がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えていますその理由はすぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位で忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答判断が必要 (36.77%) と続きますメールの返事の速さが評価につながることもあるため周囲と連携し迅速な対応

Size: px

Start display at page:

Download "がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えていますその理由はすぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位で忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答判断が必要 (36.77%) と続きますメールの返事の速さが評価につながることもあるため周囲と連携し迅速な対応"

あけなおくまじ
5 years ago
Views:

1 報道関係各位 2016 年 7 月 1 日 ( 金曜 ) 配信ビジネスメール 1 日の平均通数送信は約 12 通受信は約 55 通 1 通作成の平均時間は 7 分メールの不安第 1 位は正しく伝わるか (78.35%) 不快なメールの第 1 位は文章が曖昧 (33.28%) ビジネスメール実態調査 2016 発表一般社団法人日本ビジネスメール協会 ( 代表理事 : 平野友朗所在地 : 東京都千代田区 ) は 2016 年 7 月 1 日 ( 金曜 ) に仕事におけるメールの利用状況と実態を調査したビジネスメール実態調査 2016 を発表いたしますビジネスメール実態調査は仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として仕事でメールを使っている人を対象に 2007 年から 10 年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です仕事でどのようにメールが利用されどのような課題があるのかビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いましたビジネスメール実態調査 2016 の総評仕事のコミュニケーション主な手段はメール電話会う仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段はメール (98.22%) が最も多く電話 (91.06%) 会う (75.97%) と続きますこの並び順は 2011 年から変わりません仕事をする上でこの 3 つの手段を使いこなすことは必要不可欠といえます仕事で利用しているメールソフト第 1 位は Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) 仕事で利用しているメールソフトは Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) Outlook ( 30.80%) Yahoo! メール (10.75%) Thunderbird ( 10.17%) Windows Live メール (10.10%) と続きますメールソフトの種類も多様化しています相手が何を使っているか分からない以上は自分が使用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえますビジネスメール 1 日の平均通数送信は約 12 通受信は約 55 通仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 7 分仕事で 1 日に送受信するメールの平均通数は送信メールよりも受信メールの方が多い傾向にあります仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 7 分です回答結果は 5 分 (36.24%) が最も多く 5 分以内の合計が 59.29% で半数を超えました一方で 10 分以上かかっている人は 32.81% います 1 日 12 通のメールを 1 通につき 5 分かけて作成すると 60 分 7 分かけると 84 分 10 分かけると 120 分になりますメールを読んで理解する時間も含めると 1 日に 60 分以上をメールの処理に費やしていますメールの通数が増えるとかかる時間はさらに増えます問題はパソコン操作や文章作成は個人の能力に左右されメールの作成にかかる時間は可視化されにくい点です非効率な使い方をしていても問題視されることは少なくメールの作成に時間をかけすぎていたり時間を無駄にしていたりする可能性があります 1 日 (24 時間 ) 以内に返信がほしい人は 86.24% 実際に返信をしている人は 93.92% しかし仕事でメールの返信が遅れてしまうことがある人は 71.08% 遅れてしまう理由の第 1 位はすぐに結論が出せない (54.85%) 8 割以上の人が 1 日 (24 時間 ) 以内に返信を期待し実際に返信をしていることが分かりますしかし 7 割以上の人 Copyright All Rights Reserved. 1

2 がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えていますその理由はすぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位で忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答判断が必要 (36.77%) と続きますメールの返事の速さが評価につながることもあるため周囲と連携し迅速な対応が望まれます 7 割の人が自分のメールに不安を抱いている不安の第 1 位は正しく伝わるか (78.35%) 7 割の人が正しく伝わるか (78.35%) といった不安を抱いていることが分かりました不安なことは相手を不快にさせないか (59.08%) 宛先が間違っていないか (39.17%) 誤字や脱字はないか (35.87%) 敬語が間違っていないか (34.08%) と続きます知識を学び送信前に確認することで解消できる不安がある一方で相手の解釈に左右される不安があります基礎を身に付けるのはもちろんのことメールを送る相手や状況に応じて対応を変えるなどより高度なコミュニケーション力がメールには要求されていることが分かります過去 1 年間に仕事でメールを受け取り失敗を見つけたことがある人は 59.10% 見つけた失敗の第 1 位は添付ファイルの付け忘れ (63.84%) 約 7 割の人が相手に失敗を指摘していない約 6 割の人が受け取ったメールの失敗に気付いていますメールの失敗をしたことがある人は 36.82% なので自分の失敗よりも相手の失敗のほうが気付きやすいことが分かります見つけた失敗は添付ファイルの付け忘れ (63.84%) が最も多く文章に誤字や脱字 (41.15%) 宛先( メールアドレス ) の間違い (30.30%) 文章が曖昧 (24.33%) 添付ファイルが開けない (22.74%) が上位 5 項目です自分自身がした失敗 (Q18) と比較すると添付ファイルの付け忘れ文章に誤字や脱字宛先 ( メールアドレス ) の間違いは自分でも経験し相手にも認識されやすい共通の失敗だといえますまた約 7 割の人が相手に失敗を指摘していません社内など人間関係ができている間柄や仕事に支障をきたす失敗であれば指摘をすることがあるかもしれませんしかし取引先や社外の人など関係が構築できていないときは指摘しづらい指摘して角を立てたくないという心理が読み取れます過去 1 年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたことがある人は 38.34% 不快の第 1 位は文章が曖昧 (33.28%) 不快感を相手に指摘したことがある人は 19.26% 約 4 割の人が仕事でメールを受け取り不快に感じたことがあり文章が曖昧 (33.28%) 文章が失礼 (31.93%) 文章が攻撃的 (26.60%) 必要な情報が足りない (26.52%) メールが読みづらい (24.66%) といったことが不快だと答えています文章が曖昧は自分の失敗 6 位 (Q18) 相手の失敗 4 位 (Q21) にもランクインしています礼儀に欠け寛容さがないメールは不快感を誘発します何を伝えたいのかはっきりしない情報が不足しているメールを受け取ると読み手は質問しなければならなかったり理解するのに時間がかかったりする場合があるため負担がかかり不快感を生じることが分かりましたまた不快という感情的なことは失敗以上に指摘しにくいことが分かります会社でビジネスメールの社員研修がある人は 1 割以下自己流でメールを使ったり先輩や上司から指導を受けたりしていてもその使い方が間違っていることがあります間違った使い方をして失敗しそのことに気付かず自覚がない場合メールが使えないというマイナス評価をされる可能性がありますメールの使い方に問題があると業務効率を下げたり会社の信頼を左右したりすることもあります仕事で使うメールは難易度が高まり求められるスキルは高度になりました失敗が許されない社会環境でもあります仕事でメールを使い活用する必要性がある以上メールの教育は必要不可欠です Copyright All Rights Reserved. 2

3 調査結果の概要 Q1: 仕事で使っている主なコミュニケーション手段 ( 複数回答可最大 5 つまで ) (n=3,088) メール 98.22% 電話 91.06% 会う 75.97% ファクス 29.05% ビジネス文書 20.17% LINE 15.93% テレビ会議 13.89% Facebook 10.01% Skype 9.39% グループウェア 9.10% ChatWork 6.02% 手紙 5.47% Microsoft Lync 2.59% Google+ 1.78% ブログ 1.62% Twitter 1.52% LinkedIn 0.19% その他 2.53% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段はメール (98.22%) が最も多く電話 (91.06%) 会う (75.97%) と続きます 4 位のファクス (29.05%) 以下との差を考えるとメール電話会うの 3 つが仕事で主要なコミュニケーション手段だといえますこの並び順は 2011 年から変わりません一方で LINE ( 15.93%) Facebook (10.01%) Skype ( 9.39%) なども一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われていることが分かりますその他には社内 SNS 電話会議システム Slack Cisco Jabber Google ハングアウト Salesforce Chatter サイボウズ Live などといった回答がありました仕事で使うコミュニケーション手段が多様化していることが分かります Q2: 仕事でメールの送受信に利用している主な機器 ( 複数回答可 ) (n=3,088) パソコンスマートフォン (iphoneなど) 携帯電話タブレット (ipadなど) PHS その他 1.72% 0.19% 13.89% 11.08% 47.80% 97.09% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 仕事でメールの送受信に利用している主な機器はパソコン (97.09%) が最も多くスマートフォン (iphone など ) (47.80%) などと併用している人がいます通常のやりとりはパソコンを使い移動中や出先でもスマートフォン (iphone など ) や携帯電話などを使ってメールを送受信していることが分かります Copyright All Rights Reserved. 3

4 Q3: 仕事で利用しているメールソフト ( 複数回答可 ) (n=3,088) Gmail(Google Apps 含む ) Outlook Yahoo! メール Thunderbird Windows Live メール Outlook Express Office 365 Mail(Mac OS) Notes Becky! Internet Mail サイボウズ Office Outlook.com Outlook Web App desknet's NEO Active! mail サイボウズガルーン Shuriken 秀丸メール AL-Mail EdMax Groupmax npop SkyDesk Mail その他分からない 10.75% 10.17% 10.10% 7.35% 5.21% 5.15% 3.89% 3.79% 3.37% 2.82% 2.04% 1.91% 1.78% 1.26% 0.97% 0.84% 0.68% 0.68% 0.58% 0.58% 0.32% 0.32% 0.29% 0.23% 0.06% 4.86% 2.23% 仕事で利用しているメールソフトは Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) と Outlook ( 30.80%) が 3 割を超えその他には自社開発メールソフトグループウェア付属のメールソフト携帯電話のメールなどといった回答がありましたメールソフトの種類も多様化しています相手が何を使っているか分からない以上は自分が使用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえます 30.80% 39.93% 0% 10% 20% 30% 40% Q4: 仕事でメールの送受信に使用している形式 (n=3,088) 分からない 9.10% HTML 形式リッチテキスト形式 22.64% テキスト形式 68.26% 仕事でメールの送受信に使用している形式はテキスト形式 (68.26%) が 6 割を超えています HTML 形式リッチテキスト形式 (22.64%) の利用者はメールを送った相手がテキスト形式を利用している可能性があることを考慮して HTML 形式リッチテキスト形式特有の装飾表現がなくても正しく伝わるメールを書くべきだといえます Copyright All Rights Reserved. 4

5 Q5: 仕事で 1 日に送受信しているメールの平均通数送信通数受信通数通通 (n=3,088) 仕事で 1 日に送信するメールの平均通数は通受信するメールの平均通数は通です送信メールよりも受信メールの方が多い傾向にあります Q6: 仕事でメールを確認する頻度 (n=3,088) 1 日に10 回以上 1 日に4~9 回 1 日に2~3 回 1 日に1 回 2 日に1 回程度 1 週間に1~2 回程度ほとんど確認をしていない分からない 2.10% 0.52% 0.58% 0.36% 0.16% 19.46% 27.98% 48.83% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事でメールを確認する頻度は 1 日に 10 回以上 (48.83%) が最も多く頻繁にメールを確認していることが分かります 1 日に 1 回以上を合計すると 98.37% で毎日メールを確認することが当たり前になっていると考えられます Q7: 仕事で送ったメールはいつまでに返信がほしいか ( 急ぐ場合を除く ) (n=3,088) 5 分以内 0.97% 15 分以内 1.81% 30 分以内 5.02% 1 時間以内 10.85% 2 時間以内 7.77% 4 時間以内 8.10% 8 時間以内 5.70% 12 時間以内 4.31% 1 日 (24 時間 ) 以内 41.71% 2 日 (48 時間 ) 以内 9.94% 3 日以内 2.91% 4 日以内 0.06% 5 日以上 0.39% 分からない 0.45% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事で送ったメールは急ぐ場合を除きいつまでに返信がほしいかという問いでは 1 日 (24 時間 ) 以内 (41.71%) が最も多い結果となりました 1 日 (24 時間 ) 以内に返信がほしい人の合計は 86.24% となりましたメールを受信したら 1 日 (24 時間 ) 以内には返信することが望ましいといえます Copyright All Rights Reserved. 5

6 Q8: 仕事で受け取ったメールはいつまでに返信をしているか ( 急ぐ場合を除く ) (n=3,088) 5 分以内 15 分以内 30 分以内 1 時間以内 2 時間以内 4 時間以内 8 時間以内 12 時間以内 1 日 (24 時間 ) 以内 2 日 (48 時間 ) 以内 3 日以内 4 日以内 5 日以上分からない 1.88% 3.95% 9.39% 10.40% 10.33% 8.13% 6.35% 4.24% 1.23% 0.13% 0.13% 0.36% 14.67% 28.82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事で受け取ったメールは急ぐ場合を除きいつまでに返信をしているかという問いでは 1 日 (24 時間 ) 以内 (28.82%) が最も多い結果となりました 1 日 (24 時間 ) 以内に返信している人の合計が 93.92% で 9 割以上の人が 1 日 (24 時間 ) 以内に返信していることが分かります Q9: 仕事でメールの返信が遅れてしまうこと (n=3,088) 26.23% 2.69% 11.98% 59.10% 仕事でメールの返信が遅れてしまうことが (11.98%) (59.10%) の合計が 71.08% で 7 割以上の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています Copyright All Rights Reserved. 6

7 Q10: 返信が遅れてしまう理由 ( 複数回答可 )<Q9 でと答えた方 > (n=2,195) すぐに結論が出せない忙しくて時間がない第三者の確認や回答判断が必要返信が遅れても問題のない用件外出中出張中などで社外にいる返信のために準備が必要文章を考えるのに時間がかかる処理するメールの量が多い意図的に後回しにした自分が返信すべきか迷う忘れていた会議などで席を外していることが多い返信が遅れても問題のない相手休暇中でメールを送受信できないメールを見逃してしまうメールを書くのが遅い 1つのメールに複数の用件が入っているメールを書くのが苦手その他 17.63% 17.08% 15.90% 13.67% 12.12% 11.75% 10.98% 10.66% 6.65% 6.51% 5.65% 4.92% 1.59% 28.34% 27.74% 25.69% 36.77% 44.74% 54.85% 0% 20% 40% 60% 仕事でメールの返信が遅れてしまう理由はすぐに結論が出せない (54.85%) が半数を超え忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答判断が必要 (36.77%) と続きますメールの返事の速さが評価につながることもあるため周囲と連携し迅速な対応が望まれます Q11: 仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間 (n=3,088) 1 分 2 分 3 分 4 分 5 分 6 分 7 分 8 分 9 分 10 分 15 分 20 分 30 分 31 分以上分からない 1.94% 4.31% 1.55% 1.04% 2.59% 2.43% 0.74% 2.43% 2.04% 0.84% 1.10% 6.87% 15.25% 20.63% 36.24% 0% 10% 20% 30% 40% 仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 5 分 (36.24%) が最も多く 5 分以内の合計が 59.29% で半数を超えました平均時間は 7 分です一方で 10 分以上かかっている人は 32.81% います 1 通あたり 10 分かけている人が 10 通のメールを作成すれば 100 分 (1 時間 40 分 ) の時間を費やしたと考えられます仕事で 1 日に送信するメールの平均通数は通なので 1 通につき 5 分としても約 61 分かかります問題はパソコン操作や文章作成は個人の能力に左右されメールの作成にかかる時間が可視化されにくい点です非効率な使い方をしていても問題視されることは少なくメールの作成に時間をかけすぎていたり時間を無駄にしていたりする可能性があります Copyright All Rights Reserved. 7

8 Q12: 受け取る添付ファイルの容量が大きいと不快に感じること (n=3,088) 15.93% 8.74% 36.04% 39.28% 受け取る添付ファイルの容量が大きいと不快に感じることが (8.74%) (39.28%) の合計が 48.02% で約 5 割の人が容量の大きいファイルを受け取ると不快に感じることがあると分かりました Q13: 容量が大きいと不快に感じるのは何 MB 以上か <Q12 でと答えた方 > 1MB 2MB 3MB 4MB 5MB 6MB 7MB 8MB 9MB 10MB 15MB 20MB 分からない 0.20% 2.63% 1.69% 3.17% 2.29% 4.65% 4.38% 6.27% 11.87% 13.15% 14.16% 15.98% (n=1,483) 19.55% 0% 5% 10% 15% 20% 添付ファイルを受け取って容量が大きいと不快に感じるのは 5MB ( 19.55%) が最も多く分からない (15.98%) 10MB ( 14.16%) と続きますメールの送受信環境がよくなり容量への関心は低くなりつつありますが自分と相手が同じ考えとは限らないため容量に配慮する必要はあるといえます Q14: パスワードをかけたファイルを添付してその本文にパスワードを書いて送ったこと (n=3,088) 60.88% 4.08% 11.33% 23.70% パスワードをかけたファイルを添付してその本文にパスワードを書いて送ったことが (4.08%) (11.33%) の合計が 15.41% で 1 割を超える人がパスワードをかけたファイルとパスワードを一緒に送ったことがあると分かりました宛先を間違えたりファイルを選び間違えたりした場合受け取るべきではない人にファイルを開封され情報漏えいにつながります Copyright All Rights Reserved. 8

9 Q15: 仕事で自分のメールに不安を抱くこと (n=3,088) 4.37% 17.13% 25.03% 53.47% 仕事で自分のメールに不安を抱くことが (17.13%) と (53.47%) の合計が 70.60% で 7 割の人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いていることが分かりました Q16: 不安の内容 ( 複数回答可 )<Q15 でと答えた方 > (n=2,180) 正しく伝わるか相手を不快にさせないか宛先が間違っていないか誤字や脱字はないか敬語が間違っていないか文章が長すぎないか返事をもらえるか確実に届くかどうかメールで送るべき内容だったか文法が間違っていないか読んでもらえるか TO CC BCCの選択が適切か敬称が間違っていないか文章が丁寧すぎないか挨拶が間違っていないか開封してもらえるか件名が間違っていないか文章が短すぎないか添付ファイルを開いてもらえるかテキスト形式とHTML 形式のどちらを使うべきか名乗りが間違っていないか署名が間違っていないかその他 23.85% 21.15% 20.28% 20.05% 18.49% 16.83% 14.86% 11.38% 10.92% 10.50% 8.67% 6.93% 4.86% 3.72% 2.06% 1.93% 1.70% 1.15% 39.17% 35.87% 34.08% 59.08% 78.35% 0% 20% 40% 60% 80% 仕事で自分のメールに抱く不安は正しく伝わるか (78.35%) が最も多く相手を不快にさせないか ( 59.08%) 宛先が間違っていないか ( 39.17%) 誤字や脱字はないか ( 35.87%) 敬語が間違っていないか ( 34.08%) と続きます誤字や脱字はないか敬語が間違っていないかといった不安は知識を学び送信前に確認することで防げるようになりますしかし正しく伝わるか相手を不快にさせないかといった不安は相手の解釈に左右されるため解消は難しいといえます基礎を身に付けるのはもちろんのことメールを送る相手や状況に応じて対応を変えるなどより高度なコミュニケーション力がメールには要求されていることが分かります Copyright All Rights Reserved. 9

10 Q17: 過去一年間に仕事でメールの失敗をしたこと (n=3,088) 14.93% 2.17% 34.65% 48.25% 過去 1 年間に仕事でメールの失敗をしたことが (2.17%) と (34.65%) の合計が 36.82% で 3 割を超える人が何らかの失敗をしていることが分かりました失敗をしたことが (48.25%) (14.93%) の合計は 63.18% ですが本人が自覚をしていないだけで実際には失敗をしている可能性もあります Copyright All Rights Reserved. 10

11 Q18: 自分がした失敗の内容 ( 複数回答可 )<Q17 でと答えた方 > (n=1,137) 添付ファイルの付け忘れ宛先 ( メールアドレス ) の間違い文章に誤字や脱字メールの返信が遅い忘れた送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い文章が曖昧件名 ( タイトル ) の付け忘れ添付ファイルの選択間違い添付ファイルの容量が大きい書きかけのメールを送信文章が長い必要な情報が足りない宛名 ( 相手の名前 ) の間違い件名 ( タイトル ) が分かりにくいメールが読みづらい言葉遣いの間違い文章が冷たい添付ファイルが開けない敬称 ( 様さん ) の付け忘れ敬語の間違い敬語が丁寧すぎる日本語 ( 文法 ) の間違い無駄な情報が多い文章が失礼 BCCで送るべきところをCCで送信文章が攻撃的 CCに入っている人が多い挨拶がない署名がない情報が足りない文章が短い別の手段を使うべきときにメールを使った TOに入っている人が多い名乗りがない! や? を使用転送の間違い機種依存文字を使用引用の間違い CCでの共有メールが多い宛名がない HTML 形式メールを使用絵文字顔文字 (^-^) を使用テンプレート定型文の使い方の間違い開封通知を設定重要度を設定署名の装飾が派手やを使用署名のPR 情報が長いその他 15.48% 14.78% 14.16% 12.66% 12.14% 11.79% 11.35% 10.55% 9.76% 8.80% 8.62% 8.62% 8.53% 8.44% 6.60% 6.24% 5.72% 5.19% 5.10% 4.57% 4.40% 4.31% 4.31% 3.52% 3.25% 2.90% 2.20% 2.20% 2.11% 1.93% 1.93% 1.76% 1.58% 1.32% 1.06% 0.88% 0.88% 0.62% 0.62% 0.53% 0.26% 0.18% 0.09% 0.00% 3.34% 29.90% 29.55% 61.39% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 自分がした失敗の第 1 位は添付ファイルの付け忘れ (61.39%) で誰にでも起こる可能性の高い失敗であるといえます間違えると特に目立つ失敗間違えたことに気付きやすい失敗が上位を占めています Copyright All Rights Reserved. 11

12 Q19: 自分の失敗を指摘されたこと <Q17 でと答えた方 > (n=1,137) 8.62% 41.95% 未回答 0.09% 5.54% 43.80% 自分の失敗を指摘されたことが (41.95%) と (8.62%) の合計が 50.57% で 5 割の人が失敗をしてもほとんど指摘をされていないことが分かりました Q20: 過去一年間に仕事でメールを受け取り失敗を見つけたこと (n=3,088) 10.36% 8.65% 30.54% 50.45% 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り失敗を見つけたことが (8.65%) と (50.45%) の合計が 59.10% で約 6 割の人が他人の失敗を見つけています自分自身が過去一年間に仕事でメールの失敗をしたと気付いている人は 36.82% でした (Q17) この 2 つの結果を見る限り自分の失敗よりも他人の失敗に気付きやすいことが分かります Copyright All Rights Reserved. 12

13 Q21: 見つけた失敗の内容 ( 複数回答可 )<Q20 でと答えた方 > (n=1,825) 添付ファイルの付け忘れ文章に誤字や脱字宛先 ( メールアドレス ) の間違い文章が曖昧添付ファイルが開けないメールが読みづらい件名 ( タイトル ) が分かりにくい必要な情報が足りない添付ファイルの容量が大きい宛名 ( 相手の名前 ) の間違い日本語 ( 文法 ) の間違い BCCで送るべきところをCCで送信言葉遣いの間違い添付ファイルの選択間違い送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い件名 ( タイトル ) の付け忘れ文章が長い文章が失礼名乗りがない署名がない情報が足りないメールの返信が遅い忘れた書きかけのメールを送信敬語の間違い無駄な情報が多い CCに入っている人が多い TOに入っている人が多い敬称 ( 様さん ) の付け忘れ文章が攻撃的 CCでの共有メールが多い機種依存文字を使用文章が冷たい挨拶がない開封通知を設定 HTML 形式メールを使用宛名がない敬語が丁寧すぎる署名のPR 情報が長い別の手段を使うべきときにメールを使ったやを使用転送の間違い署名の装飾が派手絵文字顔文字 (^-^) を使用! や? を使用重要度を設定文章が短い引用の間違いテンプレート定型文の使い方の間違いその他 30.30% 24.33% 22.74% 21.97% 20.60% 18.68% 16.22% 16.11% 15.12% 15.07% 14.08% 13.86% 13.48% 13.48% 12.66% 12.60% 11.84% 11.45% 11.45% 11.12% 11.07% 10.96% 10.79% 10.19% 8.44% 7.95% 7.62% 7.40% 7.12% 6.36% 6.03% 5.21% 4.99% 4.82% 4.11% 3.95% 3.67% 3.62% 3.18% 2.68% 2.68% 2.63% 2.36% 1.42% 1.15% 2.68% 41.15% 63.84% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 添付ファイルの付け忘れ文章に誤字や脱字宛先( メールアドレス ) の間違いは自分でも経験し相手にも認識されやすい失敗だといえます宛先 ( メールアドレス ) の間違いは自分と相手の失敗の上位にありますが誤送信は情報漏えいにつながり信頼を損ないます失敗が起こりやすいことを認識し防ぐ必要があります Copyright All Rights Reserved. 13

14 Q22: 相手の失敗を指摘したこと <Q20 でと答えた方 > (n=1,825) 28.16% 1.42% 28.77% 41.64% 相手の失敗を指摘したことが (41.64%) と (28.16%) の合計が 69.80% で約 7 割の人が指摘をしていません社内など人間関係ができている間柄や仕事に支障をきたす失敗であれば指摘をすることがあるかもしれませんしかし取引先や社外の人など関係が構築できていないときは指摘しづらい指摘して角を立てたくないという心理が読み取れます Q23: 過去一年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたこと (n=3,088) 14.12% 3.17% 47.54% 35.17% 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたことが (3.17%) と (35.17%) の合計が 38.34% で約 4 割の人が不快に感じたことがあると分かりました Copyright All Rights Reserved. 14

15 Q24: 不快に感じた内容 ( 複数回答可 )<Q23 でと答えた方 > (n=1,184) 文章が曖昧文章が失礼文章が攻撃的必要な情報が足りないメールが読みづらい文章が長い文章が冷たい無駄な情報が多い添付ファイルの容量が大きい件名 ( タイトル ) が分かりにくい添付ファイルが開けない添付ファイルの付け忘れ名乗りがない文章に誤字や脱字メールの返信が遅い忘れた宛名 ( 相手の名前 ) の間違い言葉遣いの間違い開封通知を設定署名がない情報が足りない CCに入っている人が多い日本語 ( 文法 ) の間違い BCCで送るべきところをCCで送信宛先 ( メールアドレス ) の間違い挨拶がない別の手段を使うべきときにメールを使った CCでの共有メールが多い TOに入っている人が多い敬語の間違い敬称 ( 様さん ) の付け忘れ送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い件名 ( タイトル ) の付け忘れ敬語が丁寧すぎる宛名がない機種依存文字を使用絵文字顔文字 (^-^) を使用やを使用文章が短い HTML 形式メールを使用署名の装飾が派手署名のPR 情報が長い添付ファイルの選択間違い重要度を設定書きかけのメールを送信! や? を使用転送の間違い引用の間違いテンプレート定型文の使い方の間違いその他 20.44% 18.07% 16.55% 16.13% 15.46% 13.77% 13.09% 12.67% 12.67% 11.82% 9.97% 9.21% 9.21% 9.04% 7.69% 7.35% 7.26% 6.93% 6.76% 6.67% 6.50% 5.41% 5.41% 5.24% 4.65% 4.65% 4.65% 4.22% 3.89% 3.80% 3.80% 3.38% 3.38% 3.21% 3.21% 2.36% 2.11% 1.94% 1.94% 1.10% 1.01% 0.42% 5.66% 26.60% 26.52% 24.66% 33.28% 31.93% 0% 10% 20% 30% 40% 不快の第 1 位は文章が曖昧 (33.28) で文章が曖昧は自分の失敗 6 位 (Q18) 相手の失敗 4 位 (Q21) にもランクインしています礼儀に欠け寛容さがないメールは不快感を誘発します何を伝えたいのかはっきりしない情報が不足しているメールを受け取ると読み手は質問しなければならなかったり理解するのに時間がかかったりする場合があるため負担がかかり不快感を生じることが分かりました Copyright All Rights Reserved. 15

16 Q25: 不快感を相手に指摘したこと <Q23 でと答えた方 > (n=1,184) 0.93% 43.92% 18.33% 36.82% メールを受け取り不快に感じたことを相手に指摘したことが (0.93%) (18.33%) の合計は 19.26% で 8 割の人が不快に感じても相手には指摘をしていません不快感は個人差があり理由は主観的になりがちですそのため失敗に比べると指摘をしにくいと考えられます Q26: 仕事で英文メールを書くこと (n=3,088) 5.99% 11.08% 68.30% 14.64% 仕事で英文メールを書くことが (5.99%) と (11.08%) の合計が 17.07% で 2 割近い人が英文メールを書いていることが分かりましたグローバル化にともない英文メールの需要は増すと予想されます Q27: 会社でビジネスメールの社員研修 (n=3,088) 分からない 7.71% ある 9.62% ない 82.67% 会社でビジネスメールの社員研修がある (9.62%) 人は 1 割にも満たず 9 割以上の人が研修を受けていないことが分かりました自己流でメールを使ったり先輩や上司から指導を受けたりしていてもその使い方が間違っていることがあります間違った使い方をして失敗しそのことに気付かず自覚がない場合メールが使えないというマイナス評価をされる可能性がありますメールの使い方に問題があると業務効率を下げたり会社の信頼を左右したりすることもあります仕事で使うメールは難易度が高まり求められるスキルは高度になりました失敗が許されない社会環境でもあります仕事でメールを使い活用する必要性がある以上メールの教育は必要不可欠です Copyright All Rights Reserved. 16

17 調査の概要調査目的 : 仕事におけるメールの利用実態と課題を把握調査対象 : 仕事でメールを使っている方調査期間 :2016 年 5 月 11 日から 2016 年 6 月 10 日調査方法 : インターネット回答方式調査実施機関 : 株式会社アイコミュニケーション有効回答数 :3,088 性別人数 % 男性 1, % 女性 1, % 合計 3, % 職業人数 % お勤め ( 常勤 ) 2, % お勤め ( 非常勤 ) % お勤め ( パートアルバイト ) % 自営業 % その他 % 合計 3, % 年齢人数 % 18~19 歳 % 20~24 歳 % 25~29 歳 % 30~34 歳 % 35~39 歳 % 40~44 歳 % 45~49 歳 % 50~54 歳 % 55~59 歳 % 60~64 歳 % 65~69 歳 % 70 歳以上 % 未回答 % 合計 3, % 役職人数 % 経営者役員クラス % 部長クラス % 課長クラス % 係長クラス % 主任クラス % 一般社員 1, % その他 % 未回答 % 合計 3, % 企業規模人数 % 1~4 名 % 5~9 名 % 10~19 名 % 20~49 名 % 50~99 名 % 100~299 名 % 300~499 名 % 500~999 名 % 1,000~1,999 名 % 2,000~4,999 名 % 5,000 名以上 % 未回答 % 合計 3, % Copyright All Rights Reserved. 17

18 業種人数 % 農業林業漁業鉱業 % 建設住宅 % 食料品 % 素材 % 医薬品化粧品 % 機械重電 % 電気電子機器 % 精密機器 % 自動車輸送機器 % エネルギー % 通信サービス % 情報処理 SI ソフトウェア % 運輸 % 卸売小売 % 金融保険 % 不動産 % 学術研究専門技術サービス % 調査コンサルティング会計法律関連 % 放送広告出版マスコミ % 印刷 % 人材 % 旅行観光 % 宿泊飲食サービス % 生活関連サービス娯楽 % 教育学習支援 % 医療福祉 % その他サービス % 公務員 % その他 % 合計 3, % 職種人数 % 経営役員 % 経営企画 % 総務人事 % 財務経理 % 一般事務 % 情報処理情報システム % 広報宣伝販売促進 % 企画調査マーケティング % 営業販売 % 生産製造 % 資材購買 % 配送物流 % 技術設計 % 研究開発 % 編集編成制作 % 専門職 % その他 % 合計 3, % Copyright All Rights Reserved. 18

19 一般社団法人日本ビジネスメール協会 [ 代表者 ] 代表理事平野友朗 [ 設立 ]2013 年 9 月 20 日 [ 事業概要 ] ビジネスメール教育者の育成ビジネスメール教育者の認定 [ 所在地 ] 東京都千代田区神田小川町 2-1 KIMURA BUILDING 5 階 [URL] [ 調査実施機関 ] 株式会社アイコミュニケーション ( ) 本件に関するお問い合わせ先一般社団法人日本ビジネスメール協会 [ 電話 ] [FAX] [ ]info@businessmail.or.jp 年齢別や性別など細かい分析結果についてはお問い合わせください本調査結果を引用する場合は必ず出典を明記してください本調査結果を引用利用される場合は事前にお問い合わせください一般社団法人日本ビジネスメール協会は日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関ですビジネスメールとビジネスメールコミュニケーションは株式会社アイコミュニケーションの登録商標です Copyright All Rights Reserved. 19

仕事でメールの送受信には約半数の人がパソコンとスマートフォン (iphone など ) を併用仕事でメールの送受信に利用している主な機器はパソコンのみを選択した人は 36.95% スマートフォン (iphone など ) のみを選択した人は 2.76% で仕事でメールの送受信に利用され

仕事でメールの送受信には約半数の人がパソコンとスマートフォン (iphone など ) を併用仕事でメールの送受信に利用している主な機器はパソコンのみを選択した人は 36.95% スマートフォン (iphone など ) のみを選択した人は 2.76% で仕事でメールの送受信に利用され報道関係者各位 2017 年 6 月 2 日 ( 金曜 ) 配信ビジネスメール 1 日の平均通数送信は約 12 通受信は約 39 通役職が高くなるにつれて通数が増えるメールの確認頻度は 1 日に 10 回以上 (47.93%) が最多残業が多いと感じている人は 45.43% ビジネスメール実態調査 2017 発表一般社団法人日本ビジネスメール協会 ( 代表理事 : 平野友朗所在地 :