調査結果の概要 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% メール電話 98.76% 92.87% 会う 89.73% ファクス 25.90% Facebook 20.01% ビジネス文書 19.

Size: px

Start display at page:

Download "調査結果の概要 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% メール電話 98.76% 92.87% 会う 89.73% ファクス 25.90% Facebook 20.01% ビジネス文書 19."

いおりこいまる
5 years ago
Views:

1 報道関係各位この資料はご自由にお使いください 2013 年 8 月 5 日 ( 月曜 ) 配信仕事で嫌われるメールの特徴文章が失礼 (52.20%) 文章が曖昧 (36.53%) 言葉遣い (23.83%) ビジネスメール実態調査 2013( 平成 25 年 ) 発表ビジネスメール教育の専門企業であるアイコミュニケーション ( 代表取締役 : 平野友朗本社 : 東京都千代田区 ) は 2013 年 8 月 5 日 ( 月曜 ) に仕事におけるメールの利用状況と実態を把握したビジネスメール実態調査 2013( 平成 25 年 ) を発表します仕事でどのようにメールが利用されどのようなミスやトラブルが起こっているのかビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの実態とその課題を浮き彫りにしました 2007 年から毎年実施している本調査は 2013 年で 7 年目を迎えましたビジネスメール実態調査 2013( 平成 25 年 ) の総評仕事上のコミュニケーション手段はメールが 98.76% 仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段はメール (98.76%) が最も多く電話 (92.87%) 会う (89.73%) と続きます仕事上ではこの 3 つが主要なコミュニケーション手段といえます 50.23% がメールで失敗失敗トップは添付ファイルの付け忘れ (72.66%) 過去 1 年間で半数の人が実際に失敗を経験しています失敗の内容は添付ファイルの付け忘れ (72.66%) 誤字や脱字 (35.68%) 宛先 ( メールアドレス ) 間違い (25.26%) メールの返信が遅い (23.31%) メールの返信を忘れた (18.62%) の 5 項目が上位を占めています 50.49% がメールを受け取って不快な気持ちに不快トップは文章が失礼 (52.20%) ビジネスメールを受け取って不快に感じたことがよくある (3.60%) とたまにある (46.89%) の合計が 50.49% で半数の人が何らかの不快を感じたことがあるとわかりました不快の内容は文章が失礼 (52.20%) 文章が曖昧 (36.53%) 言葉遣い (23.83%) 文章が冷たい (20.34%) 文章が長い (18.65%) の 5 項目が上位を占めています特に不快感を生む原因は文章の占める割合が大きいです失敗は誰が見ても分かる機能的で具体的な内容が上位を占める傾向にありますが不快感を誘発するのは人によって感じ方の違う感情的で抽象的な内容です失敗が直ちに不快感につながるのではなく文章やマナーに関わる項目が不快感を引き起こすことがわかりました 8 割の人が 24 時間以内の返信を希望している送信したメールの返信はいつまでに欲しいか ( 急ぐ場合を除く ) の問いに対して 24 時間 (1 日 ) 以内 (54.61%) が最も多く 1 分以内 () 5 分以内 (0.13%) 15 分以内 (0.07%) 30 分以内 (1.50%) 1 時間以内 (4.51%) 2 時間以内 (3.99%) 4 時間以内 (9.55%) 8 時間以内 (6.28%) の合計が 80.64% となりましたこれらの結果を考慮すると毎日朝昼夕方の 3 回はメールを確認して返事ができると仕事は円滑に進むと考えられます 6 割以上が自分のメールに不安不安トップは文章の書き方 (58.14%) 6 割以上の人が自分のメールに対して何らかの不安を感じていることがわかりましたメールを書くとき不安に感じるのは文章の書き方 (58.14%) 敬語の使い方 (39.75%) 何が正しいメールなのかわからない (30.02%) 挨拶の仕方 (25.05%) 誰からもビジネスメールを学んだことがない (23.57%) の 5 項目が上位を占めています一度基本からしっかり学ぶことで多くのメールの不安は解消されると考えられますメールで円滑なコミュニケーションをとるにはビジネスメールのルールやマナーだけでなく文章の書き方やビジネスマナーについても学ぶ必要があるといえます 1

2 調査結果の概要 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% メール電話 98.76% 92.87% 会う 89.73% ファクス 25.90% Facebook 20.01% ビジネス文書 19.75% Skype 10.14% 社内 SNS 7.19% LINE 5.82% チャット 5.43% Twitter 3.40% ブログ 3.40% mixi 0.65% GREE その他 4.77% 仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段はメール (98.76%) が最も多く電話 (92.87%) 会う (89.73%) と続きます 4 位のファクス (25.90%) との差を考えるとこの 3 つが主要なコミュニケーション手段といえますソーシャルメディア時代を象徴する Facebook (20.01%) や Skype (10.14%) LINE (5.82%) や Twitter (3.40%) は一部のビジネスシーンでコミュニーション手段として使われていることがわかります Q2: ビジネスメールの送受信には主にどの機器を利用していますか ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% パソコンスマートフォン (iphone など ) タブレット (ipad など ) 携帯電話ネットブック PHS PDA その他 1.70% 1.11% 0.07% 0.26% 11.25% 10.14% 30.22% 99.67% ビジネスメールの送受信で主に利用されている機器はパソコン (99.67%) が圧倒的に多くスマートフォン (iphone など ) (30.22%) タブレット (ipad など ) (11.25%) 携帯電話 (10.14%) と続きます複数選択可であることからパソコンをメインで使い移動中や出張先などで他の機器をサブツールとして使っていると考えられます 2

3 Q3: ビジネスメールの送受信に使っている主なメールソフトを教えてください ( 複数選択可 ) 0% 10% 20% 30% Gmail(Google Apps 含む ) Microsoft Outlook 29.43% 28.06% Thunderbird Outlook Express 14.13% 12.75% Windows Live メール Lotus Notes Becky! Internet Mail 8.57% 8.31% 7.19% Apple Mail Yahoo! メール Shuriken Outlook.com サイボウズメールワイズ秀丸メール AL-Mail EdMax npop Sylpheed My Opera Mail 3.92% 3.53% 2.16% 2.03% 1.96% 1.05% 0.78% 0.78% 0.26% 0.20% その他 11.84% わからない 0.78% ビジネスメールの送受信に使っている主なメールソフトは Gmail(Google Apps 含む ) (29.43%) が最も多く Microsoft Outlook (28.06%) Thunderbird (14.13%) と続きます Q4: メール形式は通常何を使っていますか HTML 形式リッチテキスト形式 16.22% わからない 2.16% テキスト形式 81.62% 通常使っているメール形式はテキスト形式 (81.62%) が最も多く主流であるといえますこのことから HTML 形式リッチテキスト形式 (16.22%) の利用者は受信者がテキスト形式を利用している可能性があることを考慮して HTML 形式リッチテキスト形式特有の装飾表現がなくても情報が正しく伝わるメールを書くべきだといえます 3

4 Q5: あなたが 1 日に送信するビジネスメールは平均で何通ですか 0% 10% 20% 30% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 250~299 通 300~349 通 350~399 通 400~449 通 450~499 通 500~999 通 1000 通以上わからない 1.64% 1.90% 3.20% 0.52% 0.52% 0.72% 1.57% 0.13% 0.07% 0.26% 0.26% 0.07% 0.13% 7.39% 7.98% 21.58% 26.23% 25.83% 1 日に送信するビジネスメールの平均通数は 1~4 通 (26.23%) 5~9 通 (25.83%) 10~14 通 (21.58%) 15 ~19 通 (7.39%) とその合計が 81.03% となりましたなかには 30 通を超える人も 7.32% いますが少数派だといえます 4

5 Q6: あなたが 1 日に受信するビジネスメールは平均で何通ですか 0% 5% 10% 15% 20% 0 通 1~4 通 5~9 通 10~14 通 15~19 通 20~24 通 25~29 通 30~34 通 35~39 通 40~44 通 45~49 通 50~59 通 60~69 通 70~79 通 80~89 通 90~99 通 100~149 通 150~199 通 200~249 通 250~299 通 300~349 通 350~399 通 400~449 通 450~499 通 500~999 通 1000 通以上わからない 0.65% 1.31% 1.37% 1.18% 1.11% 0.52% 0.78% 1.64% 0.98% 0.39% 0.26% 0.07% 0.07% 0.13% 0.59% 0.07% 0.20% 2.81% 4.32% 5.49% 6.67% 7.19% 8.50% 10.27% 12.75% 14.45% 16.22% 1 日に受信するビジネスメールの平均通数は 1~4 通 (12.75%) 5~9 通 (14.45%) 10~14 通 (16.22%) 15 ~19 通 (7.19%) とその合計が 50.61% となり半数を占めていますなかには 30 通を超える人が 33.94% います送信メールよりも受信メールの方が多いという傾向が読み取れます Q7: ビジネスメールの確認は平均でどのくらいの頻度ですか 0% 10% 20% 30% 40% メールが届いたらその都度 33.75% 1 日に 10 回以上 23.09% 1 日に 4~9 回 23.09% 1 日に 2~3 回 16.15% 1 日に 1 回 2.55% 2 日に 1 回程度 0.59% 1 週間に 1~2 回程度 0.39% ほとんど確認していない 0.33% わからない 0.07% ビジネスメールの確認頻度は平均でメールが届いたらその都度 (33.75%) が最も多くメールを中心に仕事が回っていることがわかります 1 日に 10 回以上 (23.09%) 1 日に 4~9 回 (23.09%) 1 日に 2~3 回 (16.15%) 1 日に 1 回 (2.55%) と 1 日に 1 回以上を合計すると 98.63% です毎日メールを確認することが当たり前になっていると考えられます 5

6 Q8: 送信したメールの返信はいつまでに欲しいですか急ぐ場合を除きます 0% 20% 40% 60% 1 分以内 5 分以内 15 分以内 30 分以内 1 時間以内 2 時間以内 4 時間以内 8 時間以内 24 時間 (1 日 ) 以内 48 時間 (2 日 ) 以内 72 時間 (3 日 ) 以内 96 時間 (4 日 ) 以内 120 時間 (5 日 ) 以内 144 時間 (6 日 ) 以内 168 時間 (7 日 ) 以内 192 時間 (8 日 ) 以上わからない 0.13% 0.07% 1.50% 4.51% 3.99% 9.55% 6.28% 3.34% 0.13% 0.20% 0.26% 0.65% 14.78% 54.61% 送信したメールの返信はいつまでに欲しいか ( 急ぐ場合を除く ) の問いに対して 24 時間 (1 日 ) 以内 (54.61%) が最も多くなりました 1 分以内 () 5 分以内 (0.13%) 15 分以内 (0.07%) 30 分以内 (1.50%) 1 時間以内 (4.51%) 2 時間以内 (3.99%) 4 時間以内 (9.55%) 8 時間以内 (6.28%) 24 時間 (1 日 ) 以内 (54.61%) と 24 時間以内に返信が欲しい人の合計は 80.64% となりこれらの結果を考慮すると毎日朝昼夕方の 3 回はメールを確認してその都度返事ができると仕事は円滑に進むといえます Q9: 受信したメールの返信はいつまでにしていますか平均でお答えください 0% 10% 20% 30% 40% 1 分以内 5 分以内 15 分以内 30 分以内 1 時間以内 2 時間以内 4 時間以内 8 時間以内 24 時間 (1 日 ) 以内 48 時間 (2 日 ) 以内 72 時間 (3 日 ) 以内 96 時間 (4 日 ) 以内 120 時間 (5 日 ) 以内 144 時間 (6 日 ) 以内 168 時間 (7 日 ) 以内 192 時間 (8 日 ) 以上わからない 0.13% 1.50% 1.57% 1.50% 0.20% 0.85% 6.41% 7.85% 7.78% 11.77% 11.45% 13.41% 35.58% 受信したメールの返信は平均でいつまでにしているかの問いに対して 24 時間 (1 日 ) 以内 (35.58%) が最も多く 1 分以内 (0.13%) 5 分以内 (1.50%) 15 分以内 (1.57%) 30 分以内 (6.41%) 1 時間以内 (11.77%) 2 時間以内 (7.85%) 4 時間以内 (11.45%) 8 時間以内 (13.41%) の合計が 89.67% となりました約 9 割の人が 24 時間以内に返信していることがわかりますこの結果からも頻繁にメールを確認して返事をすることが習慣化しているといえます 6

7 Q10: ビジネスメールの返信が遅れてしまうことはありますかまったくない 1.90% ほとんどない 28.84% よくある 8.18% たまにある 61.09% ビジネスメールの返信が遅れてしまうことがよくある (8.18%) たまにある (61.09%) を合計すると 69.27% です約 7 割の人が日常的にメールの返信が遅れてしまうことがあるようです Q11: ビジネスメールの返信が遅れてしまう理由を教えてください (Q10 でよくあるたまにあると答えた方 ) ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% すぐに結論が出せないため忙しくて時間がない返信が遅れても問題ない相手 ( メール ) メールの文章を考えるのに時間がかかる自分が返信すべきか迷うメールが届いていることを忘れてしまう処理するメールの量が多い 1 つのメールに複数の用件が入っているためメールを見逃してしまうメールを書くのが遅いメールを書くのが苦手その他 21.25% 18.04% 16.24% 15.96% 13.03% 10.48% 5.19% 4.34% 5.95% 39.09% 34.18% 72.05% ビジネスメールの返信が遅れてしまう理由としてはすぐに結論が出せないため (72.05%) が最も多くすぐに結論が出せない重要な用件や複雑な用件をメールでやりとりしていることがわかります忙しくて時間がない (39.09%) 返信が遅れても問題ない相手 ( メール ) (34.18%) と続きます相手やメールの内容に応じていつ返信すべきかを判断し優先順位をつけて処理していることもわかりますすぐに結論が出せない場合はそのことを事前に伝える等の対応策が考えられますしかし忙しくて時間がない (39.09%) メールの文章を考えるのに時間がかかる (21.25%) 処理するメールの量が多い (15.96%) メールを書くのが遅い (5.19%) メールを書くのが苦手 (4.34%) などの回答もあることからメール処理の効率化やスピードアップ社内ルールの策定など根本的な対策が必要だといえます 7

8 Q12: ビジネスメールを 1 通書くのに平均でどのくらいの時間がかかりますか 1 秒 ~59 秒 1 分 2 分 3 分 4 分 5 分 6 分 7 分 8 分 9 分 10 分 15 分 20 分 25 分 30 分 35 分 40 分 45 分 50 分 55 分 60 分 61 分以上わからない 0% 10% 20% 30% 40% 0.85% 1.11% 0.59% 1.37% 1.24% 0.13% 0.26% 0.07% 0.26% 0.07% 0.20% 0.13% 1.11% 3.07% 3.73% 3.34% 3.40% 8.76% 14.13% 23.48% 32.70% ビジネスメールを 1 通書く平均時間については 5 分 (32.70%) が最も多く 5 分以内の合計が 55.59% となり半数を超えていますしかし 1 通のメールを書くのに平均で 10 分かかる人も 23.48% いますなかには 1 通書くのに 30 分以上かけている人が 4.13% います 1 通に 10 分かけて 1 日 10 通のメールを書いている人は 100 分費やしていることになります 1 通あたりのメールを書く速度が仕事の成果に直結する時代になったといえます Q13: ビジネスメールの宛先 (TO CC) 欄に様をつけていますかわからない 2.42% つけていない 54.02% つけている 43.56% ビジネスメールの宛先 (TO CC) 欄に様をつけている (43.56%) つけていない (54.02%) わからない (2.42%) という結果になりました 8

9 Q14: ビジネスメールを返信するときに Re: を削除して件名を変えていますかわからない 1.05% 変えている 14.19% 変えていない 84.76% 相手から受け取ったメールを返信する際自動的に件名につく Re: を削除して件名を変えているかという問いに対しては変えている (14.19%) 変えていない (84.76%) わからない (1.05%) という結果になりました Re: を残したまま返信する人が多数派といえます Q15: 添付ファイルは何 MB までならビジネスメールで送りますか 0% 10% 20% 30% 1MB 2MB 3MB 4MB 5MB 6MB 7MB 8MB 9MB 10MB 10MB より大きい場合気にしたことがないわからない 0.59% 0.20% 0.52% 0.52% 0.52% 3.27% 3.40% 6.67% 7.19% 13.47% 16.22% 18.31% 29.10% 添付ファイルは何 MB までならビジネスメールで送るかの問いに対しては 2MB (29.10%) が最も多いです一般企業が受信可能とする上限は 5MB から 10MB であることが多いため 2MB であればそのまま添付しても問題ないといえます Q16: 普段添付したいファイルが 3 つ以上あるときどのようにして添付していますかその他 8.70% ファイルをそのまま添付している 40.61% フォルダに入れて圧縮してから添付している 50.69% 普段添付したいファイルが 3 つ以上あるときどのようにして添付しているかの問いに対してはフォルダに入れて圧縮してから添付している (50.69%) ファイルをそのまま添付している (40.61%) その他 (8.70%) という結果になりました 9

10 Q17: 添付ファイルにパスワードをかけるのはどのような場合ですか ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 機密情報が含まれているとき個人情報が含まれているとき相手に要求されたときすべてのファイルにパスワードをかけているその他 6.28% 16.94% 40.75% 46.89% 59.65% 添付ファイルにパスワードをかけるのは機密情報が含まれているとき (59.65%) 個人情報が含まれているとき (46.89%) 相手に要求されたとき (40.75%) すべてのファイルにパスワードをかけている (6.28%) という結果になりました Q18: 個人情報や機密情報が含まれているときパスワードをかけていますかわからない 4.91% かけていない 23.87% 毎回かけている 47.22% ときどきかけている 24.00% 個人情報や機密情報が含まれているときパスワードをかけているかの問いに対しては毎回かけている (47.22%) ときどきかけている (24.00%) かけていない (23.87%) わからない (4.91%) という結果になりました送信先を間違えるとそのまま個人情報や機密情報が流出してしまいますセキュリティの意識をもっと高く持つべきでしょう Q19: 添付ファイルのパスワードはどのような手段で通知していますか ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% メール ( 添付ファイルとは別に ) 電話メール ( 添付ファイルと一緒に ) 会うファクスソーシャルメディアのメッセージチャット社内 SNS ビジネス文書その他 2.68% 1.96% 0.85% 0.72% 0.52% 0.33% 8.57% 13.87% 14.13% 73.25% 添付ファイルのパスワードはどのような手段で通知しているかの問いに対してはメール ( 添付ファイルとは別に ) (73.25%) が最も多い一方でメール ( 添付ファイルと一緒に ) (8.57%) という回答もありますファイルを添付したメールの本文にパスワードを書くと送信先を間違えた場合ファイルを開封されてしまう可能性があり危険です 10

11 Q20: 単語登録をしていますかわからない 1.96% していない 27.86% している 70.18% 単語登録をしている (70.18%) 人が 7 割を超えていますしていない (27.86%) 人はメールを送るたびに自社名や名前製品名などを手入力しており無駄な時間がかかっていると考えられます 11

12 Q21: メールを書くとき不安に感じることはありますかまったくない 5.56% よくある 12.30% ほとんどない 32.57% たまにある 49.57% メールを書くとき不安に感じることがあるかの問いに対してはよくある (12.30%) とたまにある (49.57%) の合計が 61.87% で 6 割以上の人が自分のメールに対して何らかの不安を感じていることがわかりましたメールについては明確なルールや基準がなく教育もおこなわれていないことから自己流メールや社内特有のメールに不安を抱いている可能性があります Q22: メールを書くときに感じる不安はどのようなものですか (Q21 でよくあるたまにあるとお答えの方 )( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 文章の書き方敬語の使い方何が正しいメールなのかわからない挨拶の仕方誰からもビジネスメールを学んだことがない件名 ( タイトル ) の付け方敬称 ( 様さん ) の付け方名乗り方 TO CC BCCの使い分け重要度の設定開封確認要求の設定テキスト形式とHTML 形式のどちらを使うべきか! や? を使ってもいいのか署名の付け方添付ファイルの付け方メールソフトの使い方機種依存文字を使ってもいいのか絵文字顔文字 (^-^) の使い方やを使ってもいいのかその他 30.02% 25.05% 23.57% 19.34% 14.06% 9.73% 7.93% 7.72% 6.77% 5.50% 4.97% 4.97% 4.76% 4.65% 3.28% 2.54% 1.59% 9.41% 39.75% 58.14% メールを書くとき不安に感じるのは文章の書き方 (58.14%) 敬語の使い方 (39.75%) 何が正しいメールなのかわからない (30.02%) 挨拶の仕方 (25.05%) 誰からもビジネスメールを学んだことがない (23.57%) の 5 項目が上位を占めています一度基本からしっかり学ぶことで多くのメールの不安は解消されると考えられます 12

13 Q23: 過去一年間でビジネスメールの失敗をしたことはありますかまったくない 7.46% よくある 1.64% ほとんどない 42.32% たまにある 48.59% 過去 1 年間でビジネスメールの失敗をしたことがよくある (1.64%) とたまにある (48.59%) の合計が 50.23% で半数の人が実際に失敗を経験していることがわかりました Q21 のメールを書くとき不安に感じることがある 61.87% と数字が近いです失敗したことがほとんどない (42.32%) まったくない (7.46%) という人たちのなかには自分の失敗や間違いに気付いていない人が含まれている可能性があります自覚していないだけで知らぬ間にトラブルを招いているかもしれません図 1: Q10 ビジネスメールの返信が遅れてしまうことがあるないと答えた人のうち失敗している人の割合 0% 20% 40% 60% 80% 100% 返信が遅れてしまうことがある 57.79% 42.21% 返信が遅れてしまうことがない 33.19% 66.81% 失敗したことがある失敗したことがないメールの返信が遅れてしまうことがある人とない人を比べた場合返信が遅れてしまうことがある人の方がメールで失敗したことがある割合が高くなっています (57.79%) 図 2: Q21 メールを書くとき不安に感じることがあるないと答えた人のうち失敗している人の割合 0% 20% 40% 60% 80% 100% 不安に感じることがある 60.36% 39.64% 不安に感じることがない 33.79% 66.21% 失敗したことがある失敗したことがないメールを書くとき不安に感じることがある人とない人を比べた場合不安に感じることがある人の方がメールで失敗したことがある割合が高くなっています (60.36%) 不安を感じることがある人は不安に感じることがない人よりもメールに対して慎重になり失敗を自覚しやすい傾向にあることも考えられます 13

14 Q24: どのような失敗をしましたか (Q23 でよくあるたまにあるとお答えの方 )( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 添付ファイルの付け忘れ誤字や脱字宛先 ( メールアドレス ) 間違い 25.26% 35.68% 72.66% メールの返信が遅いメールの返信を忘れた添付ファイルの容量が大きい文章が曖昧件名 ( タイトル ) の付け忘れ文章が長い 23.31% 18.62% 16.67% 16.28% 13.15% 11.72% 件名 ( タイトル ) の間違い添付ファイルの選択間違い 11.07% 10.68% 送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い文章が冷たい 9.64% 9.38% 名前の間違い言葉遣い 9.24% 8.20% 敬語の間違い添付ファイルが開けない文章が失礼敬称 ( 様さん ) の付け忘れ電話すべき時にメールを送るビジネスマナーがなっていない BCCで送るべきところをCCで送信声をかけるべき時にメールを送る引用の間違い TOにたくさんの人を入れた敬称 ( 様さん ) の間違い文章が短い署名が無い間違い添付ファイルの数が多い挨拶が無い間違い機種依存文字を使用 CCが多い名乗り忘れメールの転送開封確認要求の設定 HTML 形式メールを使用携帯電話からメール重要度の設定! や? を使用絵文字顔文字 (^-^) を使用やを使用その他 6.38% 6.25% 6.25% 5.47% 5.21% 2.99% 2.99% 2.73% 2.47% 2.47% 2.34% 2.08% 1.82% 1.82% 1.69% 1.69% 1.43% 1.43% 1.17% 0.78% 0.65% 0.65% 0.65% 0.52% 0.26% 0.13% 5.34% 送信者として経験したビジネスメールの失敗は添付ファイルの付け忘れ (72.66%) 誤字や脱字 (35.68%) 宛先 ( メールアドレス ) 間違い (25.26%) メールの返信が遅い (23.31%) メールの返信を忘れた (18.62%) の 5 項目が上位を占めています機能的なものや誰の目にも明らかな失敗が上位を占める傾向にあります 14

15 Q25: ビジネスメールの失敗を指摘されたことはありますか (Q23 でよくあるたまにあるとお答えの方 ) まったくない 13.15% 未回答 2.08% よくある 1.82% たまにある 33.59% ほとんどない 49.35% ビジネスメールの失敗を指摘されたことがほとんどない (49.35%) とまったくない (13.15%) の合計が 62.50% で 6 割以上の人がほとんど指摘されていませんメールは失敗を指摘されにくいという傾向がわかります Q26: 過去一年間でビジネスメールを受け取って失敗を見つけたことはありますかほとんどない 14.39% まったくないよくある 1.18% 15.83% たまにある 68.61% 過去 1 年間で受け取ったメールの中に失敗を見つけたことがよくある (15.83%) とたまにある (68.61%) の合計が 84.44% で 8 割以上の人が相手のメールの失敗に気づいています Q23 過去 1 年間でビジネスメールの失敗を経験した人は 50.23% でしたので自分の失敗よりは相手の失敗の方が目に留まりやすいことがわかります 15

16 Q27: どのような失敗を見つけましたか (Q26 でよくあるたまにあるとお答えの方 )( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 添付ファイルの付け忘れ誤字や脱字文章が曖昧 31.06% 47.64% 68.86% 宛先 ( メールアドレス ) 間違い名前の間違い文章が失礼添付ファイルの容量が大きいメールの返信が遅い添付ファイルが開けない 27.03% 26.49% 22.85% 20.68% 20.68% 20.53% 言葉遣い BCCで送るべきところをCCで送信 20.14% 18.13% 件名 ( タイトル ) の付け忘れ敬語の間違い 17.20% 16.89% TOにたくさんの人を入れた件名 ( タイトル ) の間違い 16.50% 14.95% 文章が長いビジネスマナーがなっていない添付ファイルの選択間違い送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い名乗り忘れ電話すべき時にメールを送る機種依存文字を使用文章が冷たい署名が無い間違い CCが多いメールの返信を忘れた敬称 ( 様さん ) の付け忘れ HTML 形式メールを使用開封確認要求の設定挨拶が無い間違い声をかけるべき時にメールを送る敬称 ( 様さん ) の間違い添付ファイルの数が多い文章が短い絵文字顔文字 (^-^) を使用やを使用引用の間違いメールの転送携帯電話からメール! や? を使用重要度の設定その他 14.79% 13.56% 12.70% 12.24% 12.16% 10.84% 10.77% 10.69% 10.30% 9.91% 9.76% 9.60% 8.29% 8.21% 7.98% 6.12% 5.50% 5.42% 5.34% 4.11% 3.80% 3.64% 3.64% 2.87% 2.79% 2.63% 3.80% 受け取ったメールの中に見つけた失敗は添付ファイルの付け忘れ (68.86%) 誤字や脱字 (47.64%) 文章が曖昧 (31.06%) 宛先 ( メールアドレス ) 間違い (27.03%) 名前の間違い (26.49%) の 5 項目が上位を占めています Q24 の送信者として自覚している失敗内容とほぼ一致しており送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえます 16

17 Q28: ビジネスメールの失敗を指摘したことはありますか (Q26 でよくあるたまにあるとお答えの方 ) まったくない 21.84% 未回答 1.39% ほとんどない 41.60% よくある 1.63% たまにある 33.54% ビジネスメールの失敗を指摘したことがほとんどない (41.60%) とまったくない (21.84%) の合計が 63.44% で 6 割の人が指摘をしていませんあえて指摘するまでもないとの考えや指摘することで角を立てたくないという心理も働いているようです 17

18 Q29: 過去一年間でビジネスメールを受け取って不快に感じたことはありますかまったくない 5.95% よくある 3.60% ほとんどない 43.56% たまにある 46.89% ビジネスメールを受け取って不快に感じたことがよくある (3.60%) とたまにある (46.89%) の合計が 50.49% で半数の人が何らかの不快を感じたことがあるとわかりました 18

19 Q30: その不快はどのようなものですか (Q29 でよくあるたまにあるとお答えの方 )( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 文章が失礼文章が曖昧言葉遣い 23.83% 36.53% 52.20% 文章が冷たい文章が長いビジネスマナーがなっていない名前の間違い誤字や脱字メールの返信が遅い 20.34% 18.65% 18.01% 16.84% 16.71% 15.93% 電話すべき時にメールを送る敬語の間違い 14.12% 10.75% 名乗り忘れ添付ファイルの容量が大きい 9.97% 9.20% BCCで送るべきところをCCで送信 TOにたくさんの人を入れた 8.68% 8.03% 声をかけるべき時にメールを送る挨拶が無い間違い開封確認要求の設定添付ファイルの付け忘れメールの返信を忘れた CCが多い機種依存文字を使用文章が短い添付ファイルが開けない宛先 ( メールアドレス ) 間違い HTML 形式メールを使用件名 ( タイトル ) の間違い件名 ( タイトル ) の付け忘れ署名が無い間違い絵文字顔文字 (^-^) を使用敬称 ( 様さん ) の付け忘れ添付ファイルの数が多いメールの転送敬称 ( 様さん ) の間違いやを使用重要度の設定送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い! や? を使用引用の間違い携帯電話からメール添付ファイルの選択間違いその他 7.64% 7.38% 7.12% 7.12% 7.12% 6.22% 5.96% 5.70% 5.44% 5.05% 5.05% 5.05% 4.92% 3.63% 3.50% 3.50% 3.24% 2.85% 2.72% 2.33% 2.33% 2.33% 2.20% 2.07% 1.17% 1.17% 6.48% メールを受け取って不快に感じた内容は文章が失礼 (52.20%) 文章が曖昧 (36.53%) 言葉遣い (23.83%) 文章が冷たい (20.34%) 文章が長い (18.65%) の 5 項目が上位を占めています Q27 の受け取ったメールの中に見つけた失敗内容と比べると並び順が異なります失敗は誰が見ても分かる機能的で具体的な内容でしたが不快感を誘発するのは人によって感じ方の違う感情的で抽象的な内容です特に不快感を生む原因は文章の占める割合が大きいです失敗が直ちに不快感につながるのではなく文章やマナーに関わる項目が不快感を引き起こすことがわかりましたビジネスメールだけでなく文章の書き方やビジネスマナーについても学ぶ必要があるでしょう 19

20 Q31: 不快に感じたことを指摘したことはありますか (Q29 でよくあるたまにあるとお答えの方 ) 未回答 0.78% よくある 1.42% まったくない 33.94% たまにある 22.67% ほとんどない 41.19% ビジネスメールを受け取って不快に感じたことを指摘したことがほとんどない (41.19%) とまったくない (33.94%) の合計が 75.13% で 8 割近い人が指摘していません不快に感じる内容や程度は人によって異なるためあきらかな失敗 ( 添付ファイルの付け忘れ ) などに比べ指摘しにくいと考えられます相手が不快に感じるポイントを把握した上でメールを送る必要があります Q32: 過去一年間でメールでトラブルにあったことはありますかよくあるたまにある 8.76% まったくない 42.25% ほとんどない 48.99% 過去 1 年間でメールでトラブルにあったことがあると答えた人の合計が 8.76% で約 1 割の人がメールでトラブルにあっています 20

21 Q33: そのトラブルは何が原因ですか (Q32 でよくあるたまにあるとお答えの方 )( 複数選択可 ) 0% 10% 20% 30% 文章が曖昧文章が失礼添付ファイルの付け忘れ宛先 ( メールアドレス ) 間違い添付ファイルが開けない電話すべき時にメールを送るメールの返信が遅い添付ファイルの選択間違い添付ファイルの容量が大きいビジネスマナーがなっていない文章が冷たい BCCで送るべきところをCCで送信メールの返信を忘れた言葉遣い文章が長い声をかけるべき時にメールを送る誤字や脱字送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い名乗り忘れ機種依存文字を使用件名 ( タイトル ) の付け忘れ CCが多い名前の間違い件名 ( タイトル ) の間違い TOにたくさんの人を入れた文章が短い引用の間違い開封確認要求の設定敬称 ( 様さん ) の付け忘れ署名が無い間違い添付ファイルの数が多い挨拶が無い間違い HTML 形式メールを使用やを使用! や? を使用敬語の間違い携帯電話からメールメールの転送絵文字顔文字 (^-^) を使用敬称 ( 様さん ) の間違い重要度の設定その他 5.22% 5.22% 4.48% 4.48% 4.48% 4.48% 3.73% 3.73% 3.73% 3.73% 2.99% 2.99% 2.99% 2.24% 2.24% 2.24% 2.24% 2.24% 1.49% 1.49% 0.75% 0.75% 0.75% 0.75% 0.75% 9.70% 8.96% 8.96% 8.21% 7.46% 7.46% 11.94% 11.94% 11.94% 19.40% 18.66% 16.42% 17.16% 27.61% トラブルの原因は文章が曖昧 (27.61%) 文章が失礼 (19.40%) 添付ファイルの付け忘れ (18.66%) 宛先 ( メールアドレス ) 間違い (16.42%) 添付ファイルが開けない (11.94%) 電話すべき時にメールを送る (11.94%) メールの返信が遅い (11.94%) と続きます基本的なメールのルールを学ぶ文章力を向上させるこの 2 つの対策で多くの問題が解決できます 21

22 Q34: そのトラブルはどのような手段で解決しましたか (Q32 でよくあるたまにあるとお答えの方 ) ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 電話メール会うビジネス文書ファクス Facebook チャット Skype Twitter LINE 社内 SNS ブログ GREE mixi その他 2.99% 2.99% 2.99% 1.49% 1.49% 0.75% 0.75% 12.69% 37.31% 52.24% 62.69% トラブルを解決した手段は電話 (62.69%) メール (52.24%) 会う (37.31%) と続きますメールのトラブルだからといって必ずしもメールで解決しているわけではないことがわかります Q35: あなたの会社でビジネスメールの社員研修はありますかわからない 5.62% ある 7.72% ない 86.66% 会社でビジネスメールの研修がある (7.72%) 人は 1 割にも満たずメールは仕事上の主要なコミュニケーション手段であるにもかかわらず 9 割以上の人が会社では学んでいないことがわかりますこれではメールの失敗やトラブルが起きても当然だといえます 22

23 調査の概要調査の目的 : 仕事におけるメールの利用状況と実態を把握すること調査対象 : 仕事でメールを利用しているすべての人調査時期 :2013 年 5 月 20 日から 2013 年 6 月 19 日有効回答数 :1,529 調査方法 : パソコンサイト上のアンケートフォームによる選択回答式性別人数 % 男性 1, % 女性 % 合計 1, 年齢人数 % 18~19 歳 % 20~24 歳 % 25~29 歳 % 30~34 歳 % 35~39 歳 % 40~44 歳 % 45~49 歳 % 50~54 歳 % 55~59 歳 % 60~64 歳 % 65~69 歳 % 70 歳以上 % 合計 1, 職業人数 % お勤め ( 会社員公務員など ) 1, % 自営自由業 % その他 % 合計 1, お勤め ( 会社員公務員など ) 自営自由業の方所属する企業団体の規模人数 % 1~4 名 % 5~9 名 % 10~19 名 % 20~49 名 % 50~99 名 % 100~299 名 % 300~499 名 % 500~999 名 % 1000~1999 名 % 2000~4999 名 % 5000 名以上 % 未回答 % 合計 1, 役職人数 % 経営者 % 役員クラス % 本部長クラス % 部長クラス % 課長クラス % 主任 / 係長クラス % 一般社員 % 派遣社員 % 契約社員 % その他 % 未回答 % 合計 1,

24 業種人数 % 農林水産鉱業 % 建設 % 自動車輸送機器 % 電気電子機器 % 機械重電 % 素材 % 食品医薬化粧品 % その他製造 % エネルギー % 卸売小売業商業 ( 商社含む ) % 金融証券保険 % 不動産 % 通信サービス % 情報処理 SI ソフトウェア % 運輸 % コンサル会計法律関連 % 放送広告出版マスコミ % 医療 % 介護福祉 % 飲食店宿泊 % 人材サービス % 旅行 % その他サービス % 公務員 ( 教員を除く ) % 教育教育学習支援関係 % その他 % 未回答 % 合計 1, 職種人数 % 経営者役員 % 経営企画 % 総務人事 % 財務経理 % 一般事務 % 情報処理情報システム % 広報宣伝 % 企画調査マーケティング % 営業販売 % 生産製造 % 資材購買 % 配送物流 % 技術設計 % 研究開発 % 編集編成制作 % 専門職 ( 建築土木関連 ) % 専門職 ( 医療関連 ) % 専門職 ( 会計関連 ) % 専門職 ( 法律関連 ) % 専門職 ( 教育関連 ) % その他 % 未回答 % 合計 1, 株式会社アイコミュニケーション [ 代表者 ] 平野友朗 [ 設立 ]2004 年 12 月 10 日 [ 業務内容 ] メール教育事業 [ 所在地 ] 東京都千代田区三崎町みさき BLD 7 階 [ 会社 URL] [ ビジネスメール専門サイトビジネスメールの教科書 ] 本件に関する問い合わせ先広報担当 : 直井 [TEL] [FAX] [ ]pr@sc-p.jp 本調査データを引用転載する場合には出典の表記をお願いいたします 24

仕事でメールの送受信には約半数の人がパソコンとスマートフォン (iphone など ) を併用仕事でメールの送受信に利用している主な機器はパソコンのみを選択した人は 36.95% スマートフォン (iphone など ) のみを選択した人は 2.76% で仕事でメールの送受信に利用され

仕事でメールの送受信には約半数の人がパソコンとスマートフォン (iphone など ) を併用仕事でメールの送受信に利用している主な機器はパソコンのみを選択した人は 36.95% スマートフォン (iphone など ) のみを選択した人は 2.76% で仕事でメールの送受信に利用され報道関係者各位 2017 年 6 月 2 日 ( 金曜 ) 配信ビジネスメール 1 日の平均通数送信は約 12 通受信は約 39 通役職が高くなるにつれて通数が増えるメールの確認頻度は 1 日に 10 回以上 (47.93%) が最多残業が多いと感じている人は 45.43% ビジネスメール実態調査 2017 発表一般社団法人日本ビジネスメール協会 ( 代表理事 : 平野友朗所在地 :