 適 したツール 画 面 に 表 示 されたとおり 忠 実 に 印 刷 されない(セルの 文 字 がかけてしまう 場 合 がある ) 文 書 作 成 に 適 したツール( 特 に 論 文 などの 長 文 作 成 が 得 意 ) 画 面 に 表 示 されたとおりに 忠 実 に 印 刷 される プレゼンテーション 資 料 作 成 に 適 したツール スライド 単 位 で 自 由 に 文 字 や 図 形 などの 配 置 が 可 能 3
Lesson1 表 計 算 ( 見 積 書 作 成 ) 下 図 のようなフォーマットの 見 積 書 を 作 成 しないといけない 場 合 皆 様 ならどのように 作 成 されます か? 方 法 としてはたくさんあると 思 います 今 回 の 講 習 では 効 率 よく 体 裁 の 良 い 作 成 方 法 をご 紹 介 して いきます 完 成 図 1. 表 示 形 式 エクセルではセルの 値 は 同 じでも 表 示 形 式 を 変 えることで 様 々な 表 示 をすることができます 表 示 形 式 ではデータの 値 そのものを 変 えることは 出 来 ず あくまでも 表 示 の 仕 方 が 変 わるだけです 表 示 形 式 には 標 準 数 値 通 貨 会 計 日 付 時 刻 パーセンテ-ジ 分 数 指 数 文 字 列 その 他 ユーザー 定 義 があります 通 貨 スタイル 3000 3,000 日 付 スタイル 2014/6/1 2014 年 6 月 1 日 ユーザー 定 義 ( 文 字 列 ) @ 御 中 東 洋 東 洋 御 中 設 定 方 法 [ホーム]タブ [ 数 値 ]グループにある 目 的 に 応 じたボタンを 使 用 します 詳 細 設 定 を 行 うなら をクリックします 4
2.セル 内 の 配 置 エクセルではセルに 文 字 を 入 力 すると セルの 四 角 い 箱 の 中 で 垂 直 方 向 ( 縦 方 向 ) 中 央 に 配 置 されています 一 見 真 ん 中 に 収 まっているように 見 えますが 設 定 方 法 セルの 幅 を 広 げてみると 左 に 寄 っています 文 字 のセル 内 での 配 置 を 変 更 したい 場 合 は [ホーム]タブ [ 配 置 ]グループのボタンを 使 用 してください 設 定 されている 時 は オレンジ 色 になっています 3.オートフィル 連 番 の 設 定 をしたい 場 合 はオートフィルの 機 能 を 利 用 します オートフィルとはドラッグ 操 作 でセルの 連 続 コピーをする 機 能 です 月 や 曜 日 のようにある 規 則 に 従 っ て 連 続 するデータを 自 動 入 力 したり オートフィルオプションを 使 用 することによって 数 字 の 連 続 入 力 ができる 大 変 便 利 な 機 能 の 1 つです 設 定 方 法 1 セルをクリックするとセルポインタ( 黒 い 枠 )が 表 示 されます 2 その 右 下 にフィルポインタ( )が 表 示 されます フィルポインタにマウスポインタを 合 わせる とマウスポインタの 形 が+に 変 わり この 状 態 で 上 下 または 左 右 にドラッグするとオートフィルが できます 3 右 下 の をクリックして を 選 んでください 数 字 の 連 続 入 力 において オートフィルはコピー 機 能 ですので まずは 同 じ 数 字 をコピーしてしまいます 5
3. 基 本 的 な 数 式 の 入 力 Excel は 表 計 算 ソフトというだけあり 計 算 が 得 意 です 単 純 な 四 則 計 算 はもちろん 関 数 という 定 義 に 当 てはめた 複 雑 な 計 算 式 も 作 ることが 可 能 です 数 式 は 常 に 等 号 (=) で 始 まり その 後 に 続 く 文 字 が 数 式 と 見 なされ 等 号 の 後 には 計 算 の 対 象 となる データを 入 力 し これらの 文 字 を 演 算 子 で 区 切 ります 数 式 は 演 算 子 ごとに 指 定 された 順 序 に 従 って 左 から 右 へと 計 算 されます 演 算 子 の 種 類 まずは Excel 上 で 利 用 する 演 算 子 の 表 を 簡 単 に 確 認 しておきましょう 実 際 に 見 積 書 の 中 の 金 額 を 計 算 してみます 計 算 方 法 1 計 算 結 果 を 出 したいセル[E15]を 選 択 します 次 に 計 算 を 始 めます とセルに 認 識 させないといけないので 2 [=]を 入 力 します 3 単 価 の[73400]のセルをクリックし [*] 最 後 に[24]のセルをクリックして[Enter]で 確 定 させてください =C15*D15 [Enter] これで 数 式 の 完 成 です!! 4 オートフィルで[E19]までコピーしておきましょう 6
4. 関 数 [3. 基 本 的 な 数 式 の 入 力 ]でも 簡 単 にご 紹 介 しましたが ここでは 関 数 を 少 し 詳 しく 説 明 いたします 関 数 とは 目 的 の 計 算 ( 処 理 )を 簡 単 に 行 うために あらかじめ 用 意 されている 数 式 のことで 数 学 で いうところの 公 式 のようなものです 関 数 に 引 数 と 言 われる 特 定 の 値 をはめ 込 んでいくのですが 関 数 で 処 理 する 対 象 は 関 数 によっては 数 値 だけでなく 文 字 列 も 処 理 の 対 象 になりますので 何 がしたい か 関 数 同 士 をどのように 組 み 合 わせるかが 重 要 です 入 力 方 法 : 手 入 力 ボタン ダイヤログボックス SUM 関 数 ( 足 し 算 の 関 数 ) 金 額 の 部 分 を 足 し 算 したい 場 合 [=D15+D16+D17+D18+ ]と 入 力 していくのは 非 常 にめんどうです そんな 時 には SUM 関 数 を 使 います (オート SUM ボタン) 今 回 は 小 計 を 計 算 してみましょう 1 計 算 結 果 を 出 したいセル[E20]を 選 択 します 2 [ホーム]ボタン [ 編 集 ]タブ 3 ををクリックします 4 引 数 に 当 たる(E15:E19)という 足 し 算 したい 範 囲 を 確 認 して 間 違 いなければ[Enter]をクリックします オート SUMボタンを 使 うと 自 動 的 に 範 囲 を 認 識 して 引 数 を 入 力 してくれます 引 数 SUM ( 数 値 1, 数 値 2) 参 考 ROUNDDOWN 関 数 消 費 税 の 計 算 では 合 計 請 求 額 の 8%に 当 たる 数 値 について 1 円 未 満 を 切 り 捨 てる 場 合 が 多 いです では 1 円 未 満 の 端 数 を 切 り 捨 てて 消 費 税 を 計 算 するには? 指 定 した 桁 数 で 数 値 の 切 り 捨 て 処 理 をするには ROUNDDOWN 関 数 を 使 います (ダイアログボックス 使 用 ) 元 の 数 値 :1234.56789 引 数 ROUNDDOWN( 数 値, 桁 数 ) 7
桁 数 というのは 小 数 部 分 で 切 り 捨 てる 場 合 はプラスの 数 で 何 桁 目 まで 残 すか を 指 定 します (だからプラスと 考 える) 整 数 部 分 で 切 り 捨 てる 場 合 は マイナスの 数 値 で 何 桁 目 まで 削 るか を 指 定 します (だからマイナスと 考 える) 1 計 算 結 果 を 出 したいセル[E21]を 選 択 します 2 [ 関 数 の 挿 入 ]ボタンをクリックします 3 関 数 の 分 類 を[すべて 表 示 ]にし 関 数 名 から[ROUNDDOWN]を 探 して[OK]ボタンをクリックします 4 [ 関 数 の 引 数 ]ダイアログボックスの[ 数 値 ]に 数 式 を 入 れ ( 本 来 数 値 の 引 数 は E20 にあたる) 今 回 は 小 数 点 以 下 を 切 り 捨 てたいので 桁 数 を 0 にしました 練 習 1 合 計 部 分 にSUM 関 数 を 使 って 入 力 しましょう 2 単 価 金 額 に 通 貨 の 表 示 形 式 をつけましょう 3 有 効 期 限 に 数 式 を 入 れて2014 年 5 月 27 日 に 表 示 形 式 を 変 更 しておきましょう 8
Lesson2 グラフ( 予 算 比 較 実 績 ) 次 にグラフに 関 する 練 習 をします グラフを 作 成 するにはグラフの 元 になる 表 が 必 要 です 元 になる 表 と 連 動 しているので 表 のデータを 変 更 するとグラフも 自 動 的 に 変 更 されます 完 成 図 元 のデータの 2013 年 の 実 績 と 予 算 を 視 覚 的 にわかりやすくしたグラフです 1. 条 件 付 き 書 式 条 件 付 き 書 式 を 使 うと 設 定 した 条 件 を 満 たすセルに フォントの 色 や 罫 線 塗 りつぶしなどの 書 式 を 設 定 できます 今 回 は 予 算 達 成 率 が 100% 以 上 のものだけが 視 覚 的 にわかりやすいように 条 件 付 き 書 式 を 設 定 しましょう 設 定 方 法 1 条 件 付 き 書 式 を 設 定 したい 場 所 を 選 択 します 2 [ホーム]タブ [スタイル]グループにある [ 条 件 付 き 書 式 ]をクリックし [セルの 強 調 表 示 のルール] 9
[ 指 定 の 値 より 大 きい]を 選 びます 3 [100%]と 入 力 して 右 側 の 書 式 部 分 を 選 択 します 完 成 2.グラフ 作 成 では 完 成 した 表 のデータを 参 考 にしてグラフを 作 成 してみましょう 1 グラフに 反 映 させるデータを 範 囲 選 択 する (A3:M3,A7:M9) 2 [ 挿 入 ]タブ [グラフ]グループから 必 要 なグラフを 選 択 します ( 今 回 は 2-D 縦 棒 の 一 番 左 側 のもの) 完 成 10
グラフの 移 動 サイズ 変 更 グラフは 完 成 したらまず 必 要 な 場 所 に 配 置 をしないといけません 枠 が 表 示 されている 状 態 はグラフが 選 択 されているという 事 です グラフを 移 動 させるにはマウスポインタをグラフの 枠 に 合 わせて ドラッグしましょう サイズを 変 更 するときはグラフの 四 つ 角 にマウスポインタを 持 っていき ドラッグしましょう このマークの 時 に このマークの 時 に グラフ 項 目 の 選 択 と 第 2 主 軸 グラフを 見 てみると 予 算 達 成 率 のみ 数 字 の 桁 が 違 うので 表 示 されていない 状 態 になっています わかりやすいように 第 2 主 軸 を 設 定 して 表 示 させてみましょう また 今 回 の 様 に 何 か 書 式 を 変 更 したいときグラフの 中 で 項 目 をクリックしてから 変 更 をかけるのです が 予 算 達 成 率 のように 数 字 の 大 きさが 違 って 表 示 されていないものを 選 択 するには 1 [グラフツール]タブ [ 現 在 の 選 択 範 囲 ]の の 一 覧 から 選 んでください (グラフツールタブはグラフを 選 択 している 時 のみ 表 示 されます ) 予 算 達 成 率 はこのように 選 択 されています 次 に[ 選 択 対 象 の 書 式 設 定 ]をクリックします 11
2 [データ 系 列 の 書 式 設 定 ] [ 系 列 のオプション] [ 使 用 する 軸 ]を[ 第 2 軸 ]に 設 定 してください 完 成 グラフの 種 類 の 変 更 せっかく 予 算 達 成 率 が 見 えるようになったのに 重 なってしまってわかりにくいです ここで 予 算 達 成 率 のみ グラフの 種 類 を 変 更 してみましょう 1 まずはグラフ 内 の 予 算 達 成 率 のグラフ 項 目 を 右 クリックします 2 [ 系 列 グラフの 種 類 の 変 更 ]をクリックします 完 成 3 今 回 はわかりやすいように [マーカー 付 折 れ 線 ]を 選 択 して [OK]ボタンを 押 してください 12
凡 例 の 移 動 凡 例 は 標 準 で 右 に 配 置 されていますが 左 下 に 配 置 を 変 更 することもできます 凡 例 設 定 方 法 1 [レイアウト]タブ [ラベル]グループ [ 凡 例 ]ボタン グラフタイトルの 入 力 グラフにタイトルを 表 示 させることができます 1 グラフを 選 択 している 状 態 で[レイアウト]タブ [グラフタイトル]ボタンを 押 す 2 グラフタイトルが 表 示 されるので クリックして[ 予 算 実 績 比 較 ]と 文 字 を 入 力 しなおす 完 成 13
グラフの 移 動 状 況 によって 元 データは 必 要 なく グラフのみで 表 示 させたい 場 合 もあると 思 います その 場 合 は 別 シートに 表 示 させる 設 定 にしましょう 1 [グラフツール] [デザイン]タブ [グラフの 移 動 ]ボタン データとグラフはリンクしているので データの 数 値 が 変 わってもグラフに 自 動 的 に 反 映 されます 別 シートに 移 動 させた 場 合 も 同 じです 2 新 しいシートを 選 びシート 名 を 任 意 で 入 力 する 完 成 14