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本書は Udemy メディアにて掲載しているエクセルスキル関連の記事を これからエクセル学習をしよう と思っている方や 普段からエクセルでの表作成や 集計作業を行っている方向けに編集しなおした資料で す 初級レベルの方が最初に覚えるべきスキルを掲載しています はじめてのエクセル学習や普段の業務に ご活用ください 1
目次 1. 何が出来るの? エクセルの基礎知識... 4 文書作成... 4 表作成 / 表計算... 4 グラフ作成... 4 2. エクセルの代表的な関数... 5 2-1. SUM 関数... 5 2-2. AVERAGE 関数... 7 2-3. MAX 関数... 9 2-4. MIN 関数... 11 3. 便利なショートカット機能一覧... 13 3-1. データをセルに入力するときに便利なショートカットキー... 13 3-2. セルの書式設定を行うときに便利なショートカットキー... 13 3-3. 入力したデータの検索と置き換えに便利なショートカットキー... 14 3-4. 入力したデータを印刷するときに便利なショートカットキー... 14 3-5. ファイルの編集に便利なショートカットキー... 15 3-6. ヘルプやヒントの確認に便利なショートカットキー... 15 4. プルダウンの設定方法... 16 4-1. プルダウンリストの作成 解除... 16 4-1-1. 参照リストを使わないプルダウンリストの作成方法... 16 4-1-2. 参照リストを使ったプルダウンリストの作成方法... 17 4-1-3. プルダウンリストの解除方法... 20 4-2. エクセルのプルダウンリストの編集方法... 21 4-2-1. リストの追加 削除... 21 4-2-2. 参照リストを使わないプルダウンリストの場合... 21 2
4-2-3. 参照リストを使ったプルダウンリストの場合... 22 5. 連続データの基本... 24 5-1. オートフィルオプションとの違い... 25 5-1-1. セルのコピー... 25 5-1-2. 書式のみコピー... 25 5-1-3. 書式なしコピー... 26 5-2. ユーザー設定でオリジナルの連続データを作る... 26 5-2-1. 連続データの入力方法... 26 5-2-2. ユーザー設定で連続データを追加する... 28 6. エクセル グラフの基本的な作り方... 29 6-1. 棒グラフ... 30 6-2. 折れ線グラフ... 30 6-3. 円グラフ... 30 6-4. 散布図... 31 6-5. エクセル グラフの修正 編集... 31 6-5-1. グラフを修正する... 31 6-5-2. 複数のグラフを同じサイズに設定する... 32 6-6. 複合グラフを作成する... 33 6-6-1. グラフを追加して作成する方法... 34 6-6-2. テンプレートから作成する方法... 36 7. エクセルのテンプレートを作成する... 37 7-1. テンプレートを作成するメリット... 37 7-2. テンプレートの作成方法... 38 7-3. オリジナルテンプレートの使い方... 38 7-4. テンプレートの変更保存... 39 3
1. 何が出来るの? エクセルの基礎知識 はじめに エクセルの基礎知識を含め エクセルでどのような事ができるのかについて解説します 文書作成 設計書や仕様書などの文書作成に利用出来ます 文書作成には 同じ Microsoft 社が提供する文書作成ソフトウェア ワード もよく利用されますが 図表や画像を多く使用する文書にはエクセルを利用する場合も多くあります エクセルの各ワークシートにはシート名を設定することが可能なので 項目別にワークシートを分けて作成することで 整理された読みやすい文書を作成することが出来ます 表作成 / 表計算 エクセルの代表的な機能が表計算機能です エクセルには 関数 と呼ばれる機能が用意されており この関数によって数値の合計や平均値 最大値 最小値などを計算出来 ます 表の罫線やセルの配色なども簡単に設定 変更することが可能です また オートフィルタ という機能を使えば 作成した表のデータの中から条件に合うデータのみを抽出することも出来ます 2. エクセルの代表的な関数 グラフ作成 エクセルで作成した表 ( データ ) を元にグラフを作成することが出来ます 棒グラフや折れ線グラフ 円グラフ 散布図など様々な種類のグラフを作成することが可能で デザインやグラフのレイアウトも 複数のパターンから選択 カスタマイズすることが出来ます 6. エクセル グラフの基本的な作り方 4
2. エクセルの代表的な関数 エクセルの関数は基本的に =SUM(A:A) のように = と 関数名 ( 引数 ) で構成されます 引数は 関数によって指定する内容が異なります それぞれの関数がどのような機能を持つのか理解した上で 目的 別に使い分けましょう 2-1. SUM 関数 いくつかの値を加算するのが SUM 関数です 使い方は以下の通りです 1) 計算結果の値を表示させたいセルを選択 2) =SUM() と入力 5
3) 上記 2 で入力した ( と ) の間にカーソルを合わ せた状態で 合計したいセルの範囲を選択 ( 引数の設 定 ) 4) Enter を押して確定 6
2-2. AVERAGE 関数 数値の平均を計算するのが AVERAGE 関数です 使い方は以下の通りです 1) 計算結果の値を表示させたいセルを選択 2) =AVERAGE() と入力 7
3) 上記 2 で入力した ( と ) の間にカーソルを合わ せた状態で 平均値を求めたいセルの範囲を選択 ( 引 数の設定 ) 4) Enter を押して確定 8
2-3. MAX 関数 特定の範囲の中で 数値の最大値を返すのが MAX 関数です 使い方は以下の通りです 1) 計算結果の値を表示させたいセルを選択 2) =MAX() と入力 3) 上記 2 で入力した ( と ) の間にカーソルを合わ せた状態で 最大値を求めたいセルの範囲を選択 ( 引 数の設定 ) 9
4) Enter を押して確定 10
2-4. MIN 関数 数値の最小値を返すのが MIN 関数です 使い方は以下の通りです 1) 計算結果の値を表示させたいセルを選択 2) =MIN() と入力 3) 上記 2 で入力した ( と ) の間にカーソルを合わ せた状態で 最小値を求めたいセルの範囲を選択 ( 引 数の設定 ) 11
4) Enter を押して確定 今回ご紹介した 4 つの関数はいずれも 引数としてセル範囲を指定します 上記の手順 3 で 例 えば A1~A10 のセルを選択した場合 (A1:A10) という記述になります 12
3. 便利なショートカット機能一覧 3-1. データをセルに入力するときに便利なショートカットキー Shift + Enter: 入力を確定し上のセルに移動 Tab: 入力を確定し右のセルへ移動 Shift + Tab: 入力を確定し左のセルへ移動 Alt + Enter: セル内での改行 Ctrl + :: 選択したセルに現在の日付を入力 Ctrl + ;: 選択したセルに現在の時刻を入力 Ctrl + D: 選択したセルに上のセルのデータをコピーする Delete または Backspace: 入力済みデータの全削除 セル内にカーソルがあれば Delete キーはカーソルの右側のデータを Backspace キーは左側のデータを 1 つずつ削除 Shift + Space: カーソルのある行をすべて選択 3-2. セルの書式設定を行うときに便利なショートカットキー Ctrl + 1: セルの書式設定ダイアログボックスを表示 Ctrl + 2 または Ctrl + B: セル内に入力したデータを太字に変更 および解除 Ctrl + 3 または Ctrl + I: セル内に入力したデータを斜体に変更 および解除 13
Ctrl + Shift + $: 選択したセルのデータを通貨表示 Ctrl + Shift + %: 選択したセルのデータを小数点以下の桁数 0 のパーセントで表示 Ctrl + Shift + #: 選択したセルのデータを日付で表示 Ctrl + Shift +!: 選択したセル内の数字に桁区切りを表示 Ctrl + Shift + ^: 選択したセル内の数字の各種設定を標準形式に戻す Ctrl + Shift + &: 選択したセルの外枠のけい線を設定 Ctrl + Shift + _: 選択したセルの外枠のけい線を削除 3-3. 入力したデータの検索と置き換えに便利なショートカットキー Ctrl + F: 検索画面を開く Ctrl + H: 置換画面を開く 3-4. 入力したデータを印刷するときに便利なショートカットキー Ctrl + P: プレビューの確認および印刷 14
3-5. ファイルの編集に便利なショートカットキー Ctrl + O: 作成済みの Excel ファイルを作業のために開く Ctrl + N: 作業する Excel ファイルを新規作成 Ctrl + S: 作業終了後 ファイル名を変更せずに上書き保存 F12: 新規にファイルの名前をつける または変更して保存 3-6. ヘルプやヒントの確認に便利なショートカットキー F1:Office のヘルプ呼び出し 15
4. プルダウンの設定方法 4-1. プルダウンリストの作成 解除 プルダウンリストの作成 解除の方法をそれぞれ説明します 4-1-1. 参照リストを使わないプルダウンリストの作成方法 参照リストを使わないプルダウンリストの作成は 以下の手順で行います 1) プルダウンリストを適用させたいセルを選択 ( 選択するセルは 1 つでも構いませんが 表などに適用する場合は該当するセルを全て選択したほうが良いでしょう ) 2) データ タブ データの入力規則 ボタンをクリ ック 3) データの入力規則 ダイアログ内の 設定 タブ 入力値の種類 から リスト を選択 16
4) OK ボタンをクリックして完了 5) 該当セルの右横に マークが表示され そのマー クをクリックするとドロップダウンリストを選択でき るようになります 4-1-2. 参照リストを使ったプルダウンリストの作成方法 元の値 の欄に手入力するのではなく あらかじめプルダウンリストの項目を用意してから作成する方法 を説明します 1) プルダウンリストを適用させたいセルとは別のセル上に 項目に設定するキーワードを入力 ( リストは わかりやすく縦一列で入力したり 新しく追加したシートに入力すると良いでしょう ) 17
2) プルダウンリストを適用させたいセルを選択 3) データ タブ データの入力規則 ボタンをクリ ック 4) データの入力規則 ダイアログ内の 設定 タブ 入力値の種類 から リスト を選択 5) 元の値 の欄にカーソルを合わせ 手順 1 で作 成しておいたリストのセルをドラッグして範囲指定 18
6) OK ボタンをクリックして完了 19
4-1-3. プルダウンリストの解除方法 プルダウンリストの解除は 以下の手順で行います 1) プルダウンリストを解除したいセルを選択 2) データ タブ データの入力規則 ボタンをクリ ック 3) 開いた データの入力規則 ダイアログ内の 設定 タブ すべてクリア ボタンをクリック 4) OK ボタンで解除が完了します 20
4-2. エクセルのプルダウンリストの編集方法 一度作成したプルダウンリストの項目を増やす あるいは削除するなど プルダウンリストの編集方 法 手順を説明します 4-2-1. リストの追加 削除 リストの追加 削除の方法について プルダウンリストの作成パターン別に説明します 4-2-2. 参照リストを使わないプルダウンリストの場合 1) プルダウンリストを編集したいセルを選択 2) データ タブ データの入力規則 ボタンをクリ ック 3) データの入力規則 ダイアログ内の 設定 タブ 元の値 の欄に 追加したい場合は半角カンマ区切りでキーワードを追加入力 削除したい場合は該当キーワードをバックキーで削除 ( このとき 同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する にチェックを入れると 手順 1 で同じ入力規則が設定されたセルをすべて選択していなかった場合でも すべてのセルに変更が適用されます ) 21
4) OK ボタンをクリックして完了 4-2-3. 参照リストを使ったプルダウンリストの場合 1) 項目を追加したい場合は参照しているリストの最後に キーワードを追加入力 項目を削除したい場合は該当 キーワードをセルごと削除 2) プルダウンリストを編集したいセルを選択 3) データ タブ データの入力規則 ボタンをクリ ック 22
4) データの入力規則 ダイアログ内の 設定 タブ 元の値 の欄にカーソルを合わせ 項目を編集したリストのセルをドラッグして範囲指定 ( このとき 同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する にチェックを入れると 手順 1 で同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更が適用されます ) 5) OK ボタンをクリックして完了 23
5. 連続データの基本 成績表などを作る際の 1 位 ~100 位 スケジュールを作る際の 1 月 ~12 月 月曜日 ~ 日曜日など 資料作 成には規則性のあるデータを入力する機会があります このとき 連続データ を利用すれば 規則性のあるデータを 1 つずつ入力しなくても 一度の操作で効 率的に入力が完了します 例えば 1~10 までの数値を入力する場合は セル A1 に 1 と入力 します そのセルをアクティブにしてフィルハンドル ( セルの右下の + ) を 下にドラッグします オートフィルオプション ( 下図参照 ) から 連続 データ を選択します すると セル A1~A10 にそれぞれ 1~10 とデータが入力されます 24
5-1. オートフィルオプションとの違い オートフィルオプションには 複数の項目が用意されています その違いを確認し 理解しておきましょう 5-1-1. セルのコピー セルのコピーは最も簡単な操作です セル A1 に 1 を入力し セルをアクティブにしてフィルハンドル を下へドラッグしてオートフィルオプションの セルのコピー を選 択した場合 セル A3 に 1 セル A4 にも 1 そしてセル A5 に 1 と 同じ値がを繰り返し挿入されます 5-1-2. 書式のみコピー 書式のみコピーは対象セルのフォントや罫線といった書式のみをコ ピーする機能です 実際のデータはコピー入力されません 25
5-1-3. 書式なしコピー 書式なしコピーは書式のみコピーと反対で 連続データ同様に規則性 のあるデータを連続で入力します フォントや罫線といった書式はコ ピーされません 5-2. ユーザー設定でオリジナルの連続データを作る 連続データには簡単な数字を 1 つずつ増やす入力のほか 特殊な形で増加する規則性データの入力まで ユ ーザー設定によりオリジナルの連続データを作ることが可能です 5-2-1. 連続データの入力方法 数字を 1 つずつ増加 数字を 1 つずつ増加させるのは 基本の連続データです 上記の通り 1 ~10 を入力するときにはセル A1 に 1 と入力します そのセルをアクティブにしてフィルハンドルをドラッグします 26
指定の間隔をあけて数字を増加 5 10 15 や 1 3 5 7 など一定の間隔で規則性を持たせ るときは 2 つのセルを選択してドラッグします セル A1 に 5 セ ル A2 に 10 と入力します 2 つのセルをアクティブにしてフィルハンドルをドラッグします すると 5 10 15 20 25 と 5 ずつ増加した連続データを入力できます 数字以外の連続データ 数字以外でも規則性のあるデータであれば 連続データを利用するこ とができます 例えば 曜日 日曜日 月曜日 金曜日 Sunday Monday Saturday) 時間 0:01:00 0:02:00 0:10:00 干支 子 丑 亥 などさまざまなパターンに対応しています 27
5-2-2. ユーザー設定で連続データを追加する 自分でオリジナルの規則性を設定することも可能です 例えば社員名簿など 相澤太郎 の次には 井上 花子 など 規則性がないものでも設定できます 1) エクセルの ファイル から オプション をクリッ クします 2) 詳細設定 から全般のグループにある ユーザー設 定リストの編集 を選択します 3) ユーザー設定リスト から 右側の リストの項目 の中に 相澤太郎 井上花子 と縦に並べて設定し たい連続データの順番にリストを入力します 4) 追加 OK をクリックして保存すれば設定完了 です 28
6. エクセル グラフの基本的な作り方 エクセルのグラフは 羅列された数字だけでは理解しにくいデータの変化や割合などを視覚化するために使 われます 初めに グラフの基本的な作り方を解説します まず エクセルのグラフにしたい対象データの範囲を選択します グラフ の対象となるデータの選択は 必ず長方形に範囲指定しましょう 連続し ない離れたセルであっても Ctrl キーを押しながら範囲指定することで 選択が可能です 範囲を選択したら 挿入 タブの グラフ すべてのグラフ から さまざまな種類のグラフを選択することができます データに合ったグラフの形を選びましょう 29
6-1. 棒グラフ 期間内の変化や項目間の比較をするのに適しています 最もシンプルな形式 で 横に並べてグループごとの集計値を比較したり 積み上げて全体の構成 比率を表現することもできます エクセルで作った棒グラフの例 6-2. 折れ線グラフ 一定期間のデータの変化や増減を示すのに適しており Web サイトへのア クセス数や支持率の推移などによく使われています 複数の折れ線グラフ を重ねてデータを比較したり 棒グラフなど他のグラフと組み合わせて表 現されることもあります エクセルで作った折れ線グラフの例 6-3. 円グラフ 各項目の構成割合を表しています データ系列が 1 つしかない場合に使用さ れ 各要素を強調するために 3-D 形式で段差をつけて表現されることもあ ります エクセルで作った円グラフの例 30
エクセルでクオリティの高い円グラフを作成する方法については Udemy メディアに掲載されている 誰 でも簡単に出来る! エクセルでワンランク上の円グラフを作る方法 をご覧ください 6-4. 散布図 複数の数値間の高低や拡散の関係を示すのに適しています XY 座標の 数値軸から XY 図とも呼ばれ 統計データなどの数値データを表示する 場合に使用されます エクセルでは 相関係数も求めることができま す エクセルで作った散布図の例 6-5. エクセル グラフの修正 編集 エクセルのグラフには 多くのテンプレートが用意されているため 簡単に種類の変更や複合化したグラフ を作成することができます また グラフの種類は 挿入 タブの グラフ から選択すると 作成後で も簡単に変更することができます 6-5-1. グラフを修正する 31
グラフを修正したい場合は 修正したいグラフを選択し グラフツール タブから変更します 例えば 縦の数値軸をクリックして選択し グ ラフツール の 書式 から 選択対象の書式設定 を選択すると 縦 軸の数値の目盛り幅や境界値などを変更できます 右側の書式設定で 表示単位 を修正することで数値の単位を変えたり 目盛間隔 から間隔を変更することもできます 目盛りは 間隔が大 きいほど見やすくなるので ターゲットの数値を強調することができま す グラフタイトルなど編集したい箇所をダブルクリックすると 直接 編集することも可能です 6-5-2. 複数のグラフを同じサイズに設定する 32
複数のグラフの大きさを一度にそろえることができます Shift キーを押しながらグラフをクリックしていくと 複数のグラフを選 択できます 描画ツール の 書式 タブ サイズ のグループから設定し たいグラフの縦横の長さを設定します すでに選択している複数のグラフは サイズを変更することで動的に 変更されていくので グラフを見ながら適度な大きさに調整できます 6-6. 複合グラフを作成する 複合グラフとは データの傾向や遷移を相対的に比較するために使われ 2 つのデータを重ねることで動向 と関係性がひと目で理解できます ここでは 英語 国語 数学の個人の点数を棒グラフに 個人の平均点を折れ線グラフで表している場合を 例に挙げて解説します 33
6-6-1. グラフを追加して作成する方法 1) まず 英語 国語 数学 個人の平均点で一般的な縦 棒グラフを作成します グラフ全体を選択して グラフツール タブ デ ザイン にある 行 / 列の切り替え を選択します 平均点の棒グラフをクリックします ( 選択するのは 1 つだけで大丈夫です ) 34
グラフツール タブ デザイン にある グラフ の種類の変更 を選択します すると グラフの種類の変更 というウインドウが現れるので 変更したいグラフの種類を選択します 今回は 折れ線 を選んでみます 折れ線 を選択したら OK をクリックします すると 以下のように 平均点のグラフが折れ線グラ フに変更され 棒グラフと折れ線グラフの複合グラフ が作成されました 35
6-6-2. テンプレートから作成する方法 Excel 2013 から新機能として複合グラフのテンプレートが設置され より簡単に複合グラフが作成できる ようになりました 1) データを選択し 挿入 タブの グラフ から すべてのグラフ を選び 組み合わせ を選 択します 2) 下段の系列 ( 顧客動員数と売り上げ ) ごとにグラフの種類を選択します これだけで 複合グラフが作成できます あとは 軸の書式設定 などで間隔や表示単位などを編集して いきます 複合グラフの中にも縦棒と折れ線グラフや積み上げ面と縦棒グラフなどがあります いろいろな組み合わせ の複合グラフを作成してみてください 36
7. エクセルのテンプレートを作成する 使用頻度の高いファイルはテンプレートとして保存しておくことで 業務効率を上げたり 作成時のミスを 減らしたりすることができます 7-1. テンプレートを作成するメリット テンプレートとは 雛型になるファイルのことをいいます 使用頻度の高いファイルをテンプレートとして 保存しておけば ファイルを一から作成することなく いつも同じ設定で使用できます 社内や部署専用の フォーマットを作成しておけば 基本ファイルを共有することも可能です また テンプレート形式で保存しておけば 誤って元のファイルに上書き保存してしまうこともありません テンプレート形式で保存されたファイルは 開けたときに自動的にコピーが開くようになっているため 上 書き保存ができず 元のファイルは変更されないようになっています 37
7-2. テンプレートの作成方法 エクセルでテンプレートとして保存したいファイルを開き 名前を付けて 保存 をクリックします ファイルの種類を Excel テンプレート にして保存すると完了です マクロが含まれているファイルをテンプレートとして保存する場合は ファ イルの種類で Excel マクロ有効テンプレート を選んで保存してください ここで保存したテンプレートは 自動的に Office のカスタムテンプレート ファイルに保存されます 7-3. オリジナルテンプレートの使い方 オリジナルで作成したテンプレートを使って新規ファイルを作成してみま しょう ファイル タブより 新規作成 を選択します 個人用 の テンプレートを選択し 使用するテンプレートファイルをダブルクリックす るとオリジナルテンプレートが開きます このとき ファイル名は Book1 などの名前で開くようになっており 上書き保存はできません 保存する場 合は 名前を付けて保存 を選択し 新たなファイルとして保存します 38
7-4. テンプレートの変更保存 上書き保存ができないテンプレートの内容を変更したい場合は 変更したい テンプレートファイルから 開く をクリックし 変更したいテンプレート を開きます このとき ファイルをダブルクリックで開くと新規作成の形式 で開かれるので マウス右クリックのメニューから 開く を選択してください ファイル名は 保存したテンプレートの名前で開いていることを確認し この状態で変更すると上書き保存 ができ 修正が反映されます 39
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