情 報 処 理 センター 品 川 地 区 Excel の 使 い 方 1. はじめに Excel は よく 用 いられている 表 計 算 ソフトの 一 つです 表 計 算 はスプレッドシート(Spread Sheet)を 使 って ビジネスはもとより 家 庭 においても 家 計 簿 や 住 所 録 などに 広 く 用 いられています これから 皆 さ んが 受 講 する 実 験 や 観 察 で 得 られたデータを 表 としてまとめて さらに それらに 対 してさまざまな 計 算 や 統 計 的 な 処 理 を 施 したり グラフにして 視 覚 的 に 分 かりやすく 表 示 したりすることができます また Visual Basic と 呼 ばれるプログラミング(マクロ) 言 語 を 併 用 することにより より 多 角 的 な 資 料 解 析 を 行 うこともできます 2. 起 動 では Excel を 起 動 してみましょう Excel を 起 動 するには スタートボタンから すべてのプログラム Microsoft Office Microsoft Office Excel で 起 動 します 図 1 1
3. ウィンドウ 各 部 説 明 Excel は 起 動 できたでしょうか? 起 動 すると 図 2 のような 画 面 になっているでしょう 具 体 的 な 使 い 方 の 説 明 にはいる 前 に Excel のウィンドウ 各 部 の 名 称 と 機 能 についての 簡 単 な 説 明 をします (ア) タイトルバ (オ) リボン (カ) 数 式 バー (イ) アクティブセル (ウ) ワークシート (エ) シートタブ 図 2 ブック: Excel は ブック と 呼 ばれる 単 位 で 作 業 を 行 います Excel を 起 動 させたときには 図 2 の 画 面 の 一 番 上 の 細 長 いところにあるタイトルバーに Book1 という 仮 の 名 前 が 付 けられています 一 つのブック はいくつかのシート(Sheet1,2,3...)からなっています 複 数 の 集 計 用 紙 が 一 つのブックと 呼 ばれる 単 位 に まとめられています すなわち 異 なった 表 を 一 つのブックに 保 存 しておけるということです (ア) タイトルバー:ここには 現 在 開 いている ブック の 名 前 が 表 示 されています セル: 縦 横 に 並 んだ 線 で 区 切 られた 升 目 の 一 つ 一 つを セル と 呼 びます セルの 横 の 並 びを 列 と 呼 び A,B,C,...の 記 号 で 区 別 されています セルの 縦 の 並 びを 行 と 呼 び 1,2,3...の 数 字 で 区 別 され ています 個 々のセルは 列 と 行 の 名 前 で 区 別 することが 出 来 ます 左 上 隅 のセルは A1 ということになります 番 地 のようなものです (イ) アクティブセル:Excel を 立 ち 上 げたときは 一 番 左 上 隅 のセルが 太 い 枠 で 囲 まれています これを ア クティブセル といいます アクティブ( 活 動 的 )という 意 味 はここではキーボードから 入 力 出 来 ると いうことです 任 意 のセルをアクティブにするにはマウスのポインタを 持 っていって1 回 左 クリックし ます (ウ) ワークシート: 1 枚 の 集 計 用 紙 のような 形 状 となっています ここに データを 入 力 します (エ) シートタブ: ワークシートを 切 り 替 えるために 使 用 します (オ) リボン: Excel で 行 える 作 業 を 機 能 別 にタブにしたものです デフォルトでは ブックの 新 規 作 成 2
読 み 込 み 保 存 の 機 能 をまとめたファイルタブ フォントや 文 章 構 成 などが 確 認 できるホームタブ 図 形 グラフ 数 式 などを 挿 入 できる 挿 入 タブなどの 機 能 がタブにまとめられています 必 要 に 応 じてタ ブは 追 加 することが 出 来 ます (カ) 数 式 バー: アクティブセルの 内 容 が 表 示 されます 4. 表 作 成 実 際 に 次 の 表 を Excel のシートに 入 力 して 使 い 方 を 説 明 していきます 表 1(FAO, http://www.fao.org より 作 成 ) 4.1 文 字 入 力 ( 数 値 & 日 本 語 ) 日 本 語 を 入 力 するために 日 本 語 が 入 力 できるように 設 定 します 画 面 の 右 下 の 方 に のようなバーがあります これはツールバーと 呼 ばれ 字 句 の 入 力 方 法 の 設 定 や 字 句 の 検 索 などが 出 来 ます ツールバーの A という 表 示 はアルファベットと 数 字 が 入 力 出 来 ることを 示 しています この 場 合 の 入 力 方 法 を 直 接 入 力 といいます 上 から 二 番 目 の 並 びで 半 角 / 全 角 と 書 かれたキーを 探 しこのキーを 押 し て 下 さい すると MS-IME2003 ツールバーの A というところが のように あ に 変 わったと 思 います これで 日 本 語 のひらがな 文 字 が 入 力 できます このときの 文 字 の 大 きさを 全 角 文 字 といいます ただし この 場 合 の 入 力 はローマ 字 入 力 です キーボードのアルファベットを 使 ってロ ーマ 字 表 記 で 日 本 語 を 入 力 します また 全 角 ひらがな 入 力 ( 日 本 語 入 力 )の 状 態 から 直 接 入 力 にするには 再 度 半 角 / 全 角 キーを 押 して 下 さい 3
図 4 つぎにアクティブセルを 図 4 ように B2 にします 漢 字 で 中 国 と 入 力 するのには tyuugoku と 入 力 して スペースキー( 一 番 下 の 何 にも 書 いてない 比 較 的 大 きなキー) を 押 します 一 回 で 中 国 と 変 換 されることでしょう さらに スペースキーを 押 すとひらがなに 変 わります 他 の 漢 字 を 入 力 したときなどに その 読 みを 持 つ 文 字 がいくつもある 場 合 には テーブルが 現 れてきて 候 補 の 漢 字 を 表 示 します その 場 合 にはスペースキーを 何 度 か 押 して 目 指 す 文 字 の 所 で 止 めて Enter キー を 押 すと 確 定 して 入 力 されます 注 意 : 間 違 った 入 力 をした 時 には? もう 一 度 B2 のセルをアクティブにします Delete キー(キーボードの 右 から 二 番 目 の 集 団 の 中 で 真 ん 中 にある6つのキーの 中 にあります)を 押 すか 入 力 を 開 始 すると 前 の 入 力 が 消 去 されます それでは 画 面 のように チリ 日 本 ペルー 米 国 と 入 力 して 下 さい そして A1 にこの 表 のタイト ルを 自 分 で 決 めて 入 力 してください 次 に 数 値 を 入 力 します 4
図 5 11 行 5 列 の 表 を 作 ります ここで 55 個 のセルに1つ1つ 数 値 を 入 れていっても 良 いのですが 便 利 な 方 法 として 入 力 する 領 域 をあらかじめ 選 択 します この 場 合 選 択 したい 領 域 の 左 上 のセル(B3)から 右 隅 (F13)ドラッグします すると 図 5 のようにその 部 分 の 色 が 変 わります この 状 態 で 白 くなっている B3 のセルに 入 力 できます 5
図 6 さて 数 値 の 入 力 ですが 数 値 は 直 接 入 力 で 入 力 します もし 全 角 ひらがな 入 力 の 状 態 になっていたら 半 角 / 全 角 キーを 押 して 入 力 を 直 接 入 力 に 切 り 替 えます まず 図 6 のように 981 と 入 力 し(キーボードの 右 端 にあるひとかたまりのキーを テンキー といい ます これを 使 って 下 さい) Enter キーを 押 して 下 さい すると 自 動 的 に 白 い 部 分 が 下 の B4 のセルに 移 動 します 次 々と 数 値 を 入 力 し B13 まで 来 ると 次 は 右 上 の C3 のセルに 移 動 します この 要 領 で 次 々 と 入 力 し 終 わったら マウスのポインタを 適 当 な 所 に 置 いて1 回 左 クリックすると セルの 選 択 が 解 除 され ます 下 の 表 に 使 うキーと カーソルが 移 動 する 方 向 をまとめておきましたので 参 考 にしてください 表 2 使 うキーと カーソルが 移 動 する 方 向 6
4.2 年 日 付 などの 連 続 した 値 の 入 力 次 に 年 を 入 力 します 図 7 連 続 する 値 を 入 力 するとき 直 接 入 力 してもよいのですが ここでは オートフィル と 呼 ばれる 機 能 を 用 います アクティブセル(A3)の 四 角 い 枠 の 右 下 に 注 目 します ここが 僅 かに 黒 い 四 角 になっていること と 思 います(この 部 分 を フィルハンドル といいます) ここにマウスのポインタを 持 っていって マウ スの 左 ボタンを 押 し 続 けながら A13 の 所 まで 引 っ 張 ります(この 操 作 を ドラッグ と 言 います) 引 っ 張 っていく 途 中 で 1994 年 1995 年 という 表 示 が 白 い 枠 で 現 れ それぞれのセルに 入 力 されることを 表 して います( 図 8 左 ) マウスの 左 のボタンを 押 しながら A13 まで 持 っていって 7
図 8 マウスの 左 ボタンを 離 すと( 図 8 右 )と 連 続 した 値 が 入 力 されます さらに 10, 20, 30, のように 規 則 的 に 変 化 する 数 値 を 入 力 することもできます そのためには まず 隣 り 合 ったセル( 列 方 向 でも 行 方 向 でも 構 わない)に 10 20 と 入 力 します 10 と 入 力 したセル から 20 と 入 力 したセルまでをドラッグして 選 択 します そして フィルハンドルをドラッグすれば 10, 20, 30, とデータが 入 力 されます これを オートフィル 機 能 といいます 8
4.3 セルのコピー 移 動 チリのデータとペルーのデータを 入 れ 替 えてみましょう 図 9 まず チリのデータを 他 のセルへコピーしましょう チリのデータ( 図 9 では C2 から C13)をドラッ グして 選 択 します そして 右 クリックして ショートカットメニュー を 開 き[コピー(C)]を 選 びます 9
図 10 次 に その 内 容 を 貼 り 付 けたいセルを 選 択 し 右 クリックしてショートカットメニューを 開 き[ 貼 り 付 け (P)]を 選 択 すれば チリのデータがコピーされます 同 じ 要 領 で 本 来 チリのデータが 入 力 されていた 場 所 に ペルーのデータをコピーし 貼 り 付 けます 図 11 最 後 に コピーしておいたチリのデータを 元 々ペルーのデータの 場 所 に 移 動 しましょう コピーしてお いたチリのデータを 選 択 し 右 クリックしてショートカットメニューを 開 き[ 切 り 取 り(T)]を 選 びます そして その 内 容 を 移 動 したいセルを 選 択 し 右 クリックしてショートカットメニューを 開 き[ 貼 り 付 け(P)] を 選 択 すれば チリのデータが 移 動 され 同 時 に 点 滅 していたセルの 中 身 が 消 去 されます 10
5. 数 式 の 入 力 さて ここにあげた 主 要 5カ 国 の 漁 獲 量 の 合 計 ( 総 漁 獲 量 )は 年 ごとにどのような 変 化 をしているの でしょうか?ただ 数 字 を 眺 めているだけではよく 解 らないので 実 際 に5カ 国 の 漁 獲 量 の 合 計 をこの 表 の 上 で 計 算 してみましょう 5.1 セルの 参 照 まず 1986 年 の5カ 国 の 漁 獲 量 の 合 計 を 計 算 することにします 図 12 セルで 言 うと B3+C3+D3+E3+F3 を 行 うことになります それには G3 のセルをアクティブにし = をタイプします 図 13 すると アクティブなセルに = の 記 号 が 表 示 され 数 式 バーの 中 に 数 式 が 表 示 されます ここで B3 の セルを1 回 左 クリックします B3 のセルが 点 線 で 囲 まれ G3 と 数 式 バーに B3 と 入 力 されます 足 し 算 を するのですから + を 入 力 し その 後 C3 を1 回 左 クリックし また + を 入 力 し D3 を1 回 左 クリッ クします さらに 同 様 な 作 業 を 続 けると 上 の 画 面 のように =B3+C3+D3+E3+F3 という 数 式 が 入 力 され 11
ます 数 式 を 入 力 したら ENTER キーを 押 してみてください 計 算 結 果 が 表 示 されたはずです 図 14 セルの 中 に 入 っている 数 式 を 確 認 したいときは そのセルをアクティブにすると 数 式 バーに 表 示 されま す 数 式 に 修 正 を 施 したいときには 数 式 バーの 数 式 の 部 分 を1 回 左 クリックすれば アクティブセルの 中 に 数 式 が 表 示 されますので 適 当 に 修 正 を 施 します 12
5.2 関 数 の 使 用 前 に 説 明 した 方 法 でも 合 計 を 計 算 できますが 合 計 値 を 求 めるための 関 数 を 使 えばもっと 簡 単 にできます Excel における 関 数 には 数 学 で 用 いるものや 統 計 文 字 列 に 関 するもの 等 多 くの 関 数 があります で は 関 数 を 使 って 合 計 値 を 計 算 してみましょう 図 15 合 計 値 を 表 示 したいセル( 図 15 では G4)をアクティブにし タブバーの 数 式 タブから オート SUM ボ タン(Σと 書 かれているボタンの 下 )を 左 クリックして その 中 から 合 計 を 選 択 します 図 16 すると 数 式 バーの 中 に =SUM() という 関 数 が 現 れ 点 線 に 囲 まれたセルが 現 れます 13
図 17 次 に 合 計 したい 範 囲 の 先 頭 セル( 今 回 は B4)を 選 択 し マウスポインタをそのセルの 右 下 に 持 って いきます するとポインタの 形 が 変 わり そのままマウス 左 ボタンでドラッグすると 選 択 範 囲 を 広 げられる ようになります 図 18 上 図 のように B4~F4 まで 選 択 すると 数 式 バーの SUM() 内 が B4;F4 となります あとはこの 状 態 で ENTER キーを 押 せば 前 章 と 同 じように 計 算 結 果 が 表 示 されます 上 記 のようにセルを 選 択 して 範 囲 を 指 定 しなくても 数 式 バーの 関 数 の() 内 に B4;F4 のように 範 囲 の 最 初 と 最 後 を 入 力 しても 同 じ 結 果 が 得 られます また 上 記 のような 同 じを 年 ごとに 入 力 することが 面 倒 な 場 合 は オートフィル 機 能 を 用 いることで 数 式 を コピーすることができます 14
6. グラフ 作 成 ただ 数 字 ばかりが 並 んでいる 表 を 見 ていても なかなかその 特 徴 をつかむのは 難 しいと 思 います そこ で 表 をグラフにして 目 で 見 て 解 る ようにしてみましょう 6.1 グラフの 作 成 出 来 上 がった 表 を 元 にしてグラフを 作 成 します 図 19 まず グラフにするセル 範 囲 をドラッグして 選 択 します ここでは 数 値 のデータは B3~F13 までなので すが ここでは A2 F13 までを 選 択 しています この 理 由 は 後 で 説 明 します 次 に タブバーの 挿 入 タブが 開 いていることを 確 認 します 挿 入 タブが 開 いていない 場 合 は 挿 入 と 書 かれたタブを1 回 左 クリックしてください 図 20 15
Excel では 様 々な 種 類 のグラフを 描 画 することができます 今 回 は 表 の 中 のデータを 折 れ 線 グラフで 描 画 します 折 れ 線 グラフを 作 成 するには 折 れ 線 と 書 かれた 絵 を1 回 左 クリックします 図 21 折 れ 線 をクリックすると 折 れ 線 グラフの 種 類 が 表 示 された 画 面 が 現 れます ここでは マーカー 付 き 折 れ 線 を 選 択 します 図 22 以 上 の 操 作 で 図 23 のようなグラフが 描 画 されます 16
図 23 最 後 に グラフにタイトルと 軸 ラベルを 記 入 します 作 成 したグラフにタイトルを 記 入 するにはタブバー の レイアウト タブを1 回 左 クリックし グラフタイトル と 書 かれた 絵 を1 回 左 クリックします 17
図 24 グラフエリアに グラフタイトル と 書 かれた 枠 が 現 れるので 枠 内 を1 回 左 クリックし グラフのタイ トルを 記 入 してください 図 25 グラフに 軸 ラベル を 記 入 する 操 作 は グラフタイトル を 追 加 する 操 作 とほとんど 同 じなので こ こでは 省 略 します 作 成 したグラフを 編 集 したいときは 編 集 したいグラフを1 回 左 クリックして グラフ ツールの 中 から 希 望 する 操 作 を 選 択 していってください 18
図 26 19
6.2 グラフの 編 集 ( 移 動 削 除 サイズの 変 更 ) 図 27 グラフを1 回 左 クリックすると グラフ 全 体 が 四 角 い 枠 で 囲 まれます これは グラフ 全 体 が 選 択 されてい ることを 示 しています このとき グラフを 削 除 したり サイズを 変 更 したり 位 置 を 変 更 したりすることが 出 来 ます グラフを 下 の 方 に 移 動 するには マウスのポインタを 枠 の 中 のどこかに 持 っていき マウスの 左 ボタンを 押 しながら 下 にドラッグします すると 図 28 のように 白 い 長 方 形 が 現 れ マウスのボタンを 離 すと その 場 所 にグラフが 配 置 されます 図 28 グラフを 移 動 した 後 も グラフは 選 択 された 状 態 になっています 選 択 された 状 態 を 解 除 するには どこか 適 当 なセルをクリックします 作 成 したグラフを 削 除 したい 場 合 は グラフが 選 択 されているときに Delete 20
キーを 押 します また 誤 ってグラフを 消 してしまった 場 合 は アンドゥボタンを 押 すことで 消 してしまっ たグラフを 復 元 することができます 図 29 グラフのサイズを 変 更 したいときは グラフを 囲 っている 枠 の 角 や 四 辺 にポインタを 持 っていき 上 下 左 右 または 斜 めにドラッグします 図 30 21
7. 表 グラフの 印 刷 作 成 した 表 やグラフを 印 刷 してみましょう ( 印 刷 の 命 令 を 出 してしばらくプリントが 出 てこなくても 何 度 も 印 刷 の 命 令 を 出 さないように! 学 生 は 一 ヶ 月 に 出 力 できる 枚 数 は50 枚 一 年 間 で500 枚 に 制 限 されています ) 印 刷 したい 範 囲 を 選 択 します( 図 31) 図 31 [ファイル]メニューから[ 印 刷 ]を 選 び 思 い 通 りの 範 囲 が 表 示 されていたら 印 刷 します( 図 32) 22
図 32 8. ブックの 作 成 と 保 存 パソコンで 色 々な 操 作 をしている 時 せっかく 入 力 したデータなどを 誤 って 消 去 してしまうことがよくあ ります パソコンが 急 に 動 かなくなったりしてどうしようもない 場 合 もありますが このようなことを 防 ぐ ためには こまめにファイルとして 保 存 することを 心 がけて 下 さい また バックアップファイルを 作 って おくのもよいでしょう 新 規 にブックを 保 存 する 場 合 [ファイル] [ 上 書 き 保 存 ]を 選 ぶ Ctrl キーを 押 しながら S キーを 押 す ( 上 書 き 保 存 と 同 様 の 効 果 ) などの 方 法 があります 図 33 のように 名 前 を 付 けて 保 存 ボックスが 表 示 されます 図 33 23
保 存 先 を 指 定 し [ファイル 名 (N)]タブにファイル 名 を 入 力 してから[ 保 存 (S)]ボタンを 押 します フ ァイル 名 の 後 の[.xlsx]は 拡 張 子 と 呼 ばれるもので エクセルファイルの 保 存 にはファイル 名 の 後 ろに [.xlsx]をつけて 保 存 して 下 さい(* 注 意 ) 既 存 のファイルを 開 いている 場 合 でも [ファイル] [ 上 書 き 保 存 ]を 選 ぶ Ctrl キーを 押 しながら S キーを 押 す ( 上 書 き 保 存 と 同 様 の 効 果 ) などの 方 法 でファイルは 既 存 のファイル 名 で 保 存 されます(ボックスは 表 示 されません) 別 のファイル 名 で 保 存 したい 場 合 [ファイル] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]を 選 ぶ 図 34 のようなボックスが 表 示 され 保 存 先 のフォルダー 名 とファイル 名 を 聞 かれます 図 34 す また 保 存 したファイルを 開 く 場 合 には ファイルタブから[ 開 く]を 選 択 する などの 方 法 がありま * 注 意 : 保 存 の 時 に 問 題 になるのは バージョンの 違 いによる Excel の 互 換 性 です Excel2010 の 初 期 設 定 の 拡 張 子 xlsx は Excel2007 以 降 の 新 しい 規 格 のため 以 前 の Excel2003 までのバージョンの Excel では 読 み 書 きができません(Microsoft の HP より 読 み 取 り 専 用 のプログラムは 無 料 配 布 されている) そ こで ファイルの 種 類 の 右 側 にある 印 を 一 回 左 クリックすると 以 前 の 拡 張 子 xls Excel 97-2003 ブ ック(*.xls) を 選 択 すると 以 前 の Excel2003 までのバージョンの Excel でも 読 み 書 きができます 但 し Excel2007 以 降 の 新 機 能 の 一 部 が 利 用 できない 場 合 もありますので 注 意 してください 24
9. 終 了 Excel を 終 了 するには 次 の3つの 方 法 があります その1:[ファイル]を 選 択 し 左 の 項 目 から[ 終 了 ]を 選 択 します その2:Excel のタイトルバー 上 で 右 クリックをして 項 目 から[ 閉 じる]を 選 択 します その3:Excel ウィンドウの 右 上 にある マークのボタンをクリックします 25