知 っているようで 知 らない 機 能 が 盛 りだくさん 普 段 のエクセル 業 務 をもっと 効 率 的 に 毎 月 のなでしこジャーナルに 連 載 しております Satisfaction to Hospitality Business Solution of the TOYO co.,ltd
1.Excelを 並 べて べたい 列 幅 の 動 調 節 2. 少 しでも を 楽 にする 便 利 機 能 3. 意 外 と 知 らないキーボードのボタン 4. 貼 り 付 けのオプション ExcelをPDFに 変 換 5. 簡 単 計 算 オートカルク チェックボックスの 挿 入 6. 印 刷 タイトルの 設 定 字 幅 の 折 り 返 し 7.グラフの 種 類 棒 グラフの 作 成 8. 円 グラフの 作 成 グラフの 詳 細 設 定 9.ショートカットキーは 常 に 便 利 10. 条 件 付 き 書 式 11.ブックの 共 有
連 載 開 始! エクセルファイルを 並 べて 見 比 べたいと 思 ったことありませんか?でも こうなってしまう (T_T) 1 開 いているエクセルはそのままで スタートメニュー からもう1 度 エクセルを 起 動 してエクセルの 中 で ファイルを 開 いてください(*^_^*) タスクバーで 表 示 を 切 り 替 えられるだけ 2メニューの 開 く でエクセルの 中 から 使 いたいブックを 開 きます!! エクセルを 開 いている 状 態 で! 画 面 を 調 節 して 完 成!! 1 列 番 号 上 で をドラッグ 列 を 選 択 して 長 い 文 字 列 の 場 合 隣 に 文 字 が 入 ると 見 えなくなってしまいます (T_T) でも! 複 数 列 を 一 気 に 文 字 列 の 長 さに 合 わせて 列 幅 を 調 節 できるんです!! 2 列 番 号 の 境 界 線 上 で になったらダブルクリック!! 完 成!!
第 2 回! フィルハンドルって 知 ってますか? フィルハンドル たとえば 右 にドラッグすると フィルハンドルをドラッグしたり ダブルクリックするだけで 入 力 が 楽 になります これはコピー 機 能 の 一 種 なんです 数 式 の 結 果 もを2 回 クリックで 簡 単 に 表 の 一 番 下 までコピーできます 12 月 まで 増 加 した 後 は 1 月 に 戻 ります 逆 に 左 方 向 にドラッグすると 減 少 もします 日 付 に 限 らず EXCELに 登 録 されている 規 則 性 のある 連 続 データなら 可 能 です 数 字 や 曜 日 も 試 してみてください! 2 回 クリック! フィルハンドルを 利 用 するときに マウスポインターの 形 が 必 ず + に なってることを 確 認 してからドラッグや 2 回 クリックしてください! 出 来 上 がり ただし 2 回 クリックの 場 合 縦 方 向 のみです (>_<)!
ノートパソコンの 左 下 についている キー なんのため??って 思 ったことありませんか? 便 利 &これって 何? と 思 うキーについて 紹 介 します!! ノートパソコンのキーボードを 見 ると と 同 じ 色 で 書 か れた 文 字 が 見 つかります を 押 しながら 同 じ 色 で 書 かれたーキーを 押 すと 書 いてあるものと 同 じ 操 作 が 出 来 ます ( 例 えば 青 色 の と 青 色 の ボタンを 押 すと と 同 じ 働 きをします ) 実 行 している 操 作 を 中 止 する 役 割 に 使 われます 例 えば ホームページの 表 示 に 時 間 がかかり 表 示 を キャンセルしたいときに を 押 すと 読 込 みを 中 止 した りします を 押 すとパソコンの 画 面 イメージを 画 像 データとして コピーできます Officeなどのアプリケーションで [ 貼 り 付 け]の 操 作 をすると コピーしたイメージが 貼 り 付 きます これはインターネットの 画 面 上 でもデスクトップ 上 でも 場 所 を 選 ばずに 画 面 イメージをコピーできるので エラー メッセージなども 保 存 することが 出 来 て 知 っていると 非 常 に 便 利 です Wordやメモ 帳 などで 文 字 を 入 力 しているときに 押 すと カーソルが 行 の 先 頭 に 移 動 します インターネットの 画 面 でもページの 一 番 下 から 一 番 上 までスクロールせずに 戻 れるのでホイールをクルクル 回 す 必 要 がありません!! さらにCrlキーを 組 み 合 わせるとWordなら 文 頭 Excelなら セル 番 号 A1 に 移 動 します
エクセル 上 でコピーして 貼 り 付 けた 時 に 右 下 にアイコンが 出 てますよね? これ 何 か 知 っていますか? ([ホームタブ]の 中 にもあります!) クリックするとこんな 感 じ これは 貼 り 付 けのオプション と 言 い コピーし 貼 り 付 けた 後 に 貼 り 付 け 方 を 選 択 していきます LESSON 1ではこのアイコンの 中 から 知 っておくと 便 利 なものをご 紹 介 します! OR 文 字 関 数 書 式 は 貼 り 付 けられますが 列 の 幅 は 貼 り 付 けられません は 貼 り 付 け 元 のテーマもコピーします 罫 線 が 使 用 されていれば 罫 線 は 貼 り 付 けられません ( 文 字 関 数 書 式 は 通 常 通 り 貼 り 付 けられます ) 文 字 関 数 書 式 列 の 幅 も 貼 り 付 けられます 同 じ 列 の 幅 を 保 持 したい 場 合 使 ってください 関 数 は 貼 り 付 けられますが 書 式 と 値 は 貼 り 付 けられません office2010の 画 面 ショットです バージョンが 違 う 場 合 表 示 されないボタンもあります 関 数 の 値 や 文 字 のみで 書 式 までコピーしたくない 場 合 はこれを 使 います 文 書 を PDF に 変 換 するとき Office2007までは 別 のアプリケーションを 用 意 しないといけなかったのですが office2010ではpdf 形 式 で 保 存 する 方 法 があります!! 1PDF 形 式 にして 保 存 するというかんじになるので [ホーム]タブから[ 名 前 を 付 けて 保 存 ]をクリックします 2ファイルの 種 類 を Excelブック から PDF を 選 択 します あとは 通 常 通 りファイル 名 を 付 けて 保 存 して 完 成 です 是 非 試 してみてください!!
合 計 を 知 りたいけど ちょっと 計 算 結 果 を 見 たいだけ なんて 時 に いちいち 電 卓 を 叩 いたり 数 式 を 設 定 するのは 面 倒 なもんです そんな 時 には 範 囲 選 択 だけで 簡 単 に 計 算 結 果 を 確 認 でき これを オートカルク と 言 います 範 囲 選 択 1まずは 合 計 したい 場 所 を 範 囲 選 択 します 2あとは 画 面 右 下 のステータスバーで 確 認 するだけ!! 右 上 の 図 では 選 択 した 部 分 の 平 均 と 合 計 しか 表 示 されていませんが ステータスバーを 右 クリックして ステータスバーのユーザー 設 定 の 項 目 の チェックを 変 更 すれば データの 個 数 や 最 大 値 なども 表 示 することが 出 来 ます Excelでチェックボックスを 作 るのはとっても 簡 単 です 書 類 を 作 成 するときに 是 非 使 ってみてください! お 使 いのPCによっては[ 開 発 ]タブが 非 表 示 ですので Excelのオプションから 表 示 する 設 定 にしておいてください! 1[ 開 発 ]タブの[ 挿 入 ]ボタンをクリックし [フォームコント ロール]のチェックボックスのボタンをクリックする 2あとは 作 成 したい 場 所 でクリック 中 の 文 字 の 変 更 削 除 もできますし 再 編 集 するときは ctrl を 押 しながらクリックすると 選 択 することが 出 来 ます [ 挿 入 ]の 右 横 [プロパティ]のボタンから チェックボックスを3Dの 形 にすることもできますよ!
大 きな 表 は 複 数 ページに 分 かれて 印 刷 されるので2ページ 目 以 降 は 行 の 見 出 し がない 表 が 印 刷 されます 各 ページに 共 通 の 見 出 しがあるとわかりやすいですよね 印 刷 時 1ページ 目 設 定 方 法 印 刷 時 2ページ 目 以 降 設 定 なし クリックしてカーソルを 表 示 させる 設 定 あり タイトルとして 必 要 な 行 を 行 番 号 をクリックして 選 択 し OKボタンを 押 す 長 い 言 葉 が 入 るときに 適 度 な 場 所 で 次 の 行 にしたいなと 思 ったことありませんか? このあたりで 一 度 改 行 したい!! しかし 途 中 で 改 行 しようとしても Enter キーでは 入 力 の 場 所 が 変 わってしまいます (+_+) 結 果 そんな 時 は 是 非 Alt + Enter を 使 ってください!! 少 し 行 の 幅 は 広 がりますが 2 行 にわたって 文 字 を 配 置 することができます 知 っておくと 便 利 かも
今 回 からはグラフの 用 途 や 作 成 方 法 についてご 紹 介 します!! グラフはたくさんの 種 類 があるので 使 用 頻 度 が 高 いものを 表 にしてみました! 目 的 によって 使 い 分 けますが どのグラフが 適 しているのかを 考 えるのがグラフの 大 変 なところかもしれませんね (^_^.) 営 業 担 当 の 月 別 成 績 の 推 移 の 比 較 を 棒 グラフで 視 覚 化 したいと 思 います 1 必 要 なのは 営 業 名 と 各 月 成 績 データの 数 字 になるので 1 表 すべてを 選 択 して2グラフのボタンを 押 してください 2 Excel2003を ご 利 用 中 の 方 は 3 完 成! このボタンをクリック してグラフの 種 類 を 決 めていきます 次 回 は 円 グラフについて 紹 介 します
今 回 もグラフ 作 成 のご 紹 介 です 円 グラフはそれぞれの 項 目 の 構 成 割 合 を 示 すのに 適 します ポイント 円 グラフ 完 成 後 は 元 データの 表 の1 番 目 のデータから 時 計 回 り に 並 べられます 2 1 降 順 並 べ 替 えボタン ポイントをふまえて 左 の 表 の 元 データの 並 びを 見 てみると 70 105 22と 数 字 の 大 きさがバラバラです 下 準 備 としてデータを 降 順 に 並 び 替 えておくと 完 成 したときに 見 栄 えの 良 いグラフができます 並 べ 替 え 作 業 1 表 の 中 の 数 値 ( 数 値 部 分 ならどこでも)を クリックしてアクティブセル ( 黒 い 太 い 四 角 で 囲 まれている 状 態 )にする 2[データ]タブの 並 べ 替 えボタンをクリックし 数 値 に 対 して 降 順 に 並 べ 替 える 作 成 してみよう! 1 2 2[ 挿 入 ]タブの 円 ボタンをクリック 3 完 成! USBメモリ ノートPC デスクトップPC プリンタ ペンタブレット スキャナ 1 構 成 割 合 が 必 要 なので 商 品 名 とデータの 数 値 のみの 選 択 です 注 意 : 選 択 時 に 売 上 数 の 文 字 を 入 れてしまうと A 列 とB 列 の 行 数 が 変 わってしまうので 上 手 く 作 成 できないことがあります Excel2003を ご 利 用 中 の 方 は このボタンをクリック してグラフの 種 類 を 決 めます 棒 グラフ 円 グラフともに 作 成 されたグラフを 選 択 すると デザイン タブ レイアウト タブ 書 式 タブが 表 示 されます グラフの 詳 細 な 設 定 は これらのタブから 操 作 していきます
今 回 は 入 力 を 便 利 にする ショートカットキーのご 紹 介 です マウスで 選 択 キーボードで 操 作! 知 ってると 大 変 便 利 ですよ ショートカットキーはoffice 共 通 のものと Excel 内 のみで 有 効 なものがあります Ctrl + C Ctrl + V コピー 貼 り 付 け Ctrl + X 切 り 取 り Ctrl + D データを 下 方 向 にコピー Ctrl + Z 元 に 戻 す Ctrl + R データを 右 方 向 にコピー Ctrl + P Ctrl + N Alt + F4 ファイルを 印 刷 新 規 作 成 アプリケーション 終 了 Ctrl Shft + + れ Ctrl + ほ Ctrl + - ; れ セルを 挿 入 する セルを 削 除 現 在 の 日 付 の 入 力 Ctrl + S ファイルを 上 書 き 保 存 Ctrl + : け 現 在 の 時 刻 の 入 力 F12 ファイルを 保 存 Ctrl Shft + % れ え 値 を%で 表 示 する Ctrl + F4 リボンの 表 示 非 表 示 の 切 り 替 え Shift + F3 F11 関 数 を 挿 入 する 簡 易 グラフを 作 る Alt + Enter セル 内 で 改 行 Shift + Delete ファイルやフォルダをゴミ 箱 に 入 れずに 完 全 削 除 する + D IEやソフトを 起 動 しているとき デスクトップを 表 示 する + ウィンドウを 画 面 の 半 分 にリサイズして 配 置 する Alt + ひらがな ローマ 字 入 力 かな 入 力 を 切 り 替 える
今 回 はExcelのいくつかの 機 能 を 使 って 表 のレイアウトを 整 えてみます 皆 様 ならどのようにされますか? この 表 の 体 裁 を 整 えるなら 1 購 入 年 月 日 の 表 示 変 更 しよう! 2 製 品 名 をリストから 選 ぼう! 3 単 価 価 格 に( )マークをつけよう! 4 項 目 名 の 文 字 列 を 中 央 揃 えにしよう! 今 回 はこの4つを 設 定 してみたいと 思 います 購 入 年 月 日 の 表 示 変 更 しよう! [ホーム]タブの[ 数 値 ]グループ 右 下 をクリックすると [ 書 式 設 定 ]ダイヤログボックスが 出 てきます [ 表 示 形 式 ]ー[ 日 付 ]ー[ 種 類 ]を 選 んでください この 応 用 で 曜 日 をいれたり 数 字 の 表 示 を 01 にしたりもできます! 完 成 製 品 名 をリストから 選 ぼう! [データツール]タブの[データの 入 力 規 則 ] でリストを 作 りましょう! 下 図 のように 項 目 が 決 まっている 場 合 リストから 選 択 できると 便 利 ですよね 完 成 カンマ 区 切 りで 項 目 名 を 入 力! 単 価 価 格 に( )マークをつけよう! 必 要 箇 所 を 選 択 後 [ 数 値 ]グループの を 押 すだけです! 項 目 名 を 中 央 揃 えにしよう! 設 定 箇 所 を 選 択 して[ホーム]タブ[ 配 置 ]グループの 真 ん 中 2つのボタンを 使 いましょう! 完 成 完 成 紹 介 した4つの 他 に 罫 線 列 の 幅 など まだまだ 出 来 ることはたくさんあります! ここからは 皆 様 で 考 えてみてください!
Excelの 右 上 のこの 部 分 ってご 存 知 ですか? office2007 以 降 の 機 能 です! 最 新 の2013ならこんな 感 じ 自 分 仕 様 でカスタマイズしてます! これを クイックアクセスツールバー と 言 います! このクイックアクセスツールバーには[ 上 書 き 保 存 ][ 元 に 戻 す]など よく 使 う ボタンが 最 初 からあります その 他 にも 自 分 がよく 使 うボタンがあるなら ここに 登 録 しておくと タブを 切 り 替 えなくていいので すぐに 使 えて 便 利 です 登 録 方 法 1よく 使 うボタンを 右 クリック! 2[クイックアクセスツールバーに 追 加 ]をクリックすると 完 成 応 用 編 タブの 中 に 表 示 がないボタンも Excelのオプションを 使 うと 自 分 の 好 きなようにカスタマイズできます! 印 刷 プレビュー 電 卓 スクリーンショット は 便 利 なので 愛 用 してます!
表 で 一 定 の 数 値 を 満 たしているものだけに 視 覚 的 にわかりやすいように 色 を 付 けたくなることありませんか? 1つ1つの 数 字 を 確 認 して 設 定 してられない!! そんな 時 は 条 件 付 き 書 式 を 使 ってください! 利 益 率 が55%より 大 きいもの 赤 25%より 小 さいもの 黄 の 塗 りつぶしの 設 定 に なってます 設 定 方 法 1 色 を 付 けたい 場 所 を 選 択 する 2[ホーム]タブの[ 条 件 付 き 書 式 ]より [セルの 強 調 表 示 のルール]から [ 指 定 のあたりより 大 きいor 小 さい] を 選 んで 設 定 する 3あとは 設 定 したい 数 字 と 書 式 を 設 定 して 完 成!! 応 用 編 利 益 率 55% 以 上 の 商 品 の [ 商 品 名 ] の 部 分 に 書 式 を 設 定 したい 場 合 は 3[ 数 式 を 使 用 して 書 式 設 定 するセルを 決 定 ] を 選 び 数 式 を 入 力 して [ 書 式 ]ボタンで 書 式 設 定 をします 1 色 を 付 けたい [ 商 品 名 ]を 選 択 する 2[ 新 しいルール]を 選 択
ファイルサーバ 上 に 置 かれているブックは, 一 人 がそのブックを 開 き 作 業 をしている 間, 読 み 取 り 専 用 になり 作 業 することはできません 忙 しいのに 待 ってられない!! そんな 時 は ブックの 共 有 を 使 ってください! 一 つのブックを 複 数 のユーザで 同 時 に 作 業 をし, 更 新 することができるようになります 設 定 方 法 1[ 校 閲 ]タブの[ブックの 共 有 ]をクリック 2[ 編 集 ]タブの[ 複 数 のユーザーによる ]にチェックを 入 れる 3 設 定 完 了 すればブックの 名 前 に [ 共 有 ]の 文 字 が 入 ります 運 用 編 [ 変 更 履 歴 の 記 録 ]を 使 うと 変 更 された 場 所 を 表 示 させたり 何 回 か 変 更 をかけた 場 所 で 最 終 的 に どの 修 正 を 反 映 させるかなど 選 ぶことができます どのユーザーがいつ どのような 変 更 をしているのか 確 認 ができる 確 認 したい 部 分 を 指 定 適 応 させたいものを 選 んで 反 映 ボタンを 押 す 注 意 点! ブックの 共 有 によって 使 用 できなくなる 機 能 もあります!! 例 : 結 合 条 件 付 き 書 式 ワークシートの 削 除 など
本 日 は 御 来 社 頂 きありがとうございました Satisfaction to Hospitality Business Solution of the TOYO co.,ltd