表 計 算 ソフトの 基 本 操 作 Microsoft Excel 2013 明 治 大 学 教 育 の 情 報 化 推 進 本 部 IZM20140417
はじめに Microsoft Office Excel 2013( 以 下 本 テキストでは Excel と 記 します)は スプレッドシートソフトの 代 表 的 なソフトです スプレッドシートとは 自 由 に 拡 げることが 出 来 る 集 計 表 です 集 計 表 とは 縦 横 の 合 計 を 出 したりするときに 使 う 格 子 状 の 表 のことです 日 本 ではこれらのソフトは 表 計 算 ソフト といわ れていますが 現 在 のスプレッドシートソフトは 表 計 算 だけでなく グラフの 描 画 やデータベース 機 能 ( 検 索 やソート)もできます また ワープロのように 文 書 や 画 像 音 声 までも 統 合 して 扱 えます 今 回 の 講 習 会 では Excel の 基 本 的 な 使 い 方 を 学 びます 1 EXCEL の 基 本... 4 1.1 EXCEL の 起 動... 4 1.2 画 面 の 説 明... 5 2 データ 入 力... 6 3 数 式 の 利 用... 7 3.1 計 算 式 の 決 まり... 7 3.2 数 式 の 入 力... 7 3.3 数 式 のコピー... 8 3.3.1 相 対 参 照... 8 3.3.2 絶 対 参 照... 9 4 データの 装 飾 とレイアウト... 10 4.1 セル 幅 の 変 更... 10 4.2 セルの 結 合... 10 4.3 文 字 の 位 置 の 変 更... 10 4.4 数 値 のスタイル... 11 4.5 セルの 色... 12 4.6 罫 線... 12 5 関 数... 13 5.1 オート SUM... 13 5.2 AVERAGE 関 数... 13 5.3 MIN 関 数... 14 6 ファイルの 保 存... 15 7 グラフ... 16 7.1 グラフを 描 く... 16 7.2 グラフの 各 種 設 定... 18 2
7.2.1 グラフの 種 類... 18 7.2.2 系 列 の 削 除... 22 8 データベース... 23 8.1 データベースの 準 備... 23 8.2 ソート... 23 8.3 抽 出... 24 9 印 刷 とファイルの 保 存 読 み 込 み... 26 9.1 印 刷... 26 9.2 ファイルの 保 存 と 読 み 込 み... 27 10 終 了... 27 11 付 録... 28 11.1 間 違 った 操 作 をしてしまったとき... 28 11.2 セルのデータのコピー 移 動... 28 11.3 ウィンドウ 枠 の 固 定... 28 11.4 印 刷 タイトルの 設 定... 29 11.5 セルの 書 式 設 定 1... 30 11.5.1 罫 線... 30 11.5.2 配 置 フォント 塗 りつぶし... 31 11.6 セルの 書 式 設 定 2( 表 示 形 式 )... 32 11.6.1 小 数 点 以 下 1 桁 までパーセント 表 示 する... 32 11.6.2 数 値 の 単 位 に 円 をつける... 32 11.6.3 日 付 の 書 式 設 定... 33 11.7 近 似 曲 線 の 追 加... 34 11.8 対 数 目 盛... 35 11.9 補 助 目 盛... 35 11.10 操 作 方 法 がわからないとき... 36 11.11 [ファイル]メニュー... 37 11.12 アドインを 追 加 する... 38 3
1 Excel の 基 本 1.1 Excel の 起 動 Excel の 起 動 は 以 下 の 手 順 で 行 います 1 [スタート]ボタンをクリックし [すべてのプログラム]をクリックします 2 すべてのプログラムが 表 示 されますので Microsoft Office のフォルダをクリックして 開 き Microsoft Excel 2013 をクリックします 3 Excel が 起 動 し 白 紙 のワークシートが 表 示 されました オフィススタート 画 面 が 表 示 される 場 合 は [ 空 白 のブック]をクリックします 1 図 1 Excel の 起 動 4
1.2 画 面 の 説 明 下 記 のようなワークシート 画 面 が 表 示 されます 1 2 タイトルバー: 編 集 中 のワークシートのファイル 名 と 使 用 中 のソフト 名 が 表 示 される リボン: 作 業 に 必 要 なタブ(a) グループ(b) ボタン(c)が 配 置 されている ( 例 として 下 の 図 で 囲 っているのは[ホーム]タブ [フォント]グループ [ 下 線 ]ボタン) 3 [ファイル]メニュー: 新 規 作 成 開 く 名 前 を 付 けて 保 存 印 刷 など 基 本 的 コマンドを 使 う ときにクリックする( 付 録 参 照 ) 編 集 画 面 に 戻 るときは 画 面 左 上 の をクリック または ESC キーを 押 す 4 5 6 7 8 9 10 数 式 バー: 入 力 中 のデータ 及 びアクティブセルのデータの 内 容 を 表 示 する アクティブセル: 作 業 の 対 象 になっているセルを 太 い 枠 線 で 表 示 する 表 示 ボタン: 現 在 のワークシートの 表 示 方 法 を 目 的 に 応 じて 変 更 する 列 番 号 : ワークシートの 横 方 向 の 番 号 ( 通 常 アルファベット) 行 番 号 : ワークシートの 縦 方 向 の 番 号 スクロールバー: ワークシート 画 面 の 上 下 左 右 のスクロール シート 見 出 し: 表 示 するワークシートを 選 択 する 3[ファイル]メニュー 2(a)タブ 2(b)グループ 1タイトルバー 2(c)ボタン 2リボン 4 数 式 バー 8 行 番 3 [ フ 号 5アクティブセル 7 列 番 号 9 ス ク ロ ー ル バ ー 9 10シート 見 出 し 6 表 示 ボタン 図 2 EXCEL 2013 の 画 面 5
2 データ 入 力 それでは Excel の 実 習 を 始 めます まずは データを 入 力 しましょう 今 回 の 練 習 課 題 は 農 学 部 一 般 入 試 結 果 の 表 を 完 成 させることです 図 3 を 参 考 にしてデータを 入 力 します 競 争 率 や 合 格 最 低 得 点 率 は 入 力 しません 後 ほど 数 式 や 関 数 を 入 力 して 計 算 させます 1 まずは タイトルから 入 力 します Excel を 起 動 した 画 面 では アクティブセルは [A1]になっていま す もし 名 前 ボックスの 値 が[A1]でなければ マウスで 左 上 のセル[A1]をクリックして 選 択 します 2 次 に 漢 字 を 入 力 するので 日 本 語 入 力 システムを[ 全 角 / 半 角 ]キーでオンにします そして 農 学 部 一 般 入 試 結 果 と 入 力 したら [Enter]キーを 押 し 入 力 を 確 定 します 3 同 じ 要 領 で 学 科 計 平 均 最 小 値 受 験 者 数 合 格 者 数 競 争 率 合 格 最 低 点 合 格 最 低 得 点 率 満 点 を 入 力 します データを 入 力 する 際 [Enter]キーを 押 すと 自 動 的 にアクティブセルは 真 下 のセルに 移 動 します [Enter] キーの 代 わりに[Tab]キーを 押 すと 入 力 を 確 定 し カーソルは 右 に 移 動 します また カーソルキー( 矢 印 キ ー)を 押 すと その 方 向 にアクティブセルが 移 動 します 数 字 を 入 れるときにはもう 一 度 [ 全 角 / 半 角 ]キーを 押 して 日 本 語 入 力 システムをオフにしましょう もしくは テンキーを 利 用 して 数 字 を 入 力 しましょう 図 3 農 学 部 一 般 入 試 結 果 6
3 数 式 の 利 用 3.1 計 算 式 の 決 まり Excel では 計 算 結 果 を 表 示 させたいセルに 計 算 式 を 入 れると 自 動 的 に 計 算 してくれます ここで 注 意 し なくてはならないのは Excel には 独 自 の 決 まりがあることです 計 算 式 は 全 て 半 角 で 記 入 する 計 算 式 の 前 に 必 ず = を 入 れる 演 算 記 号 は 足 し 算 + 引 き 算 - 掛 け 算 * 割 り 算 / べき 乗 ^ 計 算 式 の 中 にセルの 番 地 を 入 れておくと そのセルの 値 が 計 算 式 に 代 入 される 3.2 数 式 の 入 力 それでは 前 述 の 決 まりに 注 意 して 農 学 科 の 競 争 率 を 計 算 してみましょう 競 争 率 は 受 験 者 数 と 合 格 者 数 から 計 算 します 式 で 表 すと 競 争 率 = 受 験 者 数 合 格 者 数 になります 以 下 の 手 順 で 計 算 式 を 入 力 します 1 [D3]をアクティブセルにし = を 入 力 します 2 セル[B3]をクリックします 3 / を 入 力 します 4 セル[C3]をクリックします この 時 点 で 数 式 バーに は =B3/C3 と 表 示 されます 5 [Enter]キーを 押 します 図 4 競 争 率 の 数 式 入 力 これで セル[D3]には 競 争 率 2.927336 が 表 示 されているはずです このように 数 式 を 入 れているときに 別 のセルをクリックすると そのセルの 番 地 が 数 式 の 中 に 入 ります もちろんセルの 番 地 を 直 接 キーボードから 入 力 してもかまいません 続 いて 農 学 科 の 合 格 最 低 得 点 率 を 計 算 してみましょう 合 格 最 低 得 点 率 は 満 点 と 合 格 最 低 点 か ら 計 算 します 式 で 表 すと 合 格 最 低 得 点 率 = 合 格 最 低 得 点 満 点 (300 点 ) になります 以 下 の 手 順 で 計 算 式 を 入 力 します 1 [F3]をアクティブセルにし = を 入 力 します 2 セル[E3]をクリックします 3 / を 入 力 します 4 セル[H3]をクリックします この 時 点 で 数 式 バーには =E3/H3 が 表 示 されます 5 [Enter]キーを 押 します セル[F3]には 合 格 最 低 得 点 率 0.606667 が 表 示 されているはずです 7
3.3 数 式 のコピー 3.3.1 相 対 参 照 相 対 参 照 とは 数 式 をコピーしたとき コピー 先 のセル 範 囲 に 合 わせて 行 番 号 と 列 番 号 が 自 動 的 に 変 化 する 参 照 の 仕 方 他 の 学 科 についても 競 争 率 の 計 算 式 を 入 力 します しかし 先 程 の 手 順 で 入 力 していると 大 量 のデー タの 時 には 困 ります そこで 計 算 式 の 入 ったセルのコピーを 行 います 1 セル[D3]をアクティブにして [ホーム]タブ [クリップボード]グループの[コピー]を 選 択 します 図 5 数 式 のコピー 2 セル[D4]から[D6]までをドラッグで 選 択 して [Enter]キーを 押 します オートフィルを 使 ったもっと 簡 単 な 方 法 もあります 1 セル[D3]をアクティブにします 右 下 の 角 にマウスを 合 わせると マウスポインタが 図 6 のよう な 十 字 の 形 (フィルハンドル )になります 2 そのままコピーしたいセルまでドラッグします それぞれの 競 争 率 が 自 動 的 に 計 算 されましたね( 図 7) ここで [D4]から[D6]の 数 式 を 見 てみましょ う 自 動 的 にセルの 番 地 が 変 化 しています これが 相 対 参 照 による 結 果 です 図 6 オートフィル 機 能 図 7 数 式 がコピーされた 8
3.3.2 絶 対 参 照 絶 対 参 照 とは 数 式 がどこのセルにコピーされても 必 ず 特 定 のセルを 参 照 する 方 法 相 対 参 照 とは 異 なり 数 式 をコピー 移 動 しても 常 に 参 照 先 のセルが 固 定 される 合 格 最 低 得 点 率 についてもオートフィル 機 能 を 使 って 数 式 のコピーをしてみましょう 図 8 のように 計 算 結 果 が 正 しくありませんね セル[F4]の 数 式 バーには =E4/H4 と 表 示 されていま す 合 格 最 低 得 点 率 = 合 格 最 低 点 満 点 ですから =E4/H3 とならなければいけません このようなとき 絶 対 参 照 を 使 います セル[F3]の 数 式 を 絶 対 参 照 に 直 しましょう 図 8 間 違 った 計 算 結 果 1 セル[F3]をダブルクリックして 矢 印 キーを 使 い カーソルを H と 3 の 間 に 移 動 します 2 ここでキーボード 左 上 部 にある[F4]キーを 1 回 押 すと $ が 付 きます( 図 9) これで 絶 対 参 照 になりました 3 [Enter]キーを 押 します [F3]の 数 式 が =E3/$H$3 になりました 先 ほどコピーしたセルを 消 去 し もう 一 度 数 式 をコピーしましょう 今 度 は 計 算 結 果 が 正 しいですね( 図 10) [F4]から[F6]の 数 式 を 確 認 してみましょう 図 9 絶 対 参 照 にする 図 10 正 しく 計 算 された 9
4 データの 装 飾 とレイアウト 4.1 セル 幅 の 変 更 セルからはみ 出 している 文 字 がありますね セル 幅 の 変 更 をしましょう 列 番 号 E と F の 間 にマウスを 置 くと マウスポインタが 図 11 の 形 になります そのままドラッグすると セル 幅 を 変 更 できます また 図 11 の 状 態 でダブルクリックをすると 自 動 でセル 幅 を 調 整 してくれます 同 様 に F 列 のセル 幅 も 変 更 しましょう 図 11 セル 幅 の 変 更 4.2 セルの 結 合 文 字 の 位 置 を 変 えましょう マウスでセル[A1]から[F1]までドラッグします 画 面 では 横 に 6 つのセル が 選 択 されていますね ここで [ホーム]タブ [ 配 置 ]グループにある 図 12 の[セルを 結 合 して 中 央 揃 え]を クリックします 結 合 されたセルの 番 地 は 一 番 左 上 の 番 地 になります 図 12 セルを 結 合 して 中 央 揃 え 4.3 文 字 の 位 置 の 変 更 次 に マウスでセル[A2]から[F2]までドラッグします 画 面 では 横 に 6 つのセルが 選 択 されています ここで [ホーム]タブ [ 配 置 ]グループから 図 13 の[ 中 央 揃 え]をクリックします 図 13 中 央 揃 え 10
4.4 数 値 のスタイル 数 値 を 見 やすくしましょう 競 争 率 は 小 数 点 表 示 桁 下 げ 合 格 最 低 得 点 率 はパーセントスタイルで 表 示 し ます まずは マウスでセル[D3]から[D6]までドラッグします ここで [ホーム]タブ [ 数 値 ]グループから 図 14 の[ 小 数 点 以 下 の 表 示 桁 数 を 減 らす]をクリックします 1 回 クリックするごとに 表 示 される 桁 数 が 下 がりま す 小 数 点 一 桁 表 示 にしましょう 次 に マウスでセル[F3]から[F6]までドラッグします ここで [ホーム]タブ [ 数 値 ]グループから 図 15 の [パーセントスタイル]をクリックします 図 14 小 数 点 表 示 桁 下 げ すると 下 図 のようになります 図 15 パーセントスタイル 図 16 数 値 のスタイルを 変 更 した 11
4.5 セルの 色 セルに 色 をつけてみましょう 色 をつけたいセルをクリックして 選 択 します 今 回 は セル[A1]をクリッ クします [ホーム]タブ [フォント]グループの[ 塗 りつぶしの 色 ]をクリックします( 図 17) 黄 色 になりましたね 色 を 変 えたい 場 合 は 右 側 の 三 角 ボタン をクリックすると 色 を 選 択 できます( 図 18) 図 17 塗 りつぶしの 色 図 18 色 の 選 択 4.6 罫 線 表 に 罫 線 を 引 いてみましょう 次 の 手 順 で 罫 線 を 引 きます 1 セル[A2]から[F6]までをドラッグして 選 択 します 2 [ホーム]タブをクリックし [フォント]グループの[ 罫 線 ]の 横 に ある をクリックします 3 罫 線 メニューが 表 示 されますから ここで 図 19 のように[ 格 子 ]を 選 択 します 図 19 罫 線 の 種 類 見 やすい 表 になりました( 図 20) 図 20 罫 線 が 格 子 状 に 引 かれた 12
5 関 数 次 に 関 数 を 使 ってみましょう 関 数 とは ある 複 雑 な 計 算 式 を 定 義 した 数 式 です 関 数 を 使 うことで 計 算 がより 簡 単 になります 5.1 オート SUM 受 験 者 数 合 計 を 計 算 しましょう [SUM] 関 数 を 使 います 以 下 の 手 順 で 関 数 を 入 力 してください 1 2 セル[B8]を 選 択 して [ 数 式 ]タブ [ 関 数 ライブ ラリ]グループから 図 21 の[オート SUM]をク リックします 計 算 範 囲 が[B3]から[B7]になっていますので [B3]から[B6]までドラッグして 範 囲 を 修 正 し [Enter]キーを 押 します 図 21 オート SUM すると [B8]に 合 計 値 3512 が 表 示 されます このように [オート SUM]をクリックした 時 に 計 算 したい 範 囲 が 指 定 されない 場 合 は 自 分 で 正 しい 範 囲 をドラッグして 選 択 します 同 様 に 合 格 者 数 合 計 も 計 算 しましょう 1 セル[C8]をアクティブにして [ 数 式 ]タブ [ 関 数 ライブラリ]グループから 図 21 の[オート SUM] をクリックします 2 計 算 範 囲 をドラッグで[C3]から[C6]に 修 正 して [Enter]キーを 押 します すると セル[C8]に 合 計 値 987 が 表 示 されます 5.2 AVERAGE 関 数 平 均 競 争 率 を 計 算 しましょう AVERAGE 関 数 を 使 います 以 下 の 手 順 で 関 数 を 入 力 してください 1 セル[D9]をアクティブにして [ 数 式 ]タブ [ 関 数 ライブラリ]グループから [オート SUM]( 図 22)の をクリックし [ 平 均 ]を 選 択 します 2 セル 範 囲 が[D3]から[D8]になっているので 先 ほどと 同 じようにセル[D3] から[D6]までドラッグして 正 しい 範 囲 を 指 定 し [Enter]キーを 押 します すると [D9]に 平 均 競 争 率 3.7 が 表 示 されます 図 22 AVERAGE 関 数 13
5.3 MIN 関 数 今 度 は 合 格 最 低 点 の 最 小 値 を 計 算 しましょう MIN 関 数 を 使 います 以 下 の 手 順 で 関 数 を 入 力 してくだ さい 1 セル[E10]をアクティブにして [ 数 式 ]タブから[オート SUM]の をクリックし [ 最 小 値 ]を 選 択 します 2 セル 範 囲 が[E3]から[E9]になっているので セル[E3]から[E6]までドラッグして 正 しい 範 囲 を 指 定 し [Enter]キーを 押 します すると セル[E10]に 最 小 値 176 が 表 示 されます 14
6 ファイルの 保 存 ここで データをデスクトップに 保 存 しましょう 1 [ファイル]メニュー [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]を 選 びます 2 コンピューターをダブルクリックし [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]ダイアログボックスの 保 存 先 をダイア ログボックスの 左 側 から デスクトップ (USB メモリに 保 存 する 場 合 は コンピューター か ら リムーバブルディスク )を 選 択 し [ファイル 名 ]の 欄 には 練 習 と 入 力 して [ 保 存 ]をク リックします 図 23 ファイルの 保 存 15
7 グラフ 7.1 グラフを 描 く 次 に グラフ 機 能 の 実 習 をします データは 先 ほど 入 力 した 農 学 部 一 般 入 試 結 果 の 表 を 使 います グラフを 描 くには [ 挿 入 ]タブの 中 の[グラフ]グループを 使 用 します 以 下 にその 手 順 を 示 します 1 グラフにしたいデータの 項 目 名 を 含 めてセルを 選 択 します ここでは セル[A2]から[D6]までを ドラッグで 選 択 します 2 [ 挿 入 ]タブをクリックして [グラフ]グループから 作 成 したいグラフの 種 類 をクリックします( 図 24) [ 縦 棒 ] - [2-D 縦 棒 ] - [ 集 合 縦 棒 ]をクリックすると 図 25 のようなグラフが 作 成 されます このグラフにおいて 競 争 率 の 値 を 表 すグラフは 受 験 者 数 や 合 格 者 数 のグラフと 比 べて 値 の 差 が 大 きすぎるため 見 にくくなってしまっています この 点 については 次 節 7.2.1 グラフの 種 類 で 変 更 していきます 図 24 グラフの 選 択 図 25 作 成 されたグラフ 16
3 グラフタイトルを 入 力 します 作 成 したグラフの グラフタイトル 部 分 をクリックし 農 学 部 一 般 入 試 結 果 と 入 力 して 下 さい これで 以 下 のようなグラフが 描 かれました( 図 26) 表 示 されたグラフが 小 さくて グラフや 目 盛 りの 数 値 などが 見 づらいときには ウィンドウの 大 きさを 変 える 時 と 同 様 の 操 作 でグラフのサイズを 変 えます 参 考 :グラフの 構 成 要 素 図 26 グラフ 完 成 17
7.2 グラフの 各 種 設 定 7.2.1 グラフの 種 類 ここでは 先 程 作 成 したグラフの 競 争 率 を 折 れ 線 グラフ に 変 更 します 以 下 にその 手 順 を 示 します 1 表 示 されているグラフのうち 競 争 率 のグラフをクリックして 選 択 されている 状 態 にします グラフが 細 すぎて 選 択 できないときは[グラフツール]の[ 書 式 ]タブの[ 現 在 の 選 択 範 囲 ]グルー プから[ 系 列 競 争 率 ]を 選 択 できます( 図 27) 1 回 だけクリック 図 27 競 争 率 のグラフを 選 択 2 競 争 率 のグラフを 折 れ 線 グラフに 変 更 します 1の 状 態 で[ 挿 入 ]タブをクリックし [グラフ]グル ープから[ 折 れ 線 ] - [2-D 折 れ 線 ] - [マーカー 付 き 折 れ 線 ]を 選 択 します( 図 28) すると 図 29 のようなグラフに 変 更 されます 折 れ 線 ( 競 争 率 )が 追 加 されましたが 何 だか 変 ですね 正 しく 表 示 するためには 折 れ 線 グラフ 用 に 新 しい 軸 の 設 定 を 追 加 しなければなりません 図 28 マーカー 付 き 折 れ 線 グラフを 選 択 18
図 29 グラフの 種 類 が 変 更 された 3 次 に 軸 を 追 加 します まず 作 成 した 競 争 率 の 折 れ 線 グラフの 値 である をクリックし 選 択 状 態 にします [グラフツール]の[ 書 式 ]タブをクリックして [ 現 在 の 選 択 範 囲 ]グループから[ 選 択 対 象 の 書 式 設 定 ]をクリックします( 図 30) 図 30 選 択 対 象 の 書 式 設 定 右 側 に 表 示 される[データ 系 列 の 書 式 設 定 ]ウィンドウ( 図 31)から[ 系 列 のオプション]をクリッ クし その 中 の 使 用 する 軸 から 第 2 軸 ( 上 / 右 側 ) を 選 択 し [データ 系 列 の 書 式 設 定 ]ウ ィンドウ 右 上 の[ 閉 じる]をクリックします 図 31 データ 系 列 の 書 式 設 定 19
4 以 下 のような 複 合 グラフが 描 かれました 図 29 のグラフと 比 較 してください 図 32 第 2 軸 が 表 示 された また Excel2013 では[グラフ]グループに[ 複 合 グラフ]が 追 加 されました その 中 の[ユーザー 設 定 の 複 合 グラフを 設 定 する]からも 同 様 のグラフを 作 成 することができます( 図 33) 図 33 ユーザー 設 定 の 複 合 グラフを 作 成 する 20
右 側 に 表 示 される[グラフの 挿 入 ]ウィンドウ( 図 34)から 競 争 率 のグラフの 種 類 をプルダウンメニュ ーから[マーカー 付 き 折 れ 線 ]に 変 更 し 第 2 軸 にチェックを 入 れる 結 果 は 先 に 示 した 図 32 と 同 じものに なります( 図 34) 図 34 グラフの 挿 入 21
7.2.2 系 列 の 削 除 系 列 とは データのグループのことです グラフを 作 成 した 後 で 系 列 を 削 除 することができます では 競 争 率 の 系 列 を 削 除 してみます 1 表 示 されているグラフの 上 で 競 争 率 のグラフを 選 択 した 状 態 で 右 クリックしてメニューを 開 き [ 削 除 ]をクリックします( 図 35) まずクリックして 選 択 図 35 系 列 の 削 除 これで 競 争 率 の 系 列 が 削 除 されました 図 36 系 列 削 除 後 のグラフ 22
8 データベース 8.1 データベースの 準 備 最 後 にデータベース 機 能 の 実 習 をします 今 回 は 先 程 作 成 した 表 のデータをそのまま 使 い 並 べ 替 え(ソ ート)と 抽 出 を 行 います しかし その 前 に 準 備 することがあります それは どの 範 囲 のデータに 対 して 処 理 をするかを 設 定 する ことです 必 ず 最 初 にデータベースの 範 囲 をドラッグで 指 定 しましょう 8.2 ソート 今 回 は 受 験 者 数 の 多 い 順 にデータを 並 べ 替 えてみます それには 次 の 手 順 で 行 います 1 セル[A2]から[F6]までを 選 択 します 2 [データ]タブ [ 並 べ 替 えとフィルター]グループから[ 並 べ 替 え]をクリックします( 図 37) 図 37 並 び 替 え 3 [ 並 べ 替 え]ダイアログボックスが 表 示 されるので 項 目 のうち [ 最 優 先 されるキー]のプルダウン リストから 受 験 者 数 [ 順 序 ]のリストから 降 順 を 選 択 して[OK]をクリックします( 図 38) 図 38 並 び 替 え ダイアログボックス すると 受 験 者 数 の 多 い 順 に 表 が 並 び 替 わりました [ 並 べ 替 え]ダイアログボックスでは 複 数 のキーで 並 べ 替 えをするなど 色 々な 設 定 ができます 各 自 で 試 してみましょう 23
8.3 抽 出 指 定 した 条 件 に 対 して 該 当 する 行 を 抽 出 します それには オートフィルター 機 能 を 使 うと 簡 単 です まずは 農 業 経 済 学 科 の 行 だけを 抽 出 してみましょう 1 セル[A2]から[F6]までを 選 択 した 状 態 で [データ]タブ [ 並 べ 替 えとフィルター]グループの[フ ィルター]をクリックします( 図 39) 図 39 [フィルター]ボタン 2 各 項 目 の 見 出 しにプルダウンリストを 表 示 させる ボタンが 表 示 されるので 学 科 の 見 出 し(セル[A2])にあるボ タンを 押 してリストの 農 業 経 済 以 外 のチェックを 外 し [OK] をクリックします( 図 40) 図 40 学 科 のプルダウンボタン すると 農 業 経 済 学 科 の 行 だけが 抽 出 され 表 示 されました( 図 41) 図 41 農 業 経 済 学 科 の 行 抽 出 24
次 に 合 格 最 低 得 点 率 が 60% 以 上 の 行 を 抽 出 します 表 が 今 の 状 態 のままだと 農 業 経 済 学 科 の みが 抽 出 の 対 象 になってしまうので もう 一 度 全 ての 行 を 表 示 させます それでは 以 下 の 手 順 で 合 格 最 低 得 点 率 に 関 する 抽 出 を 行 います 3 4 学 科 の 項 目 のプルダウンリストを 表 示 させ チェックボックスの 一 番 上 にある[ 学 科 からフ ィルターをクリア]をクリックし [OK]を 押 しま す 表 が 全 て 表 示 されましたね 次 に 合 格 最 低 得 点 率 の 項 目 のプルダウンリス トを 表 示 させ [ 数 値 フィルター]から[ 指 定 の 値 以 上 ]をクリックします( 図 42) 図 42 数 値 フィルター 5 6 [オートフィルターオプション]ダイアログボックスが 表 示 されたら [ 抽 出 条 件 の 指 定 :]の 下 にあ るボックスに 60% と 入 力 します その 横 の 欄 で[ 以 上 ]を 選 択 したら [OK]をクリックします 図 43 オートフィルターオプション 7 すると 農 農 業 経 済 生 命 科 学 の3つが 抽 出 されましたね このように 様 々な 細 かい 条 件 を 設 定 することができます 抽 出 の 作 業 が 終 わったので もう1 度 [データ]タブ [ 並 べ 替 えとフィルター]グループから[フィルター]をクリックし オートフィルター を 解 除 しまし ょう 25
9 印 刷 とファイルの 保 存 読 み 込 み 9.1 印 刷 せっかく 作 成 した 表 とグラフですから 印 刷 してみましょう このとき グラフは 表 の 真 下 に 移 動 させて おきましょう そうしないと 1ページに 収 まらないときがあります それには グラフをマウスでクリッ クして そのままドラッグで 移 動 させます そして 以 下 の 手 順 で 印 刷 を 行 います まず 任 意 のセルをクリックしてグラフの 選 択 を 解 除 しておきましょう グラフが 選 択 された 状 態 だと グラフのみが 印 刷 対 象 になります 1 2 [ファイル]タブの[ 印 刷 ]をクリックします 表 示 された 右 のメニューの[ 印 刷 ]をクリックします 図 44 印 刷 メニュー 26
9.2 ファイルの 保 存 と 読 み 込 み 最 後 にもう1 度 ファイルを 保 存 しておきます それには [ファイル]タブから[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 します 作 成 したファイルを 読 み 込 むには [ファイル]タブから[ 開 く]を 選 択 し [コンピューター]をダブルクリッ クします すると[ファイルを 開 く]ダイアログボックスが 表 示 されるので 読 み 込 みたいファイルを 選 択 し [ 開 く]をクリックします( 図 45) 10 終 了 図 45 ファイルを 読 み 込 む 最 後 に Excel を 終 了 させます 以 下 の 手 順 で 行 います 1 Excel ウィンドウの 右 上 にある 閉 じるボタンをクリックします 2 ファイルを 保 存 していないと 図 45 のようなメッセージが 表 示 されますので [はい]をクリック します ファイル 名 をつけていないデータであれば ファイル 名 を 付 けて 保 存 します 3 Excel の 画 面 が 閉 じ アプリケーションが 終 了 しました 図 46 終 了 時 のメッセージ 27
11 付 録 Excel の 便 利 な 機 能 を 紹 介 します 11.1 間 違 った 操 作 をしてしまったとき 左 上 の クイックアクセスツールバー の 元 に 戻 すボタンをクリックすると 今 行 った 作 業 をキャンセル できます 11.2 セルのデータのコピー 移 動 図 47 作 業 のキャンセル セルのデータをそのまま 他 のセルに 移 動 したいときは そのセルをアクティブにして セルの 端 にマウス を 移 動 して カーソルが 矢 印 に 変 わったら そのまま 移 動 したいセルまでドラッグアンドドロップします また 他 のセルにコピーしたいときには コピー 元 のセルをアクティブに した 状 態 で 右 クリックします するとショートカットメニューが 表 示 ( 図 47)されるので そこから[コピー]を 選 びます そして 今 度 はコピー 先 のセル をアクティブにしてから もう 一 度 右 ボタンをクリックして ショートカッ トメニューから[ 貼 り 付 け]を 選 択 します 11.3 ウィンドウ 枠 の 固 定 図 48 ショートカットメニュー 一 画 面 に 表 示 しきれないほどのデータの 多 い 表 だと スクロールしたときに 見 出 し 行 が 見 えなくなってし まいます そんな 時 見 出 し 行 を 固 定 することができます 1 固 定 する 行 の 1 つ 下 の 行 を 選 択 します 2 [ 表 示 ]タブをクリックします 3 [ウィンドウ]グループの[ウィンドウ 枠 の 固 定 ]をクリックし メニューを 表 示 させます 4 [ウィンドウ 枠 の 固 定 ]をクリックします( 図 49) 28
解 除 するときは [ウィンドウ 枠 の 固 定 ]のメニューから [ウィンドウ 枠 の 固 定 解 除 ]を 選 択 します( 図 49) 図 49 ウィンドウ 枠 の 固 定 図 50 ウィンドウ 枠 固 定 の 解 除 ウィンドウ 枠 を 固 定 するときは 選 択 したセルの 左 側 の 列 と 上 側 の 行 を 固 定 して 行 と 列 を 同 時 に 固 定 す ることもできます 11.4 印 刷 タイトルの 設 定 データの 多 い 表 は 印 刷 すると 複 数 ページに 分 かれて 印 刷 されます その 場 合 2 ページ 以 降 には 行 または 列 の 見 出 しがない 表 になってしまいます [ 印 刷 タイトル]を 設 定 すると 各 ページに 共 通 の 見 出 しを 付 けて 表 を 印 刷 できます 1 2 3 4 [ページレイアウト]タブをクリックします [ページ 設 定 ]グループの[ 印 刷 タイトル]をクリックします [ページ 設 定 ]ダイアログボックスから [シート]タブを 選 択 します( 図 50) [ 印 刷 タイトル]の[タイトル 行 ]で 見 出 しにしたい 行 をクリ ックまたはドラッグで 選 択 します 図 51 印 刷 タイトルの 設 定 列 のタイトルを 見 出 しにしたいときは [タイトル 列 ]で 上 記 と 同 様 の 操 作 をします どのようになるか 印 刷 プレビューで 確 認 してみましょう 29
11.5 セルの 書 式 設 定 1 11.5.1 罫 線 罫 線 を 入 れたいセルを 選 択 しておきます その 後 選 択 範 囲 の 中 で 右 クリックをして[セルの 書 式 設 定 ]をクリックします( 図 51) すると [セルの 書 式 設 定 ]ダイアログボックスが 表 示 されます 図 52 右 クリックメニュー 線 のスタイルを 選 択 します [ 罫 線 ]タブを 選 択 し 罫 線 プレビュー 枠 内 の 線 を 引 きたい 部 分 をクリックし 罫 線 を 引 きます 点 線 や 太 線 などは ここで 一 度 に 作 成 することが 出 来 ます プレビュー 枠 内 は 実 際 に 選 択 しているセルを 表 しています (3 行 選 択 していれば 3 行 分 を 表 しています) セルの 書 式 設 定 を 使 うと 斜 めの 線 も 入 れることができます( 図 53) 練 習 図 53 右 クリックメニュー 下 図 のような 実 線 と 点 線 と 二 重 線 が 混 ざっている 表 を セルの 書 式 設 定 を 利 用 して 作 成 してみましょう 図 54 練 習 30
11.5.2 配 置 フォント 塗 りつぶし [セルの 書 式 設 定 ]ダイアログボックスで[ 配 置 ]タブを 選 択 すると 下 記 のような 縦 書 きや 文 字 の 位 置 セ ルの 結 合 を 一 度 に 設 定 することが 出 来 ます( 図 55 図 56) 図 55 セルの 書 式 設 定 ( 配 置 ) 図 56 セルに 書 式 が 設 定 された [フォント]タブや[ 塗 りつぶし]タブを 選 択 すると 文 字 サイズの 変 更 やセル 色 の 変 更 もすることが 出 来 ます ( 図 55 図 56) 図 57 セルの 書 式 設 定 (フォント) 図 58 セルの 書 式 設 定 ( 塗 りつぶし) 31
11.6 セルの 書 式 設 定 2( 表 示 形 式 ) 11.6.1 小 数 点 以 下 1 桁 までパーセント 表 示 する 0.423 と 表 示 さ れ て い る 数 値 を パ ー セ ン ト 表 示 (42.3%)させたい 場 合 [ホーム]タブにある ボタン(パ 図 59 パーセントスタイル ーセントスタイル)をクリックすれば 簡 単 です しかし 小 数 点 以 下 の 数 値 が 表 示 されないので 困 ることもあります( 図 58) こんな 時 には 書 式 設 定 の 変 更 を 行 います 変 更 したいセルを 選 択 したら 右 クリック ショートカットメニューから[セルの 書 式 設 定 ]をクリックしま す [セルの 書 式 設 定 ]ダイアログボックスの[ 表 示 形 式 ]タブの[ 分 類 ]からパーセンテージを 選 び 小 数 点 以 下 の 桁 数 を 1 にし [OK]ボタンをクリックします( 図 60) すると 小 数 点 以 下 1 桁 までパーセント 表 示 されるようになりました( 図 61) 図 60 表 示 形 式 (パーセンテージ) 図 61 小 数 点 以 下 1 桁 まで% 表 示 11.6.2 数 値 の 単 位 に 円 をつける セルに 入 力 した 数 値 に 円 という 単 位 をつけたい 場 合 セルにそのまま 3500 円 と 入 力 すると その データは 文 字 列 として 扱 われ 計 算 ができません( 図 62) 図 62 文 字 列 として 扱 われ 計 算 できない 32
そこでデータは 数 値 扱 いのまま 円 を 表 示 させる 方 法 を 紹 介 します 円 をつけたいセルを 選 択 します( 図 62 の 例 では[C1]セ ルから[C2]セルを 選 択 ) 右 クリックし ショートカットメニューから[セルの 書 式 設 定 ]をクリックすると [セルの 書 式 設 定 ]ダイアログボックスが 開 きます [ 表 示 形 式 ]タブの[ 分 類 ]から ユーザー 定 義 を 選 び [ 種 類 ] に #,##0 円 と 入 力 します( 図 63) 図 63 表 示 形 式 (ユーザー 定 義 ) データは 数 値 扱 いのまま 3,500 円 というように 単 位 付 で 表 示 されるようになり 計 算 も 正 しく 行 われるようになります ( 図 64) このように 円 だけではなく 人 や 個 などいろいろな 単 位 を 自 由 に 表 示 させることができますの で 用 途 に 応 じてこの 機 能 を 使 ってみましょう 図 64 単 位 円 付 で 計 算 もできる 11.6.3 日 付 の 書 式 設 定 セルに 4/1 と 入 力 し 入 力 を 確 定 させると 4 月 1 日 と 表 示 され ます( 図 65) この 表 示 スタイルを 変 えたい 場 合 対 象 セルを 選 んで 右 クリック し ショートカットメニューから[セルの 書 式 設 定 ]を 選 択 するとダイ アログボックスが 表 示 されます [ 表 示 形 式 ]タブの[ 分 類 ]から 日 付 を 選 び [ 種 類 ]でスタイルを 指 定 します ここではまず[カレンダーの 種 類 ]で 和 暦 を 選 択 し [ 種 類 ]から 平 成 13 年 3 月 14 日 を 選 んでみました( 図 66) 図 65 4/1 と 入 力 図 66 表 示 形 式 ( 日 付 ) 33
11.7 近 似 曲 線 の 追 加 グラフ 上 データに 近 似 曲 線 を 追 加 したいときは 以 下 の 手 順 で 行 います 1 グラフを 選 択 して リボンから[グラフツール]の[デザイン]タブをクリックします 2 [グラフ 要 素 を 追 加 ]ボタンをクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから[ 近 似 曲 線 ]をクリ ックし 追 加 する 近 似 曲 線 の 種 類 を 選 択 します( 図 67) 図 67 近 似 曲 線 の 追 加 図 68 近 似 曲 線 を 追 加 したグラフ また 追 加 された 近 似 曲 線 を 右 クリックして[ 近 似 曲 線 の 書 式 設 定 ]を 選 択 し 右 側 に 表 示 されるメニュー の[ 近 似 曲 線 のオプション]で[グラフに 数 式 を 表 示 する]にチェックをつけると 近 似 曲 線 の 数 式 が 表 示 されま す 図 69 数 式 の 表 示 の 追 加 34 図 70 数 式 が 表 示 されたグラフ
11.8 対 数 目 盛 グラフを 対 数 目 盛 表 示 にしたい 場 合 は 以 下 の 手 順 で 行 います 1 グラフの 数 値 軸 を 選 択 し 右 クリックして[ 軸 の 書 式 設 定 ]を 選 択 します 2 左 メニューの[ 軸 のオプション]を 選 択 し [ 対 数 目 盛 を 表 示 する]にチェックを 入 れます 数 値 軸 を 右 クリック 図 71 対 数 目 盛 の 追 加 図 72 軸 のオプションダイアログ 11.9 補 助 目 盛 補 助 目 盛 線 をつける 場 合 は 以 下 の 手 順 で 行 います 1 グラフの 数 値 軸 を 右 クリックします 2 表 示 されたメニューから[ 補 助 目 盛 線 の 追 加 ]をクリックします 数 値 軸 を 右 クリック 図 73 補 助 目 盛 線 の 追 加 図 74 補 助 目 盛 線 を 追 加 したグラフ 35
11.10 操 作 方 法 がわからないとき メニューバーの 右 端 に[Microsoft Excel ヘルプ]があります これをクリックすると 質 問 項 目 を 入 力 する ダイアログボックスが 表 示 されます それを 利 用 してわからないところを 見 つけましょう 図 75 Excel ヘルプ 36
11.11 [ファイル]メニュー 画 面 左 上 にある[ファイル]メニューは 下 記 のような[ 新 規 ] [ 開 く] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] [ 印 刷 ] [ 閉 じる] などの 基 本 的 な 機 能 をひとまとめにしたボタンです また [ファイル]メニューの 中 の[オプション]からいろいろなオプションを 変 更 することができます 37
11.12 アドインを 追 加 する 必 要 に 応 じてコマンドや 機 能 を 追 加 する 機 能 です ここでは 分 析 ツールの 追 加 について 説 明 します [ファイル]メニューの [オプション]をクリックします 次 の 画 面 で[アドイン]をクリックしたら [ 管 理 ]で[Excel アドイン]を 選 択 し [ 設 定 ]を クリックします 38
次 の 画 面 で[ 分 析 ツール]にチェックを 入 れ [OK]をクリックします 以 上 の 操 作 をしたうえで[データ]タブをクリックすると 下 記 のように[ 分 析 ]というグループが 追 加 されま す [データ 分 析 ]をクリックすると [データ 分 析 ]ダイアログが 開 きます 必 要 なツールを 選 択 して[OK]をクリックします 以 降 は 画 面 の 指 示 に 従 ってください 39
Memo 40