大人の Excel( 基礎編 ) 目次 1 基本機能 (a) オートフィル機能 (b) 数式について 四則演算 2 集計の方法 (a)sum 関数 (b)average 関数 (c) 割り算の活用 3. 作ったデータの 魅せ方 (a) 指定の値以上を色づけする 1 基本機能 (a) オートフィル機能について もっともよく使う オートフィル機能 について説明します バナナ と書いてあるセル ( 箱のこと ) をクリックしたら セルの 右下をクリックすると カーソルが + になります そのまま右 方向へドラッグするとバナがコピーされていきます 数字の場合 1 から連続して 2.3.4. と連続させることができます 方法は先ほどと同じく右下でドラッグし コピーし そのあと というマークが出ますので そこをクリック 連続データ を選択します 曜日や月日なども 連続データで作成可能ですので いろい ろ試してみてください
(b) 計算について 次に 計算を行っていきます Excel は本来 表計算ソフト ですので 計算をすることに機能の重点がおかれています しかしまったく難しくありません 計算方法はセル ( 箱のこと ) 内に = を打ち込み あとは式を書くだけです まずはやってみましょう P7 セル (P 列の7 行目 ということです ) をダブルクリックして いつも文字を打つ時と同じ状態にします そこではじめに = を入力しますそのあと 2+8と半角で入力します そして Enter これでセル内の数字が計算結果の10とでていると思います ポイントは初めに = を打つことです 算数では 2+8= ですが Excel では =2+8 となります (c) 式をセル番号で入力する すこし難しくなります Excel の特徴として 式でセルの番号を 使用できるところにあります まずは先ほどと同じく P7 セルを選択し = を打ちます そし たらそのまま L7 のセルを選択してみてください はい 式が =L7 となりましたね さらにそこに + を入力し 今 度は M7 を押してみましょう 式が =L7+M7 となったと思い ます するとどうでしょう!L7 と M7 の合計が出ましたよね そしてこれがおもしろいところです 以降は L7 の数字が変わ るたびに 自動で再計算してくれます また 応用で式を =L7 とだけ入力すれば そのセルは常 に L7 と同じ数字が表示されます 便利ですね
(d) 四則演算について どんなデータも基本は四則 (+- ) で処理ができます 引き算は足し算のときと同じく =10-3 で可能です ただし 掛け算 割り算には注意が必要です は Excel では * で表示します これは昔のパソコンからのなごりだそうで す つまり 10 10 は =10*10 と入力してください 割り算は の代わりに / を使います 分数でイメージすれば 覚えやすいですね 100 5 は =100/5 と入力してください そしてこれもおなじように セル番号での計算が可能です
2 集計の方法 (a)sum 関数 それでは続きになります まずは便利な 関数 についてです 皆様が左の集計したデータの 合計 を手動で出してほしい と頼まれました どうしますか? 電卓ですべての数字を入力するかもしれません Excel でもそれと同じように =54+68+56+58 と入力しても答えは出ますが 大変ですよね そこで 関数 を使います 関数とはいわば 便利な魔法 と思ってください さっそく使ってみましょう まずは SUM 関数 という魔法からです SUM とは日本語で合計 のことを指します いわば SUM 関数は 合計魔法 といえます それでは使い方です 初めは答えを出したい C17 セルに前回 と同じ = をセルに入力します そして続いて SUM と半角英 語で入力しましょう これで魔法の準備は整いました あとは左のように () を入力 してください これはいわば 魔法の範囲 を決めるものです =sum() と入力できたら () の間をクリックし そのまま c4 か ら c16 までをドラッグして枠を作ってください =sum(c4:c16) となりましたか? あとは Enter キーを押せばあ ら不思議 全部の合計 703 がでてきましたね これが SUM 関数 です 復習すると =SUM( 範囲 ) でその範囲の合計値を求められます
(b) 数式もコピーできる 先ほど基礎編でやったオートフィル機能 ( コピー機能 ) は 数式もコピーすることができます c17 のセルの右下を引っ張って横に伸ばしてみましょう すべて 自動で計算してくれますね というのも Excel は となりに移動したから 計算する場所もさっきの隣を計算したほうがいいよね ってわかっているのです か かしこい あとは 裏ワザとして オート SUM というのがあります これは 実務において SUM 関数はよく使うからショートカットできるボタンが あるんです 一度 いま入力した c17 セルを delete キーで消します そした ら c17 セルを選択したまま ホームタブの右端のほうの Σ オート SUM というボタンをおしてください どうでしょうか? 勝手にここらへんまでかなーと判断して 全部やってくれます 超便利ですね もし勝手に選択された SUM 魔法 の範囲が気に入らなければ そのまま違う場所をドラッグすれば変更できます (c)average 関数 次は Average 関数です これは 平均 の魔法になります SUM 関数と並び 多くの場面で使います ですが 使い方はさっき の SUM 関数とまったく同じです それではまず i4 のセルをクリックしてください そして =average と入力します ここまできたら大丈夫ですね 次に () をつかって範囲を決めます () の間にカーソルを置いたら c4 から h4 までドラッグします はい これで c4 から h4 の平均がでました そのまま右下をド ラッグして 数式をコピーしてみましょう この Average 関数についても よくつかうのでショートカットでき るようになっています 先ほどのオート SUM のボタン横 をおし たら 平均 を選択 簡単ですね
(d) 割り算はよく使う 最後に割り算についてです 単純ですが 割り算はよく使えます たとえば スタジオの集客率 退会者前年度比率 などです 今 回は スタッフ一人あたりの指導人数 を例に作ります まずは練習シートの右側の表をみてください 次に o( オー )4 のセルをクリックしてください そして割り算の 復習です ではなく / を使うんでしたね = と入力したら続い て m4/n4 と入力しましょう これで 10:00 の利用者数 そのときのスタッフの人数 か ら スタッフ一人あたりの指導人数 でました あとは下に向かっ てズラーっとコピーしましょう はい できました しかし小数点が長いものがあるので 見やす くしましょう o4 から o16 をドラッグして選択したら 右クリッ ク セルの書式設定 です そのあとは 表示形式 タブ 数値 をクリック あとは右の小 数点の桁数を 1 にします あとは OK ボタンで完了です これで集計の方法は終わりです お疲れ様でした
3 作ったデータの 魅せ方 いままでのことを使えば データとしての集計は問題なく可能で す ただし それをどのように 魅せる のかにポイントを置きます 簡単にできて 一気に変わるものを選びましたので 気軽に見 てください まずは 色つけ です この数字以上の場合赤で強調した い! というシチュエーションでやっていきます まずは 色を付ける可能性のある範囲を選択します そした ら ホーム タブの右上 条件付き書式 をクリック そしたら ズラっと出た中で一番上の セルの強調表示ルー ル 指定の値より大きい を選びます 設定画面になるのであとは 指定したい数字を入力します こ こでは 60 にしてみましょう そして OK ボタンを押して完成で す 60 人を越している時間帯がすぐにわかりますね もとに戻したいときは 先ほどの 条件付き書式 ルールの クリア でできます 応用 ver 先ほどの設定画面では 数字ではなくセル番号に変えてみて A1セルに入力されている数字より多い場合赤にする なんてこともできますし 赤じゃなくて黄色などにも 書式をかえれば変えることもできます それでは基礎編はこれで終了です お疲れ様でした 動画ではこのマニュアルとまったく同じ動作を行っています ので わからなくなったらそちらを参考にしてください また 最後に これは Excel2013 での作業例です Excel2010 など以前のバージョンでは基本的には同じです が デザインなどが多少違いますのでご了承ください