調査結果 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数回答可 ) メールを送る電話をする会うファクスを送る 31.85% 文書を送る 28.27% facebookに書き込む 16.17% Twitterに書き込む 12.10% ブログに書き込む 9

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はなひろもり
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1 報道関係各位この資料はご自由にお使いください 2011 年 8 月 1 日 ( 月 ) 配信仕事で受け取った不快なメールワースト 3 文章が失礼 (55.8%) 文章が曖昧 (38.5%) 文章が冷たい (29.4%) ビジネスメール実態調査 2011( 平成 23 年 ) 発表ビジネスメール教育の専門企業であるアイコミュニケーション ( 代表取締役 : 平野友朗本社 : 東京都千代田区 ) は平成 23 年 8 月 1 日 ( 月 ) に仕事におけるメールの利用状況と実態を把握したビジネスメール実態調査 2011( 平成 23 年 ) を発表します仕事をする上で主要なコミュニケーション手段となったメールですがミスやトラブルが増えているのが現状です仕事でどのようにメールが利用されどのようなミスやトラブルが起こっているのかビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの実態とその課題を浮き彫りにしましたビジネスメール実態調査 2011( 平成 23 年 ) の総評 2007 年から毎年実施している本調査は 2011 年で 5 年目を迎えました 2010 年から引き続き仕事上の主なコミュニケーション手段は 1 位がメールを送る (98.55%) となり仕事でのコミュニケーションはメールなしには成立しないことが伺えます 2011 年の調査では facebook に書き込む (16.17%) や Twitter に書き込む (12.10%) は一部のビジネスシーンではコミュニーション手段として使われていることがわかりました同様にスマートフォン (iphone など ) でメールをチェックしている人が 21.39% となり時代を反映する結果となりましたビジネスメールの送信通数は 1 日に 1~5 通 (36.79%) と 6~10 通 (28.07%) の合計が 64.86% です一方で受信通数は 1 日に 1~9 通 (30.91%) と 10~19 通 (22.19%) の合計が 53.10% となり過半数を占めています受信数増加の理由は情報共有のための CC や BCC の乱用不要なメーリングリストやメルマガの登録が考えられますビジネスメールの返信はいつまでに欲しいかの問いに対して 24 時間 (1 日 ) 以内 (50.15%) が圧倒的に多くビジネスメールの返事は 24 時間 (1 日 ) 以内 (28.65%) にしている人の合計が 91.48% になりました頻繁にメールを確認して 24 時間以内に返事をすることが習慣化しているといえますビジネスメールを 1 通書く平均時間については 5 分以内の合計が 51.21% となり半数を超えていますしかしながら 1 通のメールを書くのに平均で 10 分 (29.24%) という人もおり毎日 10 通書くとするならば 100 分業務効率は決して良いとはいえないでしょうなかには 1 通 30 分以上かけている人も 4.45% います送信者への質問として自分のメールに不安を持った経験についてはよくある (11.23%) とたまにある (60.21%) の合計が 71.44% で 7 割以上の人が自分の送るメールに対して何らかの不安を感じていることがわかりましたメールを送って失敗した経験ではよくある (2.42%) とたまにある (49.85%) の合計が 52.27% で過半数の人が実際に失敗をしています失敗した内容は添付ファイルの付け忘れ (65.00%) 誤字や脱字 (54.26%) 文章が曖昧 (27.22%) の 3 項目が上位を占めています受信者への質問として受け取ったメールの中に失敗を見つけた経験ではよくある (13.84%) とたまにある (67.76%) の合計が 81.60% で 8 割以上の人が受け取ったメールの中にある失敗に気づいています受け取ったメールの中に見つけた具体的な失敗内容は誤字や脱字 (60.97%) 添付ファイルの付け忘れ (56.11%) 文章が曖昧 (35.23%) となっていますこの上位 3 項目は自分の失敗経験とほぼ一致しており送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえますしかし受信者が不快に感じた内容を聞いてみたところ文章が失礼 (55.81%) 文章が曖昧 (38.48%) 文章が冷たい (29.39%) の 3 項目が上位を占めました失敗の発見と比べても項目の並び順が大きく異なることがわかります相手の失敗が直ちに不快感につながるのではなく文章や仕事ぶりマナーなど人によって感じ方の違う感情的な項目が不快感を誘発することがわかります仕事の主要ツールであるにも関わらず 2011 年も依然として企業ではメール教育がまったく実施されていません ( 実施割合 9.20%) 今回の調査結果ではトラブルの種を多量にはらんだメールが量産されているという事実が浮き彫りになりましたメール教育がなされていないことはコミュニケーション不一致から端を発した人間関係の悪化業務効率の低下人件費の高騰機会損失につながり企業経営を圧迫する要因になりかねないといえます 1

2 調査結果 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数回答可 ) メールを送る電話をする会うファクスを送る 31.85% 文書を送る 28.27% facebookに書き込む 16.17% Twitterに書き込む 12.10% ブログに書き込む 9.49% チャットをする 7.07% mixiに書き込む 4.94% GREEに書きこむその他 3.39% 88.00% 92.74% 98.55% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 仕事上で周囲とコミュニケーションをとる手段ではメールを送る (98.55%) が一番多く電話をする (92.74%) 会う (88.00%) と続いていますソーシャルメディア時代を象徴する facebook に書き込む (16.17%) や Twitter に書き込む (12.10%) は一部のビジネスシーンではコミュニーション手段として使われていることがわかりました Q2: ビジネスメールの送受信には主にどの機器を利用していますか ( 複数回答可 ) パソコンスマートフォン (iphoneなど) 携帯電話タブレット (ipadなど) ネットブック PHS PDA 4.84% 1.84% 0.77% 0.39% 21.39% 99.71% 19.07% 0% 20% 40% 60% 80% 100% パソコン (99.71%) が圧倒的に多く 2 位のスマートフォン (iphone など ) (21.39%) を大きく引き離していますメールの返信よりも受信が多い人外出が多い人などがスマートフォンをメインの機器として利用していると考えられます Q3: ビジネスメールを使い始めて何年目ですか 16 年目以上 13 年目 ~15 年目 10 年目 ~12 年目 6 年目 ~9 年目 3 年目 ~5 年目 1 年目 ~2 年目 1 年未満未選択 1.84% 1.06% 2.61% 10.55% 18.20% 21.20% 21.39% 23.14% ビジネスメールを利用し始めて 6 年以上の人が 83.94% を占めることから仕事上でメールを使う経験の豊富な人の回答であることがわかります 0% 5% 10% 15% 20% 25% 2

3 Q4: ビジネスメールの送受信に使っている主なメールソフトを教えてください ( 複数回答可 ) Gmail(Google Apps 含む ) Outlook Express Outlook Thunderbird Becky! Internet Mail Yahoo! メール Lotus Notes Windows Live メール Apple Mail Hotmail Shuriken サイボウズメールワイズ秀丸メール ( 旧鶴亀メール ) AL-Mail EdMax Sylpheed npop Opera その他わからない 3.68% 2.71% 2.61% 1.26% 1.26% 1.06% 0.97% 0.39% 0.29% 0.87% 11.81% 9.49% 9.29% 8.33% 6.97% 11.42% 22.85% 26.72% 33.01% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Gmail の法人利用 (Google Apps) が増えていることもあり Gmail(Google Apps を含む ) (33.01%) が最も多く続いて Outlook Express (26.72%) Outlook (22.85%) と Microsoft 社の製品が上位を占めています Q5: メールソフトのスパム判定に誤判定はありますかあるないわからない 15.88% 29.14% 54.99% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% メールソフトのスパム判定に誤判定があるという回答が 54.99% で半数以上が誤判定を体験しているといえますこの結果から迷惑メールフォルダ ( ゴミ箱 ) を定期的に確認しないと必要なメールを見逃し削除してしまう可能性があると考えられます Q6: メール形式は何を使っていますかテキスト形式 HTML 形式リッチテキスト形式わからない 2.32% 15.59% 82.09% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% メールの形式はテキスト形式 (82.09%) が主流であるといえますこのことから HTML 形式リッチテキスト形式 (15.59%) の利用者は相手がテキスト形式を利用している可能性があることを考慮し装飾表現がなくても情報が正しく伝わるメールを書くべきだといえます 3

4 Q7: あなたが 1 日に送信するビジネスメールは平均で何通ですか 100 通以上 81~99 通 61~80 通 41~60 通 31~40 通 21~30 通 16~20 通 11~15 通 6~10 通 1~5 通 0 通未選択 0.48% 0.39% 2.23% 1.94% 0.77% 1.94% 7.45% 8.42% 11.33% 28.07% 36.79% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% ビジネスメールの送信通数は 1 日に 1~5 通 (36.79%) と 6~10 通 (28.07%) の合計が 64.86% となり 3 分の 2 を占めていますなかには 30 通を超える人も 5.23% いますが尐数派だといえます Q8: あなたが 1 日に受信するビジネスメールは平均で何通ですか 1000 通以上 500~999 通 400~499 通 300~399 通 200~299 通 150~199 通 100~149 通 80~99 通 60~79 通 40~59 通 20~39 通 10~19 通 1~9 通 0 通わからない未選択 0.29% 0.78% 0.68% 1.45% 1.26% 1.84% 2.33% 3.20% 5.81% 12.60% 16.18% 22.19% 30.91% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% ビジネスメールの受信通数は 1 日に 1~9 通 (30.91%) と 10~19 通 (22.19%) の合計が 53.10% となり過半数を占めています送信メールの分布と受信メールの分布を比較しても受信メールの方が多いことは一目瞭然です受信数増加の理由は情報共有のための CC や BCC の乱用不要なメーリングリストやメルマガの登録が考えられます 4

5 Q9:1 日に受信するメールの中に日本語の迷惑メールは平均で何通くらいありますか 1000 通以上 500~999 通 400~499 通 300~399 通 200~299 通 150~199 通 100~149 通 80~99 通 60~79 通 40~59 通 20~39 通 10~19 通 1~9 通 0 通わからない未選択 0.29% 0.00% 0.48% 0.97% 1.45% 2.13% 3.48% 3.68% 4.94% 10.26% 9.78% 27.69% 5.42% 29.24% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 日本語の迷惑メールの受信通数は 0 通 (29.24%) 1~9 通 (27.69%) で 10 通未満の人が合計 56.93% となり過半数を占めていますこのくらいの量であれば目で見て削除できる範囲でしょうその一方で 100 通以上が合計 5.42% いることからいまだ一部の人が迷惑メールに苦しめられていることがわかります Q10:1 日に受信するメールの中に外国語の迷惑メールは平均で何通くらいありますか 1000 通以上 500~999 通 400~499 通 300~399 通 200~299 通 150~199 通 100~149 通 80~99 通 60~79 通 40~59 通 20~39 通 10~19 通 1~9 通 0 通わからない未選択 0.00% 0.29% 0.39% 2.71% 1.84% 1.06% 3.39% 1.45% 6.87% 7.94% 6.10% 30.30% 37.08% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 外国語の迷惑メールの受信通数は 0 通 (37.08%) 1~9 通 (30.30%) で 10 通未満の人が合計 67.38% となり 3 分の 2 を占めていますこのくらいの量であれば目で見て削除できる範囲でしょう日本語の迷惑メールと比較しても外国語の迷惑メールの方が尐ない傾向があります理由としてはプロバイダのスパムメールチェックが厳しくなったことなどが考えられます 5

6 Q11:1 年前と比べて受信する迷惑メールの件数は変わりましたかかなり増加した少し増加した変わらない少し減少したかなり減少したわからない 10.26% 9.87% 10.16% 8.62% 20.14% 40.95% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% かなり増加した (10.26%) と尐し増加した (20.14%) を合計すると 30.40% ですその一方かなり減尐した (10.16%) と尐し減尐した (9.87%) を合計すると 20.03% です全体として迷惑メールは増加傾向にあるといえます Q12: ビジネスメールの確認は平均でどのくらいの頻度ですかメールが届いたらその都度開く 1 日に11 回以上 1 日に4~10 回 1 日に2~3 回 1 日に1 回 2 日に1 回程度 1 週間に1~2 回程度ほとんど確認していないわからない未選択 1.06% 0.58% 0.58% 14.81% 19.17% 30.01% 33.30% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% ビジネスメールの確認頻度は 1 日に 1 回以上を合計すると 98.36% ですビジネスメールを毎日確認することは当たり前になったと考えられます Q13: 移動中にビジネスメールを確認していますかいつも確認しているときどき確認している確認していない 14.04% 36.98% 48.98% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 移動中のビジネスメールの確認についてはいつも確認している (14.04%) とときどき確認している (36.98%) の合計が 51.02% です過半数の人が移動中にもビジネスメールを確認しているという結果になりました 6

7 Q14: ビジネスメールの返信はいつまでに欲しいですか急ぐ場合を除きます 48 時間 (2 日 ) 以上待てる 48 時間 (2 日 ) 以内 24 時間 (1 日 ) 以内 8 時間以内 4 時間以内 2 時間以内 1 時間以内 30 分以内わからない未選択 2.32% 0.87% 1.55% 3.39% 9.00% 5.81% 5.52% 9.00% 12.39% 50.15% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% ビジネスメールの返信はいつまでに欲しいかの問いに対して 24 時間 (1 日 ) 以内 (50.15%) が圧倒的に多い一方で 4 時間以内 (9.00%) 8 時間以内 (9.00%) の結果も考慮すると朝昼夕方の 3 回メールを確認して返事ができれば仕事が円滑に進むと考えられます Q15: ビジネスメールの返信までの時間を教えてください平均でお答えください 48 時間 (2 日 ) 以上 48 時間 (2 日 ) 以内 24 時間 (1 日 ) 以内 8 時間以内 4 時間以内 2 時間以内 1 時間以内 30 分以内わからない未選択 0.58% 4.36% 0.87% 2.71% 6.49% 11.91% 14.33% 28.65% 14.23% 15.88% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% ビジネスメールの返事は 30 分以内 (6.49%) 1 時間以内 (11.91%) 2 時間以内 (14.23%) 4 時時間以内 (15.88%) 8 時間以内 (14.33%) 24 時間 (1 日 ) 以内 (28.65%) を合計すると 91.48% になりますこの結果から見ても頻繁にメールを確認して 24 時間以内に返事をすることが習慣化しているといえます 7

8 Q16: ビジネスメールを 1 通書くのに平均でどのくらいの時間がかかりますか 61 分以上 60 分 50 分 40 分 30 分 3.78% 20 分 7.55% 10 分 29.24% 9 分 8 分 1.55% 7 分 1.16% 6 分 0.87% 5 分 32.43% 4 分 0.58% 3 分 2 分 4.94% 11.33% 1 分 1.16% 1 秒 ~59 秒 0.77% わからない 1.36% 未選択 2.52% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% ビジネスメールを 1 通書く平均時間については 5 分以内の合計が 51.21% となり半数を超えていますしかし 1 通のメールに平均で 10 分かかる人も 29.24% います毎日 10 通書くとするならば 100 分で業務効率は決して良いとはいえませんなかには 1 通 30 分以上かけている人が 4.45% います Q17: ビジネスメールの宛先 (TO CC) 欄に様をつけていますかつけているつけていないわからない 4.45% 39.88% 55.66% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% ビジネスメールの宛先 (TO CC) 欄に様をつけている (39.88%) つけていない (55.66%) という結果になりました Q18: ビジネスメールを返信するときに Re: を削除して件名を変えていますか変えている変えていないわからない 1.65% 21.49% 76.86% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% メールの返信時は件名を変えている (21.49%) 変えていない (76.86%) という結果になりました相手から受け取ったメールに返信する際自動的に件名につく Re: を残したままの人が多数といえます 8

9 Q19: 添付ファイルは何 MB までならビジネスメールで送りますか 10MB 以上 9MB 8MB 7MB 6MB 5MB 4MB 3MB 2MB 1MB 気にしたことがないわからない未選択 2.81% 2.32% 0.87% 0.39% 0.58% 1.26% 2.52% 3.78% 10.94% 11.91% 15.78% 20.43% 26.43% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% メールで送る添付ファイルの容量は 2MB まで (26.43%) 1MB まで (20.43%) が過半数を占めています 6MB 以上を合計すると 6.97% となり受信者の企業が設定している上限を超えたメールが送られているケースもあるようです Q20: ビジネスメールに添付できない容量の大きいファイルはどのようにして送りますかウェブサーバーにアップロードする USBメモリやCDに入れて持ち込む USBメモリやCDに入れて郵送する外部のデータ転送サービスを使うその他 9.10% 8.81% 19.26% 18.59% 44.24% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 外部のデータ転送サービスを使う (44.24.%) が最も多く一般的な手段といえますセキュリティの観点から使用を禁止している企業もありウェブサーバーにアップロードする (19.26%) のように自社で独自の解決方法を提供している場合もあります Q21: 添付したいファイルが複数ある場合何個から圧縮しますか 10 個以上 9 個 8 個 7 個 6 個 5 個 4 個 3 個 2 個 1 個わからない未選択 0.48% 2.32% 2.32% 2.32% 9.68% 11.33% 12.20% 16.36% 20.81% 21.97% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 添付したいファイルがある場合に圧縮するファイルの数は 1 個から (9.68%) 2 個から (12.20%) 3 個から (21.97%) という回答になりました添付したいファイルが 3 個以上ある場合に圧縮する人が一番多いという結果になりました 9

10 Q22: 添付ファイルにパスワードをかけるのはどのような場合ですか ( 複数回答可 ) 常にかけている個人情報が含まれているとき相手に要求されたときパスワードはかけていないその他未選択 4.94% 7.55% 12.58% 24.20% 33.11% 39.79% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% パスワードをかけるのは個人情報が含まれているとき (39.79%) という回答がある一方でパスワードはかけていない (33.11%) という回答もありますパスワードをかけていないと情報漏洩が起こる危険性があるため啓蒙活動や社内教育をしっかりする必要があるでしょう Q23: 単語登録をしていますかしているしていないわからない 3.10% 30.20% 66.70% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 単語登録をしていない (30.20%) 人はメールを送る度に自社名氏名製品名などを手入力しており無駄な工数がかかっていると考えられますここに企業の生産性を向上させるひとつの切り口があります Q24: 自分のビジネスメールに不安を抱くことはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 1.45% 11.23% 27.11% 60.21% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 自分のビジネスメールに不安を抱いた経験についてはよくある (11.23%) とたまにある (60.21%) の合計が 71.44% で 7 割以上の人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いていることがわかりましたメールについては明確なルールや基準がなく教育指導もおこなわれていないことから自己流メールや社風特有のメールに不安を持っている可能性があります Q25: 過去一年間でビジネスメールの失敗はありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 2.42% 4.84% 42.88% 49.85% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 実際にメールで失敗した経験があるかを聞いてみるとよくある (2.42%) とたまにある (49.85%) の合計が 52.27% で過半数以上の人が実際に失敗を経験しています Q24 の何らかの不安を抱いている 71.44% と比べると尐ないですがビジネスメールの失敗がほとんどない (42.88%) まったくない (4.84%) という人たちの中には自分の失敗や間違いに気付いていない人も含まれている可能性があります自分は正しいと思っているメールで知らぬ間にトラブルを生み出しているかもしれません 10

11 Q26:Q25 でよくあるたまにあると答えた方へその失敗はどのようなものですか ( 複数回答可 ) 添付ファイルの付け忘れ誤字や脱字文章が曖昧メールの返信が遅いメールの返信を忘れた言葉遣い文章が冷たい宛先 ( メールアドレス ) 間違い添付ファイルの容量が大きい文章が失礼件名 ( タイトル ) 間違い敬語の使い方件名 ( タイトル ) 無し添付ファイルが開けない名前の誤字 TO CC BCCの使い分けビジネスマナーがなっていない機種依存文字を使用署名の使い方敬称 ( 様各位御中 ) の付け忘れメールの転送! や? を使用 BCCをCCで送信送信者名 ( 差出人 ) の設定敬称 ( 様各位御中 ) の間違い重要度の設定 HTML 形式のメール挨拶の間違いメールの引用開封確認要求の設定追伸の使い方やを使用絵文字顔文字を使用その他未選択 27.22% 26.11% 21.85% 19.44% 18.15% 15.93% 14.07% 13.70% 13.33% 12.41% 10.93% 10.37% 9.63% 6.67% 5.56% 4.63% 3.70% 2.96% 2.41% 2.22% 2.22% 2.22% 2.04% 1.67% 1.48% 1.30% 1.30% 1.11% 0.74% 0.56% 0.00% 6.48% 0.74% 54.26% 65.00% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 具体的な失敗内容は添付ファイルの付け忘れ (65.00%) 誤字や脱字 (54.26%) 文章が曖昧 (27.22%) の 3 項目が上位を占めています機能的なものや誰の目にも明らかな失敗が上位を占める傾向にあります Q27:Q25 でよくあるたまにあると答えた方へその失敗を指摘されたことはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 2.04% 23.15% 31.85% 51.30% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 失敗を指摘された経験についてはほとんどない (51.30%) とまったくない (23.15%) の合計が 74.45% で 7 割以上の人がほとんど指摘をされていません 1 対 1 の閉じられた空間で利用するため失敗を指摘しにくく発覚もしにくいという傾向があります 11

12 Q28: 過去一年間で受け取ったメールの中に失敗を見つけたことはありますかよくある 13.84% たまにある 67.76% ほとんどない 16.84% まったくない 1.55% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 受け取ったメールの中に失敗を見つけた経験ではよくある (13.84%) とたまにある (67.76%) の合計が 81.60% で 8 割以上の人が受け取ったメールの失敗に気づいています Q29:Q28 でよくあるたまにあると答えた方へ相手の失敗はどのようなものでしたか ( 複数回答可 ) 誤字や脱字添付ファイルの付け忘れ文章が曖昧文章が失礼言葉遣い添付ファイルが開けない名前の誤字添付ファイルの容量が大きい件名 ( タイトル ) 無しメールの返信が遅い機種依存文字を使用件名 ( タイトル ) 間違い宛先 ( メールアドレス ) 間違い TO CC BCCの使い分け開封確認要求の設定文章が冷たい敬語の使い方ビジネスマナーがなっていない HTML 形式のメールメールの返信を忘れた署名の使い方 BCCをCCで送信敬称 ( 様各位御中 ) の間違い重要度の設定やを使用敬称 ( 様各位御中 ) の付け忘れ絵文字顔文字を使用メールの転送メールの引用! や? を使用送信者名 ( 差出人 ) の設定挨拶の間違い追伸の使い方その他未選択 16.37% 15.90% 15.78% 15.42% 15.30% 14.59% 14.47% 12.69% 10.20% 8.30% 7.95% 5.81% 5.22% 5.10% 4.86% 4.74% 3.80% 3.08% 2.97% 2.97% 2.37% 1.54% 3.80% 1.54% 28.35% 27.05% 24.20% 23.72% 23.49% 23.25% 21.35% 19.57% 35.23% 60.97% 56.11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 受け取ったメールの中に見つけた具体的な失敗内容は誤字や脱字 (60.97%) 添付ファイルの付け忘れ (56.11%) 文章が曖昧 (35.23%) の 3 項目が上位を占めていますこの 3 項目は Q26 の自覚している失敗内容とほぼ一致しており送信者と受信者は同様の失敗を認識しているといえます 12

13 Q30:Q28 でよくあるたまにあると答えた方へ相手の失敗を指摘したことはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 1.42% 25.86% 30.01% 39.74% 0% 10% 20% 30% 40% 相手のメールの中に見つけた失敗を指摘した経験についてはほとんどない (39.74%) とまったくない (30.01%) の合計が 69.75% で 7 割近い人が指摘をしていませんお互いが認識している失敗のため指摘をするまでもないとの考えもあるでしょうし指摘をすることで角を立てたくないという心理もあるようです Q31: 過去一年間でメールを受け取って不快に感じたことはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 2.42% 5.91% 43.37% 48.31% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 失敗ではなく不快感という感情に焦点を当てて同様の質問をしてみました相手からメールを受け取って不快に感じた経験についてはよくある (2.42%) とたまにある (43.37%) の合計が 45.79% で過半数近い人が何らかの不快を感じた経験があることがわかりました失敗を見つけた経験と比べると相手からメールを受け取って不快に感じる人数は尐ないようです 13

14 Q32:Q31 でよくあるたまにあると答えた方へその不快はどのようなものですか ( 複数回答可 ) 文章が失礼文章が曖昧文章が冷たい言葉遣いビジネスマナーがなっていない誤字や脱字メールの返信が遅い添付ファイルの容量が大きい名前の誤字開封確認要求の設定件名 ( タイトル ) 無し敬語の使い方メールの返信を忘れた添付ファイルの付け忘れ添付ファイルが開けない HTML 形式のメール機種依存文字を使用 TO CC BCCの使い分け件名 ( タイトル ) 間違い重要度の設定やを使用署名の使い方 BCCをCCで送信宛先 ( メールアドレス ) 間違いメールの引用絵文字顔文字を使用! や? を使用敬称 ( 様各位御中 ) の付け忘れ送信者名 ( 差出人 ) の設定メールの転送敬称 ( 様各位御中 ) の間違い挨拶の間違い追伸の使い方その他未選択 16.91% 16.70% 15.22% 14.59% 12.05% 10.57% 8.67% 8.67% 8.03% 7.61% 7.61% 6.98% 6.55% 5.50% 4.65% 4.65% 4.44% 4.23% 2.75% 2.75% 2.54% 2.33% 1.90% 1.90% 1.69% 1.27% 1.06% 0.42% 7.61% 0.85% 29.39% 23.89% 22.41% 38.48% 55.81% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 受け取ったメールで感じた具体的な不快内容は文章が失礼 (55.81%) 文章が曖昧 (38.48%) 文章が冷たい (29.39%) の 3 項目が上位を占めています受け取ったメールの中に見つけた失敗内容と比べると並び順が大きく異なります失敗が直ちに不快感につながるのではなく文章や仕事ぶりマナーなどに関わる項目が不快感を誘発することがわかります Q33:Q31 でよくあるたまにあると答えた方へその不快を指摘したことはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない未選択 1.90% 18.82% 37.42% 2.54% 39.32% 0% 10% 20% 30% 40% 不快を感じたことを指摘した経験についてはほとんどない (39.32%) とまったくない (37.42%) の合計が 76.74% で 8 割近い人がほとんど指摘をしていません不快の内容や感じる度合いは人によって違うため明らかな失敗 ( 添付ファイルの付け忘れ ) などと異なり不快感は指摘しにくいと考えられますこのような小さなボタンの掛け違いを防ぐためには相手が不快に感じるポイントを把握した上でメールを送るべきです 14

15 Q34:Q. 上司のメールが間違っていると感じることはありますかよくあるたまにあるほとんどないまったくない 7.36% 15.78% 39.88% 36.98% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 上司のメールが間違っていると感じる人はよくある (7.36%) とたまにある (39.88%) の合計が 47.24% で過半数近い人が上司のメールが間違っていると感じています Q35: あなたの会社にビジネスメールの社員研修はありますかある 9.20% 66.51% ないわからない 4.45% 未選択 19.85% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% ビジネスメールの研修がある (9.20%) は 1 割にも満たずメールは仕事上の主要コミュニケーションツールであるにも関わらず 9 割以上の人が学んでいませんこれではメールによるコミュニケーションの失敗やトラブルが起きて当然といえる結果です Q36: ビジネスメールの社員研修は誰が受講すべきだと思いますか ( 複数回答可 ) 新入社員若手社員 46.95% 58.76% 中堅社員 44.34% 管理監督層 41.05% 経営層 27.01% 契約社員 23.23% パートアルバイト 20.04% その他 3.58% 未選択 31.27% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% ビジネスメールの研修を受けるべき対象は新入社員若手社員だけでなく中堅社員管理監督層まで幅広いといえます自分のメールは大丈夫だと思っているかもしれませんが相手は必要だと感じているケースが多そうです 15

16 ビジネスメール実態調査の概要調査目的 : 仕事におけるメールの利用状況と実態を把握すること実施時期 : 平成 23 年 6 月 1 日から平成 23 年 6 月 30 日調査手法 : パソコンサイト上のアンケートフォームによる選択回答式有効回答数 : 1033 調査対象 : 仕事でメールを利用しているすべての人性別人数 % 男性 % 女性 % 未選択 % 合計 1, % 年齢人数 % 20~24 歳 % 25~29 歳 % 30~34 歳 % 35~39 歳 % 40~44 歳 % 45~49 歳 % 50~54 歳 % 55~59 歳 % 60~64 歳 % 65~69 歳 % 70 歳以上 % 未選択 % 合計 1, % 所属する企業団体の規模人数 % 1000 名以上 % 501 名 ~1000 名 % 201 名 ~500 名 % 51 名 ~200 名 % 20 名 ~50 名 % 6~19 名 % 1~5 名 % 未選択 % 合計 1, % 業種人数 % 製造業 % IT 関係 % サービス業 % 商社卸売業 % 教育 % 出版マスコミ % 小売業 % 自営業 % 建設業 % 金融業 % 団体組合 % 医療機関 % 不動産業 % 運輸 % 通信 % 食品飲料 % 農林水産業 % その他 % 未選択 % 合計 1, % 有限会社アイコミュニケーション [ 代表者 ] 平野友朗 [ 設立 ]2004 年 12 月 10 日 [ 業務内容 ] メール教育事業 [ 会社 URL] sc-p.jp/ [ 所在地 ] 東京都千代田区三崎町みさき BLD 7 階本件に関するお問い合わせ先広報担当 : 直井 ( なおい ) [TEL] [FAX] [ ] pr@sc-p.jp 16

調査結果の概要 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% メール電話 98.76% 92.87% 会う 89.73% ファクス 25.90% Facebook 20.01% ビジネス文書 19.

調査結果の概要 Q1: あなたが仕事上で周囲とコミュニケーションをとる主な手段を教えてください ( 複数選択可 ) 0% 20% 40% 60% 80% 100% メール電話 98.76% 92.87% 会う 89.73% ファクス 25.90% Facebook 20.01% ビジネス文書 19. 報道関係各位この資料はご自由にお使いください 2013 年 8 月 5 日 ( 月曜 ) 配信仕事で嫌われるメールの特徴文章が失礼 (52.20%) 文章が曖昧 (36.53%) 言葉遣い (23.83%) ビジネスメール実態調査 2013( 平成 25 年 ) 発表ビジネスメール教育の専門企業であるアイコミュニケーション ( 代表取締役 : 平野友朗本社 : 東京都千代田区 ) は 2013